Precisión en la lista de materiales de los equipos: por qué las piezas de recambio sin referencia te salen el doble de caras

Una lista de materiales de un equipo (lista de materiales del equipo) es la lista de piezas de recambio que pertenecen a un activo específico: los rodamientos, juntas, motores, correas y válvulas que un técnico necesitará cuando esa máquina falle o se renueve. En la mayoría de las plantas, la lista de materiales del sistema de gestión de mantenimiento asistido por ordenador (CMMS) es errónea, está incompleta o no existe. El resultado es un almacén repleto de piezas que el sistema no puede asociar a ningún equipo, y un conjunto de equipos cuyas piezas de recambio reales solo existen en la mente del planificador.

Un responsable de mantenimiento y fiabilidad de una empresa alimentaria con varias plantas describió el problema con precisión. Cada mes, el departamento financiero elabora un informe sobre las piezas que se encuentran en el inventario y que no están asociadas a ninguna lista de materiales. La lista se envía a los planificadores y mecánicos locales, a quienes se les pide que examinen cada pieza y averigüen dónde va. Es un proceso manual, lento y, la mayoría de los meses, la lista no se reduce.

Esas piezas suponen un doble gasto para la planta. Se compran y se almacenan con un número, mientras que el mismo componente se encuentra en la estantería con otro número, y cuando una máquina se avería, el técnico no puede preparar un kit porque el sistema no sabe qué necesita la máquina.

Puntos clave

• Las listas de materiales (BOM) quedan obsoletas por tres motivos: nunca se fabricaron, el plano del fabricante de equipo original (OEM) oculta quién es el verdadero fabricante del componente, y la orden de trabajo que modificó la pieza nunca actualizó el registro.
• Una pieza que no tenga un enlace a la lista de materiales (BOM) no se puede incluir en un kit, no se puede evaluar su criticidad y, por lo general, se duplica con un segundo número de pieza.
• El plano del fabricante de equipo original (OEM) es un punto de partida, no la respuesta. Los fabricantes de equipo original venden recambios, por lo que etiquetan un SKF 6205 como su propia pieza ABC y omiten el nombre del fabricante.
• El historial de órdenes de trabajo es donde reside la verdad, pero está encerrada en encabezados de 40 caracteres y miles de entradas de texto largo que nadie lee.
• Una pieza sustituida no es una nueva especificación. Cualquier proceso de lista de materiales que se actualice automáticamente con cada sustitución provocará más errores en la lista de materiales de lo que corrige.
• La reconstrucción de las listas de materiales (BOM) consiste en una conciliación de cuatro fuentes (planos, repuestos recomendados por el fabricante original, historial de compras e historial de órdenes de trabajo), cuyo resultado debe ser aprobado por una persona; actualmente, esta tarea corresponde a herramientas basadas en IA, en lugar de que sean los expertos en la materia quienes lean archivos PDF.

¿Por qué las piezas de recambio acaban sin ningún equipo al que pertenecer?

Las piezas pierden su vinculación con el equipo por tres motivos, y la mayoría de las plantas se enfrentan a los tres a la vez: nunca se creó la lista de materiales (BOM), el plano a partir del cual se fabricaron no identificaba los componentes reales, o las órdenes de trabajo que modificaron el equipo nunca actualizaron el registro. Cualquiera de estas situaciones da lugar a un almacén en el que las piezas y los activos se desajustan. Juntas, lo garantizan.

En Lista de materiales (BOM) nunca se construyó. Los equipos nuevos llegan acompañados de un plano y un manual. Se supone que alguien debe crear el registro del equipo, elaborar la lista de materiales (BOM) del mismo y vincular las piezas de recambio. En una planta con mucha actividad, el equipo se pone en marcha, el plano acaba en un cajón y el almacén empieza a comprar piezas para él basándose en su descripción. El fabricante con el que trabajamos tenía plantas adquiridas en una fusión en las que esto nunca había ocurrido: cuatro centros sin un sistema de gestión de mantenimiento asistido por ordenador (CMMS), piezas guardadas en una jaula, sin números de referencia asignados y sin visibilidad de lo que había allí dentro.

