Bij conventionele technieken voor masterdatabeheer (MDM) beheren bedrijven hun verschillende soorten masterdata doorgaans afzonderlijk in diverse systemen.
Hoewel deze methode in het verleden op grote schaal werd toegepast, zorgde ze voor aanzienlijke uitdagingen voor organisaties die een uniform overzicht van hun gegevens wilden krijgen.
Besluitvormers hadden vaak moeite om uitgaventrends te herkennen en mogelijkheden voor kostenbesparingen te identificeren. Door het gebrek aan integratie tussen verschillende gegevensbronnen was het moeilijker om inzichten uit de gegevens te halen, wat van cruciaal belang is voor weloverwogen besluitvorming en strategische planning.
Wat zijn mastergegevens voor meerdere domeinen?
Terwijl masterdatabeheer een proces is waarbij gegevens nauwkeurig, consistent en volledig worden gehouden en bijgewerkt, gaat masterdatabeheer voor meerdere domeinen nog een stap verder door datasets uit verschillende domeinen te integreren in een gecentraliseerde database.
Hierdoor kunnen organisaties al hun verschillende soorten gegevens op één plek raadplegen. Deze gegevenstypen zijn van cruciaal belang voor de bedrijfsvoering van de organisatie en moeten in alle sectoren en bedrijfsfuncties op een consistente manier worden beheerd.
Verschillende sectoren moeten met uiteenlopende soorten gegevens omgaan. Zo is de voedingsmiddelen- en drankenindustrie moet onder andere productstamgegevens, materiaalstamgegevens, leveranciersstamgegevens, klantstamgegevens en personeelsstamgegevens bijhouden.
Ook in de olie- en gasindustrie richten bedrijven zich op geotechnische gegevens, personeelsgegevens, leveranciersgegevens, materiaalgegevens en stamgegevens van apparatuur.
Ongeacht de sector zijn stamgegevens over transacties, leveranciers, klanten, medewerkers en locaties in alle bedrijfstakken van essentieel belang. Er zijn verschillende leveranciers die oplossingen voor stamgegevensbeheer aanbieden, zoals SAP Ariba voor het beheer van leveranciersstamgegevens, SAP CX voor het beheer van klantgegevens en diverse andere platforms die zijn ontworpen om het gegevensbeheer voor organisaties te stroomlijnen.
Het afzonderlijk beheren van elke database zorgt echter voor een omslachtig proces voor bedrijven, wat leidt tot problemen bij het verkrijgen van een uniform overzicht van hun uitgaven, moeilijkheden bij de verwerking van informatie en uiteindelijk de besluitvorming bemoeilijkt, waardoor dit een tijdrovender en uitdagender taak wordt.
Multi-Domain MDM bestaat doorgaans uit verschillende kerncomponenten die samen een geïntegreerde oplossing voor gegevensbeheer bieden. Deze componenten zijn ontworpen om gegevens uit verschillende bedrijfsdomeinen te verwerken, zoals:
Klantgegevensbeheer (CDM)
Klantgegevens zijn van cruciaal belang voor de bedrijfsvoering. Multi-Domain MDM brengt gegevens uit CRM-, verkoop- en ondersteuningssystemen samen en biedt zo een 360-gradenoverzicht voor nauwkeurige, consistente en actuele klantinformatie via alle contactpunten.
Multi-Domain MDM zorgt voor nauwkeurige leveranciersgegevens in inkoop-, financiële en logistieke systemen, waardoor organisaties hun relaties met leveranciers kunnen versterken, het inkoopproces kunnen stroomlijnen en naleving van de regelgeving kunnen waarborgen.
Multi-Domain MDM zorgt voor nauwkeurige, consistente personeelsgegevens in HR-, salaris- en bedrijfssystemen, waardoor het personeelsbeheer, de betrokkenheid van medewerkers en de naleving van regelgeving worden geoptimaliseerd.
Geospatiale en locatiegegevens
Multi-Domain MDM integreert geospatiale gegevens uit verschillende systemen, waardoor een nauwkeurige weergave van winkellocaties, distributiecentra en magazijnen wordt gegarandeerd en een betere routeplanning, logistiek en uitbreiding wordt ondersteund.
Financiële en boekhoudkundige gegevens
Multi-Domain MDM verrijkt financiële gegevens door ERP-, boekhoud- en factureringssystemen te integreren, waardoor een consistent beeld van de financiële gezondheid ontstaat. Dit leidt tot verbeteringen op het gebied van rapportage, naleving van regelgeving, audits en besluitvorming.
De verschuiving naar masterdata voor meerdere domeinen
Omdat leveranciers zich bewust waren van deze uitdagingen, zijn ze begonnen met het aanbieden van Multi-Domain Master Data Management (MDM)-oplossingen om organisaties te helpen hun gegevensbeheerprocessen te stroomlijnen. Deze oplossingen zijn erop gericht om niet alleen het beheer van stamgegevens te vereenvoudigen, maar ook bredere wereldwijde activiteiten zoals supply chain management, voorraadbeheer en gegevensanalyse.
