Met SAP MM naar uitmuntendheid in materiaalbeheer
SAP is ontworpen als een modulair ERP-systeem. Dit betekent dat bedrijven het kunnen configureren volgens hun eigen behoeften, afhankelijk van wat er in het ERP-systeem moet worden geautomatiseerd, afgedwongen, beheerd, bekeken en ingevoerd.
Modules in SAP zijn „skeletachtig“; ze volgen een overkoepelend sjabloon dat is gebaseerd op standaardvereisten die doorgaans niet worden gewijzigd.
Bijvoorbeeld: voor elk aangekocht artikel is een inkooporder nodig; zodra het artikel is aangekocht, moeten de voorraadniveaus worden bijgewerkt, enzovoort.
De MM-module is een module die gericht is op „logistiek“. Deze module is ontworpen om het beheer van „materialen“ in de gehele toeleveringsketen mogelijk te maken en de bijbehorende taken te automatiseren.
De module legt bovendien speciale nadruk op het automatiseren van taken die centraal staan in het inkoopproces, zoals inkoop, uitgavenanalyse, leveranciersconsolidatie en het minimaliseren van ongeoorloofde uitgaven en overheadkosten in verband met de voorraden.
Wat lost SAP MM op?
Het doel van SAP MM is het automatiseren van diverse administratieve en eentonige taken die noodzakelijk zijn voor naleving van regelgeving, transparantie, efficiëntie en nauwkeurigheid, en om ongewenste situaties te voorkomen, zoals bijvoorbeeld „maverick spending“.
Om dit te realiseren, is SAP MM ook geïntegreerd met andere SAP-modules, zoals SAP FI, SAP PM enz., afhankelijk van de activiteiten waarmee een organisatie zich bezighoudt.
Hier volgen enkele andere SAP-modules
Module | Volledige naam | Doel |
SAP FI | Financiële boekhouding | Balansen, winst- en verliesrekeningen en belastingen. |
SAP CO | Controle | Interne kostenregistratie en winstgevendheidsanalyse. |
SAP SD | Verkoop en distributie | Verkoop, verzending en facturering aan klanten. |
SAP PP | Productieplanning | Productieschema’s en stuklijsten (BOM). |
SAP QM | Kwaliteitsbeheer | Het controleren van goederen bij ontvangst of tijdens de productie. |
SAP PM | Onderhoud van installaties | Het onderhoud van de machines waarin de materialen worden verwerkt. |
Hier volgt een voorbeeld van het traject van ‘materialen’ (en de verspreiding daarvan over de verschillende SAP-modules):
Efficiëntie
Grotere organisaties, met hun complexe bedrijfsvoering, moeten een actuele en nauwkeurige administratie bijhouden van materiaalbewegingen, samen met diverse andere gegevens, zoals de kenmerken, kosten, leveranciers enzovoort.
Dit is een vereiste voor de teams die zich bezighouden met inkoop, voorraadbeheer, financiën, magazijn en logistiek.
SAP is van nature een bedrijfsbrede softwareoplossing. Dit betekent dat de financiële administratie, de salarisadministratie, de factuurverwerking en zelfs het productiebeheer en het onderhoud van de fabriek allemaal binnen dezelfde software worden bijgehouden en bijgewerkt.
Het onderstaande proces laat zien hoe een fysieke handeling in de echte wereld een digitale reactie in het ERP-systeem teweegbrengt, waardoor de boekhouding en de voorraad van het bedrijf altijd synchroon lopen.
Laten we de levenscyclus van het materiaal eens volgen en kijken hoe acties in de praktijk SAP in realtime bijwerken.
Fase 1 – Aanleiding (de behoefte)
Actie in de praktijk: Een veldtechnicus op de fabrieksvloer merkt op dat de voorraad „staalbouten van klasse A” bijna op is. ERP-actie: Er wordt een inkoopaanvraag (PR) aangemaakt.
Als het systeem geautomatiseerd is (met behulp van MRP), controleert SAP MM het minimumvoorraadniveau en maakt het deze inkoopaanvraag automatisch aan, zonder menselijke tussenkomst.
Fase 2 – De PO
De inkoopmanager onderhandelt met een leverancier over de prijs.
ERP-actie: De offerte wordt omgezet in een inkooporder (PO). Dit is een juridisch bindend document.
SAP controleert het „leveranciersstambestand” om te controleren of deze leverancier is goedgekeurd en controleert het „materiaalstambestand” op de juiste belastingcodes.
Fase 3: De aankomst (goederenontvangst)
Praktijksituatie: Een vrachtwagen rijdt het laadperron van het magazijn op. De magazijnmedewerker telt de dozen.
ERP-actie: De medewerker voert een goederenontvangst in (transactie: MIGO). Dit is het ‘magische moment’ in SAP MM waarop drie dingen tegelijkertijd gebeuren:
- Wijziging in de voorraad: Het voorraadgetal voor „Bolts“ wordt in het systeem verhoogd.
- Boekhoudkundige update: In de module Financiën (FI) wordt een boeking uitgevoerd om de waarde van de nieuwe activa vast te leggen.
- Verbruiksregistratie: Als de bouten voor een specifiek project bestemd waren, worden de kosten direct ten laste van het budget van dat project gebracht.
Fase 4: De factuur (factuurcontrole)
Actie in de echte wereld: De leverancier stuurt een factuur voor de bouten. ERP-actie: De medewerker van de crediteurenadministratie voert de factuur in via transactie: MIRO. SAP voert een 3-Way Match uit
- Komt de factuurprijs overeen met de prijs op de inkooporder?
- Komt de hoeveelheid op de factuur overeen met de hoeveelheid op de goederenontvangstbon?
- Als het antwoord „Ja“ is, wordt de factuur geboekt. Als het antwoord „Nee“ is, blokkeert het systeem de betaling automatisch.
Het is inmiddels duidelijk dat SAP MM niet op zichzelf staat in een ‘vacuüm’, maar nauw is geïntegreerd met andere modules om uitgebreidere automatiseringen binnen de hele organisatie mogelijk te maken, waarvoor anders personeel, tijd en een hele reeks andere middelen nodig zouden zijn.
Zelfs dan zijn nauwkeurigheid en tijdige uitvoering niet gegarandeerd, en dat is nu juist de positionering en het verkoopargument van populaire ERP-systemen zoals SAP en Oracle.
Zichtbaarheid
In grotere ondernemingen zijn een goed overzicht op hoog niveau en een ‘vogelperspectief’ van cruciaal belang om inzicht te krijgen in de kritieke ‘lekken’ in de bedrijfsvoering.
Het herstellen van gebrekkige en verouderde processen zorgt voor een extra efficiëntie die kan bijdragen aan ofwel
a) De inkomsten van de organisatie in een sneller tempo laten stijgen
b) Kostenbesparingen voor een grotere efficiëntie in alle belangrijke processen
SAP MM is in de eerste plaats gericht op het bereiken van b) het hierboven beschreven doel te realiseren door traceerbaarheid, slimme automatisering en diepgaande analyses in te voeren, zodat tijdige en doordachte beslissingen op het gebied van inkoop en magazijnbeheer kunnen worden genomen.
Voor activiteiten van deze omvang en schaal is dit alleen mogelijk via een softwaregestuurde aanpak.
Het praktijkvoorbeeld: de „kritische drukventiel”
In de olie- en gasindustrie kan één dag ongeplande stilstand op een offshoreplatform tussen de $500.000 en $1.000.000 kosten.
Omdat deze booreilanden vaak honderden mijlen uit de kust liggen, is SAP MM niet zomaar een ‘trackingtool’, maar de logistieke reddingslijn die een ramp voorkomt.
In dit kader beheert SAP MM de MRO-voorraad (Maintenance, Repair, and Operations). In tegenstelling tot grondstoffen (zoals meel voor brood) draait het bij MRO om het „draaiende houden van de boel“.
Stel je een diepwaterbooreiland in de Golf van Mexico voor. Een sensor registreert dat een hogedrukventiel trilt; het staat op het punt defect te raken.
In SAP MM is deze klep niet zomaar „onderdeel #9901”. Er is een kriticiteitsindicator (ABC/XYZ-analyse) aan gekoppeld.
