Os dados mestre de ativos são um conjunto de registos de dados relativos a todos os ativos fixos que uma empresa mantém nos seus sistemas ERP ou EAM. Estes ativos podem ter estado em utilização no passado, no presente ou ter feito parte do processo de aquisição em algum momento.
A enorme dimensão das operações nas empresas com atividades de produção intensivas implica que, em qualquer momento, seja necessário implementar ou substituir vários ativos, o que gera uma grande quantidade de dados relacionados com esses ativos. Tal exige a adoção de processos rigorosos, para que os fluxos de trabalho de gestão de dados relativos a esses ativos sejam geridos de forma centralizada, com vista a maximizar a qualidade dos dados
Esta disciplina de gestão, categorização, controlo e manutenção dos dados relativos aos ativos é habitualmente designada por «Gestão de Dados Mestres de Ativos».
Os casos de utilização avançados na gestão de dados mestre de ativos (Asset MDM) podem também abranger a integração e a sincronização do registo mestre de ativos com outros domínios de dados mestre relacionados, como o registo mestre de fornecedores, o registo mestre de materiais (peças sobressalentes) ou o registo mestre de serviços.
A tabela abaixo resume as denominações utilizadas para o «registo mestre de ativos» em diferentes sistemas ERP
Sistema ERP | Termo do Registo de Ativos | Módulo / Área |
SAP | Registo Mestre de Ativos | FI-AA, PM |
Oracle | Ativos Fixos / Mestre de Ativos | Ativos da Oracle |
Microsoft D365 | Ativo fixo | Ativos fixos |
IFS | Objeto / Equipamento | Gestão de ativos |
Infor | Equipamento / Ativo | EAM |
NetSuite | Registo de Ativos Fixos | Gestão de Ativos Fixos |
Modelo de dados mestre de ativos
Eis um modelo de dados padrão de um registo mestre de equipamento que é utilizado na maioria das operações de produção. Naturalmente, as propriedades e os campos mantidos podem variar consoante o objetivo e o grau de complexidade operacional:
| Campo | Tipo de campo | Exemplo |
| ID/Número do ativo (identificador único) | Texto livre com validação | EQP-2025-001 |
| Descrição / Nome do ativo | Texto livre | Bomba hidráulica de alta pressão para o sistema de arrefecimento |
| Tipo/Classe de ativo | Menu suspenso | Equipamento → Mecânica |
| Grupo de ativos / Categoria | Menu suspenso | Bombas → Equipamento rotativo |
| Número de série | Texto livre com validação | SN-HP-984521 |
| Nome do fabricante | Texto livre | Soluções Industriais da Siemens |
| Número do modelo | Texto livre | HPP-X2000 |
| Fornecedor / Vendedor | Texto livre | ABC Engineering Supplies Pvt. Ltd. |
| Número da etiqueta / Código de barras / RFID | Ícone (SVG ou formato compatível) | ![Ícone de código de barras] (icon.svg) (por exemplo, RFID: RFID-778899) |
| Localização (fábrica, edifício, piso, GPS) | Menu suspenso | Fábrica A → Bloco de Produção 2 → 3.º andar (GPS: 40,7128 N, 74,0060 W) |
| Estado | Menu suspenso | Ativo / Em uso |
| Data de aquisição | Formato da data | 2022-04-12 |
| Data de colocação em serviço / instalação | Formato da data | 2022-06-05 |
| Vida útil prevista | Numérico (meses/anos) | 180 meses (15 anos) |
Desafios relacionados com os dados mestre de ativos
À semelhança do bem conhecido desafios na gestão de dados mestre, um registo mestre de ativos requer processos de governação para manter a integridade e a exatidão dos dados.
Nos casos em que a qualidade dos dados de um registo mestre de ativos já se encontra comprometida, um processo exaustivo de limpeza de dados constitui, geralmente, um pré-requisito para garantir que a qualidade dos dados relativos aos ativos fixos se mantém intacta.
