Na Gestão de Dados Mestres, um Registo de Dados Mestres de Serviço consiste nos dados de referência e nas informações que descrevem a natureza de um serviço, juntamente com detalhes como a categoria do serviço, a unidade de medida do serviço e alguns outros detalhes estáticos.
Cada registo num Service Master representa um «serviço único» e só deve existir um registo para representar esse serviço específico; em quase todos os sistemas ERP, este registo é identificado por um ID, vulgarmente conhecido como ID de serviço.
Em qualquer sistema ERP, um Registo de Dados Mestres de Serviços é o registo de referência que padroniza todos os serviços que uma empresa adquire. Contém campos de dados essenciais: um identificador único do serviço, descrições padronizadas, unidade de medida (UOM), classificação por categoria e especificações do serviço. Cada registo representa exatamente um serviço único, permitindo uma aquisição consistente, uma faturação precisa e uma gestão fiável dos fornecedores em toda a empresa.
O próprio mercado de MDM está a registar um crescimento explosivo — avaliado em 18,23 mil milhões de dólares em 2025, com previsões de atingir 43,38 mil milhões de dólares até 2030 (CAGR de 18,93%) —, impulsionado em grande parte pelo facto de as organizações reconhecerem o valor estratégico da governação dos dados mestres.
Fonte: Serviços Secretos de Mordor
Eis um exemplo do aspeto de um registo de dados mestre de serviço. Neste caso, o serviço foi «simplificado».
ID do serviço | Nome do serviço | UOM | Categoria | Código UNSPSC | Especificações |
SVC-0150 | Manutenção preventiva da bomba hidráulica | HORA | Manutenção mecânica | 73152101 | Fornecedor com certificação ISO, inspeções trimestrais |
SVC-0275 | Inspeção Anual de Recipientes sob Pressão | EA | Conformidade/Segurança | 81101614 | É necessário um inspetor certificado por uma entidade independente |
SVC-0420 | Serviço de calibração – Sensor de temperatura | EA | Instrumentação | 73161503 | Rastreável ao NIST, certificação fornecida |
SVC-0530 | Colocação em funcionamento do sistema elétrico | DIA | Serviços de Engenharia | 73140200 | Certificação L3, ensaios de aceitação em fábrica |
Modelo de Dados Mestres de Serviços
Um Service Master no SAP MM, Oracle ou Microsoft Dynamics segue uma arquitetura de dados consistente:
Nome da coluna | Descrição | Dados de exemplo | Importância |
Número de serviço | O identificador único e imutável utilizado para referenciar o serviço em todo o sistema. | SVC-0010 | Chave primária – Essencial para criar ligações e efetuar pesquisas. |
Texto breve do serviço | Uma descrição padronizada e concisa. Tem de ser único. | Serviço de reparação de bombas (Modelo X) | Utilizado em ordens de compra e faturas. |
Texto descritivo do serviço | Um âmbito de trabalho detalhado ou um caderno de encargos geral. | Consulte o SOW V2.0 em anexo. Requer um técnico de nível 3. | Esclarece quais são os resultados esperados. |
Unidade de medida (UM) de base | A unidade em que o serviço é medido e adquirido. | HORA, DIA, EA (cada), MTR (metro) | Necessário para o acompanhamento das quantidades e a definição de preços. |
Especificações do serviço | Requisitos específicos que devem ser cumpridos ao utilizar este serviço | Por exemplo: deve ser um serviço prestado por um fornecedor em conformidade com a norma ISO ou por um profissional de manutenção certificado pela CMRP | Para garantir o cumprimento das normas e dos protocolos |
Em alguns casos, o registo mestre do serviço também faz referência a uma subtabela que enumera e descreve em pormenor as características específicas do serviço — isto aplica-se, em particular, a serviços que se repetem com frequência, como uma inspeção de manutenção preventiva planeada.
Tipos de serviços incluídos num registo mestre de serviços
Todos os compromissos não físicos que não incluam subscrições de software nem aquisições de material ou de Capex são registados num «Service Master».
Quem utiliza os dados mestre de serviços?
1. Equipas de MRO, Manutenção e Produção
Entre estes contam-se os serviços prestados no âmbito de contratos de manutenção, Engenharia de Fiabilidade, implementação de sistemas de Manutenção Preditiva, inspeção preventiva e manutenção de instalações e equipamentos.
No caso das empresas predominantemente orientadas para a produção, os serviços de MRO, manutenção e fabrico constituem a maior parte dos registos de dados mestre de serviços.
Além disso, para se obter uma visão unificada dos dados mestre de MRO em vários domínios, estes registos mestre de serviços têm de ser integrados com outros domínios de dados relevantes para as equipas de manutenção e da cadeia de abastecimento.
Isto inclui, principalmente, os dados mestre de materiais, fornecedores e ativos fixos. É também por isso que os Dados Mestre de Serviços se encontram no módulo MM (Gestão de Materiais), pelo menos no SAP.
Tipos de serviços registados
- Serviços de manutenção preventiva
- Contratos de manutenção corretiva e de reparação de avarias
- Serviços de engenharia de fiabilidade
- Serviços de monitorização do estado e manutenção preditiva
- Calibração e inspeção de equipamentos
- Serviços de manutenção de instalações
Exemplos de registos mestre de serviços
ID do serviço | Descrição do serviço | UoM | Categoria |
SVC-1001 | Serviço de revisão de bombas | EA | Manutenção mecânica |
SVC-1002 | Serviço de Análise de Vibrações | HORA | Engenharia da Fiabilidade |
SVC-1003 | Inspeção Anual de Recipientes sob Pressão | EA | Inspeção obrigatória |
SVC-1004 | Manutenção preventiva de quadros elétricos | DIA | Manutenção elétrica |
Estes registos de serviço são normalmente utilizados por:
- Planeadores de manutenção
- Engenheiros de fiabilidade
- Gestores de ativos
- Equipas de manutenção das instalações
Requisito de integração multidomínio
Para organizações orientadas para a manutenção, reparação e operações (MRO), os dados de referência de serviços não pode funcionar isoladamente. Deve ser integrado com:
- Dados mestre de materiais
(peças sobressalentes e consumíveis necessários durante a execução do serviço) - Dados mestre de ativos fixos / equipamentos
(para associar serviços a máquinas específicas ou a meios de produção) - Dados mestre de fornecedores
(empresas externas de manutenção, organismos de inspeção, prestadores de serviços OEM)
Esta integração estreita permite:
- Cálculo preciso dos custos de manutenção por ativo
- Rastreabilidade dos serviços prestados
- Melhoria do planeamento do inventário de MRO
- Melhor análise dos custos ao longo do ciclo de vida
Esta é também a principal razão pela qual, no SAP, os dados mestre de serviços se encontram no módulo MM (Gestão de Materiais), que regula o aprovisionamento tanto de materiais como de serviços.
2. Equipas de Finanças e Contas a Pagar
Estas equipas utilizam principalmente os sistemas para determinar a natureza dos serviços, processar as faturas e realizar análises de despesas.
Estas equipas também podem efetuar os registos por conta própria, caso contratem equipas externas para lhes prestar apoio nas áreas financeira e contabilística
As equipas de Finanças e de Contabilidade a Receber recorrem aos Dados Mestres de Serviços principalmente para o processamento de faturas, a classificação de custos e a análise de despesas.
Embora nem sempre criem registos de serviço, são grandes utilizadores dos dados mestre de serviço.
Tipos de serviços registados
- Serviços de contabilidade e escrituração
- Serviços de auditoria e fiscalidade
- Assessoria e consultoria financeira
- Serviços de processamento de salários
Exemplos de registos mestre de serviços
ID do serviço | Descrição do serviço | UoM | Categoria |
SVC-3001 | Serviços de auditoria legal | EA | Auditoria |
SVC-3002 | Serviços de consultoria fiscal | HORA | Consultoria Financeira |
SVC-3003 | Serviços de processamento de salários | MÊS | Operações Financeiras |
As equipas financeiras utilizam estes registos para:
- Conciliar as faturas com precisão
- Classificar as despesas por natureza do serviço
- Analisar os custos por fornecedor e por categoria
- Assegurar que os lançamentos no Razão sejam corretos
Em algumas organizações, as equipas financeiras podem também criar registos de serviços quando recorrem a agências externas de contabilidade ou de conformidade.
3. Equipas de TI e de desenvolvimento de software
Isto inclui serviços de software com agências de desenvolvimento especializadas, parceiros de implementação e equipas offshore para a criação e implementação de aplicações de software.
As organizações de TI dependem fortemente de prestadores de serviços externos, o que torna os dados mestre dos serviços fundamentais para as operações digitais.
