Wat zijn productstamgegevens?
Simpel gezegd is productstamgegevens een verzameling van alle productgerelateerde kenmerken en informatie die in de stamgegevensdatabase van een bepaald ERP-systeem is opgeslagen.
Om een uniform en nauwkeurig overzicht te garanderen, speelt MDM (Master Data Management) een cruciale rol bij de gegevensintegratie door de gegevensstroom tussen verschillende systemen te stroomlijnen en zo de consistentie en betrouwbaarheid van de productinformatie te waarborgen.
Een productmaster zorgt voor een uniform overzicht van alle productgerelateerde informatie en waarborgt dat de informatie in de CRM- (Customer Relationship Management), ERP- (Enterprise Resource Planning) en PIM- (Product Information Management) systemen binnen de organisatie consistent is.
Een productstam combineert gegevens uit de artikelstam en de materiaalstam om een uitgebreid productprofiel samen te stellen. Terwijl de productstam productkenmerken en -specificaties omvat, is de artikelstamgegevens gaat dieper in op specifieke voorraadgegevens, zoals artikelnummers en voorraadniveaus, en de materiaalstamgegevens geeft een overzicht van de grondstoffen en onderdelen die bij de productie worden gebruikt.
Samen vormen deze elementen een alomvattend overzicht van product- en materiaalinformatie, waardoor wordt gewaarborgd dat de bedrijfsstamgegevens in alle relevante systemen nauwkeurig worden beheerd. Voor meer informatie over strategieën voor ERP-gegevensbeheer, zie het artikel hier.
Naarmate organisaties groeiden, ontstond er een grote hoeveelheid productgegevens verspreid over verschillende afdelingen en silo’s. Vaak leidden hiaten in diverse processen en het ontbreken van praktijken op het gebied van gegevensbeheer en -governance tot „verwatering“ of „vervuiling“ van deze productgegevens.
Zo werd de behoefte aan een centraal beheerde productstamgegevensdatabase onmiddellijk duidelijk bij toonaangevende ondernemingen wereldwijd, en begonnen grote ERP-leveranciers kant-en-klare oplossingen voor PMDM te ontwikkelen als onderdeel van hun aanbod.
Bijvoorbeeld: SAP heeft gelanceerd PMDM, een reeks functies die kunnen helpen bij productontwikkeling en veranderingsprocessen, en ook andere leveranciers die hun MDM-tools om bedrijven te helpen bij de implementatie van oplossingen voor masterdatabeheer, waarbij productmasterdata een van de datadomeinen vormen. Het maakt het mogelijk om productgerelateerde gegevens centraal te beheren en te sturen en deze gegevens te integreren in zowel interne als externe systemen
Welke velden zijn beschikbaar in een productstam?
Hier volgen enkele voorbeelden van velden die beschikbaar zijn in een productstamgegevensinstantie in een willekeurig ERP-systeem binnen een bedrijf.
Dit zijn enkele veelvoorkomende voorbeelden van productgerelateerde gegevens die doorgaans beschikbaar zijn. Deze kunnen variëren, afhankelijk van het ERP-systeem en de branche waarin het bedrijf actief is.
Waarom houden bedrijven er een bij?
Voor kleinere bedrijven met kleine teams en minder productlijnen vormt het centraal beheren van productinformatie geen grote uitdaging, aangezien de meeste teams vrij hecht samenwerken en de productinformatie op een relatief eenvoudige manier wordt opgeslagen.
Bij grote ondernemingen met een jaaromzet van meer dan $100 miljoen wordt de situatie echter aanzienlijk complexer. In dergelijke situaties wordt het beheer van gegevens verspreid over verschillende platforms – zoals CRM-systemen, ERP-systemen en externe databases – nog complexer.
Inconsistenties of discrepanties in de beschikbaarheid van gegevens kunnen belangrijke processen belemmeren en leiden tot inefficiënties in de toeleveringsketen en de marktintroductie. Cloud-gebaseerd beheer van stamgegevens (MDM) is de plek waar dergelijke kwesties worden opgelost.
