Atteindre l'excellence dans la gestion des articles grâce à SAP MM
SAP est conçu pour être un progiciel de gestion intégré (ERP) modulaire. Cela signifie que les entreprises peuvent le configurer en fonction de leurs besoins, en fonction de ce qui doit être automatisé, mis en œuvre, géré, consulté et saisi dans l'ERP.
Dans SAP, les modules sont « squelettiques » : ils suivent un modèle général fondé sur des exigences standard qui, en règle générale, ne font l'objet d'aucune modification.
Par exemple : chaque article acheté nécessite un bon de commande ; une fois l'achat effectué, il faudra mettre à jour les niveaux de stock, etc.
Le module MM est un module axé sur la « logistique ». Il est conçu pour permettre la gestion des « articles » tout au long de la chaîne d'approvisionnement et pour automatiser les tâches qui y sont associées.
Ce module met également particulièrement l'accent sur l'automatisation des tâches liées à la « gestion des achats », telles que les achats proprement dits, l'analyse des dépenses, la consolidation des fournisseurs, ainsi que la réduction des dépenses non contrôlées et des frais généraux liés aux stocks.
À quoi sert SAP MM ?
L'objectif de SAP MM est d'automatiser plusieurs tâches administratives et répétitives qui sont indispensables pour garantir la conformité, la transparence, l'efficacité et la précision, ainsi que pour prévenir les problèmes, tels que les « dépenses non autorisées ».
Pour ce faire, SAP MM s'intègre également à d'autres modules SAP, tels que SAP FI, SAP PM, etc., en fonction de l'éventail des activités exercées par une organisation.
Voici quelques-uns des autres modules SAP
Module | Nom complet | Objectif |
SAP FI | Comptabilité financière | Bilans, comptes de résultat et fiscalité. |
SAP CO | Contrôle | Suivi des coûts internes et analyse de rentabilité. |
SAP SD | Ventes et distribution | Vente, expédition et facturation aux clients. |
SAP PP | Planification de la production | Plans de production et nomenclatures (BOM). |
SAP QM | Gestion de la qualité | Contrôle des marchandises lors de leur réception ou au cours de la production. |
SAP PM | Maintenance des installations | Entretien des machines qui utilisent ces matériaux. |
Voici un exemple du parcours d'un « article » (et de sa propagation à travers les modules SAP) :
Efficacité
Les grandes entreprises, dont les activités sont complexes, doivent tenir à jour des registres précis des mouvements de marchandises, ainsi que de nombreuses autres informations telles que leurs caractéristiques, leurs coûts, leurs fournisseurs, etc.
Ces informations sont requises par les équipes chargées des achats, de la gestion des stocks, des finances, de l'entrepôt et de la logistique.
De par sa nature même, SAP est un logiciel à l'échelle de l'entreprise. Cela signifie que la comptabilité générale, la paie, le traitement des factures, voire la gestion de la production et la maintenance des installations sont tous suivis et mis à jour au sein du même logiciel.
Le parcours ci-dessous illustre comment un mouvement physique dans le monde réel déclenche une action numérique symétrique dans le système ERP, garantissant ainsi que la comptabilité et les entrepôts de l'entreprise sont toujours synchronisés.
Suivons le parcours du matériel tout au long de son cycle de vie et voyons comment les actions menées dans la réalité alimentent SAP en temps réel.
Phase 1 – Déclencheur (le besoin)
Action sur le terrain : un technicien de maintenance travaillant dans l'atelier d'une usine constate que le stock de « boulons en acier de catégorie A » est presque épuisé. Action dans le système ERP : une demande d'achat (PR) est créée.
Si le système est automatisé (à l'aide du MRP), SAP MM vérifiera le niveau de stock minimum et créera automatiquement cette demande d'achat sans intervention humaine.
Phase 2 – Le bon de commande
Le responsable des achats négocie un prix avec un fournisseur.
Action ERP : la demande d'achat est convertie en bon de commande (BC). Il s'agit d'un document juridiquement contraignant.
SAP vérifie la « fiche fournisseur » pour s'assurer que ce fournisseur est agréé, puis vérifie la « fiche article » pour s'assurer que les codes fiscaux sont corrects.
Phase 3 : L'arrivée (réception des marchandises)
Scène réelle : un camion arrive au quai de chargement de l'entrepôt. Le magasinier compte les cartons.
Action ERP : le commis effectue une entrée de marchandises (transaction : MIGO). C'est le « moment magique » dans SAP MM où trois événements se produisent simultanément :
- Variation des stocks: Le stock de « boulons » augmente dans le système.
- Actualités comptables: Une écriture est passée dans le module Comptabilité financière (FI) afin de comptabiliser la valeur des nouvelles immobilisations.
- Suivi de la consommation: Si les boulons étaient destinés à un projet spécifique, leur coût est immédiatement « imputé » au budget de ce projet.
Phase 4 : La facture (vérification des factures)
Action dans le monde réel: Le fournisseur envoie une facture pour les boulons. Action ERP : Le comptable chargé des comptes fournisseurs saisit la facture via la transaction MIRO. SAP effectue une vérification en trois points.
- Le prix figurant sur la facture correspond-il à celui du bon de commande ?
- La quantité indiquée sur la facture correspond-elle à celle figurant sur le bon de réception ?
- Si la réponse est « Oui », la facture est enregistrée. Si la réponse est « Non », le système bloque automatiquement le paiement.
Il est désormais évident que SAP MM ne fonctionne pas en vase clos : il est étroitement intégré à d’autres modules afin de permettre des automatisations plus poussées à l’échelle de l’entreprise, qui, sans cela, nécessiteraient des compétences, du temps et toute une multitude d’autres ressources.
Même dans ce cas, la précision et la rapidité d'exécution ne sont pas garanties, et c'est précisément là que réside le positionnement et l'argument de vente des progiciels de gestion intégrés (ERP) populaires tels que SAP et Oracle.
Visibilité
Dans les grandes entreprises, une visibilité globale et une « vue d'ensemble » sont essentielles pour identifier les « fuites » critiques au sein des opérations.
La refonte des processus défaillants et obsolètes apporte un gain d'efficacité qui peut contribuer soit à
a) Accélérer la croissance du chiffre d'affaires de l'organisation
b) Réduire les coûts pour améliorer l'efficacité des processus clés
SAP MM vise principalement à atteindre b) objectif décrit ci-dessus, en mettant en place une traçabilité, des automatisations intelligentes et des analyses plus approfondies afin de prendre des décisions éclairées et opportunes en matière d'approvisionnement et de gestion des stocks.
Pour des opérations de cette envergure et de cette ampleur, cela n'est possible que grâce à une approche axée sur les logiciels.
Un cas concret : la « soupape de surpression »
Dans le secteur pétrolier et gazier, une seule journée d'arrêt imprévu sur une plate-forme offshore peut coûter entre 1 TP 4 T 500 000 et 1 TP 4 T 1 000 000.
Comme ces plateformes se trouvent souvent à des centaines de miles au large, SAP MM n'est pas seulement un « outil de suivi » : c'est la bouée de sauvetage logistique qui permet d'éviter une catastrophe.
Dans ce contexte, SAP MM gère les stocks MRO (maintenance, réparation et exploitation). Contrairement aux matières premières (comme la farine pour le pain), les stocks MRO servent à « assurer le bon fonctionnement des activités ».
Imaginez une plate-forme pétrolière en eaux profondes dans le golfe du Mexique. Un capteur détecte qu'une vanne haute pression vibre : elle est sur le point de tomber en panne.
Dans SAP MM, cette vanne n'est pas simplement la « pièce #9901 ». Elle est associée à un indicateur de criticité (analyse ABC/XYZ).
Cet article traite des sujets suivants : l'importance cruciale de la gestion des pièces de rechange séparément ; au cas où vous souhaiteriez en savoir plus à ce sujet en tant que responsable des approvisionnements
a. Le déclencheur
- Des techniques et des logiciels de maintenance prédictive autonomes identifient une vanne haute pression défectueuse en se basant sur ses vibrations, son spectre ou son échauffement. Cet enregistrement est créé dans SAP PM, ce qui déclenche alors une inspection manuelle.