Tipos de serviços registados
Serviços de desenvolvimento de software
Serviços de implementação de ERP e de aplicações
Serviços de integração e migração de sistemas
Suporte à infraestrutura na nuvem
Serviços de TI geridos
Serviços de cibersegurança e auditoria
Exemplos de registos mestre de serviços
ID do serviço | Descrição do serviço | UoM | Categoria |
SVC-2001 | Consultoria na implementação do SAP S/4HANA | HORA | Consultoria em TI |
SVC-2002 | Desenvolvimento de Aplicações – Java | HORA | Desenvolvimento de software |
SVC-2003 | Suporte à infraestrutura na nuvem | MÊS | Serviços Geridos |
SVC-2004 | Serviço de Avaliação de Cibersegurança | EA | Segurança Informática |
Estes registos são utilizados por:
Equipas de aquisição de TI
Gabinetes de transformação digital
PMOs
Finanças para capitalização vs. acompanhamento de despesas
Os registos de serviços padronizados ajudam as equipas de TI a evitar entradas duplicadas relativas a serviços de consultoria e proporcionam uma melhor visibilidade das despesas de TI por categoria de serviço.
4. Marketing e Comunicação
Os serviços que abrangem conteúdos de marketing, produção de vídeo, escrita criativa, marketing de desempenho e relações públicas também são registados nos dados mestre de serviços.
As funções de marketing dependem cada vez mais de agências externas e de parceiros criativos, o que torna essencial uma gestão global dos serviços.
Tipos de serviços registados
- Desenvolvimento de conteúdos criativos
- Produção de vídeo e multimédia
- Serviços de marketing digital
- Campanhas de marketing de desempenho
- Serviços de relações públicas e de imagem de marca
Exemplos de registos mestre de serviços
ID do serviço | Descrição do serviço | UoM | Categoria |
SVC-4001 | Produção de Vídeos Corporativos | EA | Serviços de Comunicação Social |
SVC-4002 | Gestão de campanhas nas redes sociais | MÊS | Marketing Digital |
SVC-4003 | Serviços de Relações Públicas e Divulgação nos Meios de Comunicação Social | MÊS | Relações Públicas |
SVC-4004 | Desenvolvimento de conteúdos para o site | HORA | Serviços Criativos |
Estes registos normalizados ajudam as organizações a:
- Acompanhar com precisão as despesas de marketing
- Comparar o desempenho das agências
- Evite a duplicação de códigos de serviço entre regiões
- Melhorar a elaboração de orçamentos e a medição do ROI
5. Equipas de Cadeia de Abastecimento e Logística
Serviços específicos de armazenagem, descarregamento de carga a granel, movimentação de materiais e transporte (logística) e criados no «Mestre de Serviços».
Isto inclui também serviços relacionados com as cadeias de abastecimento da produção, tais como a gestão de armazéns, a manutenção de stocks, a triagem, etc.
Embora existam módulos separados que registam os detalhes destes serviços, é criado um registo para o serviço específico no «Service Master»
Devido à complexidade destes serviços, os seus detalhes específicos, tais como percurso, transportadora, preços de frete, etc., são registados em módulos separados, como o «mestre de transporte» no «Transportation Management» do SAP
As organizações da cadeia de abastecimento recorrem a uma vasta gama de serviços logísticos e operacionais, todos eles registados no Service Master.
Tipos de serviços registados
- Serviços de transporte e de carga
- Serviços de armazenagem
- Manuseamento de materiais e carga/descarga
- Serviços de gestão de armazéns
- Serviços de embalagem e rotulagem
Exemplos de registos mestre de serviços
ID do serviço | Descrição do serviço | UoM | Categoria |
SVC-5001 | Transporte rodoviário – Carga completa | VIAGEM | Logística |
SVC-5002 | Serviços de manuseamento em armazéns | TON | Armazenagem |
SVC-5003 | Serviços de gestão de armazéns | MÊS | Operações de inventário |
SVC-5004 | Serviços de descarga de contentores | EA | Manuseamento de materiais |
Embora os parâmetros logísticos detalhados, tais como:
- Percurso
- Operadora
- Tarifas de frete
- Zonas de entrega
são mantidos em módulos especializados (por exemplo, Gestão de Transportes da SAP), mas continua a existir um registo de serviço padronizado no Mestre de Serviços para representar o próprio serviço.
Isto garante um acompanhamento financeiro e de aquisições coerente ao longo de toda a cadeia de abastecimento.
Uma abordagem de dados mestre multidomínio — que integra dados relativos a serviços, fornecedores, materiais e logística — melhora significativamente a visibilidade e o controlo da cadeia de abastecimento.
Este artigo aborda todos os domínios dos dados mestre da cadeia de abastecimento e explica como uma abordagem multidomínio aos dados mestre pode capacitar as equipas da cadeia de abastecimento.
6. Equipas jurídicas e de conformidade
Os serviços jurídicos, de auditoria e de consultoria, juntamente com uma breve descrição da sua natureza, são igualmente registados com referência ao escritório de advogados ou ao advogado independente responsável pela prestação desse serviço.
As funções jurídicas e de conformidade também dependem de serviços profissionais externos.
Tipos de serviços registados
- Serviços de consultoria jurídica
- Apoio em litígios
- Auditorias de conformidade
- Consultoria em matéria de regulamentação
- Serviços de propriedade intelectual
Exemplos de registos mestre de serviços
ID do serviço | Descrição do serviço | UoM | Categoria |
SVC-6001 | Serviços de assessoria jurídica empresarial | HORA | Serviços jurídicos |
SVC-6002 | Auditoria de Conformidade Regulamentar | EA | Conformidade |
SVC-6003 | Revisão e Análise de Contratos | EA | Análise jurídica |
Estes registos estão associados a:
- Escritórios de advogados
- Consultores independentes
- Entidades reguladoras
Ajudam as organizações a acompanhar as despesas jurídicas, a gerir os processos e a manter-se preparadas para auditorias.
Onde é que a configuração do Service Master se encontra num ERP?
A configuração, a estrutura e o armazenamento dos dados mestre de serviços variam significativamente entre as diferentes plataformas ERP.
Esta variação existe porque os sistemas ERP foram, historicamente, concebidos em torno da aquisição e do controlo financeiro, e não em função da natureza física ou não física do que está a ser adquirido. Consequentemente, cada sistema ERP trata os serviços de forma diferente, dependendo da forma como a sua arquitetura de aquisição foi concebida.
Em termos gerais, os sistemas ERP seguem uma de duas abordagens:
Objeto «Service Master» dedicado (exemplo: SAP, Infor LN)
Serviço tratado como um artigo não-estoque no Mestre de Artigos (exemplo: Oracle, Microsoft Dynamics)
Saber onde se encontra o Service Master é fundamental para a governação de dados, as integrações e a elaboração de relatórios a nível da empresa.
Service Master no SAP
No SAP, a tabela «Service Master» encontra-se no módulo MM (Gestão de Materiais).
Embora possa parecer contraintuitivo, uma vez que os Serviços abrangem várias funções diferentes, é importante compreender que o SAP MM é o principal responsável pelos processos de «aquisição».
Isto inclui não só bens tangíveis, como os materiais, mas também a aquisição de serviços.
Uma vez que um «Service Master» é bastante relevante como domínio de dados mestre para os processos de aquisição, este encontra-se no módulo MM, mas é utilizado em toda a organização.
Mesmo as empresas que não desenvolvem atividades de fabrico nem de produção utilizam o módulo «Gestão de Materiais», uma vez que se trata de um módulo genérico responsável pela gestão de aquisições e da cadeia de abastecimento nas operações empresariais.
Os domínios de dados mestre no SAP, a forma como são configurados e as suas funcionalidades são abordado neste artigo
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No SAP, o registo mestre de serviços faz parte do módulo MM (Gestão de Materiais).
À primeira vista, isto pode parecer contraintuitivo, uma vez que os serviços são intangíveis e abrangem departamentos como o de TI, o Financeiro, o Jurídico e o de Manutenção. No entanto, a integração dos Dados Mestres de Serviços no MM é intencional e arquitetonicamente sólida.
Por que razão a SAP coloca o Service Master no MM
O SAP MM é, essencialmente, responsável pelos processos de aquisição, e não apenas pelos materiais.
A gestão de compras no SAP inclui:
- Aquisição de materiais físicos
- Contratação de serviços externos
- Gestão de fornecedores
- Gestão de contratos
- Verificação de faturas
Uma vez que os serviços são adquiridos junto de fornecedores externos, logicamente, fazem parte do mesmo ciclo de vida de aquisição que os materiais.
Por conseguinte, o Service Master é modelado como um objeto de dados mestre de aquisição, apesar de ser utilizado por várias funções empresariais.
