Alcançar a excelência na gestão de materiais com o SAP MM
O SAP foi concebido para ser um ERP modular. Isto significa que as empresas podem configurá-lo de acordo com as suas necessidades, com base no que é necessário automatizar, aplicar, gerir, visualizar e introduzir no ERP.
Os módulos no SAP são «esqueléticos», ou seja, seguem um modelo geral baseado em requisitos padrão que, normalmente, não sofrem quaisquer alterações.
Por exemplo – Cada artigo adquirido requer uma ordem de compra; após a aquisição, os níveis de stock terão de ser atualizados, etc.
O módulo MM é um módulo centrado na «logística». Foi concebido para permitir a gestão de «materiais» ao longo de toda a cadeia de abastecimento e para automatizar as tarefas que a acompanham.
O módulo também dá especial ênfase à automatização de tarefas centradas na «Gestão de Aquisições», tais como compras, análise de despesas, consolidação de fornecedores e minimização das despesas não autorizadas e dos custos gerais associados aos stocks.
O que é que o SAP MM resolve?
O objetivo do SAP MM é automatizar várias tarefas administrativas e monótonas que são necessárias para garantir a conformidade, a visibilidade, a eficiência e a precisão, bem como para evitar problemas, como, por exemplo, as «despesas não autorizadas».
Para tal, o SAP MM também se integra com outros módulos da SAP, como o SAP FI, o SAP PM, etc., dependendo do leque de atividades em que a organização está envolvida.
Eis alguns dos outros módulos da SAP
Módulo | Nome completo | Objetivo |
SAP FI | Contabilidade Financeira | Balanços, Demonstrações de Resultados e Impostos. |
SAP CO | Controlo | Acompanhamento dos custos internos e análise de rentabilidade. |
SAP SD | Vendas e Distribuição | Vendas, envios e faturação aos clientes. |
SAP PP | Planeamento da Produção | Planos de produção e Lista de Materiais (BOM). |
SAP QM | Gestão da Qualidade | Inspecção das mercadorias durante a receção ou a produção. |
SAP PM | Manutenção da fábrica | Manutenção das máquinas que utilizam os materiais. |
Eis um exemplo do percurso dos «materiais» (e da sua propagação pelos módulos do SAP):
Eficiência
As organizações de maior dimensão, com as suas operações complexas, precisam de manter registos atualizados e precisos dos movimentos de materiais, juntamente com vários outros detalhes, tais como as suas características, custos, fornecedores, etc.
Isto é exigido pelas equipas de compras, gestão de inventário, finanças, armazém e logística.
O SAP, pela sua própria natureza, é um software que abrange toda a organização. Isto significa que os registos financeiros e as contas, a folha de pagamentos, o processamento de faturas e até mesmo a gestão da produção e a manutenção das instalações são todos acompanhados e atualizados no mesmo software.
O processo abaixo ilustra como um movimento físico no mundo real desencadeia uma ação digital correspondente no sistema ERP, garantindo que a contabilidade e os armazéns da empresa estejam sempre sincronizados.
Vamos acompanhar o material ao longo do seu ciclo de vida e ver como as ações no mundo real atualizam o SAP em tempo real.
Fase 1 – Desencadeador (o requisito)
Ação no mundo real: Um técnico de campo que trabalha no chão de fábrica repara que estão a ficar sem «parafusos de aço de grau A». Ação no ERP: É criada uma requisição de compra (PR).
Se o sistema for automatizado (utilizando o MRP), o SAP MM verificará o nível mínimo de stock e criará esta ordem de compra automaticamente, sem intervenção humana.
Fase 2 – A Ordem de Compra
O gestor de compras negocia um preço com um fornecedor.
Ação no ERP: A ordem de compra (PR) é convertida numa ordem de compra (PO). Trata-se de um documento juridicamente vinculativo.
A SAP verifica o «Mestre de Fornecedores» para se certificar de que este fornecedor está aprovado e verifica o «Mestre de Materiais» para confirmar se os códigos fiscais estão corretos.
Fase 3: A Chegada (Recebimento de Mercadorias)
Ação na vida real: Um camião chega à zona de carga e descarga do armazém. O funcionário do armazém conta as caixas.
Ação no ERP: O funcionário efetua uma entrada de mercadorias (Transação: MIGO). Este é o «momento mágico» no SAP MM, em que três coisas acontecem simultaneamente:
- Variação nas existências: O stock de «parafusos» aumenta no sistema.
- Atualização contabilística: É efetuada uma lançamento no módulo Financeiro (FI) para registar o valor dos novos ativos.
- Acompanhamento do consumo: Se os parafusos se destinassem a um projeto específico, o custo seria imediatamente «deduzido» do orçamento desse projeto.
Fase 4: A fatura (verificação da fatura)
Ação no Mundo Real: O fornecedor envia uma fatura relativa aos parafusos. Ação no ERP: O responsável pela contabilidade de fornecedores introduz a fatura através da transação: MIRO. A SAP efetua uma verificação de correspondência tripla
- O preço da fatura corresponde ao preço da ordem de compra?
- A quantidade da fatura corresponde à quantidade da entrada de mercadorias?
- Se a resposta for «Sim», a fatura é lançada. Se for «Não», o sistema bloqueia automaticamente o pagamento.
A esta altura, é óbvio que o SAP MM não existe isoladamente, num «vácuo»; está profundamente integrado com outros módulos, permitindo automatizações mais abrangentes a nível de toda a organização que, de outra forma, exigiriam competências, tempo e uma infinidade de outros recursos.
Mesmo assim, a precisão e a execução atempada não estão garantidas e é precisamente esse o posicionamento e o argumento de venda de sistemas ERP populares como o SAP e a Oracle.
Visibilidade
Nas grandes empresas, uma visibilidade de alto nível e uma «perspetiva global» são fundamentais para compreender as «fugas» críticas em todas as operações.
A correção de processos ineficazes e desatualizados introduz um nível de eficiência que pode contribuir para
a) Aumentar as receitas da organização a um ritmo mais rápido
b) Redução de custos para uma maior eficiência nos principais processos
O SAP MM tem como principal objetivo alcançar b) objetivo, tal como descrito acima, através da introdução de rastreabilidade, automatizações inteligentes e análises mais aprofundadas, com vista a tomar decisões oportunas e perspicazes em matéria de aquisições e gestão de armazéns.
Para operações desta envergadura e dimensão, isso só é possível através de uma abordagem centrada no software.
O cenário da vida real: a «válvula de pressão crítica»
No setor do petróleo e do gás, um único dia de paragem não planeada numa plataforma offshore pode custar entre $500 000 e $1 000 000.
Uma vez que estas plataformas se encontram frequentemente a centenas de milhas no mar, o SAP MM não é apenas uma «ferramenta de localização», é a linha de vida logística que evita uma catástrofe.
Neste contexto, o SAP MM gere o inventário de MRO (Manutenção, Reparação e Operações). Ao contrário das matérias-primas (como a farinha para o pão), o MRO tem a ver com «manter o negócio a funcionar».
Imagine uma plataforma petrolífera em águas profundas no Golfo do México. Um sensor deteta que uma válvula de alta pressão está a vibrar e está prestes a avariar-se.
No SAP MM, esta válvula não é apenas a «Peça #9901». Está identificada com um indicador de criticidade (análise ABC/XYZ).
