Herausragende Leistungen in der Materialwirtschaft mit SAP MM
SAP ist als modulares ERP konzipiert. Das bedeutet, dass Unternehmen es nach ihren Anforderungen konfigurieren können, je nachdem, was automatisiert, durchgesetzt, verwaltet, angezeigt und in das ERP eingegeben werden soll.
Module in SAP sind "skeletal", d.h. sie folgen einer übergreifenden Vorlage, die auf Standardanforderungen basiert, die normalerweise nicht geändert werden.
Zum Beispiel: Für jeden gekauften Artikel ist eine Bestellung erforderlich, nach dem Kauf müssen die Lagerbestände aktualisiert werden usw.
Das MM-Modul ist ein Modul, das sich auf die "Logistik" konzentriert. Es wurde entwickelt, um die Verwaltung von "Materialien" über die gesamte Lieferkette hinweg zu ermöglichen und die damit einhergehenden Aufgaben zu automatisieren.
Das Modul legt außerdem besonderen Wert auf die Automatisierung von beschaffungsbezogenen Aufgaben wie Einkauf, Ausgabenanalyse, Lieferantenkonsolidierung und die Minimierung von Maverick Spending und Gemeinkosten im Zusammenhang mit den Lagerbeständen.
Wofür ist SAP MM gedacht?
Das Ziel von SAP MM ist es, verschiedene bürokratische und monotone Aufgaben zu automatisieren, die für die Einhaltung von Vorschriften, die Transparenz, die Effizienz, die Genauigkeit und die Verhinderung von unerwünschten Ausgaben notwendig sind, wie z.B. "unüberlegte Ausgaben".
Um dies zu erreichen, wird SAP MM auch mit anderen SAP-Modulen wie SAP FI, SAP PM usw. integriert, je nachdem, in welchem Bereich ein Unternehmen tätig ist.
Hier sind einige der anderen SAP-Module
Modul | Vollständiger Name | Zweck |
SAP FI | Finanzbuchhaltung | Bilanzen, Gewinn und Verlust und Steuern. |
SAP CO | Kontrolle | Interne Kostenverfolgung und Rentabilitätsanalyse. |
SAP SD | Verkauf & Vertrieb | Verkauf, Versand und Rechnungsstellung an Kunden. |
SAP PP | Produktionsplanung | Fabrikpläne und Stücklisten (BOM). |
SAP QM | Qualitätsmanagement | Inspektion von Waren beim Eingang oder in der Produktion. |
SAP PM | Instandhaltung | Wartung der Maschinen, die die Materialien verwenden. |
Hier ist ein Beispiel für eine "Materialreise" (und ihre Verbreitung in den SAP-Modulen):
Effizienz
Größere Unternehmen mit ihren komplexen Abläufen müssen aktuelle und genaue Aufzeichnungen über Materialbewegungen zusammen mit verschiedenen anderen Details wie deren Eigenschaften, Kosten, Lieferanten usw. führen.
Dies wird von den Teams für Beschaffung, Bestandsmanagement, Finanzen, Lager und Logistik benötigt.
SAP ist von Natur aus eine organisationsweite Software. Das bedeutet, dass Finanz- und Rechnungswesen, Lohnbuchhaltung, Rechnungsverarbeitung und sogar Produktionsmanagement und Anlagenwartung alle innerhalb derselben Software verfolgt und aktualisiert werden.
Die Reise unten zeigt, wie eine physische Bewegung in der realen Welt eine digitale Spiegelaktion im ERP-System auslöst, wodurch sichergestellt wird, dass die Bücher und Lagerräume des Unternehmens immer synchron sind.
Verfolgen wir das Material durch seinen Lebenszyklus und sehen wir, wie reale Aktionen SAP in Echtzeit aktualisieren.
Phase 1 - Auslöser (die Anforderung)
Action in der realen Welt: Ein Außendiensttechniker in einer Fabrik bemerkt, dass der Vorrat an "Stahlschrauben der Güteklasse A" zur Neige geht. ERP-Aktion: Es wird eine Bestellanforderung (BANF) erstellt.
Wenn das System automatisiert ist (mit MRP), prüft SAP MM den Mindestbestand und erstellt diesen PR automatisch ohne menschliches Zutun.
Phase 2 - Der PO
Der Beschaffungsmanager verhandelt einen Preis mit einem Lieferanten.
ERP-Aktion: Der PR wird in eine Bestellung (Purchase Order, PO) umgewandelt. Dies ist ein rechtsverbindliches Dokument.
SAP prüft den "Lieferantenstamm", um sicherzustellen, dass dieser Lieferant genehmigt ist, und prüft den "Materialstamm" auf die richtigen Steuerkennzeichen.
Phase 3: Die Ankunft (Wareneingang)
Action in der realen Welt: Ein LKW kommt an der Laderampe des Lagers an. Der Lagerverwalter zählt die Kisten.
ERP-Aktion: Der Sachbearbeiter führt einen Wareneingang durch (Transaktion: MIGO). Dies ist der "magische Moment" in SAP MM, in dem drei Dinge gleichzeitig geschehen:
- Veränderung der Bestände: Der Lagerbestand für "Bolzen" steigt im System an.
- Buchhaltung Update: Im Finanzmodul (FI) wird ein Eintrag vorgenommen, um den Wert der neuen Vermögenswerte zu erfassen.
- Verfolgung des Verbrauchs: Wenn die Schrauben für ein bestimmtes Projekt bestimmt waren, werden die Kosten sofort mit dem Budget dieses Projekts "verbrannt".
Phase 4: Die Rechnung (Rechnungsprüfung)
Echte Welt Action: Der Lieferant schickt eine Rechnung für die Bolzen. ERP-Aktion: Der Sachbearbeiter der Kreditorenbuchhaltung erfasst die Rechnung über Transaktion: MIRO. SAP führt einen 3-Wege-Abgleich durch
- Stimmt der Rechnungspreis mit dem Bestellpreis überein?
- Stimmt die Menge in der Rechnung mit der Menge im Wareneingang überein?
- Wenn "Ja", wird die Rechnung gebucht. Wenn "Nein", sperrt das System die Zahlung automatisch.
Inzwischen ist klar, dass SAP MM nicht isoliert in einem "Vakuum" existiert, sondern tief mit anderen Modulen integriert ist, um tiefgreifende organisationsweite Automatisierungen zu ermöglichen, die andernfalls Talent, Zeit und eine ganze Reihe anderer Ressourcen erfordern würden.
Selbst dann sind Genauigkeit und rechtzeitige Ausführung nicht garantiert, und genau das ist die Positionierung und das Verkaufsargument für beliebte ERPs wie SAP und Oracle.
Sichtbarkeit
In größeren Unternehmen ist eine Transparenz auf höchster Ebene und eine "Vogelperspektive" entscheidend, um die kritischen "Lecks" in den Abläufen zu verstehen.
Das Ausbessern fehlerhafter und veralteter Prozesse führt zu einer Effizienzsteigerung, die dazu beitragen kann, entweder
a) Schnellere Steigerung der Unternehmenseinnahmen
b) Kostenreduzierung zur Verbesserung der Effizienz bei wichtigen Prozessen
SAP MM ist in erster Linie darauf ausgerichtet b) durch die Einführung von Rückverfolgbarkeit, intelligenten Automatisierungen und tieferen Analysen für rechtzeitige und kluge Entscheidungen in der Beschaffung und Lagerhaltung.
Bei Operationen dieser Größenordnung ist dies nur durch einen softwaregesteuerten Ansatz möglich.
Das Real-Life-Szenario: Das "Kritische Druckventil"
In der Öl- und Gasindustrie kann ein einziger Tag ungeplanter Ausfallzeit auf einer Offshore-Bohrinsel zwischen $500.000 und $1.000.000 kosten.
Da sich diese Bohrinseln oft Hunderte von Meilen auf dem Meer befinden, ist SAP MM nicht nur ein "Tracking-Tool", sondern die logistische Rettungsleine, die eine Katastrophe verhindert.
In diesem Zusammenhang verwaltet SAP MM den MRO-Bestand (Maintenance, Repair, and Operations). Im Gegensatz zu Rohstoffen (wie Mehl für Brot) geht es bei MRO darum, "das Licht am Laufen zu halten".
Stellen Sie sich eine Tiefsee-Ölplattform im Golf von Mexiko vor. Ein Sensor stellt fest, dass ein Hochdruckventil vibriert und kurz davor ist, auszufallen.
In SAP MM ist dieses Ventil nicht einfach "Teil #9901". Es ist mit einem Kritikalitätskennzeichen versehen (ABC/XYZ Analyse).
