Compreender os dados mestre dos fornecedores
As grandes empresas com várias unidades de produção, uma gama diversificada de produtos e sistemas de fabrico complexos trabalham frequentemente com vários fornecedores externos a nível global para satisfazer uma vasta gama de necessidades.
Devido à natureza inerente das suas relações comerciais, estas relações podem tornar-se complexas, uma vez que um fornecedor pode fornecer os seus produtos ou serviços a várias fábricas ou centros de custos em todo o mundo.
Não é invulgar que as grandes empresas mantenham relações comerciais com mais de 50 000 fornecedores e, como se pode imaginar, a sua gestão centralizada pode revelar-se uma tarefa bastante complexa.
É por isso que os dados mestre de fornecedores se tornaram uma disciplina distinta, sendo que a maioria das grandes empresas e muitas empresas de média dimensão recorrem agora a uma «Base de Dados Mestre de Fornecedores» centralizada para gerir as relações com os fornecedores e os principais dados relevantes.
Uma base de dados de fornecedores contém normalmente os dados abaixo indicados (também designada por «Modelo de Dados de Fornecedores»), mas, em geral, varia significativamente consoante a empresa e o sistema ERP que esta utiliza.
Um modelo padrão de dados de fornecedores
Identificação do fornecedor: Um identificador único para cada fornecedor, que permite uma fácil consulta e distinção entre os fornecedores no sistema.
Nome do fornecedor: O nome oficial do fornecedor, garantindo uma identificação e comunicação precisas.
Morada: A(s) localização(ões) física(s) do fornecedor, que pode(m) incluir a sede, as instalações de fabrico e os escritórios regionais.
Número de telefone e e-mail: Canais de comunicação que garantem um contacto sem interrupções com o fornecedor no que diz respeito a encomendas, pedidos de informação e questões.
Tipo de fornecedor: A classificação do fornecedor — por exemplo, fabricante, distribuidor ou prestador de serviços —, que ajuda a categorizar os fornecedores com base no seu papel na cadeia de abastecimento.
Condições de pagamento: As condições de pagamento acordadas (por exemplo, 30 dias a partir da data da fatura, 60 dias a partir da data da fatura), que ajudam a gerir o fluxo de caixa e as relações financeiras.
Certificações e Conformidade: Informações sobre certificações (por exemplo, ISO) ou o estado de conformidade específico do setor (por exemplo, normas ambientais ou de segurança) que garantam que o fornecedor cumpre as normas regulamentares e de qualidade.
Planos de Continuidade de Negócios: Informações sobre a capacidade do fornecedor para lidar com perturbações, emergências ou catástrofes naturais, garantindo que as operações prossigam sem grandes contratempos.
Prazo de entrega: O tempo normalmente necessário para que o fornecedor entregue os produtos ou preste os serviços, o que é essencial para o planeamento e a gestão dos calendários de produção ou das encomendas dos clientes.
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Quais são as vantagens de dispor de um registo de fornecedores fiável?
Embora já tenhamos abordado as vantagens de uma base de dados principal bem gerida, por si só, existem algumas vantagens específicas de uma base de dados mestre de fornecedores.
Um Disco de Ouro da «Verdade»
As grandes empresas com uma base de dados de fornecedores mal gerida têm frequentemente dificuldade em compreender as relações de trabalho e o desempenho de um determinado fornecedor.
Isto pode facilmente conduzir a uma má gestão total da relação. As discrepâncias nas expectativas e os requisitos de volume incertos podem facilmente levar a julgamentos errados.
Em muitos casos, no que diz respeito à escala de requisitos, também existem alternativas de fornecedores mais adequadas, desde que se mantenha o entendimento mútuo na relação.
Esta é, de longe, a vantagem mais destacada da gestão de dados mestre de fornecedores.
Tomemos como exemplo a Empresa A, que adquire rolamentos de esferas para a sua fábrica no Michigan junto de um fornecedor de componentes mecânicos de renome mundial – o Fornecedor X
Devido às complexas estruturas organizacionais, a Empresa X também opera outra entidade (a Empresa Y) especializada no fabrico e na venda de fixadores industriais.
