Was ist ein Employee Master?
Ähnlich wie die anderen Arten von Stammdaten ist ein Mitarbeiterstamm (auch als Personalstammdaten bezeichnet) ein zentral verwaltetes Repository, mit dem versucht wird, die letzte Quelle der Wahrheit für alle Mitarbeiter eines Unternehmens zu konsolidieren. Der Mitarbeiterstamm erfüllt eine wichtige Funktion, die der Personalabteilung, den Führungsteams sowie den Funktions- und Abteilungsleitern dabei hilft, schnelle, präzise und datenzentrierte Entscheidungen zu treffen.
Bei der Verwaltung von Mitarbeiterstammdaten geht es einfach darum, die Datenkonsistenz der Mitarbeiterdaten aus unterschiedlichen Systemen im Unternehmen sicherzustellen. Es stellt auch sicher, dass angemessene Vorsichts- oder Kontrollsysteme eingerichtet werden, um die korrekte Pflege dieser Daten zu gewährleisten, die eine sehr genaue mitarbeiterzentrierte Entscheidungsfindung ermöglichen.
Wie helfen die HR-Stammdaten?
Je größer ein Unternehmen wird und je größer die Teams werden, desto schwieriger wird es, jeden Mitarbeiter und die zugehörigen Daten in herkömmlichen Systemen wie einem HRMS oder einer Tabellenkalkulation zu erfassen. Die Größenordnung, in der manche Unternehmen mit mehr als 10.000 Mitarbeitern operieren, verwässert die Effektivität der Entscheidungsfindung von Führungskräften, da es einfach unmöglich ist, die Fähigkeiten, Anforderungen, das Fachwissen und die Leistung eines Mitarbeiters auf Abruf abzubilden.
Aus diesem Grund haben ERP-Systeme wie SAP, Oracle und Infor damit begonnen, Employee Master als Zusatz zu ihrer bestehenden Produktpalette anzubieten.
Auf diese Weise können Unternehmen aktuelle und zentral verwaltete Informationen über jeden Mitarbeiter erhalten, um die Entscheidungsfindung in den Bereichen Rekrutierung, Talentmanagement, Projektmanagement und Stakeholder-Management zu erleichtern.
Einige der wichtigsten Vorteile haben wir weiter unten in diesem Artikel beschrieben.
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Datenpunkte in einem Mitarbeiterstamm
Um den größtmöglichen Nutzen aus einer Stammdatendisziplin zu ziehen, ist es neben den grundlegenden Informationen wichtig, einen vollständigen Überblick über einen bestimmten Mitarbeiterdatensatz zu haben, der Vollständigkeit, absolute Zuverlässigkeit und den gesamten Kontext des Mitarbeiters gewährleistet, um sicherzustellen, dass die Entscheidungsfindung in Zukunft datengesteuert erfolgt.
Um dies zu erleichtern, ist es wichtig, so viele Felder wie möglich zu erstellen, auszufüllen und zu bearbeiten, die sich auf die Mitarbeiter beziehen.
Persönliche Informationen
Dazu gehören grundlegende personenbezogene Daten des Mitarbeiters, einschließlich Name, Geburtsdatum, Geschlecht, Herkunftsort und Nationalität.
Vollständiger Name: Zur Identifizierung und Kommunikation.
Geburtsdatum: Hilft Ihnen bei der Wahl der Leistungen, der Rentenplanung und der Einhaltung der altersbezogenen Arbeitsgesetze.
Familienstand: Dient zur Ermittlung der unterhaltsbezogenen Leistungen.
Kontakt Details
Dazu gehören die grundlegenden Kontaktinformationen des Mitarbeiters sowie Angaben zu seinen Kollegen und Familienangehörigen, die er in Notfällen kontaktieren kann.
Adresse: Erforderlich für die Steuergerichtsbarkeit, die Einhaltung von Vorschriften und die Notfallkorrespondenz.