La lista de materiales se elaboró a partir de un plano en el que no se ven las piezas. Incluso cuando la lista de materiales (BOM) del equipo se configuró correctamente, se hizo a partir de la información facilitada por el fabricante original (OEM). Los planos del OEM y las listas de recambios recomendados están pensados para vender recambios del propio fabricante, por lo que identifican los componentes mediante el número de referencia del OEM y, a menudo, omiten por completo el nombre del fabricante del componente. En la siguiente sección se explica por qué esto es tan importante.

La lista de materiales era correcta en un momento dado y nadie la actualizó. Cada orden de trabajo correctiva en la que se instala un cojinete, un filtro o un motor diferente supone una modificación de la lista de materiales. En teoría, el técnico o el planificador actualiza el registro. En la práctica, cierran la orden de trabajo y pasan a otra cosa. Tras diez años y varios miles de órdenes de trabajo, la lista de materiales describe la máquina tal y como estaba instalada, no tal y como está ahora.

Merece la pena detenerse en el caso de la adquisición, ya que es muy habitual. El fabricante cuenta con numerosas plantas, algunas de ellas en instalaciones heredadas que utilizan SAP PM, salvo una que utiliza MP2 y otra que no tiene nada. Algunas proceden de una adquisición y utilizaban una herramienta dedicada exclusivamente a las compras, sin módulo de inventario. Durante los próximos tres o cuatro años, mientras todo se migra a S/4HANA, los datos del almacén se encuentran repartidos en cinco sistemas y una jaula. Una pieza que está correctamente vinculada en una planta queda huérfana en la siguiente. Nadie está siendo descuidado; simplemente, el entorno no permite que exista una única lista de materiales.

¿Cuánto cuesta una lista de materiales (BOM) inexacta?

Una lista de materiales (BOM) inexacta supone un gasto en dos ámbitos: en el almacén, donde se compra y se almacena el mismo componente con varias referencias, y en la planta de producción, donde no se puede preparar el kit para una máquina que está parada porque el sistema no sabe qué necesita. El primer coste se refleja en el capital circulante. El segundo, en el tiempo de inactividad. La mayoría de las plantas no comparan ninguno de estos aspectos con la lista de materiales, y por eso el problema persiste.

Compra por duplicado. Cuando una pieza no está vinculada a un equipo, el almacén no tiene forma de saber que ya dispone de una equivalente. El profesional con el que colaboramos lo describió como un resultado fiable de cualquier limpieza a nivel de atributos: una vez que se describen las piezas correctamente, se descubre que el mismo cojinete comprado en el fabricante de equipos originales (OEM) bajo un número, de un distribuidor bajo un segundo y de un proveedor de transmisión de energía bajo un tercero. Tres líneas de stock, tres puntos de reposición, tres conjuntos de stock de seguridad, una pieza.

Trabajo sin equipación. Una lista de materiales (BOM) es lo que permite al planificador preparar un trabajo antes de que llegue el equipo. Sin una lista de materiales para el equipo, el técnico diagnostica la avería, se dirige al almacén, busca por descripción y, o bien encuentra la pieza, o bien encuentra algo que sirva, o bien la pide. La reparación que debería haber durado dos horas se alarga todo un turno, o incluso un día, y la pieza de recambio que se ha instalado es ahora algo que nadie ha registrado.

La criticidad no se puede calcular. La criticidad de las piezas de recambio se deriva del equipo que protege dicha pieza. Una pieza que no está vinculada a ningún equipo carece de criticidad, lo que significa que no se le pueden asignar unos valores mínimos y máximos razonables, no se puede proteger como pieza de recambio crítica y no se puede dar de baja como excedente. Queda en un término medio, almacenada indefinidamente porque nadie puede determinar si es importante o no. El informe financiero mensual es una lista que recoge precisamente estos artículos.

