Precisão da lista de materiais do equipamento: por que razão as peças sobressalentes sem referência podem sair-lhe a duplo preço

Uma lista de materiais de equipamento (BOM de equipamento) é a lista de peças sobressalentes que pertencem a um ativo específico: os rolamentos, vedantes, motores, correias e válvulas de que um técnico irá necessitar quando essa máquina avariar ou for reconstruída. Na maioria das fábricas, a BOM no CMMS está errada, incompleta ou em falta. O resultado é um armazém cheio de peças que o sistema não consegue associar a nenhum equipamento e um conjunto de equipamentos cujas peças sobressalentes reais existem apenas na cabeça de um planeador.

Um responsável pela manutenção e fiabilidade numa empresa de produção alimentar com várias fábricas descreveu o problema com precisão. Todos os meses, o departamento financeiro elabora um relatório das peças que se encontram em stock e que não estão associadas a nenhuma lista de materiais. A lista é enviada aos planeadores e mecânicos locais, a quem é pedido que analisem cada peça e determinem o seu destino. É um processo manual, é lento e, na maioria dos meses, a lista não diminui.

Essas peças representam um custo duplo para a fábrica. São compradas e armazenadas com um número, enquanto o mesmo componente fica na prateleira com outro número; e, quando uma máquina avaria, o técnico não consegue preparar um kit porque o sistema não sabe do que a máquina necessita.

Pontos-chave

• As listas de materiais (BOM) ficam desatualizadas por três motivos: nunca foram utilizadas na produção, o desenho do fabricante original (OEM) oculta o verdadeiro fabricante do componente e a ordem de trabalho que alterou a peça nunca atualizou o registo.
• Uma peça sem ligação à lista de materiais (BOM) não pode ser incluída num kit, não pode ser avaliada quanto à sua criticidade e é habitualmente duplicada com um segundo número de peça.
• O desenho do fabricante de equipamento original (OEM) é um ponto de partida, não a resposta. Os OEM vendem peças sobressalentes, pelo que designam um SKF 6205 como a sua própria peça ABC e omitem o nome do fabricante.
• O histórico das ordens de trabalho é onde reside a verdade, mas esta fica presa em cabeçalhos de 40 caracteres e em milhares de entradas de texto longo que ninguém lê.
• Uma peça substituída não constitui uma nova norma. Qualquer processo de lista de materiais que se atualize automaticamente a cada substituição irá corromper a lista de materiais mais rapidamente do que a corrigir.
• A reconstrução das listas de materiais (BOM) consiste numa reconciliação entre quatro fontes (desenhos, peças sobressalentes recomendadas pelo fabricante original, histórico de compras e histórico de ordens de trabalho), com um colaborador a aprovar o resultado, e é agora uma tarefa para ferramentas baseadas em IA, em vez de especialistas na matéria que leem ficheiros PDF.

Porque é que as peças sobressalentes acabam por ficar sem nenhum equipamento a que pertençam?

As peças perdem a sua ligação ao equipamento por três razões, e a maioria das fábricas apresenta as três simultaneamente: a lista de materiais (BOM) nunca foi criada, o desenho a partir do qual foram fabricadas não identificava os componentes reais ou as ordens de trabalho que alteraram o equipamento nunca atualizaram o registo. Qualquer uma destas situações dá origem a um armazém onde as peças e os ativos ficam desarticulados. Juntas, garantem que isso aconteça.

O Lista de materiais (BOM) nunca foi construído. O equipamento novo chega acompanhado de um desenho e de um manual. É suposto alguém criar o registo do equipamento, elaborar a lista de materiais (BOM) do equipamento e associar as peças sobressalentes. Numa fábrica com muito movimento, o equipamento é colocado em funcionamento, o desenho vai parar a uma gaveta e o armazém começa a adquirir peças para o mesmo com base na descrição. O fabricante com quem trabalhámos tinha fábricas adquiridas numa fusão onde isto nunca tinha acontecido: quatro locais sem um sistema de gestão de manutenção (CMMS), peças guardadas numa gaiola, sem números de peça definidos e sem visibilidade do que lá se encontrava.