A maioria dos desafios que um software de gestão de dados mestre de ativos (Asset MDM) se propõe a resolver são desafios comumente encontrados noutros domínios de dados mestre.
No entanto, existem alguns desafios específicos dos registos de dados de ativos que exigem uma abordagem distinta para serem resolvidos e para garantir que os dados de ativos se mantêm sincronizados e fiáveis de forma contínua.
Alguns destes desafios são descritos em pormenor a seguir.
Um problema comum, que não se limita aos dados relativos a ativos fixos, a duplicação de registos de dados é um dos principais desafios em qualquer domínio de dados mestre.
A existência de equipas de solicitantes distribuídas por diferentes locais da fábrica, aliada à ausência de processos de governação de dados e a uma abordagem não estruturada à introdução de dados, conduz inevitavelmente à duplicação de registos de equipamento.
O dilema da duplicação diz que
Os itens duplicados variam entre 15 e 201 TP3T numa única unidade de produção. Em várias unidades, a taxa de duplicação pode atingir valores entre 25 e 301 TP3T.
Uma vez que cada registo de dados é único [Saiba mais sobre o Golden Record no MDM], a eliminação destas duplicatas requer uma abordagem baseada em software, de preferência com IA integrada, capaz de identificar duplicatas em grande escala e garantir que apenas os dados válidos sejam mantidos no sistema.
A duplicação de registos de equipamento pode resultar diretamente em aquisições indevidas, despesas não autorizadas e um aumento dos custos de aquisição e armazenamento; além de poder causar ineficiências nos fluxos de trabalho de gestão de aquisições, manutenção e produção
Qualquer equipamento é composto por inúmeras peças individuais, peças sobressalentes e consumíveis, que são necessários para garantir a manutenção atempada dos ativos fixos.
Normalmente, o fornecedor especifica estas peças e consumíveis numa Lista de Materiais (ou BOM), que é incluída em documentos técnicos ou desenhos de engenharia, ou ainda partilhada separadamente com o cliente.
De acordo com Da Faster Capital’s história de sucesso de um cliente do setor da produção eletrónica,
A integração das listas de materiais (BOM) com os sistemas de inventário e de produção levou a uma redução de 30% no excesso de inventário em alguns estudos de caso.
De acordo com melhores práticas na gestão de dados de ERP, estas informações da lista de materiais devem ser atualizadas no sistema e associadas ao registo do ativo fixo correspondente no mestre de equipamentos.
Isto garante que as equipas de manutenção e as equipas de planeamento da produção estejam a par das necessidades de aquisição necessárias para a manutenção de qualquer um dos ativos fixos que se encontram instalados numa determinada unidade de produção.
Eis um guia passo a passo do nosso software:
De acordo com Crescimento do mercado, nos setores aeroespacial, de defesa e de equipamento pesado, o controlo de versões das listas de materiais (BOM) e a utilização de listas de materiais hierárquicas tornaram-se prática comum: cerca de 58% de utilizadores a nível mundial recorrem a listas de materiais hierárquicas para gerir produtos configuráveis e personalizáveis.
De acordo com as melhores práticas na gestão de dados mestre de ativos, as peças sobressalentes e os consumíveis necessários para a manutenção de um ativo devem estar associados à peça sobressalente no registo mestre de MRO.
Da mesma forma, as melhores práticas na gestão de dados de materiais exigem que todas as peças sobressalentes associadas às listas de materiais dos ativos existam, de facto, no mestre de materiais e estejam também associadas ao equipamento a que se referem
Antes da introdução dos sistemas de IA Agentic incorporados, o mapeamento destes dados exigia muitos recursos e equipas dedicadas; no entanto, modelos de IA especificamente treinados, como o Synchronize, não só eliminam a intervenção humana como também concluem o fluxo de trabalho quase instantaneamente.
