Gestão de Dados Mestres Financeiros (MDM) é a prática de definir, organizar e manter os dados financeiros essenciais (plano de contas, centros de custo, entidades jurídicas, fornecedores e outros) dos quais todas as atividades financeiras dependem. Em conjunto com Governança de dados, que define as regras, a titularidade e os controlos relativos a esses dados, garantindo assim informação financeira consistente, precisa e pronta para auditoria em todos os sistemas, países e unidades de negócio de uma organização.
Estudo da BlackLine de 2023 constatou que os problemas de reconciliação de dados acrescentam, em média, 3,1 dias ao ciclo de encerramento mensal. Não se trata de falhas pontuais. São o resultado previsível de dados mestres que não foram devidamente estruturados, normalizados ou geridos.
Pergunte a qualquer diretor financeiro qual é a sua maior frustração operacional e, logo nos primeiros minutos, irá ouvir algo relacionado com os dados. Não é a cibersegurança nem o risco de mercado. Dados.
Mais especificamente, aquele tipo de caos estrutural de baixo nível que ocorre quando o plano de contas no SAP é ligeiramente diferente do da ferramenta de consolidação, quando o mesmo fornecedor aparece como «Siemens AG», «Siemens A.G.», e «SIEMENS» em três sistemas de aquisição, ou quando duas unidades de negócio registam tipos de custos idênticos sob códigos de conta completamente diferentes, porque foi feita uma correção regional em 2018 e ninguém atualizou a documentação.
É com isso que o MDM financeiro se ocupa realmente. Não com a parte mais glamorosa da transformação digital, mas sim com a infraestrutura subjacente.
Este guia abrange todo o âmbito da gestão de dados de gestão financeira (MDM): o que inclui, por que razão a governação determina se se mantém ao longo do tempo, como se aplica em domínios de dados específicos, incluindo dados de MRO, fornecedores, produtos e colaboradores, e como se apresenta, na prática, um programa bem gerido.
O que abrange, na realidade, a gestão de dados mestre financeiros
O MDM financeiro consiste, essencialmente, no processo de definir, organizar e manter os dados financeiros fundamentais nos quais todas as transações, relatórios e decisões se baseiam, em última instância.
Pense nisso como a camada estrutural que está subjacente a todos os números: a informação de referência que indica ao sistema a que categoria pertence um custo, quem é um fornecedor, como uma entidade jurídica se enquadra no grupo e quais as regras cambiais que se aplicam a nível transfronteiriço.
Ao contrário dos dados transacionais (faturas, lançamentos contábeis, ordens de compra), os dados mestre são mais estáveis. Não se alteram a cada dia útil. Mas, quando se alteram, ou quando estão errados, os efeitos repercutem-se em tudo o que depende deles.
- Plano de Contas
A lista completa das contas do plano geral utilizadas para a prestação de contas. A espinha dorsal de qualquer visão consolidada.
- Centros de custos e de resultados
Estruturas que permitem acompanhar as despesas e a rentabilidade ao nível da unidade de negócio, do departamento ou do projeto.
- Entidades jurídicas e unidades de negócio
Reflete a forma como o grupo está organizado estruturalmente. É fundamental para a consolidação e para a prestação de informações regulamentares.
- Moedas e calendários fiscais
Regula os lançamentos em várias moedas, o tratamento das taxas de câmbio e as definições de períodos para as operações globais.
- Hierarquias de fornecedores e clientes
Permite o acompanhamento das despesas, a gestão de contas a receber e a visibilidade global das relações entre sistemas.
- Produtos e Materiais
Permite a avaliação de existências, o cálculo do custo das mercadorias vendidas, a análise de margens e o cálculo de custos da cadeia de abastecimento.
Cada um destes domínios precisa de alguém que seja o seu responsável. Isso parece óbvio, mas é notável a frequência com que a resposta sincera é «pertence a toda a gente», o que, na prática, significa que não pertence a ninguém.
Por que razão a governação de dados é importante
O MDM confere estrutura aos seus dados financeiros. A governação mantém essa estrutura saudável ao longo do tempo. Sem ela, até mesmo o modelo de dados mais cuidadosamente concebido acaba por se deteriorar.
As contas acumulam-se sem serem revistas, os fornecedores são criados por quem precisa deles com mais urgência e as hierarquias dos centros de custos ficam desalinhadas em relação à organização real.
A boa governação inclui, normalmente, uma definição clara da titularidade dos dados (geralmente os responsáveis pelo tratamento e os gestores de dados designados), convenções de nomenclatura e normas ao nível dos campos, fluxos de trabalho de aprovação documentados para quaisquer alterações, registos de auditoria que indicam quem fez o quê e quando, e revisões periódicas da qualidade.
Nenhuma destas é uma funcionalidade tecnológica. São compromissos organizacionais.
Os dados mestres sem um responsável são apenas dados à espera de se tornarem um problema. E na área financeira, esse problema acaba por aparecer no relatório de auditoria.