Este artigo aborda importância da gestão de peças sobressalentes por separado; caso queira saber mais sobre o assunto na qualidade de gestor de materiais
a. O gatilho
- As técnicas e o software de manutenção preditiva autónoma identificam uma válvula de alta pressão com avaria com base na sua vibração, espectrometria ou aquecimento – Este registo é criado no SAP PM, o que, por sua vez, desencadeia uma inspeção manual
- Após a inspeção, confirmou-se a avaria, o que justificou a substituição
b. A Cadeia de Visibilidade (Ações Paralelas)
É aqui que o valor acrescentado da «Visibilidade» se destaca. Um clique no armazém desencadeia um efeito em cadeia em toda a empresa a nível global.
Evento no mundo real | Ação no SAP MM (Logística) | Ação Paralela de Gêmeo Digital do ERP (Governança/Finanças) |
A necessidade: A válvula está a avariar. | MIGO (Saída de mercadorias): A última válvula sobressalente da plataforma é «entregue» à equipa de manutenção. | SAP PM (Manutenção de Instalações): Uma ordem de trabalho é atualizada automaticamente. SAP FI: O custo da válvula, no valor de $50 000, é transferido da rubrica «Existências» para a rubrica «Despesas operacionais». |
A lacuna: O stock de plataformas está agora a zero. | Execução do MRP: O SAP MM analisa todas as plataformas próximas. Verifica que a «Plataforma B» tem uma válvula excedentária que não será necessária nos próximos 6 meses. | Visibilidade logística: Em vez de comprar um novo, a SAP cria um Ordem de transporte de mercadorias (STO) para deslocar a válvula da Plataforma B para a Plataforma A. |
A Emergência: Não foi encontrado nenhum stock interno. | Pedido de compra (PR): É criada uma nota de imprensa de emergência relativa a uma nova válvula de um fornecedor certificado. | Governança: A SAP verifica a «Estratégia de Lançamento». Por se tratar de uma emergência ($), ignora o processo de aprovação normal de 3 dias e envia uma notificação para o telemóvel do Diretor de Aprovisionamento para obter uma «aprovação digital» imediata. |
No setor do petróleo e do gás, a «visibilidade» proporcionada pelo SAP MM resolve três problemas específicos de alto nível:
1. O problema da «acumulação fantasma»
Antes da SAP, os gestores das plataformas escondiam peças sobressalentes em «esconderijos particulares» para garantir que nunca ficassem sem elas.
Valor acrescentado: O SAP MM proporciona visibilidade global. O CEO pode verificar que a empresa possui $200M em válvulas «ocultas» distribuídas por 50 plataformas de perfuração. O SAP MM permite à empresa reduzir este «stock de segurança», confiando na capacidade do sistema para localizar e transferir peças rapidamente entre locais.
2. Gestão de materiais perigosos (HazMat)
As plataformas petrolíferas lidam com produtos químicos perigosos e componentes sob pressão.
Valor acrescentado: O Mestre de Materiais contém «Fichas de Dados de Segurança» (FDS). O SAP MM impedirá fisicamente um funcionário do armazém de colocar o «Produto Químico X» ao lado do «Produto Químico Y», uma vez que conhece as suas propriedades reativas.
3. A auditoria da «última milha»
Quando uma válvula é substituída, a antiga (o «núcleo») vale frequentemente $10 000 como sucata ou para recondicionamento.
Valor acrescentado: O SAP MM acompanha a «Logística Inversa». Cria uma tarefa para garantir que a válvula avariada é recolocada no barco e devolvida ao continente para reparação. Se não chegar no prazo de 30 dias, o sistema assinala um «Desvio Financeiro».
Dependendo do nível de maturidade e da complexidade operacional, uma empresa pode registar uma redução de 10 a 20% no valor total do inventário no prazo de 2 anos após a implementação do SAP MM
Isto só é possível graças à visibilidade, rastreabilidade, análise avançada e gestão estruturada do material ao longo de todo o seu ciclo de vida, possibilitadas pelo SAP MM.
É importante referir que o SAP MM proporciona um amplo quadro operacional e não está isento de limitações.
A análise de criticidade e a gestão de inventário TÊM de ser contextualizadas, e as empresas continuam a enfrentar perdas avultadas devido a práticas inadequadas de gestão de inventário e à incapacidade de determinar a criticidade.
As soluções de software de terceiros são, geralmente, integradas com o SAP para colmatar as lacunas que o SAP não resolve de forma nativa.
MRO360, Por exemplo, trata-se da solução de software da própria Verdantis, que funciona em conjunto com o SAP MM e o SAP PM para aumentar ainda mais a eficiência na gestão de materiais em empresas com um elevado número de ativos.
Governança e Gestão de Risco
Para além da eficiência e da visibilidade, o SAP MM funciona como um quadro de governação e gestão de riscos.
Para uma empresa, não se trata apenas de fazer as coisas mais depressa; trata-se de as fazer de forma legal, precisa e estratégica.
Processos de conformidade e regulamentação + automatizações
Não é de admirar que as grandes organizações sejam burocráticas, e a maioria das despesas de elevado valor tem de seguir um processo de aprovação adequado, cumprir os procedimentos operacionais normalizados (SOP), e dispor de medidas de segurança e controlo de acesso em conformidade com as políticas da organização.
Nos sistemas ERP como o SAP, as tarefas associadas à Gestão de Materiais criam um registo de auditoria imutável, garantindo a responsabilização e a governação, sem qualquer margem para irregularidades ou para que as ações sejam «varridas para debaixo do tapete»
Integridade financeira e documentação
Provavelmente uma das «redes de segurança» mais conhecidas no SAP MM. Impede que a empresa perca dinheiro devido a pagamentos em excesso acidentais ou a fraudes.
Um fornecedor envia uma fatura relativa a 100 artigos a $10 cada, mas só entregou 80, ou o preço acordado era de $9.
No SAP, antes de o pagamento ser autorizado, o SAP MM realiza uma verificação de correspondência tripla com:
- A nota de encomenda e a ordem de compra: detalhes precisos sobre o que foi encomendado e em que quantidades
- Recebimento de mercadorias: O que foi recebido relativamente a esta ordem de compra?
- Fatura: Qual é a discriminação exata dos custos relativos às mercadorias recebidas?
Se houver uma incompatibilidade ou discrepância entre qualquer um destes três elementos, o sistema bloqueia automaticamente a fatura para pagamento.
Os submódulos no SAP MM
O SAP MM é composto por vários submódulos, cada um dos quais é abordado em pormenor a seguir.
Dados de referência
A Gestão de Dados Mestres é uma disciplina completa por si só e representa um único registo de dados para um «objeto»; descubra o que é a Gestão de Dados Mestres.
Este objeto pode ser um único registo que representa
- Um artigo ou material como «Aço maciço de 30 mm» ou uma peça sobressalente
- Um cliente ou um colaborador
- Um serviço exigido pela empresa
- Um fornecedor ou prestador de serviços
- Um ativo fixo ou equipamento
Pense nos registos de dados mestre como uma folha de cálculo do Excel detalhada, com um identificador único que representa qualquer um dos objetos acima mencionados.
Estes registos de dados foram concebidos para serem «únicos», o que significa que existe um único registo de dados para cada objeto único criado
Por exemplo:
- Cada colaborador terá um registo único de dados mestre de colaborador, com um código de colaborador único
- Uma bomba centrífuga de tipo fechado com 250 mm de diâmetro exterior, em aço inoxidável SS316 e com um furo de 40 mm constituirá também um registo de material único, não devendo existir qualquer outro registo de dados mestre para um material com as mesmas características e especificações. (São possíveis exceções, mas são raras). Como se pode imaginar, determinar a «exclusividade» pode ser um pouco complexo no caso de alguns materiais
Domínios de dados mestre no SAP MM
Os domínios de dados mestre existem em todos os módulos SAP. Cada domínio de dados mestre faz também parte de um módulo «único».