MDM-tools voor meerdere domeinen integreren verschillende domeinen in één platform, waardoor het voor organisaties eenvoudiger wordt om gegevens te beheren die verspreid zijn over verschillende afdelingen, regio’s en functies.
Hoewel veel leveranciers beweren oplossingen voor meerdere domeinen aan te bieden, wordt er vaak onderscheid gemaakt tussen gegevensbeheer voor meerdere domeinen en het beheer van meerdere domeinen. Het eerste verwijst naar een geïntegreerde aanpak waarbij gegevens uit meerdere domeinen in één systeem worden beheerd, terwijl het tweede inhoudt dat elk domein in afzonderlijke applicaties wordt beheerd.
De bouwstenen van MDM voor meerdere domeinen
Het Multi-Domain MDM-model integreert doorgaans drie kernlagen van gegevens: referentiegegevens, transactiestructuurgegevens en bedrijfsstructuurgegevens.
Referentiegegevens: Hieronder vallen gestandaardiseerde waarden, zoals landcodes, valutacodes, productcategorieën en klanttypes, die zorgen voor consistentie en nauwkeurigheid in alle systemen en applicaties binnen de organisatie.
Gegevens over de transactiestructuur: Dit betreft de gegevens die bepalen hoe transacties worden vastgelegd, waaronder order-ID’s, factuurnummers, betalingsstatus en bijbehorende metagegevens. Door deze gegevens op de juiste manier te structureren, wordt gewaarborgd dat transacties binnen het hele bedrijf op een consistente en traceerbare manier worden verwerkt.
Gegevens over de bedrijfsstructuur: Dit omvat organisatorische informatie zoals boekhoudcodes, bedrijfsonderdelen, afdelingen, kostenplaatsen en geografische locaties. Het helpt bij het vaststellen van de structuur van de bedrijfsactiviteiten en draagt bij aan een efficiënt gegevensbeheer tussen verschillende afdelingen en regio’s.
De implementatie van Multi-Domain MDM is niet alleen een technologische uitdaging, maar ook een organisatorische strategie. De technologie moet belangrijke taken aanpakken, zoals Entity Resolution (ER) en Entity Identity Information Management (EIIM). Het proces van Entity Resolution zorgt ervoor dat wanneer systemen naar een of meer entiteiten verwijzen, het systeem prioriteiten kan stellen en de meest accurate informatie kan selecteren. Entity Identity Information Management houdt in dat de integriteit van de identiteit van de entiteit in de loop van de tijd wordt gewaarborgd, een basisvereiste voor elk MDM-systeem.
Naast het beheer van klantgegevens, wat voor de meeste organisaties van cruciaal belang is, moeten bedrijven die te maken hebben met grote hoeveelheden gegevens verspreid over meerdere partners, leveranciers en agenten, Multi-Domain MDM-oplossingen implementeren om de complexiteit van hun gegevens het hoofd te bieden.
Door gegevens binnen meerdere bedrijfsonderdelen op verschillende niveaus en in verschillende regio’s op elkaar af te stemmen, helpt Multi-Domain MDM organisaties om de nauwkeurigheid en consistentie van gegevens te waarborgen, wat leidt tot betere besluitvorming en operationele efficiëntie.
De voordelen van MDM voor meerdere domeinen
Eén enkele bron van waarheid: Een van de belangrijkste voordelen van Multi-Domain MDM is de mogelijkheid om één enkele betrouwbare bron (SSOT) te creëren voor alle gegevens binnen de organisatie. Door gegevens uit verschillende domeinen in één platform te integreren, kunnen bedrijven inconsistenties en dubbele gegevens voorkomen, wat leidt tot een betere gegevenskwaliteit en beter onderbouwde besluitvorming.
Verbeterd gegevensbeheer: Multi-Domain MDM handhaaft governance-regels die de nauwkeurigheid, consistentie en naleving van gegevens waarborgen. Dit is van cruciaal belang in de huidige datagestuurde omgeving, waarin bedrijven zich aan diverse regelgevingsnormen (zoals de AVG, HIPAA, enz.) moeten houden. Door gegevens te centraliseren en governancebeleid toe te passen, verminderen organisaties het risico op datalekken, fouten en inconsistenties.
Verbeterde operationele efficiëntie: Multi-Domain MDM maakt een einde aan handmatige processen die voortvloeien uit een gefragmenteerd gegevensbeheer. Als klantgegevens bijvoorbeeld verspreid zijn over verschillende systemen, kan dit leiden tot dubbele records, inconsistente klantprofielen en inefficiënties in de verkoop-, marketing- en serviceactiviteiten. Door klantgegevens en andere bedrijfskritische informatie te centraliseren, stroomlijnt MDM de bedrijfsvoering, verhoogt het de productiviteit en verlaagt het de operationele kosten.