As empresas que realmente conseguem fazer isto bem têm uma coisa em comum: encaram a governação como uma disciplina das operações financeiras, e não como uma iniciativa de TI.
Quando o diretor financeiro assume a responsabilidade pela estrutura de governação, o comportamento em toda a organização muda. Quando esta é posicionada como um projeto tecnológico sob a alçada das TI, tende a estagnar assim que a fase de implementação termina.
Por que razão as multinacionais têm especial dificuldade com isto
Para as organizações que operam em vários países, a complexidade dos dados financeiros aumenta rapidamente.
Isto é especialmente verdade nos setores da indústria transformadora e nos setores com grande concentração de ativos, onde os desafios de gestão de dados mestre em ambientes com várias fábricas estão bem documentados.
Cada país tem as suas próprias estruturas fiscais, requisitos regulamentares, práticas contabilísticas e, muitas vezes, a sua própria instância ou configuração de ERP.
Sem um quadro regulamentar, o que acaba por surgir ao longo do tempo é uma miscelânea: planos de contas inconsistentes, estruturas de centros de custo incompatíveis, registos duplicados de fornecedores e clientes e formatos de relatórios que exigem a realização de ajustes manuais apenas para produzir uma única visão consolidada.
As equipas de finanças corporativas das grandes multinacionais dedicam habitualmente dois a quatro dias adicionais em cada encerramento mensal apenas a mapear e a reconciliar os dados regionais com uma estrutura comum. Isso não é uma falha tecnológica. É uma falha nos dados mestre.
Uma gestão de dispositivos móveis (MDM) sólida cria uma estrutura global harmonizada que todas as filiais seguem, ao mesmo tempo que deixa margem para o cumprimento dos requisitos legais locais.
Um Plano de Contas global, por exemplo, pode ser adotado em todas as entidades, com as contas locais mapeadas para os códigos padronizados da empresa-mãe.
Isto significa que os resultados financeiros são agregados de forma clara, uma vez que as definições das contas, as hierarquias dos centros de custo e as estruturas dos centros de lucro já se encontram alinhadas na origem, em vez de exigirem ajustes significativos durante a consolidação.
Exemplo prático: Programa Nestlé Globe
Quando a Nestlé lançou o seu programa global de harmonização do SAP, conhecido internamente como «Globe», uma das principais vertentes do projeto consistiu na normalização do plano de contas em todas as operações em mais de 80 países. O projeto demorou quase uma década a ser concluído. O que acabou por torná-lo viável foi uma pequena equipa central com autoridade efetiva para fazer cumprir as normas, combinada com uma política clara que exigia uma justificação empresarial documentada e a aprovação da direção para quaisquer exceções locais. No final do projeto, as eliminações entre empresas, que anteriormente exigiam semanas de reconciliação manual, passaram a ser em grande parte automatizadas, e os prazos de encerramento dos ciclos foram significativamente reduzidos.
(Fonte: Relatórios Anuais da Nestlé; (Documentação do estudo de caso da SAP)
O alinhamento global também simplifica o cumprimento das normas em diferentes jurisdições. Os códigos fiscais diferem significativamente: o GST na Índia, o IVA na UE e o imposto sobre vendas em vários estados dos EUA.
Um modelo de MDM bem gerido garante que cada elemento se enquadre numa estrutura de reporte unificada, sem perder a precisão a nível local. O mesmo princípio aplica-se ao tratamento das taxas de câmbio, aos lançamentos entre empresas e às transações transfronteiriças.
A gestão de fornecedores é outra área que beneficia significativamente. Sem um alinhamento, o mesmo fornecedor pode aparecer com vários nomes em sistemas de diferentes países, tornando impossível compreender o total das despesas globais ou negociar de forma centralizada.
Com um registo centralizado de fornecedores, estes seguem uma estrutura de registo unificada, o que reduz a duplicação de dados e melhora a visibilidade das relações comerciais globais.
As razões mais comuns pelas quais a gestão de ativos financeiros (MDM) falha
Não se trata de modos de falha hipotéticos. São os problemas que surgem, numa determinada combinação, na maioria das organizações que não criaram deliberadamente uma infraestrutura de governação.
Baixa qualidade dos dados
Os registos duplicados ou incompletos provocam erros de pagamento, atrasos na apresentação de relatórios e indicadores-chave de desempenho (KPI) que não refletem a realidade
Falta de normalização
Os diferentes países ou departamentos utilizam a sua própria versão de códigos de conta ou estruturas de fornecedores, o que cria dificuldades em cada processo de consolidação.
Fraca governação
A ausência de uma responsabilidade clara implica alterações não autorizadas, contas não aprovadas e falhas de conformidade que vêm à tona durante as auditorias.
Lacunas na integração de sistemas
Quando os sistemas de ERP, CRM, compras e tesouraria não estão sincronizados, o departamento financeiro depara-se com várias versões da realidade em simultâneo.