Como funciona o Service Master no SAP
No SAP, um registo mestre de serviço contém normalmente:
Campo | Exemplo |
Número de serviço | SVC-100012 |
Texto curto | Serviço de revisão de bombas |
Texto extenso | Desmontagem completa, inspeção e remontagem de uma bomba centrífuga |
Unidade de medida | HORA / EA |
Categoria de serviço | Manutenção mecânica |
Classificação | UNSPSC / Taxonomia interna |
Estes registos de serviço são utilizados em:
- Pedidos de aquisição de serviços
- Ordens de compra de serviços
- Fichas de Entrada de Serviço (SES)
- Verificação de faturas
Exemplo de fluxo de utilização do SAP
- A equipa de manutenção emite uma ordem de trabalho para a reparação de uma bomba externa
- O comprador cria uma ordem de compra de serviços utilizando Service Master: «Serviço de revisão de bombas»
- O fornecedor executa o trabalho
- O departamento de manutenção confirma a conclusão através da Ficha de Entrada de Serviço
- O departamento financeiro lança a fatura com o mesmo código de serviço
O mesmo registo mestre de serviço é, portanto, utilizado por:
- Manutenção
- Contratação pública
- Finanças
- Contabilidade de ativos
Por que razão o SAP MM é utilizado mesmo por empresas que não pertencem ao setor industrial
Mesmo as organizações que não fabricam produtos — tais como empresas de serviços de TI, bancos ou empresas de serviços públicos — continuam a utilizar o SAP MM, uma vez que este funciona como um módulo genérico de aprovisionamento empresarial.
Quer uma organização esteja a adquirir:
- Serviços de consultoria
- Aviso jurídico
- Desenvolvimento de software
- Gestão de instalações
…o processo de aquisição mantém-se inalterado, razão pela qual os dados mestre de serviços se encontram centralizados no MM e são partilhados por toda a organização.
Service Master na Oracle
Nos sistemas Oracle, um «Mestre de Serviços» não existe como um objeto distinto, mas sim no âmbito dos mesmos dados mestre que gerem os materiais. Nos sistemas Oracle, estes são designados por «Dados Mestre de Artigos», que incluem dados relativos a materiais tangíveis, bem como a «Serviços»
Para distinguir eficazmente um registo de dados de «Serviço» de um de «Materiais», os utilizadores da Oracle consultam atributos específicos e os respetivos valores definidos ao nível do «Artigo».
Isto inclui:
- Estocável (Atributo) – Definido como NÃO
- Valor dos ativos em stock – Definido como NÃO
- Separador «Compras» – Os atributos relevantes relativos às compras (unidade de medida, preço, etc.) são definidos aqui, à semelhança do que acontece com o material padrão
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Os sistemas ERP da Oracle seguem uma abordagem arquitetónica diferente.
No Oracle, não existe um objeto «Service Master» separado.
Em vez disso, tanto os materiais como os serviços são geridos numa única estrutura de dados mestre, conhecida como «Mestre de Artigos».
Este registo mestre de artigos inclui:
- Materiais físicos
- Peças sobressalentes
- Consumíveis
- Artigos que não estão em stock
- Serviços
A distinção entre um material e um serviço é regulada através de atributos ao nível do item.
Como a Oracle distingue os serviços dos materiais
Um registo de serviço no Oracle é, essencialmente, um registo mestre de artigo configurado como não pertencente ao inventário.
Entre as principais características contam-se:
- Pode ser armazenado = NÃO
→ Indica que o artigo não se encontra fisicamente em stock - Valor dos ativos em stock = NÃO
→ Garante que o serviço não afete a avaliação do inventário - Atributos de compra ativados
→ São atualizadas as unidades de medida, os dados dos fornecedores, os preços e os controlos de aquisição
Exemplo de item de serviço da Oracle
Atributo | Valor |
Número do artigo | ITM-SVC-2045 |
Descrição | Serviço de inspeção elétrica anual |
Estocável | Não |
Ativo de inventário | Não |
Unidade de medida principal | EA |
Compra ativada | Sim |
Do ponto de vista do sistema, a Oracle trata os serviços como:
«Artigos que podem ser comprados, mas não estão em stock.»
Implicações da abordagem da Oracle
Vantagens
- Tabela única de dados mestre
- Modelo de dados mais simples
- Tratamento uniforme das aquisições
Desafios
- Os serviços não dispõem de um esquema específico
- Governança específica para serviços, de âmbito limitado
- Maior risco de duplicação
- Maior dependência das normas de nomenclatura
Uma vez que os serviços e os materiais partilham o mesmo mestre, é essencial que existam normas rigorosas de governação e classificação nos ambientes Oracle.
Configuração do Service Master noutros sistemas ERP
O Microsoft Dynamics 365 Esta abordagem é semelhante à da Oracle, na medida em que não utiliza um objeto «Mestre de Serviços» separado para as aquisições básicas, mas recorre ao Mestre de Artigos, em conjunto com módulos funcionais especializados.
Infor LN, nomeadamente devido às suas fortes raízes na indústria transformadora e na gestão de ativos complexos, apresenta frequentemente a abordagem mais estruturada, semelhante à da SAP, ao dedicar estruturas específicas de dados mestre nos seus domínios relevantes.
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Microsoft Dynamics 365
O Microsoft Dynamics 365 segue um modelo semelhante ao da Oracle.
Não mantém um «Service Master» autónomo para as aquisições básicas.
Em vez disso, os serviços são criados no Mestre de Artigos, normalmente utilizando:
- Tipo de item = Serviço
- Sem controlo de stock
- Atributos de aquisição ativados
Exemplo de item do serviço Dynamics
Campo | Valor |
Número do artigo | SRV-00128 |
Tipo de artigo | Serviço |
Acompanhamento do inventário | Desativado |
UOM | Hora |
Aquisição ativada | Sim |
Embora o Dynamics ofereça módulos adicionais para a gestão de serviços, logística ou assistência no terreno, o registo de aquisição de base para um serviço continua a ter origem no Mestre de Artigos.
Esta abordagem funciona bem para organizações que:
- Volumes de serviço moderados
- Modelos de aquisição mais simples
No entanto, à medida que a complexidade dos serviços aumenta (MRO, manutenção, contratos, serviços de vários fornecedores), a governação torna-se mais difícil sem uma estrutura de dados dedicada aos serviços.
Service Master no Infor LN
O Infor LN apresenta uma das abordagens mais estruturadas em relação aos dados mestre de serviços, especialmente para os setores de produção e com grande concentração de ativos.
Ao contrário do Oracle ou do Dynamics, o Infor LN disponibiliza estruturas de dados mestre dedicadas e orientadas para serviços, semelhantes às da SAP.
O Infor LN suporta:
- Tipos de serviços
- Tarefas de manutenção de rotina
- Categorias laborais
- Definições de competências
- Modelos de cobertura de serviços
- Estruturas de manutenção e reparação
Exemplo de dados de serviço do Infor LN
Tipo de serviço | Exemplo |
Manutenção preventiva | Inspeção Anual do Compressor |
Manutenção corretiva | Reparação de emergência de motores |
Serviço por contrato | AMC – Equipamento para serviços públicos |
Categoria de trabalho | Técnico de Eletricidade – Nível 2 |
Estes registos de serviços estão profundamente integrados com:
- Registo de equipamento
- Planeamento da manutenção
- Contratos de prestação de serviços
- Acompanhamento da garantia
Graças a esta conceção, o Infor LN destaca-se particularmente nas seguintes áreas:
- Manutenção de ativos complexos
- Gestão de serviços pós-venda
- Acompanhamento do ciclo de vida do equipamento
Resumo: Como os sistemas ERP gerem os dados mestre de serviços
ERP | Abordagem da Service Master |
SAP | Serviço Master dedicado no módulo MM |
Oracle | Serviços registados como artigos não-estoque no Mestre de Artigos |
Microsoft Dynamics | Itens de serviço no Mestre de Itens |
Infor LN | Objetos-mestre de serviço estruturados integrados com domínios de manutenção |
Por que é que isto é importante para a gestão de dados mestres
Uma vez que os dados mestre de serviços apresentam uma estrutura diferente consoante os sistemas ERP, as organizações enfrentam desafios quando:
- Utilização de vários sistemas ERP
- Migração de um ERP antigo para o S/4HANA ou para a nuvem
- Consolidação dos catálogos de serviços globais
- Realização de análises de despesas a nível de toda a empresa
É aqui que Gestão de dados mestres multidomínio torna-se fundamental – proporcionar uma camada mestre de serviços harmonizada que se situe acima das estruturas de dados específicas do ERP e garanta a consistência, a governação e a normalização em toda a empresa.
Dados mestre de serviços em diversos setores
Os dados mestre de serviços representam todos os serviços não físicos que uma organização adquire junto de entidades externas. Embora a estrutura de um registo mestre de serviços se mantenha, em grande parte, consistente entre as empresas, a natureza, a complexidade e o volume dos serviços variam significativamente consoante o setor.
Cada setor mantém um catálogo de serviços específico, com base no seu modelo operacional, no quadro regulamentar e na dependência de fornecedores externos.