Dieser Artikel behandelt Kritikalität im Ersatzteilmanagement separat; für den Fall, dass Sie als Materialverwalter mehr darüber erfahren möchten
a. Der Auslöser
- Autonome prädiktive Wartungstechniken und Software identifizieren ein fehlerhaftes Hochdruckventil anhand seiner Vibration, Spektrometrie oder Erwärmung - Dieser Datensatz wird in SAP PM erstellt, das dann eine manuelle Prüfung auslöst
- Bei der Inspektion wurde der Fehler bestätigt, so dass ein Austausch erforderlich war.
b. Die Sichtbarkeitskette (parallele Aktionen)
Hier kommt der Mehrwert von "Visibility" zum Tragen. Ein Klick im Lagerhaus löst einen Welleneffekt im gesamten globalen Unternehmen aus.
Real-World Event | Aktion in SAP MM (Logistik) | Parallele ERP Digital Twin Aktion (Governance/Finanzen) |
Die Notwendigkeit: Das Ventil ist defekt. | MIGO (Warenausgabe): Das letzte Ersatzventil auf der Bohrinsel wird an die Wartungsmannschaft "ausgegeben". | SAP PM (Instandhaltung): Ein Arbeitsauftrag wird automatisch aktualisiert. SAP FI: Die Kosten für das Ventil in Höhe von $50.000 werden von "Inventar" nach "Betriebskosten" verschoben. |
Die Lücke: Der Bestand an Bohrinseln ist jetzt Null. | MRP-Lauf: SAP MM scannt alle Anlagen in der Nähe. Es sieht, dass "Anlage B" ein überschüssiges Ventil hat, das erst in 6 Monaten benötigt wird. | Logistik Sichtbarkeit: Anstatt ein neues zu kaufen, erstellt SAP eine Umlagerungsbestellung (STO) um das Ventil von Rig B zu Rig A zu bewegen. |
Der Notfall: Kein interner Bestand gefunden. | Bestellanforderung (PR): Es wird eine Notfall-PR für ein neues Ventil von einem zertifizierten Anbieter erstellt. | Governance: SAP prüft die "Freigabestrategie". Da es sich um einen Notfall handelt ($), wird die übliche 3-tägige Genehmigung umgangen und der Beschaffungsdirektor wird für eine sofortige "digitale Freigabe" angefunkt. |
In der Öl- und Gasindustrie löst die von SAP MM gebotene "Sichtbarkeit" drei spezifische Probleme auf höchster Ebene:
1. Das "Ghost Hoarding" Problem
Vor SAP versteckten die Bohrinselmanager Ersatzteile in "privaten Verstecken", um sicherzustellen, dass sie nie ausgehen.
Wertschöpfung: SAP MM bietet globale Sichtbarkeit. Der CEO kann sehen, dass das Unternehmen $200M an "versteckten" Ventilen auf 50 Bohrinseln hat. SAP MM ermöglicht es dem Unternehmen, diesen "Sicherheitsbestand" zu reduzieren, indem es auf die Fähigkeit des Systems vertraut, Teile schnell zu lokalisieren und zwischen den Standorten zu bewegen.
2. Gefahrgut (HazMat) Governance
Auf Bohrinseln wird mit gefährlichen Chemikalien und unter Druck stehenden Komponenten gearbeitet.
Wert hinzufügen: Der Materialstamm enthält "Sicherheitsdatenblätter" (SDB). SAP MM hindert einen Lagerarbeiter daran, die "Chemikalie X" neben die "Chemikalie Y" zu stellen, da es ihre reaktiven Eigenschaften kennt.
3. Die Prüfung der "letzten Meile"
Wenn ein Ventil ersetzt wird, ist das alte Ventil (der "Kern") oft $10.000 wert, wenn es verschrottet oder aufgearbeitet wird.
Wertschöpfung: SAP MM verfolgt die "Rückwärtslogistik". Es erstellt eine Aufgabe, um sicherzustellen, dass das kaputte Ventil wieder auf das Schiff gesetzt und zur Reparatur an das Festland zurückgeschickt wird. Wenn es nicht innerhalb von 30 Tagen eintrifft, meldet das System eine "Finanzielle Abweichung".
Je nach Reifegrad und betrieblicher Komplexität kann ein Unternehmen innerhalb von 2 Jahren nach der Einführung von SAP MM eine Verringerung des Gesamtwerts der Bestände um 10-20% verzeichnen.
Dies ist nur möglich dank der Transparenz, der Rückverfolgbarkeit, der leistungsstarken Analyse und der strukturierten Verwaltung des Materials während seines gesamten Lebenszyklus, die durch SAP MM ermöglicht werden.
Es ist wichtig, darauf hinzuweisen, dass SAP MM einen breiten Betriebsrahmen bietet und nicht ohne Einschränkungen ist.
Die Analyse der Kritikalität und die Bestandsverwaltung müssen kontextabhängig sein, und Unternehmen erleiden immer noch hohe Verluste aufgrund unsachgemäßer Bestandsverwaltungspraktiken und der Unfähigkeit, die Kritikalität zu ermitteln.
Softwarelösungen von Drittanbietern werden in der Regel in SAP integriert, um die Lücken zu schließen, die SAP nicht von Haus aus bietet.
MRO360, zum Beispiel ist die Verdantis-eigene Softwarelösung, die mit SAP MM und SAP PM zusammenarbeitet, um die Effizienz der Materialverwaltung für anlagenintensive Unternehmen weiter zu steigern.
Governance & Risikomanagement
Neben Effizienz und Transparenz dient SAP MM auch als Rahmen für Governance und Risikomanagement.
Für ein Unternehmen geht es nicht nur darum, Dinge schneller zu erledigen, sondern auch darum, Dinge legal, genau und strategisch zu erledigen.
Einhaltung von Vorschriften und gesetzlichen Bestimmungen + Automatisierungen
Große Organisationen sind natürlich bürokratisch, und die meisten Ausgaben von hohem Wert müssen einen ordnungsgemäßen Genehmigungspfad, SOPs, Sicherheits- und Zugriffskontrollen im Einklang mit den Unternehmensrichtlinien haben.
In ERP-Systemen wie SAP schaffen Aufgaben im Zusammenhang mit der Materialverwaltung einen unveränderlichen Prüfpfad, der die Rechenschaftspflicht und die Unternehmensführung sicherstellt und keinen Raum für Fehlverhalten oder das "Unter-den-Teppich-Kehren" von Aktionen lässt.
Finanzielle Integrität & Dokumentation
Wahrscheinlich eines der bekanntesten "Sicherheitsnetze" in SAP MM. Es verhindert, dass das Unternehmen durch versehentliche Überzahlungen oder Betrug Geld verliert.
Ein Lieferant schickt eine Rechnung über 100 Artikel zu je $10, aber er hat nur 80 geliefert, oder der vereinbarte Preis war $9.
Bevor die Zahlung autorisiert wird, führt SAP MM einen 3-Wege-Abgleich durch;
- Die PR & Bestellung: Genaue Angaben darüber, was bestellt wurde und in welchen Mengen
- Wareneingang: Was wurde für diese Bestellung erhalten?
- Rechnung: Wie ist die genaue Aufteilung der Kosten auf die erhaltenen Waren?
Wenn eine dieser 3 Angaben nicht übereinstimmt, sperrt das System die Rechnung automatisch für die Zahlung.
Die Untermodule in SAP MM
SAP MM besteht aus mehreren Teilmodulen, die im Folgenden im Detail beschrieben werden.
Stammdaten
Master Data Management ist eine eigenständige Disziplin und stellt einen einzelnen Datensatz für ein "Objekt" dar; erfahren Sie, was Master Data Management ist.
Dieses Objekt kann ein einzelner Datensatz sein, der
- Ein Artikel oder Material wie "30 MM Massivstahl" oder ein Ersatzteil
- Ein Kunde oder ein Mitarbeiter
- Ein Service, der für das Unternehmen erforderlich ist
- Ein Lieferant oder Anbieter
- Eine Sachanlage oder Ausrüstung
Stellen Sie sich Stammdatensätze als eine detaillierte Excel-Tabelle mit einer eindeutigen ID vor, die eines der oben genannten Objekte darstellt.
Diese Datensätze sind so konzipiert, dass sie "einzigartig" sind, d.h. ein einzelner Datensatz für jedes erstellte einzigartige Objekt
Zum Beispiel:
- Jeder Mitarbeiter hat einen eindeutigen Mitarbeiterstammdatensatz mit einem eindeutigen Mitarbeitercode
- Eine geschlossene Kreiselpumpe mit einem Außendurchmesser von 250 MM, der Materialqualität SS316 und einer Bohrung von 40 mm ist ebenfalls ein eindeutiger Materialdatensatz und es sollte kein anderer Stammdatensatz für ein Material mit denselben Eigenschaften und Spezifikationen existieren. (Ausnahmen sind möglich, aber selten). Wie Sie sich vorstellen können, kann die Feststellung der "Einzigartigkeit" bei einigen Materialien etwas kompliziert sein
Stammdaten-Domänen in SAP MM
Stammdatendomänen gibt es in jedem SAP-Modul. Jede Stammdatendomäne ist auch Teil eines "einzigartigen" Moduls.