Por exemplo, estes são os domínios de dados mestre que existem no SAP
Os dados mestre de materiais constituem um dos domínios de dados mestre mais críticos no SAP MM.
Representa tudo o que é adquirido, armazenado, fabricado, vendido ou consumido por uma organização.
A material No SAP, o termo «item» não se refere apenas a um item físico. Pode representar:
- Matérias-primas (aço, produtos químicos, componentes)
- Produtos semiacabados
- Produtos acabados
- Peças sobressalentes
- Consumíveis (lubrificantes, material de escritório, artigos de segurança)
Quando um utilizador cria uma requisição de compra, o sistema já precisa de saber:
- O quê está a ser solicitado
- Como é medido
- Como deve ser adquirido
- Como será avaliado
Todas estas informações provêm do registo do Mestre de Materiais.
Durante o ciclo de aquisição, o mestre de materiais é consultado repetidamente:
- Nas requisições de compra, para definir o artigo
- Nas ordens de compra, para determinar os preços, as unidades e os dados de entrega
- Durante a receção de mercadorias, para registar as atualizações do inventário e das quantidades
- Na verificação de faturas, para validar quantidades e valores
Uma vez que o mesmo registo mestre de material é utilizado em várias etapas, qualquer inconsistência ou duplicação tem um impacto direto nas transações a jusante.
É por isso que os dados mestre de material são frequentemente descritos como a base do SAP MM.
Dados mestre de fornecedores (também conhecido como Dados mestre de fornecedores (no SAP) representa as entidades externas às quais a organização adquire bens ou serviços.
Um registo mestre de fornecedor contém todas as informações necessárias para:
- Adquirir materiais ou serviços
- Processar faturas
- Efetuar pagamentos
- Cumprir os requisitos legais e fiscais
Os dados mestre dos fornecedores assumem um papel fundamental durante a determinação da fonte de abastecimento e a execução da aquisição.
Assim que a necessidade de material ou serviço for conhecida, o SAP tem de responder à seguinte pergunta:
«De quem é que isto será adquirido?»
O registo mestre do fornecedor fornece essa resposta.
No fluxo de transações, os dados mestre do fornecedor são utilizados em:
Listas de fontes e registos informativos
Ordens de compra, para identificar o fornecedor
Fichas de receção de mercadorias ou de registo de serviços, para referência de entrega
Verificação de faturas, para lançar as faturas dos fornecedores
Pagamentos, através da integração com o SAP FI
Uma vez que os dados mestre dos fornecedores são partilhados entre o MM e o FI, estes funcionam como uma ponte entre a logística e as finanças.
Os erros ou duplicados nos dados mestre dos fornecedores não afetam apenas as aquisições, mas têm um impacto direto na contabilidade, na conformidade e no fluxo de caixa.
Os dados mestre de serviços representam serviços contratados pela organização, em vez de materiais físicos.
Ao contrário dos materiais, os serviços:
Não pode ser guardado no inventário
São consumidos no momento da execução
São normalmente medidas em unidades como horas, dias ou quantidades fixas
Entre os exemplos de serviços contam-se:
Serviços de manutenção e reparação
Serviços de consultoria
Serviços de transporte e logística
Trabalhos de instalação e colocação em funcionamento
No SAP MM, os Dados Mestre de Serviços permitem às organizações padronizar e reutilizar definições de serviços. Oferecem suporte a:
Pedidos de aquisição de serviços
Ordens de compra de serviços
Fichas de registo de serviços, onde se regista o desempenho dos serviços
Verificação de faturas, com base nas quantidades ou valores dos serviços aceites
Os dados mestre de serviços são especialmente importantes quando:
O mesmo serviço é contratado repetidamente junto de diferentes fornecedores
Para os contratos e as ordens de compra, são necessárias especificações detalhadas dos serviços
O registo e a aceitação dos serviços têm de ser controlados e auditados
Ao utilizar os Dados Mestres de Serviços, as organizações podem garantir:
Descrições de serviços uniformes em todas as ordens de compra
Maior controlo sobre a contratação de serviços
Acompanhamento e relatórios precisos dos custos
Lente não funcional:
Depois de definidos os domínios de dados funcionais do SAP MM, é útil analisar o módulo sob uma perspetiva ligeiramente diferente: a perspetiva não funcional.
Em termos simples, esta lente foca em o grau de fiabilidade do comportamento do sistema quando se verificam centenas ou milhares de movimentos de mercadorias deste tipo todos os dias.
As grandes organizações não se preocupam apenas com a possibilidade de criar uma ordem de compra ou de receber mercadorias. Preocupam-se em saber se:
- os dados são consistentes entre as equipas
- os números correspondem aos registos financeiros
- as aprovações são aplicadas automaticamente
- e todas as ações podem ser rastreadas durante uma auditoria
O SAP MM foi concebido para lidar com esta escala. Aplica regras em segundo plano, garante que cada movimento deixa um registo contabilístico e impede que diferentes equipas mantenham as suas próprias versões desconexas da realidade.
É por isso que o SAP MM funciona melhor quando é tratado como um sistema a nível de toda a organização, em vez de uma ferramenta isolada de aquisições ou de gestão de armazéns.
Registos de informações de compras
À medida que os volumes de aquisição aumentam, as organizações rapidamente se apercebem de que negociar e voltar a introduzir preços repetidamente é ineficiente e propício a erros.
É aqui que entram os registos de informações de compra.
Um Registo de Informações de Compra armazena a relação entre um material e um fornecedor. Este registo guarda os preços, os prazos de entrega e as condições de compra previamente acordados, para que os compradores não tenham de começar do zero sempre que surge uma necessidade.
Quando é criada uma ordem de compra, o SAP MM propõe automaticamente estes valores.
Isto garante que:
- os preços negociados são reutilizados
- os diferentes compradores não pagam, por engano, taxas diferentes
- e as decisões em matéria de aquisições mantêm-se coerentes ao longo do tempo
Em muitos aspetos, os registos de informações de compras funcionam como a memória institucional do sistema no que diz respeito às decisões de compra.
Compras / Aprovisionamento (MM-PUR)
A gestão de compras no SAP MM controla a forma como uma organização transforma uma necessidade num compromisso juridicamente vinculativo com um fornecedor.
O processo começa normalmente com uma requisição de compra. Esta pode ser criada manualmente por um utilizador ou gerada automaticamente pelo sistema através do MRP quando os níveis de stock ficam abaixo de um limiar definido.
Uma vez aprovada, a requisição é convertida numa ordem de compra. Nesta fase, o SAP realiza uma série de verificações em segundo plano:
- O fornecedor está aprovado?
- O material está definido corretamente?
- Os impostos, os preços e as unidades de medida estão corretos?
Só após estas validações é que a ordem de compra é emitida. Isto garante que o processo de aquisição se mantém controlado e em conformidade, mesmo quando os volumes são elevados e os prazos são apertados.
Gestão de existências (MM-IM)
Após o envio da ordem de compra, o foco passa da aquisição para a execução física.
A Gestão de Inventário no SAP MM acompanha o que acontece quando os materiais são movimentados no mundo real.
Cada entrada, transferência ou saída de stock é registada, para que o inventário do sistema reflita sempre o que realmente existe na área de produção ou no armazém.
Estes dados não são utilizados apenas pelas equipas do armazém.