A lista de materiais foi elaborada a partir de um desenho em que as peças não são visíveis. Mesmo quando a lista de materiais (BOM) do equipamento foi configurada corretamente, tal configuração baseou-se na informação fornecida pelo fabricante original (OEM). Os desenhos do OEM e as listas de peças sobressalentes recomendadas são elaborados com o objetivo de vender peças sobressalentes do OEM, pelo que identificam os componentes através do número de peça próprio do OEM e, muitas vezes, omitem completamente o nome do fabricante do componente. A secção seguinte explica por que razão isto é tão importante.

A lista de materiais estava correta uma vez e ninguém a atualizou. Cada ordem de trabalho de reparação que envolva a instalação de um rolamento diferente, um filtro diferente ou um motor diferente constitui uma alteração à lista de materiais (BOM). Em teoria, o técnico ou o responsável pelo planeamento atualiza o registo. Na prática, encerram a ordem de trabalho e passam à seguinte. Ao longo de dez anos e de alguns milhares de ordens de trabalho, a lista de materiais (BOM) descreve a máquina como se estivesse instalada, e não como está realmente.

Vale a pena aprofundar o caso da aquisição, uma vez que é muito comum. O fabricante gere várias fábricas, algumas em instalações antigas que utilizam o SAP PM, exceto uma que utiliza o MP2 e outra que não utiliza nenhum sistema. Algumas surgiram na sequência de uma aquisição e utilizavam uma ferramenta dedicada exclusivamente às compras, sem módulo de inventário. Durante os próximos três a quatro anos, enquanto tudo migra para o S/4HANA, os dados do armazém ficam dispersos por cinco sistemas e um servidor físico. Uma peça que está corretamente associada numa fábrica fica «órfã» na seguinte. Ninguém está a ser descuidado; a infraestrutura simplesmente não permite que exista uma única lista de materiais (BOM).

Qual é o custo de uma lista de materiais (BOM) incorreta?

Uma lista de materiais (BOM) imprecisa gera custos em dois aspetos: no armazém, onde o mesmo componente é adquirido e armazenado sob vários números de peça, e na linha de produção, onde uma máquina em paragem não pode ser equipada porque o sistema não sabe do que necessita. O primeiro custo reflete-se no capital de exploração. O segundo reflete-se no tempo de inatividade. A maioria das fábricas não avalia nenhum destes aspetos em relação à lista de materiais, razão pela qual o problema persiste.

Compra dupla. Quando uma peça não está associada a um equipamento, o armazém não tem como saber que já dispõe de um equivalente em stock. O profissional com quem trabalhámos descreveu isto como um resultado fiável de qualquer limpeza ao nível dos atributos: assim que se descrevem as peças corretamente, descobre-se que o mesmo rolamento foi comprado na OEM de equipamentos sob um número, de um distribuidor sob um segundo número e de um fornecedor de transmissão de energia sob um terceiro número. Três linhas de stock, três pontos de reabastecimento, três conjuntos de stock de segurança, uma peça.

Trabalho sem equipamento. Uma lista de materiais (BOM) é o que permite a um planeador preparar o material necessário para um trabalho antes da chegada da equipa. Sem uma lista de materiais, o técnico diagnostica a avaria, dirige-se ao armazém, procura pela descrição e ou encontra a peça, ou encontra algo que sirva, ou então encomenda-a. A reparação que deveria ter demorado duas horas acaba por demorar um turno, ou um dia, e a peça de substituição que foi instalada é agora aquilo que ninguém registou.

A criticidade não se pode calcular. A criticidade das peças sobressalentes deriva do equipamento que a peça protege. Uma peça sem ligação a qualquer equipamento não tem criticidade, o que significa que não lhe podem ser atribuídos valores mínimos/máximos razoáveis, não pode ser protegida como peça sobressalente crítica e não pode ser liberada como excedente. Fica numa posição intermédia, mantida indefinidamente porque ninguém consegue determinar se é ou não importante. O relatório financeiro mensal é uma lista exatamente destes itens.