Dies sind zum Beispiel die Stammdaten-Domänen, die in SAP existieren
Materialstammdaten sind eine der wichtigsten Stammdatendomänen in SAP MM.
Es steht für alles, was von einer Organisation beschafft, gelagert, hergestellt, verkauft oder verbraucht wird.
A Material bedeutet in SAP nicht nur einen physischen Gegenstand. Es kann repräsentieren:
- Rohstoffe (Stahl, Chemikalien, Komponenten)
- Halbfertige Waren
- Fertige Waren
- Ersatzteile
- Verbrauchsmaterial (Schmiermittel, Schreibwaren, Sicherheitsartikel)
Wenn ein Benutzer eine Bestellanforderung erstellt, muss das System dies bereits wissen:
- Was wird angefordert
- Wie es wird gemessen
- Wie es sollte beschafft werden
- Wie es wird geschätzt werden
Alle diese Informationen werden aus dem Materialstamm abgeleitet.
Während des Beschaffungszyklus wird immer wieder auf den Materialstamm verwiesen:
- In Bestellanforderungen, um den Artikel zu definieren
- In Bestellungen, um Preise, Einheiten und Lieferdaten zu ermitteln
- Beim Wareneingang, um Bestands- und Mengenaktualisierungen zu buchen
- In der Rechnungsprüfung, um Mengen und Werte zu validieren
Da derselbe Materialstammsatz in mehreren Schritten verwendet wird, wirkt sich jede Inkonsistenz oder Duplizierung direkt auf nachgelagerte Transaktionen aus.
Aus diesem Grund werden Materialstammdaten oft als das Fundament von SAP MM bezeichnet.
Lieferantenstammdaten (auch genannt Lieferanten-Stammdaten in SAP) repräsentiert externe Parteien, von denen das Unternehmen Waren oder Dienstleistungen bezieht.
Ein Lieferantenstammsatz enthält alle Informationen, die Sie benötigen, um:
- Kauf von Materialien oder Dienstleistungen
- Rechnungen bearbeiten
- Zahlungen leisten
- Erfüllen Sie die gesetzlichen und steuerlichen Anforderungen
Lieferantenstammdaten sind bei der Bestimmung der Bezugsquelle und der Durchführung der Beschaffung von entscheidender Bedeutung.
Sobald der Material- oder Dienstleistungsbedarf bekannt ist, muss SAP die Frage beantworten:
"Von wem wird das beschafft?"
Der Lieferantenstammsatz liefert diese Antwort.
Im Transaktionsfluss werden Lieferantenstammdaten in verwendet:
Quellenlisten und Infosätze
Bestellungen, um den Lieferanten zu identifizieren
Wareneingangs- oder Leistungserfassungsscheine, als Referenz für die Lieferung
Rechnungsprüfung, um Lieferantenrechnungen zu buchen
Zahlungen, durch Integration mit SAP FI
Da die Lieferantenstammdaten von MM und FI gemeinsam genutzt werden, fungieren sie als Brücke zwischen Logistik und Finanzen.
Fehler oder Duplikate in Lieferantenstammdaten wirken sich nicht nur auf die Beschaffung aus, sondern auch direkt auf die Buchhaltung, die Einhaltung von Vorschriften und den Cashflow.
Service-Stammdaten repräsentieren Dienstleistungen, die von der Organisation beschafft werden, und nicht physische Materialien.
Im Gegensatz zu Materialien, Dienstleistungen:
Kann nicht im Inventar gespeichert werden
Werden zum Zeitpunkt der Ausführung verbraucht
werden normalerweise in Einheiten wie Stunden, Tagen oder Pauschalbeträgen gemessen
Beispiele für Dienstleistungen sind:
Wartungs- und Reparaturdienste
Beratungsdienste
Transport- und Logistikdienstleistungen
Installation und Inbetriebnahme
In SAP MM ermöglichen Service-Stammdaten Unternehmen die Standardisierung und Wiederverwendung von Service-Definitionen. Es unterstützt:
Bestellanforderungen für Dienstleistungen
Service-Bestellungen
Serviceerfassungsbögen, auf denen die Serviceleistung aufgezeichnet wird
Rechnungsprüfung, basierend auf akzeptierten Leistungsmengen oder -werten
Service-Stammdaten sind besonders wichtig, wenn:
Die gleiche Dienstleistung wird wiederholt von verschiedenen Anbietern bezogen
Detaillierte Leistungsbeschreibungen sind für Verträge und Bestellungen erforderlich
Die Eingabe und Annahme von Dienstleistungen muss kontrolliert und geprüft werden
Durch die Verwendung von Service-Stammdaten können Unternehmen sicherstellen:
Konsistente Servicebeschreibungen in allen Bestellungen
Bessere Kontrolle über die Beschaffung von Dienstleistungen
Genaue Kostenverfolgung und Berichterstattung
Nicht-funktionales Objektiv:
Sobald die funktionalen Datendomänen von SAP MM festgelegt sind, ist es hilfreich, das Modul aus einem etwas anderen Blickwinkel zu betrachten, nämlich aus der nicht-funktionalen Perspektive.
Einfach ausgedrückt, konzentriert sich dieses Objektiv auf wie zuverlässig sich das System verhält wenn jeden Tag Hunderte oder Tausende solcher Materialbewegungen stattfinden.
Für große Unternehmen ist es nicht nur wichtig, ob eine Bestellung erstellt werden kann oder ein Lagerbestand eingegangen ist. Es ist ihnen wichtig, ob:
- die Daten über alle Teams hinweg konsistent sind
- die Zahlen mit den Finanzbüchern übereinstimmen
- Genehmigungen werden automatisch durchgesetzt
- und jede Aktion kann bei einer Prüfung zurückverfolgt werden
SAP MM ist darauf ausgelegt, diesen Umfang zu bewältigen. Es setzt Regeln im Hintergrund durch, sorgt dafür, dass jede Bewegung einen buchhalterischen Fußabdruck hinterlässt, und verhindert, dass verschiedene Teams ihre eigenen, voneinander getrennten Versionen der Wahrheit pflegen.
Aus diesem Grund funktioniert SAP MM am besten, wenn es als unternehmensweites System behandelt wird und nicht als isoliertes Beschaffungs- oder Lagerwerkzeug.
Info-Datensätze kaufen
Wenn das Beschaffungsvolumen wächst, erkennen Unternehmen schnell, dass das wiederholte Aushandeln und Eingeben von Preisen ineffizient und fehleranfällig ist.
Hier kommen die Kaufinfosätze ins Spiel.
Ein Einkaufsinfosatz speichert die Beziehung zwischen einem Material und einem Lieferanten. Er speichert früher vereinbarte Preise, Lieferfristen und Einkaufsbedingungen, so dass Einkäufer nicht jedes Mal wieder bei Null anfangen müssen, wenn eine neue Anforderung eingeht.
Wenn eine Bestellung erstellt wird, schlägt SAP MM diese Werte automatisch vor.
Dies stellt sicher, dass:
- ausgehandelte Preise werden wiederverwendet
- verschiedene Käufer zahlen nicht zufällig unterschiedliche Preise
- und Beschaffungsentscheidungen bleiben im Laufe der Zeit konsistent
In vielerlei Hinsicht fungieren Einkaufsinfosätze als das institutionelle Gedächtnis des Systems für Kaufentscheidungen.
Einkauf / Beschaffung (MM-PUR)
Der Einkauf in SAP MM steuert, wie ein Unternehmen eine Anforderung in eine rechtsverbindliche Verpflichtung gegenüber einem Lieferanten umwandelt.
Der Prozess beginnt normalerweise mit einer Bestellanforderung. Diese kann manuell von einem Benutzer ausgelöst oder automatisch vom System mit Hilfe von MRP erzeugt werden, wenn die Lagerbestände unter einen bestimmten Schwellenwert fallen.
Nach der Genehmigung wird die Bestellanforderung in eine Bestellung umgewandelt. In diesem Stadium führt SAP eine Reihe von Hintergrundprüfungen durch:
- Ist der Anbieter zugelassen
- Ist das Material korrekt definiert?
- Sind Steuern, Preise und Maßeinheiten gültig?
Erst nach diesen Überprüfungen wird die Bestellung ausgestellt. So wird sichergestellt, dass die Beschaffung auch bei hohen Volumina und knappen Zeitvorgaben kontrolliert wird und den Vorschriften entspricht.
Bestandsverwaltung (MM-IM)
Nachdem die Bestellung verschickt wurde, verlagert sich der Schwerpunkt von der Beschaffung auf die physische Ausführung.