Decisiones tomadas basándose en una lista errónea. El profesional lo explicó de forma sencilla: si el sistema puede reducir las opciones de una pieza huérfana a cinco activos candidatos en lugar de mil, un planificador puede resolverlo en cuestión de minutos. Sin eso, el planificador no lo resuelve en absoluto, y la pieza permanece sin asignar hasta que se da de baja o se encuentra por casualidad durante una avería.

El coste se acumula entre las distintas plantas. El mismo fabricante quiere visibilidad a nivel de red para que una planta a la que se le haya agotado una junta pueda encontrarla en otra planta del mismo grupo antes de realizar una compra de emergencia. Eso solo funciona si ambas plantas asocian la junta a un equipo con la misma descripción. Las piezas huérfanas no aparecen en esa búsqueda.

¿Por qué no se puede volver a elaborar la lista de materiales (BOM) basándose únicamente en el plano del fabricante original?

Porque el plano del fabricante de equipos originales (OEM) indica cómo denomina este a la pieza, no qué es realmente la pieza. Los fabricantes de equipos obtienen una gran parte de su margen de beneficio de los recambios, por lo que la lista de piezas de un fabricante de rellenos indicará “rodamiento, pieza ABC-1234” y omitirá que se trata de un SKF 6205 disponible en cualquier distribuidor de rodamientos. El profesional con el que trabajamos lo calificó como el reto histórico de la industria alimentaria: conseguir que los fabricantes de equipos originales revelen quiénes son sus proveedores de componentes es “muy, muy, muy difícil”, y es algo deliberado.

Esto tiene tres consecuencias para cualquiera que intente elaborar listas de materiales a partir de planos.

La lista de materiales (BOM) hereda los números de referencia del fabricante de equipos originales (OEM). Una lista de materiales (BOM) en la que figure «ABC-1234» es correcta, pero solo resulta útil para realizar pedidos a ese fabricante original (OEM). No indica al almacén que ese mismo cojinete ya se encuentra en las estanterías con el número del distribuidor, por lo que la planta lo vuelve a comprar al precio del fabricante original.

Las repeticiones son estructurales, no accidentales. Cuando la lista de materiales (BOM) de una máquina indica el número OEM y la de otra máquina indica el número SKF para el mismo rodamiento, el sistema detecta dos piezas distintas. Cada proceso de limpieza a nivel de atributos las identifica. El fabricante espera encontrar el mismo componente bajo el número OEM, un segundo número OEM y el proveedor de transmisión de potencia, y eso sin tener en cuenta las distintas plantas.

Algunas partes se han modificado para que te vuelvas dependiente. Una rueda dentada que en un principio era una pieza estándar de Martin se equipa con un accesorio exclusivo mecanizado, y un componente fácil de conseguir se convierte en uno que “solo funciona si es de esa marca”, a un precio mucho mayor. El plano tampoco te lo dirá.

El plano también incluye elementos que no son piezas de recambio. Un bastidor de equipo, una protección y una placa base: todos ellos aparecen en la lista de materiales de ingeniería porque forman parte de la estructura, y ninguno debe almacenarse jamás. La lista de recambios recomendados del manual del fabricante original del equipo, que suele ocupar dos páginas, es una guía más útil que el plano a la hora de decidir qué almacenar, pero también está redactada con el objetivo de vender recambios y adolece del mismo problema de «fabricante oculto».

Así pues, el plano es una de las fuentes. La recomendación del técnico fue cotejarlo con los recambios recomendados en el manual, luego con el historial de compras (¿dónde lo compramos y si en la factura figuraba el nombre del fabricante real?) y, a continuación, establecer de forma explícita la relación entre el fabricante original (OEM) y el fabricante: ABC-1234 es SKF 6205. Una vez establecida esa relación, la duplicación desaparece y la lista de materiales (BOM) pasa a ser útil para el abastecimiento, y no solo para realizar pedidos al fabricante original (OEM).

