L'harmonisation des données de référence désigne le processus de consolidation, de normalisation et de nettoyage des données de référence au sein d'un système, telles que les données de référence relatives aux clients, aux fournisseurs et aux articles. La qualité des données de référence est garantie par l'élimination des incohérences et des inexactitudes.
Il s'agit du processus consistant à nettoyer, harmoniser et enrichir les données de base au sein de votre organisation. L'objectif est de garantir que tout le monde travaille avec les mêmes informations, précises et à jour.
C'est un peu comme diriger un orchestre : chaque instrument (service ou système) doit être en phase avec les autres pour offrir une prestation parfaite. Pour les entreprises, l'harmonisation des données garantit que toutes les équipes travaillent « en phase » les unes avec les autres.
Qu'est-ce que l'harmonisation des données de référence ?
Les données de référence désignent les informations essentielles sur lesquelles repose votre entreprise. Il s'agit notamment des coordonnées des clients, des informations sur les produits, des fiches fournisseurs ou des nomenclatures (BOM).
Il s'agit là des données fondamentales dont dépendent de nombreux services, systèmes et processus.
Cependant, lorsque ces données sont stockées dans différents systèmes (tels que des CRM, des ERP ou des tableurs), elles deviennent souvent incohérentes, font l'objet de doublons ou sont obsolètes.
L'harmonisation des données de référence consiste à nettoyer, normaliser et intégrer ces précieuses données dans une source unique (et fiable) de référence.
– Nettoyage : Supprimer les doublons, corriger les informations erronées, compléter les informations manquantes.
– Enrichissant : Ajouter des informations utiles ou complémentaires afin de rendre les données plus exploitables et plus compréhensibles (par exemple, en indiquant les coordonnées du fournisseur ou les caractéristiques techniques du produit).
– Normalisation : Garantir la cohérence des formats, des conventions de nommage et des unités de mesure dans tous les systèmes, conformément à la norme UNSPSC.
-Synchronisation : Veiller à ce que tous les systèmes exploitent les mêmes données, que ce soit en temps réel ou à intervalles réguliers de synchronisation.
Prenons, par exemple, une entreprise comme une bibliothèque. Chaque service a sa propre méthode pour répertorier et numéroter les livres, et chacun utilise des titres, des auteurs et des formats différents pour les classer.
Par conséquent, lorsque l'on cherchait un livre en particulier, il était difficile de savoir où le trouver, et c'était un véritable cauchemar si deux services étaient à la recherche du même ouvrage.
L'harmonisation des données de référence permettrait d'atteindre l'objectif que cette bibliothèque s'était fixé avec son système de catalogage : un catalogue unique, précis, fiable et facile à utiliser pour tous.
Harmonisation des données ou nettoyage des données : principales différences
| Aspect | Harmonisation des données | Nettoyage des données |
|---|---|---|
| Définition | Regrouper des données provenant de différentes sources dans un format harmonisé. | Supprimer les erreurs, les incohérences ou les doublons dans les données. |
| Objectif | Permet aux données provenant de plusieurs systèmes de s'intégrer harmonieusement. | Améliore la précision et la qualité des données. |
| Exemple | Harmonisation des noms de produits provenant de différentes bases de données (par exemple, « SKU 123 » vs « Produit 123 »). | Corriger une adresse erronée ou supprimer les doublons dans la liste des clients. |
| Gros plan | Harmonisation des données entre les différents systèmes ou plateformes. | Nettoyage ou correction des erreurs dans les données existantes. |
| Champ d'application | Il s'agit souvent de harmoniser des données provenant de plusieurs sources. | Cible le nettoyage de points de données ou d'entrées spécifiques. |
| Outils utilisés | Outils permettant de faire correspondre, de fusionner et d'aligner des données provenant de différentes sources. | Outils permettant d'identifier et de corriger les données erronées, incomplètes ou redondantes. |
| Résultat | Les données provenant de différentes sources deviennent comparables et compatibles. | Des données nettoyées et précises, sans erreurs ni doublons. |
Pourquoi l'harmonisation des données de référence est-elle importante ?
L'harmonisation des données de référence est un processus essentiel de la gestion des données de référence (MDM) ; elle permet de normaliser, de synchroniser et de consolider les données de référence provenant de plusieurs sources.
Si le MDM fournit le cadre général permettant de gérer et de maintenir des informations métier faisant autorité, l'harmonisation garantit quant à elle que ces données sont exactes, cohérentes et exemptes de redondances.
Les données harmonisées constituent le fondement essentiel sur lequel le MDM s'appuie pour créer des enregistrements fiables et intégrés entre les différents systèmes. Sans harmonisation, il est impossible de concrétiser la promesse d'une version unique et fiable des données de référence dans le cadre du MDM.