Numa transação totalmente independente, a Empresa A também contratou a Empresa Y para o fornecimento de elementos de fixação para a sua unidade de produção em Detroit.
Ambas as transações apresentaram um valor igualmente elevado; no entanto, em nenhum dos casos a empresa conseguiu tirar partido do elevado valor transacional para negociar melhores preços com o fornecedor.
Quando esta abordagem é aplicada a toda a organização, surgem muitos casos semelhantes, o que permite gerar valor em todos os níveis.
Uma base de dados de fornecedores gerida centralmente facilita simplesmente os fluxos de trabalho de aquisição. O «Registo de Referência», que mencionámos anteriormente, contém informações fiscais, moradas, moeda e a relação de dependência entre o fornecedor e a sua empresa-mãe.
Esta visão global revela um valor até agora desconhecido do ponto de vista das transações e das aquisições.
Um registo de fornecedores devidamente atualizado garantirá que as equipas de compras, finanças e planeamento tenham uma compreensão sólida e uma visão fiável dos centros de custos, permitindo-lhes assim gerir melhor as despesas, explorar alternativas ou mesmo eliminar completamente alguns processos.
Por exemplo, a par de um MRO (Manutenção, Reparação e Operações) ou de dados mestre de materiais bem mantidos, uma empresa pode afetar as despesas com desgaste a um tipo específico de maquinaria obsoleta que requer manutenção repetitiva e a aquisição de peças sobressalentes junto do fornecedor.
Com o tempo, uma análise precisa das despesas irá revelar este custo elevado, o que levará as equipas de compras e de finanças a substituir completamente o maquinário.
Conformidade fiscal e jurídica: Os fornecedores exigem frequentemente formulários fiscais atualizados (por exemplo, o W-9 para fornecedores sediados nos EUA) e certificações (por exemplo, o estatuto de isenção fiscal). É essencial garantir o cumprimento de regulamentos como os relativos à luta contra o branqueamento de capitais (AML) ou às listas de sanções, especialmente no caso de fornecedores internacionais.
Regulamentos em matéria de proteção de dados: Com o aumento das regulamentações em matéria de privacidade de dados (por exemplo, o RGPD e a CCPA), a gestão de informações confidenciais de fornecedores, tais como dados de contacto e dados financeiros, exige protocolos rigorosos para evitar violações
Desafios na manutenção de um ficheiro mestre de fornecedores fiável
Conforme já explicámos em pormenor, as vantagens de manter um ficheiro mestre de fornecedores são inúmeras, mas as empresas deparam-se inevitavelmente com desafios operacionais ao tentarem garantir que esse ficheiro mestre seja mantido de forma fiável e aproveitado em toda a sua plenitude
Informação incorreta
Por razões semelhantes, os «solicitantes de fornecedores» ou «gestores de dados» podem simplesmente deixar de introduzir informações essenciais ou cometer erros ao atualizar as informações no sistema ERP
Isto pode significar um «endereço» formatado incorretamente ou a ausência total de um endereço de e-mail, o que torna difícil confiar no registo do fornecedor e impede que se tenha uma visão completa a partir de uma «única fonte de verdade».
Duplicação de dados de fornecedores
Em organizações complexas, os processos mal geridos levam à criação de registos duplicados no sistema, o que resulta frequentemente de «erros humanos» que, sejamos realistas, são inevitáveis.
Isto é particularmente verdadeiro em momentos críticos, em que, devido à incapacidade de encontrar o fornecedor adequado, o «solicitante» cria simplesmente um novo registo para o «fornecedor» e o sistema permite que essas duplicações surjam.
Controlos de acesso
A ausência de controlos de acesso ao sistema de Ficheiro de Fornecedores constitui também outro desafio. A solução para a maioria dos desafios acima referidos consiste, normalmente, na implementação de um sistema sólido de governação de dados de fornecedores que evite a duplicação ou a existência de informações incorretas logo na sua origem.
Embora exista uma variedade de soluções baseadas em tecnologia para a governação de dados mestres, esta solução implica, normalmente, que os fluxos de trabalho de aprovação específicos serão é acionado antes da criação de um novo fornecedor no registo mestre de fornecedores.
