O que é um registo mestre de funcionários?
À semelhança de outras disciplinas relacionadas com os dados mestre, o ficheiro mestre de colaboradores (também designado por «dados mestre de recursos humanos») é um repositório gerido centralmente que visa consolidar a fonte definitiva de informação para todos os colaboradores de uma organização. O registo mestre de colaboradores desempenha uma função importante que ajuda os recursos humanos, as equipas de liderança e os responsáveis funcionais e departamentais a tomar decisões rápidas, precisas e centradas nos dados.
A gestão de dados mestre dos colaboradores consiste simplesmente na prática de garantir a consistência dos dados relativos aos colaboradores provenientes de sistemas distintos da organização. Assegura também que sejam implementados sistemas adequados de precaução ou de governação, de modo a garantir que a manutenção desses dados seja efetuada corretamente, permitindo assim uma tomada de decisões centrada nos colaboradores e altamente precisa.
De que forma os dados mestre de RH ajudam?
À medida que as empresas crescem e as equipas aumentam de tamanho, torna-se complicado acompanhar cada colaborador e os dados que lhe dizem respeito em sistemas tradicionais, como um sistema de gestão de recursos humanos (HRMS) ou uma folha de cálculo. A escala a que algumas empresas operam, com mais de 10 000 colaboradores, diminui a eficácia da tomada de decisões da liderança, pois é simplesmente impossível identificar, sempre que necessário, as competências, os requisitos, os conhecimentos especializados e o desempenho de um colaborador.
É por isso que sistemas ERP como o SAP, o Oracle e o Infor começaram a oferecer o Employee Master como um complemento ao seu conjunto de produtos já existente.
Isto permitiu às empresas manter informações atualizadas e geridas de forma centralizada sobre cada colaborador, de modo a facilitar a tomada de decisões nas áreas do recrutamento, gestão de talentos, gestão de projetos e gestão das partes interessadas.
Apresentamos alguns dos principais benefícios mais adiante neste artigo.
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Dados num registo mestre de colaborador
Para além dos pontos de informação básicos, para tirar o máximo partido dos benefícios de qualquer disciplina de dados mestre, é importante dispor de uma visão completa do registo de um determinado colaborador, que garanta a integridade, a total fiabilidade e o contexto completo do colaborador, de modo a assegurar que a tomada de decisões no futuro seja orientada por dados.
Para facilitar este processo, é importante criar, preencher e editar o maior número possível de campos relativos aos colaboradores.
Informações pessoais
Isto inclui informações básicas de identificação pessoal do colaborador, nomeadamente nome, data de nascimento, sexo, local de origem e nacionalidade.
Nome completo: Para identificação e comunicação.
Data de nascimento: Ajudam na determinação da elegibilidade para prestações sociais, no planeamento da reforma e no cumprimento da legislação laboral relativa à idade.
Estado civil: Utilizado para determinar os benefícios relativos a pessoas a cargo.
Dados de contacto
Isto inclui os dados de contacto básicos do colaborador e os dados dos seus colegas e familiares a contactar em caso de emergência.
Morada: Necessário para fins de jurisdição fiscal, conformidade e correspondência de emergência.
Números de telefone e endereços de e-mail: Para comunicação e contacto em situações de emergência.
Contactos de emergência: Fundamental para a gestão de crises e a segurança dos colaboradores.
Registos jurídicos e históricos
Isto inclui informações legais relativas ao historial profissional do trabalhador, incluindo dados relativos aos seus registos criminais anteriores (se existirem), verificações de antecedentes que a maioria das organizações exige, etc.
Autorizações de trabalho/Situação do visto: É fundamental para a gestão de colaboradores internacionais e para garantir o cumprimento da legislação laboral.
Verificação de antecedentes: Garantir o cumprimento das normas legais e éticas durante o processo de contratação.
Registos de formação em conformidade: Regista a formação obrigatória no local de trabalho, como a formação em segurança ou na prevenção do assédio.
