Dans le cadre des techniques classiques de gestion des données de référence (MDM), les entreprises gèrent généralement leurs différents types de données de référence séparément, réparties dans divers systèmes.
Bien que cette méthode ait été largement utilisée par le passé, elle posait des difficultés importantes aux entreprises qui cherchaient à obtenir une vue d'ensemble de leurs données.
Les décideurs avaient souvent du mal à identifier les tendances en matière de dépenses et à repérer les opportunités de réduction des coûts. Le manque d'intégration entre les différentes sources de données rendait plus difficile l'extraction d'informations utiles à partir de celles-ci, ce qui est pourtant essentiel pour une prise de décision éclairée et une planification stratégique.
Qu'est-ce que les données de référence multidomaines ?
Alors que la gestion des données de référence consiste à garantir l'exactitude, la cohérence et l'exhaustivité des données, la gestion des données de référence multidomaine va plus loin en intégrant des ensembles de données issus de différents domaines au sein d'une base de données centralisée.
Cela permet aux organisations d'accéder à l'ensemble de leurs différents types de données en un seul et même endroit. Ces types de données sont essentiels au bon fonctionnement de l'organisation et doivent être gérés de manière cohérente, tous secteurs d'activité et toutes fonctions de l'entreprise confondus.
Les différents secteurs d'activité nécessitent la gestion de divers types de données. Par exemple, le secteur agroalimentaire doit gérer, entre autres, les données de base relatives aux produits, aux articles, aux fournisseurs, aux clients et aux salariés.
De même, dans le secteur pétrolier et gazier, les entreprises s'intéressent principalement aux données géotechniques, aux données relatives au personnel, aux données sur les fournisseurs, aux données sur les matériaux et aux données de référence sur les équipements.
Quel que soit le secteur d'activité, les données de référence relatives aux transactions, aux fournisseurs, aux clients, aux employés et aux sites sont indispensables dans tous les secteurs. Il existe plusieurs les fournisseurs proposant des solutions de gestion des données de référence, telles que SAP Ariba pour la gestion des données de référence des fournisseurs, SAP CX pour la gestion des données clients, ainsi que diverses autres plateformes conçues pour rationaliser la gestion des données au sein des organisations.
Cependant, la gestion séparée de chaque base de données alourdit les processus pour les entreprises, ce qui rend difficile l'obtention d'une vue d'ensemble de leurs dépenses, complique le traitement des informations et, en fin de compte, complique la prise de décision, la transformant en une tâche plus chronophage et plus ardue.
Une solution MDM multidomaine se compose généralement de plusieurs composants clés qui fonctionnent de concert pour offrir une solution unifiée de gestion des données. Ces composants sont conçus pour traiter les données issues de divers domaines d'activité, tels que :
Gestion des données clients (CDM)
Les données clients sont essentielles au bon fonctionnement de l'entreprise. La gestion des données clients (MDM) multidomaine regroupe les données issues des systèmes CRM, commerciaux et d'assistance, offrant ainsi une vue à 360 degrés qui garantit des informations clients précises, cohérentes et à jour sur l'ensemble des points de contact.
La gestion des données fournisseurs (MDM) multidomaine garantit l'exactitude des données fournisseurs dans les systèmes d'approvisionnement, de gestion financière et de logistique, aidant ainsi les entreprises à renforcer leurs relations avec leurs fournisseurs, à rationaliser leurs processus d'approvisionnement et à garantir la conformité.
La gestion des données d'entreprise (MDM) multidomaine garantit l'exactitude et la cohérence des données relatives aux collaborateurs dans les systèmes RH, de paie et métier, optimisant ainsi la gestion des effectifs, l'engagement et la conformité.
Données géospatiales et de localisation
La solution MDM multidomaine intègre les données géospatiales de différents systèmes, garantissant ainsi une cartographie précise des emplacements des magasins, des centres de distribution et des entrepôts, ce qui facilite la planification des itinéraires, la logistique et le développement.
Données financières et comptables
La gestion des données d'entreprise (MDM) multidomaine enrichit les données financières en intégrant les systèmes ERP, comptables et de facturation, offrant ainsi une vision cohérente de la santé financière. Cela permet d'améliorer le reporting, la conformité, l'audit et la prise de décision.
L'évolution vers des données de référence multidomaines
Conscients de ces défis, les éditeurs ont commencé à proposer des solutions de gestion des données de référence multidomaines (MDM) afin d’aider les entreprises à rationaliser leurs processus de gestion des données. Ces solutions visent à simplifier non seulement la gestion des données de référence, mais aussi des opérations globales plus larges telles que la gestion de la chaîne d’approvisionnement, la gestion des stocks et l’analyse des données.
