Neste artigo, abordamos a origem da gestão de dados de materiais, os vários tipos existentes, os desafios e a forma como as organizações podem alcançar a excelência através de estratégias de gestão de dados nas áreas da produção, manutenção (MRO), gestão de matérias-primas e muito mais.
O termo «Materials Master» remonta às décadas de 1970 e 1980, quando a SAP introduziu o termo para se referir a um repositório central que armazenava toda a informação relacionada com os materiais.
O próprio conceito de «dados mestres» tem origem na terminologia da gestão de bases de dados e refere-se a todos os dados essenciais e não transacionais que fornecem o contexto para as operações empresariais.
O Mestre de Materiais é um objeto padrão em módulos SAP como o MM (Gestão de Materiais) e o PP (Planeamento da Produção)
O mesmo conceito também existe noutros sistemas ERP, mas com nomes diferentes; o objeto «Mestre de Materiais», por exemplo, é designado por «Mestre de Artigos” nos sistemas Oracle.
Um Mestre de Materiais é o conjunto de dados principal utilizado para descrever «itens de material» móveis, desde matérias-primas, produtos acabados, peças sobressalentes e outros materiais utilizados nas operações comerciais diárias.
Naturalmente, à medida que os processos empresariais se expandem, a qualidade dos dados no ficheiro mestre de materiais deteriora-se, sendo necessária a sua correção para garantir um funcionamento mais harmonioso das operações empresariais. Além disso, são necessários sistemas de governação para garantir que a qualidade dos dados se mantém intacta num estado estável.
A gestão de dados de materiais é fundamental em setores como a indústria transformadora, os serviços públicos, a energia e a mineração, onde mesmo pequenos problemas relacionados com a qualidade dos dados tendem a ter um impacto negativo nos custos de aquisição, na gestão da manutenção e nas operações do dia-a-dia.
Categorias no Mestre de Materiais
Em qualquer organização, o mestre de materiais não é apenas um grande conjunto de dados que se refere a todos os tipos de materiais que se encontram em utilização.
Em vez disso, está dividido em diferentes categorias, cada uma com uma função distinta e cada uma exigindo alguns ajustes no que diz respeito à gestão dos respetivos dados.
Mestre de Materiais MRO
Pode dizer-se que a gestão da qualidade dos dados relativos aos materiais MRO é um dos aspetos mais complexos e importantes da Gestão de Materiais enquanto disciplina.
MRO significa simplesmente «Manutenção, Reparações e Operações», e os materiais MRO referem-se a peças sobressalentes, peças de substituição e consumíveis utilizados em operações de produção em grande escala.
Em geral, as funções específicas da manutenção não são regidas por protocolos rigorosos de gestão de dados, pelo que estão sujeitas a erros.
Além disso, a natureza dos dados pode ser de carácter técnico e não estar facilmente acessível, o que torna a sua gestão ainda mais complicada.
Os setores em que esta é uma questão grave são também aqueles em que as suas capacidades em matéria de dados estão classificadas entre as mais baixas, o que agrava ainda mais a situação.
Desafios comuns relacionados com o registo de materiais de MRO
Duplicação de dados
De longe, uma das questões mais complexas no que diz respeito à gestão de dados de peças sobressalentes MRO.
Devido a pedidos de aquisição urgentes e de última hora e à ausência total de protocolos de gestão de dados e de tecnologia para os apoiar, o mesmo registo de peça é criado várias vezes no sistema.
Embora isto possa parecer trivial, as entradas duplicadas aumentam diretamente os custos de aquisição Despesas com MRO ao manter a mesma peça em stock várias vezes.
Por exemplo:
Um único contactor elétrico de 3 pólos pode apresentar-se da seguinte forma:
«Contactor, 3P, bobina de 24 VCC, 32 A»
«Contactor de 3 pólos, 32 A, 24 V CC»
«Contactor 3P 3RT2026-1BB40»
«Contactor 3RT2026-1BB40»
Todas estas descrições referem-se ao mesmo produto, mas a formatação inconsistente, a falta de informações sobre a marca ou a reorganização dos atributos levam à existência de vários códigos de material.
Aqui está um passo a passo que mostra como o agente de IA da Verdantis deduplica os dados e assinala as duplicatas de nível 2 e 3 (a deduplicação começa aos 11:42):
Conforme noticiado por Forbes num estudo sobre dados empresariais duplicados:
Uma empresa do setor do petróleo e gás, incluída na lista da Fortune 200, identificou peças duplicadas no valor de $37 milhões no seu inventário global. As peças duplicadas passaram despercebidas tanto pela empresa como pelos seus fornecedores, o que resultou em custos de manutenção inflacionados (15–20% acima do valor das peças), desperdício de espaço de armazenamento, possíveis implicações fiscais e redução da rentabilidade.
Estas questões surgem quando o colaborador da linha da frente ou o responsável pelas aquisições solicita a compra de uma determinada peça sem atualizar as especificações, as medidas e outros detalhes relacionados com a peça no sistema.
Se não for acompanhada, esta questão pode agravar-se exponencialmente, resultando numa visão do mestre de materiais pouco fiável que não informa adequadamente as equipas de aprovisionamento ou da cadeia de abastecimento.
Em casos graves, especialmente quando gestão de stock de peças sobressalentes Se não for assente em bases sólidas, isso resulta em rupturas de stock de materiais, que podem conduzir a paragens de equipamento, levando a interrupções na produção até que a aquisição da referida peça sobressalente esteja concluída.
Por exemplo:
Numa instalação industrial, um motor de bomba pode ser introduzido no sistema com dados limitados ou inconsistentes:
Entrada 1: «Motor»
Entrada 2: «Motor da bomba de 15 HP»
Entrada 3: «Motor para bomba – Sem especificações»
Neste caso, informações essenciais, tais como tensão, RPM, fabricante, número do modelo ou tamanho do quadro, estão em falta ou foram registadas apenas parcialmente.