Lorsque les données sont incohérentes ou dispersées, cela entraîne des pertes d'efficacité, des doublons, des erreurs et des occasions manquées. Examinons quelques problèmes concrets causés par une mauvaise gestion des données de référence et voyons comment leur harmonisation permet d'y remédier :
Exemple n° 1 : Le cauchemar des doublons clients
Les géants du secteur des produits de grande consommation (CPG) et de la grande distribution utilisent un logiciel CRM pour les ventes, un ERP pour la gestion des stocks et une plateforme marketing pour leurs campagnes. Chaque système stocke les données clients de manière différente :
CRM : « John A. Smith, 123 rue Main, New York »
ERP : « J. Smith, 123 rue Main, New York »
Marketing : « John Smith, 123 Main, New York »
Il s'agit du même client, mais les systèmes le traitent comme des entrées distinctes. Cela entraîne :
Efforts marketing gaspillés: John reçoit trois e-mails promotionnels identiques.
Mauvaise expérience client: Les commerciaux appellent John à plusieurs reprises, sans avoir connaissance des échanges précédents.
Problèmes liés aux stocks: Les commandes sont passées en double, ce qui entraîne des excédents de stock ou des ruptures de stock.
Correction d'harmonisation: En regroupant ces entrées en une seule fiche (« John A. Smith, 123 Main Street, New York, NY »), l'entreprise s'assure que John soit considéré comme un seul et même client dans tous les systèmes. Cela permet de réduire le gaspillage, d'améliorer la satisfaction client et de rationaliser les opérations.
Exemple n° 2 : Le chaos des nomenclatures
Une entreprise de fabrication et de transformation de produits alimentaires et de boissons gère sa nomenclature dans plusieurs systèmes : l'un pour les achats, un autre pour la production et un troisième pour l'analyse des coûts. Un même composant est répertorié sous les noms suivants :
Appel d'offres : « Boulon en acier, 10 mm, classe 8 »
Désignation : « Boulon de 10 mm, en acier, classe 8 »
Analyse des coûts : « Boulon, 10 mm, acier »
Cette incohérence entraîne :
Erreurs d'approvisionnement: Les boulons commandés ne sont pas les bons, ce qui retarde la production.
Dépassements de coûts: Des données de nomenclature inexactes entraînent des erreurs de calcul des coûts.
Temps d'arrêt: La production est interrompue le temps que les équipes règlent les divergences.
Correction d'harmonisation: Une nomenclature harmonisée normalise la désignation du composant sous la forme « Boulon en acier, 10 mm, classe 8 » dans tous les systèmes, garantissant ainsi une gestion fluide des achats, de la production et du suivi des coûts.
Exemple n° 3 : Les difficultés liées à la gestion des ordres de travail
Les équipes de maintenance de trois sites différents de cette entreprise du secteur pétrolier, gazier et énergétique enregistrent les équipements selon des méthodes légèrement différentes.
- Installation n° 1 : « Pompe A#45 »,
- Installation n° 2 : « Pompe A-45 », et
- Installation n° 3 : « Pompe 45A ».
Cela peut être source de confusion et entraîner des dépenses non contrôlées ainsi que des temps d'arrêt imprévus.
Correction d'harmonisation : L'harmonisation des données garantit que chaque ordre de travail et chaque fiche de maintenance se réfèrent exactement au même équipement. Cela permet d'éviter toute confusion, d'assurer le respect des calendriers de maintenance et de réduire au minimum les temps d'arrêt des équipements.
Exemple n° 4 : Normalisation du plan comptable
Une entreprise internationale rachète une autre société dont les comptes du grand livre utilisent un système de numérotation et une structure différents.
Correction d'harmonisation : Tous les comptes sont rattachés à un plan comptable unifié, utilisant des codes et des intitulés normalisés à des fins de reporting (par exemple, « Chiffre d'affaires – Ventes de produits » correspond toujours au compte 4000). Cela permet d'établir des états financiers consolidés, d'éviter toute confusion et de prévenir les erreurs lors des audits ou des déclarations réglementaires.. Harmonisation des données de référence
Exemple n° 5 : Incohérences dans les registres relatifs aux formulations chimiques
Une entreprise spécialisée dans la fabrication de produits chimiques et de services publics utilise un système de gestion des informations de laboratoire (LIMS) pour la R&D, un système d'exécution de la fabrication (MES) pour la production et un système de planification des ressources d'entreprise (ERP) pour la gestion des stocks. Chaque système enregistre différemment une formulation chimique clé :
LIMS: « Solution de chlorure de sodium, 5%, 1 000 L »
MES: « NaCl, solution 5%, 1 000 litres »
ERP: « Solution saline, 5%, 1 000 litres »
Ces variantes concernent la même solution de chlorure de sodium, mais les systèmes les traitent comme des entrées distinctes. Cela conduit à :
Ressources gaspillées: Les équipes de production préparent des lots en double, sans savoir que la formulation est déjà en stock.
