Wat is een personeelsstam?
Net als bij andere soorten stamgegevensdisciplines is een personeelsstam (ook wel ‘Human Resources-stamgegevens’ genoemd) een centraal beheerde database die tot doel heeft de definitieve bron van waarheid voor alle medewerkers binnen een organisatie te consolideren. De personeelsstamgegevens vervullen een belangrijke functie die de afdeling Human Resources, leidinggevende teams, functionele en afdelingshoofden helpt om snelle, nauwkeurige en op gegevens gebaseerde beslissingen te nemen.
Het beheer van personeelsstamgegevens houdt simpelweg in dat de consistentie van de personeelsgegevens uit verschillende systemen binnen de organisatie wordt gewaarborgd. Het zorgt er tevens voor dat er adequate voorzorgs- of beheersmaatregelen worden getroffen om te garanderen dat het onderhoud van deze gegevens correct verloopt, waardoor zeer nauwkeurige, op de medewerker gerichte besluitvorming mogelijk wordt.
Wat zijn de voordelen van HR-stamgegevens?
Naarmate bedrijven groeien en teams groter worden, wordt het lastig om in traditionele systemen zoals een HRMS of een spreadsheet alle medewerkers en de bijbehorende gegevens bij te houden. De schaal waarop sommige bedrijven opereren – met meer dan 10.000 medewerkers – ondermijnt de effectiviteit van de besluitvorming door het management, omdat het simpelweg onmogelijk is om vaardigheden, vereisten, expertise en prestaties van een medewerker op verzoek in kaart te brengen.
Daarom zijn ERP-systemen zoals SAP, Oracle en Infor begonnen met het aanbieden van Employee Master als uitbreiding op hun bestaande productportfolio.
Hierdoor konden bedrijven actuele en centraal beheerde gegevens van elke medewerker bijhouden om de besluitvorming op het gebied van werving, talentmanagement, projectmanagement en stakeholdermanagement te ondersteunen.
Verderop in dit artikel hebben we enkele belangrijke voordelen nader toegelicht.
Maak een afspraak voor een adviesgesprek met onze HR-expert
Vertrouwd door marktleiders wereldwijd
Gegevenselementen in een personeelsstamrecord
Naast de basisgegevens is het, om optimaal te kunnen profiteren van de voordelen van elk masterdatabeheer, van belang om een volledig overzicht te hebben van het dossier van een bepaalde medewerker. Dit overzicht moet de volledigheid, absolute betrouwbaarheid en volledige context van de medewerker waarborgen, zodat toekomstige besluitvorming op gegevens kan worden gebaseerd.
Om dit te vergemakkelijken, is het belangrijk om zoveel mogelijk velden die betrekking hebben op medewerkers aan te maken, in te vullen en te bewerken.
Persoonlijke gegevens
Hieronder vallen de basisgegevens van de werknemer waarmee hij of zij persoonlijk kan worden geïdentificeerd, waaronder naam, geboortedatum, geslacht, geboorteplaats en nationaliteit.
Volledige naam: Ter identificatie en communicatie.
Geboortedatum: Biedt ondersteuning bij het vaststellen van het recht op uitkeringen, pensioenplanning en het naleven van arbeidswetgeving met betrekking tot leeftijd.
Burgerlijke staat: Wordt gebruikt voor het vaststellen van uitkeringen in verband met ten laste komende personen.
Contactgegevens
Het gaat hierbij om de basisgegevens van de werknemer en de gegevens van zijn collega’s en familieleden die in geval van nood kunnen worden gecontacteerd.
Adres: Vereist voor belastingbevoegdheid, naleving van regelgeving en communicatie in noodsituaties.
Telefoonnummers en e-mailadressen: Voor communicatie en contact in noodsituaties.
Contactpersonen in noodgevallen: Van cruciaal belang voor crisisbeheer en de veiligheid van medewerkers.
Juridische en historische documenten
Dit omvat juridische informatie met betrekking tot het arbeidsverleden van de werknemer, waaronder informatie uit zijn eventuele strafblad, antecedentenonderzoeken waar de meeste organisaties op staan, enzovoort
Werkvergunningen/visumstatus: Van cruciaal belang voor het aansturen van internationale medewerkers en het naleven van de arbeidswetgeving.
Achtergrondonderzoeken: Zorgt ervoor dat bij de werving aan wettelijke en ethische normen wordt voldaan.
Registratie van nalevingstrainingen: Houdt de verplichte opleidingen op de werkplek bij, zoals opleidingen op het gebied van veiligheid of het voorkomen van intimidatie.