Esta falta de dados completos pode atrasar a manutenção, dificultar o aprovisionamento preciso e criar confusão entre os departamentos, acabando por afetar o tempo de disponibilidade do equipamento e a eficiência operacional.
De acordo com um artigo publicado pela Harvard Business Review, «47% dos registos de dados recém-criados contêm pelo menos um erro crítico, e apenas 3% dos dados das empresas cumprem os padrões básicos de qualidade, mesmo sob os critérios mais flexíveis — o que destaca a necessidade urgente de um enriquecimento e uma governação eficazes dos dados.»
Dados inconsistentes
Os registos de dados num mestre de materiais seguem, geralmente, uma norma fixa baseada numa taxonomia predefinida. Por exemplo, A UNSPC é uma dessas taxonomias definidas a nível global que classifica os produtos e define os seus campos de dados com base na categoria
Os dados relativos à mesma peça sobressalente, redigidos em formatos diferentes, com uma ordem diferente e com ou sem abreviaturas, podem causar discrepâncias no conjunto de dados de materiais.
Mesmo uma única peça sobressalente, se for referida de forma inconsistente em diferentes registos, pode comprometer a precisão do processo de aquisição, aumentar os custos de inventário e provocar atrasos na manutenção.
Segue-se um exemplo de como as convenções de nomenclatura e os formatos inconsistentes geram confusão entre os sistemas:
A entrada de um parafuso hexagonal pode aparecer num mestre de materiais da seguinte forma:
Entrada A:
Parafuso, cabeça sextavada, M12x75, SS316, FTEntrada B:
Parafuso sextavado M12, 75 mm, em aço inoxidável, totalmente roscadoEntrada C:
PARAFUSO HEXAGONAL HD M12*75 mm em aço inoxidável 316 FTEntrada D:
Parafuso de cabeça hexagonal M12x75 A4-316
Formatação inconsistente, utilização de abreviaturas (como «FT» ou «SS316»), e representações variadas de unidades ou materiais (por exemplo, «75 mm» vs. «75», «SS316» vs. «A4-316») muitas vezes fazem com que a mesma peça seja tratada como várias entradas distintas no sistema.
Isto leva à duplicação de stock, à perda de oportunidades de aquisição em grande escala e a atrasos na manutenção devido à incerteza quanto às especificações das peças.
As taxonomias padronizadas e a introdução uniforme de dados são essenciais para evitar essas ineficiências e garantir que os dados mestre de material sejam fiáveis e utilizáveis.
Segue-se uma descrição passo a passo de como o agente de IA da Verdantis normaliza os dados de acordo com as taxonomias:
De acordo com um relatório da PW Consulting, «As empresas podem reduzir o tempo de inatividade não planeado em até 23% após a normalização da descrição e dos atributos das peças de MRO, demonstrando o impacto de dados fiáveis»
Desafios relacionados com a gestão de materiais de MRO
Os desafios acima referidos resultam de uma gestão de dados de fraca qualidade e das consequências da mesma.
A correção de problemas de qualidade de dados herdados é uma atividade pontual e pode ser resolvida através de um processo de limpeza de dados.
No entanto, isto não resolve as preocupações contínuas relativas à qualidade dos dados, o que significa que é provável que os dados sobre os materiais voltem a ficar comprometidos ao longo de um determinado período.
Para resolver esta questão, é necessária uma revisão de cima para baixo da abordagem da organização à governação de dados para MRO.
Sim, a tecnologia moderna, como a nossa própria solução de governação de MRO, concebida especificamente para o efeito, Integridade, pode ajudar ao assumir grande parte do trabalho pesado com modelos de IA treinados para o setor, mas isso também exige uma mudança nos processos, nos sistemas de aprovação e uma abordagem renovada aos processos de gestão de dados, e raramente funciona de forma isolada.
Aqui está um vídeo que mostra como funciona o nosso produto MRO Materials Governance
Uma gestão integrada de materiais também exige que os dados sejam sincronizados entre diferentes objetos de dados mestre. As peças sobressalentes de material MRO, por exemplo, têm de ser sincronizadas com o equipamento ou dados mestre de ativos.
Idealmente, isto deveria ser feito no próprio momento da criação, mas pode ser realizado para materiais antigos com a ajuda de uma lista de materiais digital, o que permite uma gestão harmoniosa de lista de materiais digital para ativos fixos é um pré-requisito necessário.
Uma gestão eficaz dos dados mestre dos materiais exige que a base de dados se mantenha isenta de registos desatualizados ou inativos.
Os dados obsoletos referem-se a registos de material que já não são relevantes e que, muitas vezes, estão associados a equipamento que foi retirado de serviço, peças descontinuadas ou fornecedores antigos.
Se não forem geridos, os materiais obsoletos sobrecarregam o registo mestre de artigos, o que leva a confusão no processo de aquisição, a um desfasamento em relação às necessidades reais de manutenção e a relatórios imprecisos. Estes registos podem também distorcer as análises, inflacionando a avaliação do inventário e distorcendo as tendências de consumo.
Os dados relativos a peças obsoletas devem ser geridos e tratados através de auditorias regulares e verificações automatizadas que identificam materiais sem histórico de movimentação, referências de ativos não associadas ou informações do fabricante caducadas.
Definição de estados do ciclo de vida no mestre de materiais, tais como «Ativo, inativo ou obsoleto», ajuda as partes interessadas a tomar decisões informadas.
Nos sistemas antigos, a associação de registos de materiais às hierarquias de equipamento atuais ou às listas de materiais digitais pode revelar peças inativas, facilitando a sua limpeza e retirada do registo mestre ativo.