Problèmes liés au contrôle qualité: Une nomenclature incohérente est source de confusion dans le cadre de l'assurance qualité, ce qui peut entraîner la production de lots non conformes.
Mauvaise gestion des stocks: Le système ERP surestime ou sous-estime les stocks, ce qui entraîne des commandes excédentaires ou des ruptures de stock.
Correction d'harmonisation: L'uniformisation de la désignation sous la forme « Solution de chlorure de sodium, 5%, 1 000 L » dans tous les systèmes garantit un suivi précis, réduit la production redondante, améliore le contrôle qualité et optimise la gestion des stocks.
Exemple 6 : Spécifications hétérogènes des matières premières
Au sein d'une entreprise spécialisée dans la pâte à papier, le papier et l'emballage, elle gère les données relatives aux matières premières dans l'ensemble de son système d'approvisionnement, de son système de production et de sa plateforme de gestion des fournisseurs. Une matière première, l'acide citrique, est répertoriée comme suit :
Achats: « Acide citrique monohydraté, pureté 99%, 25 kg »
Production: « C6H8O7, monohydrate, 25 kg »
Gestion des fournisseurs: « Acide citrique, 99%, 25 kg »
Cette incohérence a pour conséquence :
Retards dans les achats: Des spécifications erronées peuvent entraîner la commande d'une qualité ou d'une quantité d'acide citrique inadaptée.
Erreurs de production: Les équipes de production utilisent des données erronées sur les matériaux, ce qui peut entraîner des défauts de lots ou des problèmes de sécurité.
Problèmes de communication avec les fournisseurs: Les fournisseurs livrent des matériaux qui ne correspondent pas aux commandes, ce qui entraîne des retards et des coûts supplémentaires.
Correction d'harmonisation: La normalisation de la matière première sous la désignation « Acide citrique monohydraté, pureté 99%, 25 kg » dans tous les systèmes garantit un approvisionnement précis, une production homogène et une communication claire avec les fournisseurs, ce qui permet de réduire les erreurs et les coûts.
Vous trouverez ci-dessous les secteurs d'activité dans lesquels nous proposons des solutions d'harmonisation des données de référence grâce à nos agents IA Agentic.
Éléments clés de l'harmonisation des données de référence
Une harmonisation efficace des données de référence nécessite une approche systématique prenant en compte plusieurs éléments clés :
Profilage et exploration des données
Avant de procéder à l'harmonisation des données, les organisations doivent toujours bien cerner les données dont elles disposent. Le profilage des données consiste à examiner les données existantes afin d'identifier des tendances, des anomalies et des relations.
Cette étape permettra à l'organisation de comprendre comment une même entité peut apparaître sous différentes formes selon les systèmes.
Par exemple, Une chaîne de magasins peut par exemple constater que son système de gestion des stocks utilise des codes produit à 12 chiffres, que sa plateforme de commerce électronique utilise des références (SKU) à 8 chiffres et que son portail fournisseurs utilise les références des fabricants. Le profilage des données permet de cartographier ces relations et d'identifier les possibilités de consolidation.
Résolution et mise en correspondance des entités
Il s'agit de la couche d'harmonisation intelligente qui détermine à quel moment différents enregistrements correspondent à une même entité du monde réel. La résolution d'entités moderne utilise plusieurs techniques de mise en correspondance :
Correspondance exacte : Comparaison directe de valeurs identiques. Bien que simple, cette méthode ne permet de détecter que les doublons évidents.
Correspondance approximative : Utilise des algorithmes pour identifier des enregistrements similaires mais non identiques. Cela peut par exemple permettre d'associer « Microsoft Corporation » à « Microsoft Corp » en fonction de la similitude des chaînes de caractères et de règles métier.
Appariement probabiliste : Attribue des scores de confiance aux correspondances potentielles en fonction de plusieurs critères. Une fiche client présentant des correspondances au niveau du nom, du numéro de téléphone et du code postal peut se voir attribuer un score de confiance de 95%, même si les adresses postales diffèrent légèrement.
