In jeder Branche, MRO-Daten (Wartung, Reparatur und Betrieb) spielt eine entscheidende Rolle für den reibungslosen Ablauf des Tagesgeschäfts. Diese Tätigkeiten können von sehr kleinen Aufgaben wie der routinemäßigen Überprüfung von Geräten bis hin zu Reparaturen ganzer Anlagen für ein bis zwei Wochen am Stück reichen.
Um solche Aktivitäten zuzuweisen und zu verfolgen, werden für jedes Gerät Arbeitsaufträge ausgestellt, um den Umfang, das Budget, die zeitliche Beschränkung und die verantwortliche Person für den Vorgang zu definieren.
Angesichts dieser großen Bedeutung würde man annehmen, dass solche MRO-Vorgänge sehr effizient sind. Allerdings sind Informationsverluste, Fehlkommunikation und unzureichend optimierte Prozesse bei dem gesamten Ansatz recht häufig zu beobachten.
In diesem Artikel werden wir untersuchen, was genau ein Arbeitsauftrag ist, wie ein Arbeitsauftrag ausgeführt wird (vom Anfang bis zum Ende), welche Probleme es bei der herkömmlichen Verwaltung von Arbeitsaufträgen gibt und schließlich, wie KI diese Branche verändert, um effizienter und zuverlässiger zu werden.
Was ist ein Arbeitsauftrag?
Wann immer eine Anfrage für Wartungsaufgaben gestellt wird, wird ein Arbeitsauftrag als formale Anfrage für die Durchführung der Aufgabe ausgestellt.
Arbeitsaufträge können je nach Art der Arbeit in verschiedene Kategorien eingeteilt werden,
Die Bestandteile eines Arbeitsauftrags müssen mindestens diese Punkte enthalten:
- Arbeitsauftrag / Aufgabenbeschreibung
- Wer den Arbeitsauftrag beantragt hat (Antragsteller)
- Wer ist die genehmigende Partei (Genehmigender)
- Wem der Arbeitsauftrag zugewiesen ist (Auftragnehmer)
- Priorität des Arbeitsauftrags
- Start- und Enddatum für den Arbeitsauftrag.
Ein leistungsfähiges System zur Verwaltung von Arbeitsaufträgen ist von entscheidender Bedeutung, um einen reibungslosen Ablauf der Wartungsaktivitäten zu gewährleisten, unnötige Kosten zu reduzieren und Reparaturen an wichtigen Geräten rechtzeitig durchzuführen.
Arten von Arbeitsaufträgen
Auf der Grundlage verschiedener Faktoren wie Dringlichkeit, Planungszeit, Gerätetyp und Priorität sowie gesetzlicher Vorschriften werden Arbeitsaufträge in die folgenden verschiedenen Kategorien eingeteilt.
Arbeitsauftrag Typ | Beschreibung | Typische Anwendungsfälle |
Korrigierende Wartung | Erzeugt, nachdem ein Fehler oder ein Problem gemeldet wurde | Ausfälle von Geräten, Notreparaturen |
Vorbeugende Wartung | Regelmäßig geplant, um Ausfälle zu vermeiden | HVAC-Filterwechsel, Routineinspektionen |
Arbeitsaufträge für Inspektionen | Schwerpunkt auf Sicherheit, Einhaltung von Vorschriften und Wirtschaftlichkeitsprüfungen | Sicherheitskontrollen, Einhaltung von Vorschriften |
Notfall-Arbeitsaufträge | Bei dringenden Problemen, die ein Sicherheits- oder Betriebsrisiko darstellen | Kritische Systemausfälle, Sicherheitsgefährdungen |
Installation oder Einrichtung | Für den Einsatz neuer Geräte oder Systeme | Inbetriebnahme neuer Geräte, Upgrades |
Kalibrierung oder Prüfung | Für Qualitätssicherung und Compliance | Instrumentenkalibrierung, Leistungstests |
Aktueller Status des Arbeitsauftrags
Wenn es um die Verwaltung von Arbeitsaufträgen geht, setzen die meisten Branchen immer noch auf traditionelle Ansätze. Einige dieser Ansätze sind:
- ERP- oder ältere CMMS-Lösungen
- Manuelle Erfassung von Arbeitsaufträgen mit Hilfe von Excel-Tabellen oder Word-Dokumenten.