A seguir, apresenta-se uma análise por setor sobre a forma como os dados de referência de serviços são utilizados e que tipos de registos de serviços são normalmente mantidos.
Indústrias transformadoras e indústrias com elevada concentração de ativos
Nos setores da indústria transformadora e em setores com grande concentração de ativos, os dados mestre de serviços vão muito além da manutenção das instalações. Incluem os serviços utilizados pelos departamentos de produção, engenharia, qualidade, TI, cadeia de abastecimento, finanças, recursos humanos e conformidade. Consequentemente, as organizações do setor da indústria transformadora costumam manter um dos maiores e mais complexos catálogos de serviços.
Tipos de dados de serviço recolhidos
- Serviços de manutenção preventiva e corretiva
- Serviços de revisão e renovação de equipamentos
- Serviços de calibração, ensaio e controlo de qualidade
- Serviços de instalação e colocação em funcionamento de linhas de produção
- Serviços de engenharia industrial e otimização de processos
- Serviços de apoio à automação, PLC e MES
- Gestão das instalações, serviços de abastecimento e serviços de limpeza
- Serviços de transporte e logística
- Serviços de conformidade ambiental, de segurança e com a legislação
- Serviços profissionais, tais como auditoria, assessoria jurídica e consultoria
Exemplos de registos mestre de serviços
Descrição do serviço | UoM | Categoria |
Serviço de revisão de bombas centrífugas | EA | Manutenção mecânica |
Serviço de calibração de máquinas CNC | EA | Qualidade e Calibração |
Colocação em funcionamento da linha de produção | PROJETO | Apoio à Produção |
Serviço de Assistência à Automatização com PLC | DIA | Serviços de Automatização |
Manutenção preventiva do sistema de serviços públicos | DIA | Manutenção das instalações |
Auditoria Interna de Segurança | EA | Conformidade com as normas de Saúde, Segurança e Ambiente (HSE) |
Transporte de produtos acabados | VIAGEM | Logística |
Serviços de assessoria jurídica | HORA | Serviços Profissionais |
Os dados mestre padronizados dos serviços permitem um cálculo preciso dos custos, o acompanhamento do ciclo de vida dos ativos, a visibilidade das despesas entre departamentos e a integração com os dados mestre de materiais, fornecedores e ativos.
Indústria do Petróleo e do Gás e Indústria Petroquímica
Nas empresas dos setores do petróleo e gás e petroquímico, os dados mestre de serviços apoiam as funções operacionais, de engenharia, de segurança, de logística, de TI, de conformidade e corporativas em todas as operações a montante, a meio do cadeia e a jusante.
Tipos de dados de serviço recolhidos
- Serviços de perfuração, intervenção em poços e reservatórios
- Serviços de engenharia de processos e consultoria técnica
- Serviços de paragem, recuperação e manutenção
- Serviços de inspeção, ensaio e certificação
- Serviços marítimos offshore, de aviação e de logística
- Serviços de consultoria em matéria de ambiente, segurança e riscos
- Serviços de automação industrial e de sistemas OT
- Serviços de segurança, vigilância e controlo de acessos
- Serviços de consultoria jurídica, de auditoria e regulamentar
Exemplos de registos mestre de serviços
Descrição do serviço | UoM | Categoria |
Serviço de perfuração direcional | DIA | Operações de perfuração |
Serviços de análise de poços | EMPREGO | Serviços de subsolo |
Apoio à Manutenção de Intervenção | DIA | Paragem da fábrica |
Ensaios Não Destrutivos (END) | EA | Serviços de Inspeção |
Serviço de fretamento de embarcações offshore | DIA | Logística Marítima |
Estudo de Avaliação de Risco HAZOP | EA | Conformidade com as normas de Saúde, Segurança e Ambiente (HSE) |
Suporte ao sistema SCADA | MÊS | Serviços de Terapia Ocupacional |
Serviços de Segurança Offshore | MÊS | Segurança |
Serviços de assessoria jurídica | MÊS | Serviços Profissionais |
Um registo de serviços gerido é fundamental para a rastreabilidade da segurança, as auditorias regulamentares e a gestão de custos em ambientes industriais de alto risco.
Indústrias Químicas e de Processos
As indústrias de produção química e de processos operam sob rigorosos quadros normativos em matéria de segurança, ambiente e regulamentação. Os dados mestre de serviços apoiam, neste contexto, as operações, a I&D, a conformidade, a qualidade, a logística e os serviços corporativos.
Tipos de dados de serviço recolhidos
- Serviços de manutenção e paragem de instalações de produção
- Serviços de ensaios laboratoriais e análises químicas
- Serviços de monitorização ambiental e de análise de emissões
- Auditorias de segurança e inspeções obrigatórias
- Otimização de processos e consultoria de engenharia
- Serviços de tratamento de resíduos e eliminação de materiais perigosos
- Serviços de embalagem, transporte e manuseamento
- ERP, LIMS e serviços de TI para a indústria transformadora
- Serviços de consultoria em matéria regulamentar, jurídica e de conformidade
Exemplos de registos mestre de serviços
Descrição do serviço | UoM | Categoria |
Manutenção preventiva do reator | EA | Manutenção de processos |
Análise de Amostras Químicas | TESTE | Serviços Laboratoriais |
Monitorização das emissões da chaminé | EA | Conformidade ambiental |
Auditoria de Segurança dos Processos | EA | Conformidade com as normas de Saúde, Segurança e Ambiente (HSE) |
Serviço de eliminação de resíduos perigosos | TON | Gestão de resíduos |
Serviço de Transporte de Produtos Químicos | VIAGEM | Logística |
Suporte ao sistema LIMS | MÊS | Serviços de TI |
Assessoria em Conformidade Regulamentar | HORA | Serviços Profissionais |
Os registos de serviços bem estruturados garantem o cumprimento da legislação, a precisão dos relatórios ambientais e a rastreabilidade dos serviços essenciais para a segurança.
Energia, Serviços Públicos e Infraestruturas
As empresas do setor da energia e dos serviços públicos baseiam-se nos dados mestre de serviços em todas as áreas de atividade, incluindo a produção, a transmissão, a distribuição, as tecnologias da informação, a segurança, a conformidade regulamentar e as operações relacionadas com os clientes.
Tipos de dados de serviço recolhidos
- Serviços de manutenção de centrais elétricas e da rede elétrica
- Serviços de diagnóstico e teste de equipamentos
- Serviços de inspeção no terreno e reparação de avarias
- Contadores inteligentes e serviços AMI
- Serviços de conformidade ambiental e legal
- Serviços de engenharia e consultoria técnica
- Serviços de SCADA, monitorização e apoio informático
- Serviços de segurança, limpeza e manutenção das instalações
- Serviços de auditoria e consultoria regulatória
Exemplos de registos mestre de serviços
Descrição do serviço | UoM | Categoria |
Serviço de análise de óleo de transformadores | EA | Ensaios elétricos |
Manutenção preventiva de subestações | DIA | Manutenção de ativos |
Patrulha da Linha de Transmissão | KM | Serviços no terreno |
Serviço de calibração de contadores inteligentes | EA | Medição |
Auditoria de conformidade em matéria de segurança elétrica | EA | Conformidade regulamentar |
Suporte à monitorização SCADA | MÊS | Sistemas de controlo |
Serviços de segurança para centrais elétricas | MÊS | Segurança |
Serviços de Auditoria Ambiental | EA | Sustentabilidade |
A consistência dos dados mestre dos serviços contribui para a fiabilidade da rede, a preparação para auditorias e a alocação transparente dos custos.
Logística e Armazenagem
As empresas de logística gerem dados relativos aos serviços nas áreas do transporte, operações de armazenagem, conformidade, sistemas de TI e serviços comerciais.
Tipos de dados de serviço recolhidos
- Serviços de transporte rodoviário, ferroviário, aéreo e marítimo
- Serviços de expedição e consolidação de carga
- Serviços de armazenamento e movimentação em armazém
- Serviços de embalagem, rotulagem e preparação de kits
- Serviços de desalfandegamento e documentação comercial
- Serviços de manutenção e reparação de frotas
- Serviços de plataforma logística e de sistemas de localização
- Serviços de seguros, sinistros e consultoria em riscos
- Serviços profissionais e financeiros
Exemplos de registos mestre de serviços
Descrição do serviço | UoM | Categoria |
Transporte de Carga Completa | VIAGEM | Logística |
Serviço de armazenamento em armazém | PALETE/DIA | Armazenagem |
Serviço de descarga de contentores | EA | Manuseamento de materiais |
Desembaraço aduaneiro de exportação | ENVIO | Conformidade Comercial |
Manutenção preventiva da frota | EA | Serviços de Frota |
Apoio à Plataforma Logística | MÊS | Serviços de TI |
Aviso sobre o seguro de carga | EA | Serviços de Risco |
Serviços de Auditoria Financeira | EA | Serviços Profissionais |
Uma base de dados de serviços unificada permite uma faturação precisa dos portes, visibilidade das despesas e gestão do desempenho dos fornecedores.
