ما المقصود بـ«السجل الرئيسي للموظفين»؟
وعلى غرار الأنواع الأخرى من مجالات البيانات الرئيسية، فإن «البيانات الرئيسية للموظفين» (التي يُشار إليها أيضًا باسم «البيانات الرئيسية للموارد البشرية») هي مستودع يتم صيانته مركزيًّا، ويهدف إلى توحيد المصدر النهائي الموثوق للمعلومات المتعلقة بجميع الموظفين في المؤسسة. وتؤدي البيانات الرئيسية للموظفين وظيفة مهمة تساعد أقسام الموارد البشرية وفرق القيادة ورؤساء الأقسام والوظائف على اتخاذ قرارات سريعة ودقيقة ومستندة إلى البيانات.
إدارة البيانات الأساسية للموظفين هي ببساطة الممارسة التي تهدف إلى ضمان اتساق بيانات الموظفين الواردة من الأنظمة المختلفة داخل المؤسسة. كما تضمن هذه الإدارة وجود أنظمة وقائية أو أنظمة حوكمة ملائمة لضمان صيانة هذه البيانات بشكل صحيح، مما يتيح اتخاذ قرارات دقيقة للغاية تركز على الموظفين.
كيف تساعد البيانات الأساسية للموارد البشرية؟
مع توسع نطاق عمل الشركات وزيادة حجم الفرق، يصبح من الصعب تتبع كل موظف والبيانات المرتبطة به عبر الأنظمة التقليدية مثل أنظمة إدارة الموارد البشرية (HRMS) أو جداول البيانات. إن الحجم الذي تعمل به بعض الشركات، التي تضم أكثر من 10,000 موظف، يضعف فعالية عملية اتخاذ القرارات القيادية، لأنه من المستحيل ببساطة تحديد مجموعة المهارات والمتطلبات والخبرات والأداء لكل موظف عند الحاجة.
ولهذا السبب بدأت أنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP) مثل SAP وOracle وInfor في تقديم «سجل الموظفين الرئيسي» (Employee Master) كإضافة إلى مجموعة منتجاتها الحالية.
وقد أتاح ذلك للشركات الاحتفاظ بمعلومات محدثة ومُدارة مركزيًّا عن كل موظف، بهدف دعم عملية اتخاذ القرار في مجالات التوظيف وإدارة المواهب وإدارة المشاريع وإدارة العلاقات مع الأطراف المعنية.
وقد قمنا بتفصيل بعض المزايا الرئيسية أدناه في هذه المقالة.
احجز موعدًا للاستشارة مع خبير الموارد البشرية لدينا
تحظى بثقة رواد الصناعة في جميع أنحاء العالم
نقاط البيانات في السجل الرئيسي للموظف
إلى جانب النقاط المعلوماتية الأساسية، ومن أجل تحقيق أقصى استفادة ممكنة من أي نظام لإدارة البيانات الأساسية، من المهم الحصول على رؤية شاملة لسجل الموظف المعني تضمن اكتماله وموثوقيته التامة وتوفر السياق الكامل للموظف، وذلك لضمان أن يكون اتخاذ القرارات في المستقبل مستندًا إلى البيانات.
ولتسهيل ذلك، من المهم إنشاء وتعبئة وتعديل أكبر عدد ممكن من الحقول المتعلقة بالموظفين.
المعلومات الشخصية
ويشمل ذلك المعلومات الأساسية التي تسمح بتحديد هوية الموظف، بما في ذلك الاسم وتاريخ الميلاد والجنس ومكان المنشأ والجنسية.
الاسم الكامل: لأغراض تحديد الهوية والتواصل.
تاريخ الميلاد: يساعد في تحديد الأهلية للحصول على المزايا، والتخطيط للتقاعد، والالتزام بقوانين العمل المتعلقة بالعمر.
الحالة الاجتماعية: تُستخدم لتحديد المزايا المتعلقة بالأفراد المعالين.
بيانات الاتصال
ويشمل ذلك معلومات الاتصال الأساسية للموظف وتفاصيل زملائه وأفراد أسرته الذين يجب الاتصال بهم في حالة حدوث أي طوارئ.
العنوان: مطلوب لأغراض الاختصاص الضريبي والامتثال القانوني والمراسلات الطارئة.