Appariement basé sur l'apprentissage automatique : Les systèmes avancés tirent les leçons des retours d'expérience fournis par les utilisateurs afin d'améliorer progressivement la précision de la mise en correspondance, en s'adaptant aux spécificités et aux exceptions propres à chaque organisation.
Création du « Golden Record »
Lorsque des enregistrements en double ont été identifiés, le système doit créer un « disque d'or » qui constitue le document faisant autorité pour cette entité.
Le processus de création du « golden record » est appelé « survivorship ». Le « survivorship » utilise des règles pour identifier les meilleurs éléments de données parmi de nombreuses sources.
Par exemple, lors de la consolidation des fiches clients, la fiche de référence doit reprendre l'adresse la plus récente issue du système CRM, le numéro de téléphone valide issu du système de facturation et le nom complet du contact issu de la base de données marketing.
Ces règles de conservation des données doivent tenir compte des priorités de l'entreprise et des évaluations de la qualité des données.
Normalisation des données
L'harmonisation permet également offres avec portant création de standard formats et valeurs des données. Ceci peut-être signifie constat et normalisation des adresses selon les normes postales ou changement unités de mesure à a uniforme unité.
Ceci pourrait également signifie application des règles métier standard et processus pour la saisie de données.
Une entreprise mondiale fabricant, pour exemple, pourrait trouver ça nécessaire à normaliser mesures de poids en kilogrammes, devise conversion les montants dans une devise de référence à des fins de reporting, et tous les formats d'adresse afin de respecter les exigences en matière d'expédition internationale.
Ensemble distinct de domaines de données de référence
Comme le montrent les exemples ci-dessus, l'harmonisation des données revêt une importance variable selon les secteurs d'activité, en fonction du type d'entreprise, de sa taille et de l'ampleur de ses opérations ; toutefois, il existe certains domaines dans lesquels elle revêt une importance capitale. Ces domaines sont énumérés ci-dessous :
Fiches fournisseurs
Données de base des fournisseurs constitue un élément essentiel de la gestion des achats et de la chaîne d'approvisionnement, en offrant un référentiel centralisé contenant les informations essentielles sur les fournisseurs.
Ces informations comprennent notamment les noms des fournisseurs, leurs coordonnées, leurs données financières, leur gamme de produits et de services, leurs certifications de conformité et leurs indicateurs de performance. Verdantis est un spécialiste des données de référence sur les articles et les fournisseurs.
Des données incohérentes peuvent entraîner la création d'enregistrements fournisseurs en double, une augmentation des coûts et des perturbations dans les relations avec les fournisseurs.
L'harmonisation des données fournisseurs garantit que toutes les équipes disposent d'informations fiables et à jour, ce qui améliore l'efficacité des achats et la collaboration entre les services.
Fiches de base des équipements
Les données de référence relatives aux équipements sont essentielles à la gestion des actifs tout au long de leur cycle de vie ; elles couvrent des informations clés telles que les caractéristiques techniques, les calendriers de maintenance, les informations relatives à la garantie et l'historique des performances.
Verdantis est spécialisée dans l'harmonisation de ces données, aidant ainsi les entreprises à suivre et à gérer efficacement leurs équipements afin de réduire les temps d'arrêt et d'améliorer la productivité.
Les organisations sont confrontées à des problèmes d'inefficacité opérationnelle dus à la fragmentation de leurs dossiers. Des données inexactes ou incohérentes peuvent entraîner le non-respect des calendriers de maintenance, des pannes d'équipement, ainsi que des difficultés à prévoir les besoins ou à gérer les pièces de rechange.
L'harmonisation des données relatives aux équipements garantit à toutes les équipes des informations précises et cohérentes, ce qui permet une meilleure prise de décision, une maintenance proactive et une utilisation optimisée des actifs, ce qui se traduit au final par des économies et une amélioration de l'efficacité opérationnelle.
Fiches articles
La fiche article constitue le référentiel central des informations relatives aux articles (tels que les matières premières, les produits finis et les articles de maintenance) utilisés au sein d'une entreprise.
Sa qualité et son intégrité ont une influence considérable sur d'autres domaines clés liés aux données, tels que les achats, les stocks, la production, les ventes, les finances et même la conformité, car elles constituent le fondement des opérations commerciales essentielles et des processus transversaux.
Prenons par exemple un élément simple comme un boulon : voyons comment il peut être représenté différemment selon les systèmes ou les sites :
BLT-HX-10MM
Vis à tête hexagonale de 10 mm
Vis à tête hexagonale 10 mm
BOULON HEXAGONAL DE 10 MM
La fiche article constitue le référentiel central des informations relatives aux articles (tels que les matières premières, les produits finis et les articles de maintenance) utilisés au sein d'une entreprise.
