Em todos os setores, Dados de MRO (Manutenção, Reparação e Operações) desempenha um papel crucial no bom funcionamento das atividades do dia-a-dia. Estas atividades podem variar entre tarefas muito pequenas, como a verificação de rotina do equipamento, e operações de reparação de toda a unidade que podem durar uma a duas semanas seguidas.
Para atribuir e acompanhar essas atividades, são emitidas ordens de trabalho para cada equipamento, a fim de definir o âmbito, o orçamento, os prazos e o responsável pela operação.
Dada a grande importância que lhes é atribuída, seria de esperar que essas operações de MRO fossem muito eficientes. No entanto, a perda de informação, a falta de comunicação e os processos não suficientemente otimizados são fenómenos bastante frequentes em toda a abordagem.
Neste artigo, iremos explorar o que é exatamente uma ordem de trabalho, como é executada (do início ao fim), os problemas associados à gestão tradicional de ordens de trabalho e, por fim, como a IA está a transformar este setor, tornando-o mais eficiente e fiável.
O que é uma ordem de trabalho?
Sempre que é apresentado um pedido de intervenções de manutenção, é emitida uma ordem de trabalho como pedido formal para a realização da referida intervenção.
As ordens de trabalho podem ser classificadas em diferentes categorias consoante o tipo de trabalho,
Os elementos de uma ordem de trabalho devem incluir, no mínimo, os seguintes itens:
- Ordem de trabalho / Descrição da tarefa
- Quem apresentou o pedido de ordem de trabalho (Requerente)
- Quem é a entidade responsável pela aprovação (Aprovador)?
- A quem a ordem de trabalho é atribuída (Responsável)
- Prioridade da ordem de trabalho
- Data de início e de fim da ordem de trabalho.
Dispor de um sistema sólido de gestão de ordens de trabalho é fundamental para garantir o bom funcionamento das atividades de manutenção, reduzir custos desnecessários e assegurar a reparação atempada de equipamentos críticos.
Tipos de ordem de trabalho
Com base em vários fatores, tais como a urgência, o tempo de planeamento, o tipo de equipamento, a prioridade e os requisitos regulamentares, as ordens de trabalho são classificadas nas seguintes categorias.
Tipo de ordem de trabalho | Descrição | Casos de utilização típicos |
Manutenção corretiva | Gerado após a comunicação de uma falha ou problema | Avarias no equipamento, reparações de emergência |
Manutenção preventiva | Realizada regularmente para prevenir avarias | Substituição de filtros do sistema de climatização, inspeções de rotina |
Ordens de trabalho de inspeção | Dedicadas a auditorias de segurança, conformidade e desempenho | Verificações de segurança, conformidade regulamentar |
Ordens de trabalho de emergência | Para questões urgentes que representem riscos de segurança ou operacionais | Falhas críticas do sistema, riscos para a segurança |
Instalação ou configuração | Para a implementação de novos equipamentos ou sistemas | Colocação em funcionamento de novos equipamentos, atualizações |
Calibração ou ensaio | Para a garantia da qualidade e a conformidade | Calibração de instrumentos, testes de desempenho |
Estado atual da ordem de trabalho
No que diz respeito à gestão de ordens de trabalho, a maioria dos setores ainda recorre a abordagens tradicionais. Entre elas, destacam-se:
- Soluções ERP ou CMMS tradicionais
- Acompanhamento manual das ordens de trabalho através de folhas do Excel ou documentos do Word.
- As ordens de trabalho são redigidas e distribuídas em papel.
- Acompanhamento das tarefas por e-mail.
Surgem vários problemas devido a situações como:
No que diz respeito à gestão de ordens de trabalho, a maioria dos setores ainda recorre a abordagens tradicionais. Entre elas, destacam-se:
- Soluções ERP ou CMMS tradicionais
- Acompanhamento manual das ordens de trabalho através de folhas do Excel ou documentos do Word.
- As ordens de trabalho são redigidas e distribuídas em papel.
- Acompanhamento das tarefas por e-mail.