Su otra indicación se refería a la estructura. Todo lo que se extraiga de un plano o de una ficha técnica debe ajustarse al mismo formato “sustantivo-modificador-atributo” que el almacén ya utiliza para su maestro de materiales, de modo que «no tengamos que esforzarnos por programar nuestro cerebro para interpretar los datos de otra manera». Una lista de materiales con un formato diferente al del maestro de materiales es una lista que nadie mantendrá.

¿Por qué no se puede volver a generar la lista de materiales (BOM) basándose únicamente en el historial de órdenes de trabajo?

Porque la verdad sobre lo que se instala en una máquina está en las órdenes de trabajo, pero queda atrapada en tres lugares a los que la exportación estándar del CMMS no llega: el encabezado de la orden de 40 caracteres, el texto extenso que nadie lee y los movimientos de mercancías que registran lo que se ha entregado sin indicar el motivo. El historial de órdenes de trabajo es la mejor fuente para la lista de materiales (BOM) tal y como se mantiene. También es la más difícil de extraer.

El ingeniero de fiabilidad con el que trabajamos consultó el historial de una máquina de llenado. Tenía miles de órdenes de trabajo asociadas, repartidas entre dos números de equipo correspondientes a la misma máquina física. El campo de descripción de la orden tiene un límite de 40 caracteres. Las confirmaciones eran escasas porque “algunos de estos chicos no rellenaban gran cosa”. Los detalles útiles —qué pieza se había sustituido por cuál— figuraban en un texto extenso que solo se podía leer haciendo clic en cada orden y copiándolo a mano. Su estimación del tiempo que llevaría hacer eso con toda la flota no era una cifra que estuviera dispuesto a decir en voz alta.

Se plantean tres problemas concretos.

El encabezado miente por omisión. “La indicación ”Sustituir cojinete», en 40 caracteres, no especifica qué cojinete, en qué posición, ni si se trata de la pieza de la lista de materiales o de lo que hubiera en la estantería. Los planificadores gestionan esto actualmente exportando los datos a Excel y gestionando allí los comentarios, lo que el responsable de mantenimiento del fabricante describió como la única forma de sacar algo en claro del sistema.

Los datos de las notificaciones no siempre llegan a la orden de trabajo. Cuando un mecánico indica las piezas necesarias en la notificación, el hecho de que esa información se traslade a la orden de trabajo depende de la configuración. En el sistema ECC del fabricante, algunos campos no se transfieren, por lo que la información existe, pero no se encuentra donde se la buscaría.

Los movimientos de mercancías registran el consumo, no la instalación. El registro de incidencias muestra que se cargó una cortina de radiación a una selladora. Se instaló en la máquina de rayos X situada más adelante en la línea de producción. El movimiento es correcto como contabilización de costes, pero incorrecto como entrada en la lista de materiales. Introducir movimientos de mercancías en una lista de materiales sin realizar una comprobación de validez hará que las piezas se asignen al equipo equivocado, que es precisamente el problema con el que empezaste.

El método que funcionó consistió en analizar las tres fuentes conjuntamente para un equipo cada vez, a lo largo de un historial de tres a cuatro años, y conciliarlas con la lista de materiales (BOM) existente. En el caso de cuatro equipos, esa conciliación puso de manifiesto muchos materiales específicos que se habían consumido en órdenes de trabajo y que no figuraban en la lista de materiales del equipo. La reacción del ingeniero de fiabilidad fue que se trataba de algo habitual: “Muchas veces revisamos nuestros equipos y la lista de materiales, y vemos que no están asociados a ese equipo”.”

No todos deben figurar en la lista de materiales (BOM). El fabricante quería que se dividieran en consumibles (pegamento, filtros, pequeños componentes) que se entregan para el trabajo pero que nunca se almacenan como repuestos de equipo, y en no consumibles que deben revisarse y añadirse. Esa división es una decisión que el sistema puede proponer y que un planificador debe confirmar, lo cual es el tema de las dos secciones siguientes.