- Après inspection, le défaut a été confirmé, ce qui justifiait un remplacement.
b. La chaîne de visibilité (actions parallèles)
C'est là que la valeur ajoutée de « Visibility » prend tout son sens. Un simple clic dans l'entrepôt déclenche un effet d'entraînement dans l'ensemble de l'entreprise à l'échelle mondiale.
Événement réel | Opération dans SAP MM (Logistique) | Action « Jumeau numérique » parallèle à l'ERP (Gouvernance/Finances) |
Le besoin : La vanne est défectueuse. | MIGO (Sortie de marchandises) : La dernière soupape de rechange de la plate-forme est « remise » à l'équipe de maintenance. | SAP PM (Maintenance) : Un ordre de travail est mis à jour automatiquement. SAP FI : Le coût de la vanne, soit $50 000, est transféré du poste « Stock » vers le poste « Charges d'exploitation ». |
The Gap : Le stock de plates-formes est désormais nul. | Exécution MRP : SAP MM analyse toutes les plates-formes situées à proximité. Il constate que la « Plate-forme B » dispose d’une vanne en surplus qui ne sera pas nécessaire avant six mois. | Visibilité logistique : Au lieu d'en acheter un nouveau, SAP crée un Ordre de transfert de stock (STO) pour déplacer la vanne de la plate-forme B vers la plate-forme A. |
L'urgence : Aucun stock interne trouvé. | Demande d'achat (PR) : Une campagne de relations publiques d'urgence est lancée pour une nouvelle vanne provenant d'un fournisseur certifié. | Gouvernance : SAP vérifie la « stratégie de mise en production ». Comme il s'agit d'une urgence ($), le système contourne la procédure d'approbation standard de trois jours et envoie une notification sur le portable du directeur des achats pour obtenir une « validation numérique » immédiate. |
Dans le secteur du pétrole et du gaz, la « visibilité » offerte par SAP MM permet de résoudre trois problèmes spécifiques majeurs :
1. Le problème de l’« accumulation fantôme »
Avant l'arrivée de SAP, les responsables de plateformes cachaient des pièces de rechange dans des « réserves secrètes » pour s'assurer de ne jamais en manquer.
Valeur ajoutée: SAP MM offre une visibilité globale. Le PDG peut constater que l'entreprise dispose de $200M de vannes « cachées » réparties sur 50 plateformes. SAP MM permet à l'entreprise de réduire ce « stock de sécurité » en s'appuyant sur la capacité du système à localiser et à transférer rapidement les pièces d'un site à l'autre.
2. Gestion des matières dangereuses (HazMat)
Les plateformes pétrolières manipulent des produits chimiques dangereux et des composants sous pression.
Valeur ajoutée : la fiche article contient des « fiches de données de sécurité » (FDS). SAP MM empêchera physiquement un magasinier de stocker le « produit chimique X » à côté du « produit chimique Y », car le système connaît leurs propriétés réactives.
3. L'audit du « dernier kilomètre »
Lorsqu'une soupape est remplacée, l'ancienne (le « Core ») vaut souvent $10 000 à la ferraille ou à la remise à neuf.
Valeur ajoutée : SAP MM assure le suivi de la « logistique inverse ». Le système crée une tâche visant à garantir que la vanne défectueuse soit réinstallée sur le bateau et renvoyée sur le continent pour y être réparée. Si elle n’arrive pas dans un délai de 30 jours, le système signale un « écart financier ».
En fonction de son niveau de maturité et de la complexité de ses opérations, une entreprise peut constater une réduction de la valeur totale de ses stocks comprise entre 10 et 201 TP3T dans les deux ans suivant la mise en œuvre de SAP MM.
Cela n'est possible que grâce à la visibilité, à la traçabilité, aux analyses approfondies et à la gestion structurée des articles tout au long de leur cycle de vie logistique, rendues possibles par SAP MM.
Il est important de noter que SAP MM offre un cadre opérationnel étendu, mais qu'il présente tout de même certaines limites.
L'analyse de la criticité et la gestion des stocks DOIVENT être adaptées au contexte, et les entreprises continuent de subir de lourdes pertes en raison de pratiques de gestion des stocks inadéquates et de leur incapacité à déterminer la criticité.
Les solutions logicielles tierces sont généralement intégrées à SAP afin de combler les lacunes que SAP ne comble pas dans sa version standard.
MRO360, Par exemple, il s'agit de la solution logicielle développée par Verdantis, qui s'intègre à SAP MM et SAP PM afin d'optimiser davantage la gestion des stocks pour les entreprises disposant d'un parc d'actifs important.
Gouvernance et gestion des risques
Au-delà de l'efficacité et de la visibilité, SAP MM sert de cadre de gouvernance et de gestion des risques.
Pour une entreprise, il ne s'agit pas seulement d'agir plus rapidement ; il s'agit d'agir dans le respect de la loi, avec précision et de manière stratégique.
Pistes de vérification en matière de conformité et de réglementation + automatisations
Comme on peut s'y attendre, les grandes organisations sont bureaucratiques, et la plupart des dépenses importantes doivent faire l'objet d'un processus d'approbation en bonne et due forme, de procédures opérationnelles standard (SOP), ainsi que de mesures de sécurité et de contrôle d'accès conformes aux politiques de l'organisation.
Dans les systèmes ERP tels que SAP, les tâches liées à la gestion des articles génèrent une piste d'audit immuable, garantissant ainsi la responsabilité et la gouvernance sans laisser place à des irrégularités ni permettre de « balayer » les problèmes sous le tapis.
Intégrité financière et documentation
Il s'agit sans doute de l'un des « filets de sécurité » les plus connus de SAP MM. Il permet à l'entreprise d'éviter les pertes financières liées à des paiements excédentaires accidentels ou à des fraudes.
Un fournisseur envoie une facture pour 100 articles à $10 chacun, mais il n'en a livré que 80, ou bien le prix convenu était de $9.
Dans SAP, avant que le paiement ne soit autorisé, SAP MM effectue une vérification en trois points par rapport à :
- La fiche de commande et le bon de commande : des informations précises sur les articles commandés et leurs quantités
- Réception des marchandises : Quels articles ont été reçus au titre de ce bon de commande ?
- Facture : quel est le détail exact des coûts correspondant aux marchandises reçues ?
En cas de divergence ou d'incohérence entre l'un de ces trois éléments, le système bloque automatiquement le paiement de la facture.
Les sous-modules de SAP MM
SAP MM s'appuie sur plusieurs sous-modules, dont chacun est présenté en détail ci-dessous.
Données de référence
La gestion des données de référence (Master Data Management) est une discipline à part entière et correspond à un enregistrement unique pour un « objet » ; Découvrez ce qu'est la gestion des données de référence.
Cet objet peut être un enregistrement unique représentant
- Un article ou un matériau tel que « Acier massif de 30 mm » ou une pièce de rechange
- Un client ou un salarié
- Un service requis par l'entreprise
- Un fournisseur ou un prestataire
- Un actif immobilisé ou un équipement
Considérez les fiches de données de référence comme une feuille Excel détaillée, dotée d'un identifiant unique, qui représente l'un des objets mentionnés ci-dessus.
Ces enregistrements sont conçus pour être « uniques », ce qui signifie qu’il n’existe qu’un seul enregistrement pour chaque objet unique créé.
Par exemple :
- Chaque salarié disposera d'une fiche de données de base unique, associée à un code salarié unique.
- Une pompe centrifuge de type fermé, d’un diamètre extérieur de 250 mm, en acier inoxydable 316 et dotée d’un alésage de 40 mm, constituera également une fiche article unique ; aucune autre fiche article ne devrait exister pour un article présentant les mêmes caractéristiques et spécifications. (Des exceptions sont possibles, mais rares.) Comme on peut l'imaginer, vérifier le « caractère unique » d'un article peut s'avérer quelque peu complexe pour certains articles.