Cultura de manutenção reativa
- Tempos de resposta prolongados devido a processos manuais de triagem
- Histórico de avarias e documentação de custos incompletos
- Estratégias de manutenção preventiva mínima
Questões relacionadas com a otimização de recursos
- Mau planeamento do percurso dos técnicos, juntamente com planeamento e programação de ordens de trabalho
- Sincronização inadequada do inventário com as ordens de trabalho
- Integração limitada entre os sistemas operacionais
Lacunas na análise e na melhoria
- Análise insuficiente dos dados para a melhoria contínua
- Oportunidades perdidas para obter informações preditivas
- Falta de informações úteis a partir de dados históricos
As empresas começaram agora a adotar vários avanços tecnológicos para melhorar esse processo:
CMMS (Sistemas Informatizados de Gestão da Manutenção) centralizar o planeamento da manutenção através de:
- Automatização da criação e atribuição de ordens de trabalho
- Acompanhamento do histórico completo dos ativos e dos registos de manutenção
- Envio de alertas proativos para manutenção preventiva
- Gestão eficiente do inventário e das peças sobressalentes
- Geração de relatórios detalhados de conformidade
Sistemas ERP (Planeamento de Recursos Empresariais) proporcionar uma integração mais ampla:
- Associar os custos de manutenção diretamente aos sistemas financeiros
- Automatização da aquisição de peças a partir da gestão de stock
- Sincronizar a disponibilidade dos técnicos com os dados dos Recursos Humanos
- Alinhar os KPIs de manutenção com os objetivos estratégicos da empresa
No entanto, mesmo com estes avanços, continuam a existir lacunas críticas na gestão das ordens de trabalho.
Após realizarmos inúmeras entrevistas com utilizadores e um estudo de mercado aprofundado, identificámos três áreas-chave no processo de gestão de ordens de trabalho onde ainda existem lacunas críticas:
A falta de informações sobre os materiais nas ordens de trabalho leva a dados incompletos ou imprecisos na lista de materiais.
Os dados da lista de materiais não estão associados a nenhum equipamento ou apresentam discrepâncias.
A falta de automatização em todo o processo de gestão de ordens de trabalho está a causar atrasos e períodos de inatividade mais prolongados.
Para resolver as referidas questões, a Verdantis está a implementar agentes de IA para transformar e automatizar os processos de gestão de dados relativos à lista de materiais (BOM) e às ordens de trabalho.
A Revolução da IA: Apresentamos o WorkSync
O WorkSync é o mais recente produto da Verdantis na série dos nossos agentes de IA, concebidos para transformar o setor de MRO, passo a passo.
Atualmente, muita informação valiosa, como dados relativos à atualização da lista de materiais (BOM), custos dos materiais e tempo de reparação, causa das avarias do equipamento, tempo de aquisição de peças, etc., perde-se nas ordens de trabalho.
Causas fundamentais da perda de informação:
- As ordens de trabalho não são atualizadas corretamente: ao longo do tempo, ocorreram inúmeras alterações no equipamento, o que levou à perda de informação nas ordens de trabalho ou no SAP.
- Faltam informações sobre a lista de materiais (BOM) em alguns equipamentos mais antigos, que nunca foram atualizadas nem sequer extraídas dos desenhos de engenharia.
Existência de silos independentes: Algumas empresas dispõem de silos independentes para gerir as atividades de MRO. Por vezes, existe uma falha de comunicação entre os silos, o que resulta numa perda de informação.
Além disso, o atual processo de criação de ordens de trabalho é manual, demorado e propenso a erros. Para resolver ambos os problemas acima referidos, lançámos o nosso mais recente agente de IA, denominado WorkSync.
Solução 1: Atualização da lista de materiais (BOM)
O WorkSync utiliza IA para extrair os detalhes da lista de materiais (BOM) das ordens de trabalho, do texto descritivo das notificações e dos dados relativos aos movimentos de mercadorias. Fornece informações úteis sobre os elementos em falta Dados da lista de materiais (BOM) e ligações com o utilizador final.
Assim que for recebida a aprovação do cliente, os dados da lista de materiais (BOM) são também atualizados diretamente no sistema ERP ou CMMS, após a obtenção da aprovação do cliente
Vamos analisar mais detalhadamente o fluxo do processo de atualização da lista de materiais (BOM) para o WorkSync:
Passo 1: O WorkSync extrai e analisa automaticamente as informações das ordens de trabalho relativas a todo o equipamento instalado na sua fábrica/instalação.
Passo 2: Qualquer substituição de peça que implique uma alteração do código do material ou da peça # é associada a um equipamento específico (consulte a Imagem 3 para obter uma visão detalhada). Qualquer texto livre presente na ordem de trabalho é igualmente analisado para recolher informações sobre a alteração do material.
Os detalhes necessários, como atualizações dos dados da lista de materiais (BOM), custos e tempo de reparação, etc., também são extraídos dos detalhes da tarefa.
Passo 3: É criada uma linha do tempo cronológica do histórico de cada equipamento (desde a instalação até ao presente), incluindo as versões da lista de materiais (BOM) que refletem as alterações nos dados da BOM ao longo do tempo.
Passo 4: No que diz respeito aos dados da lista de materiais, são criadas versões atualizadas da lista de materiais e enviadas para aprovação (para posteriormente serem integradas no sistema ERP).