Os responsáveis pelo planeamento da produção, as equipas financeiras e as equipas de manutenção baseiam-se todas nestas mesmas informações para tomar decisões.
Avaliação de existências (MM-IV / MM-VAL)
Enquanto a gestão de inventário se centra em quanto Quando existem existências, a Avaliação de Inventário centra-se em quanto vale essa ação.
Sempre que são recebidos ou emitidos materiais, o SAP atualiza automaticamente o valor financeiro do inventário. Estes lançamentos são transferidos diretamente para o SAP FI, garantindo que os valores do inventário no balanço estejam sempre em sincronia com o stock físico.
Quer uma organização utilize o preço padrão ou o preço médio móvel, o SAP MM garante que:
- os valores do inventário são atualizados em tempo real
- as diferenças de preço são registadas de forma transparente
- e os relatórios financeiros continuam a ser precisos
Limitações do SAP MM [com soluções]
Previsão da procura e otimização do inventário
O SAP MM regista os níveis de stock, e os dados mestre subjacentes também registam os detalhes dos materiais adquiridos e armazenados.
É amplamente considerado um excelente sistema de contabilidade financeira, mas, ao mesmo tempo, apresenta limitações funcionais evidentes com as quais a maioria das empresas acaba por se deparar.
O SAP MM utiliza o «Planeamento Baseado no Consumo» básico (por exemplo, o Ponto de Reabastecimento).
Tem dificuldade em lidar com variáveis complexas, como a sazonalidade, a procura «irregular» ou sinais externos do mercado, como as condições meteorológicas ou as tendências sociais
O problema aqui é que as médias são perigosas. Se venderes 0 em janeiro e 200 em fevereiro, a média é de 100 — mas se só tiveres 100 em stock, perdes metade das tuas vendas em fevereiro e pagas pelo espaço nas prateleiras em janeiro.
Ferramentas como ToolsGroup ou Slimstock utilizar a modelação probabilística.
Em vez de um único valor, calculam um intervalo de possibilidades (uma curva de probabilidade). Perguntam: «Qual é a probabilidade da procura 95%?» e definem os níveis de stock de forma a cobrir esse risco específico, e não apenas uma média distribuída ao longo de um período determinado.
Esta é uma questão comum, independentemente da «categoria» dos materiais.
Para materiais de MRO
As empresas com um elevado volume de ativos enfrentam desafios adicionais no que diz respeito à gestão de stocks, nomeadamente no que se refere à gestão de peças sobressalentes e consumíveis (produtos MRO).
Gestão de stock de peças sobressalentes, também designada por MRO (explicado neste artigo), é fundamental para evitar a falta de material e paragens na produção. Saiba mais sobre MRO.
As empresas fazem gastos avultados com armazenamento e com a manutenção de uma vasta gama de peças sobressalentes e consumíveis para a gestão de ativos e a manutenção de equipamentos.
Por outro lado, também é bastante comum que unidades de produção inteiras fiquem totalmente PARALISADAS, simplesmente devido a uma «falta de material»
Assim, compreender a «CRITICIDADE», os «padrões de consumo» e a procura potencial provável de uma peça sobressalente é fundamental para otimização do inventário de produtos MRO, de modo a eliminar o risco de «falta de stock de materiais» e a garantir que os níveis de stock não sejam excessivamente elevados.
A análise de criticidade no SAP MM é muito rudimentar e segue uma análise ABC padrão, sem ter em conta vários fatores como
- Em que equipamento é utilizado o peça sobressalente?
- Qual é a importância desse equipamento para a linha de produção?
- Qual é o grau de importância da peça sobressalente nas várias imobilizações em que é utilizada?
- Parâmetros de criticidade específicos do setor
- Prazo de entrega do fornecedor
- Será que uma fábrica nas proximidades pode satisfazer este requisito?
Sem ter em conta estes aspetos, uma verdadeira análise de criticidade será imprecisa.
Sistemas de software como MRO360 são uma solução de gestão de inventário para a gestão de peças sobressalentes, centrada principalmente na gestão de inventário e de armazéns.
O software é desenvolvido pela nossa própria equipa aqui na Verdantis, em colaboração com os nossos clientes, que se deparam repetidamente com problemas de ruptura de stock e excesso de stock.
O MRO360 funciona como uma camada sobre o SAP MM e o SAP PM.
Visibilidade limitada sobre a movimentação de materiais
Apesar de ter sido concebido para beneficiar as equipas de logística e da cadeia de abastecimento, na sua essência, o SAP MM foi desenvolvido como um sistema de contabilidade e controlo interno, não podendo resolver todas as questões relacionadas com a logística e o acompanhamento.
Na Gestão de Materiais (MM) do SAP, a visibilidade limitada dos movimentos de materiais não é, normalmente, uma falha do próprio software, mas sim um «ponto cego funcional» que ocorre quando o registo digital no SAP fica desfasado em relação à realidade física no armazém.
Pense nisso como uma «névoa de dados» – por exemplo, os materiais estão a ser movimentados no chão de fábrica, mas, como ainda não foram «lançados» no SAP, o sistema continua a considerar que se encontram na posição original.
Códigos de movimento de material
O módulo inclui algumas funcionalidades que permitem acompanhar eficazmente os materiais.
Para compreender a natureza dos movimentos e acompanhar os tipos de movimentação de mercadorias, é atribuído um código de três dígitos aos registos de dados, a fim de determinar em que fase da cadeia de abastecimento se encontram.
Os primeiros dígitos dos próprios códigos representam, geralmente, um «Tipo de Movimento»
Série | Categoria | Descrição |
1xx | Recebimento de mercadorias | Introduzir materiais no sistema (por exemplo, provenientes de um fornecedor). |
2xx | Saída de mercadorias | Retirada de materiais do armazém (por exemplo, para produção). |
3xx | Lançamento de transferência | Transferência de stock entre locais, fábricas ou tipos de estado. |
5xx | Ajustes | Entradas sem ordem de compra ou inicializações de stock. |
7xx | Inventário físico | Utiliza-se para ajustar o stock após uma contagem manual. |
A forma como os códigos estão estruturados e como são geralmente utilizados é explicada de forma mais clara neste vídeo.
Tanto do ponto de vista funcional como técnico, o SAP MM é perfeito; prevê mecanismos que permitem detetar que uma peça foi movimentada.
Se o registo for criado, o SAP registará essa alteração; se o registo não for criado, o SAP não terá como saber dessa alteração.
No entanto, a conceção da SAP acaba por incentivar estas falhas de governação, sobretudo em ambientes com grande concentração de ativos.
Eis como:
1. IU/UX desatualizada – A primeira versão do SAP MM foi lançada originalmente na década de 1990; desde então, o módulo sofreu várias alterações e passou a incluir várias funcionalidades avançadas.
No entanto, a experiência do utilizador e a intuitividade não sofreram grandes alterações. O software foi originalmente concebido para funcionários sentados nas suas secretárias, na década de 1990, e NÃO para um técnico no chão de fábrica, a milhas de distância de um computador.
2. Movimento «Black Box»
O SAP MM não apresenta, por si só, o «Stock em movimento». Mostra o «Stock no local de armazenamento A» ou o «Stock no local de armazenamento B».
O «movimento» é apenas uma transação momentânea. Se uma peça permanecer num camião durante três dias, muitas vezes é necessário recorrer a relatórios personalizados ou a códigos T específicos (como o MB5T) apenas para a visualizar
3. Complexidade dos dados mestre
A par dos códigos de movimentação, se a categorização e a «prontidão dos dados» dos próprios materiais forem deficientes, todo o processo fica comprometido, limitando ainda mais a visibilidade dos materiais.