Informatie over financiën, belastingen en beloning
Eenvoudige details om ervoor te zorgen dat de teams voor salarisadministratie, compliance en financiën aan de voorschriften voldoen
Bankrekeninggegevens: Zorgt ervoor dat de salarissen tijdig en correct worden uitbetaald
Fiscale identificatienummers: Van cruciaal belang voor de naleving van de belastingwetgeving
Aftrekposten en inhoudingen: Houdt inhoudingen bij, zoals ziektekostenverzekeringspremies, pensioenbijdragen en belastinginhoudingen
Basissalaris: Wordt gebruikt voor salarisadministratie en het vergelijken van salarissen binnen de sector
Bonus-/commissiestructuur: Biedt inzicht in prestatiegerichte beloning en stimuleringsmaatregelen
Inschrijving voor secundaire arbeidsvoorwaarden: Houdt ziektekostenverzekeringen, pensioenregelingen en andere secundaire arbeidsvoorwaarden bij om de tevredenheid van medewerkers en het kostenbeheer te beoordelen
Overwerk- of ploegentoeslagen: Wordt gebruikt om personeelsbudgetten te beheren en te zorgen voor een eerlijke beloningspraktijk
Mijlpalen in mijn loopbaan
Historische loopbaangegevens van elke afzonderlijke medewerker,
Promotiegeschiedenis: Houdt de groei bij en brengt het potentieel voor leidinggevende functies in kaart.\n – Gegevens over interne mobiliteit: Houdt toezicht op overgangen tussen afdelingen of functies.
Gegevens over opvolgingsplanning: Helpt bij het identificeren van medewerkers en het voorbereiden van hen op toekomstige leidinggevende functies.
Academische kwalificaties: Opleidingsniveau, voor de functie relevante specialisaties enz.
Expertise en prestatiegegevens
Waarschijnlijk behoren de carrièremijlpalen tot de belangrijkste gegevens die in het personeelsbestand zijn opgeslagen; ze stellen afdelingshoofden en het management in staat om cruciale HR-beslissingen te nemen, zoals interne promoties, geografische detacheringen, hiërarchieën enzovoort.
Belangrijke prestatie-indicatoren (KPI's): Houdt de individuele bijdragen aan de organisatiedoelstellingen bij.
Prestatiebeoordelingen: Helpt bij promoties, salarisverhogingen en het identificeren van goed presterende medewerkers.
Vaardigheden en certificaten: Maakt het mogelijk om vaardigheidskloven te analyseren, interne functiewisselingen te bevorderen en gerichte opleidingsprogramma’s op te zetten.
Voltooide opleidingsprogramma's: Houdt de professionele ontwikkeling en de naleving van verplichte certificeringen bij.
Doelen en doelstellingen: Ondersteunt het doorlopende prestatiebeheer en de strategische afstemming.
Aanwezigheids- en verlofbeheer
Om een betere planning mogelijk te maken bij afwezigheid van sleutelfiguren, het algemene salarisbeheer en het beheer van de werkbelasting
Werktijden: Wordt gebruikt om de productiviteit en de verdeling van de werkbelasting te beoordelen.
Resterend saldo: Helpt bij het beheren van het verlofbeleid en zorgt voor voldoende personeel.
Verzuimpatronen: Maakt het mogelijk om de betrokkenheid van medewerkers en kwesties rond de balans tussen werk en privé te analyseren.
Project- en opdrachtgegevens
Nog een belangrijk gegeven dat helpt bij het vaststellen van de projectprestaties. Zo is het bijvoorbeeld twijfelachtig als er een buitensporig groot aantal senior- en juniormedewerkers is toegewezen aan projecten met een laag rendement (ROI), en dergelijke gevallen kunnen gemakkelijk aan het licht komen in een goed bijgehouden personeelsbestand.
Lopende projecten/opdrachten: Helpt bij de toewijzing van middelen en de projectplanning.
Eerdere projecten: Geeft inzicht in eerdere bijdragen en expertise.
Samenwerking binnen teams: Houdt de dynamiek binnen teams en de efficiëntie tussen afdelingen bij.
Gezondheid en veiligheid
Om organisaties in staat te stellen noodsituaties bij werknemers, zoals ziekenhuisopname, spoedeisende medische behandelingen of andere gezondheidsgerelateerde spoedgevallen, beter te beheren, houden organisaties gezondheidsdossiers bij die onder meer, maar niet uitsluitend, het volgende omvatten:
Medische geschiedenis of fitnessgegevens: Zorgt ervoor dat aan de functiespecifieke gezondheidseisen wordt voldaan (bijvoorbeeld geschiktheid voor fysiek zwaar werk).
Certificaten voor veiligheidstrainingen: Houdt bij of de veiligheidsnormen op de werkplek worden nageleefd.