Domaines de données de base dans SAP MM
Les domaines de données de base existent dans tous les modules SAP. Chaque domaine de données de base fait également partie d'un module « unique ».
Par exemple, voici les domaines de données de base qui existent dans SAP
Les données de base des articles constituent l'un des domaines de données de base les plus critiques dans SAP MM.
Ce terme désigne tout ce qui est acheté, stocké, fabriqué, vendu ou consommé par une organisation.
A matériel Dans SAP, ce terme ne désigne pas uniquement un article physique. Il peut désigner :
- Matières premières (acier, produits chimiques, composants)
- Produits semi-finis
- Produits finis
- Pièces de rechange
- Consommables (lubrifiants, fournitures de bureau, équipements de sécurité)
Lorsqu'un utilisateur crée une demande d'achat, le système doit déjà disposer des informations suivantes :
- Quoi ? est demandé
- Comment on le mesure
- Comment il faudrait s'en procurer
- Comment son valeur sera estimée
Toutes ces informations proviennent de la fiche article.
Au cours du cycle d'approvisionnement, la fiche article est consultée à plusieurs reprises :
- Dans les demandes d'achat, pour définir le poste
- Dans les bons de commande, pour déterminer les prix, les quantités et les dates de livraison
- Lors de l'entrée de marchandises, pour enregistrer les mises à jour des stocks et des quantités
- Dans la vérification des factures, pour valider les quantités et les montants
Étant donné que la même fiche article est utilisée à plusieurs étapes, toute incohérence ou duplication a un impact direct sur les opérations en aval.
C'est pourquoi les données de base article sont souvent considérées comme le fondement de SAP MM.
Fiche fournisseur (également appelé Fiches fournisseurs (dans SAP) désigne les parties externes auprès desquelles l'organisation s'approvisionne en biens ou en services.
Une fiche fournisseur contient toutes les informations nécessaires pour :
- Acheter des fournitures ou des services
- Traiter les factures
- Effectuer des paiements
- Respecter les obligations légales et fiscales
Les données de base des fournisseurs revêtent une importance cruciale lors de la détermination des sources d'approvisionnement et de l'exécution des achats.
Une fois que les besoins en articles ou en services sont connus, SAP doit répondre à la question suivante :
« Chez qui va-t-on se le procurer ? »
La fiche fournisseur apporte cette réponse.
Dans le flux de transactions, les données de base des fournisseurs sont utilisées dans :
Listes de sources et fiches d'information
Bons de commande, pour identifier le fournisseur
Fiches de réception de marchandises ou de prestation de services, à titre de référence pour la livraison
Contrôle des factures, pour enregistrer les factures fournisseurs
Paiements, grâce à l'intégration avec SAP FI
Les données de base des fournisseurs étant partagées entre MM et FI, elles font office de trait d'union entre la logistique et la comptabilité financière.
Les erreurs ou les doublons dans les données de base des fournisseurs n'affectent pas seulement les achats, mais ont également un impact direct sur la comptabilité, la conformité et la trésorerie.
Les données de référence des services correspondent à les services acquis par l'organisation, plutôt que des biens matériels.
Contrairement aux biens, les services :
Ne peut pas être stocké dans l'inventaire
Sont consommés au moment de l'exécution
Sont généralement exprimées en unités telles que les heures, les jours ou des quantités forfaitaires
Voici quelques exemples de services :
Services d'entretien et de réparation
Services de conseil
Services de transport et de logistique
Travaux d'installation et de mise en service
Dans SAP MM, les données de base des services permettent aux entreprises de normaliser et de réutiliser les définitions de services. Elles prennent en charge :
Demandes d'achat de services
Bons de commande de services
Fiches d'intervention, sur lesquelles sont consignées les prestations de service
Vérification des factures, sur la base des quantités ou des montants des prestations acceptées
Les données de référence des services revêtent une importance particulière dans les cas suivants :
Le même service fait l'objet de marchés successifs auprès de différents fournisseurs
Des cahiers des charges détaillés sont requis pour les contrats et les bons de commande
La saisie et l'acceptation des prestations doivent faire l'objet d'un contrôle et d'un audit
Grâce à l'utilisation des données de référence des services, les organisations peuvent garantir :
Descriptions de services uniformes dans l'ensemble des bons de commande
Un meilleur contrôle sur l'achat de services
Suivi et reporting précis des coûts
Lentille non fonctionnelle :
Une fois les domaines de données fonctionnels de SAP MM définis, il est utile d'aborder le module sous un angle légèrement différent, à savoir celui des aspects non fonctionnels.
En termes simples, cet objectif met l'accent sur la fiabilité du fonctionnement du système alors que des centaines, voire des milliers de mouvements de marchandises de ce type ont lieu chaque jour.
Les grandes entreprises ne se contentent pas de vérifier s'il est possible de créer un bon de commande ou de réceptionner des marchandises. Elles souhaitent savoir si :
- les données sont cohérentes d'une équipe à l'autre
- les chiffres correspondent aux comptes
- les validations sont appliquées automatiquement
- et chaque action peut être retracée lors d'un audit
SAP MM est conçu pour gérer une telle ampleur. Il applique des règles en arrière-plan, garantit que chaque mouvement laisse une trace comptable et empêche les différentes équipes de gérer leurs propres versions de la réalité, sans lien entre elles.
C'est pourquoi SAP MM donne les meilleurs résultats lorsqu'il est considéré comme un système à l'échelle de l'organisation plutôt que comme un simple outil isolé dédié aux achats ou à la gestion des stocks.
Fiches d'informations sur les achats
À mesure que les volumes d'achats augmentent, les entreprises se rendent rapidement compte que le fait de négocier et de saisir à nouveau les prix à chaque fois est inefficace et source d'erreurs.
C'est là qu'interviennent les fiches d'informations d'achat.
Une fiche d'informations d'achat permet de consigner la relation entre un article et un fournisseur. Elle contient les prix, les délais de livraison et les conditions d'achat convenus précédemment, afin que les acheteurs n'aient pas à repartir de zéro à chaque nouvelle demande.
Lorsqu'un bon de commande est créé, SAP MM propose automatiquement ces valeurs.
Cela garantit que :
- les prix négociés sont réutilisés
- les différents acheteurs ne paient pas par hasard des taux différents
- et les décisions d'achat restent cohérentes au fil du temps
À bien des égards, les fiches d'achat constituent la mémoire institutionnelle du système en matière de décisions d'achat.
Achats / Approvisionnement (MM-PUR)
La gestion des achats dans SAP MM définit la manière dont une entreprise transforme un besoin en un engagement juridiquement contraignant vis-à-vis d'un fournisseur.
Le processus commence généralement par une demande d'achat. Celle-ci peut être créée manuellement par un utilisateur ou générée automatiquement par le système via le MRP lorsque les niveaux de stock descendent en dessous d'un seuil défini.
Une fois approuvée, la demande d'achat est transformée en bon de commande. À ce stade, SAP effectue une série de vérifications en arrière-plan :
- Le fournisseur est-il agréé ?
- Le matériau est-il correctement défini ?
- Les taxes, les prix et les unités de mesure sont-ils valides ?
Ce n'est qu'après ces validations que le bon de commande est émis. Cela permet de garantir que les achats restent maîtrisés et conformes, même lorsque les volumes sont importants et les délais serrés.
Gestion des stocks (MM-IM)
Une fois le bon de commande envoyé, l'accent n'est plus mis sur l'approvisionnement, mais sur la mise en œuvre concrète.
La gestion des stocks dans SAP MM permet de suivre les mouvements réels des articles.
Chaque réception, transfert ou sortie de stock est enregistré, de sorte que l'état des stocks du système reflète toujours la réalité sur le site de production ou dans l'entrepôt.
