As despesas com operações, manutenção e reparações (MRO) fazem parte da «cauda longa» das aquisições. Trata-se de um processo com um elevado número de transações, disperso, descentralizado e, historicamente, pouco otimizado.
O número médio de fornecedores de MRO utilizados pelas organizações aumentou, tendo a proporção das que recorrem a mais de 250 fornecedores subido de 6 % para 15 % em inquéritos recentes sobre aquisições indiretas. (Fonte: RS Online)
Este desalinhamento traduz-se num problema estrutural. Quando aplicadas à área de MRO, as técnicas tradicionais de aprovisionamento estratégico, concebidas para categorias de elevado valor e baixa complexidade, revelam-se insuficientes, dando origem a problemas como custos de inventário inflacionados, variações de preço ocultas e riscos excessivos de tempo de inatividade.
Uma visão geral técnica das despesas típicas relacionadas com a manutenção, reparação e revisão (MRO)
Para as empresas com um elevado volume de ativos, os custos de manutenção, reparação e operações (MRO) são essenciais, uma vez que garantem a disponibilidade dos equipamentos, a continuidade das atividades e o cumprimento das normas de segurança.
Em muitas instalações, as despesas com a manutenção, por si só, representam uma parte significativa do orçamento de funcionamento.
De acordo com estudos do setor, entre 5 e 20 por cento do orçamento operacional anual de uma instalação é gasto em atividades de manutenção.
Em alguns setores que envolvem maquinaria pesada e ativos críticos, esta proporção aumenta ainda mais, refletindo os custos associados à manutenção do funcionamento fiável de ativos complexos.
No ambiente de alto risco das indústrias com grande concentração de ativos, a distinção entre “«Despesas com MRO» e “«Custo de MRO» é, muitas vezes, a linha que separa uma empresa que se limita a sobreviver de outra que está a gerar rentabilidade sustentável.
Enquanto as equipas de compras comemoram frequentemente as reduções nas «despesas», as equipas operacionais são que têm de lidar com as consequências em termos de «custos».
Para alcançar a verdadeira excelência operacional, as organizações têm de deixar de encarar o MRO apenas como um processo de aquisição transacional.
Uma abordagem mais eficaz consiste em analisar as categorias de despesas de MRO, compreendendo como os recursos são distribuídos entre equipamentos, consumíveis, ferramentas e serviços.
Ao analisar as despesas a este nível, as empresas podem identificar oportunidades de otimização, dar prioridade aos ativos críticos e desenvolver um quadro estratégico que concilie fiabilidade, eficiência e rentabilidade.
Peças sobressalentes e componentes
Em setores com elevada intensidade de ativos, como o do petróleo e do gás, a mineração, a produção de energia e a indústria pesada, as peças sobressalentes e os componentes representam a parte mais intensiva em capital das despesas com manutenção, reparação e operações (MRO), incluindo itens elétricos essenciais, como relés, motores e sensores, bem como componentes mecânicos, como bombas, rolamentos e engrenagens.
A par das peças sobressalentes, as ferramentas e o equipamento de diagnóstico são elementos essenciais para a execução da manutenção e são normalmente enquadrados na mesma categoria de MRO, partilhando orçamentos, armazéns e processos de aquisição.
De acordo com as notícias, em todos os setores industriais, as despesas com MRO, incluindo peças sobressalentes e serviços, variam normalmente entre 0,5 % e 4,5 % das receitas anuais, o que realça o seu impacto significativo nos custos operacionais globais.
Em ambientes como plataformas offshore e instalações petroquímicas, a elevada complexidade dos equipamentos, as condições de funcionamento adversas e o acesso limitado aos ativos resultam numa utilização frequente de peças e numa forte dependência tanto de peças sobressalentes como de ferramentas especializadas.
As atividades de manutenção não podem prosseguir sem a combinação correta de materiais, ferramentas calibradas e equipamento de diagnóstico, pelo que a disponibilidade nestas três dimensões é fundamental.
O consumo de peças sobressalentes é determinado por uma combinação de:
- Atividades de manutenção preventiva planeadas,
- Reparações corretivas,
- Avarias no equipamento, e
- Paragens em grande escala durante as mudanças de estação.
Por exemplo, as avarias em equipamentos rotativos críticos exigem frequentemente a substituição imediata de rolamentos, vedantes, bombas ou válvulas, o que conduz a picos repentinos nas despesas num curto espaço de tempo.
Apesar desta importância, os custos nesta categoria tendem frequentemente a aumentar devido à má ficha de material e a gestão de dados relativos a peças sobressalentes.
É comum que componentes idênticos sejam registados com várias descrições, abreviaturas ou SKUs específicas de cada fornecedor nos sistemas ERP.
Um único rolamento pode apresentar-se como «Rolamento de esferas 6205», «6205-ZZ», ou um número de referência do fornecedor em diferentes fábricas e em diferentes ativos.
Esta fragmentação de dados impede uma agregação precisa da procura, obscurece os níveis reais de stock e resulta na aquisição paralela do mesmo artigo em diferentes locais.
Outro fator que contribui para esta falta de visibilidade são as listas de materiais (BOM) incompletas ou imprecisas ao nível dos ativos.
Quando as listas de materiais não estão alinhadas com o mestre de materiais, os responsáveis pelo planeamento da manutenção não conseguem identificar com fiabilidade quais as peças que são realmente necessárias para determinados ativos ou tarefas de manutenção.
Consequentemente, as peças sobressalentes são armazenadas com base na experiência ou no risco percebido, em vez de nas necessidades reais dos ativos.