Setor das Tecnologias da Informação e do Software
Os serviços jurídicos, de auditoria e de consultoria, juntamente com uma breve descrição da sua natureza, são igualmente registados com referência ao escritório de advogados ou ao advogado independente responsável pela prestação desse serviço.
As funções jurídicas e de conformidade também dependem de serviços profissionais externos.
Tipos de serviços registados
- Serviços de consultoria jurídica
- Apoio em litígios
- Auditorias de conformidade
- Consultoria em matéria de regulamentação
- Serviços de propriedade intelectual
Exemplos de registos mestre de serviços
ID do serviço | Descrição do serviço | UoM | Categoria |
SVC-6001 | Serviços de assessoria jurídica empresarial | HORA | Serviços jurídicos |
SVC-6002 | Auditoria de Conformidade Regulamentar | EA | Conformidade |
SVC-6003 | Revisão e Análise de Contratos | EA | Análise jurídica |
Estes registos estão associados a:
- Escritórios de advogados
- Consultores independentes
- Entidades reguladoras
Ajudam as organizações a acompanhar as despesas jurídicas, a gerir os processos e a manter-se preparadas para auditorias.
Banca, Serviços Financeiros e Seguros (BFSI)
As instituições do setor BFSI gerem dados de serviços nas áreas de conformidade, TI, auditoria, operações e governação corporativa.
Tipos de dados de serviço recolhidos
- Serviços de auditoria interna e externa
- Consultoria em risco, conformidade e regulamentação
- Serviços bancários essenciais e de suporte a aplicações
- Serviços de cibersegurança e monitorização de fraudes
- Serviços de governação de dados e privacidade
- Reengenharia de processos e serviços de consultoria
- Instalações, segurança e serviços das agências
- Serviços jurídicos e profissionais
Exemplos de registos mestre de serviços
Descrição do serviço | UoM | Categoria |
Serviços de Auditoria Interna | EA | Auditoria |
Assessoria em Conformidade Regulamentar | HORA | Consultoria em Risco |
Serviços de Apoio ao Sistema Bancário Central | MÊS | Operações de TI |
Serviços de monitorização de fraudes | MÊS | Segurança |
Avaliação da Privacidade de Dados | EA | Conformidade |
Consultoria em Melhoria de Processos | DIA | Aviso |
Serviços de Segurança da Filial | MÊS | Serviços de Manutenção das Instalações |
Serviços de assessoria jurídica | MÊS | Serviços Profissionais |
Os registos de serviços normalizados são essenciais para as pistas de auditoria, a transparência regulamentar e a governação financeira.
Construção e Infraestruturas
As empresas de construção recorrem aos dados mestre de serviços para gerir a execução de projetos, a subcontratação, a segurança, a logística e os serviços corporativos.
Tipos de dados de serviço recolhidos
- Serviços de engenharia, conceção e consultoria
- Levantamento do local e serviços geotécnicos
- Serviços de aluguer e colocação em funcionamento de equipamentos
- Supervisão de obras e gestão de projetos
- Serviços de inspeção e ensaio de qualidade
- Serviços de segurança e conformidade legal
- Serviços de logística e transporte para projetos
- Serviços contratuais, jurídicos e de consultoria
Exemplos de registos mestre de serviços
Descrição do serviço | UoM | Categoria |
Levantamento do local e estudo geotécnico | EA | Serviços de Engenharia |
Serviço de aluguer de gruas | DIA | Serviços de Equipamento |
Auditoria de Segurança na Construção | EA | Conformidade com as normas de Saúde, Segurança e Ambiente (HSE) |
Transporte de materiais do projeto | VIAGEM | Logística |
Serviços de Supervisão de Obras | MÊS | Serviços de Projetos |
Serviços de Controlo de Qualidade | EA | QA/QC |
Serviços de Assessoria Contratual | HORA | Serviços jurídicos |
Um catálogo de serviços padronizado garante a transparência dos custos do projeto, a gestão contratual e a faturação precisa por parte dos fornecedores.
Desafios comuns na gestão de um «Service Master»
A gestão de dados de serviços é um pilar fundamental da eficiência operacional, especialmente em setores que dependem fortemente de serviços externalizados ou de redes complexas de aquisição. No entanto, a gestão eficaz dos dados de serviços apresenta desafios específicos.
Ao contrário dos dados sobre materiais, que dizem respeito a itens tangíveis, os dados sobre serviços são intangíveis, diversificados e, muitas vezes, não estruturados. Estas características tornam mais difícil a sua classificação, normalização e gestão eficaz. A seguir, exploramos os principais desafios que as empresas enfrentam na gestão de dados sobre serviços e como estas questões podem afetar as operações.
A criação de registos de serviços duplicados é uma prática generalizada, porque, muitas vezes, é mais fácil para um comprador criar um novo registo, ligeiramente diferente, do que procurar o já existente. Isto fragmenta os dados relativos às despesas por vários códigos de serviço.
Em muitas organizações, não é claro quem é o «responsável» pelos dados mestre dos serviços. Ao contrário de um material, cuja responsabilidade recai claramente sobre a equipa do Mestre de Materiais ou sobre a Engenharia, a criação de serviços é frequentemente atribuída, por defeito, a compradores individuais ou a chefes de departamento, o que leva a formatos inconsistentes.
Muitos serviços são criados para um único projeto específico. Se esses registos não forem eliminados ou marcados como inativos após o término do projeto, a tabela «Service Master» fica sobrecarregada e difícil de pesquisar, aumentando o risco de utilização de códigos obsoletos.
Embora os serviços também sejam classificados em normas taxonómicas oficiais como a UNSPSC, o consenso geral é que a UNSPSC tem sido, historicamente, mais abrangente e mais detalhada na classificação de bens tangíveis do que de serviços intangíveis.
Pode-se argumentar que esta lacuna tem vindo a ser progressivamente colmatada, mas continuam a existir desafios devido à complexidade inerente aos contratos de prestação de serviços.
Os registos mestre de serviços podem rapidamente ficar desatualizados se não estiverem dinamicamente associados aos respetivos contratos (por exemplo, acordos-quadro de compra).
O registo principal pode indicar que um serviço existe, mas o contrato que contém os preços ou o âmbito válidos pode ter expirado.
A ausência de uma unidade de medida universal (U-O-M) constitui um desafio conhecido em vários domínios de dados mestre; no entanto, é particularmente acentuada no caso de um «dado mestre de serviços»
Embora um material utilize uma unidade de medida padrão (EA, KG), as unidades de medida de serviço são altamente variáveis e «dependentes do contexto»
Um «dia» de consultoria não é o mesmo que um «dia» de aluguer de equipamento pesado. A inconsistência na unidade de medida (UM) torna a definição de preços e a gestão de contratos extremamente difíceis.
Ausência de uma classificação normalizada
Um dos principais desafios na gestão de dados de serviços é a ausência de normas de classificação consistentes. Os serviços, ao contrário dos materiais, são frequentemente descritos de forma diferente pelas várias partes interessadas, o que leva a registos inconsistentes nos dados mestre dos serviços.
Impacto: Esta inconsistência dificulta a integração com sistemas empresariais, como sistemas ERP e plataformas de aquisição, complicando a análise das despesas e a comparação de fornecedores.
Solução: A adoção de sistemas de classificação reconhecidos a nível mundial, como o UNSPSC, pode ajudar a garantir a uniformidade e tornar os dados mais acessíveis entre os departamentos.
Dados inconsistentes e incompletos
Os dados relativos aos serviços carecem frequentemente dos atributos estruturados presentes nos dados relativos aos materiais, o que os torna propensos a erros e omissões. Por exemplo, descrições incompletas dos serviços ou a falta de detalhes sobre preços podem conduzir a ineficiências na gestão de aquisições e de fornecedores.
Impacto: Os dados incompletos provocam atrasos na prestação de serviços, aumentam os custos de aquisição e criam dificuldades na tomada de decisões.
Solução: A implementação de processos de validação de dados e de campos obrigatórios pode ajudar a garantir a integridade e a exatidão dos dados.
Dificuldade em quantificar os serviços
Ao contrário dos materiais, que podem ser medidos e monitorizados em unidades, os serviços são de natureza qualitativa e, muitas vezes, carecem de indicadores quantificáveis claros. Isto torna difícil avaliar o valor e o desempenho dos serviços.
Impacto: A incapacidade de quantificar os serviços resulta num acompanhamento deficiente do desempenho dos fornecedores e em dificuldades na imputação de custos.
Solução: A definição de acordos de nível de serviço (SLAs) mensuráveis e de indicadores-chave de desempenho (KPIs) pode ajudar a quantificar e a avaliar a qualidade do serviço.