Les outils MDM multidomaines intègrent différents domaines au sein d'une même plateforme, ce qui permet aux entreprises de gérer plus facilement leurs données à travers différents services, zones géographiques et fonctions.
Si de nombreux fournisseurs affirment proposer des solutions multi-domaines, il existe souvent une distinction entre la gestion des données multi-domaines et la gestion de domaines multiples. La première désigne une approche intégrée dans laquelle les données provenant de plusieurs domaines sont gérées au sein d'un système unifié, tandis que la seconde consiste à gérer chaque domaine dans des applications distinctes.
Les éléments constitutifs d'une gestion des données d'entreprise (MDM) multidomaine
Le modèle MDM multidomaine intègre généralement trois couches de données fondamentales : les données de référence, les données relatives à la structure des transactions et les données relatives à la structure de l'entreprise.
Données de référence: Cela inclut des valeurs normalisées, telles que les codes pays, les codes devises, les catégories de produits et les types de clients, qui garantissent la cohérence et la précision dans l'ensemble des systèmes et applications de l'entreprise.
Données relatives à la structure de la transaction: Il s'agit des données qui définissent la manière dont les transactions sont enregistrées, notamment les identifiants de commande, les numéros de facture, le statut de paiement et les métadonnées associées. Une structuration adéquate de ces données garantit un traitement cohérent et traçable des transactions à l'échelle de l'entreprise.
Données relatives à la structure de l'entreprise: Cela comprend des informations organisationnelles telles que les codes d'entreprise, les unités opérationnelles, les services, les centres de coûts et les implantations géographiques. Ces informations permettent de définir la structure des opérations commerciales et facilitent une gestion efficace des données entre les différents services et zones géographiques.
La mise en œuvre d’un MDM multidomaine ne constitue pas seulement un défi technologique, mais aussi une stratégie organisationnelle. La technologie doit permettre de répondre à des tâches clés telles que la résolution d’entités (ER) et la gestion des informations d’identité des entités (EIIM). Le processus de résolution d’entités garantit que, lorsque les systèmes font référence à une ou plusieurs entités, ils puissent hiérarchiser et sélectionner les informations les plus précises. La gestion des informations d’identité des entités consiste à préserver l’intégrité de l’identité de l’entité au fil du temps, une exigence fondamentale pour tout système MDM.
Outre la gestion des données clients, qui revêt une importance cruciale pour la plupart des organisations, les entreprises qui traitent d'importants volumes de données provenant de multiples partenaires, fournisseurs et agents doivent déployer des solutions MDM multidomaines afin de gérer la complexité de leurs données.
En assurant la coordination des données entre plusieurs entités opérationnelles, à différents niveaux hiérarchiques et dans diverses zones géographiques, la gestion des données de référence multidomaine (MDM) aide les organisations à garantir l'exactitude et la cohérence de leurs données, ce qui favorise une meilleure prise de décision et une efficacité opérationnelle accrue.
Les avantages d'une gestion des données d'entreprise (MDM) multi-domaines
Source unique de vérité: L'un des principaux avantages du MDM multidomaine réside dans sa capacité à créer une source unique de vérité (SSOT) pour l'ensemble des données de l'entreprise. En intégrant les données issues de différents domaines au sein d'une même plateforme, les entreprises peuvent éviter les incohérences et les doublons, ce qui se traduit par une meilleure qualité des données et une prise de décision plus éclairée.
Amélioration de la gouvernance des données: Le MDM multidomaine applique des règles de gouvernance qui garantissent l'exactitude, la cohérence et la conformité des données. Cela revêt une importance cruciale dans l'environnement actuel, axé sur les données, où les entreprises doivent se conformer à diverses normes réglementaires (telles que le RGPD, la loi HIPAA, etc.). En centralisant les données et en appliquant des politiques de gouvernance, les organisations réduisent le risque de fuites de données, d’erreurs et d’incohérences.
Amélioration de l'efficacité opérationnelle: La gestion des données de référence (MDM) multidomaine élimine les processus manuels résultant d'une gestion cloisonnée des données. Par exemple, la dispersion des données clients entre différents systèmes peut entraîner des doublons, des profils clients incohérents et des inefficacités dans les opérations de vente, de marketing et de service. En centralisant les données clients et autres informations stratégiques pour l'entreprise, la gestion des données de référence (MDM) rationalise les opérations, augmente la productivité et réduit les coûts opérationnels.