Ces données ne sont pas uniquement utilisées par les équipes des entrepôts.
Les responsables de la planification de la production, les équipes financières et les équipes de maintenance s'appuient tous sur ces mêmes informations pour prendre leurs décisions.
Évaluation des stocks (MM-IV / MM-VAL)
Alors que la gestion des stocks se concentre sur combien Lorsque des stocks existent, l'évaluation des stocks porte principalement sur quelle est la valeur de cette action ?.
À chaque réception ou sortie de marchandises, SAP met automatiquement à jour la valeur comptable des stocks. Ces écritures sont directement enregistrées dans SAP FI, ce qui garantit que les valeurs des stocks figurant au bilan correspondent toujours aux stocks physiques.
Qu'une entreprise utilise le prix standard ou le prix moyen pondéré, SAP MM garantit que :
- les valeurs des stocks sont mises à jour en temps réel
- les écarts de prix sont consignés en toute transparence
- et les rapports financiers restent exacts
Limites de SAP MM [avec solutions]
Prévision de la demande et optimisation des stocks
SAP MM enregistre les niveaux de stock, et les données de base sous-jacentes contiennent également les détails relatifs aux articles achetés et stockés.
Il est largement présenté comme un excellent système de comptabilité financière, mais il présente en même temps des limites fonctionnelles évidentes auxquelles la plupart des entreprises finissent par se heurter.
SAP MM utilise une « planification basée sur la consommation » de base (par exemple, le point de réapprovisionnement).
Elle peine à gérer des variables complexes telles que la saisonnalité, une demande « irrégulière » ou des signaux externes du marché comme les conditions météorologiques ou les tendances sociales.
Le problème, c'est que les moyennes sont trompeuses. Si vous vendez 0 en janvier et 200 en février, la moyenne est de 100 ; mais si vous ne disposez que de 100 en stock, vous perdez la moitié de vos ventes en février et payez l'espace de rayonnage en janvier.
Des outils tels que ToolsGroup ou Slimstock utiliser la modélisation probabiliste.
Au lieu d'un chiffre unique, ils calculent une fourchette de possibilités (une courbe de probabilité). Ils se demandent : « Quelle est la probabilité de la demande selon le modèle 95% ? » et fixent les niveaux de stock de manière à couvrir ce risque spécifique, et non pas simplement une moyenne répartie sur une période donnée.
Il s'agit d'un problème courant, quelle que soit la « catégorie » des matériaux.
Pour les matériaux MRO
Les entreprises à forte intensité d'actifs sont confrontées à des défis supplémentaires en matière de gestion des stocks, notamment en ce qui concerne la gestion des pièces de rechange et des consommables (produits MRO).
Gestion des stocks de pièces de rechange, également appelée MRO (comme expliqué dans cet article), est essentiel pour éviter les ruptures de stock de matériel et les arrêts de production. En savoir plus sur le MRO.
Les entreprises consacrent des sommes considérables à l'entreposage et au stockage d'une multitude de pièces de rechange et de consommables destinés à la gestion de leurs actifs et à l'entretien de leurs équipements.
D'un autre côté, il arrive aussi assez souvent que des unités de production entières se retrouvent complètement À L'ARRÊT, simplement à cause d'une « rupture de stock de matières premières ».
Ainsi, il est essentiel de bien comprendre la « CRITICITÉ », les « habitudes de consommation » et la demande potentielle d'une pièce de rechange pour optimisation des stocks de produits MRO, de manière à éliminer tout risque de « ruptures de stock importantes » et à éviter que les niveaux de stock ne soient trop élevés.
L'analyse de criticité dans SAP MM est très rudimentaire et suit une analyse ABC standard sans tenir compte de plusieurs facteurs tels que
- Dans quel équipement l' pièce de rechange est-elle utilisée ?
- Dans quelle mesure cet équipement est-il essentiel pour la chaîne de production ?
- Quel est le degré de criticité de cette pièce de rechange pour l'ensemble des immobilisations dans lesquelles elle est utilisée ?
- Paramètres de criticité spécifiques à chaque secteur d'activité
- Délai de livraison du fournisseur
- Une usine située à proximité peut-elle répondre à cette exigence ?
Si l'on ne tient pas compte de ces aspects, une véritable analyse de criticité sera inexacte.
Les systèmes logiciels tels que MRO360 constituent une solution de gestion des stocks destinée à la gestion des pièces de rechange, axée principalement sur la gestion des stocks et des entrepôts.
Ce logiciel a été développé par notre propre équipe, ici chez Verdantis, en collaboration avec nos clients qui sont régulièrement confrontés à des ruptures de stock et à des problèmes de surstock.
MRO360 s'intègre en tant que couche supplémentaire au-dessus de SAP MM et SAP PM.
Visibilité limitée sur les mouvements de matériaux
Bien qu'il soit destiné à faciliter le travail des équipes chargées de la logistique et de la chaîne d'approvisionnement, SAP MM a été conçu, à la base, comme un système de comptabilité et de contrôle interne et ne peut donc pas résoudre tous les problèmes liés à la logistique et au suivi.
Dans le module de gestion des articles (MM) de SAP, le manque de visibilité sur les mouvements d'articles n'est généralement pas dû à une défaillance du logiciel lui-même, mais plutôt à un « angle mort fonctionnel » qui survient lorsque l'enregistrement numérique dans SAP est en décalage par rapport à la réalité physique de l'entrepôt.
Considérez cela comme un « brouillard de données » : par exemple, les articles circulent dans l'entrepôt, mais comme ils n'ont pas encore été « enregistrés » dans SAP, le système continue de considérer qu'ils se trouvent dans leur emplacement d'origine.
Codes de mouvement de stock
Le module a mis en place certaines mesures permettant d'assurer un suivi efficace des matériaux.
Afin de comprendre la nature des mouvements et de suivre les différents types de mouvements de marchandises, un code à trois chiffres est attribué aux enregistrements de données pour déterminer à quelle étape de la chaîne d'approvisionnement ils se trouvent.
Les premiers chiffres des codes indiquent généralement un « type de mouvement ».
Série | Catégorie | Description |
1xx | Réception des marchandises | Intégration de matériaux dans le système (par exemple, provenant d'un fournisseur). |
2xx | Sortie de marchandises | Prélèvement de marchandises dans l'entrepôt (par exemple, pour la production). |
3xx | Écriture de transfert | Transfert de stock entre des sites, des usines ou des types de statut. |
5xx | Ajustements | Réceptions sans bon de commande ni mise en stock initiale. |
7xx | Inventaire physique | Permet d'ajuster le stock après un inventaire manuel. |
Cette vidéo explique très bien la structure des codes et leur utilisation courante.
Tant sur le plan fonctionnel que technique, SAP MM est parfait ; il intègre des fonctionnalités permettant de signaler qu'une pièce a été déplacée.
Si l'enregistrement est créé, SAP enregistrera cette modification ; si l'enregistrement n'est pas créé, SAP n'aura aucun moyen de prendre connaissance de cette modification.
Or, la conception de SAP favorise en réalité ces défaillances en matière de gouvernance, et ce d'autant plus dans les environnements à forte intensité d'actifs.
Voici comment faire :
1. Interface utilisateur et expérience utilisateur obsolètes – La première version de SAP MM a été lancée dans les années 1990 ; depuis lors, ce module a subi plusieurs modifications et s'est enrichi de nombreuses fonctionnalités avancées.
Cependant, l'expérience utilisateur et l'intuitivité n'ont pas beaucoup évolué. À l'origine, dans les années 1990, ce logiciel avait été conçu pour des employés de bureau assis derrière leur poste de travail, et NON pour un technicien d'usine se trouvant à des miles d'un ordinateur.
2. Mouvement « Black Box »
SAP MM n'affiche pas d'office les « stocks en mouvement ». Il affiche les « stocks dans l'emplacement A » ou les « stocks dans l'emplacement B ».