Isto impede que qualquer autoridade, por si só, criar registos de fornecedores de forma sem escrúpulos e abre caminho para a manutenção de um ficheiro mestre de fornecedores sólido
Padronização dos dados dos fornecedores
Este ponto aplica-se não só ao ficheiro mestre de fornecedores, mas a todos os tipos de disciplinas relacionadas com dados mestre. Normalmente, os pontos de contacto na linha da frente da empresa recebem dados de fornecedores não estruturados sob a forma de uma «Descrição Breve» ou de uma «Descrição Detalhada», e a informação neles contida tende a ser o valor introduzido em vários campos durante a criação do registo do fornecedor
Este processo, que se baseia em grande parte em procedimentos que privilegiam o fator humano, tende a dar errado, podendo certos dados irrelevantes ser atribuídos aos campos errados.
Além disso, na ausência de uma norma de governação sólida, os dados podem ficar confusos, tornando assim o ficheiro mestre de fornecedores ineficaz
Atividades na gestão de dados mestre de fornecedores
Em termos gerais, para alcançar os benefícios acima referidos e fazer face aos desafios que a maioria das empresas enfrenta no que diz respeito à gestão dos dados mestre dos fornecedores, uma organização tem de dar resposta a estes 5 desafios críticos
Duplicação de dados: Devido à falta de protocolos de comunicação claramente definidos, o mesmo pedido de integração de um fornecedor teria sido apresentado por várias fábricas, escritórios ou departamentos, o que levaria à duplicação de esforços
Inconsistências nos dados: Informações contraditórias no mesmo registo de fornecedor, por exemplo, moradas diferentes, endereço de e-mail, etc.
Informações incompletas: A falta de informação pode ser crítica ou simplesmente opcional; em qualquer dos casos, garantir que os dados relativos a um determinado registo de fornecedor estejam completos pode ser bastante útil para compreender o contexto completo da relação
Estruturação de dados: A informação não estruturada atualizada num registo mestre não pode ser analisada, copiada nem utilizada para qualquer tipo de automatização se os dados forem não estruturados.
Gestão de dados de fornecedores: Precisamente para evitar que os mesmos problemas acima referidos se repitam, um sistema de governação dos dados mestre dos fornecedores garantirá que esses problemas não surjam repetidamente e que as normas de gestão de dados sejam respeitadas durante a criação, atualização ou eliminação de registos de fornecedores. Abordaremos este assunto com mais pormenor a seguir.
Limpeza dos dados mestre dos fornecedores
Também conhecida como «Normalização de Dados de Fornecedores», trata-se de um conjunto abrangente de atividades que aborda questões fundamentais relacionadas com a duplicação, as inconsistências, a incompletude e a estruturação dos dados;
Trata-se, em geral, de uma atividade recorrente realizada pelas empresas. A frequência da atividade de limpeza é proporcional à robustez do sistema de governação de dados.
Este exercício tem sido, historicamente, realizado por pessoas e de forma manual, o que pode revelar-se bastante dispendioso e, pior ainda, propenso a imprecisões.
No entanto, graças aos sistemas baseados em IA e à capacidade dos algoritmos de «compreender» os registos dos fornecedores, as empresas pioneiras na gestão da base de dados de fornecedores começaram a utilizar a inteligência artificial, combinada com revisões realizadas por pessoas, para dar resposta à maioria destas preocupações
Um dos objetivos deste exercício é identificar duplicados e, após uma análise minuciosa em conjunto com o cliente, proceder à sua fusão ou à eliminação de um deles.
As duplicatas podem ser classificadas como duplicatas L1 ou L2 e podem ser facilmente identificadas através de uma chave única; como, por exemplo, uma número de identificação fiscal do fornecedor.
As duplicatas de nível 2 não são facilmente identificáveis e exigem uma análise minuciosa antes de poderem ser assinaladas como potenciais duplicatas – Por exemplo: um fornecedor com um nome semelhante e uma morada na mesma localidade constitui uma potencial duplicata ou uma entidade subordinada que poderá necessitar de uma análise adicional.
A estruturação dos dados em campos e formatos fixos constitui o objetivo secundário deste exercício. Também neste caso, sistemas de IA especialmente treinados aprenderam a extrair dados de campos de texto livre e a remapeá-los para campos estruturados, de modo a permitir a implementação de soluções baseadas na automatização e na análise de dados.