Decisões tomadas com base na lista errada. O profissional resumiu a consequência prática de forma simples: se o sistema conseguir reduzir uma peça órfã a cinco ativos candidatos, em vez de mil, um planeador consegue resolver a situação em poucos minutos. Sem isso, o planeador não resolve o problema de todo, e a peça permanece sem atribuição até ser dada como perda total ou encontrada por acaso durante uma avaria.

O custo acumula-se entre as diferentes instalações. O mesmo fabricante pretende visibilidade ao nível da rede, para que uma fábrica que esteja sem uma junta possa encontrar uma noutra instalação associada antes de solicitar uma compra de emergência. Isso só funciona se ambas as fábricas associarem a junta a equipamento com a mesma descrição. As peças sem referência ficam invisíveis nessa pesquisa.

Porque é que não é possível reconstruir a lista de materiais (BOM) apenas a partir do desenho do fabricante original (OEM)?

Porque o desenho do fabricante de equipamento original (OEM) indica como o próprio OEM designa a peça, e não o que a peça realmente é. Os fabricantes de equipamento obtêm uma grande parte da sua margem de lucro com peças sobressalentes; por isso, a lista de peças de um fabricante de produtos de enchimento indicará “rolamento, peça ABC-1234” e omitirá que se trata de um SKF 6205, disponível em qualquer distribuidor de rolamentos. O profissional com quem trabalhámos referiu-se a isto como o desafio histórico da indústria alimentar: conseguir que os fabricantes de equipamento revelem quem são os seus fornecedores de componentes é “muito, muito, muito difícil”, e isso é deliberado.

Isto tem três consequências para quem tenta elaborar listas de materiais a partir de desenhos.

A lista de materiais (BOM) herda os números de peça do fabricante original (OEM). Uma lista de materiais (BOM) que inclua o código ABC-1234 está correta, mas só é útil para encomendas junto desse fabricante original (OEM). Não indica ao armazém que esse mesmo rolamento já se encontra nas prateleiras com o código do distribuidor, pelo que a fábrica volta a comprá-lo ao preço do fabricante original.

As repetições são estruturais, não acidentais. Quando a lista de materiais (BOM) de uma máquina indica o número OEM e a lista de materiais de outra máquina indica o número SKF para o mesmo rolamento, o sistema identifica duas peças. Todas as operações de limpeza ao nível dos atributos detetam estas situações. O fabricante espera encontrar o componente idêntico sob o OEM, um segundo OEM e o fornecedor de transmissão de potência, e isto antes mesmo de se ter em conta as unidades.

Algumas partes foram alteradas para o tornar dependente. Uma roda dentada que começou por ser uma peça Martin disponível no mercado recebe uma fixação exclusiva usinada, e um componente fácil de adquirir torna-se um que “só funciona se for fornecido por eles”, a um preço muitas vezes superior. O desenho técnico também não lhe dirá isto.

O desenho também contém elementos que não são peças sobressalentes. Uma estrutura do equipamento, uma proteção e uma placa de base: todas estas peças constam da lista de materiais de engenharia porque fazem parte da construção, e nenhuma delas deve, de forma alguma, ser mantida em stock. A lista de peças sobressalentes recomendadas do manual do fabricante original do equipamento, normalmente com duas páginas, é um guia mais adequado para determinar o que deve ser armazenado do que o desenho, mas também foi redigida com o objetivo de vender peças sobressalentes e apresenta o mesmo problema do «fabricante oculto».