Le « mouvement » n'est qu'une opération ponctuelle. Si une pièce reste dans un camion pendant trois jours, il faut souvent recourir à des rapports personnalisés ou à des codes transactionnels spécifiques (comme MB5T) rien que pour la localiser.
3. Complexité des données de référence
Même en combinant ces codes de mouvement, si la classification et la « préparation des données » des articles eux-mêmes laissent à désirer, l'ensemble du processus s'en trouve compromis, ce qui limite encore davantage la visibilité des articles.
Pour bénéficier d'une bonne visibilité, vos « emplacements fonctionnels » et vos « emplacements de stockage » doivent correspondre parfaitement. La configuration de ce système dans SAP est si complexe que de nombreuses entreprises optent pour des « raccourcis », ce qui entraîne précisément les problèmes de visibilité dont nous avons parlé.
Nous aborderons en détail, dans la section suivante, la question de la qualité des données de référence.
Solutions pour améliorer la visibilité sur les mouvements de marchandises
1. Le niveau de détail des données en transit
Lorsque vous transférez des stocks entre deux sites éloignés (par exemple, d'un entrepôt central vers un site distant), SAP MM utilise la fonction « Stock en transit » (mouvement 303/305).
La défaillance systémique: SAP MM sait que le stock se trouve « quelque part » entre le point A et le point B, mais le système ne dispose pas d'intégration native avec un système GPS ou télématique. Pour SAP, un camion tombé en panne à 5 miles de là est exactement identique à un camion qui n'a pas encore quitté le dépôt.
La solution
Les deux FourKites et Project44 apportent une solution à ce défi et s'intègrent facilement à SAP MM, grâce à la superposition des données SAP relatives aux « stocks en transit » avec un suivi GPS en temps réel.
Cela permet de remédier à cette « cécité systémique » qui consiste à ne pas savoir exactement quand une pièce essentielle à l'exploitation arrivera.
2. Frottement spécifique à l'interface
SAP MM a été conçu pour l'ère du « bureau et du clavier ». Les codes de transaction (MIGO, MB51) sont complexes et nécessitent une formation approfondie.
La défaillance systémique: Les tâches à effectuer dans SAP MM impliquent généralement une « charge cognitive » élevée et entraînent une « fatigue liée à la saisie ». Si un technicien de terrain doit marcher 15 minutes pour retourner à un terminal afin de saisir un mouvement de pièce qui ne prendrait que 2 minutes, il aura naturellement tendance à regrouper ses tâches ou à les ignorer.
La solution: Les applications tierces modernes (ou SAP Fiori, dans une certaine mesure) simplifient l'interface utilisateur en actions « en un clic ». En faisant en sorte que la tâche numérique demande autant d'efforts que la tâche physique, le système supprime toute incitation à contourner les règles de gouvernance.
3. L'angle mort « hors ligne »
Cela vaut tout particulièrement pour les secteurs non industriels tels que le pétrole, le gaz, l'énergie, l'exploitation minière et les services publics, où il est pratiquement impossible d'accéder à une connexion Internet fiable.
La défaillance systémique: Le module MM standard de SAP est un système de type « client léger » ; il nécessite une connexion permanente au serveur pour enregistrer un mouvement. Si un technicien déplace une pièce de rechange critique dans une zone sans couverture réseau, il ne peut pas l'enregistrer dans SAP à ce moment-là.
La solution tierce: Des logiciels tels que Innovapptive ou Sigga offre des fonctionnalités « Offline-First ».
Ils permettent au technicien de terrain d'enregistrer le déplacement dans une base de données locale sur son appareil. Dès que l'appareil capte un signal, il se synchronise. Cela met fin à l'excuse « administrative » du type « Je n'avais pas de réseau, alors j'ai oublié de l'enregistrer plus tard. »
Problèmes liés à la qualité des données de référence
Les « données de référence » constituent la colonne vertébrale de tout module SAP. Cela est particulièrement vrai dans le cas du module MM.
La création du « Material » constitue la toute première étape, préalable à l'exécution des opérations par n'importe lequel des sous-modules.
Comme nous l'avons vu précédemment, il existe plusieurs domaines de données de base dans SAP (comme dans la plupart des systèmes ERP) ; pour un bref rappel, voici les principaux domaines de données de base dans MM
- Fiche article
- Fiches fournisseurs (prestataires)
- Données de référence des services
Pour exactement les mêmes raisons que celles exposées ci-dessus dans la section « Visibilité des articles », la création et la gestion des fiches de données de référence dans MM posent des défis systémiques.
Fortement recommandé : Cette ressource aborde les notions fondamentales relatives à la fiche article, ainsi que les défis à relever et les solutions pour y faire face.
Une interface utilisateur obsolète, l'absence d'automatisations, la rigidité des structures SAP, l'absence de fonctionnalités d'IA d'Agentic et un workflow de gouvernance des données articles mal configuré entraînent inévitablement toute une série de Les défis liés à la qualité des données de référence dans SAP MM.
Les défis liés aux données de référence dans SAP MM
Les répercussions d'une mauvaise qualité des données de référence se limitent rarement à une seule transaction ou à une seule équipe. SAP MM se situant à la croisée des domaines de l'approvisionnement, de la gestion des stocks et de la finance, même les plus petites inexactitudes dans les données de référence ont tendance à se répercuter en cascade sur l'ensemble des processus.
Au fil du temps, les organisations commencent à rencontrer des problèmes opérationnels et financiers récurrents qui trouvent presque toujours leur origine dans la manière dont les données de référence sont créées, gérées et contrôlées.
Vous trouverez ci-dessous quelques-uns des défis les plus fréquemment rencontrés.
Absence d'une taxonomie mondiale reconnue par tous :
Dans la plupart des entreprises, la création de contenu est décentralisée. Différentes équipes, différentes usines, différentes priorités.
Même lorsqu'un article existe déjà dans SAP, il arrive souvent qu'il ne soit pas trouvé. Non pas parce que SAP ne peut pas le stocker, mais parce qu'il ne peut pas le reconnaître.
– Une usine fabrique un boulon désigné sous le nom de « Boulon en acier – Catégorie A ».
– Un autre l'appelle « Boulon, Acier, Catégorie A ».
– Un troisième l’abrège en « STL BLT A ».
D'un point de vue physique, rien n'a changé. D'un point de vue système, SAP considère désormais qu'il s'agit de trois articles distincts.
SAP fonctionne exactement comme prévu. Il interprète littéralement les textes, les descriptions et les codes de classification. S'ils ne correspondent pas, le système considère qu'ils sont différents.
L'effet se fait sentir immédiatement
- Le stock est réparti entre plusieurs numéros d'article.
- Les demandes d'achat sont émises pour des articles déjà en stock.
- Le service des achats négocie les prix sans se rendre compte que les volumes sont fragmentés.
- L'évaluation des stocks est faussée.
Les données du secteur le confirment. Des études montrent que 20 à 30% des fiches fournisseurs et des fiches articles dans les environnements SAP sont en double, ce qui a un impact direct sur les opérations et l'efficacité des achats (Source : IJFMR).
Il ne s'agit pas d'un défaut du système. Ce n'est pas SAP qui génère des doublons, mais les saisies incohérentes des utilisateurs. La cause première réside dans l'absence d'un langage commun et normalisé pour désigner les articles.
La cause profonde réside dans l'absence d'un langage commun concernant les matériaux. La solution ne réside pas dans davantage de formation ni dans un contrôle plus strict, mais bien dans la normalisation.
La solution réside dans la normalisation, et non dans un renforcement des contrôles. Des référentiels normalisés de données sur les matériaux, tels que Taxonomie des matériaux MRO Pour les éléments de maintenance ou les taxonomies structurées relatives aux matières premières et aux produits finis, définissez comment les articles doivent être nommés, décrits et classés avant leur saisie dans SAP.
Une fois que les conventions de nommage, les règles de classification et les attributs obligatoires sont appliqués, la création des données cesse d'être subjective.