Eis como o nosso agente de IA ajuda a manter listas de materiais (BOM) precisas:
Para compensar esta falta de visibilidade e a incerteza quanto à disponibilidade, as organizações tendem a acumular um excesso de peças sobressalentes.
Estudos do setor indicam que até 90 por cento do stock de peças sobressalentes pode permanecer sem utilização durante mais de um ano, o que reflete níveis de stock de segurança determinados por lacunas nos dados e não pela procura real.
À medida que o stock se acumula, o impacto financeiro aumenta devido aos custos de manutenção anuais, que representam entre 20 % e 30 % do valor do stock e incluem armazenamento, manuseamento, seguros, custos de capital e obsolescência.
Por exemplo, uma empresa do setor energético com um stock de peças sobressalentes no valor de $2 milhões pode incorrer em custos de manutenção de stock entre $400 000 e $600 000 por ano, antes mesmo de essas peças serem utilizadas.
É possível evitar o excesso de stock de artigos pouco utilizados, garantindo simultaneamente a disponibilidade de peças sobressalentes essenciais, através das seguintes medidas:
- Elimine SKUs redundantes ou obsoletas utilizando o acompanhamento da última utilização e do ciclo de vida no EAM/CMMS.
- A implementação de métodos adequados de classificação de peças sobressalentes, (abordado neste artigo), tipo, uma análise ABC ou XYZ para estabelecer prioridades no abastecimento e na reposição de stock.
- Avaliar o importância das peças sobressalentes, através de vários métodos, e aplicando classificação de criticidade com base no impacto nos ativos, no risco de falha e no prazo de substituição.
O índice de criticidade é normalmente calculado da seguinte forma: Impacto × Probabilidade de falha × Fator de prazo de entrega. Cada fator é pontuado numa escala fixa, normalmente de 1 a 5. Por exemplo,
| Resultado | Impacto (Efeito nos negócios) | Probabilidade de falha | Prazo de entrega |
|---|---|---|---|
| 1 | Sem impacto na produção | Raro | < 1 semana |
| 3 | Perda parcial de produção | Ocasional | 1 a 4 semanas |
| 5 | Paragem total ou risco de segurança | Frequente |
Da mesma forma, para um vedação mecânica utilizada numa bomba de alimentação principal numa refinaria de petróleo, a avaliação seria a seguinte:
| Fator | Resultado | Motivo |
|---|---|---|
| Impacto | 5 | Avaria na bomba interrompe o abastecimento de crude |
| Probabilidade de falha | 3 | A vedação degrada-se sob alta pressão |
| Prazo de entrega | 4 | Peça personalizada, 8 a 10 semanas |
Quando um componente de elevada criticidade fica indisponível, verifica-se uma paragem não planeada. Nas indústrias pesadas, essas paragens podem custar entre dezenas de milhares e vários milhões de dólares por dia, dependendo do rendimento da produção, das obrigações contratuais e da complexidade do reinício.
Estas perdas não se devem ao preço unitário da própria peça sobressalente, mas sim à falta de coerência entre a criticidade dos ativos, a execução da manutenção e a estratégia relativa às peças sobressalentes.
Consumíveis e materiais de manutenção
Os consumíveis, tais como lubrificantes, filtros, elementos de fixação, varetas de soldadura e produtos químicos de limpeza, são utilizados continuamente durante a execução da manutenção.
Embora os itens individuais tenham um valor reduzido, as despesas acumuladas tornam-se substanciais em grandes instalações que funcionam 24 horas por dia.
Na prática, os consumíveis são frequentemente adquiridos de forma descentralizada, sendo que os técnicos de manutenção, os supervisores das instalações e os diferentes turnos encomendam os artigos de forma independente.
Este comportamento de compra fragmentado aumenta o volume de transações e leva a compras de emergência e fora do catálogo a preços mais elevados.
Observações do setor indicam que a aquisição de última hora de consumíveis essenciais, como filtros, pode custar duas a três vezes mais do que as compras planeadas, especialmente quando estão envolvidos frete urgente e preços mais elevados praticados pelos fornecedores.
O aumento dos custos é ainda mais impulsionado pela visibilidade limitada da utilização dos consumíveis. Os materiais são frequentemente distribuídos sem que haja um acompanhamento sistemático em relação aos ativos, aos tipos de trabalho ou às atividades de manutenção.
A gestão deficiente das ordens de trabalho agrava ainda mais este problema. Entre diferentes tipos de ordens de trabalho, os materiais são frequentemente subestimados ou registados de forma incorreta.
Isto rompe a ligação entre as atividades de manutenção e o consumo efetivo, limitando a capacidade da organização para analisar padrões de procura, prever necessidades e controlar as despesas com consumíveis.
Outro fator que contribui significativamente é a aquisição não autorizada, em que os consumíveis são adquiridos localmente fora dos acordos com fornecedores aprovados, devido à urgência ou à conveniência.
Estas compras implicam, normalmente, um acréscimo de 20 a 30 por cento no preço, incluem custos de envio expresso e contornam as estruturas de preços negociadas, o que enfraquece a posição de negociação dos fornecedores e aumenta os custos unitários médios ao longo do tempo.