أرقام الهواتف وعناوين البريد الإلكتروني: للتواصل والاتصال في حالات الطوارئ.
جهات الاتصال في حالات الطوارئ: أمر بالغ الأهمية لإدارة الأزمات وسلامة الموظفين.
السجلات القانونية والتاريخية
ويشمل ذلك المعلومات القانونية المتعلقة بسجل الموظف الوظيفي، بما في ذلك المعلومات الواردة في سجلاته الجنائية السابقة (إن وجدت)، وعمليات التحقق من الخلفية التي تصر معظم المؤسسات على إجرائها، وما إلى ذلك
تصاريح العمل/حالة التأشيرة: أمر بالغ الأهمية لإدارة الموظفين الدوليين والالتزام بقوانين العمل.
التحقق من الخلفية: يضمن الالتزام بالمعايير القانونية والأخلاقية أثناء عملية التوظيف.
سجلات التدريب على الامتثال: يتتبع التدريبات الإلزامية في مكان العمل، مثل التدريبات المتعلقة بالسلامة أو منع التحرش.
معلومات مالية وضريبية ومتعلقة بالمكافآت
تفاصيل بسيطة لضمان الامتثال لمتطلبات فرق الرواتب والامتثال والشؤون المالية
تفاصيل الحساب المصرفي: يضمن صرف الرواتب في الوقت المحدد وبشكل دقيق
أرقام التعريف الضريبي: أمر بالغ الأهمية لضمان الامتثال للقوانين الضريبية
الخصومات والاقتطاعات: يتتبع الخصومات مثل أقساط التأمين الصحي، ومساهمات التقاعد، والضرائب المقتطعة
الراتب الأساسي: يُستخدم لإدارة كشوف المرتبات ومقارنة الرواتب مع المعايير السائدة في القطاع
هيكل المكافآت/العمولات: يقدم رؤى حول المكافآت والحوافز القائمة على الأداء
التسجيل في برامج المزايا: يتتبع التأمين الصحي وخطط التقاعد والمزايا الأخرى لتقييم رضا الموظفين وإدارة التكاليف
بدلات العمل الإضافي أو بدلات المناوبات: يُستخدم لإدارة ميزانيات القوى العاملة وضمان اتباع ممارسات عادلة في مجال المكافآت
المحطات البارزة في مسيرتي المهنية
المعلومات التاريخية المتعلقة بالمسار الوظيفي لكل موظف على حدة،
سجل الترقيات: يتتبع التطور ويحدد الإمكانات اللازمة لتولي مناصب قيادية.\n – سجلات التنقل الداخلي: يراقب عمليات الانتقال بين الإدارات أو المناصب.
بيانات تخطيط التعاقب الوظيفي: يساعد في تحديد الموظفين المؤهلين لمناصب قيادية مستقبلية وإعدادهم لها.
المؤهلات الأكاديمية: مستوى المؤهلات التعليمية، والتخصصات التي تم إكمالها ذات الصلة بالوظيفة، وما إلى ذلك
الخبرات وبيانات الأداء
ربما تُعد «معالم المسار الوظيفي» من أهم البيانات المخزنة في سجل الموظفين الرئيسي، حيث تتيح لرؤساء الأقسام والقيادة اتخاذ قرارات حاسمة في مجال الموارد البشرية، مثل الترقيات الداخلية، والتعيينات الجغرافية، والهياكل الهرمية، وما إلى ذلك.
مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs): يتتبع المساهمات الفردية في تحقيق أهداف المنظمة.
تقييمات الأداء: يساعد في عمليات الترقية والزيادات في الرواتب، وفي تحديد الموظفين ذوي الأداء المتميز.
المهارات والشهادات: يتيح تحليل الفجوات في المهارات، والتنقل الوظيفي الداخلي، وبرامج التدريب الموجهة.
برامج التدريب التي تم إكمالها: يتتبع التطوير المهني والالتزام بالشهادات الإلزامية.
الأهداف والغايات: يدعم إدارة الأداء المستمرة والتوافق الاستراتيجي.
إدارة الحضور والإجازات
لتمكين التخطيط بشكل أفضل أثناء غياب الموظفين الرئيسيين، وإدارة كشوف المرتبات بشكل عام، وإدارة عبء العمل
ساعات العمل: يُستخدم لتقييم الإنتاجية وتوزيع عبء العمل.