Num estudo de caso realizado num centro de logística mineira no Chile, os investigadores avaliaram 8 100 peças sobressalentes no valor aproximado de 4,1 milhões de euros e constataram que cerca de 34% dos artigos estavam obsoletos ou inativos, não tendo registado qualquer movimento ao longo de mais de 24 meses. Estas peças obsoletas imobilizavam mais de 1,2 milhões de euros em capital de exploração e geravam custos de manutenção anuais de 18–22%, o que representava cerca de 220 000–264 000 euros em despesas evitáveis. A falta de visibilidade sobre as fases de fim de vida levou a decisões de gestão de inventário inadequadas e a custos de ciclo de vida inflacionados.
Argumentos a favor do investimento no MRO Materials Master
O valor que as organizações com grande volume de ativos podem gerar ao resolver estes desafios relacionados com a qualidade dos dados no seu ficheiro mestre de materiais MRO é significativo e mensurável, e as estatísticas relativas a este aspeto constituem também um forte argumento a favor da correção dos processos e da qualidade dos mesmos.
Algumas delas são:
Uma redução mensurável nos custos de aquisição
Com um ficheiro mestre de materiais organizado e padronizado, as organizações obtêm uma melhor visibilidade da utilização das peças, das tendências de consumo e da duplicação entre as diferentes instalações.
Isto permite a realização de compras consolidadas, a otimização das negociações com fornecedores e a redução do excesso de stock ou das compras de emergência, o que se traduz numa clara redução das despesas globais com aquisições.
Menos casos de inatividade na produção
Dados de MRO de má qualidade resultam frequentemente em encomendas incorretas de peças ou em atrasos na identificação das peças sobressalentes adequadas – o que conduz a paragens evitáveis do equipamento.
Um registo de materiais fiável garante que a peça certa é sempre adquirida atempadamente, reduzindo as paragens não planeadas e melhorando a disponibilidade dos ativos.
Eliminação de processos manuais
As inconsistências nos dados obrigam, normalmente, as equipas de manutenção e de aprovisionamento a passar horas a verificar manualmente as especificações das peças, a contactar os fornecedores ou a validar encomendas anteriores.
Um conjunto de dados MRO gerido automatiza estas verificações, eliminando tarefas manuais repetitivas e melhorando a eficiência operacional.
Automações fiáveis na aquisição de materiais de manutenção, reparação e revisão (MRO)
Os fluxos de trabalho automatizados, os alertas de reabastecimento e os modelos preditivos de gestão de stocks dependem em grande medida da precisão dos dados mestre de materiais.
Ao garantirem dados consistentes e enriquecidos, as organizações podem adotar com confiança ferramentas de aquisição digital e processos automatizados, sem o risco de encomendar a peça errada.
Para além da gestão de dados de materiais MRO padrão
Várias soluções de software que resolvem para a gestão de dados mestre em sistemas ERP já existem hoje em dia que dão resposta a casos de utilização padrão na gestão de materiais de MRO, como a deduplicação de nível 1, a validação de dados e a categorização
Na verdade, os próprios fornecedores de soluções ERP também oferecem soluções integradas para a gestão de dados.
Por exemplo, MDG da SAP, é uma solução de software de governação de dados oferecida pela SAP que resolve os desafios habituais da gestão de dados nos sistemas de origem da SAP.
Da mesma forma, o Oracle Master Data Management é o software disponibilizado pela Oracle aos clientes que utilizam o Oracle ERP.
Dito isto, a maioria das empresas com operações de manutenção complexas e em grande escala precisa de resolver, com precisão e num curto espaço de tempo, os desafios relacionados com a qualidade e a disponibilidade dos dados.
E Soluções de dados mestre para MRO concebidas especificamente para o efeito, como as oferecidas pela Verdantis, são fundamentais para resolver estes desafios.
Muitos registos de peças sobressalentes no mestre de materiais MRO estão incompletos ou contêm descrições limitadas.
Alimentado por IA Enriquecimento de dados de MRO para peças sobressalentes e materiais enfrenta este desafio recorrendo a modelos treinados com base em milhões de conjuntos de dados MRO validados, para inferir e preencher de forma inteligente as especificações técnicas em falta, tais como o tipo de rosca, a tensão nominal, a classe de pressão ou a composição do material.
Este enriquecimento não só garante dados completos e úteis, como também permite uma aquisição eficiente, uma classificação precisa e uma identificação fiável do stock.
Uma parte significativa dos dados relativos a peças sobressalentes e equipamentos existe apenas em fontes não estruturadas, como listas de materiais (BOM), fichas técnicas dos fabricantes originais (OEM), desenhos de engenharia e ordens de compra digitalizadas.
Estes documentos contêm frequentemente a única referência a especificações fundamentais, como a tensão, a pressão nominal ou o tipo de material.
O processamento de documentos com recurso à IA consegue interpretar estes ficheiros de forma inteligente, extrair atributos técnicos relevantes com precisão contextual, e convertê-los em formatos estruturados. Os dados extraídos são, em seguida, mapeados diretamente para os registos de mestre de material existentes.
O resultado é uma visão unificada e mais completa de cada artigo, que colmata lacunas de informação e garante a coerência entre os sistemas de aquisição, engenharia e inventário, ao mesmo tempo que reduz a carga de trabalho manual e os erros nos dados.
Os projetos tradicionais de limpeza de dados são frequentemente manuais e demorados, envolvendo um grande esforço humano para identificar duplicados, corrigir classificações e preencher dados em falta.
As plataformas baseadas em IA podem acelerar este processo, detetando automaticamente registos duplicados, mesmo quando os formatos ou as convenções de nomenclatura variam significativamente.
O sistema também recorre a abordagens baseadas em regras e em aprendizagem automática para limpar, classificar e enriquecer dezenas de milhares de registos numa questão de semanas, oferecendo um tempo de resposta significativamente mais curto do que os métodos convencionais.
Em vez de permitir que se acumulem dados de má qualidade e de ter de lidar com essa situação periodicamente, as plataformas modernas de dados de MRO permitem a validação e a gestão em tempo real.
