La « gouvernance des données MRO » est un terme générique qui désigne l'ensemble des politiques, des processus, des logiciels et des systèmes visant à prévenir l'apparition de problèmes liés à la qualité et à la disponibilité des données dans les processus MRO.
Certaines organisations parlent également simplement de logiciels de « création de documents », de « création de pièces » ou de « création de fiches MRO », car le terme « gouvernance MRO » n'est pas universellement accepté.
Dans les opérations de production de grande envergure et complexes, il est essentiel de disposer de données à jour, fiables et complètes pour garantir le bon déroulement des opérations de réparation et de maintenance, et les systèmes de gouvernance jouent un rôle clé pour assurer la disponibilité de données de haute qualité en temps réel.
Ces données peuvent concerner l'un ou l'ensemble des éléments suivants :
- Pièces de rechange et consommables pour la maintenance
- Immobilisations et matériel
- Fournisseurs de services de maintenance, de réparation et d'exploitation (MRO)
Comprendre les solutions de gouvernance des données MRO
En termes simples, un logiciel de gestion MRO garantit l’« exhaustivité », la « déduplication » en temps réel et la création « sans erreur » des fiches MRO dès leur source même.
Les entreprises disposant d'un parc important d'actifs et ayant des besoins complexes en matière de maintenance utilisent généralement ce logiciel pour garantir en permanence l'intégrité de leurs données relatives aux pièces de rechange.
Les opérations de maintenance à plus grande échelle nécessitent également des logiciels de gestion similaires pour leurs données fournisseurs et leurs immobilisations.
La plupart des solutions de gestion MRO, y compris celles proposées par les éditeurs de solutions ERP ou EAM eux-mêmes, garantissent la déduplication et la validation des données à la source.
Pour les opérations de maintenance à grande échelle, cependant, un logiciel spécialement conçu pour gérer, enrichir, valider et synchroniser les données relatives au cycle de vie de la maintenance, de la réparation et de la révision (MRO) constitue une condition préalable indispensable à une gestion fluide de la MRO et Intégrité celui de Verdantis en fait partie.
Il couvre :
Pièces de rechange et matériaux
Outils et consommables
Procédures d'entretien
Maîtres de service
Fournisseurs et sous-traitants
Données relatives aux ordres de travail et aux pannes
Le rôle d'un logiciel de gouvernance des données MRO
Validation des enregistrements [Notions de base]
L'un des principaux objectifs d'un logiciel de gestion MRO est d'effectuer une validation et un contrôle de déduplication en temps réel des pièces de rechange, des fournisseurs ou des immobilisations, afin de s'assurer qu'il n'existe pas d'enregistrements en double dans le système.
Bien qu'il s'agisse d'une fonctionnalité assez courante dans la plupart des systèmes de gouvernance, son niveau de précision varie selon la solution.
Intégrité, par exemple, utilise des modèles d'IA développés par des professionnels du secteur pour éliminer les doublons avant même qu'ils ne soient créés.
Enrichissement des données en temps réel [Avancé]
Les bonnes pratiques en matière de gestion des données sur les matériaux stipulent que les dossiers MRO doivent être « complets » et comporter les informations nécessaires, telles que la description de la pièce, sa catégorie, le numéro d'identification fiscale du fournisseur, le nom du fabricant ou la référence de la pièce.
Les solutions de gouvernance spécialement conçues exploitent des modèles d'IA formés au secteur pour extraire des données relatives aux pièces de rechange, aux fournisseurs ou aux immobilisations, et enrichir les enregistrements de données MRO
La vidéo ci-dessous illustre ce même enrichissement en temps réel dans Intégrité, le logiciel phare de Verdantis dédié à la gestion des données MRO.
La plupart des plateformes de création de composants ou de gouvernance actuellement disponibles s'appuient sur un
Statut d'obsolescence [Avancé]
En raison de la durée prolongée de stockage des stocks et d'une gestion insuffisante des stocks dans le domaine de la maintenance, des réparations et de la révision (MRO), les pièces de rechange, voire certains actifs immobilisés, ont tendance à devenir obsolètes au fil du temps. Ces informations doivent être mises à jour dans le système ERP et dans les données de référence afin de refléter l'état de la pièce.
Malheureusement, les organisations disposent rarement de procédures permettant de gérer cette situation.
Les solutions avancées de gestion des données MRO intègrent des fonctionnalités qui signaler les pièces obsolètes, il s'agit d'une fonctionnalité intégrée à Integrity qui permet de faire cela et bien plus encore.