Registos duplicados
A existência de vários códigos de fornecedor ou de cliente para a mesma entidade conduz a perdas de pagamentos, contas a receber dispersas e análises de despesas incompletas.
Má gestão da hierarquia
Hierarquias de centros de custo incorretas distorcem os cálculos agregados da conta de resultados e tornam os relatórios regulamentares pouco fiáveis.
Atualizações de registos em atraso
A lentidão na replicação das alterações nos dados mestre afeta a precisão do encerramento do mês e o processamento operacional.
Riscos de conformidade
Códigos fiscais incorretos ou dados desatualizados relativos às entidades jurídicas podem dar origem a sanções regulamentares e complicar as auditorias legais.
Processos manuais
Os pedidos de alteração enviados por e-mail ou através de folhas de cálculo são propensos a erros, demorados e não deixam qualquer registo de auditoria significativo.
Desafios de escalabilidade
As configurações rígidas de MDM que não foram concebidas para o crescimento tornam as fusões, as aquisições e a entrada em novos mercados desnecessariamente lentas.
Em 2015, a Hertz levou a cabo uma implementação do SAP ERP que se tornou um caso de advertência documentado. A apresentação dos relatórios financeiros sofreu atrasos, a empresa apresentou os relatórios à SEC com atraso em várias ocasiões e, por fim, reexpressou os resultados financeiros de vários anos. As inconsistências nos dados mestre entre os sistemas recém-consolidados tiveram um papel comprovado nas falhas de reconciliação que tornaram a elaboração dos relatórios tão difícil. A empresa acabou por processar a sua parceira de implementação, a Accenture; o caso foi resolvido em 2021 por um montante não divulgado.
(Fontes: Análise do CIO.com; Análise da capa UpperEdge)
Melhores práticas para a implementação de MDM e governação financeira
Fazer isto bem não tem a ver com escolher a plataforma mais sofisticada. Tem a ver com criar a estrutura, a cultura e os processos adequados em torno dos dados e, depois, ser consistente na sua manutenção.
Obter o apoio da liderança financeira
Os programas de MDM bem-sucedidos começam quase sempre ao mais alto nível. Quando o diretor financeiro ou a direção financeira apoiam visivelmente a iniciativa, os departamentos reconhecem a sua importância estratégica e levam a sério a normalização.
Sem esse apoio, as equipas acabam por recorrer à «forma como sempre fizemos», o que anula todo o sentido do exercício. A iniciativa tem de ser enquadrada como uma prioridade das operações financeiras, e não como um projeto de TI com uma lista de partes interessadas da área financeira.
Definir um modelo de dados financeiros normalizado
Uma estrutura clara e coerente garante que todas as partes da organização utilizem a mesma linguagem financeira.
Isto significa uniformizar, a nível global, o plano de contas, as estruturas dos centros de custos e dos centros de lucro, as definições das entidades jurídicas e as hierarquias de reporte. A vantagem é que a consolidação deixa de exigir trabalho de conversão.
Antes vs. Depois da normalização
Antes: a Índia regista «Manutenção de instalações», os Emirados Árabes Unidos registam «Reparações de máquinas» e a Alemanha regista «Revisão de equipamentos». Três contas diferentes para a mesma categoria de custos.
Após: Todas as regiões são atribuídas à conta 51XXX1: Reparações e Manutenção – Maquinaria. Uma única conta. Agregação clara. Sem qualquer ambiguidade na consolidação.
Utilizar plataformas tecnológicas que garantam a governação desde a conceção
As plataformas modernas de ERP e MDM, como o SAP Master Data Governance (MDG), o Oracle DRM, o Informatica MDM e o IBM InfoSphere, permitem que as organizações integrem controlos diretamente no sistema, em vez de dependerem de uma supervisão manual.
Uma análise mais aprofundada sobre Melhores práticas de gestão de dados mestre em ERP mostra como isto se apresenta nos ambientes SAP e Oracle.
Em vez de tentar resolver os problemas depois de estes terem surgido, o sistema previne-os. Um utilizador que tente criar um fornecedor com o nome «Wendlers Ltd.» é imediatamente alertado se já existir um com o nome «Wendlers Limited». Um novo pedido de centro de custos que ignore campos obrigatórios simplesmente não será enviado.
De acordo com Análise do Quadrante Mágico da Gartner , entre as plataformas líderes contam-se a SAP MDG (a mais sólida em ambientes centrados na SAP), a Informatica MDM (a preferida em ambientes complexos com vários sistemas ERP), a Reltio (que está a ganhar terreno com arquiteturas nativas da nuvem) e a Stibo Systems. Plataformas concebidas especificamente para este fim, como a Verdantis MDM Suite foram concebidos especificamente para setores com um elevado volume de ativos, nos quais a gestão de dados relativos à manutenção, reparação e operações (MRO), aos materiais e aos equipamentos constitui uma preocupação central. A escolha certa depende em grande medida da sua infraestrutura ERP existente e da complexidade organizacional.