Os fatores externos também influenciam as despesas com consumíveis. As perturbações nas cadeias de abastecimento globais, incluindo restrições nas rotas marítimas e atrasos logísticos, aumentaram os prazos de entrega de artigos essenciais de manutenção, reparação e operações (MRO). De acordo com estudos,
As organizações são frequentemente obrigadas a pagar um acréscimo de 30 a 50 por cento no preço para acelerar o fornecimento de consumíveis essenciais, a fim de manter a continuidade da produção
Do ponto de vista dos dados e da classificação, os consumíveis são frequentemente tratados como artigos de stock genéricos, com um nível mínimo de normalização.
Esta falta de consistência nas descrições dos artigos impede a agregação da procura entre os diferentes locais e oculta o facto de que, de acordo com o princípio de Pareto, um número relativamente pequeno de famílias de consumíveis, tais como lubrificantes industriais e produtos de filtração, representa normalmente a maior parte das despesas.
Uma vez que os consumíveis também fazem parte da «cauda longa» dos inventários de MRO, esta fragmentação aumenta os custos administrativos das transações e inflaciona os custos de manutenção de inventário quando não é gerida de forma centralizada.
Despesas de investimento (Capex)
Os custos de CAPEX e MRO são determinados principalmente por ativos fixos de elevado valor, incluindo maquinaria industrial, equipamento de linhas de produção, veículos pesados e outras infraestruturas com elevada intensidade de capital.
Embora estes custos sejam capitalizados em vez de serem imediatamente contabilizados como despesas, as avarias ou o desempenho abaixo do ideal destes ativos podem perturbar significativamente as operações, reduzir a utilização dos ativos e aumentar o custo total de propriedade.
Períodos de inatividade prolongados ou avarias graves no equipamento podem ter efeitos em cadeia, incluindo atrasos nos calendários de produção, redução da produtividade e possíveis penalizações contratuais.
Um dos principais fatores que contribuem para o aumento das despesas de CAPEX e MRO é a manutenção reativa ou adiada. Quando os ativos fixos não são integrados em programas de manutenção sistemáticos, monitorização preditiva ou avaliações baseadas no estado, ocorrem falhas não planeadas.
Análises do setor demonstrar que
Nos setores do petróleo e gás e petroquímico, a remodelação ou revisão de equipamentos rotativos (bombas, compressores, turbinas) pode custar entre 25 e 40% do valor original do ativo, sendo que estas intervenções ocorrem frequentemente a cada 3 a 5 anos.
As intervenções de emergência, tais como a substituição do rotor de uma turbina, a adaptação de braços robóticos ou melhorias estruturais em grande escala, exigem mão-de-obra acelerada, apoio especializado de fornecedores e componentes de elevado custo, ultrapassando frequentemente em várias vezes os custos das intervenções previamente planeadas.
Além disso, as despesas de CAPEX e MRO estão frequentemente dispersas por várias instalações ou unidades de negócio, com uma supervisão centralizada limitada.
Esta fragmentação dificulta a identificação de tendências recorrentes de avarias, a normalização dos protocolos de manutenção ou a consolidação de contratos de assistência com fabricantes de equipamento original (OEM) e fornecedores especializados.
Além disso, um planeamento de capital inconsistente pode levar à sobreposição de intervenções, à subutilização da vida útil dos ativos e a uma alocação ineficiente dos planos de amortização, afetando assim indicadores financeiros fundamentais, como o ROCE, o EBITDA e o TCO.
A economia da propriedade de ativos é cada vez mais determinada por intensidade da manutenção do equipamento a longo prazo em vez do custo de capital inicial.
A otimização do CAPEX MRO requer a integração da manutenção preditiva, de sistemas de monitorização digital e de um planeamento estruturado do capital.
Ao alinhar as atividades de manutenção, reparação e revisão (MRO) com a criticidade dos ativos, os calendários operacionais e as estratégias de amortização a longo prazo, as organizações podem reduzir os tempos de inatividade não planeados, prolongar a vida útil dos ativos e obter retornos financeiros mensuráveis do investimento de capital.
A tabela abaixo ilustra as reduções nos custos de manutenção, nas avarias não planeadas e no tempo de inatividade, demonstrando o valor das estratégias proativas de MRO relacionadas com o CAPEX.
(Fontes: Análise de Números, Oxmaint, MoldStud)
| Indústria | Poupanças nos custos de manutenção / Retorno do investimento (ROI) | Tempo de inatividade / Impacto na eficiência |
|---|---|---|
| Produção | 8–12%: redução dos custos de manutenção em comparação com as abordagens tradicionais | O modelo até 20–50% reduziu o tempo de inatividade não planeado; foram registadas melhorias na OEE |
| Aeroespacial | ~Poupança nos custos de manutenção do 10% graças a estratégias preditivas | Redução dos atrasos e maior fiabilidade (por exemplo, programas específicos dos fabricantes de equipamento original) |
| Automóvel | ~9% poupança nos custos de manutenção | Exemplo: redução do tempo de inatividade de 35% e poupanças nas instalações de ~$1M relatadas em estudos de caso |
| Energia / Serviços Públicos | ~12–30%: redução de custos e maior tempo de atividade | A monitorização preditiva permite uma redução dos custos de manutenção de cerca de 40% e uma disponibilidade superior a 99% em casos reais no terreno |
| Transportes / Aviação | Grandes poupanças absolutas (por exemplo, $95 B a nível do setor) | As companhias aéreas registam uma redução dos custos de manutenção de cerca de 25–40% graças à análise preditiva |
| Cuidados de saúde / Equipamento médico | Melhorar o tempo de atividade e reduzir as falhas | Aumento da disponibilidade de aparelhos de ressonância magnética e de dispositivos essenciais (por exemplo, o 40% reduziu o tempo de inatividade nos estudos) |
| Mineração e Recursos | Ganhos anuais substanciais (por exemplo, ~$38 B) | Maior durabilidade do equipamento e continuidade da produção |
Manutenção de infraestruturas
Os custos de manutenção, reparação e operações (MRO) das instalações e dos serviços públicos são determinados pelos sistemas de climatização, pela infraestrutura elétrica, pelo sistema de canalização e pela manutenção do edifício.