Informações financeiras, fiscais e relativas à remuneração
Detalhes simples para garantir a conformidade com as equipas de Folha de Pagamentos, Conformidade e Finanças
Dados da conta bancária: Garante pagamentos de salários pontuais e precisos
Números de identificação fiscal: Fundamental para o cumprimento da legislação fiscal
Deduções e retenções na fonte: Regista deduções como prémios de seguro de saúde, contribuições para a reforma e retenções fiscais
Salário base: Utilizado para a gestão da folha de pagamentos e para a comparação salarial no setor
Estrutura de bónus/comissões: Apresenta informações sobre a remuneração e os incentivos baseados no desempenho
Inscrição nos benefícios: Acompanha o seguro de saúde, os planos de reforma e outros benefícios para avaliar a satisfação dos colaboradores e a gestão de custos
Subsídios por horas extraordinárias ou por turno: Utilizado para gerir os orçamentos relativos aos recursos humanos e garantir práticas de remuneração justas
Marcos da carreira
Informações históricas relativas à carreira de cada um dos colaboradores,
Histórico de promoções: Acompanha a evolução e identifica o potencial para funções de liderança.\n – Registos de mobilidade interna: Acompanha as transições entre departamentos ou funções.
Dados relativos ao planeamento da sucessão: Ajuda a identificar e a preparar os colaboradores para futuros cargos de liderança.
Qualificações académicas: Nível de habilitações académicas, especializações concluídas específicas para a função, etc.
Conhecimento especializado e dados de desempenho
Provavelmente, alguns dos dados mais importantes armazenados no registo de funcionários – os marcos da carreira – permitem que os responsáveis pelas funções e a direção tomem decisões cruciais em matéria de RH, tais como promoções internas, afetações geográficas, hierarquias, etc.
Indicadores-chave de desempenho (KPI): Acompanha as contribuições individuais para os objetivos da organização.
Classificações de desempenho: Contribui para as promoções, os aumentos salariais e a identificação de colaboradores com elevado desempenho.
Competências e certificações: Permite a análise das lacunas de competências, a mobilidade interna entre funções e a implementação de programas de formação específicos.
Programas de formação concluídos: Acompanha o desenvolvimento profissional e o cumprimento das certificações obrigatórias.
Metas e objetivos: Apoia a gestão contínua do desempenho e o alinhamento estratégico.
Gestão de Presenças e Licenças
Para permitir um melhor planeamento durante as ausências dos colaboradores-chave, a gestão geral da folha de pagamentos e a gestão da carga de trabalho
Horário de trabalho: Utilizado para avaliar a produtividade e a distribuição da carga de trabalho.
Saldo de férias: Ajuda a gerir as políticas relativas às ausências e a garantir um efetivo adequado.
Padrões de absentismo: Permite a análise do envolvimento dos colaboradores e das questões relacionadas com o equilíbrio entre a vida profissional e pessoal.
Registos de Projetos e Tarefas
Outro dado fundamental que ajuda a avaliar o desempenho do projeto. Por exemplo, um número excessivo de colaboradores seniores e juniores afetados a projetos com baixo retorno sobre o investimento (ROI) é questionável, e tais casos podem ser facilmente identificados num registo de colaboradores bem mantido.
Projetos/Tarefas atuais: Ajuda na afetação de recursos e no planeamento de projetos.
Projetos anteriores: Fornece informações sobre contribuições e experiência anteriores.
Colaborações em equipa: Acompanha a dinâmica do trabalho em equipa e a eficiência entre funções.
Saúde e Segurança
Para permitir que as organizações gerem melhor as situações de emergência dos colaboradores, tais como hospitalizações, tratamento de emergências ou situações urgentes relacionadas com a saúde, as organizações mantêm registos específicos sobre a saúde que incluem, entre outros:
Histórico médico ou registos de aptidão física: Assegura o cumprimento dos requisitos de saúde específicos do cargo (por exemplo, aptidão para o trabalho físico).
Certificações de formação em segurança: Acompanha o cumprimento das normas de segurança no local de trabalho.
Registos de incidentes: Contribui para a avaliação da segurança no local de trabalho e para a redução dos riscos.