Este mapeamento de dados garante que:
- As peças sobressalentes para manutenção crítica são armazenadas, pelo menos, num nível mínimo exigido nas instalações relevantes
- O planeamento da manutenção de ativos essenciais para o negócio pode ser realizado de forma muito mais fundamentada, garantindo operações de produção sem interrupções
Quase todas as empresas seguem uma taxonomia específica, especialmente nas organizações maduras e com grande volume de ativos.
Uma taxonomia não passa de um protocolo gerido centralmente para o armazenamento dos registos de dados no ERP. Permite às organizações gerir, classificar e manter a informação num formato estruturado.
Algumas taxonomias geralmente aceites para ativos e peças de manutenção, reparação e operações (MRO) são a UNSPC, a PIDX, a eClass e a ISO 14224.
Mais importante ainda, porém, uma taxonomia gerida centralmente garantirá que os formatos de descrição sejam padronizados, que os formatos específicos das fichas técnicas sejam mantidos com base na «categoria do ativo» e que os atributos específicos, as unidades de medida, a marca do fabricante ou os detalhes do número de peça sejam devidamente mapeados para propriedades ou colunas fixas.
Isto permite que as equipas implementem automatizações, obtenham insights através da análise de dados e constitui uma fonte de verdade única e fiável.
Numa investigação (realizada por learnmar),
Quando uma empresa global de produção padronizou 40% dos seus componentes em todas as linhas de produtos, conseguiu uma redução de 25% nos custos de inventário.
Antes de soluções avançadas de software de gestão de dados, como o Integrity©, começarem a utilizar agentes de IA para categorizar e extrair estas informações de forma autónoma, as empresas tinham de investir periodicamente em projetos de normalização de dados, simplesmente para garantir a consistência dos dados mestre do ERP.
Com soluções avançadas de governação de dados integradas na integridade, estes desafios são enfrentados na própria fonte, garantindo a qualidade dos dados do ERP de forma contínua.
Uma má gestão dos dados e práticas de gestão de dados não regulamentadas conduzem a uma má qualidade dos dados.
A fraca qualidade dos dados é evidenciada pela «informação incompleta» presente em qualquer registo de dados, e os dados mestre dos ativos não constituem exceção. Não é raro que informações essenciais sejam completamente excluídas do registo de dados.
É precisamente aqui que os registos de dados têm de ser «completados» através da utilização de métodos de enriquecimento de dados.
As ferramentas de enriquecimento de dados utilizam propriedades como a «breve descrição» para obter informações de fontes de dados próprias e de terceiros e para completar os registos de dados
De acordo com Da Xtivity história de sucesso de um cliente do setor mineiro,
Foram identificados 39% de itens do catálogo principal da empresa que necessitavam de limpeza e/ou enriquecimento de dados. Após resolver estas questões, a empresa conseguiu reduzir os níveis de stock e melhorar os níveis de serviço, libertando fluxo de caixa através da otimização dos parâmetros de gestão de stock.
Antes de soluções avançadas de software de gestão de dados, como o Integrity©, começarem a utilizar agentes de IA para categorizar e extrair autonomamente esta informação, as empresas tinham de investir periodicamente em projetos de normalização de dados, simplesmente para garantir a coerência dos dados do ERP.
Com soluções avançadas de governação de dados integradas na integridade, estes desafios são enfrentados na própria fonte, garantindo a qualidade dos dados do ERP de forma contínua.
Os processos de enriquecimento de dados baseados em agentes, como o enriquecimento do nome do fabricante e do número do equipamento, são agora possíveis graças a capacidades avançadas de rastreio, recuperação e processamento de dados orientadas por IA, podendo resolver a gestão negligente dos dados diretamente na própria fonte.
Quais são os tipos de soluções de gestão de ativos (MDM)?
Eis algumas soluções que as empresas com um elevado número de ativos podem adotar para alcançar a excelência na gestão de ativos (MDM).