- Arbeitsaufträge werden auf Papier geschrieben und verteilt.
- E-Mail-Verfolgung von Aufgaben.
Mehrere Probleme entstehen durch Szenarien wie z.B.:
Wenn es um die Verwaltung von Arbeitsaufträgen geht, setzen die meisten Branchen immer noch auf traditionelle Ansätze. Einige dieser Ansätze sind:
- ERP- oder ältere CMMS-Lösungen
- Manuelle Erfassung von Arbeitsaufträgen mit Hilfe von Excel-Tabellen oder Word-Dokumenten.
- Arbeitsaufträge werden auf Papier geschrieben und verteilt.
- E-Mail-Verfolgung von Aufgaben.
Reaktive Wartungskultur
- Verzögerte Reaktionszeiten aufgrund manueller Triageprozesse
- Unvollständige Fehlerhistorie und Kostendokumentation
- Minimale präventive Wartungsstrategien
Probleme mit der Ressourcenoptimierung
- Schlechte Verteilung und Planung der Techniker
- Unzureichende Synchronisierung des Inventars mit Arbeitsaufträgen
- Begrenzte Integration zwischen operativen Systemen
Analytik und Verbesserungslücken
- Unzureichende Datenanalyse für kontinuierliche Verbesserung
- Verpasste Chancen für vorausschauende Erkenntnisse
- Mangel an verwertbaren Erkenntnissen aus historischen Daten
Die Unternehmen haben nun damit begonnen, verschiedene technologische Fortschritte zu nutzen, um diesen Prozess zu verbessern:
CMMS (Computerisierte Wartungsmanagement-Systeme) zentralisieren Sie die Wartungsplanung durch:
- Automatisierung der Erstellung und Zuweisung von Arbeitsaufträgen
- Verfolgung einer umfassenden Anlagenhistorie und von Wartungsprotokollen
- Senden von proaktiven Warnungen für die vorbeugende Wartung
- Effiziente Verwaltung von Inventar und Ersatzteilen
- Erstellung detaillierter Berichte über die Einhaltung der Vorschriften
ERP-Systeme (Unternehmensressourcenplanung) für eine umfassendere Integration sorgen:
- Direkte Verknüpfung der Wartungskosten mit den Finanzsystemen
- Automatisierung der Ersatzteilbeschaffung aus der Bestandsverwaltung
- Synchronisierung der Verfügbarkeit von Technikern mit HR-Daten
- Abgleich der KPIs für die Instandhaltung mit den strategischen Unternehmenszielen
Doch selbst mit diesen Fortschritten gibt es immer noch kritische Lücken in der Verwaltung von Arbeitsaufträgen.
Nach der Durchführung zahlreicher Benutzerinterviews und einer gründlichen Marktforschung haben wir drei Schlüsselbereiche im Prozess der Arbeitsauftragsverwaltung gefunden, in denen es noch kritische Lücken gibt:
Fehlende Materialinformationen fließen aus Arbeitsaufträgen, was zu unvollständigen oder ungenauen Stücklistendaten führt.
Die Stücklistendaten sind nicht mit einem Gerät verknüpft oder stimmen nicht überein.
Die fehlende Automatisierung des gesamten Prozesses der Arbeitsauftragsverwaltung führt zu Verzögerungen und längeren Ausfallzeiten.
Um diese Probleme zu lösen, setzt Verdantis Agenten-KI ein, um die Datenprozesse der Stücklisten- und Arbeitsauftragsverwaltung zu transformieren und zu automatisieren.
Die KI-Revolution: Wir stellen vor: WorkSync
WorkSync ist das neueste Produkt von Verdantis in der Reihe unserer KI-Agenten, die die MRO-Branche Schritt für Schritt verändern sollen.
Derzeit gehen in Arbeitsaufträgen viele wertvolle Informationen verloren, wie z.B. Daten zur Stücklistenaktualisierung, Materialkosten und Reparaturzeiten, Gründe für Geräteausfälle, Zeit für die Ersatzteilbeschaffung usw.
