Os processos na área de Manutenção, Reparações e Operações [MRO], especialmente em grandes organizações industriais ou com elevada intensidade de produção, exigem a gestão, a geração, o tratamento e a sincronização de um volume considerável de dados em vários sistemas organizacionais.
Estes dados podem dizer respeito a peças sobressalentes, consumíveis, ativos fixos, existências, fornecedores, ordens de trabalho, listas de materiais de equipamento, etc.
Estes conjuntos de dados são normalmente geridos em sistemas ERP e, devido ao seu enorme volume, à escala de utilização e à ausência de protocolos de gestão de dados, a sua qualidade vai deteriorando-se ao longo do tempo.
Os problemas relacionados com a qualidade dos dados relativos às peças sobressalentes são, em geral, os mais comuns, seguidos dos relativos aos fornecedores de MRO e aos equipamentos.
Principais problemas relacionados com a qualidade dos dados de MRO e as suas consequências
Dados duplicados
Devido a uma má gestão dos dados e à quase ausência de normas de governação de dados relativas a peças sobressalentes, ao longo do tempo, são criados vários registos para o que é, essencialmente, a mesma peça, o mesmo fornecedor ou o mesmo equipamento.
O desafio, no entanto, reside no facto de os sistemas de dados mestres se basearem no padrão do «Registo de Referência», o que significa que cada registo criado faz referência a um produto, peça, equipamento ou fornecedor único.
A duplicação de registos faz com que o sistema de gestão de inventário MRO considere que as duas peças sobressalentes são distintas, o que leva à emissão de várias ordens de aquisição, ao excesso de stock de peças sobressalentes e, em última análise, custos mais elevados de aquisição e de inventário.
Com base numa investigação que realizámos na Verdantis sobre dados empresariais anonimizados, constatámos que os custos de aquisição podem estar inflacionados entre 20% e 35% em conjuntos de dados de MRO repletos de duplicados
Os registos de dados que são atualizados à pressa para adquirir um artigo, sem que sejam atualizadas as informações, os atributos, as especificações ou os detalhes corretos, constituem um problema bastante comum.
Trata-se de um problema grave de qualidade dos dados e é também uma das razões que agrava o problema #1 acima referido.
Por exemplo, a falta de informação específica sobre uma peça sobressalente de um fornecedor pode levar a decisões mal fundamentadas, resultando em desperdício, aquisições incorretas e, no caso de operações de manutenção críticas, pode traduzir-se diretamente em paragens de produção.
A ausência de informações essenciais, como o nome do fabricante ou o número de peça, torna mais difícil determinar se o artigo em questão está «ativo» ou «obsoleto»
Com base noutro estudo interno da Verdantis, os casos relacionados com paragens na produção e despesas não autorizadas podem ser reduzidos em até 30%, garantindo que os registos de MRO estejam em ordem e atualizados.
O bom funcionamento de um processo de MRO depende em grande medida da sincronização dos dados entre diferentes domínios de dados e até mesmo entre conjuntos de dados principais e outros módulos digitais no ERP.
Estes dados são sincronizados através de «ligações», que são, basicamente, identificadores únicos que associam um registo de dados entre diferentes conjuntos de dados.
As ligações entre a lista de materiais digital (BOM) e as peças sobressalentes estabelecem referências entre os registos de dados das peças sobressalentes e os ativos fixos
O módulo «Peças de reposição» do sistema de gestão de inventário estabelece ligações com o sistema de gestão de inventário
Os dados da avaliação da criticidade das peças sobressalentes também devem ser sincronizados no registo principal de MRO, a fim de distinguir as peças sobressalentes críticas das não críticas
Embora estejam fora do âmbito da maioria das soluções de gestão de dados de MRO, as melhores práticas também determinam que a própria natureza das peças sobressalentes deve ser classificada em peças de baixa rotatividade, de alta rotatividade, obsoletas, etc.
Esta sincronização de dados abre, assim, o caminho para soluções de gestão de inventário MRO baseadas em software dispor de todos os dados necessários para otimizar os níveis de stock de forma harmoniosa.
A gestão de dados de MRO é fundamental para garantir o tempo de atividade dos equipamentos e a eficiência operacional. Dados precisos e consistentes ajudam as equipas de manutenção a encontrar as peças certas mais rapidamente, permitem um planeamento preciso do inventário e reduzem os atrasos nas aquisições – o que, em última análise, reduz os custos e evita o tempo de inatividade.
Confie em descrições e especificações precisas das peças para minimizar o tempo de inatividade do equipamento e agilizar as reparações.
Confie em dados de MRO precisos e classificados para evitar compras duplicadas, reduzir o risco associado aos fornecedores e otimizar as decisões de aprovisionamento.
