Los datos maestros de activos son una colección de registros de datos relativos a todos los activos fijos que una empresa mantiene en sus sistemas ERP o EAM. Estos activos pueden haber estado en uso en el pasado, en el presente o haber formado parte del proceso de adquisición en algún momento.
La enorme escala de las operaciones de las empresas con grandes volúmenes de producción implica la necesidad de desplegar o sustituir varios activos en cualquier momento, lo que genera una gran cantidad de datos relacionados con los activos. Esto requiere la adopción de procesos rigurosos para que los flujos de trabajo de gestión de datos relativos a estos activos se gestionen de forma centralizada para maximizar la calidad de los datos.
Esta disciplina de gestión, categorización, gobierno y mantenimiento de datos de activos se denomina comúnmente "Gestión de Datos Maestros de Activos".
Los casos de uso avanzados en Asset MDM también pueden extenderse a la integración y sincronización del maestro de activos con otros dominios de datos maestros relacionados, como el maestro de proveedores, materiales (piezas de repuesto) o el maestro de servicios.
La siguiente tabla resume cómo se denomina un maestro de activos en diferentes sistemas ERP
Sistema ERP | Plazo maestro de activos | Módulo / Área |
SAP | Registro maestro de activos | FI-AA, PM |
Oracle | Activo fijo / Maestro de activos | Activos de Oracle |
Microsoft D365 | Activo fijo | Activos fijos |
IFS | Objeto / Equipo | Gestión de activos |
Infor | Equipos / Activos | EAM |
NetSuite | Registro de activos fijos | Gestión del inmovilizado |
Modelo de datos maestros de activos
He aquí un modelo de datos estándar de un maestro de equipos que se utiliza en la mayoría de las operaciones de producción. Naturalmente, las propiedades y los campos actualizados pueden cambiar en función de la finalidad y el grado de complejidad operativa:
| Campo | Tipo de campo | Ejemplo |
| ID / Número de activo (identificador único) | Texto libre con validación | EQP-2025-001 |
| Descripción / Nombre del activo | Texto libre | Bomba hidráulica de alta presión para el sistema de refrigeración |
| Tipo / Clase de activo | Desplegable | Equipamiento → Mecánico |
| Grupo de activos / Categoría | Desplegable | Bombas → Equipos rotativos |
| Número de serie | Texto libre con validación | SN-HP-984521 |
| Nombre del fabricante | Texto libre | Soluciones industriales de Siemens |
| Número de modelo | Texto libre | HPP-X2000 |
| Proveedor / Vendedor | Texto libre | ABC Engineering Supplies Pvt. Ltd. |
| Número de etiqueta / Código de barras / RFID | Icono (SVG o formato compatible) | Icono de código de barras] (icon.svg) (por ejemplo, RFID: RFID-778899) |
| Ubicación (planta, edificio, piso, GPS) | Desplegable | Planta A → Bloque de producción 2 → Planta 3 (GPS: 40.7128 N, 74.0060 O) |
| Estado | Desplegable | Activo / En uso |
| Fecha de adquisición | Formato de fecha | 2022-04-12 |
| Puesta en servicio / Fecha de instalación | Formato de fecha | 2022-06-05 |
| Vida útil prevista | Numérico (Meses/Años) | 180 meses (15 años) |
Retos de los datos maestros de activos
Al igual que el conocido retos de la gestión de datos maestrosPara mantener la integridad y exactitud de los datos, un maestro de activos requiere procesos de gobernanza.
En los casos en los que la calidad de los datos de un maestro de activos ya está comprometida, un ejercicio de limpieza de datos exhaustivo suele ser un requisito previo para garantizar que la calidad de los datos relativos a los activos fijos permanece intacta.
La mayoría de los retos que un software MDM de activos pretende resolver son retos comúnmente conocidos en otros dominios de datos maestros.
Sin embargo, algunos retos son exclusivos de los registros de datos de activos que requieren un enfoque distinto para resolverlos y garantizar que los datos de activos permanezcan sincronizados y fiables de forma continua.
A continuación se detallan algunos de estos retos.
La duplicación de registros de datos, un problema habitual que no es exclusivo de los datos de activos fijos, es uno de los principales retos en cualquier dominio de datos maestros.
Los equipos de solicitantes distribuidos en distintas plantas, combinados con la ausencia de procesos de gobernanza de datos y un enfoque no estructurado de la introducción de datos, conducen invariablemente a registros de equipos duplicados.