Embora estes custos sejam frequentemente considerados secundários em relação ao equipamento de produção, as avarias nos ativos das instalações podem perturbar as operações e comprometer a segurança.
Um fator comum que contribui para os custos elevados nesta categoria é a manutenção reativa resultante do adiamento da manutenção preventiva. Quando os ativos das instalações não são incluídos de forma sistemática no planeamento da manutenção e nos programas de monitorização do estado, ocorrem avarias inesperadas.
As reparações de emergência exigem, portanto, mão-de-obra e materiais com prazos de entrega mais curtos, o que implica custos significativamente mais elevados do que as atividades de manutenção planeadas.
Além disso, as despesas com manutenção, reparação e revisão (MRO) das instalações estão frequentemente dispersas por vários centros de custo, com uma supervisão analítica limitada, o que dificulta a identificação de padrões recorrentes de avarias ou a consolidação de contratos de assistência entre as diferentes instalações.
Segurança e Equipamento de Proteção Individual
A despesa com EPI é obrigatória nos setores regulamentados, mas os custos aumentam devido à falta de normalização e à fragmentação da rede de fornecedores.
É frequente que diferentes locais especifiquem marcas ou categorias diferentes de EPI para funções semelhantes, em função das preferências locais e não de normas centralizadas.
Esta fragmentação impede a agregação de volumes e conduz a preços inconsistentes. Embora os artigos de EPI tenham um valor baixo individualmente, o custo acumulado quando se trata de forças de trabalho numerosas é significativo.
Além disso, um acompanhamento deficiente dos ciclos de emissão e substituição pode resultar tanto num excesso de emissões como em situações de escassez, o que acarreta riscos operacionais e de conformidade.
O próximo passo consiste em analisar a forma como estas despesas são registadas e geridas nos diferentes centros de custo.
A atribuição das despesas com MRO aos centros de custos adequados, tais como linhas de produção, departamentos de manutenção ou instalações específicas, proporciona visibilidade sobre onde os recursos são consumidos, destaca áreas de ineficiência e permite uma elaboração de orçamentos e um acompanhamento do desempenho mais precisos.
Compreender a relação entre as categorias de despesas e os centros de custo é essencial para as organizações que pretendem otimizar tanto a fiabilidade operacional como o desempenho financeiro.
Custos intangíveis de MRO
Para além das peças e materiais físicos, a MRO (Manutenção, Reparação e Operações) envolve também custos intangíveis. Estes custos têm um efeito direto na fiabilidade dos ativos, na eficiência das operações e na gestão dos custos a longo prazo.
Áreas intangíveis, como os Serviços Técnicos e a Infraestrutura Digital, são importantes. Ajudam as organizações a manter os seus ativos físicos e também contribuem para uma melhor tomada de decisões estratégicas.
Serviços Técnicos:
Os serviços técnicos abrangem a mão-de-obra especializada e os conhecimentos técnicos necessários para a manutenção, reparação e otimização dos ativos.
Estes serviços são frequentemente prestados por prestadores de serviços externos, fabricantes de equipamento original (OEM) ou especialistas internos e são essenciais para minimizar o tempo de inatividade e maximizar a fiabilidade dos ativos.
Componentes-chave dos serviços técnicos:
- Engenharia e Consultoria em Fiabilidade: Os especialistas oferecem orientações sobre gestão de ativos, análise de falhas e estratégias preventivas para evitar avarias.
- Inspeções e Diagnósticos: As verificações de rotina e baseadas no estado, como a análise de vibrações, a termografia e a análise de óleo, identificam sinais precoces de avaria, a fim de evitar paragens não planeadas.
- Serviços no terreno e apoio à manutenção: Assistência técnica a pedido para reparações complexas, incluindo revisões de turbinas ou diagnósticos de automação. A assistência remota através de telemetria e da tecnologia de gémeo digital também é comum.
- Programas de manutenção preditiva: Ao tirar partido dos dados provenientes de sensores e ferramentas de diagnóstico, a manutenção preditiva reduz os tempos de inatividade não planeados.
- Execução da manutenção preventiva: Inspeções, substituições e calibrações programadas. A manutenção excessiva ou planos mal otimizados aumentam os custos com mão-de-obra e peças, sem que haja ganhos proporcionais em termos de fiabilidade.
A seguir, apresenta-se uma tabela que ilustra como as diferentes estratégias de manutenção afetam as despesas com MRO: (Fontes: Empilhador, Logicline, e OSTI)
| Tipo de manutenção | Impacto nos custos | Impacto do tempo de inatividade |
|---|---|---|
| Reativo | Custo a longo prazo 2 a 4 vezes superior | Elevado, devido a reparações de emergência |
| Preventivo | Custos recorrentes moderados | Menos do que reativo |
| Preditivo | 15–25%: redução de custos vs. abordagem reativa | Redução do tempo de inatividade do 30–50% |
Estes serviços técnicos representam uma parte significativa do custo total de manutenção, reparação e revisão (MRO), especialmente em setores como a indústria transformadora, a energia, o petróleo e o gás e os serviços públicos, onde as avarias nos equipamentos têm um impacto direto na segurança, na produção e no cumprimento da regulamentação.