Enriquecimento de dados é outro objetivo deste exercício de normalização. Durante esta fase, os registos de fornecedores com dados em falta podem ser complementados a partir de fontes de dados próprias ou de terceiros. Por exemplo, os registos de fornecedores com dados em falta relativos ao TIN [Número de Identificação Fiscal] podem ser complementados a partir de fontes de dados como a D&B
Gestão dos dados mestre dos fornecedores
A limpeza dos dados dos fornecedores, no entanto, é mais uma medida corretiva e resolve problemas acumulados ao longo do tempo na base de dados de fornecedores.
Para evitar excedentes de custos e garantir a integridade dos dados de forma consistente ao longo de qualquer período de tempo, as empresas devem concentrar-se na «gestão dos dados dos fornecedores» nos sistemas de origem, em vez de recorrerem a limpezas periódicas.
Embora os sistemas assistidos por tecnologia possam desempenhar um papel significativo neste contexto, um passo prévio à utilização da tecnologia consiste em definir claramente as funções de gestão de dados e os responsáveis pela aprovação numa organização.
Posteriormente, os processos podem ser implementados e aplicados através de sistemas de software que se integram com todos e quaisquer sistemas de origem
Isto implica, em geral:
1. Definição de uma matriz de aprovação: Definir as permissões adequadas – quem será o responsável pela criação, atualização e aprovação da criação do registo, quantos aprovadores são necessários num processo, etc.
2.Sistemas de validação de configurações: Garantir que os valores sejam validados e sigam um formato pré-definido, assegurar que os campos obrigatórios sejam preenchidos antes de prosseguir e garantir que um conjunto específico de passos seja concluído antes de criar ou atualizar um registo de fornecedor.
Estes processos garantem a integridade da base de dados logo na origem, o que se traduz num registo de fornecedores bem mantido ao longo de todo o seu funcionamento.
Na próxima secção, abordaremos algumas estratégias fundamentais que as empresas adotam no que diz respeito à gestão do seu ficheiro de fornecedores.
Estratégias e melhores práticas para a base de dados de fornecedores
Embora o estratégias necessárias para manter os dados mestre em bom estado Já foram abordados, mas as estratégias que é necessário implementar para a manutenção dos dados mestre de fornecedores são abordadas neste artigo. Existem algumas táticas e processos comprovados que garantem que os desafios acima referidos sejam minimizados, se não eliminados. A adoção de uma tecnologia baseada em SaaS ou de soluções impulsionadas por IA é uma medida sensata para dar resposta a algumas destas principais preocupações em torno da gestão do ficheiro mestre de fornecedores.
Algumas destas práticas podem parecer meras funcionalidades, mas são fundamentais para garantir a integridade da base de dados de fornecedores.
Mapeamento da entidade-mãe dos fornecedores
Tal como mencionámos anteriormente, não é invulgar que, nas grandes empresas, haja vários fornecedores a trabalhar com a empresa num determinado momento.
Muitas vezes, os diferentes departamentos da empresa simplesmente não têm conhecimento disso e não conseguem beneficiar dos descontos por volume que o fornecedor, de outra forma, lhes teria concedido.
A maioria dos sistemas ERP e de gestão de fornecedores dispõe de um campo específico para associar a «entidade-mãe» de qualquer fornecedor.
As soluções de gestão centralizada de fornecedores da Verdantis obtêm automaticamente os dados da entidade-mãe de qualquer fornecedor e mapeiam esses dados de volta para os sistemas de origem, de modo a garantir a coerência dos dados dos fornecedores.
A solução baseada em SaaS integra-se com a maioria dos sistemas ERP empresariais, como o SAP MDG e o Oracle Master Data Management, o que torna esta implementação bastante simples
Aproveitar a Inteligência Artificial
A prevenção de duplicados, tal como referimos anteriormente, é um dos principais desafios.
Tanto a prevenção de duplicados como a sua eliminação são medidas bem-vindas, e o recurso a modelos de aprendizagem automática para este fim constitui uma excelente forma de normalizar qualquer ficheiro mestre de fornecedores.