Betere besluitvorming: Met geïntegreerde gegevens binnen handbereik beschikken besluitvormers over een volledig overzicht van het bedrijf. Dit leidt tot betere prognoses, trendanalyses en prestatiemonitoring, wat uiteindelijk de bedrijfsgroei stimuleert. Multi-Domain MDM levert realtime, nauwkeurige gegevens die cruciaal zijn voor strategische beslissingen, van financiële planning tot het optimaliseren van de klantervaring.
Samenwerking tussen afdelingen: Aangezien Multi-Domain MDM gegevens uit verschillende bedrijfsfuncties integreert, bevordert het de samenwerking tussen afdelingen. Teams kunnen met dezelfde datasets werken, waardoor afstemming tussen afdelingen zoals verkoop, marketing, financiën, HR en bedrijfsvoering wordt gewaarborgd. Deze samenhang helpt organisaties om efficiënter te werken en hun inspanningen op gemeenschappelijke doelen af te stemmen.
Schaalbaarheid en flexibiliteit: Naarmate bedrijven groeien en uitbreiden naar nieuwe markten, regio’s of sectoren, biedt Multi-Domain MDM de flexibiliteit om mee te groeien. Organisaties kunnen nieuwe domeinen toevoegen, extra gegevensbronnen integreren en hun systemen aanpassen aan veranderende bedrijfsbehoeften, zonder dat dit bestaande processen verstoort.
MDM-model voor meerdere domeinen
De architectuur van Multi-Domain MDM is ontworpen om gegevens uit verschillende domeinen en systemen te integreren, te beheren en te verspreiden. Deze bestaat doorgaans uit verschillende lagen en componenten:
Gegevensintegratielaag: Deze laag zorgt voor de koppeling van verschillende gegevensbronnen, waaronder bedrijfsapplicaties (ERP-, CRM- en HR-systemen), databases en externe gegevensbronnen. Deze laag zorgt voor een naadloze gegevensstroom vanuit de bronsystemen naar het MDM-platform.
Laag voor gegevenskwaliteit en -beheer: Deze laag zorgt ervoor dat de normen voor gegevenskwaliteit en het beleidsbeleid op het gebied van gegevensbeheer in alle domeinen consistent worden toegepast. De laag verzorgt de processen voor gegevensvalidatie, -opschoning, -ontdubbeling en -verrijking om gegevens van hoge kwaliteit en consistentie te waarborgen.
Stamgegevensdatabank: Het belangrijkste onderdeel van elk MDM-systeem is de stamgegevensdatabank, waarin de officiële versie van de gegevens wordt opgeslagen. Hierin worden alle stamgegevensentiteiten gecentraliseerd en is het mogelijk om versies van gegevens bij te houden, wijzigingen te volgen en records in realtime bij te werken.
Entiteitsresolutie: Entiteitsresolutie is een cruciaal proces binnen Multi-Domain MDM waarmee dubbele records in verschillende systemen worden geïdentificeerd en samengevoegd, waardoor één enkel, nauwkeurig entiteitsprofiel wordt gegarandeerd (bijvoorbeeld één enkel record voor een klant, leverancier of medewerker). Dit proces helpt inconsistenties te voorkomen en zorgt ervoor dat organisaties met de meest actuele en nauwkeurige gegevens werken.
Gegevensdistributielaag: Deze laag maakt de distributie van stamgegevens naar andere systemen binnen de organisatie mogelijk, waardoor wordt gewaarborgd dat bedrijfsapplicaties altijd toegang hebben tot de meest accurate en consistente versie van de gegevens. Hierbij kan het gaan om API’s, dataconnectoren of integratietools voor naadloze communicatie tussen systemen.
Rapportage- en analyselaag: Multi-Domain MDM wordt vaak geïntegreerd met analysetools om realtime rapportages, dashboards en business intelligence mogelijk te maken. Deze laag helpt organisaties om inzichten uit hun stamgegevens te halen en ondersteunt zo de besluitvormingsprocessen.
Conclusie
Kortom, Multi-Domain Master Data Management biedt organisaties een uniforme, efficiënte manier om diverse datasets binnen meerdere bedrijfsdomeinen te beheren. Door gegevens op één platform te consolideren, kunnen organisaties betere inzichten verkrijgen, de gegevenskwaliteit verbeteren en de besluitvorming binnen alle bedrijfsfuncties versterken. Multi-Domain MDM vereenvoudigt databeheer, verlaagt de kosten en versnelt de bedrijfsvoering, wat bedrijven uiteindelijk ten goede komt door gestroomlijnde processen, verbeterde gegevensnauwkeurigheid en een duidelijk, consistent gegevensraamwerk.
Organisaties die een Multi-Domain MDM-systeem implementeren, kunnen rekenen op een aanzienlijke verbetering van hun vermogen om gegevens in te zetten voor groei, innovatie en concurrentievoordeel, en dit alles met behoud van een sterk governancekader dat de integriteit en consistentie van de gegevens waarborgt.