Assim, o desenho é uma das fontes. A orientação do técnico consistia em cruzar essa informação com as peças sobressalentes recomendadas no manual, depois com o histórico de compras (onde é que comprámos isto e se a fatura indicava o verdadeiro fabricante) e, por fim, esclarecer explicitamente a ligação entre o OEM e o fabricante: O ABC-1234 corresponde ao SKF 6205. Assim que essa ligação for estabelecida, a duplicação desaparece e a lista de materiais (BOM) torna-se utilizável para o aprovisionamento, e não apenas para encomendas junto do OEM.

A outra orientação dele dizia respeito à estrutura. Tudo o que for extraído de um desenho ou de uma ficha técnica deve seguir o mesmo formato “substantivo-modificador-atributo” que o armazém já utiliza para o seu mestre de materiais, para que «não tenhamos de nos esforçar para interpretar os dados de uma forma diferente». Uma lista de materiais (BOM) com um formato diferente do mestre de materiais é uma lista que ninguém irá manter.

Porque é que não é possível reconstruir a lista de materiais (BOM) apenas com base no histórico das ordens de trabalho?

Porque a verdade sobre o que está instalado numa máquina encontra-se nas ordens de trabalho, mas está confinada a três locais aos quais a exportação padrão do CMMS não chega: o cabeçalho da ordem com 40 caracteres, o texto longo que ninguém lê e os movimentos de mercadorias que registam o que foi emitido sem indicar o motivo. O histórico das ordens de trabalho é a melhor fonte para a lista de materiais (BOM) tal como foi mantida. É também a mais difícil de extrair.

O engenheiro de fiabilidade com quem trabalhámos consultou o histórico de um enchedor. Havia milhares de ordens de trabalho associadas a ele, distribuídas por dois números de equipamento correspondentes à mesma máquina física. O campo de descrição da ordem está limitado a 40 caracteres. As confirmações eram escassas porque “alguns destes tipos não preenchiam grande coisa”. Os detalhes úteis — que peça foi substituída por qual — constavam num texto extenso que só podia ser lido clicando em cada ordem e copiando-o manualmente. A sua estimativa para fazer isso em toda a frota não era um número que estivesse disposto a revelar.

Surge uma série de três problemas específicos.

O cabeçalho contém uma omissão. “A indicação ”Substituir rolamento», em 40 caracteres, não especifica qual o rolamento, em que posição, nem se se tratava da peça da lista de materiais (BOM) ou do que quer que estivesse na prateleira. Atualmente, os responsáveis pelo planeamento resolvem esta situação exportando os dados para o Excel e gerindo os comentários nessa aplicação, o que o responsável pela manutenção do fabricante descreveu como a única forma de tirar algum proveito do sistema.

Os detalhes da notificação nem sempre chegam à ordem de trabalho. Quando um mecânico indica as peças necessárias na notificação, o facto de essas informações serem transferidas para a ordem de trabalho depende da configuração. No sistema ECC do fabricante, alguns campos não são transferidos, pelo que a informação existe, mas não se encontra onde alguém a iria procurar.

Os movimentos de mercadorias registam o consumo, e não a instalação. O registo de incidências indica que uma cortina de radiação foi imputada a uma seladora. Esta foi instalada na máquina de raios X a jusante. O movimento está correto enquanto lançamento de custos, mas está errado enquanto registo na lista de materiais. A importação de movimentos de mercadorias para uma lista de materiais sem uma verificação de validade irá associar peças ao equipamento errado, o que constitui o problema inicial.

A abordagem que funcionou consistiu em analisar as três fontes em conjunto, um equipamento de cada vez, ao longo de um histórico de três a quatro anos, e conciliá-las com a lista de materiais (BOM) existente. No caso de quatro equipamentos, essa reconciliação revelou muitos materiais específicos que tinham sido consumidos em ordens de trabalho e não constavam na lista de materiais do equipamento. A reação do engenheiro de fiabilidade foi que isto é rotina: “muitas vezes analisamos os nossos equipamentos e a lista de materiais, e esta não está associada a esse equipamento.”