Une meilleure prise de décision: Grâce à des données harmonisées à portée de main, les décideurs disposent d'une vue d'ensemble complète de l'activité. Cela permet d'améliorer les prévisions, l'analyse des tendances et le suivi des performances, ce qui, à terme, stimule la croissance de l'entreprise. La gestion unifiée des données (MDM) multidomaine fournit des données précises en temps réel, indispensables à la prise de décisions stratégiques, de la planification financière à l'optimisation de l'expérience client.
Collaboration inter-services: Le MDM multidomaine, en intégrant les données issues de diverses fonctions métier, renforce la collaboration entre les services. Les équipes peuvent ainsi travailler à partir des mêmes ensembles de données, ce qui garantit une cohérence entre les services tels que les ventes, le marketing, la finance, les ressources humaines et les opérations. Cette cohésion aide les organisations à fonctionner plus efficacement et à orienter leurs efforts vers des objectifs communs.
Évolutivité et flexibilité: À mesure que les entreprises se développent et s'étendent à de nouveaux marchés, régions ou secteurs d'activité, la gestion des données d'entreprise multidomaine (MDM) leur offre la flexibilité nécessaire pour s'adapter à cette croissance. Les organisations peuvent ainsi ajouter de nouveaux domaines, intégrer des sources de données supplémentaires et adapter leurs systèmes à l'évolution des besoins métier sans perturber les processus existants.
Modèle MDM multidomaine
L'architecture du MDM multidomaine est conçue pour intégrer, gérer et diffuser des données entre différents domaines et systèmes. Elle se compose généralement de plusieurs couches et composants :
Couche d'intégration des données: Cette couche est chargée de relier différentes sources de données, notamment les applications d'entreprise (ERP, CRM, systèmes RH), les bases de données et les sources de données externes. Elle garantit un flux de données fluide depuis les systèmes sources vers la plateforme MDM.
Couche de qualité et de gouvernance des données: Cette couche garantit l'application cohérente des normes de qualité des données et des politiques de gouvernance dans tous les domaines. Elle gère les processus de validation, de nettoyage, de déduplication et d'enrichissement des données afin d'assurer la qualité et la cohérence de celles-ci.
Référentiel de données de base: Le composant central de tout système de gestion des données de référence (MDM) est le référentiel de données de référence, qui stocke la version de référence des données. Il centralise toutes les entités de données de référence et permet la gestion des versions, le suivi des modifications et la mise à jour des enregistrements en temps réel.
Résolution d'entités: La résolution d'entités est un processus essentiel dans la gestion des données de référence multidomaine (MDM) qui permet d'identifier et de fusionner les enregistrements en double entre les différents systèmes, garantissant ainsi un profil d'entité unique et précis (par exemple, un seul enregistrement par client, fournisseur ou salarié). Ce processus permet d'éviter les incohérences et garantit que les organisations travaillent avec les données les plus récentes et les plus précises.
Couche de distribution des données: Cette couche permet la diffusion des données de référence vers d'autres systèmes au sein de l'organisation, garantissant ainsi que les applications métier accèdent toujours à la version la plus précise et la plus cohérente des données. Elle peut inclure des API, des connecteurs de données ou des outils d'intégration permettant une communication fluide entre les systèmes.
Couche de reporting et d'analyse: Les solutions MDM multidomaines s'intègrent souvent à des outils d'analyse pour permettre la création de rapports en temps réel, de tableaux de bord et de solutions de veille économique. Cette couche aide les organisations à tirer des enseignements de leurs données de référence, ce qui facilite les processus décisionnels.
Conclusion
En conclusion, la gestion des données de référence multi-domaines (MDM) offre aux entreprises un moyen unifié et efficace de gérer des ensembles de données variés couvrant plusieurs domaines d'activité. En regroupant les données sur une plateforme unique, les entreprises peuvent obtenir de meilleures informations, améliorer la qualité des données et optimiser la prise de décision dans toutes les fonctions de l'entreprise. La gestion des données de référence multidomaine (MDM) simplifie la gouvernance des données, réduit les coûts et accélère les opérations métier, ce qui, au final, profite aux entreprises grâce à des processus rationalisés, une meilleure précision des données et un cadre de données clair et cohérent.
Les organisations qui mettent en œuvre un système MDM multidomaine peuvent s'attendre à une amélioration significative de leur capacité à exploiter les données pour favoriser la croissance, l'innovation et l'avantage concurrentiel, tout en conservant un cadre de gouvernance solide qui garantit l'intégrité et la cohérence des données.