Utilize dados fiáveis de MRO para melhorar a fiabilidade dos ativos, planear a manutenção preventiva e reduzir as interrupções operacionais.
São necessários dados normalizados para gerir eficazmente os níveis de stock, evitar o excesso de stock e eliminar o stock ocioso.
Garanta a consistência em todo o sistema através da integração dos dados de MRO nas plataformas ERP, EAM e CMMS.
Aproveite dados de MRO de alta qualidade para viabilizar iniciativas de IA, análise de dados e manutenção preditiva.
Como resolver estes problemas de qualidade dos dados?
A solução para este desafio contínuo pode ser dividida em duas partes;
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Normalização dos dados existentes
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Criação de registos futuros
Isto implica uma normalização total dos dados históricos que se acumularam ao longo dos anos e a sua limpeza minuciosa, o que envolve eliminar as entradas duplicadas, enriquecer as informações necessárias, extrair atributos dos registos de dados e sincronizar as informações com outras fontes de dados.
Para além do padrão Limpeza de dados de MRO, as soluções de software também podem estabelecer ligações entre diferentes domínios e criar uma referência cruzada entre ambos.
Até agora, as empresas dependiam, em grande medida, de equipas numerosas que limpavam manualmente esses registos de dados; embora a precisão desses processos fosse, sem dúvida, aceitável, o tempo de execução de tal exercício de limpeza de registos de dados mestre era bastante elevado.
Nos últimos tempos, porém, com o surgimento de modelos de IA concebidos especificamente para este fim, a limpeza de dados de MRO é hoje muito mais precisa e pode ser realizada numa fração do tempo, graças a agentes de IA treinados com milhões de registos de fornecedores, peças sobressalentes ou equipamentos.
O vídeo abaixo mostra como o Harmonize, uma solução de software que implementa esses agentes de IA, consegue normalizar dados legados com uma precisão superior a 95%.
O vídeo abaixo detalha o processo de enriquecimento de dados da nossa solução de Harmonização de Dados:
Embora a limpeza dos dados históricos proteja a integridade dos dados de MRO relativos ao passado, há muito pouco que impeça que estes problemas de qualidade dos dados voltem a surgir.
Assim, as empresas recorrem normalmente a uma solução baseada em software que se integra com os seus sistemas ERP e com o ficheiro mestre de MRO, para evitar, desde o início, a criação de duplicados, utilizando uma combinação de modelos de IA e potentes sistemas de correspondência aproximada.
Há quem também se refira a isto como uma solução de governação de dados para MRO.
O vídeo abaixo apresenta as principais funcionalidades da nossa solução de governação de dados:
Para além dos dados mestres
Até agora, abordámos de forma geral o que é considerado como ofertas padrão na gestão de dados de MRO.
No entanto, as empresas que pretendem criar uma verdadeira vantagem competitiva com as suas estratégias de gestão de dados de MRO melhoram a qualidade dos dados através de abordagens inovadoras, bem como através da adoção de novas técnicas para esse efeito.
Atualmente, as soluções avançadas de gestão de dados de MRO podem analisar exaustivamente todos os dados existentes relativos às peças sobressalentes de MRO e determinar o «estado» de qualquer peça específica, ou seja, podem classificar uma peça sobressalente como «Obsoleta» ou «Ativa» – permitindo uma gestão mais eficaz gestão de dados de obsolescência para peças sobressalentes.
Isto é agora possível graças à utilização de agentes de IA capazes de desenvolver de forma autónoma uma compreensão contextual, acedendo a catálogos de fornecedores, sítios Web e informações provenientes de fontes abertas e proprietárias.
As soluções de IA agênica também podem analisar os dados relativos às peças e identificar peças sobressalentes alternativas, bem como os fornecedores dessas peças.
Esta gestão de peças sobressalentes é fundamental para alcançar a excelência na gestão de MRO, otimizar e analisar as despesas com MRO e integra-se numa estratégia global de aprovisionamento de MRO.
Assim que o nome do fabricante ou o número de peça das peças sobressalentes forem identificados, as melhores práticas indicam que esses dados podem ser associados a o registo de fornecedores, construindo assim uma abordagem holística sistema MDM multidomínio
Para além da avaliação do equipamento e das peças essenciais para a manutenção, reparação e revisão (MRO), da natureza das peças sobressalentes e das relações entre elas, um conjunto de dados fiável sobre MRO pode reforçar as capacidades de um software de gestão de inventário de MRO
As ferramentas de IA agênica podem simplificar e reforçar significativamente o processo de Gestão de dados das listas de materiais através da extração de dados de listas de materiais (BOM) digitais. Estas encontram-se frequentemente em formatos como ficheiros PDF de engenharia, ficheiros Excel, exportações de ERP ou desenhos CAD.
