Materiaalbeheersing: het maken van gouden platen

Wat is een Golden Record?

A Gouden plaat In de context van het materiaalstambestand verwijst dit naar één enkele, gezaghebbende en nauwkeurige versie van gegevenselementen binnen een organisatie. Dit concept vormt een integraal onderdeel van Master Data Management (MDM) en heeft tot doel een uitgebreid en consistent overzicht te bieden van relevante gegevens uit verschillende systemen en databases. Een ‘golden dataset’, ook wel bekend als een ‘golden record’ of ‘single source of truth’, is de heilige graal van gouden gegevens nauwkeurigheid en consistentie. Het is in wezen één enkele, gezaghebbende informatiebron over een materiaal, die alles omvat, van de specificaties en voorraadniveaus tot prijzen, inkoopgegevens en kwaliteitsparameters.

Waarom is een Golden Record belangrijk?

In de complexe productieomgeving van vandaag zijn gegevens verspreid over verschillende systemen en afdelingen. Dit leidt tot inconsistenties, fouten en inefficiënties. Master Data Management biedt een oplossing voor deze uitdagingen door een uniform, nauwkeurig en actueel overzicht van materiaalgegevens te bieden.

Belangrijkste onderdelen van een Golden Record

Bij het samenvoegen van databasetabellen uit uiteenlopende bronnen doen zich vaak problemen voor, zoals dubbele records, onvolledige waarden en een slechte gegevenskwaliteit. Door AI aangestuurde MDM-platforms pakt deze problemen aan door duplicaten te verwijderen, ontbrekende waarden aan te vullen en de algehele gegevenskwaliteit binnen een record te verbeteren. Het wordt beschouwd als het best mogelijke record dat een organisatie kan gebruiken. Een volledig ‘Golden Record’ bevat doorgaans:

• Specificaties: Technische gegevens, afmetingen, enz.

• Aandeleninformatie: Voorraadniveaus, locaties

• Prijsgegevens: Kosten, verkoopprijs

• Gegevens over de aanbesteding: Leveranciersgegevens, levertijden

• Kwaliteitsparameters: Normen, certificeringen

• Productiegegevens: Productieprocessen, stuklijst

• Unieke identificatiecodes: Materiaalnummer, onderdeelnummer

• Classificatiegegevens: Materiaalgroep, type

• Maateenheid: Hoeveelheidseenheden

• Informatie over naleving en regelgeving: Wettelijke vereisten

• EH&S-informatie: Gegevens over milieu, gezondheid en veiligheid

Een ‘Golden Record’ aanmaken: een stapsgewijze handleiding

Het maken van een Golden Record omvat een aantal cruciale stappen:

1. Unieke identificatie: Wijs aan elk materiaal een unieke identificatiecode (materiaalnummer) toe.

2. Gegevensverzameling: Verzamel materiaalgegevens uit alle relevante systemen.

3. Gegevensconsolidatie: Voeg gegevens uit verschillende bronnen samen tot één record.

4. Gegevensopschoning: Verwijder dubbele vermeldingen, corrigeer fouten en standaardiseer de opmaak.

5. Identificatie van kenmerken: Definieer de essentiële materiaaleigenschappen.

6. Gegevensbeheer: Stel regels en procedures vast voor de gegevenskwaliteit.

7. Gegevensvalidatie: Controleer of de gegevens juist en volledig zijn.

8. Referentiesysteem: Wijs een primair systeem aan voor de Golden Record.

9. Implementatie van een MDM-tool: Gebruik een MDM-oplossing voor beheer en distributie.

10. Gegevensbeheer: Wijs rollen toe voor het doorlopende gegevensbeheer.

11. Integratie: Sluit de Golden Record aan op andere systemen.

12. Voortdurende verbetering: Evalueer en actualiseer het proces regelmatig.

De rol van opkomende technologieën

De technologie ontwikkelt zich in hoog tempo en zorgt voor ingrijpende veranderingen Beheer van de Golden Record dankzij diverse technologische ontwikkelingen. AI/ML automatiseert het opschonen, categoriseren en opsporen van afwijkingen in gegevens. Kwantumcomputers versnellen de verwerking van grote datasets, terwijl blockchain de traceerbaarheid en de onveranderbaarheid van gegevens verbetert. Edge computing maakt realtime updates vanaf IoT-apparaten mogelijk, en geavanceerde visualisatie helpt bij het begrijpen van de gegevenskwaliteit en patronen. RPA zorgt voor geautomatiseerde gegevensinvoer en -validatie, en NLG genereert gestandaardiseerde materiaalbeschrijvingen. Federated learning maakt organisatieoverschrijdende ML mogelijk zonder ruwe gegevens te delen, en verklaarbare AI zorgt voor transparante besluitvorming bij gegevensbeheer.