Definir funções de gestão de dados, e não apenas responsáveis pelos dados
Há aqui uma distinção importante que muitas organizações não têm em conta. Um «titular dos dados» que seja um executivo de topo não dispõe nem do tempo nem do contexto operacional necessários para determinar se uma proposta de um fornecedor contém um IBAN válido ou a jurisdição fiscal correta.
Um gestor de dados que acompanha diariamente o processo de integração de fornecedores é, de facto, quem o faz. Os gestores analisam os pedidos de novos registos, verificam as informações, resolvem as duplicatas e mantêm as hierarquias organizadas. Estas funções pertencem às operações financeiras, não às TI.
Os modelos de governação mais sustentáveis adotam uma abordagem federada: a governação central define as normas e as convenções de nomenclatura, enquanto os responsáveis locais em cada região tratam dos pedidos do dia-a-dia dentro desses limites.
Uma gestão totalmente centralizada cria estrangulamentos. Uma gestão totalmente descentralizada gera desorientação. O meio-termo federado é mais difícil de conceber, mas tende a ser mais duradouro.
Monitorização contínua e preparação para auditorias
Os dados mestre financeiros não são algo que se «configure e se esqueça». Requerem uma atenção contínua: verificações regulares da integridade dos dados, análise de duplicados, verificação dos códigos fiscais e análises da pista de auditoria.
Quando a governação funciona bem, uma pergunta do auditor sobre quem criou um registo de entidade jurídica e porquê deve poder ser respondida em minutos, e não em dias.
Essa transparência não se resume a uma boa postura em matéria de conformidade; reduz também significativamente o risco de auditoria.
A pista de auditoria na prática
Durante uma auditoria, a equipa deve ser capaz de obter um registo completo que indique: quem apresentou o pedido de criação, quem o aprovou, quando foi ativado e a justificação empresarial documentada. Com uma boa governação de MDM, esta informação é obtida num minuto. Sem ela, é necessária uma investigação de duas semanas.
Modelos de dados mestre financeiros em domínios-chave
Os dados mestre financeiros não existem isoladamente. Estão ligados a todas as funções operacionais: aprovisionamento, manutenção, recursos humanos, vendas e logística. Cada área tem os seus próprios requisitos em termos de dados financeiros, e a governação tem de ter em conta todos eles.
MRO
MRO: Manutenção, Reparação e Operações
Setores como a aviação, o transporte marítimo, a energia e a indústria transformadora dependem fortemente dos dados de MRO. Existem orientações detalhadas publicadas sobre Governança da gestão de dados de MRO especificamente para operações com grande volume de ativos, que vale a pena ler em conjunto com a visão geral aqui apresentada.
Nestes ambientes, os dados mestre financeiros estão intimamente interligados com as peças sobressalentes, as ordens de trabalho de manutenção, os custos do ciclo de vida dos ativos, as atividades de reparação e os serviços prestados pelos fornecedores.
Acertar nesta área é especialmente importante, pois influencia diretamente tanto os resultados financeiros como a conformidade regulamentar em setores onde as normas de segurança são rigorosas.
Principais tipos de dados mestre financeiros na MRO:
Contas de despesas de manutenção | Centros de custo de oficinas |
Regras de amortização de ativos | Dados do fornecedor de peças sobressalentes |
Códigos fiscais de vários países | Moeda e condições de pagamento |
Classificação das ordens de trabalho | Hierarquias de custos alinhadas com as IFRS |
As hierarquias nas finanças de MRO são importantes porque permitem uma elaboração precisa do orçamento e uma análise de desvios a todos os níveis, desde os centros de custos individuais até ao nível corporativo.
Além disso, apoiam a tomada de decisões estratégicas. A direção pode analisar em pormenor os resultados consolidados até aos fatores operacionais subjacentes, identificando gastos excessivos em locais específicos dos hangares ou em categorias de manutenção.
O controlo de versões garante a exatidão histórica após alterações na estrutura, e os registos de auditoria são essenciais em setores sujeitos a rigorosas normas de conformidade, como a aviação e o setor marítimo.
Exemplo do setor da aviação A divisão de MRO de uma companhia aérea global estrutura os custos de forma a que cada hangar (centro de custos) registe a atividade diária de manutenção. Estes dados são agregados em unidades de negócio regionais de MRO e, posteriormente, numa categoria corporativa denominada «Manutenção de Aeronaves», alinhada com os relatórios de acordo com as IFRS. Os códigos fiscais por jurisdição garantem a conformidade local, enquanto a agregação global permite a elaboração de demonstrações financeiras consolidadas.
Fornecedor
Dados mestre de fornecedores
Os dados dos fornecedores constituem a espinha dorsal das compras e das contas a pagar. A forma como as organizações se estruturam Gestão centralizada do registo de fornecedores em ambientes com vários sistemas ERP varia significativamente, e o que está em jogo é mais importante do que a maioria das equipas financeiras inicialmente espera.