À medida que são criadas ou solicitadas novas peças, seja através de processos de aquisição, manutenção ou engenharia, a plataforma verifica se existem duplicados, valida os atributos e sugere descrições padronizadas com base em taxonomias predefinidas.
Isto garante que os dados introduzidos no sistema sejam, desde o início, limpos, estruturados e precisos.
Nas grandes organizações, os dados de MRO não existem isoladamente. Estão interligados com os dados dos fornecedores, as hierarquias de ativos, os dados de localização e os sistemas financeiros.
As soluções criadas especificamente para este fim são concebidas para se integrarem em programas empresariais de gestão de dispositivos móveis (MDM) mais abrangentes, permitindo a consistência entre domínios como os dados relativos a fornecedores, produtos, localizações e ativos.
Esta abordagem integrada promove a visibilidade interfuncional, uma melhor tomada de decisões e um maior alinhamento entre as funções de manutenção, aprovisionamento e finanças.
Mestre de Materiais Diretos
Os desafios relacionados com a qualidade dos dados do ficheiro mestre de matérias-primas (ou matérias-primas) são também bastante semelhantes aos dos materiais de manutenção, reparação e operações (MRO), embora com algumas diferenças menores.
Os dados mestre de «Matérias-primas» referem-se aos dados relativos às matérias-primas, componentes ou peças que são adquiridos ou produzidos e que são utilizados diretamente no fabrico de produtos acabados.
Permite a gestão de compras, a gestão de inventário e o planeamento da produção em sistemas SAP/ERP.
Por exemplo,
Numa unidade industrial, um acoplamento de motor pode ser introduzido da seguinte forma:
Entrada 1: «Acoplamento do motor»
Entrada 2: «Acoplamento»
Entrada 3: «Acoplador de transmissão»
Nenhum destes registos inclui especificações essenciais como diâmetro do furo, tipo de material, valor nominal do binário ou fabricante, o que dificulta a aquisição da peça correta quando necessário.
Estes dados incompletos dão origem a suposições, atrasos ou até mesmo a incompatibilidades entre peças.
Por exemplo,
No sistema de manutenção, um elemento de fixação em aço inoxidável pode ser registado como:
Entrada 1: «Parafuso SS 316 M10x50 mm»
Entrada 2: «Parafuso M10*50 em aço inoxidável de grau 316»
Entrada 3: «Parafuso de aço inoxidável M10, 50 mm, 316»
Estes descrevem o mesmo artigo, mas a formatação, as unidades e as descrições inconsistentes sobrecarregam a base de dados e resultam em duplicados desnecessários e em confusão no processo de aquisição.
Os desafios específicos relacionados com a duplicação, a falta de dados, a obsolescência e a inconsistência dos dados são praticamente os mesmos que discutimos anteriormente no contexto da MRO.
No entanto, alguns aspetos da gestão de dados são exclusivos do mestre de materiais diretos.
- Os materiais diretos estão frequentemente profundamente integrados nos sistemas de planeamento da produção e dependem em grande medida dos sistemas de previsão da procura para garantir o abastecimento das atividades de fabrico
- As integrações com a lista de materiais do produto também são bastante abrangentes e
- Os materiais diretos têm frequentemente de cumprir normas regulamentares específicas, dependendo do setor (por exemplo, normas de qualidade, regulamentos ambientais, certificações de segurança). Garantir que os dados mestre dos materiais refletem estes requisitos de conformidade em todas as regiões pode ser um desafio
Mestre de Materiais de Produtos Acabados
Materiais relativos a produtos acabados, também conhecidos como «Dados de referência do produto» Os dados referem-se mais aos produtos acabados ou semiacabados que uma empresa fabrica, vende ou distribui.
Inclui todos os atributos e especificações necessários para:
- Conceber o produto
- Apresenta-o.
- Promova-o de forma eficaz.
- Venda-o em todos os canais e regiões
- Apoiá-lo ao longo de todo o seu ciclo de vida
Em sistemas ERP como o SAP, os dados mestre de produtos encontram-se frequentemente no mestre de materiais, mas, quando alargados a processos voltados para o cliente, sobrepõem-se aos sistemas de gestão de informação de produtos (PIM).
Por exemplo,
Num sistema de armazém, uma broca elétrica pode ser registada da seguinte forma:
Entrada 1: «Berbequim sem fios»
Entrada 2: «Berbequim, 18 V»
Entrada 3: «Ferramenta elétrica»
Informações essenciais como marca, número do modelo, tipo de bateria e tamanho do mandril está em falta.
Esta falta de pormenores dificulta a identificação, a reordenação ou a recomendação de acessórios compatíveis.
Por exemplo,
Um motor elétrico acabado pode apresentar-se da seguinte forma:
Entrada 1: «Motor de indução trifásico de 7,5 kW»
Entrada 2: «Motor trifásico de 7,5 kW»
Entrada 3: «Motor elétrico, trifásico, 10 HP»
Convenções de nomenclatura diferentes para o mesmo produto criam redundância e reduzem a facilidade de utilização dos dados nas operações de inventário, vendas ou assistência.
Desafios específicos relacionados com os dados sobre os materiais dos produtos acabados
- Variantes e configurações complexas de produtos
A gestão de várias versões de um produto com base no tamanho, na cor, nas características ou nos requisitos específicos do cliente conduz frequentemente a uma representação inconsistente entre os sistemas. - Convenções de nomenclatura e descrições inconsistentes
A variabilidade na forma como os produtos são descritos entre fábricas, equipas ou regiões afeta a precisão das pesquisas, a qualidade dos relatórios e o alinhamento entre as vendas e as operações. - Dados de enriquecimento em falta ou de má qualidade
Muitos registos de produtos acabados carecem de detalhes essenciais, como imagens, especificações, etiquetas de conformidade ou textos de marketing, o que prejudica o comércio digital e os processos a jusante. - Variações específicas por canal e região
Os diferentes canais de vendas e mercados geográficos exigem, muitas vezes, atributos de produto, dados regulamentares e detalhes de embalagem adaptados a cada mercado, o que torna a uniformidade um desafio. - Registos de produtos duplicados
Pequenas variações nos códigos SKU, nas descrições ou na categorização resultam frequentemente em registos duplicados, o que inflaciona o inventário e afeta a previsão da procura e a precisão da fixação de preços.