Para garantir a visibilidade, as suas «Localizações Funcionais» e «Localizações de Armazenamento» têm de corresponder na perfeição. A configuração deste processo no SAP é tão complexa que muitas empresas recorrem a «atalhos», o que conduz precisamente aos problemas de visibilidade que discutimos.
Na secção seguinte, abordaremos em pormenor a qualidade dos dados mestre enquanto desafio.
Soluções para a visibilidade limitada da movimentação de materiais
1. A granularidade em trânsito
Quando se transfere stock entre duas unidades distantes (por exemplo, de um armazém central para uma unidade remota), o SAP MM utiliza o «Stock em trânsito» (Movimento 303/305).
A Falha Sistémica: O SAP MM sabe que o stock está «algures» entre o Ponto A e o Ponto B, mas não dispõe de GPS integrado nem de integração telemática. Para o SAP, um camião que avariou a 5 milhas de distância parece exatamente igual a um camião que ainda não saiu do pátio.
A Solução
Ambos FourKites e Project44 resolvem este desafio e integram-se facilmente com SAP MM, através da sobreposição dos dados do SAP relativos ao «Stock em trânsito» com o rastreio por GPS em tempo real.
Isto resolve a «cegueira sistémica» de não se saber exatamente quando é que uma peça essencial para o ativo irá chegar.
2. Atrito específico da interface
O SAP MM foi concebido para uma era de «secretária e teclado». Os códigos de transação (MIGO, MB51) são complexos e exigem uma formação significativa.
A Falha Sistémica: A execução de tarefas no SAP MM implica, geralmente, uma elevada «carga cognitiva» e conduz à «fadiga de introdução de dados». Se um técnico de campo tiver de caminhar 15 minutos de volta até um terminal para registar uma movimentação de peças que demora 2 minutos, acabará naturalmente por agrupar essas tarefas ou por as ignorar.
A Solução: Aplicações modernas de terceiros (ou SAP Fiori, até certo ponto) simplificam a interface do utilizador, reduzindo-a a ações de «um clique». Ao fazer com que a tarefa digital exija o mesmo esforço que a tarefa física, o sistema elimina o incentivo para contornar as regras de governação.
3. O ponto cego do «Offline»
Isto é particularmente verdade no caso de atividades não industriais, como o petróleo, o gás, a energia, a mineração e os serviços públicos, onde o acesso a uma ligação à Internet fiável é praticamente impossível.
A Falha Sistémica: O SAP MM padrão é um sistema de «cliente leve»; requer uma ligação constante ao servidor para registar um movimento. Se um técnico movimentar uma peça sobressalente crítica numa zona sem cobertura de rede, não poderá registar essa operação no SAP nesse momento.
A solução de terceiros: Software como Innovapptive ou Sigga oferece funcionalidades «Offline-First».
Permitem que o técnico no terreno registe o movimento numa base de dados local no seu dispositivo. Assim que o dispositivo deteta um sinal, sincroniza-se. Isto elimina a desculpa de «gestão» do tipo «não tinha sinal, por isso esqueci-me de registar mais tarde».
Problemas relacionados com a qualidade dos dados mestre
Os «dados mestre» constituem a espinha dorsal de qualquer módulo SAP. Isto é particularmente verdade no caso do módulo MM.
A criação do Material é o primeiro passo a dar antes de qualquer um dos submódulos poder sequer começar a executar as suas operações.
Tal como já foi referido anteriormente, existem vários domínios de dados mestre no SAP (tal como na maioria dos sistemas ERP); para uma breve recapitulação, eis os principais domínios de dados mestre no MM
- Dados mestre de materiais
- Dados mestre de fornecedores (vendedores)
- Dados mestre de serviços
Exatamente pelas mesmas razões descritas na secção «Visibilidade do material» acima, existem desafios sistémicos na forma como os registos de dados mestre são criados e geridos no MM.
Altamente recomendado: Este recurso aborda os conceitos básicos sobre o que é um mestre de materiais, os desafios e as soluções para os resolver.
Uma interface de utilizador desatualizada, a falta de automatizações, as estruturas rígidas do SAP, a ausência de funcionalidades de IA da Agentic e um fluxo de trabalho de governação de dados de materiais mal configurado conduzem invariavelmente a toda uma série de Desafios relacionados com a qualidade dos dados mestre no SAP MM.
Desafios relacionados com os dados mestre no SAP MM
O impacto da má qualidade dos dados mestre raramente se limita a uma única transação ou equipa. Uma vez que o SAP MM se situa na intersecção entre as áreas de aprovisionamento, inventário e finanças, mesmo pequenas imprecisões nos dados mestre tendem a propagar-se por todos os processos.
Com o passar do tempo, as organizações começam a enfrentar problemas operacionais e financeiros recorrentes que, na maioria das vezes, podem ser atribuídos à forma como os dados mestres são criados, mantidos e geridos.
A seguir, apresentamos alguns dos desafios mais frequentemente observados.
Ausência de uma taxonomia global e universalmente aceite:
Na maioria das organizações, a criação de material é descentralizada. Equipas diferentes, fábricas diferentes, prioridades diferentes.
Mesmo quando o mesmo artigo já existe no SAP, muitas vezes não é encontrado. Não porque o SAP não consiga armazená-lo, mas porque não consegue reconhecê-lo.
– Uma fábrica produz um parafuso com a designação «Parafuso de aço – Grau A».
– Outro chama-lhe «Parafuso, Aço, Classe A».
– Um terceiro abrevia-o para «STL BLT A».
Do ponto de vista físico, nada mudou. Do ponto de vista do sistema, a SAP considera agora que se trata de três materiais diferentes.
O SAP está a fazer exatamente aquilo para que foi concebido. Trata o texto, as descrições e os códigos de classificação de forma literal. Se não corresponderem, o sistema parte do princípio de que são diferentes.
O impacto é imediato
- O stock está repartido por vários números de material.
- São emitidas requisições de compra para artigos que já se encontram em stock.
- O departamento de compras negocia os preços sem se aperceber de que os volumes estão fragmentados.
- A avaliação do inventário fica distorcida.
Os dados do setor confirmam esta constatação. Estudos revelam que 20-30% dos registos de fornecedores e de materiais em ambientes SAP estão duplicados, o que tem um impacto direto nas operações e na eficácia das aquisições (Fonte: IJFMR).
Isto não é uma falha do sistema. A SAP não cria duplicados; são as entradas inconsistentes dos utilizadores que o fazem. A causa principal é a ausência de uma linguagem comum e padronizada para os materiais.
A causa principal é a ausência de uma linguagem comum no que diz respeito aos materiais. A solução não passa por mais formação nem por uma fiscalização mais rigorosa, mas sim pela normalização.
A solução é a normalização, e não um controlo mais rigoroso. Estruturas normalizadas de dados sobre materiais, tais como Taxonomia de materiais de MRO No que diz respeito aos itens de manutenção ou às taxonomias estruturadas para matérias-primas e produtos acabados, defina como os materiais devem ser nomeados, descritos e classificados antes de serem introduzidos no SAP.
Assim que as convenções de nomenclatura, as regras de classificação e os atributos obrigatórios forem aplicados, a criação de materiais deixa de ser subjetiva.
Só então é que o SAP começa a funcionar como um sistema único, em vez de um conjunto de interpretações locais.
Registos de dados incompletos e informações em falta
Do ponto de vista funcional e técnico, o SAP permite a gestão de dados mestre extremamente abrangentes.
