Les données de référence des immobilisations constituent un ensemble d'enregistrements de données relatifs à l'ensemble des immobilisations qu'une entreprise gère dans ses systèmes ERP ou EAM. Ces immobilisations peuvent avoir été utilisées par le passé, être actuellement en service ou avoir fait l'objet d'un processus d'acquisition à un moment donné.
L'ampleur même des activités des entreprises menant des opérations de production à grande échelle implique que de nombreux actifs doivent être mis en service ou remplacés à tout moment, ce qui génère un volume important de données liées à ces actifs. Cela nécessite la mise en place de processus rigoureux afin que les flux de travail liés à la gestion de ces données soient gérés de manière centralisée, dans le but d'optimiser la qualité des données.
Cette discipline, qui consiste à gérer, classer, contrôler et mettre à jour les données relatives aux actifs, est communément appelée « gestion des données de référence des actifs ».
Les cas d'utilisation avancés dans la gestion des données de référence des actifs (Asset MDM) peuvent également s'étendre à l'intégration et à la synchronisation de la base de données de référence des actifs avec d'autres domaines de données de référence connexes, tels que la base de données de référence des fournisseurs, celle des matériaux (pièces de rechange) ou celle des services.
Le tableau ci-dessous récapitule les différentes appellations utilisées pour désigner une « fiche d'actif » dans divers systèmes ERP
Système ERP | Terme générique de la gestion des actifs | Module / Domaine |
SAP | Fiche d'actif | FI-AA, PM |
Oracle | Immobilisations / Fiche d'actif | Actifs Oracle |
Microsoft D365 | Immobilisations corporelles | Immobilisations |
IFS | Objet / Équipement | Gestion d'actifs |
Infor | Équipement / Actif | EAM |
NetSuite | Registre des immobilisations | Gestion des immobilisations |
Modèle de données de référence des actifs
Voici un modèle de données standard pour une fiche d'équipement, utilisé dans la plupart des opérations de production. Bien entendu, les propriétés et les champs gérés peuvent varier en fonction de l'objectif visé et du degré de complexité opérationnelle :
| Champ | Type de champ | Exemple |
| ID / Numéro de l'actif (identifiant unique) | Texte libre avec validation | EQP-2025-001 |
| Description / Nom de l'actif | Texte libre | Pompe hydraulique haute pression pour système de refroidissement |
| Type / Catégorie d'actif | Menu déroulant | Équipements → Mécanique |
| Groupe d'actifs / Catégorie | Menu déroulant | Pompes → Équipements rotatifs |
| Numéro de série | Texte libre avec validation | SN-HP-984521 |
| Nom du fabricant | Texte libre | Siemens Solutions industrielles |
| Référence | Texte libre | HPP-X2000 |
| Fournisseur / Prestataire | Texte libre | ABC Engineering Supplies Pvt. Ltd. |
| Numéro d'étiquette / Code-barres / RFID | Icône (SVG ou format pris en charge) | ![Icône de code-barres] (icon.svg) (par exemple, RFID : RFID-778899) |
| Emplacement (site, bâtiment, étage, GPS) | Menu déroulant | Usine A → Bloc de production 2 → 3e étage (GPS : 40,7128 N, 74,0060 O) |
| Statut | Menu déroulant | Actif / En service |
| Date d'acquisition | Format de la date | 2022-04-12 |
| Date de mise en service / d'installation | Format de la date | 2022-06-05 |
| Durée de vie utile prévue | Chiffres (mois/années) | 180 mois (15 ans) |
Les défis liés aux données de référence des actifs
À l'instar du célèbre les défis liés à la gestion des données de référence, un registre des actifs nécessite la mise en place de processus de gouvernance afin de garantir l'intégrité et l'exactitude des données.
Lorsque la qualité des données d'un fichier de base des immobilisations est déjà compromise, un nettoyage approfondi des données est généralement indispensable pour garantir que la qualité des données relatives aux immobilisations reste intacte.
La plupart des problèmes qu'un logiciel de gestion des données de référence des actifs (Asset MDM) vise à résoudre sont des problèmes couramment rencontrés dans d'autres domaines liés aux données de référence.