El dilema de la duplicación dice que
Los artículos duplicados oscilan entre 15 y 20% dentro de un mismo centro de fabricación. En varios centros, la tasa de duplicados puede llegar a 25-30%.
Dado que cada registro de datos es único [Más información sobre Golden Record en MDM...], la eliminación de estos duplicados requiere un enfoque basado en software, preferiblemente uno con IA incorporada que pueda marcar los duplicados a escala y garantizar que sólo se mantengan datos limpios en el sistema.
La duplicación de los registros de equipos puede dar lugar directamente a errores de aprovisionamiento, a gastos Maverick y a un aumento de los costes de aprovisionamiento y almacenamiento; además, puede generar ineficiencias en los flujos de trabajo de aprovisionamiento, mantenimiento y gestión de la producción.
Cualquier equipo consta de numerosas piezas individuales, recambios y consumibles que son necesarios para garantizar el mantenimiento oportuno de los activos fijos.
El proveedor suele detallar estas piezas y consumibles en una lista de materiales (o BOM) que se especifica en documentos técnicos, planos de ingeniería o se comparte por separado con el cliente.
Según Faster Capital historia de éxito de un cliente de fabricación electrónica,
La integración de las listas de materiales con los sistemas de inventario y producción ha permitido reducir en 30% el exceso de inventario en algunos estudios de casos.
Según mejores prácticas en la gestión de datos de ERPEsta información de la lista de materiales debe actualizarse en el sistema y vincularse con el registro del inmovilizado correspondiente en el maestro de equipos.
Esto garantiza que los equipos de mantenimiento y planificación de la producción conozcan los requisitos de aprovisionamiento para el mantenimiento de cualquiera de los activos fijos desplegados en una instalación de producción determinada.
Aquí tienes un recorrido por nuestro software:
Según Crecimiento del mercadoEn las industrias aeroespacial, de defensa y de equipos pesados, el control de versiones de las listas de materiales y el uso de listas de materiales jerárquicas se ha convertido en una norma: aproximadamente 58% de los usuarios mundiales emplean listas de materiales jerárquicas para gestionar productos configurables y personalizables.
Según las mejores prácticas de gestión de datos maestros de activos, las piezas de repuesto y los consumibles necesarios para el mantenimiento de un activo deben estar vinculados a la pieza de repuesto en el maestro de MRO.
Del mismo modo, las mejores prácticas en la gestión de datos de materiales exigen que todas las piezas de recambio vinculadas a las listas de materiales de los activos existan, de hecho, en el maestro de materiales y estén vinculadas también con el equipo dependiente.
Antes de la introducción de los sistemas de IA Agentic integrados, el mapeo de estos datos requería muchos recursos y equipos especializados, pero los modelos de IA específicamente entrenados, como Synchronize, no sólo eliminan la intervención humana, sino que completan el flujo de trabajo de forma casi instantánea.
Esta asignación de datos garantiza que;
- Las piezas de repuesto críticas para el mantenimiento se almacenan al menos en el nivel mínimo necesario en los emplazamientos de las plantas pertinentes.
- La planificación del mantenimiento de los activos críticos para la empresa puede realizarse de forma mucho más informada para que las operaciones de fabricación se desarrollen sin interrupciones.
Casi todas las empresas siguen una taxonomía específica, especialmente en las organizaciones maduras y con muchos activos.
Una taxonomía no es más que un protocolo centralizado para almacenar los registros de datos en el ERP. Permite a las organizaciones gestionar, clasificar y mantener la información en un formato estructurado.
Algunas taxonomías comúnmente aceptadas para activos y piezas MRO son UNSPC, PIDX, eClass e ISO 14224.
Pero lo más importante es que una taxonomía gestionada de forma centralizada garantizará la normalización de los formatos de descripción, el mantenimiento de formatos de ficha de datos específicos basados en la "categoría de activos" y la debida asignación de atributos específicos, unidades de medida, detalles de la marca del fabricante o del número de pieza a propiedades o columnas fijas.
Esto permite a los equipos introducir automatizaciones, generar información a través de análisis y representa una fuente de verdad limpia y de oro.
En una investigación (realizada por aprenda),
Cuando una empresa de fabricación mundial estandarizó 40% de sus componentes en todas las líneas de productos, consiguió una reducción de 25% en los costes de inventario.
Antes de que las soluciones avanzadas de software de gestión de datos como Integrity© empezaran a utilizar agentes de IA para categorizar y extraer de forma autónoma esta información, las empresas tenían que invertir periódicamente en proyectos de normalización de datos simplemente para garantizar la sanidad de los datos maestros de ERP.