Rechercher des alternatives [Avancé]
Cette fonctionnalité est assez difficile à mettre en place sans recourir à des modèles d'IA agentique spécialement formés à cet effet ; à moins que le fournisseur de la solution ne dispose d'un vaste ensemble de données de pièces détachées croisées, ce qui est pratiquement impossible.
Auto-Enrich IA développé par Verdantis et intégré à Integrity, parcourt de manière autonome les catalogues de fournisseurs agréés et identifie des pièces de rechange alternatives ainsi que les fournisseurs de ces pièces
Intégration de données multi-domaines [Niveau débutant à intermédiaire]
L'excellence des processus MRO peut être atteinte grâce à l'intégration des données issues de différents modèles de données.
Dans le cadre de la gestion des opérations de maintenance (MRO), les domaines de données relatifs aux articles MRO, aux fournisseurs MRO et aux immobilisations doivent être reliés entre eux afin de une stratégie MDM cohérente couvrant plusieurs domaines qui permet d'obtenir des résultats concrets.
Les solutions de gouvernance destinées aux secteurs à forte intensité d'actifs peuvent être intégrées en temps réel à travers différents domaines de données et différents modules ERP afin de favoriser l'excellence opérationnelle dans les activités de maintenance et de fabrication.
La vidéo ci-dessous montre comment Auto-Doc AI extrait ces données des documents et des nomenclatures numériques afin de synchroniser ces informations.
Logiciel de gouvernance des données MRO de Verdantis
Intégrité est le logiciel phare de Verdantis en matière de gouvernance des données, qui accompagne des organisations du monde entier, des entreprises de taille moyenne aux sociétés du classement Fortune 500.
Voici une vidéo de démonstration qui met en avant ses fonctionnalités
Ce logiciel peut être utilisé de manière autonome pour la création d'enregistrements ou comme module complémentaire au sein d'autres systèmes ERP et plateformes logicielles de données de référence.
Contrairement aux autres logiciels de gestion et de validation MRO, Integrity s'appuie sur des agents IA spécialement formés et régulièrement mis à jour sur les pièces de rechange, les fournisseurs et les immobilisations utilisés dans les secteurs mentionnés ci-dessous.
Notre approche de la gouvernance des données MRO
Chez Verdantis, nous sommes convaincus qu’une gouvernance efficace des données MRO ne se limite pas à la simple organisation de l’information : il s’agit de doter votre organisation de données précises, cohérentes et fiables afin de favoriser une meilleure prise de décision. S’appuyant sur des outils avancés basés sur l’IA et l’apprentissage automatique, notre approche couvre tous les aspects de la gouvernance des données MRO, du profilage des données à leur normalisation, et bien au-delà.
- Normalisation et enrichissement : Utilisation d'un système de classification basé sur l'IA pour un classement précis et l'enrichissement des données avec des attributs détaillés.
- Surveillance des données en temps réel : Assurer un suivi continu de la qualité des données grâce à Verdantis Integrity afin de remédier rapidement aux anomalies.
- Intégration transparente : Intégration avec des systèmes ERP, EAM et GMAO tels que SAP, Oracle et IBM Maximo afin de réduire les saisies manuelles et les erreurs.
- Gouvernance durable des données : Mise en place de cadres stratégiques à long terme, de rôles en matière de gestion des données et de formations visant à garantir une qualité constante des données.
- Profilage holistique des données : Comprendre l'état actuel de vos données MRO afin d'identifier les domaines nécessitant un nettoyage et des améliorations.
- Validation intégrée des données : Vérification de l'exactitude et de l'exhaustivité de vos données MRO grâce à des processus de validation rigoureux.
- Déduplication complète: Suppression des entrées en double afin de créer une base de données MRO propre et rationalisée.
- Expertise sectorielle : Normaliser les formats et les structures des données afin de garantir la cohérence et la compatibilité entre vos systèmes.
Intégration transparente entre les progiciels de gestion d'entreprise (ERP) et les systèmes de gestion des actifs d'entreprise (EAM)
Une gouvernance efficace des données MRO ne fonctionne pas en vase clos ; elle doit s'appliquer à l'ensemble des systèmes de votre entreprise pour apporter une réelle valeur ajoutée. Un cadre de gouvernance solide s'intègre de manière transparente aux principales plateformes ERP et EAM, garantissant ainsi la cohérence de la qualité des données et des règles de gouvernance à tous les points de contact.
Grâce à l'intégration avec ces systèmes, les entreprises peuvent éliminer les silos de données, réduire les tâches manuelles redondantes et permettre une prise de décision synchronisée entre les fonctions d'approvisionnement, de maintenance et de gestion des stocks.