¿Sustitución o nueva norma? La regla de actualización de la lista de materiales que la mayoría de los sistemas interpretan erróneamente

Una pieza incluida en una orden de trabajo no es necesariamente la pieza que debe figurar en la lista de materiales. Cualquier proceso que actualice la lista de materiales cada vez que se consuma una pieza diferente la deteriorará más rápidamente que la negligencia inicial, ya que una gran parte de las sustituciones se realizan por motivos de disponibilidad, no por preferencia. La regla correcta tiene dos opciones, y la persona que cierre la orden de trabajo debe poder elegir una de ellas.

El responsable de mantenimiento con el que trabajamos nos expuso ambos casos basándose en su experiencia.

Primera opción: sustituir, mantener la norma. La lista de materiales (BOM) del equipo especifica el filtro A. El filtro A está agotado. El técnico instala el filtro B, que tiene la misma forma, ajuste y función. La lista de materiales no debería modificarse. El filtro A sigue siendo el que la planta quiere pedir la próxima vez. La orden de trabajo debería registrar que se instaló el filtro B como sustituto, para que el historial sea fiel a la realidad, pero la norma sigue siendo el filtro A. En sus propias palabras: “No actualizaría automáticamente la lista de materiales solo por un cambio, porque vemos que se sustituyen muchas piezas por motivos de disponibilidad, pero eso no es lo que queremos hacer a largo plazo”.”

Rama dos: actualizar, cambiar el estándar. La lista de materiales (BOM) especifica un rodamiento montado de la marca INA. El técnico instala un rodamiento montado de Dodge con las mismas dimensiones y características, y este ofrece un mejor rendimiento en la aplicación. Ahora, la planta quiere que Dodge sea el estándar a partir de ahora. La lista de materiales debería modificarse y la pieza de INA debería eliminarse de ella.

Ambos casos parecen idénticos en el registro de movimientos de mercancías. Se ha expedido una pieza diferente para ese equipo. La única forma de distinguirlos es preguntar a alguien que esté al tanto, por lo que la actualización de la lista de materiales debe ser una propuesta sujeta a aprobación, y no una contabilización automática.

Esto también resuelve una cuestión relacionada: qué hacer cuando se sustituye una pieza por una cantidad diferente. Dos rodamientos en lugar de uno pueden significar que el segundo era una pieza de repuesto que se tomó por comodidad, o que la cantidad indicada en la lista de materiales era errónea. Una vez más, propone, no des nada por sentado.

El diseño práctico consiste en un informe comparativo. Para cada equipo, se muestra la lista de materiales (BOM) tal y como está frente a la BOM que se desprende del historial de órdenes de trabajo, resaltando únicamente las diferencias (nadie quiere volver a leer 176 líneas que no han cambiado) y citando la orden de trabajo que ha provocado cada una de ellas. El planificador aprueba los tres cambios que son reales, rechaza el que era una sustitución por disponibilidad, y el sistema vuelve a guardar la versión aprobada. El control de versiones de la lista de materiales con cada cambio aprobado proporciona a la planta un historial del mantenimiento de la máquina, desde su instalación hasta la actualidad, algo que ningún sistema CMMS ofrece de serie.

¿Cómo se lleva a cabo en la práctica una buena reconstrucción de la lista de materiales (BOM) de un equipo?

Una reconstrucción de la lista de materiales (BOM) que sea fiable consiste en la conciliación de cuatro fuentes con un único paso de aprobación, realizada equipo por equipo, en el mismo formato de material que ya utiliza el almacén. Cualquier fuente por sí sola genera una lista de materiales que, sin duda, es errónea. Las cuatro juntas dan como resultado una propuesta que un planificador puede aprobar en cuestión de minutos.