Con soluciones avanzadas de gobernanza de datos integradas en la integridad, estos retos se abordan en la propia fuente, garantizando los datos de ERP en todo momento.
Una mala administración de los datos y unas prácticas de gestión de datos poco controladas generan datos de mala calidad.
La mala calidad de los datos se manifiesta en la "información incompleta" de cualquier registro de datos, y los datos maestros de activos no son una excepción. No es infrecuente que la información crítica quede completamente excluida del registro de datos.
Aquí es precisamente donde hay que "completar" los registros de datos empleando métodos de enriquecimiento de datos.
Las herramientas de enriquecimiento de datos aprovechan propiedades como "descripción breve" para obtener información de fuentes de datos propias y de terceros y completar los registros de datos.
Según Xtivity historia de éxito de un cliente minero,
Se identificó que 39% de los artículos del catálogo maestro de una empresa necesitaban limpieza y/o enriquecimiento de datos. Una vez solucionados estos problemas, la empresa consiguió reducir el inventario y mejorar el nivel de servicio, liberando tesorería gracias a la optimización de los parámetros de almacenamiento del inventario.
Antes de que las soluciones avanzadas de software de gestión de datos como Integrity© empezaran a utilizar agentes de IA para categorizar y extraer de forma autónoma esta información, las empresas tenían que invertir periódicamente en proyectos de normalización de datos simplemente para garantizar la sanidad de los datos ERP.
Con soluciones avanzadas de gobernanza de datos integradas en la integridad, estos retos se abordan en la propia fuente, garantizando los datos de ERP en todo momento.
Los procesos de enriquecimiento de datos agénticos, como el enriquecimiento del nombre del fabricante y el número de equipo, son ahora posibles gracias a las capacidades avanzadas de rastreo, recuperación y procesamiento de datos basado en IA, y pueden resolver la administración de datos perezosos en la propia fuente.
¿Cuáles son los tipos de soluciones MDM de activos?
Estas son algunas de las soluciones que las empresas con un uso intensivo de activos pueden adoptar para alcanzar la excelencia en MDM de activos.
Limpieza y normalización de datos maestros de activos [Servicios + Software]
El primer paso tras identificar los problemas de calidad de los datos de activos es "limpiar" y "normalizar" todos los datos maestros de activos. Esto suele significar
1. Deduplicación: Dado que la gestión de datos maestros se basa en un "Disco de Oro" como única fuente de verdad para una entidad determinada, la máxima prioridad es librar al conjunto de datos de entradas duplicadas que hagan referencia a la misma pieza de equipo.
Esto significa fusionar 2 registros o eliminar uno de ellos.
2. Normalización: Si aún no existe una taxonomía gestionada de forma centralizada, uno de los primeros pasos es finalizar y aplicar una taxonomía aceptada a nivel mundial (generalmente UNSPC o alguna taxonomía nativa) que dictará la "ficha técnica" de cada categoría de equipos. La mayoría de las empresas ya adoptan una determinada convención para categorizar y mantener estos datos.
3. Normalización: A continuación, los registros se procesarán para extraer información y datos clave de la descripción "corta" o "larga" y rellenar las propiedades o columnas pertinentes.
4. Enriquecimiento: Una vez extraídos los puntos de datos de las descripciones existentes, la información que falte relativa a cualquier registro de datos dado puede enriquecerse a partir de fuentes de terceros para "completar" el ejercicio de normalización de datos.
Aquí tiene un vídeo que muestra cómo el software de Verdantis limpia y normaliza los datos:
Gobernanza de datos maestros de activos [Software]
Una vez completado el proyecto de limpieza, el siguiente paso es garantizar que la sanidad de los datos permanezca intacta de forma continuada. Para ello, se puede implantar un software de gobernanza de datos que admita modelos de datos de activos fijos.
Esto es lo que suele hacer un software de gestión de datos de activos
1. Comprobación de duplicados en tiempo real: El software de gobernanza ya está sincronizado con el maestro de activos, y cualquier nueva solicitud de adquisición suele tener que superar una rigurosa serie de pasos para garantizar que el registro del mismo equipo no existe ya en los datos maestros.
Con modelos de IA avanzados y "conscientes del contexto" integrados en los flujos de trabajo, la detección de duplicados en origen se ha vuelto muy potente y garantiza un maestro de activos sin duplicados.