Dankzij cloud-MDM-oplossingen die zijn geïntegreerd met ERP-systemen, hebben organisaties in realtime toegang tot nauwkeurige, consistente productgegevens uit één bron. CMDM op basis van Loud biedt gecentraliseerd beheer dat verschillende gegevenssilo’s samenbrengt, waardoor ondernemingen de gegevensintegriteit moeiteloos kunnen beheren, de samenwerking tussen teams kunnen verbeteren en datagestuurde beslissingen kunnen nemen.
In sectoren met een uitgebreide distributie, waar sprake is van een breed productassortiment, biedt een cloudgebaseerde PMDM-oplossing moeiteloos gegevensbeheer, met verbeterde controle over productinformatie, gestroomlijnd voorraadbeheer en optimale supply chain-processen, terwijl tegelijkertijd de kosten en risico’s worden verlaagd.
Een olie- en gasbedrijf kampte met inconsistente productinformatie voor belangrijke artikelen zoals boorvloeistoffen, pijpleidingen en chemicaliën. Zo werden de materialen voor pijpleidingen bijvoorbeeld geregistreerd met uiteenlopende kwaliteiten en specificaties, zoals API 5L klasse B en API 5L X65, in inkoop-, voorraad- en onderhoudssystemen.
Bovendien waren de chemische gegevens van het bedrijf niet meer toegankelijk en werden er verschillende viscositeitswaarden geregistreerd voor boorvloeistoffen, terwijl veiligheidsinformatiebladen (SDS) van chemische stoffen zoals Xyleen en methanol waren niet consistent. Dit leidde tot vertragingen bij de inkoop, bij de uitvoering van projecten en bij de rapportage over de naleving van regelgeving.
Het bedrijf pakte deze uitdagingen aan door een oplossing voor Product Master Data Management (PMDM) in te voeren. Hiermee werd alle productinformatie gebundeld en werden belangrijke kenmerken zoals buismaat, wanddikte, materiaalsoort en chemische samenstelling gestandaardiseerd.
Elk product kreeg een unieke productcode toegewezen en alle bijbehorende gegevens – zoals drukwaarden, viscositeitsbereiken en veiligheidsvoorschriften – werden tussen de verschillende systemen gesynchroniseerd. De PMDM-oplossing was geïntegreerd met de ERP- en inkoopsystemen, waardoor realtime updates werden geboden, dubbele invoer werd voorkomen en regels voor gegevensvalidatie werden afgedwongen.
Hierdoor boekte het bedrijf aanzienlijke verbeteringen op het gebied van de nauwkeurigheid van de inkoop, de projectplanning en de naleving van regelgeving (bijv. OSHA, EPA). Dankzij de gebundelde productgegevens kon bovendien de planning van het onderhoud aan de pijpleidingen worden verbeterd, werden veiligheidsrisico’s tot een minimum beperkt en werd gewaarborgd dat de boorvloeistoffen de vereiste viscositeit hadden voor optimale prestaties tijdens de werkzaamheden.
Uitdagingen op het gebied van productgegevensbeheer
De meeste bedrijven zijn vanwege allerlei problemen niet in staat om productgegevens in een centrale database op te slaan en te beheren, wat het belang van PMDM onderstreept. De redenen hiervoor worden hieronder nader toegelicht.
Gebrek aan standaardisatie van gegevens: Complexe organisaties die in silo’s werken, hanteren doorgaans uiteenlopende naamgevingsregels, meeteenheden en formaten voor hetzelfde product, wat de centralisatie van de gegevens behoorlijk kan bemoeilijken
Gegevensbeheer en eigendom: Elk gegevensrecord dat in het systeem wordt bijgewerkt, moet idealiter worden gecontroleerd op duplicaten, verplichte gegevensvelden en validatiesystemen, en er moet een goedkeuringsproces zijn waarbij de verantwoordelijkheid en het eigendom duidelijk zijn vastgelegd, om zo optimaal mogelijk gebruik te maken van de productmaster. – Deze processen en systemen ontbreken in bedrijven die hun productmaster niet eerder grondig hebben uitgewerkt.