Registos desorganizados dos fornecedores dão origem a pagamentos duplicados, classificações fiscais incorretas, atrasos no processamento de faturas e, o que é mais grave, vulnerabilidade à fraude.
O Relatório da ACFE às Nações de 2022 constatou que os esquemas de faturação envolvendo fornecedores fictícios representam 22% do total de casos de fraude no local de trabalho, com uma duração média de 24 meses até à deteção. (Descarregar o relatório completo em PDF)
Um registo de fornecedores bem concebido inclui a identificação do fornecedor (código, grupo, categoria), informações jurídicas (denominação social, número de identificação fiscal, equivalente a GST/PAN), dados bancários (conta, IFSC/SWIFT, método de pagamento), detalhes operacionais, condições de pagamento e limites de crédito, bem como verificações de conformidade, incluindo KYC, triagem AML e verificação de listas de sanções.
As organizações com uma gestão deficiente da base de dados de fornecedores registam taxas de pagamentos duplicados entre 0,1% e 0,5% do total de despesas. Numa base de despesas de $1 mil milhões, isso equivale a $1-5 milhões. (Fonte: Instituto de Finanças e Gestão)
Código e categoria do fornecedor | Denominação social e registo |
Conta bancária e SWIFT | Jurisdição fiscal e identificação |
Condições de pagamento e moeda | Situação em matéria de KYC e AML |
Verificação de sanções | Classificação ESG |
Equipamento / Ativo
Dados de referência de equipamentos e ativos
As organizações investem significativamente em ativos físicos: máquinas, veículos, equipamento informático, ferramentas e infraestruturas.
Estruturação dados mestre de ativos corretamente para empresas com elevada intensidade de capital é uma disciplina por si só, com implicações que vão desde a precisão da amortização até à integridade do orçamento de CAPEX.
O departamento financeiro deve contabilizar estes ativos de forma correta, desde a aquisição até à alienação. Um registo mestre de ativos devidamente estruturado melhora a precisão da amortização, apoia a monitorização do CAPEX, reforça a qualidade da auditoria ao abrigo das normas IFRS e GAAP e permite o cálculo dos custos ao longo do ciclo de vida, ligando os sistemas financeiros aos de manutenção.
ID e descrição do ativo | Data e valor da aquisição |
Método de amortização | Vida útil e indicador de CAPEX |
Departamento e centro de custos | Fabricante e n.º de série |
Garantia e calendário de manutenção contratual (AMC) | Registo de imparidade e alienação |
Quando as equipas financeiras e de manutenção trabalham com as mesmas definições e identificadores de ativos, todos os processos — desde os cálculos de amortização até à elaboração do orçamento de CAPEX — tornam-se mais rápidos e fiáveis.
Os registos-mestre de ativos desalinhados são uma fonte frequente de constatações de auditoria em setores com elevada intensidade de capital.
Serviço
Dados mestre de serviços
Os dados mestre de serviços revistem-se de particular importância nos serviços de TI, na gestão de instalações, nos prestadores de serviços de manutenção contratada (AMC) e de manutenção, na consultoria e na engenharia.
Uma referência sólida sobre modelos de dados mestre de serviços, desafios de governação e integração com o SAP é um contexto útil para as equipas que estão a configurar isto pela primeira vez.
No domínio financeiro, o valor reside na faturação precisa, no reconhecimento claro das receitas ao abrigo da IFRS 15 / ASC 606, na análise dos custos de prestação do serviço e no acompanhamento das margens ao nível do serviço.
Definições consistentes dos serviços garantem também que as equipas de vendas, operações e faturação se mantenham alinhadas, reduzindo os litígios contratuais que tendem a surgir quando o «âmbito» é interpretado de forma diferente entre os vários sistemas.
Identificação e classificação do serviço | Descrição normalizada |
Lógica de preços (fixa/por hora) | Definições de SLA |
Elementos de custo (mão-de-obra, peças) | Classificação fiscal (SAC/IVA) |
Regras de reconhecimento de receitas | Regras relativas à subcontratação |
Produto
Dados mestre de produtos e materiais
De todos os domínios de dados mestre financeiros, os dados relativos a produtos e materiais tendem a ter maior peso operacional.
Cada SKU, matéria-prima, produto semiacabado, peça sobressalente e consumível que circula pela empresa necessita de uma definição financeira normalizada para que possa ser corretamente avaliado, calculado, registado ou analisado.
Sem essa base, os dados relativos ao inventário não são fiáveis, as margens brutas variam consoante a fábrica que elaborou o relatório e os cálculos agregados dos custos durante o processo de fabrico resultam em números nos quais ninguém confia plenamente.
É importante compreender que «ficha de produto» e «ficha de material» são conceitos relacionados, mas distintos. O ficha de produto abrange todo o perfil comercial do que vende ou produz: atributos, preços, classificação fiscal, unidade de medida e ligações a sistemas orientados para o cliente, como o CRM e o PIM.