Gestão descentralizada de dados
Os dados relativos aos serviços encontram-se frequentemente dispersos por vários departamentos, tais como o de aquisições, o financeiro e o de operações, sem que exista um repositório centralizado.
Impacto: Esta descentralização conduz à duplicação de dados, a discrepâncias e à fragmentação da informação, o que prejudica a colaboração e a coerência.
Solução: O investimento num sistema centralizado de gestão de dados mestres (MDM) permite uma melhor governação dos dados e garante que os dados relativos aos serviços se mantêm consistentes e acessíveis em toda a organização.
Elevada complexidade e diversidade de serviços
Os serviços variam significativamente entre setores e fornecedores, desde serviços de consultoria pontuais até contratos de manutenção recorrentes. Esta diversidade aumenta a complexidade da gestão dos dados mestre dos serviços.
Impacto: A gestão de dados tão variados sem uma categorização adequada conduz a ineficiências no processo de aquisição e torna a elaboração de relatórios mais complicada.
Solução: A categorização dos serviços em hierarquias predefinidas e a utilização de ferramentas avançadas de classificação podem simplificar a gestão de dados.
Falta de apropriação e de governação
Sem uma responsabilização clara, a gestão dos dados dos serviços acaba frequentemente por ser negligenciada. Os departamentos podem criar registos duplicados ou inconsistentes devido à falta de políticas definidas em matéria de responsabilidade e governação.
Impacto: Uma má gestão conduz a erros nos dados, falhas nas auditorias e a uma menor confiança na qualidade dos dados dos serviços.
Solução: O estabelecimento de um quadro de governação que defina funções, responsabilidades e fluxos de trabalho de aprovação garante a prestação de contas e o cumprimento das normas de qualidade dos dados.
Utilização limitada da tecnologia
Muitas organizações continuam a recorrer a processos manuais ou a ferramentas desatualizadas para gerir os dados dos serviços, que não são nem escaláveis nem eficientes.
Impacto: A adoção limitada de tecnologia conduz a um processamento lento dos dados, a erros humanos e à incapacidade de se adaptar às necessidades empresariais em constante mudança.
Solução: A utilização de plataformas avançadas de MDM, dotadas de capacidades de IA e automatização, pode melhorar a precisão dos dados, a deduplicação e a escalabilidade.
Alterações e atualizações frequentes dos dados
Os dados relativos aos serviços exigem, frequentemente, atualizações frequentes devido a alterações nos acordos com os fornecedores, nas estruturas de preços ou nos requisitos regulamentares.
Impacto: Sem mecanismos adequados de controlo de versões e de monitorização, estas alterações podem levar à utilização de dados desatualizados ou incorretos em processos críticos.
Solução: As auditorias regulares aos dados e os mecanismos de atualização automatizados ajudam a manter os dados dos serviços atualizados e precisos.
Como se configura um «Service Master» no ERP
Gestão de dados mestre multidomínio e mestre de serviços
O software emblemático da Verdantis para a gestão de dados mestres suporta «Serviços» como um objeto com integrações configuradas diretamente em sistemas ERP amplamente utilizados.
Para superar alguns dos desafios associados ao «Registo Mestre de Serviços», tal como discutido acima, eis como o Verdantis MDM Suite capacita as equipas de manutenção, gestão de ativos, fiabilidade e cadeia de abastecimento com registos mestre de serviços atualizados e fiáveis.
Sincronização em tempo real com contratos de serviço
Tal como referido anteriormente, os registos de serviços tornam-se desatualizados com o passar do tempo, à medida que a relação com o fornecedor e o contrato de serviços correspondente se alteram.
Práticas negligentes de governação de dados significam, muitas vezes, que estas alterações não são registadas nos registos de dados.
Para fazer face a estes desafios, o Objecto «Service Master» do pacote de MDM da Verdantis pode ser configurado para:
- Executar uma análise em lote: Os agentes de IA integrados na suíte MDM, como o Auto Doc AI, podem ser configurados para verificar, a intervalos regulares, a conformidade com as cláusulas de qualquer contrato de serviço; caso seja detetada uma discrepância, é possível configurar um fluxo de trabalho que imponha a edição do registo de dados e o complete de acordo com a norma de governação de dados mestre que tenha sido definida.
Esta sincronização é uma abordagem centrada na governação dos dados mestres, o que garante que um dos desafios mais tediosos na gestão de dados de serviços (MDM), nomeadamente a duplicação, seja minimizado e
Análise U-O-M baseada em IA
- Os contratos de prestação de serviços são complexos e podem ser faturados com base em vários critérios/marcos — horas de trabalho, duração do aluguer, âmbito fixo, conclusão de marcos, etc.
O software de processamento de documentos da Verdantis foi treinado para o setor com base em vários contratos de prestação de serviços e, uma vez que estes modelos são «sensíveis ao contexto», é possível utilizar as estruturas de IA da Agentic para criar automaticamente as unidades de medida, em conformidade com o contrato de prestação de serviços, e adicionar os valores ao registo de dados mestre do serviço.
Classificação e descrições baseadas em IA
Com base nas normas de classificação aceites, os registos de serviço e a sua natureza podem ser automaticamente detetados, codificados e atualizados no sistema com um fluxo de trabalho de IA com intervenção humana
Isto automatiza o que é provavelmente um dos desafios mais complicados na gestão de dados de serviços (MDM), nomeadamente a duplicação e as descrições não estruturadas.
Etapas fundamentais na gestão de dados de serviços
A gestão de dados de serviços é uma componente crucial do quadro de governação de dados de qualquer organização. Uma vez que os serviços desempenham um papel central nas operações empresariais modernas, uma gestão eficaz dos dados de serviços pode conduzir a melhores práticas de aquisição, a um maior cumprimento normativo e a uma maior eficiência operacional. Seguem-se os passos-chave do processo de gestão de dados de serviços, desde a recolha até à validação dos dados.
Recolha de dados: Fontes de dados sobre serviços
O primeiro passo para uma gestão eficaz dos dados de assistência é o coleção de informações relacionadas com os serviços. Isto implica a recolha de dados de várias fontes internas e externas, a fim de garantir um registo abrangente e preciso de todos os serviços prestados ou recebidos pela organização.
As fontes mais comuns de dados de serviço incluem:
Contratos: Estes documentos contêm descrições detalhadas dos serviços, estruturas de preços, acordos de nível de serviço (SLAs) e termos e condições. Os contratos servem como referência principal para os dados relacionados com o âmbito, a duração e o custo dos serviços.
Faturas: As faturas fornecem dados essenciais sobre a utilização dos serviços, preços, descontos, condições de pagamento e datas de prestação dos serviços. São fundamentais para acompanhar a vertente financeira da contratação de serviços.
Sistemas de aquisição: Estes sistemas contêm registos de aquisições de serviços, incluindo informações sobre fornecedores, especificações dos serviços, quantidades e histórico de pagamentos. Constituem fontes essenciais para o acompanhamento de serviços em curso ou recorrentes.
Pedidos de assistência e ordens de trabalho: Nas organizações que dispõem de equipas de manutenção ou de operações, as ordens de trabalho e os pedidos de assistência servem como fontes de dados de assistência em tempo real, documentando os pedidos de serviços específicos e o respetivo estado.
A recolha de dados sobre serviços a partir de vários sistemas ajuda a criar uma visão abrangente e precisa dos serviços que uma organização utiliza, garantindo que os dados refletem as transações e os acordos mais recentes.
Classificação: Agrupamento de serviços utilizando taxonomias adequadas
Assim que os dados de assistência forem recolhidos, o próximo passo crucial é classificação—agrupar os serviços em categorias que possam ser facilmente geridas, comparadas e analisadas. Uma classificação eficaz ajuda a otimizar o processo de aquisição, a melhorar a análise das despesas e a garantir que os serviços estejam alinhados com os objetivos empresariais.
Entre os sistemas de classificação mais comuns contam-se:
UNSPSC (Código Padrão das Nações Unidas para Produtos e Serviços): Esta norma de classificação global divide os serviços em segmentos, famílias, classes e produtos, garantindo a coerência entre os sistemas de aquisição e os mercados. Por exemplo, os serviços de consultoria podem ser classificados no segmento «Serviços Profissionais», com subcategorias adicionais para tipos específicos de consultoria (por exemplo, consultoria em TI).
Classe E: Este sistema é amplamente utilizado na Europa e é particularmente útil para setores como a indústria transformadora e a engenharia. Permite uma classificação mais pormenorizada dos serviços, com ênfase nos atributos que definem a natureza do serviço.
Iremos explorar os temas do UNSPSC e da Classe E com mais pormenor à medida que avançarmos neste blogue.
Taxonomias personalizadas: Algumas organizações podem desenvolver os seus próprios sistemas de classificação personalizados, com base em requisitos internos ou em necessidades específicas do setor.