La secuencia que acordamos con el fabricante:

• Extraer la lista de materiales (BOM) tal y como está del plano, manteniendo la jerarquía de varios niveles para que se conserven los subconjuntos, y señalando todo aquello que sea estructural y no una pieza de recambio.
• Consulta la lista de recambios recomendados en el manual para distinguir lo que aparece en el plano de lo que se debe tener en stock.
• Asignar los números de referencia de los fabricantes de equipos originales (OEM) a los fabricantes de los componentes utilizando el historial de compras, los datos de las facturas y el fichero maestro de materiales enriquecido de la propia planta. ABC-1234 pasa a ser SKF 6205, y las líneas de stock duplicadas se fusionan en una sola.
• Consultar el historial de órdenes de trabajo compararlo con la lista de materiales (BOM) real, equipo por equipo, para detectar las piezas consumidas pero que no figuran en la lista, y las piezas que figuran en la lista pero que nunca se han consumido.
• Propón, no escribas. Mostrar únicamente las diferencias, indicar la orden de trabajo correspondiente a cada una, separar los consumibles de los no consumibles y permitir que un planificador las apruebe, las rechace o las marque como sustitutas.
• Indica la versión del resultado. Cada modificación aprobada genera una nueva versión de la lista de materiales con una fecha y un motivo, de modo que la planta dispone de un historial actualizado en lugar de una única lista sobrescrita.

Hay dos reglas que rigen todo el proceso. En primer lugar, cada registro extraído se almacena en el formato existente del almacén, compuesto por sustantivo-modificador-atributo: primero la clase del componente (rodamiento, motor, caja de cambios) y, a continuación, los atributos. El argumento del responsable de mantenimiento era que, como usuario final que debe decidir si almacenar algo, “necesito saber rápidamente qué es este componente”. En segundo lugar, la labor del planificador se reduce a la confirmación. Si el sistema reduce una pieza huérfana a cinco activos candidatos, el planificador puede completar la lista mensual. Si le ofrece mil, no pasa nada.

Cómo MRO360 reconstruye y mantiene las listas de materiales (BOM) de los equipos

MRO360 considera que la lista de materiales (BOM) es el elemento que conecta todas las demás decisiones relacionadas con el inventario, por lo que la reconstruye y la mantiene a partir de las cuatro fuentes mencionadas anteriormente, en lugar de pedir a la planta que la rellene manualmente. El trabajo que antes requería que un experto en la materia leyera archivos PDF y que un planificador revisara dos mil órdenes de trabajo se lleva a cabo ahora mediante la extracción y conciliación nativas de la IA, y el planificador solo tiene que dar su aprobación.

• Dibujo y extracción manual. Sube un plano, una ficha técnica o un manual, o bien indica a MRO360 la carpeta correspondiente, y te mostrará la lista de materiales (BOM) de varios niveles con la jerarquía, las cantidades, el fabricante y los números de referencia, en la misma estructura de «componente-clase-y-atributo» que el maestro de materiales. Se aceptan tanto planos escaneados como archivos PDF; la planta con la que trabajamos disponía de planos en papel para las líneas más antiguas y la mayoría de sus manuales en formato PDF.
• Resolución entre el fabricante de equipos originales (OEM) y el fabricante. Cuando en el plano solo figura el número de referencia del fabricante original (OEM), MRO360 utiliza el historial de compras, los datos de la factura y la descripción detallada del material para proponer el fabricante del componente e identificar el equivalente que ya se encuentra en stock. Las líneas de stock duplicadas correspondientes a un mismo rodamiento se fusionan en una sola.
• Repetición de la orden de trabajo. Para cada equipo, se analizan conjuntamente los encabezados de las órdenes de trabajo, el texto descriptivo y los movimientos de mercancías, y se comparan con la lista de materiales (BOM) existente. Las piezas consumidas pero que no figuran en la lista se identifican junto con la orden de trabajo en la que se utilizaron, y se clasifican en consumibles y no consumibles.
• Aprobación que tiene en cuenta a los suplentes. Cada cambio propuesto se presenta como una diferencia respecto a la lista de materiales (BOM) actual, junto con la orden de trabajo de origen, y el planificador lo clasifica como sustitución, nueva norma o rechazo. Solo los cambios aprobados se registran como una nueva versión de la lista de materiales (BOM).
• Búsqueda de piezas huérfanas. En el caso de las piezas para las que el sistema no puede establecer una conexión con ningún equipo, MRO360 utiliza los atributos de la pieza, su historial de compras y las órdenes de trabajo para las que se emitió, con el fin de proponer los pocos activos a los que es más probable que pertenezca, de modo que la lista mensual de “sin lista de materiales” se convierte en una revisión de cinco candidatos en lugar de una búsqueda entre mil.
• Una visión global de todos los sistemas. Dado que lee datos tanto de SAP PM como de exportaciones de sistemas CMMS heredados y hojas de cálculo, funciona durante una migración a S/4HANA y en plantas adquiridas que aún no utilizan el mismo sistema.