Incidentrapporten: Helpt bij het beoordelen van de veiligheid op de werkplek en het verminderen van risico’s.
Bloedgroep: Specifieke bloedgroep voor het geval er bij ongevallen op of rond de werkplek dringend bloed moet worden getransfundeerd.
Dit zijn slechts enkele voorbeelden van hoe bedrijven de beschikbaarheid van informatie kunnen optimaliseren die specifiek betrekking heeft op een medewerker, een afdeling, een bedrijfsfunctie, een bedrijfsonderdeel of de prestaties van een bepaalde regio. Bedrijven in bepaalde sectoren zouden zich richten op bepaalde gegevens die hierboven niet zijn genoemd.
In de IT-dienstensector wordt bijvoorbeeld veel aandacht besteed aan de winst per medewerker of de margebijdrage van elke medewerker in de verkoop- en uitvoeringsteams. Ook kapitaalgefinancierde bedrijven met een duidelijk omschreven groeitraject zouden zich sterk richten op de margebijdrage per medewerker.
Uitdagingen bij het beheer van een HR-masterdatabase
Het implementeren van een uitgebreid en complex systeem zoals een personeelsstamgegevenssysteem brengt een aantal uitdagingen met zich mee, en een organisatie zal tijdens de opzet en implementatie met allerlei moeilijkheden te maken krijgen.
Hieronder gaan we nader in op een aantal daarvan.
Interne weerstand
Aangezien voor deze implementatie input en gegevens van de medewerkers zelf nodig zijn, kunnen medewerkers en afdelingen de implementatie van EMDM als verstorend of overbodig beschouwen. Het rendement van een dergelijk programma is bovendien onzeker en levert pas na verloop van tijd vruchten op.
Voorbeeld: HR-teams die gewend zijn aan gedecentraliseerde beheersystemen, kunnen weerstand bieden tegen de overstap naar een gecentraliseerd platform.
Gegevenssilo’s en structurele problemen
Personeelsgegevens zijn vaak versnipperd over verschillende systemen, zoals HR, salarisadministratie en IT, wat tot inconsistenties leidt. Bovendien is het heel goed mogelijk dat verschillende afdelingen gegevens in verschillende formaten of met een andere architectuur hebben opgeslagen, of erger nog, dat er tegenstrijdige informatie is opgeslagen.
Dit maakt de migratie van de gegevens naar een centrale opslagplaats behoorlijk lastig en moeilijk uit te voeren.
Voorbeeld: Een multinational kan te maken krijgen met verschillen in functietitels en afdelingsindelingen tussen verschillende systemen, wat centralisatie bemoeilijkt.
Schaalbaarheid en beveiliging
Groeiende organisaties kunnen merken dat hun EMDM-systemen niet meer toereikend zijn om de toenemende gegevensvolumes te verwerken. Bovendien, Gecentraliseerde databases worden een belangrijk doelwit voor cyberaanvallen als de beveiligingsmaatregelen ontoereikend zijn.
Voorbeeld 1: Een financiële instelling krijgt te maken met een datalek waarbij gevoelige werknemersgegevens in gevaar komen als gevolg van onvoldoende versleuteling.
Voorbeeld 2: Een start-up die internationaal uitbreidt, merkt dat zijn oorspronkelijke oplossing niet volstaat voor salarisadministratie in meerdere valuta’s en meertalige ondersteuning.
Maatwerk en branchespecifieke oplossingen
We hebben dit al eerder aangestipt: een kant-en-klare oplossing is voor geen enkel bedrijf echt een HR-masterdata-oplossing. De meeste van deze oplossingen vereisen een of andere vorm van maatwerk, afhankelijk van de branche, de eisen van de klant, het type bedrijf enzovoort, waardoor de implementatie duur kan uitvallen.
Voorbeeld: Een adviesbureau heeft behoefte aan projectspecifieke tracking die een standaard EMDM-systeem niet kan bieden zonder kostbare aanpassingen.
Gegevensbeheer en gegevensopschoning
Het is één ding om de vereisten, de architectuur en de technologiestack voor het opzetten van een personeelsstambestand vast te stellen. De kunst zit hem echter in het uitvoeren van de gegevensopschoning en het intern opbouwen van een governance-structuur die resulteert in een duidelijk gedefinieerd en betrouwbaar HR-stambestand.
Hoewel de aanpak hiervan ligt in het vaststellen van standaardprocedures (SOP’s), is het een proces dat grotendeels door mensen wordt aangestuurd. Een gebrek aan MDM-gestuurde technologieën zal leiden tot een trage implementatie, een gebrekkig beheer van het uploaden van gegevens en het aanmaken van records, of erger nog, het uploaden van verkeerde gegevens.