Uma classificação adequada contribui para melhorar a visibilidade e a transparência das despesas relacionadas com os serviços e permite às empresas avaliar rapidamente o desempenho dos serviços em todas as categorias.
Validação: Garantir que as descrições dos serviços, as unidades de medida e os preços estejam em conformidade com os requisitos empresariais
Após a recolha e classificação dos dados do serviço, o próximo passo é validação—garantindo que os dados estejam em conformidade com os requisitos empresariais e sejam precisos, completos e atualizados. Isto é fundamental para manter a integridade dos dados e minimizar erros ou discrepâncias que possam afetar a tomada de decisões.
As principais atividades de validação incluem:
Descrições dos serviços: Assegurar que as descrições dos serviços sejam precisas, claras e coerentes com a documentação interna e específica dos fornecedores. A descrição deve corresponder ao âmbito de trabalho acordado e cumprir as normas de qualidade da organização.
Unidades de medida (UOM): Verificar se as unidades de medida (por exemplo, horas, unidades, contratos) estão em conformidade com as normas da empresa e se são adequadas ao tipo de serviço prestado. Por exemplo, se um serviço for faturado por horas, a unidade de medida deve refletir claramente esse facto, a fim de evitar litígios de faturação.
Preços e Condições: Assegurar que as informações sobre preços, condições de pagamento e descontos estejam em conformidade com os contratos e acordos. A validação regular dos preços dos serviços é especialmente importante em contratos de longo prazo, nos quais podem ocorrer ajustamentos de preços ou adições de serviços.
Verificações de conformidade: Garantir que os serviços cumprem os regulamentos do setor, as políticas internas e as normas de qualidade. Isto é fundamental em setores como os cuidados de saúde, as finanças e a administração pública, onde o incumprimento pode acarretar consequências legais ou financeiras.
A validação dos dados relativos aos serviços é um processo contínuo que ajuda a garantir que os serviços estão a ser prestados e pagos corretamente, melhorando o controlo financeiro e reduzindo o risco de erros e litígios.
DADOS MESTRES DO SERVIÇO - CLASSIFICAÇÃO
Integrações com outros módulos de ERP
Por si só, um registo mestre de serviços pode não trazer grandes ganhos em termos de eficiência; no entanto, os benefícios de um registo mestre de serviços fiável tornam-se evidentes após a integração com outros módulos do ERP, nomeadamente:
Uma lista de materiais de um ativo é, simplesmente, uma lista hierárquica e estruturada de todos os materiais e componentes necessários para construir, manter e reparar um ativo físico específico (por exemplo, uma bomba, uma máquina de produção ou um veículo).
Os contratos de assistência específicos para uma determinada tarefa de manutenção podem exigir várias peças sobressalentes ou consumíveis adicionais, a fim de garantir que a execução decorra sem problemas.
Com a integração com as listas de materiais (BOM) dos ativos, este acompanhamento pode tornar-se bastante simples, direto e rastreável, garantindo um processo holístico.
- Ordens de trabalho digitais
Uma ordem de trabalho é uma lista de tarefas, especificações técnicas e âmbito detalhado do trabalho, criada antes de um técnico iniciar trabalhos de manutenção corretiva ou preventiva numa determinada máquina.
Os contratos de serviços externos também podem ser associados a ordens de trabalho digitais para acompanhar a sua execução.
- Manutenção de Instalações OU Gestão de Ativos Empresariais (PM/EAM)
A integração dos dados mestre de serviços com os módulos de Manutenção (PM) ou Gestão de Ativos Empresariais (EAM) cria uma ligação perfeita entre o planeamento da manutenção e o aprovisionamento externo.
Enquanto o PM se centra no «o quê» e no «quando» de uma reparação, os Dados de Referência de Serviços (juntamente com outros domínios de dados integrados) fornecem o «quem» e o «quanto» relativos aos serviços prestados por prestadores de serviços externos.
Pontos de contacto de integração no módulo de gestão de projetos
Para além das Ordens de Trabalho (conforme referido acima), que também são geridas no módulo PM, eis os fluxos de trabalho adicionais nos quais o Service Master pode ser integrado.
Fichas de registo de serviços
Assim que o empreiteiro concluir o trabalho, a equipa de manutenção confirma a tarefa com base na ordem de trabalho. Isto desencadeia a criação de uma Ficha de Registo de Serviço, que funciona como a «Recebimento de Mercadorias» para serviços intangíveis, garantindo que os custos de manutenção são contabilizados com precisão no ativo
Listas de tarefas de manutenção
Os serviços externos que se repetem com frequência (como as inspeções anuais dos elevadores) podem ser registados numa Lista Geral de Tarefas. Ao integrar aqui os dados do Mestre de Serviços, é possível automatizar os detalhes de aquisição sempre que um plano de manutenção preventiva desencadear uma nova encomenda.
É importante referir que apenas as empresas com um determinado nível de maturidade operacional tirar partido do Service Master através destas integrações profundas, e um dos pré-requisitos para tal uma integração de dados mestre em vários domínios que garantirá a recolha de dados e contexto a partir de várias fontes.
Integrações com os módulos de dados mestre
- Dados mestre de materiais
Os dados mestre de materiais também se encontram, em geral, no módulo MM (no SAP) e num módulo equivalente noutros sistemas ERP.
Estes dados mestre permitem acompanhar os diversos materiais diretos e indiretos que foram adquiridos e que se encontram em processo de aquisição.
As matérias-primas diretas são, simplesmente, as matérias-primas e os insumos utilizados no processo de fabrico ou distribuição.
Os materiais indiretos são as peças sobressalentes, os consumíveis, os materiais administrativos, o material de escritório, etc.
Uma integração com os registos mestre de materiais permitirá a rastreabilidade das atividades de serviço, bem como dos materiais consumidos em cada categoria de serviço.
Esta integração pode ser utilizada para aperfeiçoar os procedimentos operacionais, realizar análises e garantir Otimização dos inventários de MRO
- Dados mestre do ativo imobilizado
Também conhecido como registo de equipamento, este domínio de dados mestre regista os campos de dados essenciais relativos a cada ativo fixo. Excelência em Operações de produção de MRO estabelece que os registos dos dados mestre de serviços, especialmente os relativos à manutenção de equipamentos, devem ser integrados no ativo imobilizado.
- Dados mestre de fornecedores
Os dados mestre de fornecedores são os dados de referência relativos a fornecedores e prestadores de serviços utilizados em toda a organização, juntamente com informações estáticas relativas aos seus dados de contacto, número de identificação fiscal e outros detalhes.
Um recurso mais abrangente sobre os dados mestre de fornecedores e sobre a forma como as soluções de software podem ser aproveitadas para uma gestão eficaz dos dados mestre de fornecedores (MDM) é captado aqui.
Os registos de dados no ficheiro mestre de fornecedores incluem tanto fornecedores de materiais tangíveis como de serviços, pelo que a integração entre os serviços e os dados do ficheiro mestre de fornecedores é imprescindível para as equipas empresariais que pretendem promover melhorias nos processos.
Casos de utilização para uma gestão eficaz dos dados mestre de serviços
- Indústria – Manutenção preditiva em grande escala (Fabricante global de equipamentos)
Um fabricante global de equipamento industrial gere mais de 5 000 ativos de equipamento em 12 fábricas, contratando anualmente serviços de manutenção preventiva para bombas, motores e sistemas de controlo. Os registos da Service Master codificam cada tipo de manutenção (inspeções trimestrais, lubrificação, substituição de componentes) associados às listas de materiais (BOM) dos ativos, utilizando a classe UNSPSC 73152101. A integração com o módulo PM (Manutenção da Fábrica) garante:
Geração automática de fichas de registo de serviços (SES) após a conclusão das ordens de trabalho de manutenção preventiva, reduzindo a reconciliação manual de faturas em mais de 500 horas de trabalho por ano, por local
Visibilidade em tempo real das despesas com serviços por classe de ativos, permitindo negociações de preços entre fábricas e alcançando uma redução anual de custos de 12-15%
Acompanhamento do SLA e avaliação do desempenho dos fornecedores, em função das especificações do contrato-quadro de serviços
Após a implementação, a empresa conseguiu melhorar a precisão da correspondência de 30-40% para 80%, com uma redução do custo por registo para cerca de 8 cêntimos (custos de infraestrutura + custos de serviço).