Lo que no hace es tomar decisiones sobre la planta. Las decisiones discrecionales —si utilizar un recambio o uno estándar, si se trata de un consumible o de una pieza de repuesto, a qué equipo pertenece una pieza huérfana— siguen recayendo en las personas que conocen el equipo. El sistema elimina la lectura, los clics y las búsquedas, que es donde se perdían tantas horas.

Preguntas frecuentes

¿Qué es la lista de materiales (BOM) de los equipos en el ámbito del mantenimiento? Una lista de materiales (BOM) de un equipo es la lista de piezas de recambio y componentes que pertenecen a un equipo concreto, asociada al registro de dicho equipo en el sistema CMMS o EAM. Se diferencia de la lista de materiales de fabricación, que enumera los componentes que forman parte de un producto. Una lista de materiales de mantenimiento permite a los planificadores preparar kits para las órdenes de trabajo, vincular los repuestos a su nivel de criticidad y saber qué debe almacenarse para cada activo.

¿Cuál es la diferencia entre una lista de materiales de ingeniería y una lista de materiales de mantenimiento? La lista de materiales (BOM) de ingeniería es la lista de componentes tal y como se han fabricado, elaborada por el fabricante original (OEM), que incluye bastidores, protecciones y elementos estructurales que nunca se almacenan. La lista de materiales de mantenimiento es el subconjunto que se utilizaría para sustituir rodamientos, juntas, correas, motores y sensores. Si se elabora la lista de materiales de mantenimiento directamente a partir del plano de ingeniería sin aplicar ningún filtro, se obtiene una lista repleta de artículos que nunca deberían considerarse repuestos.

¿Por qué las piezas que tengo en el almacén no están asociadas a ningún equipo? Normalmente, se debe a una de estas tres razones: nunca se creó la lista de materiales (BOM) del equipo; la pieza se compró con un número diferente al que figura en la BOM (a menudo, un número de OEM frente a un número de fabricante); o la pieza se incorporó mediante una orden de trabajo que nunca actualizó la BOM. Las plantas y centros adquiridos que utilizan sistemas CMMS heredados suelen presentar las tres situaciones.

¿Cómo puedo averiguar a qué equipo pertenece una pieza de recambio que no está vinculada? Utiliza los datos de los que ya dispones: el historial de compras (qué proveedor, qué factura, qué centro de coste), el historial de órdenes de trabajo y de movimientos de mercancías (a qué equipo se le asignó) y los atributos de la pieza en comparación con las piezas vinculadas. Si se hace manualmente, esto lleva horas por pieza. Las herramientas basadas en IA pueden clasificar los equipos más probables y dejar que el planificador lo confirme.