Guia de Materiais de Embalagem
O «Master de Materiais de Embalagem» é exatamente o que o nome indica: um conjunto de dados mestre no SAP MM (para uma visão geral detalhada da gestão de materiais do SAP, Leia o artigo aqui) que contém todos os dados relativos aos materiais de embalagem utilizados no produto final.
Naturalmente, trata-se de um conjunto de dados que só é utilizado por empresas industriais com grandes operações de produção.
Desafios específicos da gestão de materiais de embalagem (Master)
- Complexidade dos atributos dos dados: Os materiais de embalagem apresentam frequentemente requisitos de dados mais complexos do que os materiais diretos, uma vez que envolvem normalmente vários atributos, como tamanho, forma, peso, composição do material (por exemplo, cartão, plástico, vidro), considerações ambientais (por exemplo, reciclabilidade) e conformidade com regulamentações (por exemplo, características de segurança alimentar ou de inviolabilidade).
- Vários fornecedores e estratégias de abastecimento: A má gestão ou a falta de coerência no acompanhamento de qual o fornecedor que fornece cada tipo de embalagem e em que condições pode conduzir a ineficiências no processo de aquisição e a desfasamentos no inventário. Pode também provocar atrasos no aprovisionamento, caso os fornecedores de embalagens não cumpram as normas exigidas.
- Integrações com outros sistemas de dados mestre: Os dados relativos aos materiais de embalagem estão frequentemente isolados dos outros sistemas de dados mestre de materiais (como os relativos às matérias-primas ou aos produtos acabados), devido às diferenças nas suas funções e nas partes interessadas que os gerem. A integração destes dados com os sistemas de aprovisionamento, inventário e logística constitui um desafio comum.
- Gestão das unidades de medida: Os materiais de embalagem são frequentemente medidos em unidades diferentes, como caixas, rolos, folhas, paletes, etc. Gerir estas múltiplas unidades de medida e garantir que estão em conformidade com os sistemas de aquisição e de inventário pode ser um desafio.
- Dados relativos à sustentabilidade ambiental: As indústrias estão sob uma pressão crescente para reduzir os resíduos de embalagem e adotar materiais mais sustentáveis. Os dados de referência relativos aos materiais de embalagem têm de refletir estas considerações de sustentabilidade e permitir o acompanhamento da reciclabilidade dos materiais, da pegada de carbono e das opções de eliminação de resíduos.
Principais pontos críticos na gestão do mestre de materiais
Um dos principais obstáculos na gestão de dados de materiais é o volume e a complexidade dos dados de inventário e dos dados eletrónicos.
A má qualidade dos dados resulta frequentemente de processos inadequados e pouco claros, bem como de tecnologia desatualizada.
Sem processos ou normas claras, com a gestão manual dos dados, a falta de responsabilização e de visibilidade, e alterações organizacionais como fusões e aquisições, os dados tornam-se pouco fiáveis e inutilizáveis.
O crescimento das empresas com elevado volume de ativos contribui para este desafio, tornando imperativa a implementação de processos e tecnologias eficientes. A gestão do inventário de materiais torna-se essencial para garantir o bom funcionamento da produção e das operações fabris.
Com apenas dados inconsistentes e pouco fiáveis à disposição, as equipas de manutenção e de aprovisionamento têm dificuldade em manter as operações de forma eficiente, gerir o inventário e adquirir peças quando necessário.
Algumas das ineficiências e consequências da baixa qualidade dos dados que representam custos para as empresas incluem:
As organizações enfrentavam dificuldades devido à dispersão dos dados relativos aos materiais por vários sistemas, departamentos e locais.
O mesmo material pode ser identificado de forma diferente nos sistemas de aquisição, inventário, manutenção e contabilidade, o que pode causar confusão, redundâncias e falhas operacionais.
Sem uma abordagem unificada, as empresas viram-se incapazes de identificar a «única fonte de verdade» para as informações relativas a materiais críticos.
Na ausência de dados padronizados sobre os materiais, os departamentos de compras voltavam frequentemente a encomendar artigos que já se encontravam em stock, mas que estavam registados com códigos ou descrições diferentes. Isto levou a:
Existências duplicadas que ocupam espaço valioso no armazém
Capital desnecessário imobilizado em existências excedentárias
Aumento dos custos de manutenção do excesso de stock
Materiais caducados ou obsoletos que necessitam de ser eliminados
Quando as equipas de manutenção não conseguiam localizar rapidamente as peças sobressalentes adequadas devido à má qualidade dos dados:
O equipamento essencial permaneceu fora de serviço durante longos períodos
Os planos de produção sofreram perturbações
As compras de emergência a preços elevados tornaram-se comuns
A eficácia global do equipamento (OEE) registou uma descida substancial
A má qualidade dos dados mestre de materiais criou pontos cegos na cadeia de abastecimento:
Dificuldade em rastrear a origem e as especificações dos materiais
Incapacidade de monitorizar o desempenho dos fornecedores de forma consistente
Desafios na previsão e prevenção da escassez de materiais
Capacidade limitada para otimizar o inventário em vários locais
As organizações enfrentaram riscos regulamentares e operacionais significativos:
Incapacidade de comunicar com precisão a presença de materiais perigosos
Dificuldade em cumprir os regulamentos e normas do setor
Desafios na rastreabilidade dos materiais durante recolhas de produtos ou auditorias
Problemas de qualidade decorrentes da utilização de materiais incorretos ou de qualidade inferior
À medida que as organizações foram adotando sistemas mais sofisticados, a má qualidade dos dados mestre de materiais tornou-se um estrangulamento crítico:
As implementações de ERP não conseguiram proporcionar os benefícios prometidos
As iniciativas de análise avançada produziram conclusões pouco fiáveis
Os esforços de transformação digital ficaram paralisados devido a problemas relacionados com a qualidade dos dados
A integração entre os sistemas tornou-se desnecessariamente complexa
Materiais de MRO no SAP são os componentes essenciais que apoiam as funções de manutenção, ajudando a evitar paragens não planeadas ao garantir que as peças certas estejam disponíveis quando necessário.