O mestre de materiais aborda em maior profundidade a gestão operacional e financeira dos itens móveis: como são calculados os custos, onde são armazenados, como são adquiridos e como se relacionam com o planeamento da produção e a manutenção.
As finanças situam-se na intersecção entre ambas. O registo mestre de produtos orienta o reconhecimento de receitas e a apresentação de relatórios sobre margens.
O registo mestre de materiais controla a avaliação do inventário, o custo das mercadorias vendidas (COGS), os fluxos de custos de aquisição e a análise de desvios de produção. Quando qualquer um destes aspetos não é devidamente gerido, os erros refletem-se diretamente na demonstração de resultados e no balanço.
Para uma análise mais aprofundada da forma como estes dois domínios são estruturados, geridos e mantidos na prática, consulte os guias específicos sobre gestão de dados mestre de materiais abordar em pormenor os modelos, os padrões comuns de falha e as abordagens de governação.
Principais características financeiras em ambos os domínios
Código do produto / SKU | Tipo de material (FG, RM, SFG, consumível, peça sobressalente) |
Unidade de medida de base | Custo padrão e preço médio móvel |
Classe de avaliação (associa o material à conta do Razão) | Controlo de preços (S = padrão / V = média móvel) |
Preços de venda e estrutura de descontos | Dados fiscais: código HSN, taxa do GST, categoria do IVA |
Ligações da lista de materiais (BOM) para artigos fabricados | Atribuição a centros de lucro |
Stock de segurança e níveis de reabastecimento | Regras relativas aos números de lote/série |
Local de armazenamento e atribuição à unidade | UNSPSC / classificação de produtos |
Exemplo de fabrico
Um fabricante de produtos químicos de média dimensão, que utiliza o SAP em cinco fábricas, descobriu, durante uma auditoria aos dados, que uma matéria-prima essencial existia sob 11 números de material diferentes — um criado por fábrica ao longo do tempo —, com descrições, unidades de medida e classes de avaliação variáveis. O departamento financeiro estava a reportar o inventário deste material com três custos-padrão diferentes em simultâneo. Após a consolidação num único registo de material regulamentado, o valor do inventário reportado diminuiu em 8% simplesmente através da remoção de duplicados fantasmas. O departamento de compras passou então a poder visualizar o consumo total a nível do grupo num único valor e a negociar preços por volume em conformidade.
O registo mestre de produtos e o registo mestre de materiais constituem, em conjunto, a espinha dorsal dos dados para a elaboração de relatórios sobre receitas, custos e margens em qualquer empresa orientada para os produtos.
Fazer isso corretamente não é um exercício pontual de migração de dados. São lançados novos produtos, os materiais existentes são revistos, as fábricas alteram as suas configurações e as classificações fiscais mudam com as atualizações regulamentares.
Sem um processo de governação contínuo que controle quem pode criar e alterar registos, valide os campos obrigatórios antes da ativação e identifique as duplicatas antes que estas se incorporem no histórico de transações, a qualidade de ambos os domínios irá deteriorar-se progressivamente até ao próximo e penoso projeto de limpeza de dados.
Colaborador
Dados de base dos colaboradores
Dados mestre dos colaboradores fica na junção de Recursos Humanos, folha de pagamentos e finanças.
Quando estes três sistemas não estão consistentemente sincronizados em relação ao mesmo registo de colaborador, os problemas que daí advêm são previsíveis: os custos salariais são lançados nos centros de custo errados, os relatórios de efetivos não coincidem com a visão do departamento financeiro sobre os custos de ETI e as deduções legais são calculadas incorretamente, uma vez que as estruturas de remuneração são registadas de forma diferente nos vários sistemas.
Para as empresas do setor de serviços, em que os custos com mão-de-obra representam entre 40 % e 60 % do total das despesas operacionais, estes não são meros erros de arredondamento. Trata-se de discrepâncias significativas que afetam tanto a exatidão da demonstração de resultados como os resultados das auditorias.
Identificação e função do colaborador | Departamento e centro de custos |
Estrutura salarial e de remuneração | Tipo de contrato de trabalho (efetivo, a termo, estagiário) |
Políticas de reembolso e de viagens | Regras de atribuição de projetos |
Dados relativos ao PF / ESI / PAN | Deduções legais |
Limites de aprovação e níveis de autorização | Políticas relativas a licenças e ausências |
A existência de dados mestre dos colaboradores corretos garante que os custos com a força de trabalho (que representam frequentemente 40–60% das despesas operacionais totais das empresas de serviços) sejam registados, atribuídos e comunicados com precisão.
Além disso, apoia o planeamento dos custos com o pessoal e os requisitos de auditoria interna.
A atribuição do centro de custos no registo do colaborador é o campo que mais interessa ao departamento financeiro. Todos os lançamentos da folha de pagamentos passam por ele.