¿Por qué los planos de los fabricantes de equipos originales (OEM) no indican el número de referencia real del fabricante? Esto se debe a que los fabricantes de equipos originales (OEM) obtienen una gran parte de su margen de beneficio de los recambios. Si en el plano figurara un número de referencia de SKF o Dodge, se podría comprar a un distribuidor. Por eso, en el plano aparece el número propio del OEM. Algunos OEM comparten las fuentes de suministro de los componentes; muchos otros, no. El historial de compras y la inspección física son las vías habituales para identificar al fabricante real.

¿Qué es una referencia cruzada de números de pieza OEM? Una referencia cruzada establece la correspondencia entre el número de pieza del fabricante de equipo original (OEM) de un componente y el número propio del fabricante de dicho componente; por ejemplo, la pieza OEM ABC-1234 se corresponde con la SKF 6205. Gracias a la referencia cruzada en el maestro de materiales, el almacén puede comprobar que ya tiene la pieza en stock con otro número, adquirirla a proveedores alternativos y dejar de tener tres unidades del mismo rodamiento.

¿Debería actualizarse automáticamente la lista de materiales (BOM) cuando se utiliza una pieza diferente en una orden de trabajo? No. Muchas piezas se sustituyen porque la pieza estándar estaba agotada, no porque la planta quiera cambiar la pieza estándar. La lista de materiales solo debe modificarse cuando la planta adopte deliberadamente una nueva pieza. Trata cada consumo de una orden de trabajo como una propuesta de cambio que el planificador aprueba, rechaza o registra como sustitución.

¿Cómo puedo volver a crear las listas de materiales (BOM) de los equipos a partir del historial de órdenes de trabajo en SAP PM? Extrae los encabezados de los pedidos, el texto descriptivo y los movimientos de mercancías de un equipo cada vez, a lo largo de varios años, y compara lo que se consumió con la lista de materiales (BOM) vigente. Ten en cuenta tres posibles errores: la descripción del pedido de 40 caracteres, los campos de notificación que no se transfirieron al pedido en tu configuración y los movimientos de mercancías cargados al equipo equivocado. Revisa las diferencias en lugar de toda la lista.

¿Los consumibles forman parte de la lista de materiales (BOM) del equipo? Por lo general, no. El pegamento, los filtros, los pequeños elementos de ferretería y los lubricantes se suministran para los trabajos, pero no son repuestos específicos para cada equipo. Al revisar el historial de órdenes de trabajo, hay que diferenciar los consumibles de los no consumibles, de modo que la revisión se centre en los componentes que deben almacenarse para cada activo.

¿Cómo influye la precisión de la lista de materiales (BOM) de los equipos en la criticidad de las piezas de recambio? La criticidad se hereda del equipo. Una pieza que no esté vinculada a ningún equipo carece de criticidad, por lo que no se le pueden asignar valores mínimos y máximos correctos, ni protegerla como repuesto crítico, ni darla de baja como excedente. La fijación de la lista de materiales (BOM) es un requisito previo para cualquier política de inventario basada en la criticidad.

¿Puede la IA elaborar listas de materiales (BOM) para equipos a partir de planos escaneados y archivos PDF? Sí. La extracción nativa de IA lee planos, fichas técnicas y manuales, incluidos los escaneados, y genera una lista de materiales (BOM) de varios niveles con jerarquía, cantidades y números de referencia. El resto de decisiones —qué artículos son de repuesto, qué fabricante hay detrás del número de fabricante original (OEM) o a qué equipo pertenece una pieza huérfana— las propone el sistema y las confirma el planificador. Así es como lo gestiona MRO360.

Averigua cuántas de tus piezas no tienen un lugar asignado

Envíanos el informe mensual de “piezas que no figuran en una lista de materiales” o un extracto del inventario, y le mostraremos cuántos de esos artículos son duplicados de piezas que ya tiene vinculadas, a qué equipos pertenecen probablemente el resto y qué se necesitaría para reconstruir las listas de materiales de sus activos más críticos a partir de los planos y el historial de órdenes de trabajo de los que ya dispone.

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