Technische complexiteiten: We hebben eerder al aangegeven dat het onderhouden van gegevens in verschillende systemen om zo één samenhangend overzicht te bieden, een van de belangrijkste doelstellingen van PMDM is. De implementatie hiervan kan echter technisch complex zijn en vereist expertise op het gebied van verschillende platforms.
Problemen met schaalbaarheid: Het is relatief eenvoudig om een productmaster bij te houden voor een bedrijf met een beperkt aantal gebruiksscenario’s. Naarmate de omvang en complexiteit van de dataset echter toenemen, staat de inspanning die nodig is voor het beheer en de governance van de gegevens daar simpelweg niet in verhouding mee, wat leidt tot uitdagingen op het gebied van schaalbaarheid.
Meerdere productvarianten: Grote ondernemingen kunnen duizenden producten hebben met talloze varianten (bijvoorbeeld maat, kleur, verpakking). Het kan nogal lastig zijn om deze varianten te beheren en ervoor te zorgen dat aan elke variant de juiste gegevens zijn gekoppeld.
Maak een afspraak voor een adviesgesprek met onze Product Master Professional
Vertrouwd door marktleiders wereldwijd
Strategieën voor productstamgegevens
In principe verschilt de strategie voor het stroomlijnen van het beheer van productstamgegevens niet al te veel van een implementatiestrategie voor het beheer van generieke stamgegevens, waarbij het vooral om drie belangrijke onderdelen gaat.
Verschillende masterdataplatforms bieden kant-en-klare oplossingen voor gegevensbeheer die ook modules voor productgegevensbeheer omvatten.
Wat zijn de voordelen van een productmaster?
Wereldwijd proberen organisaties optimaal gebruik te maken van een productmaster, voornamelijk om de voordelen te realiseren die we hieronder hebben beschreven.
Supply Chain-activiteiten
Dit is zonder meer een van de meest gewilde voordelen van het bijhouden van een productmaster. Hieronder volgen enkele supply chain-processen die hiervan kunnen profiteren.
Aanbestedingsproces
Goed geleid inkoopstamgegevens waaronder materiaalstamgegevens in SAP, is van cruciaal belang voor het optimaliseren van inkoopprocessen. Hieronder volgen enkele voordelen:
Nauwkeurigheid van de inkoop: Gestandaardiseerde productgegevens zorgen ervoor dat inkoopteams de juiste artikelen bestellen, waardoor fouten en afwijkingen in inkooporders worden verminderd.
Efficiënte productie: Nauwkeurige stuklijstgegevens (BOM) zorgen ervoor dat productieruns foutloos verlopen, waardoor stilstand en materiaalverspilling tot een minimum worden beperkt.
Logistieke coördinatie: Nauwkeurige gegevens over de afmetingen en het gewicht van producten maken een optimale vrachtplanning mogelijk, waardoor transportkosten en vertragingen worden beperkt.
Voorraadbeheer
Door de juiste strategieën toe te passen voor het beheer van de voorraadstamgegevens, de activiteiten in de toeleveringsketen zijn geoptimaliseerd, wat de volgende voordelen oplevert:
- Vraagprognose: Door een duidelijk en nauwkeurig overzicht te bieden van productkenmerken, historische trends en voorraadniveaus, maakt PMDM een betere vraagprognose mogelijk, waardoor het risico op overbevoorrading of voorraadtekorten wordt verminderd.
- Optimalisatie van de veiligheidsvoorraad: Zorgt ervoor dat voorraadbuffers nauwkeurig worden berekend op basis van betrouwbare gegevens, waardoor overtollige opslagkosten tot een minimum worden beperkt en tegelijkertijd het serviceniveau op peil blijft.
- Zichtbaarheid over verschillende kanalen: Ondersteunt realtime voorraadtracering in magazijnen, distributiecentra en winkellocaties, waardoor een geoptimaliseerde toewijzing wordt mogelijk gemaakt.
Productbeheer
Levenscyclusbeheer: Zorg ervoor dat productgegevens gedurende de gehele levenscyclus van het product accuraat blijven, zodat een soepele overgang van ontwikkeling naar uitloop wordt gewaarborgd. Dit helpt teams om op één lijn te blijven wat betreft de productstatus en de volgende stappen.