Cependant, certains défis sont propres aux enregistrements de données sur les actifs et nécessitent une approche spécifique pour être résolus et garantir que ces données restent synchronisées et fiables en permanence.
Certains de ces défis sont présentés en détail ci-dessous.
Problème courant qui ne se limite pas aux données relatives aux immobilisations, la duplication des enregistrements constitue l'un des principaux défis dans tout domaine lié aux données de référence.
La dispersion des équipes chargées des demandes entre différents sites de l'usine, combinée à l'absence de processus de gouvernance des données et à une approche non structurée de la saisie des données, entraîne inévitablement la duplication des fiches d'équipements.
Le dilemme de la duplication dit que
Le nombre d'articles en double varie entre 15 et 201 TP3T au sein d'un même site de production. Sur l'ensemble des sites, ce taux peut atteindre 25 à 301 TP3T.
Étant donné que chaque enregistrement est unique [En savoir plus sur le « Golden Record » dans le MDM], l'élimination de ces doublons nécessite une approche logicielle, de préférence dotée d'une intelligence artificielle intégrée capable de signaler les doublons à grande échelle et de garantir que seules des données valides soient conservées dans le système.
La duplication des fiches d'équipement peut entraîner directement des erreurs d'achat, des dépenses non autorisées et une augmentation des coûts d'approvisionnement et de stockage ; elle peut également être à l'origine d'inefficacités dans les processus de gestion des achats, de la maintenance et de la production.
Tout équipement se compose de nombreuses pièces détachées, pièces de rechange et consommables, qui sont indispensables pour assurer l'entretien régulier des immobilisations.
En règle générale, le fournisseur répertorie ces pièces et consommables dans une nomenclature (ou BOM) qui figure soit dans la documentation technique ou les plans d'exécution, soit qui est communiquée séparément au client.
Selon Faster Capital’s Témoignage client dans le secteur de la fabrication électronique,
L'intégration des nomenclatures aux systèmes de gestion des stocks et de production a permis, dans certaines études de cas, de réduire les stocks excédentaires de 30%.
Conformément à bonnes pratiques en matière de gestion des données ERP, ces informations relatives à la nomenclature doivent être mises à jour dans le système et associées à la fiche d'immobilisation correspondante dans le fichier de base des équipements.
Cela permet de s'assurer que les équipes de maintenance et les équipes chargées de la planification de la production connaissent les besoins en approvisionnement nécessaires à l'entretien de l'ensemble des immobilisations déployées dans un site de production donné.
Voici un guide d'utilisation de notre logiciel :
Selon Croissance du marché, dans les secteurs de l'aérospatiale, de la défense et des équipements lourds, la gestion des versions des nomenclatures et l'utilisation de nomenclatures hiérarchiques sont désormais la norme : environ 58% d'utilisateurs à l'échelle mondiale ont recours à des nomenclatures hiérarchiques pour gérer des produits configurables et personnalisables.
Conformément aux bonnes pratiques en matière de gestion des données de référence des immobilisations, les pièces de rechange et les consommables nécessaires à l'entretien d'une immobilisation doivent être associés à la pièce de rechange correspondante dans la fiche MRO.
De même, les bonnes pratiques en matière de gestion des données articles exigent que toutes les pièces de rechange associées aux nomenclatures des actifs existent bel et bien dans la base de données articles et soient également liées à l'équipement concerné.
Avant l'introduction des systèmes d'IA agentique intégrés, le traitement de ces données mobilisait d'importantes ressources et nécessitait des équipes dédiées ; or, des modèles d'IA spécialement formés, tels que Synchronize, permettent non seulement d'éliminer toute intervention humaine, mais aussi d'exécuter le flux de travail de manière quasi instantanée.
Cette mise en correspondance des données garantit que :
- Les pièces de rechange indispensables à la maintenance sont stockées au moins au niveau minimal requis sur les sites concernés.
- La planification de la maintenance des actifs essentiels à l'activité peut être réalisée de manière bien plus éclairée, afin d'assurer la continuité des opérations de production.