Na prática, a maioria dos registos é criada com o mínimo indispensável para «Ignorar a mensagem de erro.»
Se existir um registo de material, o SAP parte do princípio de que está completo. Se os dados nunca tiverem sido introduzidos, o SAP não tem forma de saber quais são deveria sabia.
É aqui que as coisas dão para o torto.
Pode existir uma bomba no SAP, mas sem classificação de pressão, MOC, dimensões ou referência do fabricante original. O SAP considera-a um material válido.
A empresa considera que é inutilizável.
O SAP MM não impõe exaustividade contextual. Impõe exaustividade técnica.
Desde que os campos obrigatórios para esse tipo de material estejam preenchidos, o sistema considera que está tudo em ordem, mesmo que o registo seja inútil do ponto de vista operacional.
Em ambientes com grande volume de ativos, isto leva os técnicos a terem de adivinhar, os compradores a reformularem as descrições e os engenheiros a ignorarem completamente o SAP.
A SAP não falhou. A governação em torno de o que significa, na verdade, «completo» fez.
Informações duplicadas e em falta
A duplicação no SAP MM raramente tem origem na preguiça. Normalmente, tem origem numa pesquisa mal sucedida.
Se um utilizador não conseguir localizar com segurança um material existente, devido a descrições vagas, abreviaturas diferentes ou atributos em falta, parte do princípio de que esse material não existe.
Por isso, criam um novo.
Agora tem dois registos:
Um que tem uma descrição razoável, mas não tem classificação
Outro com classificação, mas sem detalhes técnicos
Individualmente incompleto. Coletivamente destrutivo.
A pesquisa no SAP MM depende em grande medida da qualidade da descrição do registo original. Descrições deficientes e nomenclaturas inconsistentes tornam a abordagem «procurar antes de criar» irrealista nas operações do mundo real.
O resultado é previsível:
- Ordens de compra duplicadas
- Inventário dividido
- Preços diferentes para o mesmo artigo
Quando se perde a confiança na pesquisa da SAP, os utilizadores deixam de tentar. A duplicação passa a ser o comportamento habitual, e não a exceção.
Registos de dados obsoletos
O SAP é excelente a lembrar-se das coisas, mas péssimo a esquecê-las.
Os materiais que eram relevantes há 10 anos continuam a aparecer nos resultados de pesquisa hoje em dia, mesmo que o equipamento já não exista, o fornecedor tenha deixado de existir ou as especificações tenham mudado duas vezes desde então.
Para a SAP, salvo indicação em contrário, o material continua a ser válido.
Não existe uma aplicação automática do ciclo de vida natural dos materiais. A criação é fácil. A retirada de serviço requer intenção, responsabilidade e disciplina; três aspetos que a maioria das organizações nunca atribui formalmente.
A SAP não retira automaticamente os materiais de circulação. Sem uma decisão deliberada e sem responsabilidade, as peças obsoletas continuam a existir. Este artigo aborda a gestão eficaz de peças obsoletas.
A consequência:
- São adquiridos por engano artigos obsoletos
- Os relatórios de inventário estão incorretos
- A precisão da pesquisa diminui ainda mais, o que volta a dar origem a duplicações
Sem uma revisão, bloqueio e arquivamento periódicos, o SAP transforma-se gradualmente num museu histórico, em vez de um sistema operacional ativo.
Ausência de integrações
O SAP MM é frequentemente considerado o «sistema de registo», mas raramente como o apenas sistema que interfere nos dados dos materiais.
As equipas de engenharia têm uma versão, a equipa de manutenção tem outra e os fornecedores têm catálogos que não correspondem a nenhuma das duas.
E nenhum deles comunica devidamente com os outros.
Assim, os mesmos dados são introduzidos, reinterpretados e reformatados de novo, todas as vezes.
O SAP MM parte do princípio de que lhe são fornecidos dados limpos e controlados. Na realidade, encontra-se no meio de ferramentas desconexas, folhas de cálculo e e-mails.
Cada transferência manual provoca atrasos e distorções. Quando os dados chegam ao SAP, já estão desatualizados.
Sem integrações e sem uma fonte única de verdade, o SAP torna-se um destino dos dados, e não uma entidade responsável pelos dados.
Gestão da qualidade dos dados e mecanismos de aprovação
Talvez o desafio mais importante resida em como é regulada a criação de dados mestre.
Se todos puderem criar ou alterar registos de materiais, então todos o farão, cada um com a sua própria lógica, abreviaturas e atalhos.
E a SAP irá registar fielmente cada uma dessas decisões.
A criação descentralizada, sem fluxos de trabalho de aprovação padronizados, conduz a uma inconsistência a nível de toda a empresa, motivada pela conveniência local.
Não existe nenhum ponto de controlo natural que pergunte:
- Este material já deveria existir?
- A descrição pode ser utilizada por outra pessoa?
- Os atributos essenciais estão preenchidos corretamente?
Sem responsáveis pelos dados, gestores e mecanismos de aprovação, a qualidade deteriora-se silenciosamente com o passar do tempo.
E, uma vez que a qualidade se tenha deteriorado, nenhuma quantidade de relatórios ou análises poderá corrigir a situação a jusante.
Nota importante: “Os «dados mestre de serviços» deixaram de constituir um domínio de dados mestre distinto nas versões mais recentes do ERP, como o S4/Hana; em vez disso, este domínio de dados foi integrado no «Mestre de Materiais»
Desafios empresariais
Os desafios acima referidos em matéria de qualidade dos dados traduzem-se diretamente em:
- Excesso de stock
- Tempo de inatividade da produção
- Limitações na visibilidade e na análise de despesas
As más práticas de gestão da «qualidade dos dados» resultam invariavelmente em dom
Soluções
Para superar estes desafios, foram introduzidas várias ferramentas de gestão de dados mestre de terceiros, dotadas de uma interface de utilizador superior, capacidades integradas de enriquecimento de dados de terceiros e pilhas tecnológicas modernas.
A Stibo Systems, o Ataccama MDM e o produto da própria SAP, SAP MDG (Gestão de Dados Mestres) são intervenientes bem conhecidos neste setor
No entanto, para alcançar a verdadeira excelência na gestão de dados mestre de materiais, o ideal é utilizar um software de MDM especificamente concebido para responder a requisitos empresariais que envolvem um grande volume de materiais.
Verdantis MDM Suite é a solução emblemática da Verdantis para a gestão de dados mestre de materiais, abrangendo materiais de manutenção, reparação e operações (MRO), materiais diretos e consumíveis.
Eis algumas formas através das quais este software reforça as capacidades de gestão de dados mestre para organizações com atividades intensivas de produção e fabrico.
Categorização automatizada e extração de dados
Na maioria das organizações, os dados relativos aos materiais são introduzidos no SAP de forma não estruturada ou semiestruturada, através de descrições em texto livre, ficheiros PDF, folhas de cálculo antigas ou catálogos de fornecedores.
O SAP MM armazena esta informação, mas não a interpreta.
A nossa suíte MDM utiliza técnicas de extração automatizada de dados para analisar descrições de materiais e documentos de origem, identificando atributos-chave, tais como o tipo de material, as dimensões, as especificações e o contexto de utilização.
Estes atributos são, em seguida, associados a categorias de materiais e esquemas de classificação predefinidos.
Isto elimina a interpretação manual na criação de material e garante que a categorização seja consistente entre fábricas, regiões e utilizadores, antes mesmo de os dados chegarem ao SAP.