Technologiegedreven oplossingen voor opschoning, verrijking en gegevensbeheer zijn onmisbaar om een naadloos beheer van een HR-stambestand te waarborgen, met zo min mogelijk menselijke tussenkomst.
Oplossingen voor het beheer van HR-stamgegevens
Gezien de hierboven beschreven uitdagingen kunnen technologiegerichte oplossingen, en met name AI-gestuurde oplossingen, bedrijven aanzienlijk helpen bij het implementeren van een robuust HR-master-systeem dat de operationele capaciteiten kan stroomlijnen, besluitvormende teams meer mogelijkheden biedt en de onderneming op een solide HR-fundament kan bouwen.
Oplossingen zoals deze, waaronder die welke wij hier bij Verdantis aanbieden, vallen onder een of meer van deze drie categorieën. Bedrijven die uitblinken in HR-masterdatabeheer beschikken doorgaans over op maat gemaakte, branchespecifieke oplossingen voor al deze categorieën.
Gegevensopschoning
We hebben dit al eerder aangestipt: het opschonen van gegevens kan een moeizaam karwei zijn, en gegevens uit verschillende afdelingen kunnen tegenstrijdig en onvolledig zijn. Vaak moet er een specialist op het gebied van stamgegevens worden ingeschakeld om de gegevens uit meerdere bronnen te consolideren en te migreren naar één enkele betrouwbare bron, d.w.z., het Golden Record-personeelsstamrecord.
Oplossingen zoals deze, waaronder die welke wij hier bij Verdantis aanbieden, vallen onder een of meer van deze drie categorieën. Bedrijven die uitblinken in HR-masterdatabeheer beschikken doorgaans over op maat gemaakte, branchespecifieke oplossingen voor al deze categorieën.
Gegevensverrijking
Ontbrekende informatie vormt vaak de grootste uitdaging binnen elk MDM-gebied; volledige informatie kan worden verkregen via externe bronnen, de medewerker zelf, zijn of haar HR-partner, de leidinggevende van de medewerker of het afdelingshoofd.
Financiële gegevens, belastinginformatie en adressen kunnen doorgaans worden aangevuld met gegevens uit externe bronnen, mits bepaalde belangrijke velden al beschikbaar zijn – zoals socialezekerheidsgegevens
Gegevensbeheer en -onderhoud
Gezien de hierboven beschreven uitdagingen kunnen technologiegerichte oplossingen, en met name AI-gestuurde oplossingen, bedrijven aanzienlijk helpen bij het implementeren van een robuust HR-master-systeem dat de operationele capaciteiten kan stroomlijnen, besluitvormende teams meer mogelijkheden biedt en de onderneming op een solide HR-fundament kan bouwen.
Een oplossing voor het beheer van personeelsgegevens is doorgaans een op software gebaseerde dienst die kan worden geïntegreerd met de meest gangbare ERP-systemen, validatieregels toepast, ontbrekende gegevens automatisch aanvult, mogelijke duplicaten opspoort op het moment dat een record wordt aangemaakt en de gegevens al bij het aanmaken van het record structureert.
Bovendien zijn er in de software instellingen voor goedkeuring door gebruikers beschikbaar om een goedkeuringsmatrix te definiëren en om gegevensbeheerders aansprakelijk te stellen in het geval dat het personeelsbestand „is gecompromitteerd“
Tot slot
Een personeelsdatabase is essentieel voor een effectief beheer van personeelsgegevens. Deze maakt nauwkeurige, op gegevens gebaseerde beslissingen mogelijk door informatie te bundelen in één enkele betrouwbare bron.
Naarmate organisaties groeien, schieten traditionele systemen vaak tekort, wat leidt tot inefficiëntie en slechte besluitvorming. Een robuust personeelsregister biedt een oplossing voor deze uitdagingen door personeelsgegevens te centraliseren en aan te vullen.
Geavanceerde tools, zoals AI-gestuurde gegevensopschoning, -verrijking en -beheer, vereenvoudigen de implementatie en zorgen tegelijkertijd voor een betere gegevenskwaliteit en meer efficiëntie.
Op maat gemaakte oplossingen die zijn afgestemd op de behoeften van de sector, kunnen naadloos worden geïntegreerd met ERP-systemen. Dit zorgt voor een betrouwbaar, veilig en schaalbaar gegevensbeheer.
Verdantis biedt oplossingen op maat waarmee bedrijven hun bedrijfsvoering kunnen stroomlijnen, hun groei kunnen ondersteunen en een sterke basis op het gebied van HR kunnen leggen.