Referência do setor demonstrar que
Num caso em que a manutenção preditiva foi implementada em várias instalações do setor alimentar e de bebidas, as poupanças documentadas decorrentes da redução das horas de inatividade ultrapassaram os $28,9 milhões, tendo sido evitadas quase 3 000 horas de inatividade graças à análise de dados e à monitorização do estado das instalações.
Infraestrutura digital para MRO (EAM/CMMS)
Infraestrutura digital, incluindo a Gestão de Ativos Empresariais (EAM), os Sistemas Informatizados de Gestão de Manutenção (CMMS) e as ferramentas de gestão de inventário, Soluções de software de MDM, bem como as plataformas de análise de despesas, tornou-se indispensável para uma gestão eficaz de MRO.
Estas ferramentas ajudam as organizações a gerir todo o ciclo de vida dos ativos, através do acompanhamento de:
-
Condição física de equipamento
-
Histórico de manutenção e horários de atendimento
-
Custos ao longo do ciclo de vida incluindo despesas com MRO, tanto tangíveis como intangíveis
Principais fatores que influenciam os custos:
- Licenciamento de software e proliferação de plataformas: É frequente que várias fábricas ou unidades de negócio utilizem diferentes instâncias de EAM ou CMMS.
- Lacunas na integração de sistemas: Os sistemas de EAM, inventário, aprovisionamento e finanças que não estão interligados impedem um alinhamento preciso entre a procura de manutenção e a disponibilidade de material, o que leva à adoção de soluções alternativas manuais e a atrasos na execução da manutenção.
- Complexidade dos dados mestre das peças sobressalentes: Uma má gestão dos dados resulta na existência de números de peça duplicados, descrições inconsistentes e artigos obsoletos que permanecem ativos nos sistemas.
As peças sobressalentes idênticas podem ser armazenadas com códigos de identificação diferentes nas várias instalações, o que inflaciona os níveis de stock sem, no entanto, garantir a disponibilidade.
O impacto a jusante inclui custos mais elevados com armazenamento, seguros, manuseamento e capital imobilizado em existências em excesso.
Eis como o nosso agente de IA ajuda a identificar as peças sobressalentes obsoletas e ajuda a identificar peças e fornecedores alternativos:
- Inconsistência de dados entre sites:A falta de dados padronizados impede um reequilíbrio eficaz das peças sobressalentes e a consolidação de fornecedores, o que aumenta os custos logísticos e de expedição.
- Análise, gestão de dados e facilitação da mudança: As ferramentas de manutenção preditiva requerem dados precisos sobre peças sobressalentes (métodos abordados neste artigo), governação e formação; uma fraca adoção transforma os investimentos estratégicos em encargos financeiros.
Por que razão as empresas precisam de analisar as suas despesas com MRO?
A análise das despesas com MRO é essencial para as empresas que operam em ambientes com grande concentração de ativos, uma vez que os custos com MRO são altamente fragmentados, críticos do ponto de vista operacional e estão diretamente ligados à fiabilidade dos ativos.
Sem uma análise estruturada, a MRO continua a ser reativa, com custos pouco transparentes e difícil de controlar.
A seguir, apresentam-se as principais razões técnicas pelas quais as empresas necessitam de uma análise das despesas com MRO:
Otimização de custos através de análises baseadas em dados
O inventário de MRO representa frequentemente um custo oculto significativo nas operações de fabrico ou industriais. A análise dos dados de MRO pode revelar:
1. Artigos de elevado consumo: Por exemplo, 80% do consumo de manutenção pode provir de artigos de rotação rápida, como rolamentos de esferas, enquanto 20% provém de peças de rotação mais lenta, como válvulas.
Saber isto permite às empresas:
-
- Mantenha um stock em grande quantidade para os artigos de maior consumo.
- Evite acumular em excesso peças com pouca procura.
2. Eficiência nas aquisições: Com base em dados históricos de utilização, as empresas podem negociar melhores contratos, recorrer a compras em grande escala e definir estratégias eficazes Estratégias de aquisição de MRO que reduzem os custos unitários e promovem melhorias no desempenho dos fornecedores.
Exemplo: Uma fábrica de montagem de automóveis pode controlar milhares de referências de MRO. Os dados podem revelar que 80% das avarias nas máquinas são causadas por rolamentos gastos, o que leva a empresa a padronizar os fornecedores e a gerir o stock de forma mais eficiente.
Eficiência operacional e manutenção preditiva
A análise de MRO não se resume apenas ao acompanhamento do inventário; trata-se de manter as máquinas em funcionamento. Através da análise dos registos de manutenção, dos dados dos sensores e do histórico de substituição de peças:
- As empresas podem antecipar as falhas, em vez de reagirem a elas.
- Os planos de manutenção podem ser otimizados para reduzir o tempo de inatividade.
Exemplo: Um compressor de ar industrial pode ter sensores que medem a vibração e a temperatura.
A análise dos dados históricos de manutenção, reparação e revisão (MRO) revela que os rolamentos se desgastam após 3 000 horas de funcionamento. A empresa pode programar a substituição preventiva dos rolamentos, evitando paragens inesperadas na produção.
Gestão do ciclo de vida dos ativos
Os dados de MRO permitem tomar decisões fundamentadas sobre a longevidade e a substituição dos ativos:
- Acompanhar a utilização e o histórico de substituições ajuda a determinar quando uma máquina se aproxima do fim da sua vida útil.