Quando um colaborador muda de departamento ou assume uma função num projeto e o centro de custos não é atualizado atempadamente, os relatórios de gestão apresentam uma imagem distorcida do local onde os custos com mão-de-obra estão, na realidade, a ser incorridos.
Nas empresas que operam com base em projetos, isto compromete totalmente a elaboração de relatórios sobre a rentabilidade dos projetos. Por conseguinte, a gestão dos dados mestre dos colaboradores deve incluir um fluxo de trabalho que desencadeie uma revisão financeira sempre que haja uma alteração no departamento, localização ou função de um colaborador.
O evento de RH e a atualização dos registos financeiros têm de ser realizados em simultâneo, e não em lotes separados com semanas de intervalo.
Para uma visão mais abrangente de como os dados dos colaboradores se enquadram na governação dos dados mestre da empresa, o estrutura de MDM multidomínio é uma referência útil sobre a forma como as organizações gerem estas relações de dados interfuncionais em grande escala.
A dimensão regulatória: os desafios que não param de aumentar
A pressão regulamentar sobre a qualidade dos dados financeiros tem vindo a intensificar-se de forma constante, e não há sinais de que essa tendência se inverta. BCBS 239, a norma do Comité de Basileia relativa à agregação de dados de risco estabeleceu requisitos explícitos para os bancos no que diz respeito à exatidão, integridade e atualidade dos dados nos relatórios regulamentares.
Os bancos que não cumpriram os requisitos enfrentaram conclusões formais das autoridades de supervisão e programas de correção dispendiosos. (Fonte: Banco de Pagamentos Internacionais, BCBS 239)
Para as empresas não financeiras, o Segundo Pilar do BEPS constitui, neste momento, o ponto de pressão mais imediato.
As regras relativas ao imposto mínimo global exigem a comunicação da taxa de imposto efetiva por jurisdição, um cálculo que se baseia diretamente nos dados das entidades jurídicas, nas estruturas dos centros de lucro e nas informações sobre preços de transferência entre empresas, todos eles contidos nos dados mestre.
As organizações que não disponham de hierarquias de entidades jurídicas claras e consistentes, nem de um mapeamento fiável dos lucros a nível nacional, terão dificuldade em realizar os cálculos do Segundo Pilar com confiança.
Os relatórios ESG acrescentam mais uma dimensão. Os requisitos da CSRD na Europa e as regras em evolução da SEC em matéria de divulgação de informações climáticas exigem dados detalhados sobre as emissões, que devem estar associados às estruturas organizacionais, aos centros de custos e aos registos de ativos.
Se os dados mestre financeiros não permitirem esse mapeamento de forma clara, as equipas responsáveis pelos relatórios de sustentabilidade acabam por ter de realizar um trabalho manual de conciliação, o que gera custos operacionais e aumenta o risco de auditoria.
O Futuro do MDM Financeiro: IA, nuvem e o que já é realmente utilizável neste momento
Neste momento, há muito entusiasmo em torno deste tema. Parte desse entusiasmo é justificado. Mas é importante distinguir claramente em que aspetos a IA traz melhorias reais e em que aspetos a narrativa se antecipa à realidade prática.
Uma análise detalhada de Como a IA está a transformar a gestão de dados mestres Na prática, vale a pena ler este artigo juntamente com a visão geral que se segue.
Limpeza automatizada de dados
A IA deteta registos duplicados, campos em falta, grafias inconsistentes e informações desatualizadas, e corrige-os cada vez mais automaticamente. O sistema aprende padrões e melhora com o tempo.
Detecção de duplicados mais inteligente
Os algoritmos de correspondência probabilística identificam duplicados nos casos em que pequenas variações no nome ou na morada poderiam induzir em erro os sistemas baseados em regras. Os modelos de aprendizagem automática mais recentes são mais precisos e requerem muito menos configuração manual de regras.
Alertas preditivos de anomalias
A IA identifica registos invulgares, tais como alterações repentinas nas contas bancárias dos fornecedores, atribuições questionáveis a centros de custo e atualizações atípicas nos registos dos colaboradores, antes de se tornarem problemas de conformidade ou discrepâncias financeiras.
Limpar a proveniência dos dados
O acompanhamento da origem dos dados, de quem os modificou e da forma como circularam entre os sistemas passa a ser automatizado. Os auditores obtêm a transparência de que necessitam; as equipas financeiras ficam tranquilas.
Modelos globais baseados na nuvem
Os ERP na nuvem, como o SAP S/4HANA Cloud e o Oracle Fusion Cloud, permitem a existência de um único modelo centralizado de dados mestre em todos os países. Qualquer alteração nas contas ou nos perfis dos fornecedores é atualizada instantaneamente em todos os locais.
Dados como Serviço (DaaS)
Os fornecedores externos de DaaS disponibilizam automaticamente dados de referência financeira fiáveis e verificados (taxas de câmbio, tabelas fiscais, códigos regulamentares). Em vez de atualizações diárias manuais, os dados são recebidos e aplicados automaticamente.