Telefonnummern und E-Mail-Adressen: Für Kommunikation und Kontakt in Notfällen.
Notfallkontakte: Entscheidend für das Krisenmanagement und die Sicherheit der Mitarbeiter.
Juristische & historische Aufzeichnungen
Dazu gehören rechtliche Informationen über den beruflichen Werdegang des Mitarbeiters, einschließlich Informationen aus dem Strafregister (falls vorhanden), Hintergrundprüfungen, auf die die meisten Unternehmen bestehen, usw.
Arbeitserlaubnis/Visumstatus: Entscheidend für die Verwaltung internationaler Mitarbeiter und die Einhaltung der Arbeitsgesetze.
Hintergrund-Checks: Sorgt für die Einhaltung rechtlicher und ethischer Standards bei der Einstellung von Mitarbeitern.
Aufzeichnungen über Compliance-Schulungen: Verfolgt obligatorische Schulungen am Arbeitsplatz, z. B. zur Sicherheit oder zur Vermeidung von Belästigung.
Finanz-, Steuer- und Vergütungsinformationen
Einfache Details zur Sicherstellung der Compliance mit den Teams für Gehaltsabrechnung, Compliance und Finanzen
Angaben zum Bankkonto: Sorgt für rechtzeitige und genaue Gehaltsauszahlungen
Steueridentifikationsnummern: Entscheidend für die Einhaltung von Steuergesetzen
Abzüge und Einbehalte: Verfolgt Abzüge wie Krankenversicherungsprämien, Rentenbeiträge und Steuerabzüge
Grundgehalt: Wird für die Gehaltsabrechnung und das Benchmarking von Gehältern innerhalb der Branche verwendet
Bonus-/Kommissionsstruktur: Bietet Einblicke in leistungsbezogene Vergütung und Anreize
Anmeldung zu den Leistungen: Verfolgt Krankenversicherung, Altersvorsorge und andere Vergünstigungen, um die Mitarbeiterzufriedenheit und das Kostenmanagement zu bewerten
Zuschläge für Überstunden oder Schichtarbeit: Zur Verwaltung von Personalbudgets und zur Gewährleistung fairer Vergütungspraktiken
Karriere-Meilensteine
Historische karrierebezogene Informationen zu jedem einzelnen Mitarbeiter,
Geschichte der Beförderung: Verfolgt das Wachstum und identifiziert das Potenzial für Führungsrollen.\n - Interne Mobilitätsaufzeichnungen: Überwacht Übergänge zwischen Abteilungen oder Rollen.
Daten zur Nachfolgeplanung: Hilft dabei, Mitarbeiter für zukünftige Führungspositionen zu identifizieren und vorzubereiten.
Akademische Qualifikationen: Niveau der Bildungsabschlüsse, abgeschlossene Spezialisierungen für die Funktion usw.
Expertise & Leistungsdaten
Wahrscheinlich einige der wichtigsten Daten, die im Mitarbeiterstamm gespeichert sind - Karrieremeilensteine ermöglichen es Funktionsleitern und Führungskräften, wichtige Personalentscheidungen zu treffen, z. B. interne Beförderungen, geografische Zuweisung, Hierarchien usw.
Wichtige Leistungsindikatoren (KPIs): Verfolgt die individuellen Beiträge zu den Unternehmenszielen.
Leistungsbewertungen: Hilft bei Beförderungen, Gehaltserhöhungen und der Identifizierung leistungsstarker Mitarbeiter.
Qualifikationen und Zertifizierungen: Ermöglicht die Analyse von Kompetenzlücken, interne Rollenmobilität und gezielte Schulungsprogramme.
Abgeschlossene Trainingsprogramme: Verfolgt die berufliche Entwicklung und die Einhaltung der vorgeschriebenen Zertifizierungen.
Ziele und Zielsetzungen: Unterstützt das laufende Leistungsmanagement und die strategische Ausrichtung.