In dit artikel wordt het volgende behandeld: het belang van het beheer van reserveonderdelen apart; voor het geval je er als materiaalbeheerder meer over wilt weten
a. De trigger
- Autonome technieken en software voor voorspellend onderhoud detecteren een defecte hogedrukklep op basis van trillingen, spectrometrie of warmteontwikkeling – Hiervan wordt een registratie aangemaakt in SAP PM, wat vervolgens aanleiding geeft tot een handmatige inspectie
- Na inspectie werd bevestigd dat er sprake was van een defect dat vervanging noodzakelijk maakte
b. De zichtbaarheidsketen (parallelle acties)
Hier komt de toegevoegde waarde van „Visibility“ pas echt tot zijn recht. Eén muisklik in het magazijn zorgt voor een kettingreactie die zich over de gehele wereldwijde onderneming verspreidt.
Evenement in de echte wereld | Acties in SAP MM (Logistiek) | Parallelle ERP-Digital-Twin-actie (Bestuur/Financiën) |
De behoefte: De klep werkt niet goed. | MIGO (Goederenuitgifte): De laatste reserveklep op het boorplatform wordt aan de onderhoudsploeg „toegewezen“. | SAP PM (Plant Maintenance): Een werkorder wordt automatisch bijgewerkt. SAP FI: De kosten van de klep, ten bedrage van $50.000, worden overgeboekt van „Voorraad“ naar „Bedrijfskosten“. |
De kloof: De voorraad boorinstallaties is nu nul. | MRP-run: SAP MM scant alle boorinstallaties in de buurt. Het systeem constateert dat „Boorinstallatie B” een overtollige klep heeft die de komende zes maanden niet nodig is. | Inzicht in de logistiek: In plaats van een nieuwe aan te schaffen, maakt SAP een Voorraadtransportopdracht (STO) om de klep van Rig B naar Rig A te verplaatsen. |
De noodsituatie: Er is geen voorraad in het magazijn gevonden. | Aankoopaanvraag (PR): Er wordt een nood-PR aangemaakt voor een nieuwe klep van een gecertificeerde leverancier. | Bestuur: SAP controleert de „releasestrategie“. Omdat het om een spoedgeval gaat ($), wordt de standaard goedkeuringsprocedure van drie dagen overgeslagen en wordt de mobiele telefoon van de inkoopdirecteur gebeld voor een onmiddellijke „digitale goedkeuring“. |
In de olie- en gassector lost de ‘zichtbaarheid’ die SAP MM biedt drie specifieke problemen op hoog niveau op:
1. Het probleem van „spookhamsteren“
Vóór de invoering van SAP verstopten boorplatformmanagers reserveonderdelen in „geheime voorraadjes“ om ervoor te zorgen dat ze nooit zonder zouden komen te zitten.
Toegevoegde waarde: SAP MM biedt wereldwijd inzicht. De CEO kan zien dat het bedrijf $200M aan „verborgen” kleppen heeft verspreid over 50 boorplatforms. Dankzij SAP MM kan het bedrijf deze „veiligheidsvoorraad” verminderen door te vertrouwen op het vermogen van het systeem om onderdelen snel te lokaliseren en tussen locaties te verplaatsen.
2. Beheer van gevaarlijke stoffen (HazMat)
Op booreilanden wordt gewerkt met gevaarlijke chemicaliën en onder druk staande onderdelen.
Toegevoegde waarde: Het materiaalstambestand bevat „veiligheidsinformatiebladen“ (SDS). SAP MM voorkomt daadwerkelijk dat een magazijnmedewerker „Chemische stof X“ naast „Chemische stof Y“ plaatst, omdat het systeem op de hoogte is van hun reactieve eigenschappen.
3. De controle van de „last mile“
Wanneer een klep wordt vervangen, levert de oude (de „Core“) vaak $10.000 op als schroot of voor revisie.
Toegevoegde waarde: SAP MM houdt de „retourlogistiek“ bij. Het systeem maakt een taak aan om ervoor te zorgen dat de defecte klep weer op de boot wordt geplaatst en naar het vasteland wordt teruggestuurd voor reparatie. Als de klep niet binnen 30 dagen aankomt, genereert het systeem een „financiële afwijking“.
Afhankelijk van de mate van volwassenheid en de operationele complexiteit kan een bedrijf binnen twee jaar na de implementatie van SAP MM een daling van de totale voorraadwaarde zien van 10 tot 20%.
Dit is alleen mogelijk dankzij de zichtbaarheid, traceerbaarheid, krachtige analyse en gestructureerde beheer van het materiaal gedurende de gehele levenscyclus van de orderafhandeling, wat mogelijk wordt gemaakt door SAP MM.
Het is belangrijk om op te merken dat SAP MM een breed operationeel kader biedt, maar ook zijn beperkingen kent.
Kriticiteitsanalyse en voorraadbeheer MOETEN in de juiste context plaatsvinden, en bedrijven lijden nog steeds zware verliezen als gevolg van onjuiste voorraadbeheerpraktijken en het onvermogen om de criticiteit vast te stellen.
Softwareoplossingen van derden worden doorgaans in SAP geïntegreerd om de hiaten op te vullen die SAP standaard niet oplost.
MRO360, is bijvoorbeeld de eigen softwareoplossing van Verdantis die samenwerkt met SAP MM en SAP PM om nog meer efficiëntie te realiseren in het materiaalbeheer voor bedrijven met een groot aantal activa.
Bestuur en risicobeheer
Naast efficiëntie en inzicht fungeert SAP MM als een raamwerk voor governance en risicobeheer.
Voor een bedrijf gaat het niet alleen om dingen sneller doen; het gaat erom dat dingen volgens de wet, nauwkeurig en strategisch worden uitgevoerd.
Naleving en regelgevingstrajecten + automatiseringen
Het is geen verrassing dat grote organisaties bureaucratisch zijn, en voor de meeste uitgaven van grote waarde zijn een degelijk goedkeuringstraject, standaardprocedures (SOP’s), beveiliging en toegangscontrole vereist, in overeenstemming met het beleid van de organisatie.
In ERP-systemen zoals SAP zorgen taken op het gebied van materiaalbeheer voor een onveranderbaar controlespoor, waardoor verantwoording en goed bestuur worden gewaarborgd zonder dat er ruimte is voor misstanden of het „onder het tapijt vegen“ van zaken.
Financiële integriteit en documentatie
Waarschijnlijk een van de bekendste „vangnetten“ in SAP MM. Het voorkomt dat het bedrijf geld verliest door onbedoelde te hoge betalingen of fraude.
Een leverancier stuurt een factuur voor 100 stuks à $10 per stuk, maar er zijn slechts 80 stuks geleverd, of de overeengekomen prijs was $9.
In SAP voert SAP MM, voordat de betaling wordt goedgekeurd, een drievoudige controle uit op basis van:
- De PR en de inkooporder: nauwkeurige gegevens over wat er is besteld en in welke hoeveelheden
- Ontvangst van goederen: Wat is er op basis van deze inkooporder ontvangen?
- Factuur: Wat is de exacte uitsplitsing van de kosten per ontvangen artikel?
Als er een discrepantie of afwijking is tussen een van deze drie, blokkeert het systeem de factuur automatisch voor betaling.
De submodules in SAP MM
SAP MM bestaat uit verschillende submodules, die hieronder elk uitgebreid worden besproken.
Stamgegevens
Master Data Management is een volwaardige discipline op zich en staat voor één enkel gegevensrecord voor een „object“; ontdek wat Master Data Management is.
Dit object kan een enkel record zijn dat staat voor
- Een artikel of materiaal zoals „30 mm massief staal“ of een reserveonderdeel
- Een klant of een medewerker
- Een dienst die door het bedrijf wordt vereist
- Een leverancier of verkoper
- Een vast actief of een apparaat
Beschouw stamgegevensrecords als een gedetailleerd Excel-blad met een unieke ID die elk van de bovengenoemde objecten vertegenwoordigt.
Deze gegevensrecords zijn zo ontworpen dat ze „uniek“ zijn, wat betekent dat er voor elk aangemaakt uniek object één gegevensrecord bestaat
Bijvoorbeeld:
- Elke medewerker krijgt één uniek personeelsstamrecord, met een unieke personeelscode
- Een centrifugaalpomp van het gesloten type met een buitendiameter van 250 mm, vervaardigd uit roestvrij staal 316 en met een boring van 40 mm vormt eveneens een uniek materiaalrecord; er mag geen ander stamgegevensrecord bestaan voor een materiaal met dezelfde kenmerken en specificaties. (Uitzonderingen zijn mogelijk, maar zeldzaam). Zoals men zich kan voorstellen, kan het vaststellen van de „uniciteit“ bij sommige materialen enigszins complex zijn
Stamgegevensdomeinen in SAP MM
In elke SAP-module zijn stamgegevensdomeinen aanwezig. Elk stamgegevensdomein maakt bovendien deel uit van een „unieke” module.