Solução 2: Criação e atribuição automáticas de ordens de trabalho
O WorkSync recorre à IA para analisar dados históricos de ordens de trabalho, dados sobre a criticidade dos ativos e dados de notificações, a fim de criar automaticamente um calendário e acompanhar as ordens de trabalho.
Além disso, o WorkSync ajuda os utilizadores com gestão de dados de ativos, otimização do inventário, priorização das ordens de trabalho e afetação de recursos.
Compreender como as ordens de trabalho são criadas e geridas num ambiente típico de MRO.
A utilização de um produto baseado em IA, como o WorkSync, apresenta as seguintes vantagens principais em relação aos processos tradicionais de gestão de ordens de trabalho:
Criação instantânea de ordens de trabalho com recurso à IA: Logo após receber uma notificação do engenheiro de operações ou do supervisor, o WorkSync analisará as informações da notificação, bem como os dados históricos do equipamento (histórico de avarias, frequência, prioridade, tempo de conclusão da ordem de trabalho e gravidade), para gerar instantaneamente uma ordem de trabalho.
O responsável pelo departamento de manutenção ou o administrador pode rever, editar e aprovar várias ordens de trabalho de uma só vez, em vez de passar horas a analisar toda a informação relevante e a criar a ordem de trabalho.
Extração e agendamento automatizados de ordens de trabalho preventivas/programadas: É bastante complicado extrair manualmente e criar um plano de manutenção preventiva para os equipamentos mais recentes da vossa fábrica, não é? Além disso, por se tratar de um processo manual, está altamente sujeito a erros ou a conflitos de agendamento.
No WorkSync, os utilizadores têm a opção de carregar diretamente o manual ou catálogo do equipamento, ou o texto das diretrizes do fabricante (OEM). Depois de carregados, o sistema extrai e agenda automaticamente a manutenção preventiva (após receber a aprovação do utilizador), sem qualquer dificuldade.
Priorização automática das ordens de trabalho: O WorkSync possui uma arquitetura baseada em IA, na qual as ordens de trabalho são priorizadas com base em dados históricos, no nível de prioridade dos problemas, na análise da criticidade do equipamento e nos recursos disponíveis.
Instruções para a reparação do equipamento: O WorkSync pode fornecer instruções detalhadas, passo a passo, para a reparação de equipamentos, com base em problemas anteriores, técnicas de reparação e no manual do equipamento, no catálogo e nas diretrizes do fabricante original (OEM).
Acompanhamento de ordens de trabalho e personalização: O WorkSync oferece várias opções aos engenheiros de manutenção e aos chefes de departamento para atualizarem e acompanharem as ordens de trabalho em curso. Além disso, o utilizador pode dispor de um fluxo de trabalho personalizável de início a fim para as ordens de trabalho, com regras definidas para cada entidade.
Eis um exemplo rápido do painel do WorkSync, onde o utilizador pode gerir e acompanhar facilmente o progresso das ordens de trabalho geradas através da IA
Conclusão: Abraçar o futuro inteligente
O WorkSync integra-se perfeitamente com outras soluções de ERP ou CMMS e pode ajudar os utilizadores a gerir os seus ativos e ordens de trabalho de forma muito mais eficiente e automatizada.
A transformação da gestão das ordens de trabalho representa mais do que um simples avanço tecnológico; trata-se de uma mudança fundamental no sentido de operações de manutenção inteligentes e orientadas por dados.
As organizações que adotam soluções potenciadas pela IA, como o WorkSync, posicionam-se para:
Maximizar o valor dos ativos: Através de estratégias de manutenção otimizadas e do prolongamento do ciclo de vida dos equipamentos
Minimizar o risco operacional: Através de análises preditivas e abordagens de manutenção proativa
Reforçar a vantagem competitiva: Através de uma maior eficiência, da redução dos custos e de um desempenho superior dos ativos
As ordens de trabalho estão a evoluir de documentos estáticos para ferramentas dinâmicas e inteligentes que promovem a excelência operacional. Ao compreender as limitações atuais, adotar soluções baseadas em IA e implementar estratégias de transformação abrangentes, as organizações podem alcançar níveis sem precedentes de eficiência e eficácia na manutenção.
O futuro da gestão de ordens de trabalho não se resume apenas à digitalização inteligente, preditiva e transformadora. As organizações que agirem agora para implementar estas capacidades avançadas liderarão os seus setores em termos de excelência operacional e vantagem competitiva.
Pronto para transformar a gestão das suas ordens de trabalho com IA? Descubra como o WorkSync pode revolucionar as suas operações de MRO e explorar todo o potencial da gestão inteligente da manutenção.