Die Bestandsverwaltung in SAP MM verfolgt, was passiert, wenn sich Materialien in der realen Welt bewegen.
Jeder Wareneingang, jede Umlagerung und jeder Warenausgang wird aufgezeichnet, so dass der Systembestand immer dem tatsächlichen Bestand in der Werkstatt oder im Lager entspricht.
Diese Daten werden nicht nur von Lagerhausteams verwendet.
Produktionsplaner, Finanzteams und Wartungsteams verlassen sich alle auf dieselben Informationen, um Entscheidungen zu treffen.
Bewertung der Bestände (MM-IV / MM-VAL)
Während sich Inventory Management auf wie viel Bestand existiert, konzentriert sich Inventory Valuation auf wie viel diese Aktie wert ist.
Jedes Mal, wenn Materialien eingehen oder ausgegeben werden, aktualisiert SAP automatisch den finanziellen Wert des Bestands. Diese Buchungen fließen direkt in SAP FI ein und stellen sicher, dass die Bestandswerte in der Bilanz immer mit dem physischen Bestand übereinstimmen.
Unabhängig davon, ob ein Unternehmen Standardpreise oder gleitende Durchschnittspreise verwendet, SAP MM sorgt dafür:
- Inventarwerte werden in Echtzeit aktualisiert
- Preisunterschiede werden transparent aufgezeichnet
- und Finanzberichte korrekt bleiben
Beschränkungen von SAP MM [mit Lösungen]
Bedarfsprognose & Bestandsoptimierung
SAP MM erfasst die Lagerbestände, und die zugrunde liegenden Stammdaten erfassen auch die Details der beschafften und gelagerten Materialien.
Es wird weithin als großartiges System für die Finanzbuchhaltung angepriesen, aber gleichzeitig hat es klare funktionale Grenzen, an die die meisten Unternehmen irgendwann stoßen.
SAP MM verwendet die grundlegende "verbrauchsgesteuerte Planung" (z.B. Bestellpunkt).
Es kämpft mit komplexen Variablen wie Saisonabhängigkeit, "klumpiger" Nachfrage oder externen Marktsignalen wie Wetter oder sozialen Trends.
Das Problem dabei ist, dass Durchschnittswerte gefährlich sind. Wenn Sie im Januar 0 und im Februar 200 verkaufen, liegt der Durchschnitt bei 100. Wenn Sie aber nur 100 lagern, verlieren Sie die Hälfte Ihres Umsatzes im Februar und zahlen für den Regalplatz im Januar.
Tools wie ToolsGroup oder Slimstock Probabilistische Modellierung verwenden.
Statt einer einzigen Zahl berechnen sie eine Reihe von Möglichkeiten (eine Wahrscheinlichkeitskurve). Sie fragen: "Wie hoch ist die 95%-Wahrscheinlichkeit der Nachfrage?" und legen die Lagerbestände so fest, dass sie dieses spezifische Risiko abdecken, und nicht nur einen über einen bestimmten Zeitraum verteilten Durchschnitt.
Dies ist ein häufiges Problem, unabhängig von der "Kategorie" der Materialien.
Für MRO-Materialien
Anlagenintensive Unternehmen stehen vor zusätzlichen Problemen bei der Bestandsverwaltung, insbesondere bei der Verwaltung von Ersatzteilen und Verbrauchsmaterialien (MRO-Produkte).
Inventarverwaltung von Ersatzteilen, auch MRO genannt (erklärt in diesem Artikel)ist entscheidend, um Materialengpässe und Produktionsausfälle zu vermeiden. Erfahren Sie mehr über MRO.
Unternehmen geben viel Geld für die Lagerung und Aufbewahrung einer Vielzahl von Ersatzteilen und Verbrauchsmaterialien aus, um ihre Anlagen zu verwalten und instand zu halten.
Auf der anderen Seite kommt es auch häufig vor, dass ganze Produktionseinheiten aufgrund eines "Materialengpasses" völlig zum Stillstand kommen.
Daher ist das Verständnis der "KRITIK", der "Verbrauchsmuster" und der wahrscheinlichen potenziellen Nachfrage nach einem Ersatzteil der Schlüssel zu Bestandsoptimierung für MRO-Produkte, so dass die Gefahr von "Stockouts" ausgeschlossen wird und die Lagerbestände nicht übermäßig hoch sind.
Die Kritikalitätsanalyse in SAP MM ist sehr rudimentär und folgt einer Standard-ABC-Analyse, ohne verschiedene Faktoren zu berücksichtigen, wie z.B.
- Für welche Geräte wird das Ersatzteil verwendet?
- Wie wichtig ist diese Ausrüstung für die Produktionslinie?
- Wie kritisch ist das Ersatzteil für mehrere Anlagegüter, in denen es verwendet wird?
- Branchenspezifische Kritikalitätsparameter
- Lieferantenvorlaufzeit
- Kann eine Anlage in der Nähe diese Anforderung erfüllen?
Ohne diese Aspekte zu berücksichtigen, ist eine echte Kritikalitätsanalyse ungenau.
Software-Systeme wie MRO360 sind eine Inventarverwaltungslösung für die Ersatzteilverwaltung, die sich vor allem auf die Bestands- und Lagerverwaltung konzentriert.
Die Software wurde von unserem eigenen Team hier bei Verdantis in Zusammenarbeit mit unseren Kunden entwickelt, die immer wieder mit Stockouts und überhöhten Beständen zu kämpfen haben.
MRO360 setzt als Schicht auf SAP MM und SAP PM auf.
Begrenzte Sichtbarkeit von Materialbewegungen
Obwohl SAP MM für Logistik- und Lieferkettenteams konzipiert wurde, ist es im Kern seiner DNA als Buchhaltungs- und internes Kontrollsystem konzipiert und kann nicht alle Probleme im Zusammenhang mit Logistik und Tracking lösen.
In der SAP-Materialverwaltung (MM) ist die eingeschränkte Sichtbarkeit von Materialbewegungen in der Regel nicht auf ein Versagen der Software selbst zurückzuführen, sondern auf einen "funktionalen blinden Fleck", der auftritt, wenn die digitale Aufzeichnung in SAP der physischen Realität im Lager hinterherhinkt.
Stellen Sie sich das wie einen "Datennebel" vor. Die Materialien bewegen sich beispielsweise auf dem Boden, aber da sie noch nicht in SAP "gebucht" wurden, denkt das System immer noch, dass sie sich auf dem ursprünglichen Lagerplatz befinden.
Codes für Materialbewegungen
Das Modul hat einige Vorkehrungen getroffen, um die Materialien effektiv verfolgen zu können.
Um die Art der Bewegung zu verstehen und die Art der Materialbewegung zu verfolgen, werden die Datensätze mit einem dreistelligen Code versehen, um festzustellen, in welchem Stadium der Lieferkette sie sich befinden.
Die ersten Ziffern in den Codes selbst stehen in der Regel für einen "Movement Type".
Serie | Kategorie | Beschreibung |
1xx | Wareneingang | Einbringen von Materialien in das System (z.B. von einem Lieferanten). |
2xx | Warenausgang | Entnahme von Materialien aus dem Lager (z.B. für die Produktion). |
3xx | Umbuchung | Verschieben von Beständen zwischen Standorten, Werken oder Statusarten. |
5xx | Anpassungen | Eingänge ohne Bestellung oder Bestandsinitialisierungen. |
7xx | Inventarisierung | Dient zur Anpassung des Bestands nach einer manuellen Zählung. |
Wie die Codes aufgebaut sind und wie sie im Allgemeinen verwendet werden, erfahren Sie am besten in diesem Video.
Sowohl funktional als auch technisch ist SAP MM perfekt. Es hat Vorkehrungen getroffen, um mitzuteilen, dass ein Teil verschoben wurde.
Wenn der Datensatz erstellt wird, wird SAP diese Änderung aufzeichnen. Wenn der Datensatz nicht erstellt wird, hat SAP keine Möglichkeit, von dieser Änderung zu erfahren.
Aber das Design von SAP fördert diese Fehler in der Unternehmensführung, vor allem in anlagenintensiven Umgebungen.
Und so geht's;
1. Veraltete UI/UX - Die erste Version von SAP MM wurde bereits in den 1990er Jahren veröffentlicht. Seitdem hat das Modul mehrere Änderungen erfahren und einige erweiterte Funktionen eingeführt.
An der Benutzerfreundlichkeit und Intuitivität hat sich jedoch nicht viel geändert. Die Software wurde in den 1990er Jahren ursprünglich für Büroangestellte entwickelt, die an ihren Schreibtischen sitzen, NICHT für einen Techniker in der Fabrikhalle, der meilenweit von einem Computer entfernt sitzt.