Dit zijn bijvoorbeeld de stamgegevensdomeinen die in SAP voorkomen
Materiaalstamgegevens vormen een van de meest cruciale stamgegevensdomeinen in SAP MM.
Het omvat alles wat door een organisatie wordt ingekocht, opgeslagen, geproduceerd, verkocht of verbruikt.
A materiaal In SAP verwijst dit niet alleen naar een fysiek artikel. Het kan ook staan voor:
- Grondstoffen (staal, chemicaliën, onderdelen)
- Halffabricaten
- Afgewerkte producten
- Reserveonderdelen
- Verbruiksartikelen (smeermiddelen, kantoorbenodigdheden, veiligheidsartikelen)
Wanneer een gebruiker een inkoopaanvraag aanmaakt, moet het systeem al het volgende weten:
- Wat wordt gevraagd
- Hoe het wordt gemeten
- Hoe het moet worden aangeschaft
- Hoe het zal worden gewaardeerd
Al deze informatie is afkomstig uit het materiaalstamrecord.
Tijdens de inkoopcyclus wordt herhaaldelijk naar het materiaalstamrecord verwezen:
- In de aankoopaanvragen, om het artikel te definiëren
- In inkooporders, om prijzen, eenheden en leveringsgegevens vast te stellen
- Tijdens de goederenontvangst, om voorraad- en hoeveelheidswijzigingen te boeken
- Bij de factuurcontrole, om hoeveelheden en bedragen te controleren
Aangezien hetzelfde materiaalstamrecord in meerdere stappen wordt gebruikt, heeft elke inconsistentie of dubbele invoer direct gevolgen voor de daaropvolgende transacties.
Daarom worden materiaalstamgegevens vaak beschreven als de basis van SAP MM.
Leveranciersstamgegevens (ook wel genoemd Leveranciersstamgegevens (in SAP) verwijst naar externe partijen bij wie de organisatie goederen of diensten inkoopt.
Een leveranciersstamrecord bevat alle informatie die nodig is om:
- Materialen of diensten aanschaffen
- Facturen verwerken
- Betalingen uitvoeren
- Voldoe aan de wettelijke en fiscale vereisten
Leveranciersstamgegevens spelen een cruciale rol bij de leveranciersselectie en de uitvoering van de inkoop.
Zodra bekend is welk materiaal of welke dienst nodig is, moet SAP de volgende vraag beantwoorden:
“Bij wie zal dit worden aangeschaft?”
Het leveranciersstamrecord geeft hierop het antwoord.
In de transactiestroom worden de stamgegevens van leveranciers gebruikt in:
Bronlijsten en informatiebestanden
Inkooporders, om de leverancier te identificeren
Goederenontvangstbonnen of dienstregistratieformulieren, ter referentie bij levering
Factuurcontrole, om leveranciersfacturen te boeken
Betalingen, via integratie met SAP FI
Omdat de leveranciersstamgegevens door MM en FI worden gedeeld, fungeren ze als een brug tussen logistiek en financiën.
Fouten of dubbele vermeldingen in de leveranciersstamgegevens hebben niet alleen gevolgen voor de inkoop, maar ook rechtstreekse gevolgen voor de boekhouding, de naleving van regelgeving en de kasstroom.
Service Master Data staat voor door de organisatie ingekochte diensten, in plaats van fysieke materialen.
In tegenstelling tot goederen, gelden voor diensten:
Kan niet in de inventaris worden opgeslagen
Worden verbruikt op het moment van uitvoering
Worden doorgaans gemeten in eenheden zoals uren, dagen of forfaitaire hoeveelheden
Voorbeelden van diensten zijn onder meer:
Onderhouds- en reparatiediensten
Adviesdiensten
Vervoers- en logistieke diensten
Installatie- en inbedrijfstellingswerkzaamheden
In SAP MM kunnen organisaties met behulp van de servicestamgegevens servicedefinities standaardiseren en hergebruiken. Dit biedt ondersteuning voor:
Aanvragen voor de aankoop van diensten
Bestelopdrachten voor diensten
Serviceformulieren, waarop de geleverde dienst wordt vastgelegd
Factuurcontrole op basis van overeengekomen diensthoeveelheden of -waarden
Service-stamgegevens zijn met name van belang wanneer:
Dezelfde dienst wordt herhaaldelijk bij verschillende leveranciers ingekocht
Voor contracten en inkooporders zijn gedetailleerde dienstspecificaties vereist
De registratie en acceptatie van diensten moeten worden gecontroleerd en geauditeerd
Door gebruik te maken van Service Master Data kunnen organisaties ervoor zorgen dat:
Consistente servicebeschrijvingen in alle inkooporders
Meer controle over de inkoop van diensten
Nauwkeurige kostenregistratie en rapportage
Niet-functionele lens:
Zodra de functionele gegevensdomeinen van SAP MM in kaart zijn gebracht, is het nuttig om de module vanuit een iets andere invalshoek te bekijken: de niet-functionele invalshoek.
Simpel gezegd richt deze lens zich op hoe betrouwbaar het systeem functioneert terwijl er elke dag honderden of duizenden van dergelijke goederenverplaatsingen plaatsvinden.
Grote organisaties zijn niet alleen geïnteresseerd in de vraag of er een inkooporder kan worden aangemaakt of voorraad kan worden ontvangen. Ze willen weten of:
- de gegevens zijn consistent tussen de teams onderling
- de cijfers komen overeen met de boekhouding
- goedkeuringen worden automatisch doorgevoerd
- en elke handeling kan tijdens een audit worden getraceerd
SAP MM is ontworpen om deze schaal aan te kunnen. Het handhaaft regels op de achtergrond, zorgt ervoor dat elke transactie een boekhoudkundig spoor achterlaat en voorkomt dat verschillende teams hun eigen, onderling niet-gesynchroniseerde versies van de werkelijkheid bijhouden.
Daarom werkt SAP MM het beste wanneer het wordt beschouwd als een organisatiebreed systeem, in plaats van als een op zichzelf staand inkoop- of magazijnsysteem.
Aankoopgegevens
Naarmate de inkoopvolumes toenemen, komen organisaties al snel tot het besef dat het herhaaldelijk onderhandelen over prijzen en het opnieuw invoeren daarvan inefficiënt en foutgevoelig is.
Hier komen de aankoopinformatierecords om de hoek kijken.
Een inkoopinformatierecord slaat de relatie tussen een materiaal en een leverancier op. Hierin worden eerder overeengekomen prijzen, levertijden en inkoopvoorwaarden vastgelegd, zodat inkopers niet telkens weer helemaal opnieuw hoeven te beginnen wanneer er een aanvraag binnenkomt.
Wanneer er een inkooporder wordt aangemaakt, stelt SAP MM deze waarden automatisch voor.
Dit zorgt ervoor dat:
- De onderhandelde prijzen worden opnieuw gebruikt
- verschillende kopers betalen niet per ongeluk verschillende tarieven
- en de inkoopbeslissingen blijven in de loop van de tijd consistent
In veel opzichten fungeren aankoopinformatiedossiers als het institutionele geheugen van het systeem voor aankoopbeslissingen.
Inkoop / Aanbesteding (MM-PUR)
Het inkoopproces in SAP MM bepaalt hoe een organisatie een behoefte omzet in een juridisch bindende verbintenis met een leverancier.
Het proces begint doorgaans met een inkoopaanvraag. Deze kan handmatig door een gebruiker worden aangemaakt of automatisch door het systeem worden gegenereerd via MRP wanneer de voorraad onder een vastgestelde drempelwaarde daalt.
Zodra de aanvraag is goedgekeurd, wordt deze omgezet in een inkooporder. In deze fase voert SAP een reeks achtergrondcontroles uit:
- Is de leverancier goedgekeurd?
- Is het materiaal correct gedefinieerd?
- Zijn de belastingen, prijzen en maateenheden correct?
Pas na deze controles wordt de inkooporder uitgegeven. Dit zorgt ervoor dat de inkoop onder controle blijft en aan de voorschriften voldoet, zelfs bij grote volumes en krappe deadlines.
Voorraadbeheer (MM-IM)
Nadat de inkooporder is verzonden, verschuift de aandacht van de inkoop naar de daadwerkelijke uitvoering.
Voorraadbeheer in SAP MM houdt bij wat er gebeurt wanneer materialen in de praktijk worden verplaatst.
Elke ontvangst, overboeking of uitgifte van voorraad wordt geregistreerd, zodat de voorraad in het systeem altijd overeenkomt met wat er daadwerkelijk op de werkvloer of in het magazijn aanwezig is.