Limpeza e Normalização dos Dados de Referência dos Ativos [Serviços + Software]
O primeiro passo após identificar problemas de qualidade dos dados relativos aos ativos consiste em «limpar» e «normalizar» todos os dados mestre dos ativos. Normalmente, isto significa
1. Desduplicação: Uma vez que a gestão de dados mestre assenta num «Disco de Ouro” como a única fonte de verdade para qualquer entidade, a prioridade máxima é eliminar do conjunto de dados as entradas duplicadas que se referem ao mesmo equipamento.
Isto significa que é necessário fundir dois registos ou eliminar um deles.
2. Normalização: Caso ainda não exista uma taxonomia gerida centralmente, um dos primeiros passos consiste em finalizar e implementar uma taxonomia aceite a nível global (geralmente UNSPC ou alguma taxonomia interna) que determinará a «ficha técnica» de cada categoria de equipamento. A maioria das empresas já adota uma determinada convenção para categorizar e manter estes dados.
3. Normalização: Os registos serão então processados para extrair informações essenciais e pontos de dados da descrição «curta» ou «longa» e preencher as propriedades ou colunas relevantes
4. Enriquecimento: Após extrair os pontos de dados das descrições existentes, as informações em falta relativas a qualquer registo de dados podem ser complementadas a partir de fontes externas, de modo a «completar» o processo de normalização dos dados.
Aqui está um vídeo que demonstra como o software da Verdantis limpa e normaliza os dados:
Gestão de dados mestre de ativos [Software]
Após a conclusão de um projeto de limpeza de dados, o passo seguinte consiste em garantir que a integridade dos dados se mantém intacta de forma contínua. Isto pode ser feito através da implementação de um software de governação de dados que suporte modelos de dados de ativos fixos.
Eis o que um software de governação de dados de ativos normalmente faz
1. Verificação de duplicados em tempo real: O software de gestão já está sincronizado com o registo mestre de ativos e qualquer novo pedido de aquisição tem, normalmente, de passar por uma série de etapas rigorosas para garantir que o registo desse mesmo equipamento ainda não existe nos dados mestre.
Com modelos avançados de IA «sensíveis ao contexto» integrados nos fluxos de trabalho, a deteção de duplicados na origem tornou-se bastante eficaz e garante um registo principal de ativos isento de duplicados.
2. Fluxo de trabalho de aprovação e registos: Outra função essencial de um software de governação de dados de ativos consiste na criação de fluxos de trabalho de aprovação com base nas políticas da organização, nas hierarquias e na matriz de aprovação estabelecida, de modo a atribuir claramente as responsabilidades ao pessoal adequado.
3. Validação de dados: Um software de governação de dados que suporta o domínio dos dados de ativos fixos normalmente também garante a estruturação dos dados em diferentes campos de dados e evita convenções de nomenclatura, formatos, unidades de medida incorretos ou qualquer outra regra de governação de dados configurada. Isto pode ser melhor explicado com um exemplo aqui;
Exemplo:
Uma empresa de serviços públicos instala um novo transformador de potência na sua subestação. Quando o pedido de aquisição é registado, o software de gestão de dados de ativos efetua uma verificação em tempo real para detetar possíveis duplicados, comparando-o com o registo mestre de ativos.
O sistema identifica que já existe um transformador da mesma marca e modelo na base de dados, impedindo a criação de um registo duplicado.
O pedido passa então pelo fluxo de trabalho de aprovação, no qual participam o Diretor de Engenharia Elétrica, o Gestor da Subestação e o Controlador Financeiro, sendo que cada um deles valida as especificações técnicas, a necessidade operacional e a justificação financeira.
Antes de finalizar o registo, o sistema aplica regras de validação de dados, padronizando o nome do ativo para «Transformador_GE132kV_Subestação B», confirmar que a unidade de medida da capacidade (MVA) está correta e garantir que o número de série está em conformidade com o formato aprovado.