Voordelen van het invoeren van ‘Golden Records’

Een Golden Record biedt aanzienlijke voordelen. Door de nauwkeurigheid en consistentie van gegevens te waarborgen, draagt het bij aan betere besluitvorming, verhoogt het de operationele efficiëntie en levert het aanzienlijke kostenbesparingen op. Bovendien versterkt het de naleving van regelgeving, beperkt het risico’s en verhoogt het de klanttevredenheid. Daarnaast optimaliseert een Golden Record de toeleveringsketens, bevordert het de schaalbaarheid en maakt het effectief productlevenscyclusbeheer mogelijk, wat uiteindelijk een concurrentievoordeel oplevert.

Beste praktijken voor het aanmaken en bijhouden van het ‘golden record’

Hoewel de specifieke aanpak kan verschillen naargelang de behoeften van uw organisatie, volgen hier enkele belangrijke aanbevelingen waarmee u rekening kunt houden:

• Identificatie van de gegevensbron: Begin met het in kaart brengen van alle systemen en bronnen die gegevens over een bepaalde entiteit (bijvoorbeeld een klant, product of materiaal) leveren.

• Selectie van gegevensattributen: Bepaal de essentiële kenmerken die een entiteit definiëren. Voor een materiaalrecord kunnen dit bijvoorbeeld de naam, het adres, het identificatienummer enzovoort zijn.

• Strategieën voor het matchen en samenvoegen: Stel duidelijke regels op voor het identificeren van overeenkomende records uit verschillende bronnen. Dit kan onder meer betekenen dat er gebruik wordt gemaakt van gemeenschappelijke identificatiegegevens of dat er overeenstemmingscriteria worden vastgesteld op basis van specifieke kenmerken. Wanneer er overeenkomsten worden gevonden, moet worden bepaald hoe de gegevens moeten worden samengevoegd om het meest nauwkeurige en volledige ‘Golden Record’ te creëren. Hieronder volgen enkele veelgebruikte methoden voor het selecteren van het ‘Golden Record’:

1. De langste of kortste waarde wint: Dit is handig voor tekstuele kenmerken zoals namen of beschrijvingen, waarbij de meest gedetailleerde informatie de voorkeur geniet.

2. Winsten op basis van de hoogste of laagste waarde: Dit geldt voor numerieke gegevens zoals voorraadniveaus of prijzen, waarbij je, afhankelijk van de context, de hoogste of laagste waarde kunt kiezen.

3. De meest voorkomende winnende waarden: Dit kan nuttig zijn bij het omgaan met inconsistenties, waarbij de waarde wordt gekozen die in verschillende bronnen het vaakst voorkomt.

• Beheer van de gegevenskwaliteit: Implementeer processen om de voortdurende nauwkeurigheid en volledigheid van uw Golden Records te waarborgen. Dit kan onder meer bestaan uit het opschonen van gegevens om duplicaten en fouten te verwijderen, en uit gegevensvalidatie om de informatie te toetsen aan vastgestelde normen.

• Gegevensbeheer: Stel duidelijke rollen en verantwoordelijkheden vast voor het gegevensbeheer, zodat er altijd iemand verantwoordelijk is voor het waarborgen van de kwaliteit en integriteit van de Golden Records.

Voorbeeld:

Het aanmaken en onderhouden van het Golden Record bestaat voornamelijk uit het afstemmen en samenvoegen van records uit verschillende gegevensbronnen. Een robuust MDM-systeem voegt vergelijkbare records zoveel mogelijk automatisch samen en biedt tools waarmee een databeheerder naadloos kan bepalen wat het juiste record is. Databeheerders gebruiken hun expertise om te beoordelen wat de juiste waarden in een record zijn en om vast te stellen of een attribuut of een volledig record correct is.

Bij het verwerken van gegevens uit meerdere systemen moet, wanneer er afwijkende waarden voor vergelijkbare records voorkomen, worden bepaald welk record correct is. Om het juiste record te bepalen, moet de kwaliteit van elke gegevensset, de betrouwbaarheid van specifieke attributen en de regels voor het toekennen van prioriteit aan velden worden beoordeeld. Zo kunnen drie systemen bijvoorbeeld vergelijkbare records bevatten met uiteenlopende attribuutwaarden. Het ‘Golden Record’ kan een volledig record uit één bronsysteem zijn of een combinatie van attributen uit meerdere systemen.

In het laatste geval is de Golden Record een hybride, die een combinatie van waarden uit meerdere bronsystemen bevat. Zo kan het veld ‘naam’ bijvoorbeeld afkomstig zijn uit het derde bronsysteem, terwijl andere kenmerken uit het eerste bronsysteem komen.

Tot slot, De implementatie van Golden Records vormt een hoeksteen van succesvol Master Data Management. Verdantis, als toonaangevende leverancier van Door AI aangestuurde MDM-oplossingen, stelt organisaties in staat om nauwkeurige, consistente en waardevolle ‘Golden Records’ aan te maken en bij te houden.

Een Golden Record vormt de hoeksteen van een efficiënt en effectief materiaalbeheer. Door te investeren in het opzetten en onderhouden van een Golden Record van hoge kwaliteit kunnen productiebedrijven hun bedrijfsvoering aanzienlijk verbeteren, kosten verlagen en een concurrentievoordeel behalen.

Neem vandaag nog contact op: www.verdantis.com | [email protected]

 Auteur: Easwar Ramakrishnan