2. Bewegung "Black Box"
SAP MM zeigt Ihnen natürlich nicht den "Bestand in Bewegung" an. Es zeigt Ihnen "Bestand in Lagerort A" oder "Bestand in Lagerort B".
Die "Bewegung" ist nur eine momentane Transaktion. Wenn ein Teil drei Tage lang auf einem Lastwagen liegt, sind oft benutzerdefinierte Berichte oder spezielle T-Codes (wie MB5T) erforderlich, nur um es zu sehen.
3. Komplexität der Stammdaten
Wenn die Kategorisierung und "Datenbereitschaft" der Materialien selbst in Verbindung mit den Bewegungscodes mangelhaft ist, gerät der gesamte Prozess ins Stocken und die Sichtbarkeit der Materialien wird noch weiter eingeschränkt.
Um Sichtbarkeit zu gewährleisten, müssen Ihre "Technischen Plätze" und "Lagerorte" perfekt übereinstimmen. Dies in SAP einzurichten ist so komplex, dass viele Unternehmen "Abkürzungen" nehmen, die zu genau den Problemen mit der Sichtbarkeit führen, die wir besprochen haben.
Wir werden die Qualität der Stammdaten als Herausforderung im folgenden Abschnitt im Detail behandeln.
Lösungen für begrenzte Sichtbarkeit von Materialbewegungen
1. Die In-Transit Granularität
Wenn Sie Bestände zwischen zwei weit voneinander entfernten Werken bewegen (z.B. von einem Zentrallager zu einem entfernten Standort), verwendet SAP MM "Stock in Transit" (Bewegung 303/305).
Das systemische Versagen: SAP MM weiß, dass sich der Bestand "irgendwo" zwischen Punkt A und Punkt B befindet, aber es hat keine native GPS- oder Telematik-Integration. Für SAP sieht ein Lkw, der 5 Meilen entfernt eine Panne hat, genauso aus wie ein Lkw, der den Hof noch nicht verlassen hat.
Die Lösung
Beide FourKites und Projekt44 lösen diese Herausforderung und lassen sich problemlos mit SAP MM durch Überlagerung der SAP "Stock in Transit"-Daten mit Echtzeit-GPS-Tracking.
Dies löst die "Systemblindheit", die darin besteht, nicht genau zu wissen, wann ein anlagenkritisches Teil eintreffen wird.
2. Schnittstellenspezifische Reibung
SAP MM wurde für die Ära "Schreibtisch und Tastatur" entwickelt. Die Transaktionscodes (MIGO, MB51) sind sehr umfangreich und erfordern einen hohen Schulungsaufwand.
Das systemische Versagen: Die Ausführung von Aufgaben in SAP MM ist in der Regel mit einer hohen 'kognitiven Belastung' verbunden und führt zu 'Input Fatigue'. Wenn ein Außendienstmitarbeiter 15 Minuten zurück zu einem Terminal laufen muss, um eine 2-minütige Teilbewegung einzugeben, wird er seine Arbeit natürlich stapeln oder auslassen.
Die Lösung: Moderne Anwendungen von Drittanbietern (oder SAP Fiori(bis zu einem gewissen Grad) die Benutzeroberfläche in "Ein-Klick"-Aktionen vereinfachen. Indem die digitale Aufgabe den gleichen Aufwand erfordert wie die physische Aufgabe, beseitigt das System den Anreiz, die Verwaltung zu umgehen.
3. Der "Offline"-Blindwinkel
Dies gilt insbesondere für nicht-verarbeitende Betriebe wie die Öl- und Gasindustrie, den Bergbau und die Versorgungsunternehmen, wo der Zugang zu einem zuverlässigen Internet fast unmöglich ist.
Das systemische Versagen: Standard-SAP MM ist ein "Thin Client"-System; es erfordert eine ständige Verbindung zum Server, um eine Bewegung zu buchen. Wenn ein Techniker ein kritisches Ersatzteil in einer toten Zone bewegt, kann er es in diesem Moment nicht in SAP erfassen.
Die 3rd Party Lösung: Software wie Innovapptive oder Sigga bietet "Offline-First"-Funktionen.
Sie ermöglichen es dem Feldtechniker, die Bewegung in eine lokale Datenbank auf seinem Gerät zu scannen. Sobald das Gerät ein Signal findet, wird es synchronisiert. Damit entfällt die "Governance"-Ausrede "Ich hatte kein Signal, also habe ich vergessen, es später aufzuzeichnen".
Probleme mit der Stammdatenqualität
"Stammdaten" sind das Rückgrat jedes SAP-Moduls. Dies gilt insbesondere für das Modul MM.
Die Erstellung des Materials ist der allererste Schritt, bevor eines der Untermodule mit der Ausführung seiner Operationen beginnen kann.
Wie bereits erwähnt, gibt es in SAP (wie in den meisten ERP-Systemen) mehrere Stammdatenbereiche. Hier eine kurze Zusammenfassung der wichtigsten Stammdatenbereiche in MM
- Material-Stammdaten
- Lieferanten (Vendor) Stammdaten
- Dienst-Stammdaten
Aus genau denselben Gründen, die oben unter "Materialsichtbarkeit" beschrieben wurden, gibt es systemische Herausforderungen bei der Erstellung und Verwaltung von Stammdatensätzen in MM.
Sehr empfehlenswert: Diese Ressource deckt die Grundlagen dessen ab, was ein Materialmeister ist, die Herausforderungen und Lösungen, um diese zu bewältigen.
Eine veraltete Benutzeroberfläche, fehlende Automatisierungen, starre SAP-Strukturen, das Fehlen von Agentic AI-Funktionen und ein schlecht konfigurierter Material Data Governance-Workflow führen unweigerlich zu einer ganzen Reihe von Herausforderungen der Stammdatenqualität in SAP MM.
Herausforderungen mit Stammdaten in SAP MM
Die Auswirkungen einer schlechten Stammdatenqualität sind selten auf eine einzelne Transaktion oder ein Team beschränkt. Da SAP MM an der Schnittstelle zwischen Beschaffung, Inventar und Finanzen angesiedelt ist, wirken sich selbst kleine Ungenauigkeiten in den Stammdaten auf alle Prozesse aus.
Im Laufe der Zeit treten in Unternehmen immer wiederkehrende betriebliche und finanzielle Probleme auf, die fast immer darauf zurückzuführen sind, wie Stammdaten erstellt, gepflegt und verwaltet werden.
Im Folgenden finden Sie einige der am häufigsten beobachteten Herausforderungen.
Fehlen einer globalen, zentral akzeptierten Taxonomie:
In den meisten Unternehmen ist die Materialerstellung dezentralisiert. Verschiedene Teams, verschiedene Werke, verschiedene Prioritäten.
Selbst wenn derselbe Artikel bereits in SAP vorhanden ist, wird er oft nicht gefunden. Nicht, weil SAP ihn nicht speichern kann, sondern weil es ihn nicht es erkennen.
- Ein Werk stellt einen Bolzen als "Stahlbolzen - Güteklasse A" her.
- Ein anderer nennt es "Bolzen, Stahl, A-Grade".
- Ein dritter kürzt es auf "STL BLT A" ab.
Physikalisch hat sich nichts geändert. Systematisch gesehen handelt es sich nach Ansicht von SAP nun um drei verschiedene Materialien.
SAP tut genau das, wofür es entwickelt wurde. Es behandelt Text, Beschreibungen und Klassifizierungscodes wörtlich. Wenn sie nicht übereinstimmen, nimmt das System an, dass sie unterschiedlich sind.
Die Auswirkungen zeigen sich sofort
- Der Bestand wird auf mehrere Materialnummern aufgeteilt.
- Bestellanforderungen werden für Artikel erstellt, die sich bereits im Bestand befinden.
- Die Beschaffung verhandelt Preise, ohne sich bewusst zu sein, dass das Volumen fragmentiert ist.
- Die Bewertung der Bestände wird verzerrt.
Die Daten der Branche bestätigen dies. Studien zeigen, dass 20-30% der Lieferanten- und Materialstammsätze in SAP-Umgebungen doppelt vorhanden sind, was sich direkt auf den Betrieb und die Effizienz der Beschaffung auswirkt (Quelle: IJFMR).
Es handelt sich nicht um einen Systemfehler. SAP erstellt keine Duplikate, sondern inkonsistente Eingaben der Benutzer. Die Hauptursache ist das Fehlen einer gemeinsamen, standardisierten Sprache für Materialien.
Die Hauptursache ist das Fehlen einer gemeinsamen Sprache für Materialien. Die Lösung liegt nicht in mehr Training oder strengeren Kontrollen, sondern in der Standardisierung.
Die Lösung liegt in der Standardisierung, nicht in einer strengeren Überwachung. Standardisierte Rahmenwerke für Materialdaten, wie z.B. MRO-Materialtaxonomie für Wartungspositionen oder strukturierte Taxonomien für Rohstoffe und Fertigerzeugnisse definieren, wie Materialien benannt, beschrieben und klassifiziert werden müssen, bevor sie in SAP eingehen.