Deze gegevens worden niet alleen door magazijnmedewerkers gebruikt.
Productieplanners, financiële teams en onderhoudsploegen baseren zich allemaal op dezelfde informatie om beslissingen te nemen.
Voorraadwaardering (MM-IV / MM-VAL)
Terwijl voorraadbeheer zich richt op hoeveel Als er voorraad is, richt de voorraadwaardering zich op hoeveel dat aandeel waard is.
Telkens wanneer er goederen worden ontvangen of uitgegeven, werkt SAP de financiële waarde van de voorraad automatisch bij. Deze boekingen worden rechtstreeks doorgegeven aan SAP FI, waardoor de voorraadwaarden op de balans altijd in overeenstemming zijn met de fysieke voorraad.
Of een organisatie nu de standaardprijs of de voortschrijdend gemiddelde prijs hanteert, SAP MM zorgt ervoor dat:
- De voorraadwaarden worden in realtime bijgewerkt
- prijsverschillen worden op transparante wijze vastgelegd
- en de financiële verslagen blijven correct
Beperkingen van SAP MM [met oplossingen]
Vraagprognoses en voorraadoptimalisatie
SAP MM registreert de voorraadniveaus, en in de bijbehorende stamgegevens worden ook de details van de aangeschafte en opgeslagen materialen vastgelegd.
Het wordt alom aangeprezen als een uitstekend systeem voor financiële boekhouding, maar tegelijkertijd kent het duidelijke functionele beperkingen waar de meeste bedrijven uiteindelijk tegenaan lopen.
SAP MM maakt gebruik van de basisprincipes van „op verbruik gebaseerde planning“ (bijvoorbeeld het herbestelpunt).
Het heeft moeite met complexe factoren zoals seizoensinvloeden, „schommelingen” in de vraag of externe marktsignalen zoals het weer of maatschappelijke trends
Het probleem hier is dat gemiddelden gevaarlijk zijn. Als je in januari 0 verkoopt en in februari 200, is het gemiddelde 100 – maar als je slechts 100 op voorraad hebt, loop je in februari de helft van je omzet mis en betaal je in januari voor schapruimte.
Hulpmiddelen zoals ToolsGroup of Slimstock Maak gebruik van probabilistische modellering.
In plaats van één getal berekenen ze een reeks mogelijkheden (een waarschijnlijkheidscurve). Ze vragen zich af: „Wat is de 95%-waarschijnlijkheid van de vraag?” en stellen de voorraadniveaus zo vast dat ze dat specifieke risico dekken, en niet alleen een gemiddelde over een bepaalde periode.
Dit is een veelvoorkomend probleem, ongeacht de „categorie” van de materialen.
Voor MRO-materialen
Bedrijven met een groot aantal activa hebben te maken met extra uitdagingen op het gebied van voorraadbeheer, met name wat betreft het beheer van reserveonderdelen en verbruiksartikelen (MRO-producten).
Voorraadbeheer van reserveonderdelen, ook wel MRO genoemd (zoals in dit artikel wordt uitgelegd), is van cruciaal belang om voorraadtekorten en productiestilstand te voorkomen. Lees meer over MRO.
Bedrijven geven veel geld uit aan opslag en het aanhouden van een enorme hoeveelheid reserveonderdelen en verbruiksartikelen voor het beheer van bedrijfsmiddelen en het onderhoud van apparatuur.
Aan de andere kant komt het ook regelmatig voor dat hele productie-eenheden volledig tot STILSTAND komen, simpelweg vanwege een „tekort aan materiaal“
Het is dus van cruciaal belang om inzicht te hebben in de „CRITICALITY“, de „verbruikspatronen“ en de verwachte potentiële vraag naar een reserveonderdeel om voorraadoptimalisatie voor MRO-producten, zodat de kans op „materiële voorraadtekorten“ wordt uitgesloten en de voorraadniveaus niet buitensporig hoog zijn.
De kriticiteitsanalyse in SAP MM is zeer rudimentair en volgt een standaard ABC-analyse, zonder rekening te houden met diverse factoren zoals
- In welke apparatuur wordt het reserveonderdeel gebruikt?
- Hoe belangrijk is die apparatuur voor de productielijn?
- Hoe cruciaal is het reserveonderdeel voor de verschillende vaste activa waarin het wordt gebruikt?
- Sectorspecifieke kritikaliteitsparameters
- Levertijd van de leverancier
- Kan een fabriek in de buurt aan deze eis voldoen?
Zonder rekening te houden met deze aspecten zal een echte kritikaliteitsanalyse onnauwkeurig zijn.
Softwaresystemen zoals MRO360 zijn een oplossing voor voorraadbeheer, met name gericht op het beheer van reserveonderdelen, en dan vooral op voorraad- en magazijnbeheer.
De software is ontwikkeld door ons eigen team hier bij Verdantis, in nauwe samenwerking met onze klanten die herhaaldelijk te maken hebben met voorraadtekorten en te grote voorraden.
MRO360 fungeert als een laag bovenop SAP MM en SAP PM.
Beperkt inzicht in materiaalbewegingen
Hoewel SAP MM is ontworpen ten behoeve van logistieke en supply chain-teams, is het in wezen ontwikkeld als een systeem voor boekhouding en interne controle en kan het niet alle vraagstukken op het gebied van logistiek en tracking oplossen.
In SAP-materiaalbeheer (MM) is het gebrek aan inzicht in materiaalbewegingen doorgaans geen tekortkoming van de software zelf, maar eerder een „functionele blinde vlek” die ontstaat wanneer de digitale registratie in SAP achterloopt op de fysieke realiteit in het magazijn.
Zie het als een ‘datamist’ – De materialen worden bijvoorbeeld over de vloer verplaatst, maar omdat ze nog niet in SAP zijn ‘geboekt’, denkt het systeem nog steeds dat ze in het oorspronkelijke magazijnvak liggen.
Codes voor materiaalbewegingen
De module bevat een aantal voorzieningen om de materialen effectief te kunnen volgen.
Om inzicht te krijgen in de aard van de goederenbewegingen en om de verschillende soorten goederenbewegingen te kunnen volgen, wordt aan de gegevensrecords een driecijferige code toegekend om vast te stellen in welke fase van de toeleveringsketen ze zich bevinden.
De eerste cijfers in de codes zelf geven doorgaans een „bewegingstype“ aan
Serie | Categorie | Beschrijving |
1xx | Goederenontvangst | Materialen in het systeem invoeren (bijvoorbeeld van een leverancier). |
2xx | Goederenuitgifte | Materialen uit het magazijn halen (bijvoorbeeld voor de productie). |
3xx | Overboekingsboeking | Voorraad verplaatsen tussen locaties, fabrieken of statustypen. |
5xx | Aanpassingen | Ontvangstbewijzen zonder inkooporder of voorraadaanvullingen. |
7xx | Fysieke inventarisatie | Wordt gebruikt om de voorraad aan te passen na een handmatige telling. |
Hoe de codes zijn opgebouwd en hoe ze doorgaans worden gebruikt, wordt het best uitgelegd in deze video.
Zowel functioneel als technisch gezien is SAP MM perfect; er zijn voorzieningen ingebouwd waarmee het systeem kan worden geïnformeerd dat een onderdeel is verplaatst.
Als het record wordt aangemaakt, registreert SAP deze wijziging; als het record niet wordt aangemaakt, kan SAP op geen enkele manier van deze wijziging op de hoogte zijn.
Maar het ontwerp van SAP werkt deze tekortkomingen in het beheer juist in de hand, en dat geldt des te meer in omgevingen met veel activa.
Zo werkt het:
1. Verouderde UI/UX – De eerste versie van SAP MM werd oorspronkelijk in de jaren negentig uitgebracht; sindsdien heeft de module verschillende wijzigingen ondergaan en zijn er diverse geavanceerde functies toegevoegd.
De gebruikerservaring en de intuïtiviteit zijn echter niet veel veranderd. De software was oorspronkelijk ontworpen voor administratief medewerkers die in de jaren negentig achter hun bureau zaten, en NIET voor een technicus op de fabrieksvloer die mijlenver van een computer verwijderd zit.
2. Beweging „Black Box“
SAP MM toont van nature geen „voorraad in beweging“. Het toont „voorraad in opslaglocatie A“ of „voorraad in opslaglocatie B“.
De „verplaatsing” is slechts een kortstondige transactie. Als een onderdeel drie dagen op een vrachtwagen ligt, zijn er vaak aangepaste rapporten of specifieke T-codes (zoals MB5T) nodig om het te kunnen zien
3. Complexiteit van stamgegevens
In combinatie met bewegingscodes: als de categorisering en de „dataklaarheid“ van de materialen zelf te wensen overlaten, loopt het hele proces spaak, waardoor de zichtbaarheid van de materialen nog verder wordt beperkt.