- Petróleo e Gás – Gestão de Contratos à Escala Empresarial
Uma operadora do setor energético incluída na lista Fortune 20 gere mais de 180 fornecedores de serviços que prestam serviços de fluidos de perfuração, manutenção de poços, inspeção e logística. Processa diariamente entre 80 e 100 catálogos de serviços com prazos rigorosos (50 a 200 catálogos gerais por dia; 2 a 5 dias por catálogo complexo de serviços para campos petrolíferos). A normalização do Service Master com o UNSPSC e os códigos internos de grupos de materiais (por exemplo, UNSPSC 71121503 para serviços de campos petrolíferos) garante:
Estratégia de aprovisionamento unificada em categorias de serviços OFS díspares, reduzindo as despesas não autorizadas em 18%
Conformidade com a documentação regulamentar (HSE, ambiental), registos SES preparados para auditoria com rastreabilidade 100%
Redução de 10% nas despesas anuais com MRO (poupança anual de USD $8-12M para grandes operadores) através de contratos consolidados e da eliminação de duplicações
A empresa implementou a deduplicação em lote em mais de 45 000 registos de serviços, reduzindo a fuga de despesas por duplicados de 6,21 TP3T para 0,81 TP3T no espaço de 4 meses.
Tendências futuras na gestão de dados de serviços
À medida que as empresas continuam a evoluir num mundo em que o digital é a prioridade, a gestão de dados de serviços está a passar por uma transformação impulsionada pelas tecnologias emergentes e pela automatização. A capacidade de gerir, normalizar e validar dados de serviços de forma eficiente está a tornar-se cada vez mais crucial para as organizações que procuram otimizar as aquisições, melhorar a conformidade e aperfeiçoar a tomada de decisões. A seguir, apresentamos duas tendências fundamentais que estão a moldar o futuro da gestão de dados de serviços.
Adoção da IA para a normalização dos dados de serviços
A Inteligência Artificial (IA) está a revolucionar a forma como as organizações classificam, validam e gerem os dados relativos aos serviços. A automatização baseada na IA ajuda as empresas a superar desafios comuns, tais como descrições de serviços inconsistentes, registos duplicados e erros de classificação manual.
Principais vantagens da IA na gestão de dados de serviços:
Classificação automatizada: Os algoritmos de IA podem associar descrições de serviços a taxonomias padrão, como UNSPSC e Classe E, garantindo a coerência entre os sistemas.
Detecção de duplicados e limpeza de dados: Os modelos de aprendizagem automática conseguem identificar entradas de serviço redundantes ou contraditórias e sugerir correções, o que conduz a maior precisão dos dados e reduziu as ineficiências nas aquisições.
Enriquecimento de dados sensível ao contexto: A IA pode analisar transações históricas de serviços e recomendar metadados adicionais, tais como referências de preços ou classificações de fornecedores, para melhorar o processo de tomada de decisões.
Por exemplo, as ferramentas baseadas em IA podem classificar automaticamente um serviço de consultoria na categoria de Código UNSPSC 80101500 (Serviços de consultoria em gestão empresarial e corporativa), reduzindo o trabalho manual e aumentando a transparência no processo de aquisição.
Atualizações e validação de dados em tempo real na nuvem
Com as empresas a adotarem cada vez mais sistemas de aquisição e ERP baseados na nuvem, a gestão de dados de serviços em tempo real está a tornar-se uma necessidade. As plataformas na nuvem permitem uma sincronização perfeita de dados entre vários departamentos, garantindo registos de manutenção consistentes e atualizados.
Principais vantagens da gestão de dados de serviços baseados na nuvem
Atualizações instantâneas de dados: As alterações às descrições dos serviços, aos preços e aos detalhes dos contratos podem ser refletidas em todos os sistemas em tempo real, reduzindo erros e discrepâncias.
Validação automatizada de dados: As plataformas na nuvem podem integrar-se com fontes de dados externas e mecanismos de validação baseados em IA para detetar inconsistências, campos em falta ou classificações incorretas.
Escalabilidade e flexibilidade: As soluções na nuvem podem gerir grandes volumes de dados de serviço sem perda de desempenho, o que as torna ideais para empresas em crescimento com carteiras de serviços em expansão.
Por exemplo, uma empresa global que utilize uma solução baseada na nuvem Sistema de MDM (Gestão de Dados Mestres) permite atualizar instantaneamente as tarifas dos serviços em todos os escritórios regionais, garantindo o cumprimento dos acordos contratuais e melhorar a precisão das previsões financeiras.
Vamos analisar algumas vantagens da implementação de um Services Master:
Uma única fonte centralizada de informação fiável
Uma solução SMDM integrada garante que todos os dados mestre limpos e normalizados sejam armazenados num único local na nuvem, facilmente acessíveis a partir de qualquer local. Além disso, contribui para uma melhor colaboração entre fábricas e para uma visibilidade em tempo real de quaisquer atualizações dos dados mestre.
Descrições consistentes e estruturadas
Um catálogo de serviços avançado garante descrições e serviços consistentes, estruturados e fiáveis a nível de toda a empresa, associados a normas de classificação globais, como a UNSPSC.
Melhoria dos processos e do desempenho
Com um registo centralizado e depurado dos serviços, as empresas têm acesso aos dados na ponta dos dedos. Estes dados não só ajudam a analisar o desempenho e a tomar decisões empresariais, como também contribuem para eliminar duplicados e permitem a realização de rotinas de manutenção atempadas. Os fluxos de trabalho automatizados e a otimização dos processos ajudam a eliminar estrangulamentos e atrasos, garantindo um fluxo de processos fluido e sem interrupções, bem como um melhor desempenho do ERP.
Funcionalidades de pesquisa avançada
Com várias funcionalidades de pesquisa, como a «pesquisa por texto livre», a «pesquisa por categoria», etc., torna-se fácil e rápido encontrar os dados de serviços necessários com a ajuda de apenas uma palavra-chave, uma categoria ou um atributo. Isto melhora a visibilidade, reduz compras desnecessárias e proporciona uma visão detalhada de todos os dados mestre dos serviços.
Maior segurança dos dados
Um SMDM pode garantir um nível mais elevado de segurança dos dados, com autenticação de utilizadores e acesso aos dados baseado em funções, restrito apenas ao pessoal autorizado. Os registos de acesso podem fornecer uma pista de auditoria com marcas temporais e melhorar a responsabilização individual. Com as atividades não seguras a serem sinalizadas automaticamente, qualquer violação não autorizada dos dados é contida.
A digitalização e a Revolução Industrial 4.0 reiteraram a importância de dados de boa qualidade e as repercussões de se depender de dados de qualidade inferior e pouco fiáveis. Uma vez que os dados influenciam as decisões estratégicas, melhoram os processos e a produtividade e reduzem os custos, um registo mestre de serviços limpo e normalizado pode trazer uma série de oportunidades e benefícios para uma organização. Seja um dos primeiros a adotar a gestão de dados mestres de serviços e obtenha uma vantagem sobre a concorrência!
Conclusão
A gestão de dados mestre de serviços é uma componente essencial das operações empresariais modernas, permitindo às organizações alcançar a consistência dos dados, a conformidade regulamentar e a eficiência operacional. Através da implementação de sistemas de classificação normalizados (UNSPSC, E-class), tirando partido de Automação baseada em IA, e adotando soluções de MDM baseadas na nuvem, as empresas podem melhorar significativamente a eficiência das suas aquisições, otimizar os custos e garantir agilidade estratégica.
A falta de uma gestão eficaz dos dados mestre de serviços pode acarretar consequências graves, incluindo ineficiências nas aquisições, distorções financeiras, riscos de conformidade e oportunidades perdidas de redução de custos. A normalização e a existência de quadros de governação rigorosos são essenciais para prevenir estes riscos e garantir a integridade dos dados.
Como a Verdantis pode ajudar
Verdantis, é especializada em soluções de software para a gestão do ciclo de vida de MRO e de ativos, que permitem às organizações alcançar a excelência na fiabilidade dos ativos, eliminar o tempo de inatividade e aumentar a eficiência da manutenção. Com ferramentas poderosas como MRO360, Harmonia e Integridade para ajudar as organizações a gerir e a limpar os seus dados mestre de serviços. Estas soluções oferecem:
Harmonização automatizada de dados: Garantir a coerência através da normalização das descrições, classificações e atributos dos serviços.
Limpeza e enriquecimento de dados: Identificar duplicados, corrigir erros e enriquecer os dados dos serviços com os atributos em falta.
Classificação baseada em IA: Aproveitar a IA para associar automaticamente os serviços a normas globais, como a UNSPSC e a E-class.
Integração perfeita: Permitir a sincronização de dados em tempo real entre plataformas de ERP, aquisição e análise.
Apoio à Governação e Conformidade: Implementação de fluxos de trabalho que garantam a integridade dos dados e assegurem o cumprimento das normas do setor.
Ao tirar partido da tecnologia de ponta da Verdantis, as empresas podem eliminar ineficiências, otimizar os processos de aquisição e melhorar a qualidade geral dos dados, tornando a gestão dos dados mestre de serviços um ativo estratégico, em vez de um desafio.
O investimento nas ferramentas e metodologias adequadas garante que as organizações se mantenham competitivas e bem preparadas para lidar com as complexidades da gestão moderna de aquisições e serviços.