Innovatie: Gebruik gedetailleerde gegevens over productprestaties en feedback van klanten om kansen voor innovatie te identificeren. Dit maakt een snelle aanpassing aan de eisen en trends van de markt mogelijk.
Samenwerking: Zorg voor afstemming tussen de teams op het gebied van productontwikkeling, marketing, verkoop en klantenservice door hen toegang te geven tot dezelfde actuele productinformatie, waardoor effectieve besluitvorming en een soepele bedrijfsvoering worden bevorderd.
Beheer van leveranciersrelaties
Hoewel deze voordelen misschien niet meteen duidelijk zijn, kan een naadloos en goed gepland PMDM-systeem, in combinatie met een actueel en betrouwbaar leveranciersbestand, de efficiëntie van de inkoop aanzienlijk verbeteren, operationele risico’s verminderen en ervoor zorgen dat uw toeleveringsketen soepel en kosteneffectief functioneert.
Er is een een aparte module voor het beheer van leveranciersstamgegevens, die een cruciale rol speelt bij het stroomlijnen van inkoopprocessen en het verbeteren van de relaties met leveranciers. Door deze module te integreren met andere systemen, kunnen organisaties profiteren van:
- Gestandaardiseerde communicatie met leveranciers: Duidelijke productspecificaties zorgen ervoor dat misverstanden of fouten tijdens inkooponderhandelingen of bij het plaatsen van bestellingen tot een minimum worden beperkt.
- Monitoring van leveranciersprestaties: Productstamgegevens kunnen worden gekoppeld aan prestatie-indicatoren van leveranciers (bijvoorbeeld doorlooptijd, defectpercentages) om de relaties met leveranciers te evalueren en te optimaliseren.
- Betere inkoopbeslissingen: Door een uniform overzicht van productspecificaties en leveranciersopties bij te houden, kunnen inkoopteams kosteneffectieve alternatieven vinden of kritieke artikelen bij twee leveranciers inkopen.
Vraagplanning
- Afstemming tussen de verschillende niveaus van de toeleveringsketen: PMDM zorgt ervoor dat alle schakels in de toeleveringsketen uitgaan van dezelfde interpretatie van productkenmerken, waardoor knelpunten worden verminderd.
- Minder fouten bij de afhandeling: Juiste productinformatie zorgt ervoor dat fouten bij de verzending tot een minimum worden beperkt, waardoor de tijdige leveringspercentages en de klanttevredenheid toenemen.
- Dynamische voorraadplanning: Ondersteunt datagestuurde beslissingen voor voorraadaanvulling op basis van realtime inzichten in verkooptrends en voorraadniveaus.
Gebruikmaken van kunstmatige intelligentie in Product Master
Net als bij de meeste organisatiebrede functies zorgt kunstmatige intelligentie voor een ingrijpende verandering binnen PMDM en op het gebied van gegevensbeheer in het algemeen. Deze verandering komt vooral tot uiting in een veel nauwkeuriger, effectiever en – het allerbelangrijkste – minder tijdrovend proces om de kwaliteit van de stamgegevens te waarborgen.
Hier volgen enkele voorbeelden van hoe machine learning-modellen nieuw leven blazen in een proces dat anders handmatig en vervelend zou zijn, om zo succes op het gebied van stamgegevens te realiseren.
Geautomatiseerde gegevensopschoning
Een getraind model, met name een model dat beschikt over historische context van branchespecifieke productgegevens, kan individuele stamgegevensrecords op de volgende drie gebieden veel beter corrigeren.
Geautomatiseerde verrijking
Inkoop-, operationele en productteams baseren zich doorgaans op stamgegevensrecords om een volledig beeld te krijgen van de context van een bepaald productrecord. Tijdens het aanmaken en bewerken van de records worden sommige belangrijke gegevens echter niet bijgewerkt als gevolg van menselijke fouten, systeemfouten of het ontbreken van informatie.
Een intelligente en goed doordachte productmasteroplossing kan nu gebruikmaken van AI-modules om informatie uit eigen bronnen, databases van derden of via webverrijking aan te vullen.