Anwesenheits- und Urlaubsverwaltung
Bessere Planung bei Abwesenheit von Mitarbeitern in Schlüsselpositionen, allgemeine Verwaltung der Gehaltsabrechnung und Verwaltung der Arbeitsbelastung
Arbeitszeiten: Dient zur Bewertung der Produktivität und der Verteilung der Arbeitslast.
Urlaubssaldo: Hilft bei der Verwaltung von Urlaubsregelungen und sorgt für eine angemessene Personalausstattung.
Muster der Abwesenheit: Ermöglicht die Analyse des Mitarbeiterengagements und der Work-Life-Balance.
Aufzeichnungen zu Projekten und Aufträgen
Ein weiterer wichtiger Datenpunkt, der hilft, die Projektleistung zu ermitteln. Beispielsweise ist eine übermäßige Anzahl von Senior- und Junior-Mitarbeitern, die Projekten mit niedrigem ROI zugeordnet sind, fragwürdig und solche Fälle können in einem gut gepflegten Mitarbeiterstamm leicht auftauchen.
Aktuelle Projekte/Aufgaben: Hilft bei der Ressourcenzuweisung und Projektplanung.
Frühere Projekte: Bietet Einblicke in frühere Beiträge und Fachwissen.
Teamzusammenarbeit: Verfolgt die Dynamik der Teamarbeit und die funktionsübergreifende Effizienz.
Gesundheit & Sicherheit
Damit Unternehmen Notfälle von Mitarbeitern wie Krankenhausaufenthalte, die Behandlung von Notfällen oder gesundheitsbezogene Notfälle besser bewältigen können, führen Unternehmen gesundheitsspezifische Datensätze, die unter anderem Folgendes umfassen;
Medizinische Anamnese oder Fitness-Aufzeichnungen: Sorgt für die Einhaltung der arbeitsplatzspezifischen Gesundheitsanforderungen (z.B. körperliche Arbeitsfähigkeit).
Sicherheitstraining Zertifizierungen: Verfolgt die Einhaltung der Sicherheitsstandards am Arbeitsplatz.
Aufzeichnungen über Vorfälle: Hilft bei der Bewertung der Sicherheit am Arbeitsplatz und der Reduzierung von Risiken.
Blutgruppe: Spezifische Blutgruppe für den Fall, dass bei Unfällen am oder im Umfeld des Arbeitsplatzes dringend eine Bluttransfusion erforderlich ist.
Dies sind nur einige Beispiele dafür, wie Unternehmen die Verfügbarkeit von Informationen für einen Mitarbeiter, eine Abteilung, eine Geschäftsfunktion, eine Geschäftseinheit oder die Leistung einer bestimmten Region maximieren können. Unternehmen in bestimmten Branchen würden sich auf einige spezifische Datenpunkte konzentrieren, die oben nicht aufgeführt sind.
In der IT-Dienstleistungsbranche beispielsweise wird viel Wert auf den Gewinn pro Mitarbeiter oder den Margenbeitrag jedes Mitarbeiters in den Vertriebs- und Lieferteams gelegt. Ebenso würden sich kapitalkräftige Unternehmen mit einem klar definierten Wachstumspfad stark auf den Margenbeitrag pro Mitarbeiter konzentrieren.
Herausforderungen bei der Verwaltung eines HR Masters
Die Implementierung eines so ausgeklügelten und komplexen Systems wie eines Mitarbeiterstammsystems bringt eine Reihe von Herausforderungen mit sich und ein Unternehmen wird bei der Initialisierung und Implementierung auf alle möglichen Schwierigkeiten stoßen.
Einige davon stellen wir Ihnen im Folgenden vor.
Innenwiderstand
Da diese Implementierung Eingaben und Daten von den Mitarbeitern selbst erfordert, könnten Mitarbeiter und Abteilungen die EMDM-Implementierung als störend oder unnötig empfinden. Der ROI eines solchen Programms ist ebenfalls ungewiss und zahlt sich erst nach einer gewissen Zeit aus.