Os dados mestre de materiais referem-se ao conjunto abrangente de informações sobre os materiais utilizados nas operações de uma empresa, nomeadamente na produção e na gestão da cadeia de abastecimento; é precisamente por isso que também são utilizados no âmbito das soluções de MRO, Limpeza de dados de MRO & Aprofundamento.
Gestão de dados durante a implementação do ERP
A integração da Gestão de Dados Mestres de Materiais (MDM) na implementação do ERP não é apenas uma mais-valia, é uma necessidade.
Em iniciativas de nível empresarial, como a implementação ou consolidação de sistemas ERP, dados precisos e fiáveis constituem a base para o sucesso. No entanto, a gestão de dados mestre (MDM) é frequentemente ignorada nos planos de implementação de ERP, o que leva à perda de oportunidades, ao prolongamento dos prazos e ao aumento dos custos.
Uma das principais vantagens da integração do MDM com o ERP é o controlo de custos. A limpeza, a normalização e o enriquecimento dos dados antes da sua introdução no sistema ERP eliminam a redundância, evitam erros dispendiosos e otimizam as compras e a gestão de stock, melhorando diretamente as margens em mercados competitivos.
Igualmente importante é a integração de processos. O MDM elimina os silos, unifica os padrões de dados e permite uma comunicação fluida entre departamentos e regiões geográficas, potenciando a colaboração, a eficiência e a agilidade.
Durante as implementações de ERP, a migração de dados provenientes de vários sistemas, locais e idiomas, sem uma limpeza adequada, pode causar inconsistências, atrasos e até mesmo falhas.
O MDM mitiga estes riscos através de uma governação sólida, classificação automatizada, normalização e validação, capacidades que os sistemas ERP, por si só, não conseguem proporcionar na íntegra.
Ao integrar o MDM no ciclo de vida do ERP, as organizações garantem que apenas dados precisos, consistentes e fiáveis entram no sistema, criando as condições para a excelência operacional a longo prazo.
Um estudo realizado pela Aberdeen revela que a integração do MDM em projetos de ERP pode proporcionar melhorias mensuráveis no desempenho e no retorno sobre o investimento.
ROI otimizado da implementação do ERP com o MDM integrado
Com base em estatísticas detalhadas anteriores, é fácil concluir que a implementação de uma iniciativa de MDM durante a implementação de um ERP, recorrendo a soluções automatizadas que combinam tecnologia baseada em IA e um profundo conhecimento do setor, pode garantir o sucesso do projeto.
A gestão de dados mestre pode revelar o verdadeiro potencial de um projeto de implementação de ERP e permitir alcançar os resultados esperados.
Quem é o responsável pelo Material Master numa organização com grande volume de ativos?
A gestão dos dados mestre de materiais é complexa, especialmente quando estes são da responsabilidade de várias divisões, tais como TI (Cadeia de Abastecimento), Supervisores de Fábrica, Aprovisionamento e Operações.
Esta fragmentação da propriedade conduz frequentemente a confusão e ineficiência.
Para se manterem competitivas, as organizações têm de investir na limpeza dos dados mestre de materiais; estabelecer parcerias com fornecedores de software empresarial especializados na área dos materiais é um passo na direção certa.
Dados limpos e detalhados melhoram a eficiência operacional, otimizam a gestão de stock e proporcionam um elevado retorno do investimento.
A chave para o sucesso reside na escolha da tecnologia adequada para automatizar a gestão do ficheiro mestre de artigos. Isto inclui garantir uma qualidade consistente dos dados, implementar soluções em constante evolução para obter o máximo retorno do investimento e selecionar sistemas capazes de acompanhar a expansão das operações.
Com a crescente importância dos dados mestres, as empresas devem colaborar com especialistas na área para obter retornos significativos e eficiência a longo prazo.
A justificação empresarial para a gestão dos dados mestre de materiais
Estudos realizados por empresas de análise de referência revelaram que a redução dos custos com materiais e a otimização do inventário, possibilitadas pela harmonização e posterior manutenção dos dados mestre de materiais, podem contribuir com mais de 1/3rd das poupanças concretas resultantes de uma iniciativa de consolidação do ERP.
Indicadores de sucesso para a qualidade dos dados mestre de materiais orientada para o negócio com o MDG
Vamos ver alguns números concretos, com base em mais de 50 implementações.
Reduzir as despesas não autorizadas:
Em muitos setores, 30–50% das despesas não são geridas, o que representa um custo adicional de cerca de 17% em relação às despesas geridas.
Uma meta realista consiste em reduzir as despesas não controladas em 50% por ano, durante três anos, através da melhoria da qualidade dos dados mestre de materiais e das capacidades de pesquisa do MDG, que alinham a nomenclatura do sistema antigo com as taxonomias atuais.
Redução do inventário de MRO:
A identificação de duplicados exatos pode reduzir o inventário em 4–8%, enquanto a deteção de equivalentes em termos de «forma, ajuste e função» permite uma redução adicional de 6–12%. A deteção em tempo real evita o aumento excessivo do inventário no futuro.
Aproveitar as economias de escala:
A visibilidade ao nível dos atributos permite uma melhor gestão de fornecedores, a consolidação de volumes e a utilização de fornecedores preferenciais, gerando poupanças de 5–15%. As ferramentas da MDG tratam do trabalho intensivo com dados, para que os gestores de matérias-primas se possam concentrar na estratégia.