- A análise dos padrões de consumo de MRO em todos os ativos permite identificar máquinas que exigem muita manutenção e cuja exploração pode revelar-se pouco rentável.
Exemplo: Se uma fábrica de produtos químicos verificar que certas bombas necessitam de substituição das válvulas a cada 6 meses, enquanto outras duram 2 anos, pode dar prioridade às melhorias nas bombas que exigem mais manutenção.
Categorização de dados e controlo de inventário
Uma análise eficaz de MRO depende em grande medida da gestão estruturada de dados e categorização de peças na MRO. Ao organizar sistematicamente peças, ferramentas e consumíveis, as organizações podem melhorar o controlo de inventário, reduzir custos e otimizar as operações de manutenção.
As peças são frequentemente classificadas de acordo com a frequência de consumo, a importância crítica, o custo, o prazo de entrega e a função. Entre as várias abordagens (abordado neste artigo), Um método comum é a análise ABC:
-
Itens A: Artigos de elevado valor ou de elevado consumo (por exemplo, rolamentos de esferas, motores elétricos)
-
Itens B: Artigos de consumo moderado ou de baixo valor (por exemplo, correias, filtros, válvulas)
-
Itens C: Artigos de baixo consumo e baixo valor (por exemplo, juntas, elementos de fixação)
Outros critérios de classificação podem incluir:
-
Nível de gravidade: Peças essenciais para a segurança ou a continuidade da produção (por exemplo, vedantes de bombas, válvulas de segurança)
-
Prazo de entrega: Artigos com prazos de entrega longos que exigem planeamento antecipado (por exemplo, rolamentos especiais)
-
Fase do ciclo de vida: Peças que se aproximam do fim da vida útil ou dos ciclos de substituição (por exemplo, módulos de controlo antigos)
Por exemplo:
Numa empresa do setor do petróleo e do gás, a classificação ABC de mais de 4 200 peças sobressalentes revelou que uma pequena percentagem de peças (7%) representava uma grande parte (74%) do valor do inventário.
Ao concentrar o controlo e a previsão nestas peças de elevado valor, a empresa conseguiu reduzir o investimento médio em stock e melhorar os níveis de serviço, demonstrando como a categorização das peças promove poupanças de custos e eficiência operacional. (Fonte: Biblioteca da Sabedoria).
Tomada de decisões estratégicas através da análise de dados
Com dados de MRO corretos, as empresas podem tomar decisões estratégicas:
- Identifique quais as máquinas ou peças que estão a gerar custos.
- Avaliar o retorno sobre o investimento (ROI) dos programas de manutenção em comparação com a substituição de ativos.
- Avaliação do desempenho em relação aos padrões do setor.
Exemplo: A análise poderá revelar que a manutenção preventiva dos rolamentos de esferas sujeitos a utilização intensiva reduz o tempo de inatividade em 30%, o que justifica um investimento em rolamentos de melhor qualidade ou em sensores preditivos.
Otimização de fornecedores e contratos
Os preços dos serviços e das peças sobressalentes variam frequentemente de forma significativa entre diferentes locais e fornecedores. A análise de despesas ajuda a:
- Identificar bases de fornecedores fragmentadas
- Comparar tarifas de serviços e preços de peças
- Racionalizar o aprovisionamento junto do fabricante original (OEM) em comparação com o aprovisionamento junto de terceiros
Isto permite uma melhor estruturação dos contratos e um controlo dos custos a longo prazo.
Exemplo: A racionalização dos fornecedores OEM e de terceiros no que diz respeito a peças sobressalentes críticas permitiu reduzir os custos de manutenção em 8–10% por ano, mantendo simultaneamente a fiabilidade operacional.
Previsibilidade orçamental e redução do risco
A manutenção não planeada é uma das principais fontes de volatilidade dos custos. Análise de MRO:
- Melhora a precisão das previsões
- Reduz as compras de emergência e os custos com serviços premium
- Reforça o planeamento e a orçamentação da manutenção
A associação das despesas com MRO aos modos de falha permite às empresas distinguir entre manutenção planeada e não planeada, melhorando a manutenção centrada na fiabilidade (RCM) e a eficácia global do equipamento (OEE).
Desafios na gestão das despesas com MRO
1. A natureza não estruturada dos dados de MRO:
Ao contrário dos materiais diretos, os dados de MRO raramente cumprem as normas relativas a dados mestre limpos.
Entre os problemas mais comuns contam-se:
- Descrições de itens de linha em texto livre
- Convenções de nomenclatura localizadas ao nível do local
- Números de referência dos fabricantes (OEM) misturados com SKUs dos distribuidores
- Variação linguística e de abreviaturas
- Unidades de medida inconsistentes (EA vs. BOX vs. SET)
Por exemplo: Uma peça física com diferentes denominações, tais como «Rolamento de esferas 6205-2Z», «Rolamento 6205 ZZ», «SKF 6205ZZ» e «BRG-6205-2Z»
Eis como o Harmonize da Verdantis ajuda as empresas a normalizar os seus dados de MRO através de taxonomias globais e personalizadas, em todas as instalações, proporcionando às suas equipas uma visibilidade e um controlo claros sobre o inventário e as despesas.
2. Fragmentação do ERP e duplicação de SKUs:
As grandes organizações industriais operam frequentemente:
- Vários sistemas ERP (SAP ECC, S/4HANA, Oracle, Maximo, Infor)
- Fichas de material ao nível do local
- Sistemas CMMS/EAM independentes
Isto dá origem a problemas como a duplicação de SKUs entre fábricas, atribuições inconsistentes de grupos de materiais e a ausência de um mapeamento global de equivalências de peças.