Presque toutes les entreprises suivent une taxonomie spécifique, en particulier les organisations bien établies et à forte intensité d'actifs.
Une taxonomie Il s'agit simplement d'un protocole géré de manière centralisée permettant de stocker les enregistrements de données dans l'ERP. Il permet aux organisations de gérer, de classer et de mettre à jour les informations selon un format structuré.
Parmi les taxonomies couramment utilisées pour les actifs et les pièces de maintenance, de réparation et d'exploitation (MRO), on peut citer l'UNSPC, le PIDX, l'eClass et la norme ISO 14224.
Mais surtout, une taxonomie gérée de manière centralisée garantira la normalisation des formats de description, le respect des formats spécifiques des fiches techniques en fonction de la « catégorie d'actif », ainsi que la mise en correspondance correcte des attributs spécifiques, des unités de mesure, des marques de fabricant ou des références de pièces avec des propriétés ou des colonnes fixes.
Cela permet aux équipes de mettre en place des automatisations, d'obtenir des informations exploitables grâce à l'analyse de données et constitue une source de référence fiable et unique.
Dans une étude (menée par learnmar),
Lorsqu'une entreprise mondiale du secteur industriel a harmonisé 40% de ses composants sur l'ensemble de ses gammes de produits, elle a ainsi réduit ses coûts de stock de 25%.
Avant que des solutions logicielles avancées de gestion des données, telles qu’Integrity©, ne commencent à utiliser des agents d’IA pour classer et extraire ces informations de manière autonome, les entreprises devaient investir périodiquement dans des projets de normalisation des données, ne serait-ce que pour garantir la cohérence des données de référence de leur ERP.
Grâce à des solutions avancées de gouvernance des données intégrées à Integrity, ces défis sont relevés à la source même, garantissant ainsi la qualité des données ERP en continu.
Une mauvaise gestion des données et des pratiques de gestion des données non encadrées entraînent une mauvaise qualité des données.
La mauvaise qualité des données se traduit par des « informations incomplètes » au sein de n’importe quel enregistrement de données, et les données de référence des actifs ne font pas exception. Il n’est pas rare que des informations essentielles soient totalement absentes d’un enregistrement de données.
C'est précisément là que les enregistrements de données doivent être « complétés » à l'aide de méthodes d'enrichissement des données.
Les outils d'enrichissement des données exploitent des propriétés telles que la « description succincte » pour extraire des informations à partir de sources de données propriétaires et tierces, et complètent ainsi les enregistrements de données.
Selon Xtivity’s Témoignage de réussite d'un client du secteur minier,
Au total, 39% de références du catalogue principal de l'entreprise ont été identifiées comme nécessitant un nettoyage et/ou un enrichissement des données. Après avoir résolu ces problèmes, l'entreprise a pu réduire ses stocks et améliorer ses niveaux de service, ce qui lui a permis de dégager des liquidités grâce à l'optimisation des paramètres de gestion des stocks.
Avant que des solutions logicielles avancées de gestion des données, telles qu’Integrity©, ne commencent à utiliser des agents d’IA pour classer et extraire ces informations de manière autonome, les entreprises devaient investir périodiquement dans des projets de normalisation des données, ne serait-ce que pour garantir la cohérence des données ERP.
Grâce à des solutions avancées de gouvernance des données intégrées à Integrity, ces défis sont relevés à la source même, garantissant ainsi la qualité des données ERP en continu.
Les processus d'enrichissement des données par agent, tels que l'ajout du nom du fabricant ou du numéro de l'équipement, sont désormais possibles grâce à des capacités avancées d'exploration, d'extraction et de traitement des données basées sur l'IA, et permettent de remédier à une gestion des données insuffisante dès la source même.
Quels sont les différents types de solutions de gestion des actifs (MDM) ?
Voici quelques solutions que les entreprises disposant d'un parc d'actifs important peuvent adopter pour atteindre l'excellence en matière de gestion des données de référence des actifs (MDM).