رصيد الإجازات: يساعد في إدارة سياسات الإجازات وضمان توفر العدد الكافي من الموظفين.
أنماط التغيب عن العمل: يتيح تحليل قضايا التزام الموظفين والتوازن بين العمل والحياة الشخصية.
سجلات المشاريع والمهام
نقطة بيانات مهمة أخرى تساعد في تقييم أداء المشروع. على سبيل المثال؛ يُعد تخصيص عدد مفرط من الموظفين من ذوي الرتب العليا والمنخفضة لمشاريع ذات عائد استثمار منخفض أمرًا مثيرًا للتساؤل، ويمكن أن تظهر مثل هذه الحالات بسهولة في سجل الموظفين الرئيسي الذي يتم صيانته جيدًا
المشاريع/المهام الحالية: يساعد في تخصيص الموارد وتخطيط المشاريع.
المشاريع السابقة: يقدم نظرة متعمقة على المساهمات السابقة والخبرات المكتسبة.
التعاون بين الفرق: يتتبع ديناميكيات العمل الجماعي وكفاءة التعاون بين الأقسام المختلفة.
الصحة والسلامة
لتمكين المؤسسات من إدارة حالات الطوارئ التي يتعرض لها الموظفون بشكل أفضل، مثل دخول المستشفى أو التعامل مع حالات الطوارئ أو الحالات العاجلة المتعلقة بالصحة، تحتفظ المؤسسات بسجلات خاصة بالصحة تشمل، على سبيل المثال لا الحصر، ما يلي:
السجل الطبي أو سجلات اللياقة البدنية: يضمن الامتثال للمتطلبات الصحية الخاصة بالوظيفة (مثل اللياقة البدنية اللازمة لأداء الأعمال اليدوية).
شهادات التدريب على السلامة: يتتبع مدى الالتزام بمعايير السلامة في مكان العمل.
سجلات الحوادث: يساعد في تقييم السلامة في مكان العمل والحد من المخاطر.
فصيلة الدم: فصيلة دم محددة في حالة الحاجة العاجلة إلى نقل الدم أثناء وقوع حوادث في مكان العمل أو حوله.
هذه مجرد أمثلة قليلة على الكيفية التي يمكن بها للشركات تعظيم توافر المعلومات المتعلقة بموظف معين، أو قسم معين، أو وظيفة تشغيلية معينة، أو وحدة أعمال معينة، أو أداء أي منطقة معينة. وقد تركز الشركات في قطاعات معينة على بعض النقاط البياناتية المحددة التي لم ترد في القائمة أعلاه.
على سبيل المثال، في قطاع خدمات تكنولوجيا المعلومات، يُركز بشكل كبير على معدل الربح لكل موظف أو مساهمة كل موظف في هامش الربح ضمن فرق المبيعات والتنفيذ. وبالمثل، فإن الشركات التي تتلقى تمويلاً وتتمتع بمسار نمو محدد بوضوح تركز بشكل كبير على مساهمة كل موظف في هامش الإيرادات.
التحديات التي تواجه إدارة قاعدة بيانات الموارد البشرية الرئيسية
إن تنفيذ نظام متقن ومعقد مثل «السجل الرئيسي للموظفين» ينطوي على مجموعة من التحديات الخاصة به، وستواجه المؤسسة جميع أنواع الصعوبات أثناء مرحلة الإعداد والتنفيذ.
ونورد أدناه تفاصيل بعضها.
المقاومة الداخلية
ونظرًا لأن هذا التنفيذ سيتطلب مدخلات وبيانات من الموظفين أنفسهم، فقد ينظر الموظفون والإدارات إلى تنفيذ نظام إدارة البيانات المؤسسية (EMDM) على أنه أمر مزعج أو غير ضروري. كما أن العائد على الاستثمار من برنامج كهذا غير مؤكد، ولا يظهر أثره الإيجابي إلا على مدى فترة زمنية معينة.
مثال: قد تقاوم فرق الموارد البشرية التي اعتادت على أنظمة الإدارة اللامركزية الانتقال إلى منصة مركزية.