Ursachen für den Informationsverlust:
- Die Arbeitsaufträge werden nicht ordnungsgemäß aktualisiert: In der Vergangenheit gab es zahlreiche Änderungen an der Ausrüstung, durch die Informationen in Arbeitsaufträgen oder SAP verloren gegangen sind.
- Bei einigen älteren Geräten fehlen die Stücklisteninformationen und wurden nie aktualisiert oder sogar aus den technischen Zeichnungen extrahiert.
Vorhandensein unabhängiger Silos: In einigen Unternehmen gibt es unabhängige Silos für die MRO-Aktivitäten. Manchmal gibt es eine Kommunikationslücke zwischen den Silos, so dass es dort zu Informationsverlusten kommt.
Abgesehen davon ist der derzeitige Prozess zur Erstellung von Arbeitsaufträgen manuell, zeitaufwändig und fehleranfällig. Um die beiden oben genannten Probleme zu lösen, haben wir unseren neuesten KI-Agenten namens WorkSync eingeführt.
Lösung 1: BOM Update
WorkSync nutzt KI, um die Stücklistendetails aus Arbeitsaufträgen, Langtexten in Benachrichtigungen und Warenbewegungsdaten zu extrahieren. Es liefert verwertbare Erkenntnisse über fehlende Stücklistendaten und Verbindungen zum Endverbraucher.
Sobald die Genehmigung des Kunden vorliegt, werden die Stücklistendaten auch direkt im ERP- oder CMMS-System aktualisiert.
Schauen wir uns den Prozessablauf der Stücklistenaktualisierung für WorkSync genauer an:
Schritt 1: WorkSync extrahiert und analysiert automatisch Arbeitsauftragsinformationen für alle in Ihrer Anlage / Ihrem Standort installierten Geräte.
Schritt 2: Jeder Teileaustausch, der zu einer Änderung des Materialcodes / Ersatzteils # führt, wird einem bestimmten Gerät zugeordnet (siehe Abbildung 3 für eine detaillierte Ansicht). Jeder freie Text im Arbeitsauftrag wird ebenfalls analysiert, um Informationen über Materialänderungen zu erfassen.
Notwendige Details wie aktualisierte Stücklistendaten, Reparaturkosten und -zeiten usw. werden ebenfalls aus den Aufgabendetails analysiert.
Schritt 3: Für jedes Gerät wird eine chronologische Zeitleiste erstellt (von der Installation bis zur Gegenwart), einschließlich der Stücklistenversionen, die die Änderungen der Stücklistendaten im Laufe der Zeit widerspiegeln.
Schritt 4: Für Stücklistendaten werden aktualisierte Stücklistenversionen erstellt und zur Genehmigung gesendet (um später in das ERP-System integriert zu werden).
Lösung 2: Automatische Erstellung und Zuweisung von Arbeitsaufträgen
WorkSync nutzt KI, um frühere Arbeitsauftragsdaten, Daten zur Kritikalität von Anlagen und Daten zu Benachrichtigungen zu analysieren, um Arbeitsaufträge automatisch zu planen und zu verfolgen.
Darüber hinaus hilft WorkSync den Benutzern bei Asset-Daten-Management, Bestandsoptimierung, Priorisierung von Arbeitsaufträgen und Ressourcenzuweisung.
Zu verstehen, wie Arbeitsaufträge in einem typischen MRO-Bereich erstellt und verwaltet werden.
Die Verwendung eines KI-gesteuerten Produkts wie WorkSync hat diese großen Vorteile gegenüber herkömmlichen Verfahren zur Verwaltung von Arbeitsaufträgen:
KI-gesteuerte sofortige Erstellung von Arbeitsaufträgen: Sobald WorkSync eine Benachrichtigung vom Betriebsingenieur oder vom Vorgesetzten erhält, analysiert es die Informationen der Benachrichtigung und die historischen Daten der Geräte (Fehlermeldungen, Häufigkeit, Priorität, Fertigstellungszeit des Arbeitsauftrags und Kritikalität), um sofort einen Arbeitsauftrag zu erstellen.
Der Leiter der Instandhaltung oder der Administrator kann mehrere Arbeitsaufträge in einem Rutsch überprüfen, bearbeiten und genehmigen, anstatt Stunden damit zu verbringen, alle relevanten Informationen zu analysieren und den Arbeitsauftrag zu erstellen.