Sem um ficheiro mestre de artigos harmonizado, a visibilidade das despesas fica fundamentalmente distorcida.
3. Falta de normas de classificação:
Os dados de MRO sofrem frequentemente da falta de normas de classificação consistentes. Embora duas taxonomias globais, a UNSPSC e a eClass, sejam amplamente reconhecidas, na prática muitos itens de MRO ou não são classificados de todo, ou são categorizados apenas a níveis muito elevados (Nível 1 ou 2).
Essas classificações gerais são insuficientes para decisões detalhadas sobre a origem dos dados ou para análises de fiabilidade.
Por exemplo, o código UNSPSC 31171500 = Rolamentos indica apenas que o artigo é um rolamento, mas não fornece qualquer informação sobre a sua criticidade, os ativos associados, o impacto de uma avaria ou a sua intercambiabilidade — todos aspetos essenciais para um planeamento eficaz da manutenção e das aquisições.
O nosso Verdantis MDM Suite inclui agentes específicos para cada tarefa, incluindo o AutoClass, que agiliza a classificação de dados de acordo com taxonomias globais e personalizadas.
4. Avaliação da criticidade:
Um dos principais desafios na análise de despesas de MRO é a falta de uma avaliação estruturada da criticidade. Nem todos os itens de MRO apresentam o mesmo risco operacional, mas muitas organizações tratam-nos de forma uniforme.
Entre as principais lacunas contam-se:
- Não existe qualquer relação entre as peças sobressalentes e a criticidade dos ativos
- Não existe distinção entre peças sobressalentes essenciais para a segurança, essenciais para a produção e de conveniência
- Compreensão limitada do impacto das falhas e do custo do tempo de inatividade
Sem uma definição de prioridades baseada na criticidade, as organizações tendem a acumular stocks excessivos de itens de baixo risco, subestimando simultaneamente a exposição a falhas de elevado impacto, o que conduz a uma alocação ineficiente de capital e a um risco operacional elevado.
5. Fraca articulação entre despesas, atividades de manutenção e ativos:
Um desafio recorrente na análise das despesas de MRO é a ausência de uma ligação sólida e estruturada entre dados relativos a contratos públicos e dados relativos à execução da manutenção, o que dá origem a lacunas como:
- Ordens de compra não associadas a ordens de trabalho ou a números de identificação de equipamento
- Peças emitidas pelos armazéns sem estarem associadas a um ativo específico
- Atividades de manutenção registadas sem códigos de avaria estruturados
Sem esta ligação, as organizações não conseguem determinar com precisão quais os ativos que determinam as despesas de MRO, se essas despesas são de caráter preventivo ou reativo, nem o custo real da manutenção de cada um dos ativos.
Esta desconexão limita a manutenção centrada na fiabilidade (RCM) e impede que a análise de despesas se traduza em informações operacionais.
6. Ambiguidade entre despesas de manutenção planeadas e não planeadas
Muitas organizações têm dificuldade em distinguir entre as despesas com manutenção planeada e as despesas decorrentes de emergências ou avarias.
Entre os fatores que contribuem para isso contam-se:
- Compras de emergência registadas em categorias genéricas de manutenção
- Ausência de códigos padronizados para as atividades de manutenção
- Tratamento inconsistente dos serviços prestados por contratantes em comparação com as peças sobressalentes
Consequentemente, a volatilidade dos custos continua elevada e a administração não tem uma visão clara de quanto se poderia ter evitado gastar através de um melhor planeamento.
7. Obsolescência do inventário e visibilidade do stock inativo
Embora o excesso de stock seja frequentemente identificado, a verdadeira obsolescência é mais difícil de identificar devido à falta de enriquecimento dos dados e à falta de ligação entre os ativos.
Entre os problemas mais comuns contam-se:
- Peças sobressalentes retidas para equipamento desativado ou modernizado
- Artigos pouco utilizados sem datas de última utilização ou de última emissão
- Não existe um estado de fim de vida útil ou de ciclo de vida para os artigos MRO
Como podem as organizações reduzir os seus custos de MRO?
Os custos de MRO (Manutenção, Reparação e Operações) representam as despesas necessárias para manter os ativos físicos seguros, fiáveis e disponíveis para a produção.
Embora as despesas com MRO não resultem diretamente na criação de produtos finais, têm um impacto direto e desproporcional no tempo de disponibilidade dos ativos, no desempenho em matéria de segurança e na continuidade operacional.
Os custos de manutenção, reparação e revisão (MRO) mal geridos manifestam-se frequentemente sob a forma de excesso de stock, compras de emergência, um tempo médio de reparação (MTTR) mais elevado e paragens não planeadas.
Para controlar os custos de MRO sem comprometer a fiabilidade, as organizações costumam aplicar uma combinação de estratégias de redução estruturais e operacionais:
Normalização de dados e racionalização do inventário
Nas empresas globais, a fragmentação dos dados constitui o principal obstáculo à visibilidade. Um único componente, como um «rolamento de esferas», pode ser registado como «Brg», «6205 ZZ» ou um SKU específico do fabricante em diferentes módulos de ERP.
Um registo de ativos bem mantido garante que cada equipamento esteja corretamente associado às peças sobressalentes necessárias.
A análise profissional das despesas começa com limpar e enriquecer estes dados não estruturados, garantir que todas as transações sigam uma taxonomia unificada, como UNSPSC ou eClass.