Qu'il s'agisse d'harmoniser les descriptions des pièces entre les différents sites à l'échelle mondiale ou de valider les données des fournisseurs lors de leur intégration, la gouvernance intégrée garantit un impact évolutif à l'échelle de l'entreprise.
Bien que Verdantis Integrity soit conçu pour s'intégrer de manière transparente à n'importe quel système ERP, EAM ou GMAO, il a été déployé avec succès sur un large éventail de plateformes d'entreprise. Cette flexibilité permet aux organisations de normaliser et de gérer leurs données de référence sans avoir recours à des développements sur mesure coûteux ni à une dépendance vis-à-vis d'une plateforme spécifique.
Parmi les systèmes couramment pris en charge, on peut citer :
Éléments clés d'un cadre efficace de gouvernance des données MRO
La solution de gouvernance des données MRO couvre les consommables et les pièces de rechange, en mettant l'accent sur la précision, la cohérence et la fiabilité des données. Notre approche pour une gouvernance efficace des données MRO comprend :
Normes relatives aux données
Établir des normes claires en matière de saisie, de classification et de catégorisation des données afin d'assurer la cohérence entre les différents systèmes.
Gestion des données
Attribuer des rôles et des responsabilités spécifiques pour le suivi, la gestion et le maintien de la qualité des données MRO.
Gestion de la conformité
Veiller au respect des réglementations du secteur et des politiques de l'entreprise afin de réduire les risques liés à des données inexactes ou incomplètes.
Validation des données
Mise en place de contrôles de validation permettant de détecter et de corriger les erreurs, les doublons et les informations incomplètes.
Gestion du cycle de vie
Gérer l'ensemble du cycle de vie des données MRO, de leur création à leur archivage, afin de garantir leur pertinence et leur exactitude.
Importance de la gouvernance des données MRO
Dans les secteurs à forte intensité d'actifs, l'importance de la gouvernance des données MRO va bien au-delà de la simple gestion des listes de pièces de rechange ou des registres d'équipements. Elle constitue le fondement de la résilience opérationnelle, de la maîtrise des coûts et de la performance à long terme des actifs.
Voici pourquoi c'est important :
Assure la continuité des activités
Des données MRO inexactes ou manquantes peuvent retarder les opérations de maintenance, entraîner une erreur d'identification des pièces et provoquer des arrêts imprévus. Un environnement de données réglementé garantit que les matériaux et procédures appropriés sont toujours accessibles en cas de besoin.Optimise les stocks et réduit les coûts
Des données de mauvaise qualité entraînent un surstockage, des doublons dans les stocks et du gaspillage. La gouvernance permet de maintenir des niveaux de stock optimaux en éliminant les redondances et en améliorant la visibilité sur les habitudes d'utilisation.Favorise la conformité et la préparation aux audits
Pour les secteurs soumis à des normes telles que l'ISO 8000, les BPF ou l'OSHA, il est essentiel de disposer de données fiables et traçables. La gouvernance garantit la mise en place de pistes d'audit, le contrôle des versions et la conformité aux cadres réglementaires.Améliore la prise de décision dans l'ensemble des services
Des responsables de la planification de la maintenance aux responsables des achats, tout le monde a besoin de données fiables. La gouvernance des données MRO permet aux équipes de disposer d'informations cohérentes et validées, pour prendre des décisions plus rapides et en toute confiance.Améliore les performances des systèmes ERP et EAM
Des données propres améliorent l'intégration des systèmes, réduisent les corrections manuelles et garantissent le fonctionnement efficace et précis des plateformes ERP, EAM et GMAO.
En gérant les données MRO de manière globale, les entreprises se dotent d'une base solide qui favorise l'efficacité, la sécurité et la croissance stratégique dans l'ensemble de leurs activités.
Maîtriser la gouvernance des données MRO : principes fondamentaux, indicateurs clés et impact sur l'activité
Dans les secteurs à forte intensité d'actifs, l'efficacité de la maintenance, de la réparation et de l'exploitation (MRO) repose avant tout sur un élément essentiel : des données fiables. Des données MRO mal gérées entraînent des arrêts imprévus, des excédents de stock, des risques pour la sécurité et des problèmes de conformité. À l'inverse, les entreprises disposant d'une gouvernance solide des données MRO font état de processus de maintenance plus fluides, de niveaux de stock optimisés et de réductions de coûts mesurables.
En chiffres :
30% des temps d'arrêt imprévus sont dus à des données incorrectes ou manquantes concernant les pièces. Réduction de 20% à 25% des coûts de gestion des stocks suite à la mise en œuvre d'une gouvernance structurée des données. 40% : des cycles de planification de la maintenance plus rapides lorsque les données MRO sont normalisées et validées.