Normalização dos registos de dados mestre
Os dados relativos às matérias-primas raramente estão normalizados. São comuns as abreviaturas, as unidades de medida inconsistentes e as convenções de nomenclatura regionais.
O SAP MM aceita essa variabilidade, mas a análise e o planeamento são prejudicados em consequência disso.
A nossa solução normaliza os registos de materiais, aplicando convenções de nomenclatura, unidades de medida, estruturas de atributos e formatos de descrição padronizados.
«STL BLT A», «Parafuso de aço – Classe A» e «Parafuso de aço, Classe A» são transformados numa única representação padronizada.
Esta normalização garante que os termos tenham o mesmo significado em toda a empresa, não apenas do ponto de vista sintático, mas também semântico.
Enriquecimento de dados com a Agentic AI
O SAP MM depende em grande medida dos dados introduzidos pelos utilizadores. Se faltar alguma informação, o SAP não dispõe de nenhum mecanismo nativo para a inferir ou completar.
O nosso agente de IA, AutoEnrich, utiliza a Agentic AI para enriquecer os dados mestre, inferindo atributos em falta, validando especificações e complementando os registos com dados de referência externos, sempre que aplicável.
O vídeo aqui apresentado fornece um guia passo a passo sobre o funcionamento do AutoEnrich, mostrando como a IA autônoma melhora a integridade e a precisão dos dados nos registos mestre de material.
Em vez de depender exclusivamente das informações fornecidas pelo utilizador, o AutoEnrich avalia sinais contextuais no registo do material e nos domínios de dados relacionados, a fim de melhorar a exaustividade e a precisão.
Isto garante que os dados mestre introduzidos no SAP não sejam apenas preenchidos, mas sim validados em contexto e fiáveis do ponto de vista operacional.
Desduplicação avançada de L1 e L2
As abordagens tradicionais de deduplicação baseiam-se em correspondências exatas ou em verificações simples baseadas em regras. O SAP MM enquadra-se, em grande parte, nesta categoria.
O nosso produto aplica uma lógica de deduplicação em várias camadas:
Deduplicação L1 deteta duplicados evidentes utilizando regras determinísticas (correspondências exatas, chaves padronizadas).
Desduplicação L2 aplica a deteção de semelhanças semânticas e baseadas em atributos para identificar materiais que são funcionalmente idênticos, mas descritos de forma diferente.
O vídeo seguinte apresenta uma demonstração prática de como esta estrutura de deduplicação funciona na prática
Isto permite detetar duplicados antes são introduzidos no SAP, em vez de serem detetados meses mais tarde através de anomalias no inventário ou de conclusões de auditorias.
Correção de dados «plug-and-play»
A correção de dados mestre incorretos no SAP é, muitas vezes, um processo moroso, manual e arriscado. As alterações exigem coordenação entre módulos e uma gestão cuidadosa para evitar impactos a jusante.
O Verdantis MDM Suite permite uma correção de dados controlada e do tipo «plug-and-play», isolando as atividades de limpeza, enriquecimento e validação fora do SAP.
Apenas os dados mestre aprovados e de alta qualidade são sincronizados de volta para o SAP MM.
Isto reduz significativamente as perturbações nas operações em tempo real, ao mesmo tempo que melhora progressivamente a qualidade dos dados ao longo do tempo.
Integrações com domínios de dados relacionados
Os dados mestre de materiais não existem isoladamente. Estão interligados com fornecedores, equipamentos, locais funcionais, listas de materiais e dados de aquisição.
O Verdantis MDM integra os dados de materiais com os domínios de dados mestre relacionados, garantindo a coerência entre sistemas como o SAP MM, o SAP PM e plataformas externas de aquisição.
Isto cria uma base de dados unificada, na qual os materiais são definidos de forma coerente em relação ao local onde são utilizados, quem os fornece e como são consumidos.
O resultado não é apenas dados mais precisos, mas um sistema que promove a visibilidade, a rastreabilidade e a tomada de decisões inteligentes ao longo de todo o ciclo de vida do material.
Aplicação deficiente de estratégias de aquisição e de concursos públicos
O SAP MM foi concebido como um «sistema de registo» e não como um software de colaboração destinado a estabelecer contacto com fornecedores externos e a comparar a melhor solução possível.
No que diz respeito às aquisições estratégicas, existem algumas limitações inerentes ao funcionamento do SAP MM.
O «Cemitério» das Solicitações de Orçamento
No SAP MM, a RFQ (Pedido de Cotação – Código T: ME41) é, essencialmente, um formulário digital. É o utilizador que a cria, mas o SAP não dispõe de um «Portal» nativo que permita aos fornecedores visualizá-la ou acompanhá-la. Isto torna a gestão de propostas extremamente complicada para o profissional de compras mais exigente.
Introdução manual de dados
Vários procedimentos operacionais padrão (SOP) exigem que o profissional de compras/aquisições imprima ou envie por e-mail o pedido de cotação aos fornecedores. Depois de partilhado, o departamento de aquisições terá de recorrer a técnicas antiquadas e introduzir manualmente esses preços no SAP, utilizando códigos de transação como o ME47 para os comparar.
Identificação de fornecedores
Sendo uma plataforma que funciona principalmente como um sistema de registo, o SAP MM só reconhece os fornecedores que já foram integrados no sistema. Não o pode ajudar a encontrar um novo fabricante de válvulas, mais barato, numa região diferente.
Esta limitação obriga os fornecedores a procurarem plataformas alternativas de terceiros. O desafio reside no facto de esse software ter de se integrar estreitamente com o SAP MM, devido às suas capacidades como «Sistema de Registo».
A Solução
Devido às crescentes preocupações a este respeito, a SAP lançou o SAP Ariba Sourcing, um conjunto completo de serviços que inclui um módulo de «Descoberta de Fornecedores».
Recentemente, a SAP também tem vindo a introduzir várias funcionalidades de IA, como o (Joule), para recomendar fornecedores com base nos códigos de mercadoria indicados na requisição de compra.
Incapacidade de gerir análises complexas
O SAP MM não consegue lidar facilmente com processos complexos de licitação em «várias rondas», leilões inversos ou cenários hipotéticos.
Por exemplo: «E se eu atribuir 60% do volume ao Fornecedor A e 40% ao Fornecedor B?»)
O SAP MM é notoriamente linear, especialmente nas fases relacionadas com o Abastecimento Estratégico e a Adjudicação (mais concretamente nas transações ME41/ME47 de pedido de cotação).
O sistema espera uma relação simples de um para um: pedes um preço, introduzes o preço e escolhes o item mais barato.
Em setores com grande concentração de ativos, onde um único contrato de manutenção para «Válvulas» ou «Serviços de Manutenção» pode envolver 500 itens de linha distribuídos por 10 locais em todo o mundo, a funcionalidade «Comparação de Preços» do SAP MM dá a sensação de estar a usar uma calculadora quando o que se precisa realmente é de um supercomputador.
Eis alguns casos em que isto começa a tornar-se um problema
1. Sem lógica de várias rondas
O módulo «parte do princípio» de que um pedido de proposta (RFP) é um documento único e definitivo. Não tem em conta a natureza dinâmica, em constante evolução e iterativa das negociações empresariais modernas, nas quais os preços, as condições e até mesmo o ÂMBITO vão evoluindo ao longo de várias semanas.
Para realizar uma «Melhor e Última Oferta» (BAFO) ou uma segunda ronda de licitação, um comprador tem de substituir os dados da proposta original (perdendo assim o registo de auditoria do preço inicial) ou criar manualmente um novo conjunto de documentos de pedido de cotação para cada fornecedor, o que é administrativamente exaustivo.