C'est seulement à ce moment-là que SAP commence à fonctionner comme un système unique, et non plus comme un ensemble d'interprétations locales.
Enregistrements incomplets et informations manquantes
Sur le plan fonctionnel et technique, SAP permet de gérer des données de base extrêmement riches.
Concrètement, la plupart des enregistrements sont créés avec le strict minimum nécessaire pour « passer outre le message d'erreur. »
Si une fiche article existe, SAP considère qu'elle est complète. Si les données n'ont jamais été saisies, SAP n'a aucun moyen de savoir ce qu'elle devrait savoir.
C'est là que tout part en vrille.
Une pompe peut exister dans SAP, mais sans indication de pression nominale, de MOC, de taille ou de référence OEM. SAP considère qu'il s'agit d'un article valide.
L'entreprise en considère un comme inutilisable.
SAP MM n'impose pas exhaustivité contextuelle. Il impose exhaustivité technique.
Tant que les champs obligatoires pour ce type de matériel sont renseignés, le système considère que les conditions sont remplies, même si l'enregistrement est sans utilité sur le plan opérationnel.
Dans les environnements à forte intensité d'actifs, cela conduit les techniciens à faire des suppositions, les acheteurs à reformuler les descriptions et les ingénieurs à contourner complètement SAP.
Ce n'est pas SAP qui a échoué. La gouvernance autour de ce que signifie réellement le terme « complet » l'a fait.
Informations en double et manquantes
Dans SAP MM, les doublons sont rarement dus à la paresse. Ils résultent généralement d'une recherche infructueuse.
Si un utilisateur ne parvient pas à trouver facilement un document existant, parce que les descriptions sont vagues, que les abréviations varient ou que certaines caractéristiques manquent, il en conclut que ce document n'existe pas.
Ils en créent donc un nouveau.
Vous disposez désormais de deux enregistrements :
Un élément avec une description correcte mais sans classification
Un autre cas avec une classification, mais sans détails techniques
Individuellement, c'est insuffisant. Collectivement, c'est destructeur.
L'efficacité de la recherche dans SAP MM dépend fortement de la qualité de la description de l'enregistrement d'origine. Des descriptions insuffisantes et une nomenclature incohérente rendent le principe « rechercher avant de créer » irréalisable dans la pratique.
Le résultat est prévisible :
- Commandes en double
- Répartition des stocks
- Des prix différents pour un même article
Dès que les utilisateurs perdent confiance dans la fonction de recherche de SAP, ils cessent d'essayer. La duplication devient alors la norme, et non plus l'exception.
Enregistrements de données obsolètes
SAP est très doué pour se souvenir des choses, mais incapable de les oublier.
Des documents qui étaient pertinents il y a dix ans apparaissent encore aujourd'hui dans les résultats de recherche, même si le matériel n'existe plus, si le fournisseur a cessé ses activités ou si les spécifications ont changé à deux reprises depuis.
Pour SAP, sauf indication contraire explicite, le document reste valable.
Il n'existe pas de processus naturel régissant le cycle de vie des documents. Leur création est aisée. Leur retrait nécessite une volonté, une responsabilité et de la rigueur ; trois éléments que la plupart des organisations n'attribuent jamais officiellement.
SAP ne retire pas automatiquement les articles de son catalogue. En l'absence d'une volonté délibérée et d'une prise en charge, les pièces obsolètes restent dans le système. Cet article aborde la question de la gestion efficace des pièces obsolètes.
Conséquence :
- Des articles obsolètes sont achetés par erreur
- Les rapports d'inventaire sont erronés
- La précision des recherches continue de baisser, ce qui entraîne à nouveau des doublons
Sans révision, suppression et archivage périodiques, SAP se transforme peu à peu en musée historique au lieu de rester un système opérationnel actif.
Absence d'intégrations
SAP MM est souvent considéré comme le « système de référence », mais rarement comme le uniquement système traitant les données relatives aux matériaux.
Les équipes d'ingénierie disposent d'une version, celles chargées de la maintenance en ont une autre, et les fournisseurs proposent des catalogues qui ne correspondent à aucune des deux.
Et aucun d'entre eux ne se parle correctement.
Ainsi, les mêmes données sont saisies, réinterprétées et reformatées à chaque fois.
Le module MM de SAP part du principe qu'il reçoit des données propres et validées. En réalité, il se retrouve pris en étau entre des outils disparates, des tableurs et des e-mails.
Chaque transfert manuel entraîne un retard et une altération des données. Lorsque les données parviennent à SAP, elles sont déjà obsolètes.
Sans intégrations ni source unique de données fiables, SAP devient un récepteur de données, et non une autorité en matière de données.
Gouvernance de la qualité des données et mécanismes d'approbation
Le défi le plus crucial réside peut-être dans comment la création des données de référence est régie.
Si tout le monde peut créer ou modifier des fiches article, alors tout le monde le fera, chacun selon sa propre logique, ses propres abréviations et ses propres raccourcis.
Et SAP enregistrera fidèlement chacune de ces décisions.
Une création décentralisée, en l'absence de processus d'approbation standardisés, entraîne un manque de cohérence à l'échelle de l'entreprise, motivé par des considérations de commodité locales.
Il n'y a pas de point de contrôle naturel qui pose la question suivante :
- Ce document devrait-il déjà exister ?
- Cette description peut-elle être utilisée par quelqu'un d'autre ?
- Les attributs essentiels ont-ils été renseignés correctement ?
En l'absence de responsables des données, de gestionnaires et de mécanismes de validation, la qualité se dégrade insidieusement au fil du temps.
Et une fois que la qualité s'est dégradée, aucun rapport ni aucune analyse ne pourra y remédier en aval.
Remarque : «Dans les versions récentes des progiciels de gestion intégrée (ERP), telles que S4/Hana, le « fichier de données de service » n'est plus un domaine de données de base distinct ; ce domaine a en effet été intégré au « fichier articles ».
Défis commerciaux
Les défis liés à la qualité des données mentionnés ci-dessus se traduisent directement par :
- Stocks surévalués
- Arrêt de production
- Contraintes liées à la visibilité et à l'analyse des dépenses
De mauvaises pratiques de gestion de la « qualité des données » entraînent inévitablement des dom
Solutions
Pour relever ces défis, plusieurs outils tiers de gestion des données de référence, dotés d'une interface utilisateur performante, de fonctionnalités d'enrichissement intégrées provenant de sources tierces et de piles technologiques modernes, ont été lancés.
Stibo Systems, Ataccama MDM et le produit de SAP, SAP MDG (Gouvernance des données de référence) sont des acteurs bien connus dans ce secteur
Mais pour atteindre l'excellence en matière de gestion des données de référence des articles, l'idéal est d'utiliser un logiciel MDM spécialement conçu pour répondre aux besoins des entreprises traitant un volume important d'articles.
Suite MDM de Verdantis Il s'agit de la solution phare de Verdantis pour la gestion des données de référence des articles, couvrant les articles de maintenance, de réparation et de révision (MRO), les matières premières et les consommables.
Voici quelques exemples illustrant comment ce logiciel renforce les fonctionnalités liées aux données de référence pour les entreprises à forte intensité de production et de fabrication.
Catégorisation automatisée et extraction de données
Dans la plupart des entreprises, les données relatives aux articles sont saisies dans SAP sous une forme non structurée ou semi-structurée : descriptions en texte libre, fichiers PDF, feuilles de calcul héritées ou catalogues fournisseurs.
SAP MM enregistre ces informations, mais ne les interprète pas.
Notre suite MDM utilise des techniques d'extraction automatisée des données pour analyser les descriptions des matériaux et les documents sources, afin d'identifier les attributs clés tels que le type de matériau, les dimensions, les spécifications et le contexte d'utilisation.
Ces attributs sont ensuite associés à des catégories de matériaux et à des schémas de classification prédéfinis.
Cela permet d'éliminer toute interprétation manuelle lors de la création des données et garantit une classification cohérente entre les usines, les régions et les utilisateurs, avant même que les données n'atteignent SAP.