Sobald Benennungskonventionen, Klassifizierungsregeln und obligatorische Attribute durchgesetzt sind, ist die Erstellung von Materialien nicht mehr subjektiv.
Erst dann verhält sich SAP wie ein einziges System und nicht mehr wie eine Sammlung lokaler Interpretationen.
Unvollständige Datensätze und fehlende Informationen
Funktional und technisch ermöglicht SAP extrem umfangreiche Stammdaten.
In der Praxis werden die meisten Datensätze mit dem absoluten Minimum erstellt, um "die Fehlermeldung zu umgehen".
Wenn ein Materialsatz existiert, geht SAP davon aus, dass er vollständig ist. Wenn die Daten nie eingegeben wurden, hat SAP keine Möglichkeit zu wissen, was sie sollte gekannt haben.
Das ist der Punkt, an dem die Dinge kaputt gehen.
Eine Pumpe kann in SAP vorhanden sein, aber ohne Druckstufe, MOC, Größe oder OEM-Referenz. SAP sieht ein gültiges Material.
Das Unternehmen sieht einen unbrauchbaren.
SAP MM erzwingt keine kontextuelle Vollständigkeit. Es erzwingt technische Vollständigkeit.
Solange die Pflichtfelder für diese Materialart ausgefüllt sind, ist das System zufrieden, auch wenn der Datensatz operativ nutzlos ist.
In anlagenintensiven Umgebungen führt dies dazu, dass Techniker raten, Einkäufer die Beschreibungen umgestalten und Ingenieure SAP ganz umgehen.
SAP ist nicht gescheitert. Die Governance um was "vollständig" eigentlich bedeutet hat.
Doppelte & fehlende Informationen
Doppelarbeit in SAP MM beginnt selten mit Faulheit. Sie beginnt meist mit einer fehlgeschlagenen Suche.
Wenn ein Benutzer ein vorhandenes Material nicht sicher finden kann, weil Beschreibungen vage sind, Abkürzungen abweichen oder Attribute fehlen, nimmt er an, dass es nicht existiert.
Also erstellen sie eine neue.
Jetzt haben Sie zwei Datensätze:
Einer mit einer anständigen Beschreibung, aber ohne Klassifizierung
Eine weitere mit Klassifizierung, aber ohne technische Details
Individuell unvollständig. Kollektiv zerstörerisch.
Die SAP MM-Suche hängt stark davon ab, wie gut der ursprüngliche Datensatz beschrieben wurde. Schlechte Beschreibungen und inkonsistente Benennungen machen das "Suchen vor dem Erstellen" in der Praxis unrealistisch.
Das Ergebnis ist vorhersehbar:
- Doppelte Bestellungen
- Inventar aufteilen
- Unterschiedliche Preise für ein und denselben Artikel
Sobald das Vertrauen in die SAP-Suche verloren gegangen ist, hören die Benutzer auf, es zu versuchen. Duplizieren wird zum Standardverhalten, nicht zur Ausnahme.
Veraltete Datensätze
SAP ist hervorragend darin, sich Dinge zu merken, aber schrecklich darin, sie zu vergessen.
Materialien, die vor 10 Jahren relevant waren, erscheinen auch heute noch in den Suchergebnissen, selbst wenn die Geräte nicht mehr existieren, der Lieferant nicht mehr existiert oder die Spezifikation seitdem zweimal geändert wurde.
Für SAP ist das Material weiterhin gültig, es sei denn, es wird ausdrücklich etwas anderes gesagt.
Es gibt keine natürliche Durchsetzung des Lebenszyklus von Materialien. Die Erstellung ist einfach. Die Stilllegung erfordert Absicht, Verantwortlichkeit und Disziplin - drei Dinge, die die meisten Unternehmen niemals formell zuweisen.
SAP zieht Materialien nicht automatisch aus dem Verkehr. Ohne Absicht und Eigentum verbleiben veraltete Teile. Dieser Artikel spricht über die effektive Verwaltung veralteter Teile.
Die Folge:
- Veraltete Artikel werden versehentlich beschafft
- Inventarberichte sind verschmutzt
- Die Suchgenauigkeit nimmt weiter ab, was zu erneuter Duplikation führt
Ohne regelmäßige Überprüfung, Sperrung und Archivierung verwandelt sich SAP allmählich in ein historisches Museum und nicht in ein funktionierendes System.
Fehlen von Integrationen
SAP MM wird oft als das "System der Aufzeichnungen" behandelt, aber selten als das nur System berührende Materialdaten.
Die Entwicklungsteams haben eine Version, die Wartung eine andere, und die Kataloge der Anbieter stimmen nicht überein.
Und keiner von ihnen spricht richtig miteinander.
Die gleichen Daten werden also jedes Mal neu eingegeben, neu interpretiert und neu formatiert.
Das SAP MM geht davon aus, dass es mit sauberen, kontrollierten Daten gefüttert wird. In Wirklichkeit befindet es sich inmitten von unzusammenhängenden Tools, Tabellenkalkulationen und E-Mails.
Jede manuelle Übergabe führt zu Verzögerungen und Verzerrungen. Wenn die Daten SAP erreichen, sind sie bereits veraltet.
Ohne Integrationen und eine einzige Quelle der Wahrheit wird SAP zu einem Datensenkeund nicht eine Datenbehörde.
Steuerung der Datenqualität & Genehmigungsmechanismen
Die vielleicht größte Herausforderung besteht darin wie die Erstellung von Stammdaten geregelt wird.
Wenn jeder Materialdatensätze anlegen oder ändern kann, dann wird das auch jeder tun, jeder mit seiner eigenen Logik, seinen eigenen Abkürzungen und Abkürzungen.
Und SAP wird jede dieser Entscheidungen zuverlässig speichern.
Eine dezentrale Erstellung ohne standardisierte Genehmigungsabläufe führt zu unternehmensweiter Inkonsistenz, die durch lokale Bequemlichkeit bedingt ist.
Es gibt keinen natürlichen Kontrollpunkt, der fragt:
- Sollte dieses Material bereits existieren?
- Ist die Beschreibung auch für andere Personen verwendbar?
- Sind die kritischen Attribute korrekt ausgefüllt?
Ohne Dateneigentümer, -verwalter und -freigabemechanismen nimmt die Qualität im Laufe der Zeit stillschweigend ab.
Und wenn die Qualität einmal gesunken ist, kann kein noch so gutes Reporting oder keine noch so gute Analyse das Problem in den Griff bekommen.
Zu beachten; "Servicestammdaten" sind in neueren ERP-Versionen wie S4/Hana keine separate Stammdatendomäne mehr. Stattdessen wurde diese Datendomäne in den "Materialstamm" eingegliedert.
Business-Herausforderungen
Die oben genannten Herausforderungen an die Datenqualität lassen sich direkt umsetzen;
- Aufgeblähte Bestände
- Ausfallzeiten in der Produktion
- Einschränkungen der Sichtbarkeit & Ausgabenanalyse
Schlechte "Datenqualitäts"-Managementpraktiken führen unweigerlich zu dom
Lösungen
Um diese Herausforderungen zu meistern, wurden mehrere Stammdatenmanagement-Tools von Drittanbietern mit einer hervorragenden Benutzeroberfläche, integrierten Funktionen zur Anreicherung von Daten durch Dritte und modernen technischen Lösungen eingeführt.
Stibo Systems, Ataccama MDM und das eigene Produkt von SAP, SAP MDG (Stammdatenverwaltung) sind wohlbekannte Akteure in diesem Bereich
Für eine wirklich hervorragende Verwaltung von Materialstammdaten ist es jedoch ideal, eine MDM-Software zu verwenden, die speziell für "materialintensive" Geschäftsanforderungen entwickelt wurde.
Verdantis MDM Suite ist das Flaggschiff von Verdantis für die Verwaltung von Materialstammdaten in den Bereichen MRO-Materialien, direkte Materialien und Verbrauchsmaterialien.
Im Folgenden finden Sie einige Möglichkeiten, wie diese Software die Stammdatenfunktionen für produktions- und fertigungsintensive Unternehmen hervorhebt.
Automatisierte Kategorisierung & Datenextraktion
In den meisten Unternehmen gelangen die Materialdaten in unstrukturierter oder halbstrukturierter Form, als Freitextbeschreibungen, PDFs, alte Tabellen oder Lieferantenkataloge in SAP.
SAP MM speichert diese Informationen, aber es interpretiert sie nicht.
Unsere MDM Suite verwendet automatische Datenextraktionstechniken, um Materialbeschreibungen und Quelldokumente zu analysieren und Schlüsselattribute wie Materialtyp, Abmessungen, Spezifikationen und Verwendungskontext zu identifizieren.