Estes documentos são difíceis de processar em grande escala devido à sua natureza não estruturada, e o tratamento manual acaba por introduzir, frequentemente, erros, atrasos e inconsistências.
As ferramentas de extração baseadas em IA conseguem ler estas listas de materiais (BOM) digitais e extrair automaticamente informações essenciais, tais como números de peça, identificações de equipamento, descrições de peças e quantidades.
Depois de extraídos, estes dados estruturados são cruzados com os registos mestre de peças sobressalentes e de equipamentos, a fim de estabelecer ligações entre as peças e as máquinas ou ativos específicos a que pertencem.
Este mapeamento automatizado elimina a ambiguidade, definindo claramente quais as peças utilizadas em cada equipamento, a sua localização na estrutura de ativos e quantas unidades são necessárias.
Ajuda a evitar a criação de registos duplicados de peças, garante a coerência entre as fontes de dados e facilita a criação de listas de materiais de manutenção precisas e completas.
Além disso, este processo de extração contribui diretamente para melhorar a precisão do inventário, otimizar as estratégias de armazenamento de peças sobressalentes e reduzir os casos de encomendas em excesso ou insuficientes.
Permite ainda a classificação das peças sobressalentes de acordo com o seu contexto de utilização na lista de materiais (BOM) — quer se trate de peças de alta rotatividade, críticas ou de baixa utilização —, o que é fundamental para definir prioridades no planeamento das aquisições e da manutenção.
Isto contribui para a harmonização dos dados, reforça a integridade dos registos-mestre de ativos e materiais e cria as bases para uma automatização e análises mais avançadas. Trata-se de um passo fundamental para permitir operações de MRO proativas e orientadas por dados.
No passado, as empresas dependiam em grande medida de uma equipa numerosa de colaboradores que corrigia manualmente os dados comprometidos nos conjuntos de dados de MRO; tal como referido anteriormente, os prazos de execução, os custos e a precisão desta abordagem estavam aquém do ideal.
O software de gestão de dados de MRO, como o que desenvolvemos na Verdantis, recorre a modelos de IA treinados para o setor para automatizar a maioria das tarefas de normalização de dados, que são depois reencaminhadas para um revisor humano para controlo de qualidade.
Eis alguns dos setores em que nos especializamos
Tipos de serviços de gestão de dados de MRO
O objetivo deste serviço consiste em garantir a «exaustividade» dos registos de dados de MRO através da recolha de informações de fontes externas, quer manualmente, quer por meio de programação, e atualizar as informações no conjunto de dados MRO.
Na Verdantis, baseamo-nos principalmente em Modelos de IA da Agentic, desenvolvidos para o setor, que enriquecem de forma autónoma os registos de dados entre os postes, os ativos fixos e os fornecedores
- No que diz respeito às peças sobressalentes de MRO, podem ser dados como o nome do fabricante, o número de peça do fabricante, os atributos da peça, as especificações, as unidades de medida e os equipamentos em que são utilizadas
- No caso de equipamento ou ativos fixos, podem ser: o fabricante do equipamento, o número de identificação do equipamento, a unidade onde é utilizado e a categoria do equipamento
- No caso dos fornecedores (ou vendedores), podem ser o nome do fabricante/distribuidor, a morada da sede, o número de identificação fiscal e outros dados semelhantes
Isto implica, principalmente, a catalogação de peças sobressalentes, embora, no caso de operações em grande escala, também seja comum a catalogação de ativos fixos e fornecedores.
Cada organização adota uma taxonomia específica para a classificação dos dados de MRO e ativos fixos; alguns dos mais conhecidos são UNSPC, NAICS, PIDEX.
Com base nas normas estabelecidas anteriormente, os registos de dados são estruturados e normalizados através do processamento de enormes volumes de dados brutos, da extração de atributos-chave, do preenchimento de valores em falta e da deduplicação da base de dados para detetar potenciais duplicados de nível 1 e nível 2.
Em alguns casos, as empresas precisam de criar registos de dados em massa, quer a partir de catálogos de fornecedores, quer a partir da lista de materiais MRO interna.
Com soluções como o Auto-Doc AI, este processo pode ser simplificado e realizado em massa com apenas alguns cliques.
A Verdantis como especialista em gestão de dados de MRO
A Verdantis é especialista em gestão de dados mestres de MRO para empresas com operações de produção que envolvem um grande número de ativos e operações de manutenção pesada.
O nosso foco em modelos de IA «Agentic» para o conjunto completo de serviços de dados de MRO ajudou-nos a resolver problemas graves relacionados com a qualidade dos dados para empresas de médio porte e de grande dimensão a nível global.