Normalisation des fiches de données de référence
Les données relatives aux matières premières sont rarement normalisées. Les abréviations, les unités de mesure incohérentes et les conventions de dénomination propres à certaines régions sont courantes.
SAP MM tient compte de cette variabilité, mais cela nuit à l'analyse et à la planification.
Notre solution harmonise les fiches de matériaux en imposant des conventions de nommage, des unités de mesure, des structures d'attributs et des formats de description normalisés.
« STL BLT A », « Boulon en acier – Classe A » et « Boulon en acier, classe A » sont convertis en une représentation unique et normalisée.
Cette normalisation garantit que les termes ont la même signification partout dans l'entreprise, non seulement sur le plan syntaxique, mais aussi sur le plan sémantique.
Enrichissement des données avec Agentic AI
SAP MM repose en grande partie sur les données saisies par les utilisateurs. Si des informations manquent, SAP ne dispose d'aucun mécanisme intégré permettant de les déduire ou de les compléter.
Notre agent IA, AutoEnrich, utilise Agentic AI pour enrichir les données de référence en déduisant les attributs manquants, en validant les spécifications et en complétant les enregistrements avec des données de référence externes, le cas échéant.
La vidéo ci-dessous présente une démonstration étape par étape du fonctionnement d'AutoEnrich, illustrant comment l'IA agentique améliore l'exhaustivité et la précision des données dans les fiches articles.
Plutôt que de se fier uniquement aux informations fournies par l'utilisateur, AutoEnrich analyse les indices contextuels contenus dans la fiche du matériau et dans les domaines de données associés afin d'améliorer l'exhaustivité et la précision des informations.
Cela garantit que les données de référence saisies dans SAP ne sont pas simplement renseignées, mais qu'elles sont validées en fonction du contexte et fiables sur le plan opérationnel.
Déduplication avancée L1 et L2
Les méthodes traditionnelles de déduplication reposent sur des correspondances exactes ou sur de simples vérifications basées sur des règles. SAP MM relève en grande partie de cette catégorie.
Notre produit utilise une logique de déduplication à plusieurs niveaux :
L1 Déduplication détecte les doublons évidents à l'aide de règles déterministes (correspondances exactes, clés normalisées).
Déduplication L2 utilise la détection de similarité sémantique et basée sur les attributs pour identifier les documents qui sont fonctionnellement identiques mais décrits différemment.
La vidéo suivante présente une démonstration du fonctionnement concret de ce cadre de déduplication
Cela permet de détecter les doublons avant elles soient saisies dans SAP, plutôt que d'être détectées des mois plus tard à la suite d'anomalies d'inventaire ou de constatations d'audit.
Correction des données « Plug-and-Play »
La correction des données de référence erronées dans SAP est souvent un processus lent, manuel et risqué. Les modifications nécessitent une coordination entre les différents modules et une gouvernance rigoureuse afin d'éviter tout impact en aval.
La suite MDM de Verdantis permet une correction contrôlée et « plug-and-play » des données en isolant les opérations de nettoyage, d'enrichissement et de validation en dehors de SAP.
Seules les données de référence validées et de haute qualité sont resynchronisées dans SAP MM.
Cela permet de réduire considérablement les perturbations des opérations en production tout en améliorant progressivement la qualité des données au fil du temps.
Intégrations avec les domaines de données associés
Les données de base article n'existent pas de manière isolée. Elles sont liées aux fournisseurs, aux équipements, aux postes techniques, aux nomenclatures et aux données d'approvisionnement.
Verdantis MDM intègre les données relatives aux articles aux domaines de données de référence associés, garantissant ainsi la cohérence entre les différents systèmes, tels que SAP MM, SAP PM et les plateformes d'approvisionnement externes.
Cela permet de créer une base de données unifiée dans laquelle les matières sont définies de manière cohérente en fonction de leur lieu d'utilisation, de leur fournisseur et de leur mode de consommation.
Il en résulte non seulement des données plus fiables, mais aussi un système qui favorise la visibilité, la traçabilité et la prise de décision éclairée tout au long du cycle de vie des matériaux.
Faiblesses en matière d'approvisionnement stratégique et d'appels d'offres
SAP MM a été conçu comme un « système d'enregistrement » et non comme un logiciel collaboratif permettant de communiquer avec des fournisseurs tiers et de comparer les meilleures solutions possibles.
En ce qui concerne les achats stratégiques, le fonctionnement de SAP MM présente quelques limites inhérentes.
Le cimetière des appels d'offres
Dans SAP MM, l'appel d'offres (RFQ – code transaction : ME41) est essentiellement un formulaire numérique. Il est créé par un utilisateur, mais SAP ne dispose pas d'un « portail » natif permettant aux fournisseurs de le consulter ou d'en suivre l'évolution. Cela rend la gestion des offres extrêmement délicate pour les professionnels des achats avertis.
Saisie manuelle des données
Plusieurs procédures opérationnelles standard (SOP) exigent que le responsable des achats imprime ou envoie par e-mail l'appel d'offres aux fournisseurs. Une fois ces informations transmises, le service des achats devra recourir à des méthodes obsolètes et saisir manuellement ces prix dans SAP, en utilisant des codes de transaction tels que ME47 pour les comparer.
Recherche de fournisseurs
En tant que plateforme fonctionnant principalement comme un système d'enregistrement, SAP MM ne connaît que les fournisseurs que vous avez déjà intégrés. Il ne peut pas vous aider à trouver un nouveau fabricant de vannes moins cher dans une autre région.
Cette limitation oblige les fournisseurs à rechercher d'autres plateformes tierces. La difficulté réside dans le fait qu'un tel logiciel devra s'intégrer étroitement à SAP MM, en raison de ses capacités en tant que « système de référence ».
La solution
Face aux préoccupations croissantes à ce sujet, SAP a lancé SAP Ariba Sourcing, une suite complète de services comprenant un module « Supplier Discovery ».
Ces derniers temps, SAP a également mis en place plusieurs fonctionnalités d'intelligence artificielle, telles que (Joule), afin de recommander des fournisseurs en fonction des codes de produit figurant dans la demande d'achat.
Incapacité à gérer des analyses complexes
SAP MM ne permet pas de gérer facilement les appels d'offres complexes à « plusieurs tours », les enchères inversées ou les scénarios hypothétiques.
Par exemple : « Et si j'attribuais 60% du volume au fournisseur A et 40% au fournisseur B ? »)
SAP MM est réputé pour son caractère linéaire, en particulier dans les étapes liées à l'approvisionnement stratégique et à l'attribution des marchés (notamment les opérations ME41/ME47 d'appel d'offres).
Le système s'attend à une relation simple de type « un-à-un » : vous demandez un prix, vous saisissez ce prix, puis vous sélectionnez la ligne la moins chère.
Dans les secteurs à forte intensité d'actifs, où un simple contrat de maintenance portant sur des « vannes » ou des « services de maintenance » peut comporter jusqu'à 500 lignes de commande réparties sur 10 sites à travers le monde, la fonctionnalité « Comparaison des prix » de SAP MM donne l'impression d'utiliser une calculatrice alors qu'on aurait en réalité besoin d'un superordinateur.
Voici quelques cas où cela commence à poser problème
1. Pas de logique à plusieurs tours
Le module « part du principe » qu’un appel d’offres est un document définitif. Il ne tient pas compte de la nature dynamique, évolutive et itérative des négociations commerciales modernes, dans lesquelles les prix, les conditions et même le CHAMP D’APPLICATION évoluent au fil de plusieurs semaines.
Pour lancer une « offre définitive » (BAFO) ou un deuxième cycle d'appel d'offres, un acheteur doit soit écraser les données relatives à l'offre initiale (ce qui entraîne la perte de la piste d'audit du prix initial), soit créer manuellement un tout nouvel ensemble de documents d'appel d'offres pour chaque fournisseur, ce qui représente une charge administrative considérable.