2. Flujo de trabajo y registros de aprobación: Otra función crítica de un software de gobierno de datos de activos es la creación de flujos de trabajo de aprobación basados en políticas orgánicas, jerarquías y la matriz de aprobación establecida para responsabilizar claramente al personal adecuado.
3. Validación de datos: Un software de gobernanza de datos que soporta el dominio de datos de activos fijos normalmente también garantiza la estructuración de datos a través de diferentes campos de datos y evita convenciones de nomenclatura incorrectas, formatos, unidades de medida o cualquier otra regla de gobernanza de datos configurada. Esto puede explicarse mejor con un ejemplo;
Por ejemplo:
Una empresa de servicios públicos añade un nuevo transformador de potencia a su subestación. Cuando se registra la solicitud de adquisición, el software de gestión de datos de activos realiza una comprobación de duplicados en tiempo real en el maestro de activos.
El sistema identifica que ya existe un transformador de la misma marca y modelo en la base de datos, evitando la creación de un registro duplicado.
A continuación, la solicitud pasa por el proceso de aprobación, en el que participan el Jefe de Ingeniería Eléctrica, el Director de la Subestación y el Controlador Financiero, cada uno de los cuales valida las especificaciones técnicas, la necesidad operativa y la justificación financiera.
Antes de finalizar la entrada, el sistema aplica reglas de validación de datos normalizando el nombre del activo a "Transformador_GE132kV_SubestaciónB," confirmar la unidad de medida correcta de la capacidad (MVA) y asegurarse de que el número de serie se ajusta al formato aprobado.
Esto garantiza que el nuevo registro del transformador sea coherente, fiable y esté alineado con los estándares de datos de toda la empresa.
A continuación se muestra un vídeo en el que se demuestra cómo el software de Verdantis ayuda a establecer una sólida gobernanza de los datos:
Enriquecimiento de datos maestros de activos [Software]
Un maestro de activos comprometido suele contener registros de datos en los que "faltan" detalles en campos clave.
Por ejemplo... nombre del fabricante, tipo de activo, categoría de activo, fabricante/proveedor e ID/código del equipo.
Las razones de esta falta de información pueden encontrarse a menudo en prácticas deficientes de gobernanza de datos, que pueden abordarse aplicando procesos estructurados de enriquecimiento de datos.
El proceso puede realizarse manualmente empleando a un equipo de expertos en la materia, mediante un enfoque basado en software o desplegando agentes de IA creados específicamente que recuperan datos de forma autónoma de múltiples fuentes de terceros o verificadas y actualizan los registros de datos en el ERP.
A continuación se muestra un vídeo en el que se muestra cómo el agente de IA de Verdantis enriquece los datos a través de diferentes fuentes internas y externas, y marca los registros obsoletos:
Seguimiento de la obsolescencia de los equipos [Software]
Además de enriquecer los campos de datos estándar, las plataformas avanzadas de gestión de datos de activos también marcan los registros de equipos como "obsoletos" o "activos" recuperando datos de múltiples fuentes, a menudo con el uso de agentes de IA.
Se trata de un proceso fundamental para evitar adquisiciones erróneas y planificar en consecuencia la adquisición de activos.
Integración del maestro de equipos con el maestro de materiales mediante listas de materiales [Software].
Para alcanzar la excelencia en la gestión de activos empresariales, es crucial mantener niveles óptimos de inventario MRO. Por lo general, esto se gestiona mediante un software específico que depende de datos maestros de MRO limpios e integrados.
Un dato maestro "integrado" o "sincronizado" es aquel que pone de relieve la relación entre diferentes dominios de datos maestros trazando claramente la relación entre ellos a través de propiedades específicamente mapeadas.
Según una encuesta reciente realizada por el equipo de investigación de Verdantis, en la que participaron más de 1.200 encuestados, casi 851 empresasTP3T+ no disponen de ninguna integración entre sus datos de materiales de piezas de repuesto y su maestro de activos.
Integrar estos dominios dispares de datos maestros siempre ha sido posible mediante un enfoque programático, pero también se sabe que es complicado.
Esto suele hacerse integrando 3 módulos ERP diferentes;
- El Maestro de Activos
- La lista de materiales del equipo
- El maestro de materiales MRO
Según las políticas estándar de gestión de activos empresariales, cada activo activo tiene una lista de materiales digital creada en un ERP para registrar los componentes, piezas y consumibles necesarios para su mantenimiento.