Nem todos devem constar na lista de materiais (BOM). O fabricante pretendia que fossem divididos em consumíveis (cola, filtros, pequenas peças de ferragens) que são distribuídos para a obra, mas nunca armazenados como peças sobressalentes de equipamento, e em não consumíveis que devem ser revistos e adicionados. Essa divisão é uma decisão que o sistema pode propor e que um planeador deve confirmar, o que constitui o tema das duas secções seguintes.

Substituição ou nova norma? A regra de atualização da lista de materiais que a maioria dos sistemas interpreta incorretamente

Uma peça incluída numa ordem de trabalho não é automaticamente a peça que deve constar na lista de materiais (BOM). Qualquer processo que atualize a lista de materiais sempre que uma peça diferente for consumida irá corrompê-la mais rapidamente do que a negligência inicial, porque grande parte das substituições é feita por uma questão de disponibilidade, e não por preferência. A regra correta tem duas vertentes, e a pessoa responsável pelo encerramento da ordem de trabalho deve ser capaz de escolher uma delas.

O responsável pela manutenção com quem trabalhámos expôs ambos os casos com base na sua experiência.

Ramo um: substituir, manter a norma. A lista de materiais (BOM) do equipamento especifica o filtro A. O filtro A está esgotado. O técnico instala o filtro B, com a mesma forma, ajuste e função. A lista de materiais não deve ser alterada. O filtro A continua a ser o que a fábrica pretende encomendar na próxima vez. A ordem de trabalho deve registar que o filtro B foi instalado como substituto, para que o histórico seja fiel, mas a norma continua a ser o filtro A. Nas suas palavras: “Não atualizaria automaticamente apenas com base numa alteração, porque vemos muitas peças a serem substituídas por questões de disponibilidade, mas não é isso que queremos fazer a longo prazo.”

Ramo dois: atualizar, alterar a norma. A lista de materiais (BOM) especifica um rolamento montado da INA. O técnico instala um rolamento montado da Dodge com as mesmas dimensões e características, e este apresenta um melhor desempenho nesta aplicação. Agora, a fábrica pretende que a Dodge passe a ser o padrão a partir de agora. A lista de materiais (BOM) deve ser alterada, e a peça da INA deve ser retirada da mesma.

Os dois casos parecem idênticos no registo de movimentação de mercadorias. Foi emitida uma peça diferente para o equipamento. A única forma de os distinguir é perguntar a alguém que saiba, e é por isso que a atualização da lista de materiais tem de ser uma proposta sujeita a aprovação, e não uma atualização automática.

Isto também esclarece uma questão relacionada: o que fazer quando uma peça é substituída por uma quantidade diferente. Dois rolamentos em vez de um podem significar que o segundo era uma peça sobressalente utilizada por conveniência, ou que a quantidade indicada na lista de materiais estava errada. Mais uma vez, proponha, não presuma.

O projeto prático consiste num relatório comparativo. Para cada equipamento, deve apresentar a lista de materiais (BOM) tal como se encontra atualmente, comparando-a com a BOM implícita no histórico de ordens de trabalho, destacando apenas as diferenças (ninguém quer reler 176 linhas que não sofreram alterações) e indicando a ordem de trabalho que deu origem a cada uma delas. O planeador aprova as três alterações que são reais, rejeita aquela que constituiu uma substituição por motivos de disponibilidade e o sistema grava novamente a versão aprovada. A criação de versões da lista de materiais a cada alteração aprovada proporciona à fábrica um histórico da manutenção da máquina, desde a instalação até ao presente, algo que nenhum CMMS oferece de forma padrão.

Como é, na prática, uma boa reconstrução da lista de materiais (BOM) de equipamento?

Uma reconstrução da lista de materiais (BOM) que se mantenha válida consiste numa reconciliação de quatro fontes com uma única etapa de aprovação, realizada equipamento a equipamento, no mesmo formato de material que o armazém já utiliza. Qualquer fonte isolada produz uma lista de materiais que está, com toda a certeza, errada. As quatro, em conjunto, produzem uma proposta que um planeador pode aprovar em poucos minutos.