Pode encontrar-se abaixo um exemplo prático disto em ação;
Uma empresa de energia está a abrir um concurso para um contrato de 3 anos relativo à gestão da vegetação (poda de árvores) nas imediações das linhas elétricas.
1.ª ronda: 10 fornecedores apresentam tarifas gerais
2.ª ronda: A empresa de serviços públicos reduz a lista a três fornecedores e solicita a apresentação de uma proposta de preço «melhor e definitiva», com base nas novas cláusulas relativas a contingências meteorológicas.
3.ª ronda: Durante as negociações, todos os fornecedores sugeriram também «lavrar o solo» em torno da vegetação, para garantir uma maior longevidade e facilitar a manutenção, o que justificou um «aumento do âmbito» do atual pedido de propostas, com o qual a empresa concordou.
O estrangulamento: O comprador terá agora de voltar a introduzir manualmente todas as partidas relativas a esses três fornecedores em novos documentos, para as comparar com os parâmetros de referência e o âmbito da 1.ª ronda
2. A «dor de cabeça lancinante»
Uma boa prática em «Aprovisionamento Estratégico» requer frequentemente a «Otimização da Adjudicação», ou seja, a repartição do volume de trabalho entre fornecedores, de forma a mitigar o risco e a dependência de um único fornecedor. Por exemplo: se a fábrica do fornecedor for alvo de uma inundação ou se ocorrer uma greve.
Por exemplo: um conglomerado mineiro necessita de 500 000 litros de um lubrificante especializado por ano.
O comprador pretende adjudicar a parte 60% do âmbito do contrato a um fornecedor global de nível 1, por razões de competitividade em termos de custos e estabilidade, E a parte restante do contrato a uma empresa local «de propriedade indígena», a fim de cumprir as metas ESG.
O estrangulamento: Por si só, o SAP MM não consegue apresentar de imediato ao comprador o «Custo da Compromisso». Por exemplo, dividir a adjudicação terá um custo adicional de $50K, mas reduzirá o risco da cadeia de abastecimento em 30%.
Para resolver esta situação, o comprador tem de criar um modelo complexo e fragmentado no Excel para encontrar essas respostas.
3. Fatores não relacionados com o preço
Nas operações industriais pesadas, o proponente «mais barato» para o fornecimento de uma «peça» ou «material» específico não «ganha» necessariamente sempre.
Na verdade, é precisamente o contrário.
Isso não quer dizer que o preço não seja tido em conta durante a fase de «adjudicação».
Os compradores têm frequentemente de recorrer a modelos matemáticos que tenham em conta parâmetros qualitativos para a tomada de decisões.
Isto inclui o prazo de entrega, os custos decorrentes de falhas, a fiabilidade do fornecedor, a proximidade geográfica e uma miríade de outros fatores. Uma vez que o incumprimento pode revelar-se muito, muito mais dispendioso do que a poupança de custos obtida ao selecionar o proponente com a proposta mais baixa.
E embora o SAP disponha de funcionalidades para a «Avaliação de Fornecedores», estas não se integram dinamicamente no processo de concurso. É simplesmente demasiado complicado criar uma fórmula numa solicitação de cotação que, por exemplo, diga: (Preço * 60%) + (Prazo de entrega * 20%) + (Classificação de segurança * 20%) = Pontuação final
A Solução
A própria SAP está ciente de muitas destas limitações e, como solução, comercializa complementos que permitem resolver estes desafios, até certo ponto.
Software da SAP semelhante a SAP Ariba, Coupa, e até mesmo soluções de terceiros de empresas como Keelvar funciona «em camada superior» ao SAP MM para gerir esta complexidade:
Eis como se faz.
Criadores de cenários: Permitem aos compradores alternar entre duas opções: «Mostrar-me o cenário de repartição 60/40» e «Mostrar-me o cenário mais barato com um único fornecedor»
Pontuação ponderada: Oferecem um painel de controlo «Side-by-Side» onde as pontuações técnicas (da Engenharia) e as pontuações de segurança (da HSE) são combinadas matematicamente com a proposta comercial.
Retrocesso Automático: Assim que a análise complexa estiver concluída na ferramenta de terceiros, esta «envia» as adjudicações finais, já repartidas, de volta para o SAP MM, para criar automaticamente as ordens de compra concluídas.
A tabela abaixo explica, de forma resumida, como estes sistemas funcionam.
Característica | Processo padrão do SAP MM (manual) | Ferramenta de aquisição junto de terceiros (otimizada) |
Leilão em várias rondas | Duplicação manual: É necessário criar novos documentos de pedido de cotação para a BAFO (Melhor e Última Oferta) ou substituir manualmente os preços, o que anula o registo de auditoria da 1.ª ronda. | Versões nativas: Os compradores clicam em «Iniciar a próxima ronda». O sistema transfere as ofertas anteriores e assinala automaticamente quaisquer alterações no preço ou nas condições. |
Divisões do tipo «E se...» | Excel Side-Car: O comprador exporta os dados para o Excel, calcula manualmente uma repartição de 60/40 e, em seguida, tem de criar manualmente dois contratos distintos no SAP. | Modelação baseada em restrições: O comprador estabelece uma regra: «Repartição do volume 60/40.» A ferramenta calcula instantaneamente o impacto total dessa divisão nos custos de mais de 500 rubricas. |
Ponderação não relacionada com o preço | Subjetivo/Offline: As pontuações técnicas (Segurança, Qualidade) são normalmente guardadas num ficheiro PDF ou numa folha de cálculo separados e comparadas «mentalmente» com o preço. | Quadros de resultados ponderados: As equipas de Engenharia e Segurança introduzem as pontuações diretamente. A ferramenta calcula uma «Pontuação de Valor» (Preço + Classificação Técnica) para classificar os fornecedores. |
Ofertas combinatórias | Impossível: Não consigo aceitar que um fornecedor diga: «Dou-te um desconto de 10% se me entregares os 5 sites, mas só 2% se me entregares um.» | Licitação por pacotes: O motor de IA analisa as ofertas «Bundle» para encontrar a combinação matematicamente mais económica entre vários sites e fornecedores. |
Registo de auditoria | Fragmentado: O «porquê» por trás de um prémio está muitas vezes escondido num e-mail do comprador ou num ficheiro Excel guardado no seu ambiente de trabalho. | Centralizado: Todos os cenários hipotéticos e a lógica utilizada para rejeitar um fornecedor mais barato são registados para efeitos de auditoria interna e conformidade com a lei SOX. |
Que equipas beneficiam geralmente da excelência no SAP MM?
– Equipas da cadeia de abastecimento contam com o SAP MM para obter uma visibilidade fiável do stock em todas as fábricas e armazéns. Boas práticas no SAP MM ajudam a reduzir o excesso de stock, a evitar a falta de material e a permitir decisões de planeamento mais rápidas e baseadas em dados.
– Profissionais da área de compras Utilizar o SAP MM como sistema de referência para os dados relativos a compras e fornecedores. Quando os dados relativos aos materiais são consistentes, as equipas de compras podem consolidar a procura, negociar melhores preços, aplicar controlos de aprovação e evitar compras duplicadas ou desnecessárias.
– Especialistas em gestão de dados garantir a integridade a longo prazo do SAP MM através da gestão dos dados mestre de materiais. O seu papel é fundamental para assegurar a normalização, evitar duplicações, gerir os ciclos de vida dos materiais e manter o SAP como uma fonte de informação fiável a nível de toda a empresa.