Nettoyage et normalisation des données de référence des actifs [Services + Logiciels]
Une fois les problèmes de qualité des données relatives aux actifs identifiés, la première étape consiste à « nettoyer » et à « normaliser » l'ensemble des données de référence sur les actifs. Cela implique généralement
1. Déduplication: Étant donné que la gestion des données de référence repose sur un «Disque d'or« » en tant que source unique de référence pour toute entité donnée, la priorité absolue est d'éliminer du jeu de données les entrées en double se rapportant au même équipement.
Cela signifie soit fusionner deux enregistrements, soit en supprimer un.
2. Normalisation : Si aucune taxonomie gérée de manière centralisée n'est encore en place, l'une des premières étapes consiste à finaliser et à mettre en œuvre une taxonomie acceptée à l'échelle mondiale (généralement UNSPC ou une taxonomie propre à l'entreprise) qui définira la « fiche technique » de chaque catégorie d'équipement. La plupart des entreprises ont déjà adopté une certaine convention pour classer et gérer ces données.
3. Normalisation : Les enregistrements seront ensuite traités afin d'extraire les informations clés et les données pertinentes de la description « courte » ou « longue », puis de remplir les propriétés ou colonnes correspondantes.
4. Enrichissement : Une fois les points de données extraits des descriptions existantes, les informations manquantes relatives à un enregistrement donné peuvent être complétées à partir de sources tierces afin de « parachever » le processus de normalisation des données.
Voici une vidéo qui montre comment le logiciel de Verdantis nettoie et normalise les données :
Gouvernance des données de référence des actifs [Logiciel]
Une fois le projet de nettoyage terminé, l'étape suivante consiste à s'assurer que la qualité des données est maintenue en permanence. Pour ce faire, il est possible de mettre en place un logiciel de gouvernance des données prenant en charge les modèles de données relatifs aux immobilisations.
Voici les fonctionnalités habituelles d'un logiciel de gouvernance des données d'actifs
1. Vérification des doublons en temps réel: Le logiciel de gestion est déjà synchronisé avec le fichier de référence des actifs, et toute nouvelle demande d'achat doit généralement passer par une série d'étapes rigoureuses visant à s'assurer qu'aucune fiche correspondant à ce même équipement n'existe déjà dans le fichier de référence.
Grâce à l'intégration dans les flux de travail de modèles d'IA avancés et « sensibles au contexte », la détection des doublons à la source est désormais très performante et garantit un référentiel de ressources exempt de doublons.
2. Processus de validation et journaux : Une autre fonction essentielle d'un logiciel de gouvernance des données d'actifs consiste à mettre en place des workflows de validation basés sur les politiques de l'organisation, les hiérarchies et la matrice de validation établie, afin de définir clairement les responsabilités des personnes concernées.
3. Validation des données : Un logiciel de gouvernance des données prenant en charge le domaine des données relatives aux immobilisations assure généralement également la structuration des données entre les différents champs et empêche l'utilisation de conventions de nommage, de formats, d'unités de mesure incorrects ou le non-respect de toute autre règle de gouvernance des données configurée. Un exemple permettra de mieux illustrer ce point :
Exemple :
Une entreprise de services publics ajoute un nouveau transformateur de puissance à son poste électrique. Lorsque la demande d'achat est enregistrée, le logiciel de gestion des données d'actifs effectue une vérification en temps réel des doublons par rapport au fichier de référence des actifs.
Le système détecte qu'un transformateur de la même marque et du même modèle existe déjà dans la base de données, ce qui empêche la création d'un enregistrement en double.
La demande suit ensuite le processus de validation, auquel participent le responsable du service d'ingénierie électrique, le responsable de la sous-station et le contrôleur de gestion, qui vérifient chacun les spécifications techniques, la nécessité opérationnelle et la justification financière.
Avant de valider la saisie, le système applique des règles de validation des données en normalisant le nom de l'actif pour qu'il soit sous la forme « Transformer_GE132kV_SubstationB », vérifier que l'unité de mesure de la capacité (MVA) est correcte et s'assurer que le numéro de série respecte le format approuvé.
Cela garantit que la nouvelle fiche de transformateur est cohérente, fiable et conforme aux normes de données à l'échelle de l'entreprise.