Om inzicht te krijgen, moeten uw „functionele locaties” en „opslaglocaties” perfect met elkaar overeenkomen. Het instellen hiervan in SAP is zo complex dat veel bedrijven „snelkoppelingen” gebruiken, wat juist leidt tot de problemen met het inzicht die we hebben besproken.
In het volgende hoofdstuk zullen we uitgebreid ingaan op de kwaliteit van stamgegevens als uitdaging.
Oplossingen voor beperkt inzicht in materiaalbewegingen
1. De granulariteit tijdens het transport
Wanneer u voorraad verplaatst tussen twee ver uit elkaar liggende vestigingen (bijvoorbeeld van een centraal magazijn naar een afgelegen locatie), maakt SAP MM gebruik van „Voorraad in transit“ (beweging 303/305).
De systemische storing: SAP MM weet dat de voorraad zich „ergens“ tussen punt A en punt B bevindt, maar het systeem beschikt niet over ingebouwde GPS- of telematica-integratie. Voor SAP ziet een vrachtwagen die 5 mijl verderop pech heeft gehad er precies hetzelfde uit als een vrachtwagen die het terrein nog niet heeft verlaten.
De oplossing
Beide FourKites en Project44 een oplossing voor deze uitdaging bieden en kunnen naadloos worden geïntegreerd met SAP MM door de SAP-gegevens over „voorraad onderweg“ te combineren met realtime GPS-tracking.
Hiermee wordt de „systemische blindheid“ opgelost die ontstaat doordat men niet precies weet wanneer een voor de bedrijfsvoering essentieel onderdeel zal aankomen.
2. Interface-specifieke wrijving
SAP MM is ontworpen voor het tijdperk van „bureau en toetsenbord“. De transactiecodes (MIGO, MB51) zijn complex en vereisen een grondige opleiding.
De systemische storing: Het uitvoeren van taken in SAP MM brengt doorgaans een hoge ‘cognitieve belasting’ met zich mee en leidt tot ‘invoermoeheid’. Als een buitendienstmedewerker 15 minuten terug moet lopen naar een terminal om een onderdelenverplaatsing van 2 minuten in te voeren, zal hij zijn werk vanzelf in batches uitvoeren of het gewoon overslaan.
De oplossing: Moderne apps van derden (of SAP Fiori, tot op zekere hoogte) de gebruikersinterface vereenvoudigen tot handelingen met „één muisklik”. Door ervoor te zorgen dat de digitale taak evenveel inspanning vergt als de fysieke taak, neemt het systeem de prikkel weg om de controleprocedures te omzeilen.
3. De „offline“-blinde vlek
Dit geldt met name voor sectoren buiten de verwerkende industrie, zoals de olie-, gas- en energiesector, de mijnbouw en de nutsbedrijven, waar toegang tot betrouwbaar internet vrijwel onmogelijk is.
De systemische storing: Het standaard SAP MM-systeem is een „thin client“-systeem; er is een permanente verbinding met de server nodig om een mutatie te boeken. Als een technicus een cruciaal reserveonderdeel verplaatst terwijl hij zich in een „dead zone“ bevindt, kan hij dit op dat moment niet in SAP registreren.
De oplossing van een derde partij: Software zoals Innovapptive of Sigga biedt „Offline-First“-mogelijkheden.
Hiermee kan de buitendienstmedewerker de verplaatsing scannen en opslaan in een lokale database op zijn apparaat. Zodra het apparaat een signaal ontvangt, wordt de data gesynchroniseerd. Hierdoor valt het ‘administratieve’ excuus weg: ‘Ik had geen bereik, dus ben ik vergeten het later te registreren.’
Problemen met de kwaliteit van stamgegevens
"Stamgegevens" vormen de ruggengraat van elke SAP-module. Dit geldt met name voor de MM-module.
Het aanmaken van het materiaal is de allereerste stap voordat ook maar één van de submodules kan beginnen met het uitvoeren van zijn bewerkingen.
Zoals eerder besproken, zijn er in SAP (net als in de meeste ERP-systemen) verschillende stamgegevensdomeinen. Ter herhaling volgen hier de belangrijkste stamgegevensdomeinen in MM
- Materiaalstamgegevens
- Stamgegevens leveranciers (verkopers)
- Service-stamgegevens
Om precies dezelfde redenen als hierboven beschreven onder „Materiaalzichtbaarheid” zijn er structurele uitdagingen bij het aanmaken en beheren van stamgegevensrecords in MM.
Een echte aanrader: Deze bron behandelt de basisbegrippen van wat een materiaalstam is, de uitdagingen en de oplossingen daarvoor.
Een verouderde gebruikersinterface, een gebrek aan automatisering, starre SAP-structuren, het ontbreken van Agentic AI-functies en een slecht geconfigureerde workflow voor materiaalgegevensbeheer leiden steevast tot een hele reeks Uitdagingen op het gebied van de kwaliteit van stamgegevens in SAP MM.
Uitdagingen met stamgegevens in SAP MM
De gevolgen van slechte kwaliteit van stamgegevens blijven zelden beperkt tot één enkele transactie of één team. Aangezien SAP MM zich op het snijvlak van inkoop, voorraadbeheer en financiën bevindt, hebben zelfs kleine onnauwkeurigheden in de stamgegevens vaak een domino-effect op verschillende processen.
Na verloop van tijd krijgen organisaties te maken met terugkerende operationele en financiële problemen die vrijwel altijd terug te voeren zijn op de manier waarop stamgegevens worden aangemaakt, bijgehouden en beheerd.
Hieronder volgen enkele van de meest voorkomende uitdagingen.
Het ontbreken van een wereldwijde, algemeen aanvaarde taxonomie:
In de meeste organisaties verloopt het opstellen van documenten gedecentraliseerd. Verschillende teams, verschillende vestigingen, verschillende prioriteiten.
Zelfs als hetzelfde artikel al in SAP bestaat, wordt het vaak niet gevonden. Niet omdat SAP het niet kan opslaan, maar omdat het dat niet kan het herkennen.
– Eén fabriek produceert een bout met de benaming „Stalen bout – Klasse A”.
– Een ander noemt het „Bolt, Steel, A-Grade.”
– Een derde verkort het tot „STL BLT A.“
Fysiek is er niets veranderd. Op systeemniveau beschouwt SAP deze nu echter als drie verschillende materialen.
SAP doet precies waarvoor het is ontworpen. Het interpreteert tekst, beschrijvingen en classificatiecodes letterlijk. Als deze niet overeenkomen, gaat het systeem ervan uit dat ze verschillend zijn.
Het effect is direct merkbaar
- De voorraad is verdeeld over meerdere materiaalnummers.
- Er worden inkoopaanvragen ingediend voor artikelen die al in voorraad zijn.
- De inkoopafdeling onderhandelt over prijzen zonder te beseffen dat de volumes versnipperd zijn.
- De waardering van de voorraad raakt verstoord.
Dit wordt bevestigd door gegevens uit de sector. Uit onderzoek blijkt dat 20-30% van de leveranciers- en materiaalstamgegevens in SAP-omgevingen dubbel voorkomen, wat directe gevolgen heeft voor de bedrijfsvoering en de inkoopeffectiviteit (Bron: IJFMR).
Dit is geen systeemfout. SAP creëert geen dubbele records; dit wordt veroorzaakt door inconsistente invoer door gebruikers. De hoofdoorzaak is het ontbreken van een gemeenschappelijke, gestandaardiseerde terminologie voor materialen.
De hoofdoorzaak is het ontbreken van een gemeenschappelijke terminologie voor materialen. De oplossing ligt niet in meer opleiding of strengere controles, maar in standaardisatie.
De oplossing ligt in standaardisatie, niet in strengere handhaving. Gestandaardiseerde kaders voor materiaalgegevens, zoals Taxonomie van MRO-materiaal Leg voor onderhoudsartikelen of gestructureerde taxonomieën voor grondstoffen en eindproducten vast hoe materialen moeten worden benoemd, beschreven en ingedeeld voordat ze in SAP worden ingevoerd.
Zodra naamgevingsconventies, classificatieregels en verplichte kenmerken worden toegepast, is het aanmaken van materiaal niet langer een subjectieve aangelegenheid.
Pas dan gaat SAP zich gedragen als één enkel systeem, in plaats van als een verzameling lokale interpretaties.