Classificatie of normalisatie van productgegevens
Een van de belangrijkste uitdagingen op het gebied van masterdatabeheer betreft ongestructureerde gegevens – dat wil zeggen gegevens die zijn opgeslagen in ongestructureerde velden zoals ‘korte beschrijving’ of ‘lange beschrijving’
Dit maakt het lastig om beslissingen op grote schaal te nemen, aangezien automatiserings- en analysesoftware doorgaans afhankelijk is van gestructureerde gegevensvelden om effectief te kunnen functioneren.
Elke degelijke productmasteroplossing kan gebruikmaken van AI-oplossingen om gegevens te analyseren en belangrijke kenmerken, maateenheden en andere essentiële informatie te extraheren, deze automatisch aan relevante velden te koppelen en ‘taken’ aan te maken die categoriemanagers moeten ‘controleren’ en ‘goedkeuren’ voordat ze in de productieversie van een masterdatabase worden geïmplementeerd.
Conclusie
Efficiënt Product Master Data Management (PMDM) is essentieel voor het verbeteren van de bedrijfsvoering, van inkoop tot voorraadbeheer.
Met de juiste productgegevens kunnen bedrijven de toeleveringsketen vereenvoudigen, operationele verspilling tot een minimum beperken en betere beslissingen nemen op het gebied van inkoop. Bovendien vormen nauwkeurige productgegevens een essentieel onderdeel van de logistiek: ze zorgen voor correcte verzendingen, minimaliseren fouten bij de afhandeling en zorgen voor een optimalisatie van de transportkosten.
Het beschikken over een goed georganiseerd PMDM-systeem zorgt niet alleen voor een verbetering van de interne bedrijfsvoering, maar ook voor een optimalisatie van de logistiek, waardoor leveringsprocessen nog soepeler en goedkoper verlopen.
Veelgestelde vragen
Wat is een voorbeeld van een productstam?
In een productstamrecord wordt alle informatie opgeslagen die betrekking heeft op één enkel product. Voorbeeld: voor een chocoladereep zijn de grondstoffen (cacao, melk, palmolie), de cacaoleveranciers, de distributeurs, de machines en de reserveonderdelen allemaal informatie-elementen die in het productstamrecord worden opgeslagen.
Hoe maak je een productstamrecord aan?
Verschillende ERP-systemen hanteren verschillende methoden voor het aanmaken of bijwerken van een productstamgegevensbestand; deze worden in hun documentatie beschreven. Hier volgen enkele veelgebruikte methoden – 1. SAP-productstamgegevens 2. Oracle-productbeheerder 3. Informatica-productmaster
Wat is het verschil tussen PIM (Product Information Management) en stamgegevens?
Een stamgegevens- of productstamgegevenswarehouse bevat uitgebreide informatie over een product, waaronder, maar niet beperkt tot, de leveranciers, de benodigde grondstoffen, verpakkingsinformatie, de benodigde apparatuur, enzovoort. PIM daarentegen heeft meer te maken met informatie op het gebied van merchandising, marketing, promoties en de distributie van producten.
Hoe worden productstamgegevens in SAP beheerd?
SAP beheert productstamgegevens via tools zoals Material Master in S/4HANA en SAP Master Data Governance (MDG). Deze tools centraliseren het aanmaken van gegevens, waarborgen de nauwkeurigheid en integreren productinformatie in verschillende modules, zoals Verkoop, Inkoop en Productie. Tot de functies behoren workflows voor goedkeuringen, het opsporen van dubbele gegevens en realtime updates. SAP ondersteunt tevens gegevensverrijking en levenscyclusbeheer, waardoor naadloze integratie met systemen van derden mogelijk wordt en consistente, hoogwaardige gegevens binnen de hele onderneming worden gewaarborgd.
Welke software of oplossingen kunnen worden gebruikt voor het beheer van de productstamgegevens?
Verschillende softwareoplossingen, waaronder Integrity© en Harmonize© van Verdantis, helpen bij het oplossen van cruciale uitdagingen op het gebied van productstamgegevens – In dit bericht worden ook de toonaangevende softwareoplossingen voor masterdatabeheer beschreven