A sequência que o fabricante e nós acordámos:

• Extrair a lista de materiais (BOM) conforme construído a partir do desenho, mantendo a hierarquia multinível para que os subconjuntos sejam preservados e identificando tudo o que seja estrutural, em vez de uma peça sobressalente.
• Consulte a lista de peças sobressalentes recomendadas no manual para distinguir o que consta no desenho do que deve ser armazenado.
• Identificar os fabricantes dos componentes a partir dos números de referência dos fabricantes de equipamento original (OEM) com base no histórico de compras, nos detalhes da fatura e no registo mestre de materiais enriquecido da própria fábrica. O código ABC-1234 passa a ser SKF 6205 e as linhas de stock duplicadas são agrupadas numa única.
• Visualizar o histórico das ordens de trabalho em comparação com a lista de materiais (BOM) real, equipamento a equipamento, para identificar peças consumidas mas não incluídas na lista e peças incluídas na lista mas nunca consumidas.
• Propõe, não escrevas. Mostrar apenas as diferenças, indicar a ordem de trabalho subjacente a cada uma, separar os consumíveis dos não consumíveis e permitir que um planeador aprove, rejeite ou marque como substituto.
• Indique a versão do resultado. Cada alteração aprovada cria uma nova versão da lista de materiais (BOM) com uma data e um motivo, pelo que a fábrica dispõe de um histórico atualizado, em vez de uma única lista que é substituída.

Existem duas regras que regem todo o processo. Em primeiro lugar, cada registo extraído é apresentado no formato existente do armazém, composto por nome-modificador-atributo: primeiro a classe do componente (rolamento, motor, caixa de velocidades) e, em seguida, os atributos. O argumento do responsável pela manutenção era que, enquanto utilizador final a decidir se deve ou não armazenar algo, “preciso de saber rapidamente o que é este componente”. Em segundo lugar, a função do planeador resume-se à confirmação. Se o sistema restringir uma peça órfã a cinco candidatos, o planeador pode concluir a lista mensal. Se lhe apresentar mil, nada acontece.

Como a MRO360 reconstrói e mantém as listas de materiais (BOM) dos equipamentos

O MRO360 considera a lista de materiais (BOM) como o elemento que liga todas as outras decisões relativas ao inventário, pelo que a recria e mantém a partir das quatro fontes acima referidas, em vez de pedir à fábrica que a preencha manualmente. O trabalho que antes exigia que um especialista analisasse ficheiros PDF e que um planeador percorresse duas mil ordens de trabalho é agora executado através de extração e reconciliação nativas de IA, ficando o planeador apenas responsável pela aprovação.

• Desenho e extração manual. Carregue um desenho, uma ficha técnica ou um manual, ou indique a pasta ao MRO360, e este apresenta a lista de materiais (BOM) multinível com hierarquia, quantidades, fabricante e números de peça, na mesma estrutura de componente-classe-e-atributo que o mestre de materiais. Imagens digitalizadas e ficheiros PDF são aceitáveis; a fábrica com a qual trabalhámos tinha desenhos em papel para as linhas mais antigas e a maioria dos seus manuais em formato PDF.
• Resolução entre o OEM e o fabricante. Nos casos em que o desenho indica apenas o número de peça do fabricante original (OEM), o MRO360 recorre ao histórico de compras, aos detalhes da fatura e à descrição detalhada do material para sugerir o fabricante do componente e identificar o equivalente já em stock. As linhas de stock duplicadas para um rolamento passam a ser uma única.
• Repetição da ordem de trabalho. Os cabeçalhos das ordens de trabalho, o texto descritivo e os movimentos de mercadorias são analisados em conjunto para cada equipamento e comparados com a lista de materiais existente. As peças consumidas, mas que não constam da lista, são identificadas na ordem de trabalho em que foram utilizadas, divididas em consumíveis e não consumíveis.
• Aprovação com consideração de substitutos. Cada alteração proposta é apresentada como uma diferença em relação à lista de materiais (BOM) atual, juntamente com a ordem de trabalho de origem, e o planeador classifica-a como uma substituição, uma nova norma ou uma rejeição. Apenas as alterações aprovadas são registadas como uma nova versão da lista de materiais (BOM).
• Correspondência de peças órfãs. No caso das peças para as quais o sistema não consegue estabelecer ligação com nenhum equipamento, o MRO360 utiliza os atributos da peça, o histórico de compras e as ordens de trabalho para as quais foi emitida, a fim de propor um pequeno número de ativos aos quais provavelmente pertence, de modo que a lista mensal de “sem lista de materiais” se torna uma análise de cinco candidatos, em vez de uma pesquisa entre mil.
• Uma visão global de todos os sistemas. Uma vez que lê dados do SAP PM, de exportações de sistemas CMMS antigos e de folhas de cálculo, funciona durante uma migração para o S/4HANA e em fábricas adquiridas que ainda não estejam no mesmo sistema.