Isto garante que o novo registo do transformador seja coerente, fiável e esteja em conformidade com as normas de dados aplicáveis a toda a empresa.
Aqui está um vídeo que demonstra como o software da Verdantis ajuda a estabelecer uma governação de dados robusta:
Enriquecimento dos dados mestre de ativos [Software]
Um registo mestre de ativos comprometido contém, normalmente, registos de dados com detalhes «em falta» em campos essenciais.
Por exemplo – nome do fabricante, tipo de ativo, categoria do ativo, fabricante/fornecedor e ID/código do equipamento.
As razões para esta falta de informação podem, muitas vezes, ser atribuídas a práticas inadequadas de governação de dados, as quais podem ser resolvidas através da implementação de processos estruturados de enriquecimento de dados.
O processo pode ser realizado manualmente, recorrendo a uma equipa de especialistas na matéria, através de uma abordagem baseada em software ou através da implementação de agentes de IA criados especificamente para o efeito, que recuperam de forma autónoma dados de várias fontes de terceiros ou verificadas e atualizam os registos de dados no ERP.
Segue-se um vídeo que demonstra como o agente de IA da Verdantis enriquece os dados através de diferentes fontes internas e externas e assinala os registos obsoletos:
Acompanhamento da obsolescência do equipamento [Software]
Para além de enriquecerem os campos de dados padrão, as plataformas avançadas de gestão de dados de ativos também classificam os registos de equipamento como «obsoletos» ou «ativos», através da recolha de dados de várias fontes, muitas vezes com o recurso a agentes de IA.
Este é um processo fundamental para evitar aquisições erradas e planear a aquisição de ativos em conformidade.
Integração do Mestre de Equipamentos com o Mestre de Materiais através das listas de materiais [Software]
Para alcançar a excelência na gestão de ativos empresariais, é fundamental manter níveis ótimos de stock de MRO. Esta tarefa é geralmente gerida por um software específico para o efeito, que depende de dados mestre de MRO precisos e integrados.
Um conjunto de dados mestre «integrado» ou «sincronizado» é aquele que destaca a relação entre diferentes domínios de dados mestre, delineando claramente essa relação através de propriedades especificamente mapeadas.
Com base num inquérito recente realizado pela equipa de investigação da Verdantis, que abrangeu mais de 1 200 inquiridos, quase 85%+ empresas não dispõem de quaisquer integrações entre os dados relativos aos materiais de peças sobressalentes e o seu registo mestre de ativos.
A integração destes domínios de dados mestre díspares sempre foi possível através de uma abordagem programática, mas sabe-se também que é um processo complexo.
Isto é normalmente feito através da integração de três módulos ERP diferentes;
- O Registo de Ativos
- A lista de materiais do equipamento
- O Catálogo de Materiais MRO
De acordo com as políticas padrão de gestão de ativos empresariais, cada ativo em serviço dispõe de uma lista de materiais digital criada num sistema ERP para registar os componentes, peças e consumíveis necessários à manutenção do ativo.
A lista de materiais (BOM) pode ajudar a estabelecer a ligação entre um equipamento e as peças sobressalentes necessárias para a sua manutenção.
As soluções avançadas de dados mestre de ativos, com agentes de IA integrados, podem obter de forma autónoma as peças sobressalentes necessárias para a manutenção de um equipamento.
Depois de compilado, o agente pode «Criar ou Atualizar» o registo de dados da peça sobressalente no mestre de materiais.
- A «criação» do registo da peça é efetuada caso a peça de reposição ainda não exista
- A «atualização» do registo da peça é efetuada se a peça sobressalente já existir
Em qualquer um dos casos, uma propriedade (coluna) denominada «onde é utilizado» é atualizada no «mestre de materiais», que é normalmente separada por vírgulas e pode incluir vários IDs de equipamento
Isto estabelece uma relação clara entre as peças sobressalentes e o ativo fixo e pode proporcionar aos gestores da categoria MRO e ao software de gestão de peças sobressalentes uma visão adequada das peças necessárias para a manutenção do equipamento.