Sa qualité et son intégrité ont une influence considérable sur d'autres domaines clés liés aux données, tels que les achats, les stocks, la production, les ventes, les finances et même la conformité, car elles constituent le fondement des opérations commerciales essentielles et des processus transversaux.
Prenons par exemple un élément simple comme un boulon : voyons comment il peut être représenté différemment selon les systèmes ou les sites :
P.S. – Dans de nombreuses organisations, la « base de données des articles » est considérée comme la « base de données des articles », et les équipes appliquent à cet égard les pratiques de gestion de la base de données des articles.
Données de référence financières
Les données de référence financières, qui comprennent les données fondamentales relatives aux comptes, aux centres de coûts, aux centres de profit et aux hiérarchies financières, constituent la couche fondamentale de l'environnement informatique d'une organisation. Leur qualité, leur structure et leur gestion ont des répercussions considérables sur d’autres domaines de données, influençant les fonctions métier, la conformité, la prise de décision et l’efficacité opérationnelle.
Les avantages de l'harmonisation des données de référence
Lorsqu'elle est menée à bien, l'harmonisation des données de référence génère des résultats mesurables et des avantages qui se répercutent à tous les niveaux de votre organisation :
- Amélioration de la prise de décision: Grâce à des données précises et cohérentes, les responsables peuvent s'appuyer sur des rapports, des tableaux de bord et des analyses pour prendre des décisions stratégiques. Par exemple, un détaillant peut prévoir ses ventes futures et ses niveaux de stocks en s'appuyant sur une vue d'ensemble combinant les ventes et les stocks.
- Gain d'efficacité: La cohérence des données permet aux responsables d'éviter le travail fastidieux et source d'erreurs que représente le rapprochement des données entre différents champs. Par exemple, une entreprise de logistique peut traiter les commandes plus rapidement lorsque l'adresse du client est formatée de manière cohérente dans plusieurs systèmes.
- Réduction des coûts: Des données propres, c'est moins de doublons et moins d'erreurs, ce qui permet d'éviter les achats excédentaires, de réduire les dépenses marketing et de limiter les erreurs coûteuses entraînant une production inutile.
- Une expérience client améliorée: Disposer de jeux de données cohérents concernant un même client permet d'améliorer l'expérience client dans les interactions avec les entreprises, par exemple en s'adressant aux clients par leur nom ou en leur proposant des offres adaptées en fonction de l'historique de leurs transactions.
- Gestion fluide des ordres de travail: L'harmonisation des nomenclatures et des données fournisseurs permettra à toute personne travaillant sur un ordre de travail d'avoir l'assurance que tout est correct, ce qui réduira les erreurs et les retards liés à ces dernières, par exemple au cours des processus de fabrication ou de maintenance.
- Traitement intelligent des documents: Les données harmonisées s'intègrent facilement aux outils de traitement automatisé des documents, ce qui permet d'accélérer le rapprochement des factures, la validation des contrats ou les contrôles de conformité. Découvrez le traitement intelligent des documents pour automatiser les flux de données.
Défis courants
Si l'harmonisation des données de référence présente des avantages évidents, elle n'est pas sans poser certains défis. Voici comment surmonter les obstacles les plus courants :
– Défi: Résistance au changement. Les employés peuvent se montrer réticents face à de nouveaux processus ou systèmes.
– Solution: Présentez clairement les avantages (par exemple, une réduction du travail manuel) et proposez des formations pour faciliter la transition.
– Défi: Silos de données. Les services peuvent accumuler des données ou utiliser des systèmes incompatibles.
– Solution: Impliquez toutes les parties prenantes dès le début et utilisez des outils d'intégration tels que les API ou les intergiciels pour relier les systèmes entre eux.
– Défi: Maintenance continue : sans entretien régulier, les données risquent de redevenir désordonnées.
– Solution: Mettre en place une équipe chargée de la gouvernance des données et recourir à l'automatisation pour contrôler la qualité des données.
Conclusion
L'harmonisation des données de référence ne se résume pas à un simple processus technique ; il s'agit d'un investissement stratégique dans l'avenir de l'entreprise.
Que vous gériez la relation client, la nomenclature ou les ordres de travail, la cohérence des données est la clé pour aller de l'avant.
Engagez-vous à vous plonger dans l'audit d'une catégorie de données, telle que les données clients ou les données produits, et avancez pas à pas dans cette direction. Grâce à des outils adaptés et à un plan d'action, vos données deviendront beaucoup plus faciles à gérer et vous disposerez des informations nécessaires pour assurer un fonctionnement fluide qui vous donnera un avantage sur vos concurrents.