Diese Attribute werden dann auf vordefinierte Materialkategorien und Klassifizierungsschemata abgebildet.
Dadurch entfällt die manuelle Interpretation bei der Materialerstellung und es wird sichergestellt, dass die Kategorisierung über Werke, Regionen und Benutzer hinweg konsistent ist, bevor die Daten überhaupt SAP erreichen.
Normalisierung von Stammdatensätzen
Rohmaterialdaten sind selten standardisiert. Abkürzungen, inkonsistente Maßeinheiten und regionale Namenskonventionen sind üblich.
SAP MM akzeptiert diese Variabilität, aber Analyse und Planung leiden darunter.
Unsere Lösung normalisiert Materialdatensätze, indem sie standardisierte Benennungskonventionen, Maßeinheiten, Attributstrukturen und Beschreibungsformate durchsetzt.
"STL BLT A", "Stahlbolzen - Güteklasse A" und "Bolzen, Stahl, Güteklasse A" werden in eine einzige, geregelte Darstellung umgewandelt.
Diese Normalisierung stellt sicher, dass Materialien überall im Unternehmen dasselbe bedeuten, nicht nur syntaktisch, sondern auch semantisch.
Datenanreicherung mit agentenbasierter KI
SAP MM verlässt sich stark auf die Eingaben der Benutzer. Wenn Informationen fehlen, hat SAP keinen eigenen Mechanismus, um sie abzuleiten oder zu ergänzen.
Unser KI-Agent, AutoEnrichverwendet Agentic AI, um Stammdaten anzureichern, indem fehlende Attribute abgeleitet, Spezifikationen validiert und Datensätze gegebenenfalls mit externen Referenzdaten ergänzt werden.
Das Video hier zeigt Ihnen Schritt für Schritt, wie AutoEnrich die Vollständigkeit und Genauigkeit der Daten in den Materialstammdaten verbessert.
Anstatt sich ausschließlich auf Benutzereingaben zu verlassen, wertet AutoEnrich kontextbezogene Signale innerhalb des Materialdatensatzes und verwandter Datenbereiche aus, um die Vollständigkeit und Genauigkeit zu verbessern.
Dadurch wird sichergestellt, dass die in SAP eingegebenen Stammdaten nicht nur gefüllt, sondern auch kontextuell validiert und betrieblich zuverlässig sind.
Erweiterte L1 & L2 Deduplizierung
Traditionelle Deduplizierungsansätze verlassen sich auf exakte Übereinstimmungen oder einfache regelbasierte Prüfungen. SAP MM fällt weitgehend in diese Kategorie.
Unser Produkt verwendet eine mehrschichtige Deduplizierungslogik:
L1-Deduplizierung erkennt offensichtliche Duplikate anhand deterministischer Regeln (exakte Übereinstimmungen, standardisierte Schlüssel).
L2-Deduplizierung wendet semantische und attributbasierte Ähnlichkeitserkennung an, um Materialien zu identifizieren, die funktional identisch, aber unterschiedlich beschrieben sind.
Das folgende Video zeigt Ihnen, wie dieses Deduplizierungs-Framework in der Praxis funktioniert
So können Duplikate erkannt werden vor sie in SAP einfließen, anstatt erst Monate später durch Inventaranomalien oder Prüfungsergebnisse entdeckt zu werden.
Plug-and-Play Datenkorrektur
Die Korrektur schlechter Stammdaten innerhalb von SAP ist oft langsam, manuell und riskant. Änderungen erfordern eine modulübergreifende Koordination und eine sorgfältige Steuerung, um nachgelagerte Auswirkungen zu vermeiden.
Verdantis MDM Suite ermöglicht eine kontrollierte Plug-and-Play-Datenkorrektur, indem Bereinigungs-, Anreicherungs- und Validierungsaktivitäten außerhalb von SAP isoliert werden.
Nur genehmigte, qualitativ hochwertige Stammdaten werden zurück in SAP MM synchronisiert.
Dadurch werden Unterbrechungen des laufenden Betriebs erheblich reduziert, während die Datenqualität im Laufe der Zeit stetig verbessert wird.
Integrationen mit verwandten Datendomänen
Materialstammdaten existieren nicht isoliert. Sie überschneiden sich mit Lieferanten, Geräten, Technischen Plätzen, Stücklisten und Beschaffungsdaten.
Verdantis MDM integriert Materialdaten mit verwandten Stammdatendomänen und gewährleistet so den Abgleich zwischen Systemen wie SAP MM, SAP PM und externen Beschaffungsplattformen.
So entsteht eine einheitliche Datengrundlage, auf der die Materialien in Bezug auf ihren Verwendungsort, ihren Lieferanten und ihren Verbrauch einheitlich definiert sind.
Das Ergebnis sind nicht nur sauberere Daten, sondern ein System, das Transparenz, Rückverfolgbarkeit und intelligente Entscheidungsfindung über den gesamten Lebenszyklus von Materialien unterstützt.
Schwache strategische Beschaffung und Ausschreibungen
SAP MM wurde als "System of Record" konzipiert und nicht als Kollaborationssoftware, um mit Drittanbietern in Kontakt zu treten und die bestmögliche Lösung zu vergleichen.
Was die strategische Beschaffung anbelangt, gibt es einige inhärente Einschränkungen in SAP MM.
Der RFQ-Friedhof
In SAP MM ist die RFQ (Request for Quotation - T-Code: ME41) im Wesentlichen ein digitales Formular. Sie wird von einem Benutzer erstellt, aber SAP hat kein natives "Portal", über das die Lieferanten sie sehen oder verfolgen können. Das macht das Angebotsmanagement für den anspruchsvollen Beschaffungsexperten äußerst schwierig.
Manuelle Dateneingabe
Mehrere SOPs verlangen, dass der Einkäufer/Beschaffer die Anfrage ausdruckt oder per E-Mail an die Lieferanten sendet. Nach der Weitergabe muss sich die Beschaffungsabteilung auf antiquierte Techniken verlassen und diese Preise manuell in SAP eingeben, wobei Transaktionscodes wie ME47 zum Vergleich verwendet werden.
Anbieter-Entdeckung
Da es sich bei SAP MM um eine Plattform handelt, die in erster Linie als System of Record arbeitet, kennt es nur die Lieferanten, die Sie bereits an Bord haben. Es kann Ihnen nicht dabei helfen, einen neuen, günstigeren Armaturenhersteller in einer anderen Region zu finden.
Diese Einschränkung zwingt Anbieter dazu, sich nach alternativen Plattformen von Drittanbietern umzusehen. Die Herausforderung besteht darin, dass eine solche Software eng mit SAP MM und dessen "System of Record"-Funktionen integriert werden muss.
Die Lösung
Aufgrund der wachsenden Besorgnis darüber hat SAP SAP Ariba Sourcing auf den Markt gebracht, eine Full-Service-Suite, die ein Modul "Supplier Discovery" enthält.
In letzter Zeit hat SAP auch mehrere KI-Funktionen eingeführt, wie z.B. (Joule) zur Empfehlung von Lieferanten auf der Grundlage der Warennummern in der Bestellanforderung.
Unfähigkeit zur Bewältigung komplexer Analysen
SAP MM kann komplexe "Mehrrunden"-Ausschreibungen, umgekehrte Auktionen oder "Was-wäre-wenn"-Szenarien nicht ohne weiteres verarbeiten.
Zum Beispiel: "Was wäre, wenn ich 60% des Volumens an Anbieter A und 40% an Anbieter B vergeben würde?")
SAP MM ist notorisch linear, insbesondere in den Phasen, die mit der strategischen Beschaffung und Vergabe zusammenhängen (insbesondere die ME41/ME47 RFQ-Transaktionen).
Es erwartet eine einfache Eins-zu-Eins-Beziehung: Sie fragen nach einem Preis, Sie geben den Preis ein und Sie wählen die günstigste Position.
In anlagenintensiven Branchen, in denen ein einziger Wartungsvertrag für "Ventile" oder "Wartungsdienste" 500 Positionen an 10 globalen Standorten umfassen kann, fühlt sich die Funktion "Preisvergleich" von SAP MM an wie die Verwendung eines Taschenrechners, obwohl man eigentlich einen Supercomputer benötigt.
Hier sind einige Fälle, in denen dies zu einem Problem wird
1. Keine Multi-Runden-Logik
Das Modul "geht" davon aus, dass eine RFP ein einmaliges Dokument ist. Es berücksichtigt nicht den dynamischen, sich entwickelnden und iterativen Charakter moderner Geschäftsverhandlungen, bei denen sich Preise, Bedingungen und sogar der SCOPE über mehrere Wochen entwickeln.