Onvolledige gegevensrecords en ontbrekende informatie
Zowel functioneel als technisch gezien biedt SAP de mogelijkheid om zeer uitgebreide stamgegevens te beheren.
In de praktijk worden de meeste records aangemaakt met het strikt noodzakelijke minimum om “de foutmelding omzeilen.”
Als er een materiaalrecord bestaat, gaat SAP ervan uit dat deze volledig is. Als de gegevens nooit zijn ingevoerd, kan SAP onmogelijk weten wat er zou moeten hebben geweten.
Hier gaat het mis.
Een pomp kan weliswaar in SAP voorkomen, maar zonder drukklasse, MOC, afmetingen of OEM-referentie. SAP herkent het als een geldig materiaal.
Het bedrijf ziet er een die onbruikbaar is.
SAP MM dwingt dit niet af contextuele volledigheid. Het dwingt af technische volledigheid.
Zolang de verplichte velden voor dat materiaaltype zijn ingevuld, is het systeem tevreden, zelfs als het record operationeel gezien geen nut heeft.
In omgevingen met veel bedrijfsmiddelen leidt dit ertoe dat technici gissingen moeten doen, inkopers productbeschrijvingen moeten aanpassen en ingenieurs SAP helemaal links laten liggen.
SAP heeft niet gefaald. Het beleid rond wat ‘volledig’ eigenlijk betekent deed.
Dubbele en ontbrekende informatie
Dubbele gegevens in SAP MM ontstaan zelden uit luiheid. Meestal is een mislukte zoekopdracht de oorzaak.
Als een gebruiker een bestaand materiaal niet met zekerheid kan vinden – omdat de beschrijvingen vaag zijn, afkortingen verschillen of kenmerken ontbreken – gaat hij ervan uit dat het niet bestaat.
Dus maken ze er een nieuwe.
Nu heb je twee records:
Een met een goede beschrijving, maar zonder classificatie
Nog een met classificatie, maar zonder technische details
Op zichzelf onvolledig. Samen vernietigend.
Het zoeken in SAP MM hangt in grote mate af van hoe goed het oorspronkelijke record is beschreven. Slechte beschrijvingen en inconsistente naamgeving maken het principe van ‘eerst zoeken, dan aanmaken’ in de praktijk onhaalbaar.
Het resultaat is voorspelbaar:
- Dubbele inkooporders
- Gesplitste voorraad
- Verschillende prijzen voor hetzelfde artikel
Zodra het vertrouwen in de SAP-zoekfunctie verdwenen is, geven gebruikers het op. Dubbel werk wordt dan de norm, in plaats van de uitzondering.
Verouderde gegevensrecords
SAP is uitstekend in het onthouden van dingen, maar vreselijk in het vergeten ervan.
Materiaal dat tien jaar geleden relevant was, verschijnt vandaag de dag nog steeds in de zoekresultaten, ook al is de apparatuur verdwenen, bestaat de leverancier niet meer of zijn de specificaties sindsdien al twee keer gewijzigd.
Voor SAP blijft het materiaal geldig, tenzij uitdrukkelijk anders is aangegeven.
Er is geen natuurlijke levenscyclus voor materialen. Het aanmaken ervan is eenvoudig. Het uit gebruik nemen vereist intentie, verantwoordelijkheid en discipline; drie zaken die de meeste organisaties nooit formeel toewijzen.
SAP verwijdert materialen niet automatisch uit het systeem. Zonder bewuste aanpak en verantwoordelijkheid blijven verouderde onderdelen in het systeem hangen. Dit artikel gaat in op het effectief beheren van verouderde onderdelen.
Het gevolg:
- Verouderde artikelen worden per ongeluk aangeschaft
- De voorraadrapporten bevatten fouten
- De zoeknauwkeurigheid neemt verder af, waardoor er opnieuw dubbele resultaten ontstaan
Zonder regelmatige controle, blokkering en archivering verandert SAP langzaam maar zeker in een historisch museum in plaats van een actief operationeel systeem.
Ontbreken van integraties
SAP MM wordt vaak beschouwd als het „systeem van registratie”, maar zelden als het alleen systeem dat betrekking heeft op materiaalgegevens.
De engineeringteams hebben de ene versie, de onderhoudsafdeling heeft een andere, en de leveranciers hebben catalogi die met geen van beide overeenkomen.
En geen van hen praat fatsoenlijk met elkaar.
Dus dezelfde gegevens worden elke keer opnieuw ingevoerd, opnieuw geïnterpreteerd en opnieuw opgemaakt.
Het SAP MM gaat ervan uit dat het wordt gevoed met schone, gecontroleerde gegevens. In werkelijkheid bevindt het zich midden tussen losstaande tools, spreadsheets en e-mails.
Elke handmatige overdracht zorgt voor vertraging en vervorming. Tegen de tijd dat de gegevens SAP bereiken, zijn ze al verouderd.
Zonder integraties en één enkele betrouwbare bron van informatie wordt SAP een gegevensbestemming, geen gegevensautoriteit.
Beheer van gegevenskwaliteit en goedkeuringsmechanismen
Misschien ligt de grootste uitdaging wel in hoe het aanmaken van stamgegevens wordt geregeld.
Als iedereen materiaalrecords kan aanmaken of wijzigen, dan zal iedereen dat ook doen, elk volgens zijn eigen logica, afkortingen en sneltoetsen.
En SAP zal al die beslissingen nauwgezet opslaan.
Gedecentraliseerde ontwikkeling zonder gestandaardiseerde goedkeuringsprocessen leidt tot inconsistentie binnen de hele onderneming, die wordt ingegeven door lokaal gemak.
Er is geen natuurlijk controlepunt waarbij wordt gevraagd:
- Zou dit materiaal al moeten bestaan?
- Is de beschrijving bruikbaar voor iemand anders?
- Zijn de essentiële kenmerken correct ingevuld?
Zonder gegevenseigenaren, beheerders en goedkeuringsmechanismen gaat de kwaliteit in de loop van de tijd ongemerkt achteruit.
En als het eenmaal is aangetast, kan geen enkele hoeveelheid rapportage of analyse het achteraf nog rechtzetten.
Let op: “"Servicestamgegevens" is in nieuwere ERP-versies, zoals S4/Hana, niet langer een afzonderlijk stamgegevensdomein; in plaats daarvan is dit gegevensdomein opgenomen in de "Materiaalstam".
Zakelijke uitdagingen
De bovengenoemde uitdagingen op het gebied van gegevenskwaliteit hebben direct tot gevolg dat;
- Te grote voorraad
- Productiestilstand
- Beperkingen met betrekking tot zichtbaarheid en uitgavenanalyse
Slechte werkwijzen op het gebied van „datakwaliteit“ leiden steevast tot dom
Oplossingen
Om deze uitdagingen het hoofd te bieden, zijn er diverse tools van derden voor masterdatabeheer geïntroduceerd, die beschikken over een superieure gebruikersinterface, ingebouwde mogelijkheden voor gegevensverrijking door derden en moderne technologiestacks.
Stibo Systems, Ataccama MDM en het eigen product van SAP, SAP MDG (Master Data Governance) zijn bekende spelers op dit gebied
Maar om echt uit te blinken in het beheer van materiaalstamgegevens, is het ideaal om MDM-software te gebruiken die speciaal is ontwikkeld voor bedrijfsbehoeften waarbij veel materiaal betrokken is.
Verdantis MDM Suite is de toonaangevende oplossing van Verdantis voor het beheer van materiaalstamgegevens, waaronder MRO-materialen, directe materialen en verbruiksartikelen.
Hieronder volgen enkele manieren waarop deze software de mogelijkheden op het gebied van stamgegevens versterkt voor organisaties die zich bezighouden met productie en fabricage.
Geautomatiseerde categorisering en gegevensextractie
In de meeste organisaties worden materiaalgegevens in ongestructureerde of semi-gestructureerde vorm in SAP ingevoerd, bijvoorbeeld in de vorm van vrije-tekstbeschrijvingen, PDF-bestanden, verouderde spreadsheets of leverancierscatalogi.
SAP MM slaat deze informatie op, maar interpreteert deze niet.
Onze MDM Suite maakt gebruik van geautomatiseerde technieken voor gegevensextractie om materiaalbeschrijvingen en brondocumenten te analyseren en zo belangrijke kenmerken te identificeren, zoals materiaalsoort, afmetingen, specificaties en gebruikscontext.
Deze kenmerken worden vervolgens toegewezen aan vooraf gedefinieerde materiaalcategorieën en classificatieschema’s.