Eis alguns exemplos
Os modelos baseados em IA podem analisar automaticamente todos os registos de um ficheiro mestre de fornecedores «comprometido» e dos registos do clube, e devolver os registos agrupados que apresentam maiores probabilidades de serem duplicados (com uma pontuação de precisão indicada)
Um sistema de gestão de dados de fornecedores baseado em IA, como o Integrity© da Verdantis, pode integrar-se com todos os principais sistemas ERP e identificar possíveis duplicados antes de estes serem introduzidos no sistema.
Estruturar os dados de um campo de «texto livre» para campos fixos. Por exemplo, um modelo de IA pode analisar um endereço completo e extrair informações como «Cidade», «Estado» ou «Código postal» para gerir corretamente os endereços dos fornecedores
Desativar fornecedores
Definir periodicamente lembretes para verificar se o fornecedor credenciado continua a fornecer ativamente à empresa
Expansão dos fornecedores por todas as unidades de produção
A maioria dos sistemas ERP integra fornecedores e mantém os seus registos para locais de produção, fábricas, escritórios ou instalações de fabrico específicos. Muitas vezes, o mesmo fornecedor é integrado em vários locais; um sistema simples que alargue a relação com o fornecedor a várias fábricas constitui uma estratégia ideal para garantir a integridade dos dados e reduzir a carga de trabalho manual.
Enriquecimento de dados de fornecedores não originais
Os dados disponíveis publicamente que não se encontram nos sistemas de origem podem ser enriquecidos através de bots automatizados e rastreadores da Web, sendo posteriormente mapeados de volta para a base de dados após uma revisão minuciosa. Este pode ser um método muito útil para recolher dados e garantir a sua integridade.
Soluções de software para a gestão de dados de fornecedores
Todos os aspetos de gestão relacionados com uma base de dados mestre de fornecedores, acima referidos, requerem normalmente um software ou plataforma sólida que se integre diretamente com vários sistemas ERP empresariais. Embora os próprios ERP mais populares disponham de soluções integradas para a governação e a limpeza de dados de fornecedores, estas tendem a ser bastante rígidas e difíceis de utilizar. As interfaces de utilizador antiquadas agravam ainda mais este problema, deixando os gestores de dados e os gestores de relações com fornecedores perplexos.
É aqui que os diferentes tipos de soluções de software para a gestão de dados de fornecedores uma vez que podem ajudar a resolver as principais preocupações relacionadas com a gestão de dados, apresentamos abaixo alguns tipos e os respetivos exemplos
Plataformas de dados mestre de fornecedores [VMDM]
Trata-se de soluções de software concebidas especificamente para grandes empresas e que resolvem os desafios relacionados com os dados no seu «Cadastro de Fornecedores», que existe como um módulo independente no SAP, Oracle, MS Dynamics e Infor.
O principal problema com estes sistemas é que os dados dos fornecedores acabam por ficar duplicados, sujeitos a erros e inconsistentes ao longo do tempo, especialmente quando os sistemas de governação de dados em vigor são deficientes.
Plataformas de software: Desenvolvido por Verdantis; Harmonizar© e Integridade© resolver, respetivamente, a normalização e o enriquecimento dos dados de fornecedores; MDM multidomínio da Informatica Esta suite também aborda alguns destes desafios, juntamente com A plataforma Boomi da Dell
Plataformas de Gestão de Informações sobre Fornecedores [SIM]
O software de Gestão de Informações de Fornecedores (SIM) centraliza os dados dos fornecedores, automatizando o processo de integração, a monitorização da conformidade e a gestão de documentos.
Simplifica as interações com os fornecedores, garantindo registos precisos e atualizados, ao mesmo tempo que reforça a conformidade com as normas regulamentares e organizacionais. As principais funcionalidades incluem portais de autoatendimento para fornecedores, análises de dados em tempo real e integração perfeita com sistemas de aquisição ou ERP, permitindo uma colaboração eficiente e transparente com os fornecedores
Plataformas de software para SIM: JAGGAER, Ivalua, VendorPanel
Software de Gestão das Relações com Fornecedores [SRM]
O software de Gestão de Relações com Fornecedores (SRM) foi concebido para ajudar as organizações a estabelecer, gerir e otimizar as relações com os seus fornecedores. Centra-se em promover a colaboração, melhorar o desempenho dos fornecedores e gerar valor estratégico através de um envolvimento eficiente com os fornecedores
SAP Ariba: Integra a gestão de fornecedores com as aquisições, proporcionando visibilidade de ponta a ponta.