Voici une vidéo qui montre comment le logiciel de Verdantis contribue à mettre en place une gouvernance des données solide :
Enrichissement des données de référence des actifs [Logiciel]
Un fichier de référence des actifs compromis contient généralement des enregistrements dont certains champs clés présentent des informations « manquantes ».
Par exemple – nom du fabricant, type d'actif, catégorie d'actif, fabricant/fournisseur et identifiant/code de l'équipement.
Les raisons de ces lacunes dans les informations sont souvent liées à de mauvaises pratiques en matière de gouvernance des données, auxquelles il est possible de remédier en mettant en place des processus structurés d'enrichissement des données.
Ce processus peut être réalisé manuellement en faisant appel à une équipe d'experts en la matière, à l'aide d'un logiciel ou en déployant des agents d'IA spécialement conçus qui extraient de manière autonome des données provenant de multiples sources tierces ou vérifiées, puis mettent à jour les enregistrements de données dans le système ERP.
Vous trouverez ci-dessous une vidéo montrant comment l'agent IA de Verdantis enrichit les données à partir de différentes sources internes et externes, et signale les enregistrements obsolètes :
Suivi de l'obsolescence des équipements [Logiciel]
Outre l'enrichissement des champs de données standard, les plateformes avancées de gestion des données d'actifs classent également les fiches d'équipement comme « obsolètes » ou « actives » en exploitant des données provenant de multiples sources, souvent à l'aide d'agents d'intelligence artificielle.
Il s'agit d'un processus essentiel pour éviter les erreurs d'achat et planifier l'acquisition des actifs en conséquence.
Intégration de la fiche d'équipement à la fiche article à l'aide des nomenclatures [Logiciel]
Pour atteindre l'excellence en matière de gestion des actifs d'entreprise, il est essentiel de maintenir des niveaux de stock MRO optimaux. Cette gestion est généralement assurée par un logiciel spécialement conçu à cet effet, qui s'appuie sur des données de référence MRO fiables et intégrées.
Une donnée de référence « intégrée » ou « synchronisée » est une donnée qui met en évidence les relations entre différents domaines de données de référence en schématisant clairement ces relations à l'aide de propriétés spécifiquement définies.
D'après une récente enquête menée par l'équipe de recherche de Verdantis auprès de plus de 1 200 répondants, près de 85%+ entreprises ne disposent d'aucune intégration entre leurs données sur les pièces de rechange et leur base de données des actifs.
L'intégration de ces domaines de données de référence hétérogènes a toujours été possible grâce à une approche programmatique, mais elle est également réputée pour être délicate.
Pour ce faire, on procède généralement à l'intégration de trois modules ERP différents ;
- Le répertoire des actifs
- La nomenclature des équipements
- Le référentiel des matériaux MRO
Conformément aux politiques standard en matière de gestion des actifs d'entreprise, chaque actif en service dispose d'une nomenclature numérique créée dans un progiciel de gestion intégré (ERP) afin de répertorier les composants, pièces et consommables nécessaires à sa maintenance.
La nomenclature permet d'établir le lien entre un équipement et les pièces de rechange nécessaires à son entretien.
Des solutions avancées de gestion des données de référence des actifs, dotées d'agents d'IA intégrés, peuvent récupérer de manière autonome les pièces de rechange nécessaires à l'entretien d'un équipement.
Une fois la compilation terminée, l'agent peut « créer ou mettre à jour » la fiche de pièce de rechange dans la base de données articles.
- La « création » de la fiche de pièce est effectuée si la pièce de rechange n'existe pas encore.
- La « mise à jour » de la fiche de pièce est effectuée si la pièce de rechange existe déjà.
Dans les deux cas, une propriété (colonne) intitulée « Où utilisé » est mise à jour dans la « fiche article » ; celle-ci est généralement séparée par des virgules et peut inclure plusieurs identifiants d'équipement.
Cela permet d'établir un lien clair entre les pièces de rechange et les immobilisations et peut fournir aux responsables de la catégorie MRO ainsi qu'au logiciel de gestion des pièces de rechange une vision précise des pièces nécessaires à l'entretien des équipements.