O que o sistema não faz é decidir sobre a fábrica. As decisões discricionárias — substituto versus padrão, consumível versus peça sobressalente, a que equipamento pertence uma peça órfã — continuam a caber às pessoas que conhecem o equipamento. O sistema elimina a leitura, os cliques e as pesquisas, que eram o que nos fazia perder tantas horas.

Perguntas frequentes

O que é a lista de materiais (BOM) do equipamento na manutenção? Uma lista de materiais (BOM) de equipamento é a lista de peças sobressalentes e componentes que pertencem a um equipamento específico, associada ao registo do equipamento no sistema CMMS ou EAM. É diferente da lista de materiais (BOM) de fabrico, que enumera os componentes que constituem um produto. Uma lista de materiais de manutenção permite aos planeadores preparar kits para ordens de trabalho, associar peças sobressalentes ao nível de criticidade e saber o que devem ter em stock para cada ativo.

Qual é a diferença entre uma lista de materiais (BOM) de engenharia e uma lista de materiais (BOM) de manutenção? A lista de materiais (BOM) de engenharia é a lista de componentes tal como foram fabricados pelo fabricante original (OEM), incluindo estruturas, proteções e elementos estruturais que nunca são mantidos em stock. A lista de materiais (BOM) de manutenção é o subconjunto que se utilizaria para substituir rolamentos, vedantes, correias, motores e sensores. Criar a lista de materiais (BOM) de manutenção diretamente a partir do desenho de engenharia, sem aplicar filtros, resulta numa lista repleta de itens que nunca deveriam ser considerados peças sobressalentes.

Por que razão as peças que tenho no meu armazém não estão associadas a nenhum equipamento? Normalmente, uma de três razões: a lista de materiais (BOM) do equipamento nunca foi criada, a peça foi adquirida com um número diferente do que consta na BOM (muitas vezes, um número do OEM em vez de um número do fabricante) ou a peça foi introduzida através de uma ordem de trabalho que nunca atualizou a BOM. As fábricas e instalações adquiridas que utilizam sistemas CMMS antigos tendem a apresentar as três situações.

Como posso saber a que equipamento pertence uma peça sobressalente que não está associada a nenhum equipamento? Utilize os dados de que já dispõe: histórico de compras (que fornecedor, que fatura, que centro de custos), ordem de trabalho e histórico de movimentação de mercadorias (a que equipamento foi atribuído), bem como os atributos da peça, comparando-os com os das peças associadas. Se feito manualmente, isto demora horas por peça. As ferramentas baseadas em IA podem classificar os equipamentos mais prováveis e deixar que o planeador confirme.

Porque é que os desenhos dos fabricantes de equipamento original (OEM) não indicam o número de peça real do fabricante? Porque os fabricantes de equipamento (OEM) obtêm uma grande parte da sua margem de lucro com as peças sobressalentes. Indicar um número de peça da SKF ou da Dodge no desenho permitir-lhe-ia comprar junto de um distribuidor. Por isso, o desenho indica o número próprio do fabricante (OEM). Alguns fabricantes partilham as fontes de abastecimento dos componentes; muitos não o fazem. O histórico de compras e a inspeção física são as vias habituais para identificar o verdadeiro fabricante.