Reduzir o número de novos pedidos e o tempo de aprovação:
Dados organizados e pesquisáveis, juntamente com a prevenção de duplicados, reduzem os pedidos desnecessários de novos artigos em até 75% por ano. Os fluxos de trabalho automatizados podem reduzir os ciclos de aprovação de 7 dias para apenas 4 horas, poupando custos com envios urgentes, compras locais e tempo de inatividade.
Caso de utilização: Uma gigante global do setor do petróleo e do gás
O setor do petróleo e do gás é intensivo em capital, com operações complexas em que mesmo pequenas perturbações podem causar prejuízos de vários milhões de dólares. Um risco significativo, mas frequentemente ignorado, reside na fraca qualidade dos dados mestre de materiais (MMD).
No caso da Empresa A, líder no setor petrolífero com o código $10B, ocorreu um incidente que quase resultou em acidente quando um pedido de peça para um rolamento «radial» foi erroneamente associado, no sistema ERP, a um rolamento «padrão», estando os dois separados apenas por um único atributo que passou despercebido.
Esses erros podem atrasar a manutenção, provocar avarias no equipamento e interromper a produção.
Em parceria com um especialista em MDM, a empresa implementou uma governança baseada em atributos, tornando obrigatórios campos como «tipo de rolamento». Isto garantiu registos consistentes e normalizados desde o momento da introdução dos dados.
Resultados:
Redução significativa das discrepâncias de stock através de uma identificação precisa e baseada em atributos
Previsões e planeamento da manutenção mais precisos
Stock de segurança otimizado e risco de obsolescência reduzido
Melhor visibilidade do ciclo de vida e das peças alternativas
Caso de utilização: Conglomerado do setor alimentar e de bebidas
Na indústria alimentar e de bebidas, a segurança e a precisão são imprescindíveis — no entanto, mesmo pequenos erros nos dados mestre de materiais (MMD) podem provocar recolhas de produtos, paragens de produção e problemas regulamentares.
O Desafio
A Empresa B, um conglomerado do setor alimentar e de bebidas ($5B), gere uma fábrica de grande capacidade no Midwest que produz bebidas, molhos e refeições congeladas. Durante a substituição de uma bomba numa linha de engarrafamento, o sistema ERP indicou:
Bomba centrífuga; 30 GPM; aço inoxidável
A peça correta, no entanto, exigia o atributo «Food-Grade». A omissão deste detalhe acarretava o risco de contaminação, incumprimento e perdas na ordem dos milhões.
A Solução
Em colaboração com um especialista em MMDM, a empresa implementou uma gestão baseada em atributos — campos obrigatórios relativos ao tipo de bomba, capacidade de caudal, material e estado da certificação. No que diz respeito às linhas de produtos alimentares, agora apenas aparecem nos resultados de pesquisa bombas certificadas para uso alimentar.
Impacto nos negócios
Erros de encomenda eliminados através de atributos padronizados
Maior tempo de atividade e aquisição com sucesso à primeira tentativa
Aprovações mais rápidas e menos encomendas urgentes
Maior conformidade e melhor preparação para auditorias
Implementação de uma estratégia de gestão dos dados mestre de materiais
O roteiro para um plano infalível de dados mestre de materiais (MMD) reflete estratégias utilizadas para diferentes dados mestre áreas, como dados de fornecedores, clientes e produtos, mas com especial ênfase na experiência no setor, nos prazos de execução e na qualidade dos resultados.
Em teoria, é simples: limpar os dados não fiáveis, validá-los de acordo com regras predefinidas relativas à exclusividade, categorização e integridade e, em seguida, mapear esses dados no ERP com uma governação robusta para evitar contaminação futura.
Isto pode ser feito internamente com especialistas em MRO, bases de dados e TI, mas muitas organizações não dispõem desse tipo de talento ou preferem estabelecer parcerias com especialistas como a Verdantis, que contribuem com um profundo conhecimento em MMD e experiência em governação.
Limpeza de dados relativos a materiais
Com o passar do tempo, a ausência de governação e gestão de dados compromete os dados mestre de materiais de uma organização. Isto leva à existência de registos duplicados, muitas vezes causados por uma categorização inadequada e pela falta de detalhes, como os números de peça do fabricante ou os nomes dos fornecedores.
Tradicionalmente, resolver este problema implicava uma limpeza manual dos dados, recorrendo à correspondência de padrões, à correspondência aproximada e à «magia das folhas de cálculo».
Embora isto melhore a eficiência ao eliminar a duplicação, reduzir os erros e facilitar a colaboração entre departamentos, é um processo lento e que exige muito trabalho.
Na Verdantis, utilizamos agora modelos de IA e de aprendizagem automática desenvolvidos para o setor, a fim de limpar, normalizar, harmonizar e enriquecer os dados mestre de materiais com maior rapidez, precisão e fiabilidade.
A nossa suíte Harmonize© processa os registos de materiais em minutos, aplica as regras de introdução de dados e conclui o processamento em poucas horas. Todos os resultados são verificados manualmente antes das atualizações do ERP, garantindo uma precisão total.
O vídeo abaixo explica como o Harmonize pode restaurar a fiabilidade dos seus dados mestres antigos.
Reduções anuais nos custos de manutenção de existências de 4,41 TP3T (Custo de capital ponderado) como redução de valor (Impacto positivo no balanço)
- 400 milhões em stock
- 10% Identificação de duplicados
- 40 milhões em valor de stock duplicado
- Anotação dos custos detalhados em 4,41 TP3T de 40 milhões = $1,760,000
Redução de custos na agregação da procura em 15% de $1BN no MRO
- 1 mil milhões em material de manutenção, reparação e operações
- 15% identificado como semelhante através da harmonização (em toda a base de fornecedores de 10%)
- 150 milhões de despesas potenciais
- 12.5%: redução de custos através do aprovisionamento estratégico
- Redução de custos de 12,51 TP3T de $150 milhões = $18,000,000
REDUÇÕES DE CUSTOS LÍQUIDOS ANUALIZADAS DECORRENTES DE: LIMPEZA DE DADOS = $19 760 000
Gestão de dados sobre materiais
Embora o Harmonize mantenha os dados históricos dos materiais organizados e atualizados, a prevenção de erros futuros requer uma estratégia sólida de governação de dados. Isto garante que todos os pedidos de materiais estejam completos e isentos de duplicados.