Beispiel: HR-Teams, die an dezentralisierte Verwaltungssysteme gewöhnt sind, sträuben sich möglicherweise gegen den Übergang zu einer zentralen Plattform.
Datensilos und systemische Probleme
Mitarbeiterdaten sind oft über mehrere Systeme wie HR, Gehaltsabrechnung und IT verstreut, was zu Inkonsistenzen führt. Darüber hinaus ist es durchaus möglich, dass verschiedene Silos Daten in unterschiedlichen Formaten, Architekturen oder schlimmer noch, widersprüchliche Informationen gespeichert haben.
Dies macht die Migration der Daten in ein zentrales Repository ziemlich schwierig und schwer zu implementieren.
Beispiel: In einem multinationalen Unternehmen kann es vorkommen, dass Stellenbezeichnungen und Abteilungszuweisungen in verschiedenen Systemen nicht übereinstimmen, was die Zentralisierung erschwert.
Skalierbarkeit & Sicherheit
Wachsende Unternehmen stellen möglicherweise fest, dass ihre EMDM-Systeme nicht ausreichen, um das wachsende Datenvolumen zu bewältigen. Außerdem, Zentralisierte Datenbanken werden zu bevorzugten Zielen für Cyberangriffe, wenn die Sicherheitsmaßnahmen unzureichend sind.
Beispiel 1: Ein Finanzinstitut sieht sich mit einer Datenpanne konfrontiert, bei der sensible Mitarbeiterdaten aufgrund einer unzureichenden Verschlüsselung gefährdet sind.
Beispiel 2: Ein Startup, das international expandiert, stellt fest, dass seine ursprüngliche Lösung für die Gehaltsabrechnung in mehreren Währungen und die mehrsprachige Unterstützung unzureichend ist.
Individuelle Anpassung & branchenspezifische Lösungen
Wir haben es bereits erwähnt: Eine Standardlösung ist nicht wirklich eine HR-Stammdatenlösung für jedes Unternehmen. Die meisten dieser Lösungen erfordern je nach Branche, Kundenanforderungen, Art des Unternehmens usw. eine individuelle Implementierung, was die Implementierung teuer machen kann.
Beispiel: Ein Beratungsunternehmen benötigt eine projektspezifische Nachverfolgung, die ein Standard-EMDM-System ohne kostspielige Anpassungen nicht leisten kann.
Data Governance & Datenbereinigung
Es ist eine Sache, die Anforderungen, die Architektur und die Technologie für den Aufbau eines Mitarbeiterstamms zu definieren. Die Kunst besteht jedoch darin, die Datenbereinigung durchzuführen und intern eine Governance-Disziplin aufzubauen, die zu einem gut definierten und zuverlässigen HR-Stamm führt.
Der Ansatz hierfür liegt zwar in der Definition von SOPs, aber es ist ein weitgehend von Menschen gesteuerter Prozess. Das Fehlen von MDM-gesteuerten Technologien führt zu einer langsamen Akzeptanz, einem schlecht verwalteten Daten-Upload und der Erstellung von Datensätzen oder schlimmer noch, zum Upload der falschen Daten.
Technologiegestützte Lösungen für die Bereinigung, Anreicherung und Verwaltung von Daten sind unverzichtbar, um eine nahtlose Verwaltung eines Personalstamms mit wenig menschlichen Eingriffen zu gewährleisten.
HR Stammdaten Management Lösungen
In Anbetracht der oben genannten Herausforderungen können technologiebasierte Lösungen, insbesondere KI-gestützte Lösungen, Unternehmen bei der Implementierung eines robusten HR-Masters helfen, der die betrieblichen Abläufe rationalisiert, Entscheidungsteams befähigt und das Unternehmen auf ein solides HR-Fundament stellt.