O que é uma referência cruzada de números de peça OEM? Uma referência cruzada associa o número de peça do fabricante original (OEM) de um componente ao número próprio do fabricante do componente, por exemplo, a peça OEM ABC-1234 ao SKF 6205. Com a referência cruzada no mestre de materiais, o armazém pode verificar que já tem a peça em stock com outro número, adquiri-la junto de fornecedores alternativos e deixar de ter o mesmo rolamento em stock por três vezes.

A lista de materiais (BOM) deve ser atualizada automaticamente quando for utilizada uma peça diferente numa ordem de trabalho? Não. Muitas peças são substituídas porque a peça padrão estava esgotada, e não porque a fábrica pretenda alterar a peça padrão. A lista de materiais (BOM) só deve ser alterada quando a fábrica adotar deliberadamente uma nova peça. Trate cada consumo numa ordem de trabalho como uma alteração proposta que um planeador aprova, rejeita ou regista como substituição.

Como posso reconstruir as listas de materiais (BOM) dos equipamentos a partir do histórico de ordens de trabalho no SAP PM? Extraia os cabeçalhos das encomendas, o texto descritivo e os movimentos de mercadorias relativos a um equipamento de cada vez, ao longo de vários anos, e compare o que foi consumido com a lista de materiais (BOM) existente. Esteja atento a três armadilhas: a descrição da encomenda de 40 caracteres, os campos de notificação que não foram transferidos para a encomenda na sua configuração e os movimentos de mercadorias imputados ao equipamento errado. Analise as diferenças em vez de toda a lista.

Os consumíveis fazem parte da lista de materiais (BOM) do equipamento? Em geral, não. Cola, filtros, pequenas peças de ferragens e lubrificantes são fornecidos para os trabalhos, mas não são peças sobressalentes específicas para cada equipamento. Ao rever o histórico das ordens de trabalho, separe os consumíveis dos não consumíveis, para que a análise se concentre nos componentes que devem ser mantidos em stock para o ativo em questão.

De que forma a precisão da lista de materiais (BOM) do equipamento afeta a criticidade das peças sobressalentes? A criticidade é herdada do equipamento. Uma peça sem ligação a qualquer equipamento não tem criticidade, pelo que não lhe podem ser atribuídos valores mínimos/máximos corretos, nem pode ser protegida como peça sobressalente crítica, nem liberada como excedente. A definição da lista de materiais (BOM) é o pré-requisito para qualquer política de inventário baseada na criticidade.

A IA consegue criar listas de materiais (BOM) para equipamentos a partir de desenhos digitalizados e ficheiros PDF? Sim. A extração nativa de IA analisa desenhos, fichas técnicas e manuais, incluindo digitalizações, e gera uma lista de materiais (BOM) multinível com hierarquia, quantidades e números de peça. A decisão final sobre quais itens são peças sobressalentes, qual o fabricante por trás do número OEM e a que equipamento pertence uma peça órfã é proposta pelo sistema e confirmada pelo planeador. É assim que o MRO360 lida com esta situação.

Descubra quantas das suas peças não têm um local de armazenamento definido

Envie-nos o relatório mensal “peças que não constam da lista de materiais” ou um extrato do inventário, e mostrar-lhe-emos quantos desses itens são duplicados de peças que já associou, a que equipamento os restantes provavelmente pertencem e o que seria necessário para reconstruir as listas de materiais dos seus ativos mais críticos a partir dos desenhos e do histórico de ordens de trabalho de que já dispõe.

Marque uma avaliação BOM de 30 minutos. Traga o histórico de ordens de trabalho de um equipamento e o respetivo desenho; nós tratamos da reconciliação.