La lista de materiales puede ayudar a establecer el vínculo entre un equipo y las piezas de repuesto necesarias para su mantenimiento.
Las soluciones avanzadas de datos maestros de activos con agentes de IA integrados pueden buscar de forma autónoma las piezas de repuesto necesarias para el mantenimiento de un equipo.
Una vez compilado, el agente puede "Crear o Actualizar" el registro de datos de la pieza de recambio en el maestro de materiales.
- La "creación" del registro de pieza se realiza si la pieza de recambio aún no existe.
- La "actualización" del registro de piezas se realiza si la pieza de recambio ya existe.
En cualquiera de los casos, se actualiza en el "maestro de materiales" una propiedad (columna) denominada "dónde se ha utilizado", que suele estar separada por comas y puede incluir varios ID de equipos.
Esto establece una relación clara entre las piezas de repuesto y el activo fijo y puede dar a los gestores de la categoría MRO y al software de gestión de piezas de repuesto, la información adecuada sobre las piezas necesarias para el mantenimiento de los equipos.
Por ejemplo: Digamos que una máquina CNC (ID de equipo CNC101) tiene 100 piezas de repuesto o consumibles que son necesarios para garantizar el mantenimiento de la máquina CNC
Una lista de materiales digital registra estas 100 piezas de recambio con sus especificaciones.
De estas 100 piezas de recambio, digamos que una de ellas, "Una motobomba de 35v" se utiliza también en otra "máquina de torno" (ID de equipo LAT101).
En este caso, el registro maestro de materiales de la "motobomba 35v" tendrá actualizada la propiedad "where used" y el valor del campo será "CNC101", "LAT101"
Los agentes de IA 'Context Aware' obtienen los datos de las piezas de las listas de materiales, enriquecen los datos, realizan una comprobación de duplicados y actualizan el maestro de piezas de recambio. [Como se detalla en el siguiente vídeo].
Integración del maestro de equipos con el maestro de proveedores y servicios [Software].
De forma similar, los datos maestros de activos también pueden integrarse con la maestro de proveedores registros.
Esto también se hace mejor con la ayuda de agentes de IA simplemente debido a la pura eficiencia que conlleva.
Las facturas de proveedores y los registros de pedidos se pueden recuperar para obtener la información del "Proveedor" vinculada a cualquier pieza de equipo, y la misma se actualiza en la sección "Proveedor".
master" en una propiedad "Equipo suministrado
Los impulsores de valor [beneficios] de un programa de MDM de activos
Gestión de inventarios de combustibles
Unos datos MRO limpios, fiables y perfectamente integrados en múltiples dominios son la base de un software de gestión de inventarios MRO perfecto.
Cuando se combina con soluciones de previsión de la demanda de piezas de recambio y de criticidad de piezas de primera categoría, se obtiene un software de gestión de inventario integral que, a su vez, puede dar lugar a resultados como;
- Tiempo de inactividad casi insignificante en las operaciones de producción
- Gasto óptimo en compras de MRR
Visibilidad del gasto
El análisis detallado de los gastos históricos proporciona a los equipos de gestión de activos y de compras de MRO la información adecuada que les permite consolidar los gastos y conocer en profundidad las oportunidades de ahorro de costes sin obstaculizar el valor generado por las actividades de compra de activos.
Los datos limpios, relativos a los activos fijos, cuando se integran profundamente con la información sobre piezas de repuesto, pueden descubrir oportunidades para la consolidación de proveedores, pedidos a granel, mejorando así el poder de negociación y, en última instancia, dando lugar a un valor desbloqueado.
Solución de Verdantis para la gestión de activos
Verdantis es especialista en la gestión de datos del ciclo de vida de MRO, con una amplia experiencia en la gestión de datos maestros en industrias con un uso intensivo de activos en los sectores manufacturero, minero, energético, marítimo y químico.
La suite Verdantis MDM admite "Activo fijo" como dominio de datos, y los módulos "Armonizar" e "Integridad" de la suite admiten la limpieza de datos de equipos y la gobernanza, respectivamente.
Los datos heredados y cada nueva entrada de datos se sincronizan con los principales ERP con integraciones nativas en SAP, Infor, MS Dynamics y Oracle.
Con una profunda experiencia en el sector, tecnologías de vanguardia y procesos de gestión de datos maestros elaborados de forma lógica, hemos sido pioneros en varias soluciones agentic para que los equipos de las empresas desarrollen la excelencia operativa y mantengan la higiene de ERP en todas las funciones clave.