Sem essa clareza, uma organização não consegue tirar partido do seu verdadeiro poder de compra agregado.
Eis como o agente AutoEnrich da Verdantis ajuda as empresas a enriquecer os seus dados através de taxonomias globais e personalizadas:
A racionalização do inventário é uma etapa fundamental no controlo dos custos de MRO, garantindo que as peças sobressalentes, as ferramentas e os consumíveis sejam armazenados de forma eficiente, com base nos padrões de utilização e na importância dos ativos.
Gestão estruturada do armazém de MRO garante que as peças, as ferramentas e os consumíveis sejam controlados de forma centralizada, emitidos com base em ordens de trabalho e reabastecidos de forma eficiente, reduzindo os custos de manutenção de stock e as compras de emergência.
A análise profissional de despesas combina a normalização de dados com o acompanhamento do ciclo de vida em sistemas EAM/CMMS, o que permite às organizações identificar SKUs obsoletas ou duplicadas, aplicar a classificação ABC/XYZ e dar prioridade ao abastecimento de artigos essenciais.
Contratação pública orientada para o custo total de propriedade (TCO)
O custo das peças, por si só, não reflete as verdadeiras despesas de manutenção. A aquisição baseada no custo total de propriedade (TCO) tem em conta o impacto das avarias, as necessidades de mão-de-obra, o tempo de inatividade e a longevidade dos ativos.
- Compare as peças OEM com as peças do mercado pós-venda com base nos custos do ciclo de vida, e não apenas no preço de compra.
- Quantifique os custos indiretos, tais como o tempo adicional de intervenção, as reparações repetidas ou os danos colaterais no equipamento.
- Integrar as métricas de TCO na seleção de fornecedores e na negociação de contratos.
Exemplo: Uma exploração mineira passou a utilizar correias transportadoras de melhor qualidade e com maior vida útil. Embora o custo unitário tenha aumentado 20%, o custo total ao longo do ciclo de vida diminuiu 15% devido ao menor número de substituições, à redução do tempo de inatividade e à menor mão-de-obra necessária.
Inventário Gerido pelo Fornecedor (VMI) e Modelos de Abastecimento Colaborativo
O VMI e os modelos de reabastecimento colaborativo reduzem os custos de armazenamento e garantem a disponibilidade das peças.
- Estabelecer acordos com os fornecedores para gerir os consumíveis de elevado consumo e as peças sobressalentes de grande rotatividade.
- Utilizar dados de consumo em tempo real do EAM/CMMS para acionar o reabastecimento.
- Acompanhe o desempenho através de indicadores-chave de desempenho (KPI), tais como a taxa de atendimento, a falta de stock e o cumprimento dos prazos de entrega.
Exemplo: Uma unidade de produção implementou o VMI para lubrificantes e EPI. Os níveis de stock diminuíram em 30%, as rupturas de stock foram eliminadas e a carga de trabalho administrativa relacionada com as aquisições diminuiu, permitindo que os responsáveis pelo planeamento se concentrassem em peças sobressalentes de elevado valor.
Análise baseada em tecnologias digitais e melhoria contínua
As plataformas de análise avançada são essenciais para uma gestão sustentada dos custos de MRO.
- Utilize os painéis do EAM/CMMS para monitorizar as despesas, o inventário, o desempenho dos fornecedores e a eficiência da manutenção.
- Implementar análises preditivas para antecipar a procura de peças sobressalentes, detetar anomalias e identificar ineficiências.
- Aperfeiçoar continuamente as políticas de inventário, as estratégias de aprovisionamento e os planos de manutenção com base nas conclusões extraídas dos dados.
Exemplo: Uma grande fábrica petroquímica utilizou painéis de controlo preditivos para identificar artigos de baixo consumo e custo elevado. A racionalização desses artigos e a melhoria das previsões de consumo conduziram a uma redução de 12% nas despesas globais com MRO, ao mesmo tempo que melhoraram a disponibilidade de stock para ativos críticos.
Alinhamento entre a manutenção preditiva e a manutenção baseada no estado
Alinhar as despesas com MRO com as iniciativas de manutenção preditiva evita substituições desnecessárias de peças e aquisições de emergência.
- Integrar os dados dos sensores e os padrões históricos de avarias no planeamento da manutenção.
- Planear o reabastecimento de peças sobressalentes em função dos períodos previstos de avaria, de modo a reduzir as encomendas urgentes e o stock ocioso.
- Acompanhar o Tempo Médio entre Falhas (MTBF) para otimizar a utilização ao longo do ciclo de vida das peças.
Exemplo: Uma refinaria utilizou a monitorização de vibrações e térmica para prever falhas nos rolamentos das bombas centrífugas. O planeamento preventivo da substituição de peças reduziu o tempo de inatividade não planeado em 40% e diminuiu os custos com mão-de-obra especializada associados a reparações de emergência.
Conclusão
Uma abordagem abrangente às despesas com MRO não só garante a continuidade operacional, como também promove uma tomada de decisões informada nas funções de manutenção, aquisição e gestão de ativos.
Ao associar as análises de custos à importância dos ativos, às considerações relativas ao ciclo de vida e à dinâmica da cadeia de abastecimento, as organizações podem alcançar um equilíbrio entre eficiência, fiabilidade e alocação estratégica de recursos, transformando as despesas de manutenção, reparação e operações (MRO) de uma despesa reativa num fator mensurável que contribui para o desempenho empresarial a longo prazo.