Grupo sanguíneo: Grupo sanguíneo específico, no caso de ser necessária uma transfusão de sangue urgente durante acidentes no local de trabalho ou nas suas imediações.
Estes são apenas alguns exemplos de como as empresas podem maximizar a disponibilidade de informação específica relativa a um colaborador, um departamento, uma função empresarial, uma unidade de negócio ou ao desempenho de uma determinada região. As empresas de setores específicos centrar-se-iam em alguns dados específicos que não constam da lista acima.
Por exemplo, no setor dos serviços de TI, dá-se grande ênfase ao lucro por colaborador ou à contribuição para a margem de cada colaborador nas equipas de vendas e de prestação de serviços. Da mesma forma, as empresas financiadas com uma trajetória de crescimento claramente definida concentram-se fortemente na contribuição para a margem de receitas por colaborador.
Desafios na gestão de um ficheiro mestre de RH
A implementação de um sistema elaborado e complexo como o ficheiro mestre de funcionários apresenta um conjunto específico de desafios, e uma organização irá deparar-se com todo o tipo de dificuldades durante a inicialização e a implementação.
Apresentamos alguns deles em pormenor a seguir.
Resistência interna
Uma vez que esta implementação exigirá contributos e dados dos próprios colaboradores, estes, bem como os departamentos, poderão considerar a implementação do EMDM como perturbadora ou desnecessária. O retorno do investimento (ROI) de um programa como este é também incerto e só se concretiza ao longo de um determinado período de tempo.
Exemplo: As equipas de RH habituadas a sistemas de gestão descentralizados podem mostrar resistência à transição para uma plataforma centralizada.
Silos de dados e problemas sistémicos
Os dados dos colaboradores encontram-se frequentemente fragmentados por vários sistemas, tais como os de RH, processamento salarial e TI, o que dá origem a inconsistências. Além disso, é perfeitamente possível que os diferentes silos tenham armazenado dados em formatos ou arquiteturas diferentes ou, pior ainda, que tenham armazenado informações contraditórias.
Isto torna a migração dos dados para um repositório central bastante complicada e difícil de implementar.
Exemplo: Uma empresa multinacional pode deparar-se com discrepâncias entre os títulos dos cargos e as atribuições departamentais nos diferentes sistemas, o que complica a centralização.
Escalabilidade e segurança
As organizações em crescimento podem considerar que os seus sistemas de EMDM são insuficientes para gerir os volumes crescentes de dados. Além disso, As bases de dados centralizadas tornam-se alvos privilegiados de ciberataques se as medidas de segurança forem inadequadas.
Exemplo 1: Uma instituição financeira enfrenta uma violação de dados que compromete informações confidenciais dos funcionários devido a uma encriptação insuficiente.
Exemplo 2: Uma startup em expansão internacional considera que a sua solução inicial é inadequada para a gestão de salários em várias moedas e para o apoio multilingue.
Personalização e soluções específicas para cada setor
Já abordámos este assunto anteriormente: uma solução pronta a utilizar não é, na verdade, uma solução de dados mestre de RH adequada para qualquer empresa. A maioria destas soluções requer algum tipo de implementação personalizada, dependendo do setor, dos requisitos do cliente, do tipo de negócio, etc., o que pode tornar a implementação dispendiosa.
Exemplo: Uma empresa de consultoria necessita de um sistema de acompanhamento específico para cada projeto, algo que um sistema EMDM padrão não consegue proporcionar sem uma personalização dispendiosa.
Governança de dados e limpeza de dados
Uma coisa é definir os requisitos, a arquitetura e a pilha tecnológica para a criação de um Registo de Funcionários. No entanto, o desafio reside na execução da limpeza de dados e na criação de uma disciplina de governação a nível interno que resulte num Registo de RH bem definido e fiável.
Embora a abordagem para resolver esta questão resida na definição de procedimentos operacionais normalizados (SOP), trata-se de um processo em grande parte impulsionado por pessoas. A ausência de tecnologias baseadas em gestão de dados mestres (MDM) resultará numa adoção lenta, numa gestão inadequada do carregamento de dados e da criação de registos ou, pior ainda, no carregamento de dados errados.