Gestão de Fornecedores da Oracle: Centra-se na qualificação de fornecedores e no acompanhamento do seu desempenho.
Gestão de fornecedores da Coupa: Oferece análises detalhadas sobre os dados dos fornecedores e ferramentas de colaboração.
A suite de gestão de dados mestre de fornecedores da Verdantis, baseada em IA, é a solução preferida das empresas a nível mundial.
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Harmonização e enriquecimento de dados de fornecedores com base em IA
Integração perfeita com a maioria dos sistemas ERP
Solicite estudos de caso sobre o registo de fornecedores específicos do setor
Otimize as operações da sua empresa com um ficheiro mestre de fornecedores simplificado e preciso. Uma gestão eficaz dos dados dos fornecedores garante uma maior conformidade, uma maior eficiência nas aquisições e o reforço das relações com os fornecedores.
Ao manter registos de fornecedores limpos, consistentes e detalhados, poderá reduzir riscos, melhorar a tomada de decisões e obter poupanças em toda a sua cadeia de abastecimento. Aproveite o poder da gestão de fornecedores baseada em dados para transformar o seu negócio já hoje!
Conclusão
Os dados mestre dos fornecedores constituem um ativo estratégico que tem um impacto direto na eficiência da cadeia de abastecimento, gestão de dados de aquisições, e a agilidade global da empresa. Um registo de fornecedores bem mantido e gerido garante que as relações com os fornecedores sejam transparentes, normalizadas e otimizadas em termos de desempenho em todos os pontos de contacto.
Ao adotarem as melhores práticas, tais como a limpeza de dados, a normalização baseada em IA e a governação proativa dos dados, as organizações podem transformar dados de fornecedores fragmentados e inconsistentes numa base fiável para a tomada de decisões.
Os dados mestre dos fornecedores não existem isoladamente — desempenham um papel fundamental em todas as operações da cadeia de abastecimento. Como componente fundamental de dados mestre da cadeia de abastecimento, Informações precisas e bem geridas sobre os fornecedores alimentam diretamente funções-chave como as aquisições, a logística, a gestão de inventário e a previsão da procura.
Quando os registos dos fornecedores estão desatualizados, duplicados ou incompletos, os efeitos em cadeia podem fazer-se sentir em toda a cadeia de abastecimento — causando atrasos nas remessas, encomendas incorretas e até mesmo incumprimento das normas regulamentares.
Investir em dados precisos sobre os fornecedores já não é opcional — é essencial para expandir as operações, impulsionar a inovação e manter a competitividade num mercado global.
Perguntas frequentes
Como gerir os dados mestre dos fornecedores?
A integridade de uma base de dados mestre de fornecedores pode ser mantida através de mecanismos de governação e de exercícios periódicos de limpeza de dados, a par de revisões
Quais são os campos que constam nos dados mestre de um fornecedor?
Os campos presentes numa base de dados mestre de fornecedores variam consoante o sistema ERP utilizado, mas certos campos, como a morada, o número de identificação fiscal, o endereço de e-mail, o nome do fornecedor, a entidade-mãe, o tipo de empresa, o idioma e os dados bancários, são comuns a todos os sistemas
Qual é o objetivo dos dados mestre de fornecedores?
O principal objetivo dos dados mestre de fornecedores é obter uma visão completa da relação com os fornecedores, implementar sistemas de análise e automatização e melhorar o poder de negociação, garantindo simultaneamente uma gestão integrada e sem falhas dos fornecedores em geral
O que é um ficheiro mestre de fornecedores no SAP?
Presente tanto no SAP S4/Hana como nos sistemas SAP legados, o ficheiro mestre de fornecedores é um módulo pronto a utilizar que armazena e mantém toda a informação genérica relativa a todos os fornecedores, com vista a uma gestão eficiente.