Por exemplo: Suponhamos que uma máquina CNC (ID do equipamento: CNC101) tenha 100 peças sobressalentes ou consumíveis necessários para garantir a manutenção da máquina CNC
Uma lista de materiais digital regista estas 100 peças sobressalentes com as respetivas especificações.
Destas 100 peças sobressalentes, digamos que uma delas, «uma motobomba de 35 V», também é utilizada noutro «torno» (ID do equipamento LAT101).
Neste caso, o registo mestre de material da «bomba com motor 35v» terá a propriedade «onde é utilizada» atualizada e o valor do campo será «CNC101», «LAT101»
Os agentes de IA «sensíveis ao contexto» obtêm os dados das peças a partir das listas de materiais (BOM), enriquecem esses dados, verificam se existem duplicados e atualizam o registo principal de peças sobressalentes. [Conforme detalhado no vídeo abaixo]
Integração do Mestre de Equipamentos com o Mestre de Fornecedores e Serviços [Software]
De forma semelhante, os dados mestre dos ativos também podem ser integrados com o ficha de fornecedor registos.
Isto também se faz melhor com a ajuda de agentes de IA, simplesmente devido à enorme eficiência que isso proporciona.
É possível consultar as faturas dos fornecedores e os registos das ordens de compra para obter as informações do «fornecedor» associadas a qualquer equipamento específico, sendo que essas informações são atualizadas no campo «Fornecedor»
«master» na propriedade «Equipamento fornecido»
Os fatores de valor [benefícios] de um programa de gestão de ativos (MDM)
Gestão de existências de combustíveis
Dados de MRO de vários domínios, precisos, fiáveis e perfeitamente integrados, constituem a base de um software de gestão de inventário de MRO ideal.
Quando combinado com soluções de ponta para a avaliação da criticidade das peças e a previsão da procura de peças sobressalentes, resulta num software de gestão de inventário abrangente que, por sua vez, pode conduzir a resultados como:
- Tempo de inatividade praticamente insignificante nas operações de produção
- Despesas ótimas na aquisição de produtos MRO
Visibilidade das despesas
A análise detalhada dos gastos históricos proporciona às equipas de gestão de ativos e de aquisição de MRO as informações adequadas que lhes permitem consolidar as despesas e obter uma compreensão mais aprofundada das oportunidades de redução de custos, sem comprometer o valor gerado pelas atividades de aquisição de ativos.
Dados limpos, relativos a ativos fixos, quando profundamente integrados com informações sobre peças sobressalentes, podem revelar oportunidades de consolidação de fornecedores e de encomendas em grande quantidade, melhorando assim o poder de negociação e, em última análise, resultando na criação de valor
A solução da Verdantis para a gestão de ativos
A Verdantis é especialista na gestão de dados do ciclo de vida de MRO, com profunda experiência na gestão de dados mestre em setores com elevada concentração de ativos, nomeadamente nos setores da Indústria Transformadora, Mineração, Energia, Transporte Marítimo e Química.
A suíte Verdantis MDM suporta «Ativos Fixos» como domínio de dados, e os módulos «Harmonize» e «Integrity» da suíte suportam, respetivamente, a limpeza e a governação dos dados relativos aos equipamentos.
Os dados históricos e todas as novas entradas de dados são sincronizados com todos os principais sistemas ERP, através de integrações nativas com o SAP, o Infor, o MS Dynamics e a Oracle.
Com um profundo conhecimento do setor, tecnologias de ponta e processos de gestão de dados mestres concebidos de forma lógica, fomos pioneiros no desenvolvimento de várias soluções orientadas para o agente, destinadas a equipas empresariais, com o objetivo de alcançar a excelência operacional e manter a «higiene» do ERP em todas as funções-chave.