Les piliers de la gouvernance des données MRO
Normes et taxonomie
De quoi s'agit-il ? : Un cadre global pour la dénomination, la classification et l'attribution de chaque élément MRO, des pièces de rechange et consommables aux outils et procédures de travail.
Pourquoi est-ce important ? : Des taxonomies cohérentes (par exemple, UNSPSC, ISO 8000) éliminent toute ambiguïté, accélèrent les recherches et permettent de comparer les données entre différents sites.
Gestion et propriété des données
De quoi s'agit-il ? : Des rôles clairement définis — gestionnaires de données, experts métier, responsables informatiques — chargés d'approuver les nouvelles fiches, de gérer les modifications et de veiller au respect des politiques.
Pourquoi est-ce important ? : La traçabilité garantit que les demandes de données, les corrections et les suppressions suivent un processus contrôlé, ce qui permet de réduire les erreurs jusqu’à 70%.
Validation et déduplication automatisées
De quoi s'agit-il ? : Moteurs d'IA/ML et algorithmes basés sur des règles qui détectent les attributs manquants, signalent les doublons et normalisent les valeurs (par exemple, « HP » vs « Horsepower »).
Pourquoi est-ce important ? : L'automatisation réduit considérablement le temps consacré au nettoyage manuel de 60%, tandis que la correspondance approximative permet d'éviter la prolifération des articles et les commandes redondantes.
Intégration transparente
De quoi s'agit-il ? : Connecteurs bidirectionnels et API reliant les plateformes de gouvernance MRO aux systèmes ERP, EAM et GMAO (SAP, Oracle, IBM Maximo, etc.).
Pourquoi est-ce important ? : La synchronisation en temps réel des données validées et nettoyées garantit que les responsables de la maintenance et les équipes d'approvisionnement s'appuient sur une source d'information unique et fiable.
Suivi et amélioration continus
De quoi s'agit-il ? : Tableaux de bord permettant de suivre des indicateurs clés de performance (KPI) tels que l'exhaustivité des données, les délais de réponse des gestionnaires, les taux de doublons et la conformité en matière de piste d'audit.
Pourquoi est-ce important ? : Une visibilité continue favorise des améliorations progressives : la plupart des organisations constatent une 15% amélioration des scores de qualité des données d'une année sur l'autre.
Impact sur l'activité et cas d'utilisation
Fabricant mondial d'emballages en papier
Un leader du secteur de l'emballage figurant au classement Fortune 500, qui gère plus d'un million de pièces MRO réparties dans plus de 200 sites, était confronté à :
30% : pièces en double en raison de conventions de nommage incohérentes
Difficulté à trouver des pièces de rechange ou des pièces obsolètes
Excédent de fonds de roulement immobilisé dans des stocks excédentaires
Inefficacités dans les procédures d'achat dues à des descriptions incomplètes
La solution de gouvernance de Verdantis :
Harmonisation des données historiques et enrichissement de plus de 100 000 éléments grâce à des techniques de classification et d'analyse syntaxique basées sur l'IA
Mise en place de processus automatisés pour les demandes de nouveaux articles
Mise en place d'un système de validation et de déduplication des données en temps réel au sein de l'ERP et de Maximo
A permis la mise en place d'une gouvernance multilingue au sein des équipes des États-Unis, d'Amérique latine et de la région Asie-Pacifique
Impact sur l'activité
Réduction $25M+ en coûts de stockage
35% plus rapide Recherche de pièces MRO et délai de commande
Amélioration du modèle 40% en matière d'efficacité des achats
Précision du 95% dans les descriptions de pièces MRO après la mise en place de la gouvernance
Gouvernance des données en temps réel via Verdantis Integrity, avec une piste d'audit complète et la responsabilisation des utilisateurs
L'importance de la gouvernance des données MRO dans tous les secteurs d'activité
Une gouvernance efficace des données MRO est essentielle pour les entreprises à forte intensité d'actifs qui cherchent à maîtriser leurs coûts, à réduire les temps d'arrêt et à améliorer leur efficacité opérationnelle. Sans cela, les organisations sont confrontées à des doublons de pièces, à des stocks excédentaires, à des retards d'approvisionnement et à une planification de la maintenance peu fiable.
En mettant en place un cadre de gouvernance s'appuyant sur l'automatisation, des normes de taxonomie et des contrôles des flux de travail, tel que Verdantis Integrity, les entreprises peuvent garantir en permanence l'exactitude des données et la conformité, quel que soit le système ou la zone géographique. Dans le contexte concurrentiel actuel, la gestion des données MRO ne relève pas seulement de l'hygiène opérationnelle, mais constitue un avantage stratégique.