As soluções de limpeza, enriquecimento e governação de dados baseadas na tecnologia são imprescindíveis para garantir uma gestão harmoniosa do ficheiro mestre de RH com pouca intervenção humana.
Soluções de gestão de dados mestre de RH
Tendo em conta os desafios acima referidos, as soluções que privilegiam a tecnologia, especialmente as baseadas na IA, podem contribuir significativamente para que as empresas implementem um sistema central de RH robusto, capaz de otimizar as capacidades operacionais, capacitar as equipas de tomada de decisão e construir a empresa sobre bases sólidas em matéria de RH.
Soluções como estas, incluindo as que oferecemos aqui na Verdantis, enquadram-se em qualquer uma ou em todas estas três categorias. As empresas que se destacam na gestão de dados mestre de RH costumam dispor de soluções personalizadas e específicas para cada setor em todas estas áreas.
Limpeza de dados
Já abordámos este assunto anteriormente: os processos de limpeza de dados podem ser tediosos, e os dados provenientes de diferentes departamentos podem apresentar contradições e estar incompletos. Muitas vezes, é necessário recorrer a um especialista em dados mestre para consolidar e migrar os dados de várias fontes para uma única fonte de verdade, ou seja, o registo principal de funcionários da Golden Record.
Soluções como estas, incluindo as que oferecemos aqui na Verdantis, enquadram-se em qualquer uma ou em todas estas três categorias. As empresas que se destacam na gestão de dados mestre de RH costumam dispor de soluções personalizadas e específicas para cada setor em todas estas áreas.
Enriquecimento de dados
A falta de informação é, muitas vezes, o maior desafio em qualquer disciplina de MDM; a exaustividade da informação é algo que pode ser alcançado através de fontes externas, do próprio colaborador, do seu responsável de RH, do seu superior hierárquico ou do diretor da função.
Os registos financeiros, as informações fiscais e os endereços podem, normalmente, ser complementados com dados provenientes de fontes externas, caso alguns campos-chave já estejam disponíveis – como, por exemplo, os dados da segurança social
Governança e Manutenção de Dados
Tendo em conta os desafios acima referidos, as soluções que privilegiam a tecnologia, especialmente as baseadas na IA, podem contribuir significativamente para que as empresas implementem um sistema central de RH robusto, capaz de otimizar as capacidades operacionais, capacitar as equipas de tomada de decisão e construir a empresa sobre bases sólidas em matéria de RH.
Uma solução de governação de dados de colaboradores será, normalmente, um serviço baseado em software que se integra com os sistemas ERP mais populares, aplica regras de validação, preenche automaticamente os dados em falta, identifica potenciais duplicados no momento da criação do registo e estrutura os dados logo na altura da própria criação do registo.
Além disso, o software disponibiliza configurações de aprovação pelo utilizador para definir uma matriz de aprovação e responsabilizar os gestores de dados, caso o registo mestre dos colaboradores esteja «comprometido»
Em conclusão
Um registo mestre de colaboradores é essencial para uma gestão eficaz dos dados dos colaboradores. Permite tomar decisões precisas e baseadas em dados, ao consolidar a informação numa única fonte de referência.
À medida que as organizações crescem, os sistemas tradicionais revelam-se frequentemente insuficientes, o que conduz a ineficiências e a uma tomada de decisões inadequada. Um registo mestre de colaboradores robusto dá resposta a estes desafios, centralizando e enriquecendo os dados dos colaboradores.
Ferramentas avançadas, tais como a limpeza, o enriquecimento e a governação de dados baseados em IA, simplificam a implementação, melhorando simultaneamente a qualidade e a eficiência dos dados.
As soluções personalizáveis, adaptadas às necessidades do setor, integram-se perfeitamente com os sistemas ERP. Isto garante uma gestão de dados fiável, segura e escalável.
A Verdantis oferece soluções personalizadas que permitem às empresas otimizar as suas operações, apoiar o crescimento e construir uma base sólida na área dos recursos humanos.