صوامع البيانات والمشكلات النظامية
غالبًا ما تكون بيانات الموظفين موزعة على أنظمة متعددة، مثل أنظمة الموارد البشرية والرواتب وتكنولوجيا المعلومات، مما يؤدي إلى حدوث تباينات. علاوة على ذلك، من الممكن تمامًا أن تكون هذه الأنظمة المنعزلة قد خزنت البيانات بتنسيقات أو هياكل مختلفة، أو الأسوأ من ذلك، أن تكون قد خزنت معلومات متضاربة.
وهذا يجعل نقل البيانات إلى مستودع مركزي عملية معقدة للغاية ويصعب تنفيذها.
مثال: قد تواجه شركة متعددة الجنسيات تباينًا في المسميات الوظيفية وتوزيع المهام بين الأقسام عبر الأنظمة المختلفة، مما يعقّد عملية المركزية.
قابلية التوسع والأمان
قد تجد المؤسسات النامية أن أنظمة إدارة البيانات المؤسسية (EMDM) الخاصة بها غير كافية للتعامل مع أحجام البيانات المتزايدة. علاوة على ذلك، تصبح قواعد البيانات المركزية أهدافًا رئيسية للهجمات الإلكترونية إذا كانت الإجراءات الأمنية غير كافية.
المثال 1: تواجه مؤسسة مالية خرقًا للبيانات أدى إلى تعرض المعلومات الحساسة الخاصة بالموظفين للخطر بسبب عدم كفاية التشفير.
المثال 2: تجد إحدى الشركات الناشئة التي تتوسع دوليًا أن حلها الأولي غير كافٍ لإدارة الرواتب بعملات متعددة وتقديم الدعم بعدة لغات.
التخصيص والحلول المخصصة لقطاعات معينة
لقد تطرقنا إلى هذا الأمر سابقًا؛ فالحلول الجاهزة للاستخدام لا تُعد في الواقع حلولًا مناسبة لبيانات الموارد البشرية الأساسية لأي شركة. فمعظم هذه الحلول تتطلب نوعًا من التنفيذ المخصص وفقًا للقطاع ومتطلبات العميل ونوع النشاط التجاري وما إلى ذلك، مما قد يجعل تكلفة التنفيذ باهظة.
مثال: تحتاج إحدى شركات الاستشارات إلى نظام تتبع خاص بالمشروع لا يمكن لنظام EMDM القياسي توفيره دون إجراء تعديلات مخصصة مكلفة.
حوكمة البيانات وتنقية البيانات
إن تحديد المتطلبات والبنية ومجموعة التقنيات اللازمة لإنشاء قاعدة بيانات رئيسية للموظفين أمر، لكن التحدي الحقيقي يكمن في تنفيذ عملية تنقية البيانات وبناء نظام حوكمة داخلي يؤدي إلى إنشاء قاعدة بيانات رئيسية للموارد البشرية محددة بدقة وموثوقة.
ورغم أن النهج المتبع في هذا الصدد يكمن في تحديد إجراءات التشغيل القياسية (SOPs)، إلا أن هذه العملية تعتمد إلى حد كبير على العنصر البشري. وسيؤدي غياب التقنيات التي تعتمد على إدارة البيانات الرئيسية (MDM) إلى بطء عملية التبني، وسوء إدارة تحميل البيانات وإنشاء السجلات، أو ما هو أسوأ من ذلك، تحميل بيانات خاطئة.
تعد الحلول القائمة على التكنولوجيا في مجالات التنقية وإثراء البيانات وإدارتها أمراً لا غنى عنه لضمان إدارة سلسة لقاعدة بيانات الموارد البشرية الرئيسية مع تدخل بشري محدود.
حلول إدارة البيانات الأساسية للموارد البشرية
بالنظر إلى التحديات المذكورة أعلاه، يمكن للحلول التي تعتمد على التكنولوجيا في المقام الأول، ولا سيما تلك التي تعتمد على الذكاء الاصطناعي، أن تساعد المؤسسات بشكل كبير في تطبيق نظام رئيسي قوي للموارد البشرية قادر على تبسيط القدرات التشغيلية، وتمكين فرق اتخاذ القرار، وبناء المؤسسة على أسس متينة في مجال الموارد البشرية.
تندرج حلول مثل هذه، بما في ذلك تلك التي نقدمها هنا في «فيردانتيس»، ضمن أي من هذه الفئات الثلاث أو جميعها. وعادةً ما تمتلك الشركات التي تتفوق في مجال إدارة البيانات الأساسية للموارد البشرية حلولاً مخصصةً لكل من هذه الفئات، مصممة خصيصاً لقطاعاتها.