O aspeto em que a narrativa sobre a IA é exagerada é a automatização da governação. A IA pode assinalar problemas de qualidade, sugerir classificações e identificar registos que necessitam de revisão.
No entanto, a decisão sobre se um determinado registo de fornecedor é legítimo, ou se a criação de um novo centro de custos faz sentido do ponto de vista estrutural, continua a exigir o julgamento humano e a responsabilização organizacional. Automatizar esse julgamento não resolve o problema da governação. Apenas o obscurece.
Perguntas Frequentes (FAQ)
O que é a gestão de dados mestre financeiros?
A Gestão de Dados Mestres Financeiros consiste na prática de definir, organizar e manter os dados de referência financeiros essenciais dos quais todas as atividades financeiras dependem, incluindo o plano de contas, os centros de custo e de lucro, as entidades jurídicas, as moedas, os calendários fiscais, as hierarquias de fornecedores e clientes e as estruturas de produtos. Ao contrário dos dados transacionais, os dados mestres são estáveis e fundamentais. Quando são precisos e bem geridos, os relatórios financeiros são consistentes e fiáveis. Quando não o são, os erros propagam-se por todos os sistemas e processos que deles dependem.
Qual é a diferença entre o MDM Financeiro e a Governação de Dados?
O MDM Financeiro estabelece a estrutura e as normas para os dados mestre financeiros: o aspeto dos registos, a forma como estão organizados e os atributos que contêm. A governança de dados é o quadro operacional que mantém essa estrutura saudável ao longo do tempo, definindo quem é o responsável por cada domínio de dados, quais os fluxos de trabalho de aprovação que regem as alterações, como a qualidade é monitorizada e como a conformidade é mantida. O MDM sem governança deteriora-se. A governança sem MDM não tem nada de consistente para governar. Ambos são necessários.
Quais são os principais componentes dos dados mestre financeiros?
Os componentes principais incluem: Plano de Contas (estrutura de contas do Razão), Centros de Custos e Centros de Lucro (acompanhamento de despesas e rentabilidade), Entidades jurídicas e unidades de negócio (estrutura organizacional para consolidação), moedas e taxas de câmbio, calendários fiscais, dados mestre de fornecedores, dados mestre de clientes, dados mestre de produtos e materiais, dados mestre de equipamentos e ativos, e dados mestre de colaboradores. Cada domínio está interligado com as finanças e cada um requer a sua própria abordagem de governação.
Quanto custa a má qualidade dos dados no setor financeiro?
A Gartner estima que A má qualidade dos dados custa às organizações, em média, $12,9 milhões por ano. No caso das multinacionais, esse valor aumenta quando se incluem as sanções regulamentares, as reexpressões de resultados e as medidas corretivas decorrentes da auditoria. Inquérito Global aos Diretores Financeiros da KPMG de 2022 A pesquisa revelou que 67% dos responsáveis financeiros apontam a inconsistência dos dados como um dos principais obstáculos à elaboração atempada de relatórios. Estudo da BlackLine de 2023 Verificou-se que os problemas de reconciliação de dados acrescentam, em média, 3,1 dias ao ciclo mensal de encerramento financeiro. Os problemas relacionados com o ficheiro mestre de fornecedores, em particular, estão na origem de taxas de pagamentos duplicados que variam entre 0,1 e 0,51 TP3T do total de despesas (IFMA), o que equivale a $1–5 milhões numa base de despesas de $1 mil milhões.
Que plataformas são utilizadas para a gestão de dados mestre financeiros?
Entre as principais plataformas contam-se o SAP Master Data Governance (MDG), o Oracle Data Relationship Management (DRM), o Informatica MDM, o Verdantis MDM Suite e o IBM InfoSphere. O SAP MDG apresenta uma vantagem natural em ambientes centrados na SAP. A Informatica tende a destacar-se em ambientes complexos com vários sistemas ERP. A escolha certa depende da sua presença de ERP, da complexidade organizacional e da estratégia global de nuvem. (Fonte: Quadrante Mágico da Gartner para Soluções de Gestão de Dados de Referência, 2023)
De que forma a IA melhora a gestão dos dados mestre financeiros?
A IA melhora a gestão de dados mestres (MDM) na área financeira através de: limpeza automatizada de dados (detetando duplicados, campos em falta e inconsistências sem intervenção manual), deteção probabilística mais inteligente de duplicados (identificando variações que os sistemas baseados em regras não detetam), alertas preditivos de anomalias (assinalando alterações suspeitas, como atualizações repentinas das contas bancárias dos fornecedores), classificação automatizada de dados entre sistemas, um registo de auditoria claro para análises de conformidade e painéis de controlo de qualidade contínuos, disponíveis 24 horas por dia, 7 dias por semana. A IA reforça a boa governação. Não substitui a necessidade de responsabilidade e prestação de contas por parte dos seres humanos.