Automatisierte Extraktion und Planung von präventiven/geplanten Arbeitsaufträgen: Es ist ziemlich mühsam, den Zeitplan für die vorbeugende Wartung für neuere Geräte in Ihrer Anlage manuell zu extrahieren und zu erstellen. Da es sich dabei um einen manuellen Prozess handelt, ist er außerdem sehr fehleranfällig und es kann zu Terminkonflikten kommen.
In WorkSync haben Benutzer die Möglichkeit, Gerätehandbücher/Kataloge oder OEM-Richtlinien direkt hochzuladen. Nach dem Hochladen wird der Text automatisch extrahiert und die vorbeugende Wartung geplant (nachdem der Benutzer seine Zustimmung gegeben hat), ohne dass es zu Problemen kommt.
Automatische Priorisierung von Arbeitsaufträgen: WorkSync verfügt über eine KI-gesteuerte Architektur, bei der Arbeitsaufträge auf der Grundlage von historischen Daten, der Prioritätsstufe des Problems, der Analyse der Kritikalität der Ausrüstung und der verfügbaren Ressourcen priorisiert werden.
Anleitungen zur Reparatur von Geräten: WorkSync kann Ihnen Schritt für Schritt detaillierte Anweisungen für die Reparatur von Geräten geben, die auf früheren Problemen, Reparaturtechniken und Gerätehandbüchern / Katalogen / OEM-Richtlinien basieren.
Arbeitsauftragsverfolgung und Anpassung: WorkSync bietet mehrere Optionen für Wartungstechniker/Abteilungsleiter, um laufende Arbeitsaufträge zu aktualisieren/zu verfolgen. Darüber hinaus kann der Benutzer einen anpassbaren End-to-End-Workflow für die Arbeitsaufträge mit definierten Regeln für jede Einheit einrichten.
Hier ist ein kurzes Beispiel für das WorkSync-Dashboard, in dem der Benutzer den Fortschritt der über KI generierten Arbeitsaufträge nahtlos verwalten und verfolgen kann
Schlussfolgerung: Umarmung der intelligenten Zukunft
WorkSync lässt sich nahtlos in andere ERP- oder CMMS-Lösungen integrieren und kann Anwendern helfen, ihre Anlagen und Arbeitsaufträge viel effizienter und automatisierter zu verwalten.
Die Umstellung der Verwaltung von Arbeitsaufträgen ist mehr als nur ein technologischer Fortschritt, sie ist ein grundlegender Wandel hin zu intelligenten, datengesteuerten Wartungsarbeiten.
Unternehmen, die KI-gestützte Lösungen wie WorkSync einsetzen, positionieren sich so:
Maximieren Sie den Wert Ihres Vermögens: Durch optimierte Wartungsstrategien und verlängerte Lebenszyklen der Geräte
Minimieren Sie das operationelle Risiko: Durch vorausschauende Erkenntnisse und proaktive Wartungsansätze
Verbessern Sie Ihren Wettbewerbsvorteil: Durch verbesserte Effizienz, geringere Kosten und bessere Leistung der Anlagen
Arbeitsaufträge entwickeln sich von statischen Dokumenten zu dynamischen, intelligenten Werkzeugen, die den Betrieb optimieren. Wenn Unternehmen die derzeitigen Grenzen erkennen, KI-gestützte Lösungen einsetzen und umfassende Transformationsstrategien implementieren, können sie ein noch nie dagewesenes Maß an Effizienz und Effektivität bei der Wartung erreichen.
Die Zukunft der Arbeitsauftragsverwaltung ist nicht nur digital, sondern auch intelligent, vorausschauend und transformativ. Unternehmen, die jetzt handeln, um diese fortschrittlichen Funktionen zu implementieren, werden in ihrer Branche führend sein, wenn es um operative Exzellenz und Wettbewerbsvorteile geht.
Sind Sie bereit, Ihr Arbeitsauftragsmanagement mit KI zu verändern? Entdecken Sie, wie WorkSync Ihre MRO-Abläufe revolutionieren und das volle Potenzial des intelligenten Wartungsmanagements ausschöpfen kann.