A governação de dados é normalmente supervisionada por um Responsável pelos dados ou Responsável pelos Dados Mestres. Muitas empresas utilizam ferramentas de governação de ERP integradas, como o SAP MDG ou Oracle MDM, mas estes sistemas antigos requerem, muitas vezes, equipas dedicadas para os gerir e adaptar às necessidades específicas do setor.
Integrity© da Verdantis foi concebido especificamente para a gestão centralizada de materiais, respondendo aos requisitos de governação em setores com grande concentração de ativos.
Funciona como uma plataforma autónoma ou integra-se com ferramentas como o SAP MDM, permitindo um enriquecimento, limpeza e classificação mais rápidos dos dados de materiais em grande escala.
Estes são os setores em que a Verdantis se concentra, cada um com os seus próprios desafios específicos em matéria de MRO e de dados relativos a materiais diretos:
Verdantis Integrity para a redução das despesas não autorizadas
- 80% das despesas com manutenção, reparação e operação da categoria 1B é abrangido por contratos preferenciais/pré-negociados – $800 milhões em despesas
- A governação de dados melhorou a qualidade do catálogo – Reduziu as despesas não autorizadas de 40% para 25%
- Aumento de 15% na conformidade = mais 120 milhões em despesas contratadas
- Média de 16,51 TP3T de redução de custos para categorias pré-negociadas
- Redução de custos de 16,51 TP3T de 120 milhões = 1 TP4T 19 800 000
REDUÇÕES ANUAIS DO CUSTO LÍQUIDO DECORRENTES DE GESTÃO DE DADOS = $19 800 000
REDUÇÕES DE CUSTOS LÍQUIDOS ANUALIZADAS COMBINADAS: $39,560,000
Os dados mestre de materiais de alta qualidade não são apenas uma questão de gestão de dados; pelo contrário, são um fator essencial para a eficiência operacional, o controlo de custos e a fiabilidade da manutenção em ambientes com grande concentração de ativos.
Sem uma base sólida de dados sobre materiais precisos, enriquecidos e normalizados, as organizações enfrentam inventários duplicados, ciclos de aquisição atrasados e paragens que poderiam ser evitadas.
A Verdantis ajuda as empresas a assumir o controlo do seu mestre de materiais através de processos de classificação, deduplicação e enriquecimento baseados em IA, proporcionando uma fonte única de informação fiável em todos os ambientes ERP.
Por estabelecer dados de inventário precisos e centralizados, As empresas obtêm maior visibilidade, automatização e valor das suas operações de MRO e de materiais diretos.
Quer pretenda apoiar uma iniciativa de harmonização de dados ou preparar-se para uma transformação de ERP, a nossa plataforma especificamente concebida para o efeito garante que os seus dados de materiais estejam prontos, organizados, completos e fiáveis.
De que forma os registos mestre de materiais de má qualidade afetam o planeamento de aquisições e de inventário?
Dados de materiais duplicados ou imprecisos resultam em compras redundantes, despesas não autorizadas e custos de manutenção de stock inflacionados. As equipas de aprovisionamento muitas vezes não conseguem tirar partido dos descontos por volume devido à fragmentação dos registos dos artigos. Os responsáveis pelo planeamento podem acabar por manter um stock insuficiente de peças essenciais ou um excesso de stock de artigos com baixa rotatividade, o que, em ambos os casos, esgota o capital de exploração e aumenta o risco operacional.
Quais são os principais resultados comerciais que as organizações observam após a implementação da limpeza e do enriquecimento de dados de materiais da Verdantis?
Os clientes costumam ver:
10–15%: redução dos custos de manutenção de existências devido à eliminação de duplicados e a uma melhor visibilidade.
Melhoria nas taxas de resolução à primeira tentativa e redução do MTTR através de relações estruturadas entre ativos e peças.
20–30%: poupanças em despesas indiretas simplificando o processo de aquisição e evitando compras de emergência.
Maior preparação para Atualizações de ERP/EAM, fusões ou iniciativas de normalização regional.
As soluções da Verdantis têm um impacto direto no capital de exploração, no tempo de atividade das instalações e na preparação para a transformação digital.
O que torna o motor de IA da Verdantis especialmente adequado para o enriquecimento de dados mestre de materiais?
O nosso motor de IA foi concebido especificamente para contextos de dados industriais, de engenharia e de MRO, ao contrário das ferramentas genéricas de PLN. Esta:
Compreende as descrições de itens em texto livre provenientes de sistemas antigos.
Aprende pares de atributos e valores a partir de registos esparsos ou inconsistentes.
Sugere substituições para artigos obsoletos.
Associa os materiais às listas de materiais (BOM) do equipamento ou aos locais funcionais.
Esta especialização vertical torna-a altamente precisa e relevante para o enriquecimento de dados sobre materiais à escala empresarial.
Que KPIs podem ser utilizados para acompanhar a qualidade e o impacto dos dados mestre de materiais?
Os principais indicadores incluem:
% de registos sem duplicados
% de registos com atributos completos
% classificado de acordo com a taxonomia padrão
Precisão e rapidez na pesquisa de materiais
Redução do tempo de inatividade relacionado com materiais ou das encomendas de emergência
Redução das despesas indiretas ou dos custos de manutenção de existências
Tempo necessário para integrar novos materiais ou fornecedores