Hierdoor hoeft het materiaal niet meer handmatig te worden geïnterpreteerd en wordt gewaarborgd dat de indeling in categorieën consistent is voor alle fabrieken, regio’s en gebruikers, nog voordat de gegevens in SAP terechtkomen.
Normalisatie van stamgegevensrecords
Gegevens over grondstoffen zijn zelden gestandaardiseerd. Afkortingen, inconsistente meeteenheden en regionale naamgevingsconventies komen vaak voor.
SAP MM accepteert deze variabiliteit, maar dit gaat ten koste van de analyse en planning.
Onze oplossing zorgt ervoor dat materiaalgegevens worden gestandaardiseerd door gestandaardiseerde naamgevingsregels, meeteenheden, attribuutopbouw en beschrijvingsformaten toe te passen.
“STL BLT A”, “stalen bout – klasse A” en “bout, staal, klasse A” worden omgezet in één enkele, gestandaardiseerde aanduiding.
Deze standaardisatie zorgt ervoor dat termen overal binnen de onderneming dezelfde betekenis hebben, niet alleen syntactisch, maar ook semantisch.
Gegevensverrijking met Agentic AI
SAP MM is sterk afhankelijk van de gegevens die gebruikers invoeren. Als er informatie ontbreekt, beschikt SAP niet over een ingebouwd mechanisme om deze af te leiden of aan te vullen.
Onze AI-agent, AutoEnrich, maakt gebruik van Agentic AI om stamgegevens te verrijken door ontbrekende kenmerken af te leiden, specificaties te valideren en records waar nodig aan te vullen met externe referentiegegevens.
Deze video biedt een stapsgewijze uitleg over hoe AutoEnrich in de praktijk werkt en laat zien hoe agentische AI de volledigheid en nauwkeurigheid van gegevens in materiaalstamgegevens verbetert.
In plaats van uitsluitend op gebruikersinvoer te vertrouwen, analyseert AutoEnrich contextuele signalen binnen het materiaalrecord en aanverwante gegevensdomeinen om de volledigheid en nauwkeurigheid te verbeteren.
Dit zorgt ervoor dat de stamgegevens die in SAP worden ingevoerd, niet alleen worden ingevuld, maar ook contextueel worden gecontroleerd en operationeel betrouwbaar zijn.
Geavanceerde L1- en L2-deduplicatie
Traditionele methoden voor deduplicatie zijn gebaseerd op exacte overeenkomsten of eenvoudige, op regels gebaseerde controles. SAP MM valt grotendeels in deze categorie.
Ons product maakt gebruik van meerlaagse deduplicatielogica:
L1-deduplicatie detecteert duidelijke duplicaten aan de hand van deterministische regels (exacte overeenkomsten, gestandaardiseerde sleutels).
L2-deduplicatie maakt gebruik van semantische en op attributen gebaseerde gelijkenisdetectie om materialen te identificeren die functioneel identiek zijn, maar anders worden beschreven.
In de volgende video wordt uitgelegd hoe dit deduplicatiekader in de praktijk werkt
Hierdoor kunnen dubbele vermeldingen worden opgespoord vóór ze worden in SAP ingevoerd, in plaats van dat ze pas maanden later aan het licht komen door afwijkingen in de voorraad of bevindingen bij een audit.
Plug-and-play-gegevenscorrectie
Het corrigeren van onjuiste stamgegevens in SAP verloopt vaak traag, gebeurt handmatig en brengt risico’s met zich mee. Wijzigingen vereisen afstemming tussen verschillende modules en zorgvuldig beheer om gevolgen voor latere processen te voorkomen.
De Verdantis MDM Suite maakt een gecontroleerde, plug-and-play-gegevenscorrectie mogelijk door het opschonen, verrijken en valideren van gegevens buiten SAP om uit te voeren.
Alleen goedgekeurde stamgegevens van hoge kwaliteit worden teruggesynchroniseerd naar SAP MM.
Dit zorgt ervoor dat de verstoring van de lopende activiteiten aanzienlijk wordt beperkt, terwijl de gegevenskwaliteit in de loop van de tijd gestaag verbetert.
Integraties met gerelateerde gegevensdomeinen
Materiaalstamgegevens staan niet op zichzelf. Ze houden verband met leveranciers, apparatuur, functionele locaties, stuklijsten en inkoopgegevens.
Verdantis MDM integreert materiaalgegevens met gerelateerde stamgegevensdomeinen, waardoor de afstemming tussen systemen zoals SAP MM, SAP PM en externe inkoopplatforms wordt gewaarborgd.
Hierdoor ontstaat een uniforme gegevensbasis waarin materialen op een consistente manier worden gedefinieerd in relatie tot waar ze worden gebruikt, wie ze levert en hoe ze worden verbruikt.
Het resultaat is niet alleen schonere gegevens, maar ook een systeem dat zorgt voor inzicht, traceerbaarheid en intelligente besluitvorming gedurende de gehele levenscyclus van het materiaal.
Gebrekkige strategische inkoop en aanbesteding
SAP MM is ontworpen als een „registratiesysteem“ en niet als samenwerkingssoftware om contacten te onderhouden met externe leveranciers en de best mogelijke oplossing te vergelijken.
Wat strategische inkoop betreft, kent de werking van SAP MM enkele inherente beperkingen.
Het RFQ-kerkhof
In SAP MM is de RFQ (Request for Quotation – T-code: ME41) in wezen een digitaal formulier. Een gebruiker maakt het aan, maar SAP beschikt niet over een ingebouwd „portaal” waar leveranciers het kunnen inzien of volgen. Dit maakt het beheer van offertes uiterst lastig voor de kritische inkoopprofessional.
Handmatige gegevensinvoer
Volgens verschillende standaardprocedures (SOP’s) moet de inkoopmedewerker de offerteaanvraag (RFQ) afdrukken of per e-mail naar leveranciers sturen. Zodra de offerteaanvraag is verzonden, moet de inkoopmedewerker zijn toevlucht nemen tot verouderde methoden en de prijzen handmatig in SAP invoeren, waarbij transactiecodes zoals ME47 worden gebruikt om ze te vergelijken.
Leveranciers zoeken
Aangezien SAP MM in de eerste plaats als een registratiesysteem fungeert, kent het alleen de leveranciers die u al in het systeem hebt opgenomen. Het kan u niet helpen bij het vinden van een nieuwe, goedkopere fabrikant van kleppen in een andere regio.
Door deze beperking zien leveranciers zich genoodzaakt op zoek te gaan naar alternatieve platforms van derden. De uitdaging is dat dergelijke software nauw moet integreren met SAP MM, juist vanwege de functies die het als „System of Record“ biedt.
De oplossing
Vanwege de toenemende bezorgdheid hierover heeft SAP SAP Ariba Sourcing gelanceerd, een totaaloplossing die een module voor het vinden van leveranciers bevat.
De laatste tijd heeft SAP ook verschillende AI-functies geïntroduceerd, zoals (Joule), om leveranciers aan te bevelen op basis van de artikelcodes in de inkoopaanvraag.
Onvermogen om complexe analyses uit te voeren
SAP MM kan complexe „meerfasige“ aanbestedingen, omgekeerde veilingen of „wat-als“-scenario’s niet zonder meer verwerken.
Bijvoorbeeld: „Wat als ik 60% van het volume aan leverancier A toewijs en 40% aan leverancier B?”)
SAP MM staat bekend als een zeer lineair systeem, met name in de fasen die verband houden met strategische inkoop en gunning (met name de ME41/ME47-transacties voor offerteaanvragen).
Het gaat uit van een eenvoudige één-op-één-relatie: je vraagt een prijs op, je voert de prijs in en je kiest het goedkoopste artikel.
In kapitaalintensieve sectoren, waar één onderhoudscontract voor ‘kleppen’ of ‘onderhoudsdiensten’ wel 500 artikelen kan omvatten, verspreid over 10 vestigingen wereldwijd, voelt de functie ‘Prijsvergelijking’ van SAP MM aan alsof je een rekenmachine gebruikt terwijl je eigenlijk een supercomputer nodig hebt.
Hier volgen enkele voorbeelden waarbij dit een probleem begint te worden
1. Geen logica met meerdere rondes
De module „gaat ervan uit“ dat een offerteaanvraag een eenmalig document is. Er wordt geen rekening gehouden met het dynamische, veranderlijke en iteratieve karakter van moderne zakelijke onderhandelingen, waarbij prijzen, voorwaarden en zelfs de OMVANG in de loop van enkele weken veranderen.