تنقية البيانات
لقد تطرقنا إلى هذا الموضوع سابقًا؛ فقد تكون عمليات تنقية البيانات مملة، كما أن البيانات المشتركة بين الأقسام قد تكون متضاربة وغير مكتملة. وفي كثير من الأحيان، يتعين الاستعانة بخبير متخصص في البيانات الأساسية لتوحيد البيانات ونقلها من مصادر متعددة إلى مصدر واحد موثوق، أي، السجل الذهبي - السجل الرئيسي للموظفين.
تندرج حلول مثل هذه، بما في ذلك تلك التي نقدمها هنا في «فيردانتيس»، ضمن أي من هذه الفئات الثلاث أو جميعها. وعادةً ما تمتلك الشركات التي تتفوق في مجال إدارة البيانات الأساسية للموارد البشرية حلولاً مخصصةً لكل من هذه الفئات، مصممة خصيصاً لقطاعاتها.
إثراء البيانات
غالبًا ما تشكل المعلومات الناقصة التحدي الأكبر الذي يواجه أي مجال من مجالات إدارة الأجهزة المحمولة (MDM)، إلا أن اكتمال المعلومات أمر يمكن تحقيقه من خلال مصادر خارجية، أو من الموظف نفسه أو شريكه في قسم الموارد البشرية أو المدير المباشر للموظف أو رئيس القسم.
يمكن عادةً توسيع نطاق السجلات المالية والمعلومات الضريبية والعناوين بالاعتماد على مصادر خارجية إذا كانت بعض الحقول الأساسية متوفرة بالفعل — مثل تفاصيل الضمان الاجتماعي
حوكمة البيانات وصيانتها
بالنظر إلى التحديات المذكورة أعلاه، يمكن للحلول التي تعتمد على التكنولوجيا في المقام الأول، ولا سيما تلك التي تعتمد على الذكاء الاصطناعي، أن تساعد المؤسسات بشكل كبير في تطبيق نظام رئيسي قوي للموارد البشرية قادر على تبسيط القدرات التشغيلية، وتمكين فرق اتخاذ القرار، وبناء المؤسسة على أسس متينة في مجال الموارد البشرية.
عادةً ما يكون حل حوكمة بيانات الموظفين عبارة عن خدمة قائمة على البرمجيات تتكامل مع أنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP) الأكثر شيوعًا، وتطبق قواعد التحقق من صحة البيانات، وتُثري البيانات الناقصة تلقائيًّا، وتحدد التكرارات المحتملة عند إنشاء السجل، وتُنظم البيانات في لحظة إنشاء السجل نفسه.
علاوة على ذلك، تتوفر في البرنامج إعدادات «موافقة المستخدم» لتحديد مصفوفة الموافقة، ومساءلة مسؤولي البيانات في حالة «اختراق» قاعدة بيانات الموظفين الرئيسية
في الختام
تعد قاعدة بيانات الموظفين الأساسية عنصراً أساسياً لإدارة بيانات الموظفين بفعالية. فهي تتيح اتخاذ قرارات دقيقة تستند إلى البيانات من خلال تجميع المعلومات في مصدر موثوق واحد.
مع نمو المؤسسات، غالبًا ما تفشل الأنظمة التقليدية، مما يؤدي إلى انعدام الكفاءة وسوء اتخاذ القرارات. ويُعالج نظام «Employee Master» القوي هذه التحديات من خلال توحيد بيانات الموظفين وإثرائها.
تعمل الأدوات المتطورة، مثل عمليات تنقية البيانات وإثرائها وإدارتها المدعومة بالذكاء الاصطناعي، على تبسيط عملية التنفيذ مع تحسين جودة البيانات وكفاءتها.
تتكامل الحلول القابلة للتخصيص والمصممة خصيصًا لتلبية احتياجات القطاع بسلاسة مع أنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP). ويضمن ذلك إدارة بيانات موثوقة وآمنة وقابلة للتوسع.
تقدم «فيردانتيس» حلولاً مخصصة تمكّن الشركات من تبسيط عملياتها، ودعم نموها، وبناء أساس متين للموارد البشرية.