Um ein "Best and Final Offer" (BAFO) oder eine zweite Ausschreibungsrunde durchzuführen, muss ein Einkäufer entweder die ursprünglichen Angebotsdaten überschreiben (wodurch der Prüfpfad des ursprünglichen Preises verloren geht) oder manuell einen völlig neuen Satz von RFQ-Dokumenten für jeden Anbieter erstellen, was verwaltungstechnisch sehr aufwändig ist.
Ein praktisches Beispiel dafür finden Sie unten;
Ein Energieversorgungsunternehmen schreibt einen 3-Jahres-Vertrag für die Vegetationspflege (Baumbeschneidung) um Stromleitungen aus.
Runde 1: 10 Anbieter reichen allgemeine Preise ein
Runde 2: Das Energieversorgungsunternehmen wählt 3 Anbieter aus und bittet um "Best and Final"-Preise auf der Grundlage der neuen Wetterklauseln.
Runde 3: Während der Verhandlungen schlugen alle Anbieter auch vor, den Boden um die Vegetation herum zu bearbeiten, um eine bessere Langlebigkeit und Pflege zu gewährleisten, was eine "Erweiterung des Umfangs" der aktuellen Ausschreibung rechtfertigte.
Der Engpass: Der Einkäufer muss nun alle Einzelposten für diese 3 Lieferanten manuell in neue Dokumente eingeben, um sie mit den Benchmarks und dem Umfang der Runde 1 zu vergleichen.
2. Die "Spaltungskopfschmerzen"
Eine bewährte Praxis bei der "Strategischen Beschaffung" erfordert oft eine "Vergabeoptimierung", d.h. die Aufteilung des Arbeitsvolumens auf mehrere Lieferanten, um das Risiko und die Abhängigkeit von einem einzigen Lieferanten zu verringern. Zum Beispiel: Wenn die Fabrik des Lieferanten überflutet wird oder ein Streik stattfindet.
Ein Beispiel: Ein Bergbaukonglomerat benötigt 500.000 Liter eines speziellen Schmiermittels pro Jahr.
Der Käufer würde 60% des Vertragsumfangs aus Gründen der Kostenwettbewerbsfähigkeit und Stabilität an einen globalen Tier-1-Lieferanten UND den Rest des Vertrags an ein lokales "indigenes" Unternehmen vergeben wollen, um die ESG-Ziele zu erfüllen.
Der Engpass: Von Haus aus kann SAP MM dem Einkäufer nicht ohne weiteres die "Kosten des Trade-Offs" anzeigen. Die Aufteilung des Auftrags kostet beispielsweise $50K mehr, verringert aber das Risiko in der Lieferkette um 30%.
Um dies zu lösen, muss der Käufer ein komplexes, unzusammenhängendes Excel-Modell erstellen, um diese Antworten zu finden.
3. Nicht-Preise-Faktoren
In der Schwerindustrie gewinnt nicht unbedingt immer der "billigste" Bieter für die Lieferung eines bestimmten "Teils" oder "Materials".
Tatsächlich ist es genau das Gegenteil.
Das soll nicht heißen, dass die Preisgestaltung in der Vergabephase nicht berücksichtigt wird.
Einkäufer müssen sich bei der Entscheidungsfindung oft auf mathematische Modelle verlassen, die qualitative Parameter berücksichtigen.
Dazu gehören die Vorlaufzeit, die Kosten aufgrund von Ausfällen, die Zuverlässigkeit der Lieferanten, die geografische Nähe und eine Vielzahl anderer Faktoren. Denn eine Nichterfüllung kann weitaus teurer sein als die Kosteneinsparungen, die durch die Auswahl des günstigsten Anbieters erzielt werden.
Und obwohl SAP über Funktionen für die "Lieferantenbewertung" verfügt, werden diese nicht dynamisch in den Ausschreibungsprozess integriert. Es ist einfach zu kompliziert, in einer Anfrage eine Formel zu erstellen, die zum Beispiel lautet: (Preis * 60%) + (Lieferzeit *20%) + (Sicherheitsbewertung * 20%) = Endnote
Die Lösung
SAP selbst ist sich vieler dieser Einschränkungen bewusst und verkauft als Lösung bis zu einem gewissen Grad Add-Ons, um diese Probleme zu lösen.
SAP's Software wie SAP Ariba, Coupaund sogar Drittanbieterlösungen von Unternehmen wie Keelvar sitzt "on top" von SAP MM, um diese Komplexität zu bewältigen:
Und so geht's.
Scenario Builders: Sie ermöglichen es Käufern, eine Schaltfläche umzuschalten: "Zeige mir das 60/40 Split-Szenario" vs. "Zeige mir das billigste Single-Source-Szenario
Gewichtetes Scoring: Sie bieten ein "Side-by-Side"-Dashboard, auf dem technische Bewertungen (von Engineering) und Sicherheitsbewertungen (von HSE) mathematisch mit dem kommerziellen Angebot vermischt werden.
Automatisierter Push-Back: Sobald die komplexe Analyse in dem Drittanbieter-Tool abgeschlossen ist, "schiebt" es die endgültigen, aufgeteilten Zuschläge zurück in SAP MM, um die fertigen Bestellungen automatisch zu erstellen.
Die nachstehende Tabelle erklärt in aller Kürze, wie diese Systeme funktionieren.
Merkmal | Standard SAP MM-Prozess (manuell) | Tool für die Beschaffung von Drittanbietern (optimiert) |
Bieten in mehreren Runden | Manuelle Vervielfältigung: Sie müssen neue Ausschreibungsdokumente für BAFO (Best and Final Offer) erstellen oder die Preise manuell überschreiben, wodurch der Prüfpfad von Runde 1 zerstört wird. | Native Versionierung: Käufer klicken auf "Nächste Runde starten". Das System übernimmt frühere Gebote und kennzeichnet Änderungen des Preises oder der Bedingungen automatisch. |
"Was-wäre-wenn"-Splits | Excel Side-Car: Der Einkäufer exportiert Daten nach Excel, berechnet manuell eine 60/40-Aufteilung und muss dann manuell zwei separate Verträge in SAP erstellen. | Constraint-basierte Modellierung: Der Käufer stellt eine Regel auf: "Aufteilung des Volumens 60/40". Das Tool berechnet sofort die Gesamtkosten, die sich aus dieser Aufteilung für mehr als 500 Positionen ergeben. |
Nicht-Preis-Gewichtung | Subjektiv/Offline: Die technischen Bewertungen (Sicherheit, Qualität) werden in der Regel in einem separaten PDF-Dokument oder in einer Tabelle gespeichert und mit dem Preis "gedanklich" verglichen. | Gewichtete Scorecards: Technik- und Sicherheitsteams geben die Bewertungen direkt ein. Das Tool berechnet einen "Value Score" ($Preis + Technischer Rang$), um die Anbieter zu bewerten. |
Kombinatorische Gebote | Unmöglich: Kann nicht mit einem Verkäufer umgehen, der sagt: "Ich gebe Ihnen 10% Rabatt, wenn Sie mir alle 5 Standorte geben, aber nur 2%, wenn Sie mir einen geben." | Paketgebot: Die KI-Engine analysiert "Bundle"-Angebote, um die mathematisch günstigste Kombination aus mehreren Websites und Anbietern zu finden. |
Prüfpfad | Zersplittert: Das "Warum" hinter einem Preis ist oft in der E-Mail eines Käufers oder in einer gespeicherten Excel-Datei auf seinem Desktop versteckt. | Zentralisiert: Jedes "Was-wäre-wenn"-Szenario und die Logik, die zur Ablehnung eines billigeren Anbieters verwendet wird, wird für interne Prüfer und die SOX-Compliance protokolliert. |
Welche Teams profitieren im Allgemeinen von hervorragenden Leistungen in SAP MM?
- Lieferketten-Teams verlassen sich auf SAP MM für eine zuverlässige Bestandstransparenz in allen Werken und Lagern. Gute SAP MM-Praktiken tragen dazu bei, überschüssige Bestände zu reduzieren, Materialausfälle zu verhindern und schnellere, datengestützte Planungsentscheidungen zu treffen.
- Fachleute für Beschaffung nutzen SAP MM als System zur Erfassung von Einkaufs- und Lieferantendaten. Wenn die Materialdaten konsistent sind, können Beschaffungsteams die Nachfrage konsolidieren, bessere Preise aushandeln, Genehmigungskontrollen durchsetzen und doppelte oder unnötige Einkäufe vermeiden.
- Experten für Datenmanagement gewährleisten den langfristigen Erfolg von SAP MM durch die Verwaltung von Materialstammdaten. Sie spielen eine entscheidende Rolle bei der Durchsetzung von Standardisierung, der Vermeidung von Duplikaten, der Verwaltung von Materiallebenszyklen und der Erhaltung von SAP als vertrauenswürdige unternehmensweite Quelle der Wahrheit.