Vous trouverez ci-dessous un exemple concret illustrant ce principe ;
Une compagnie d'électricité lance un appel d'offres pour un contrat de trois ans portant sur la gestion de la végétation (élagage des arbres) à proximité des lignes électriques.
1er tour: 10 fournisseurs ont soumis leurs tarifs généraux
2e tour: La société de services publics a réduit sa sélection à trois fournisseurs et leur a demandé de lui soumettre leur « meilleure offre définitive » en tenant compte des nouvelles clauses relatives aux aléas météorologiques.
3e tour: Au cours des négociations, tous les fournisseurs ont également suggéré de « labourer le sol » autour de la végétation afin d'en assurer une meilleure longévité et un meilleur entretien, ce qui a nécessité une « extension du périmètre » de l'appel d'offres actuel, ce à quoi l'entreprise a donné son accord.
Le goulot d'étranglement : L'acheteur devra désormais saisir manuellement à nouveau toutes les lignes de commande relatives à ces trois fournisseurs dans de nouveaux documents afin de les comparer aux critères de référence et au périmètre de la première phase.
2. Le « mal de tête lancinant »
Une bonne pratique en matière d’« approvisionnement stratégique » passe souvent par l’« optimisation de l’attribution des marchés », c’est-à-dire la répartition du volume de travail entre plusieurs fournisseurs afin de limiter les risques et la dépendance vis-à-vis d’un seul fournisseur. Par exemple, en cas d’inondation de l’usine du fournisseur ou de grève.
Par exemple : un groupe minier a besoin de 500 000 litres d'un lubrifiant spécialisé par an.
L'acheteur souhaiterait attribuer la partie 60% du contrat à un fournisseur mondial de premier rang pour des raisons de compétitivité en termes de coûts et de stabilité, ET le reste du contrat à une entreprise locale « détenue par des autochtones » afin d'atteindre les objectifs ESG.
Le goulot d'étranglement: De manière native, SAP MM ne permet pas d'afficher directement à l'acheteur le « coût du compromis ». Par exemple, le fractionnement de l'attribution coûtera $50K de plus, mais réduira le risque lié à la chaîne d'approvisionnement de 30%.
Pour résoudre ce problème, l'acheteur doit mettre au point un modèle Excel complexe et fragmenté afin d'obtenir ces réponses.
3. Facteurs autres que le prix
Dans le secteur de l'industrie lourde, le soumissionnaire « le moins cher » pour la fourniture d'une « pièce » ou d'un « matériau » spécifique ne « remporte » pas nécessairement le marché à chaque fois.
En fait, c'est tout le contraire.
Cela ne veut pas dire que le prix n'est pas pris en compte lors de la phase d'« attribution ».
Les acheteurs doivent souvent s'appuyer sur des modèles mathématiques qui prennent en compte des paramètres qualitatifs pour prendre leurs décisions.
Cela inclut les délais de livraison, les coûts liés aux défaillances, la fiabilité des fournisseurs, la proximité géographique et une multitude d’autres facteurs. En effet, un manquement aux obligations peut s’avérer bien plus coûteux que les économies réalisées en choisissant le soumissionnaire le moins cher.
Et bien que SAP dispose effectivement de fonctionnalités d’« évaluation des fournisseurs », celles-ci ne s’intègrent pas de manière dynamique au processus d’appel d’offres. Il est tout simplement trop compliqué de créer une formule dans un appel d'offres qui, par exemple, donnerait : (Prix * 60%) + (Délai de livraison * 20%) + (Note de sécurité * 20%) = Note finale
La solution
SAP est conscient d'un grand nombre de ces limites et, pour y remédier, propose des modules complémentaires permettant de résoudre ces problèmes, dans une certaine mesure.
Logiciels SAP tels que SAP Ariba, Coupa, et même des solutions tierces proposées par des entreprises telles que Keelvar s'appuie « au-dessus » de SAP MM pour gérer cette complexité :
Voici comment procéder.
Créateurs de scénarios: Elles permettent aux acheteurs de choisir entre deux options : « Afficher le scénario de répartition 60/40 » et « Afficher le scénario le moins cher avec un seul fournisseur »
Notation pondérée: Ils proposent un tableau de bord « côte à côte » dans lequel les notes techniques (fournies par le service d'ingénierie) et les notes de sécurité (fournies par le service HSE) sont combinées mathématiquement avec l'offre commerciale.
Recul automatique: Une fois l'analyse complexe effectuée dans l'outil tiers, celui-ci « transfère » les attributions finales, ventilées, vers SAP MM afin de créer automatiquement les bons de commande définitifs.
Le tableau ci-dessous explique brièvement le fonctionnement de ces systèmes.
Fonctionnalité | Processus SAP MM standard (manuel) | Outil d'approvisionnement auprès de fournisseurs tiers (optimisé) |
Enchères en plusieurs tours | Duplication manuelle : Il faut créer de nouveaux documents d'appel d'offres pour la BAFO (meilleure offre finale) ou modifier manuellement les prix, ce qui détruit la piste d'audit du premier tour. | Gestion native des versions : Les acheteurs cliquent sur « Lancer le tour suivant ». Le système reprend les offres précédentes et signale automatiquement toute modification de prix ou de conditions. |
Scénarios hypothétiques | Excel Side-Car : L'acheteur exporte les données vers Excel, calcule manuellement une répartition 60/40, puis doit créer manuellement deux contrats distincts dans SAP. | Modélisation par contraintes : L'acheteur fixe une règle : « Répartition des volumes à 60/40. » L'outil calcule instantanément l'impact financier total de cette répartition sur plus de 500 postes. |
Pondération des facteurs autres que le prix | Subjectif/Hors ligne : Les notes techniques (sécurité, qualité) sont généralement consignées dans un fichier PDF ou un tableur distinct, puis comparées « mentalement » au prix. | Tableaux de bord pondérés : Les équipes d'ingénierie et de sécurité saisissent directement les notes. L'outil calcule un « score de valeur » ($Price + Technical Rank$) afin de classer les fournisseurs. |
Offres combinatoires | Impossible : Je ne supporte pas qu'un fournisseur dise : « Je te ferai une remise de 10% si tu me cèdes les 5 sites, mais seulement 2% si tu m'en cèdes un seul. » | Appel d'offres groupé : Le moteur d'IA analyse les offres « groupées » afin de déterminer la combinaison la plus avantageuse d'un point de vue mathématique parmi plusieurs sites et fournisseurs. |
Piste d'audit | Fragmenté : La raison pour laquelle un marché a été attribué se cache souvent dans un e-mail de l'acheteur ou dans un fichier Excel enregistré sur son bureau. | Centralisé : Chaque scénario hypothétique et la logique invoquée pour écarter un fournisseur moins cher sont consignés à l'intention des auditeurs internes et aux fins de la conformité à la loi SOX. |
Quelles équipes tirent généralement profit d'une maîtrise de SAP MM ?
– Équipes chargées de la chaîne d'approvisionnement s'appuient sur SAP MM pour bénéficier d'une visibilité fiable sur les stocks dans l'ensemble des sites de production et des entrepôts. La mise en œuvre rigoureuse des pratiques SAP MM permet de réduire les excédents de stock, d'éviter les ruptures de stock et de prendre plus rapidement des décisions de planification fondées sur les données.
– Professionnels des achats Utiliser SAP MM comme système de référence pour les données relatives aux achats et aux fournisseurs. Lorsque les données sur les articles sont cohérentes, les équipes chargées des achats peuvent regrouper la demande, négocier de meilleurs prix, appliquer des contrôles d'approbation et éviter les achats en double ou inutiles.
– Experts en gestion des données garantir la pérennité de SAP MM en assurant la gestion des données de base des articles. Leur rôle est essentiel pour faire respecter la normalisation, éviter les doublons, gérer le cycle de vie des articles et faire en sorte que SAP reste une source d'information fiable à l'échelle de l'entreprise.