Lösungen wie diese, einschließlich derer, die wir hier bei Verdantis anbieten, fallen in einen oder alle dieser drei Bereiche. Unternehmen, die bei der Verwaltung von Personalstammdaten herausragende Leistungen erbringen, verfügen in der Regel über maßgeschneiderte branchenspezifische Lösungen für alle diese Bereiche.
Daten bereinigen
Wir haben es bereits erwähnt: Datenbereinigungen können mühsam sein, abteilungsübergreifende Daten können widersprüchlich und unvollständig sein. Oftmals muss ein spezialisierter Stammdatenexperte hinzugezogen werden, um die Daten aus verschiedenen Quellen zu konsolidieren und in eine einzige Quelle der Wahrheit zu migrieren, d.h, die goldene Schallplatte Mitarbeiterstammdaten.
Lösungen wie diese, einschließlich derer, die wir hier bei Verdantis anbieten, fallen in einen oder alle dieser drei Bereiche. Unternehmen, die bei der Verwaltung von Personalstammdaten herausragende Leistungen erbringen, verfügen in der Regel über maßgeschneiderte branchenspezifische Lösungen für alle diese Bereiche.
Datenanreicherung
Fehlende Informationen sind oft die größte Herausforderung in jeder MDM-Disziplin. Die Vollständigkeit der Informationen kann von Dritten, dem Mitarbeiter oder seinem HR-Partner oder dem Vorgesetzten oder Funktionsleiter des Mitarbeiters erreicht werden.
Finanzdaten, Steuerinformationen, Adressen können in der Regel aus Drittquellen angereichert werden, wenn einige Schlüsselfelder bereits verfügbar sind - wie z.B. Sozialversicherungsdaten.
Datenverwaltung und -pflege
In Anbetracht der oben genannten Herausforderungen können technologiebasierte Lösungen, insbesondere KI-gestützte Lösungen, Unternehmen bei der Implementierung eines robusten HR-Masters helfen, der die betrieblichen Abläufe rationalisiert, Entscheidungsteams befähigt und das Unternehmen auf ein solides HR-Fundament stellt.
Bei einer Lösung für die Verwaltung von Mitarbeiterdaten handelt es sich in der Regel um einen softwarebasierten Service, der mit den meisten gängigen ERP-Systemen integriert werden kann, Validierungsregeln anwendet, fehlende Daten automatisch anreichert, potenzielle Duplikate zum Zeitpunkt der Datensatzerstellung identifiziert und Daten zum Zeitpunkt der Datensatzerstellung selbst strukturiert.
Darüber hinaus sind in der Software Konfigurationen für die Benutzerfreigabe verfügbar, um eine Freigabematrix zu definieren und die Datenverwalter zur Verantwortung zu ziehen, falls der Mitarbeiterstamm "kompromittiert" wird.
Fazit
Ein Employee Master ist für eine effektive Verwaltung von Mitarbeiterdaten unerlässlich. Er ermöglicht genaue, datengestützte Entscheidungen, indem er die Informationen in einer einzigen Quelle der Wahrheit zusammenfasst.
Wenn Unternehmen wachsen, versagen traditionelle Systeme oft, was zu Ineffizienz und schlechter Entscheidungsfindung führt. Ein robuster Employee Master löst diese Probleme, indem er die Mitarbeiterdaten zentralisiert und anreichert.
Fortschrittliche Tools, wie KI-gesteuerte Datenbereinigung, -anreicherung und -verwaltung, vereinfachen die Implementierung und verbessern gleichzeitig die Datenqualität und -effizienz.
Anpassbare, auf die Bedürfnisse der Branche zugeschnittene Lösungen lassen sich nahtlos in ERP-Systeme integrieren. Dies gewährleistet eine zuverlässige, sichere und skalierbare Datenverwaltung.
Verdantis bietet maßgeschneiderte Lösungen, die es Unternehmen ermöglichen, ihre Abläufe zu optimieren, ihr Wachstum zu unterstützen und eine starke HR-Basis aufzubauen.