Par exemple : Supposons qu'une machine CNC (référence CNC101) dispose de 100 pièces de rechange ou consommables nécessaires à son entretien.
Une nomenclature numérique répertorie ces 100 pièces de rechange avec leurs caractéristiques techniques.
Parmi ces 100 pièces de rechange, supposons que l'une d'entre elles, une « pompe à moteur 35 V », soit également utilisée dans un autre « tour » (référence d'équipement LAT101).
Dans ce cas, la fiche article de la « pompe à moteur 35 V » verra sa propriété « Utilisation » mise à jour, et la valeur de ce champ sera « CNC101 », « LAT101 ».
Des agents IA « sensibles au contexte » extraient les données relatives aux pièces à partir des nomenclatures, enrichissent ces données, effectuent un contrôle des doublons et mettent à jour le fichier de référence des pièces de rechange. [Comme expliqué en détail dans la vidéo ci-dessous]
Intégration de la base de données des équipements à celle des fournisseurs et des services [Logiciel]
De la même manière, les données de base des actifs peuvent également être intégrées à la fichier des fournisseurs enregistrements.
C'est également une tâche qu'il vaut mieux confier à des agents d'IA, ne serait-ce qu'en raison de l'efficacité exceptionnelle qu'ils apportent.
Les factures fournisseurs et les bons de commande peuvent être consultés afin d'extraire les informations « Fournisseur » associées à un équipement donné ; ces informations sont ensuite mises à jour dans la rubrique « Fournisseur ».
« master » dans la propriété « Équipement fourni »
Les facteurs de valeur [avantages] d'un programme de gestion des données de référence des actifs (MDM)
Gestion des stocks de carburants
Des données MRO multidomaines propres, fiables et parfaitement intégrées constituent la base d'un logiciel de gestion des stocks MRO optimal.
Associé à des solutions de pointe en matière d'évaluation de la criticité des pièces et de prévision de la demande de pièces de rechange, il constitue un logiciel complet de gestion des stocks qui peut, à son tour, permettre d'obtenir des résultats tels que :
- Temps d'arrêt quasi négligeables dans les opérations de production
- Optimisation des dépenses dans les achats MRO
Visibilité des dépenses
L'analyse détaillée des dépenses historiques fournit aux équipes chargées de la gestion des actifs et des achats MRO les informations pertinentes qui leur permettent de rationaliser leurs dépenses et d'acquérir une meilleure compréhension des possibilités de réduction des coûts, sans pour autant compromettre la valeur générée par les activités d'acquisition d'actifs.
Des données fiables, relatives aux immobilisations, lorsqu'elles sont étroitement associées aux informations sur les pièces de rechange, peuvent mettre en évidence des opportunités de regroupement des fournisseurs et de commandes groupées, ce qui permet d'améliorer le pouvoir de négociation et, à terme, de dégager de la valeur.
La solution de Verdantis pour la gestion des actifs
Verdantis est un spécialiste de la gestion des données tout au long du cycle de vie de la maintenance, des réparations et de la révision (MRO), doté d'une expertise approfondie en matière de gestion des données de référence dans les secteurs à forte intensité d'actifs, notamment l'industrie manufacturière, l'exploitation minière, l'énergie, le transport maritime et l'industrie chimique.
La suite MDM de Verdantis prend en charge le domaine de données « Immobilisations », et les modules « Harmonize » et « Integrity » de cette suite assurent respectivement le nettoyage et la gouvernance des données relatives aux équipements.
Les données existantes et toutes les nouvelles entrées de données se synchronisent avec tous les principaux progiciels de gestion intégrée (ERP) grâce à des intégrations natives avec SAP, Infor, MS Dynamics et Oracle.
Grâce à notre expertise approfondie du secteur, à des technologies de pointe et à des processus de gestion des données de référence conçus de manière rigoureuse, nous avons mis au point plusieurs solutions innovantes destinées aux équipes d'entreprise, afin de leur permettre d'atteindre l'excellence opérationnelle et de garantir la bonne santé de leur ERP dans toutes les fonctions clés.