Om een „Best and Final Offer“ (BAFO) of een tweede biedingsronde te organiseren, moet een inkoper ofwel de oorspronkelijke biedingsgegevens overschrijven (waardoor het controlespoor van de oorspronkelijke prijs verloren gaat), ofwel voor elke leverancier handmatig een geheel nieuwe set offerteaanvraagdocumenten opstellen, wat administratief zeer belastend is.
Hieronder vind je een praktijkvoorbeeld hiervan;
Een elektriciteitsbedrijf schrijft een aanbesteding uit voor een driejarig contract voor vegetatiebeheer (het snoeien van bomen) rondom hoogspanningsleidingen.
Ronde 1: 10 leveranciers dienen algemene tarieven in
Ronde 2: Het nutsbedrijf heeft de keuze teruggebracht tot drie leveranciers en vraagt om een „beste en definitieve“ offerte op basis van nieuwe clausules inzake weersomstandigheden.
Ronde 3: Tijdens de onderhandelingen stelden alle leveranciers bovendien voor om de grond rondom de beplanting „om te spitten“ met het oog op een langere levensduur en beter onderhoud, wat een „uitbreiding van de opdrachtomvang“ van de huidige offerteaanvraag rechtvaardigde, waarmee het bedrijf instemde.
De bottleneck: De koper zal nu alle regelitems van die drie leveranciers handmatig opnieuw moeten invoeren in nieuwe documenten om ze te vergelijken met de benchmarks en de omvang van ronde 1
2. De „splijtende hoofdpijn“
Een best practice op het gebied van „strategische inkoop“ vereist vaak „opdrachtoptimalisatie“, dat wil zeggen het verdelen van het werkvolume over verschillende leveranciers om risico’s en de afhankelijkheid van één enkele leverancier te beperken. Bijvoorbeeld: als de fabriek van de leverancier onder water komt te staan of als er een staking plaatsvindt.
Bijvoorbeeld: een mijnbouwconglomeraat heeft jaarlijks 500.000 liter van een speciaal smeermiddel nodig.
De koper zou 60% van de contractomvang willen toewijzen aan een wereldwijde tier-1-leverancier vanwege de kostenefficiëntie en stabiliteit, EN de rest van het contract aan een lokaal bedrijf in „inheemse handen“ om aan de ESG-doelstellingen te voldoen.
De bottleneck: Standaard kan SAP MM de inkoper niet direct de „kosten van de afweging“ weergeven. Zo kost het opsplitsen van de gunning bijvoorbeeld $50K extra, maar wordt het risico in de toeleveringsketen daarmee met 30% verminderd.
Om dit op te lossen, moet de koper een complex, onsamenhangend Excel-model opstellen om deze antwoorden te vinden.
3. Niet-prijsgerelateerde factoren
In de zware industrie is het niet zo dat de „goedkoopste“ aanbieder voor de levering van een bepaald „onderdeel“ of „materiaal“ altijd „de opdracht krijgt“.
Integendeel, juist het tegenovergestelde.
Dat wil niet zeggen dat er tijdens de „gunningsfase“ geen rekening wordt gehouden met de prijs.
Kopers moeten bij hun besluitvorming vaak vertrouwen op wiskundige modellen waarin rekening wordt gehouden met kwalitatieve parameters.
Hierbij gaat het onder meer om de doorlooptijd, de kosten als gevolg van storingen, de betrouwbaarheid van de leverancier, de geografische nabijheid en talloze andere factoren. Het niet nakomen van verplichtingen kan namelijk veel en veel duurder uitvallen dan de kostenbesparingen die worden gerealiseerd door de laagste bieder te kiezen.
En hoewel SAP wel functies voor „leveranciersbeoordeling“ heeft, worden deze niet dynamisch geïntegreerd in het aanbestedingsproces. Het is simpelweg te ingewikkeld om in een offerteaanvraag een formule op te stellen die bijvoorbeeld luidt: (Prijs * 60%) + (Doorlooptijd * 20%) + (Veiligheidsbeoordeling * 20%) = Eindscore
De oplossing
SAP is zich zelf bewust van veel van deze beperkingen en biedt als oplossing add-ons aan waarmee deze uitdagingen tot op zekere hoogte kunnen worden opgelost.
Software van SAP zoals SAP Ariba, Coupa, en zelfs oplossingen van derden, zoals die van bedrijven als Keelvar is “bovenop” SAP MM gebouwd om deze complexiteit aan te kunnen:
Zo werkt het.
Scenariobouwers: Hiermee kunnen kopers met een knop schakelen tussen: „Toon mij het scenario met een 60/40-verdeling” en „Toon mij het goedkoopste scenario met één leverancier”
Gewogen puntentelling: Ze bieden een „Side-by-Side“-dashboard waarin technische scores (van Engineering) en veiligheidsscores (van HSE) wiskundig worden gecombineerd met de commerciële offerte.
Geautomatiseerde terugduwfunctie: Zodra de complexe analyse in de tool van een derde partij is voltooid, worden de definitieve, opgesplitste toewijzingen teruggestuurd naar SAP MM, waarna automatisch de definitieve inkooporders worden aangemaakt.
In de onderstaande tabel wordt in het kort uitgelegd hoe deze systemen werken.
Functie | Standaard SAP MM-proces (handmatig) | Tool voor inkoop bij derden (geoptimaliseerd) |
Veiling in meerdere rondes | Handmatig kopiëren: Er moeten nieuwe offerteaanvraagdocumenten voor BAFO (Best and Final Offer) worden aangemaakt of de prijzen moeten handmatig worden overschreven, waardoor het controlespoor van ronde 1 verloren gaat. | Versiebeheer in de oorspronkelijke taal: Kopers klikken op ‘Start volgende ronde’. Het systeem neemt eerdere biedingen over en markeert wijzigingen in prijs of voorwaarden automatisch. |
"Wat-als"-splitsingen | Excel Side-Car: De inkoper exporteert de gegevens naar Excel, berekent handmatig een verdeling van 60/40 en moet vervolgens handmatig twee afzonderlijke contracten aanmaken in SAP. | Modellering op basis van beperkingen: De koper stelt een regel vast: “Verdeling 60/40.” De tool berekent direct de totale kostenimpact van die opsplitsing over meer dan 500 posten. |
Weging op basis van andere factoren dan de prijs | Subjectief/Offline: Technische scores (veiligheid, kwaliteit) worden meestal in een apart PDF-bestand of een spreadsheet bijgehouden en ‘in gedachten’ met de prijs vergeleken. | Gewogen scorekaarten: De engineering- en veiligheidsteams voeren de scores rechtstreeks in. De tool berekent een „waardescore“ ($Prijs + Technische Rang$) om leveranciers te rangschikken. |
Combinatorische biedingen | Onmogelijk: Ik kan er niet tegen als een leverancier zegt: “Ik geef je 10% korting als je me alle vijf de sites geeft, maar slechts 2% als je me er één geeft.” | Bieden op pakketten: De AI-engine analyseert ‘Bundle’-aanbiedingen om de wiskundig voordeligste combinatie te vinden, waarbij verschillende websites en aanbieders worden vergeleken. |
Audittrail | Gefragmenteerd: De reden achter een toekenning zit vaak verborgen in een e-mail van een inkoper of in een Excel-bestand dat op zijn of haar bureaublad is opgeslagen. | Gecentraliseerd: Elk ‘wat-als’-scenario en de redenering die is gebruikt om een goedkopere leverancier af te wijzen, wordt vastgelegd ten behoeve van interne auditors en om te voldoen aan de SOX-voorschriften. |
Welke teams hebben over het algemeen baat bij uitmuntendheid op het gebied van SAP MM?
– Supply-chain-teams vertrouwen op SAP MM voor een betrouwbaar overzicht van de voorraad in alle fabrieken en magazijnen. Een gedegen toepassing van SAP MM helpt overtollige voorraad te verminderen, materiaaltekorten te voorkomen en snellere, datagestuurde planningsbeslissingen mogelijk te maken.
– Inkoopspecialisten Gebruik SAP MM als het primaire systeem voor inkoop- en leveranciersgegevens. Wanneer de materiaalgegevens consistent zijn, kunnen inkoopteams de vraag bundelen, betere prijzen bedingen, goedkeuringsprocedures handhaven en dubbele of onnodige aankopen voorkomen.
– Deskundigen op het gebied van gegevensbeheer zorgen voor de duurzaamheid van SAP MM door het beheer van de materiaalstamgegevens. Hun rol is van cruciaal belang bij het handhaven van standaardisatie, het voorkomen van dubbele gegevens, het beheren van de levenscyclus van materialen en het handhaven van SAP als een betrouwbare, bedrijfsbrede bron van waarheid.
