Dans tous les secteurs, Données MRO (Maintenance, réparation et exploitation) joue un rôle crucial dans le bon déroulement des activités quotidiennes. Ces activités peuvent aller de tâches très simples, telles que la vérification de routine des équipements, à des opérations de réparation de l'ensemble de l'usine pouvant durer une à deux semaines d'affilée.
Afin d'attribuer ces interventions et d'en assurer le suivi, des ordres de travail sont émis pour chaque équipement afin de définir le périmètre, le budget, les délais et le responsable de l'opération.
Compte tenu de cette importance considérable, on pourrait s'attendre à ce que ces opérations de maintenance, de réparation et de révision (MRO) soient très efficaces. Cependant, on constate assez fréquemment, dans l'ensemble de cette approche, des pertes d'informations, des problèmes de communication et des processus insuffisamment optimisés.
Dans cet article, nous allons examiner ce qu'est exactement un bon de travail, comment celui-ci est exécuté (du début à la fin), les problèmes liés à la gestion traditionnelle des bons de travail et, enfin, comment l'IA transforme ce secteur pour le rendre plus efficace et plus fiable.
Qu'est-ce qu'un bon de travail ?
Chaque fois qu'une demande d'intervention de maintenance est formulée, un bon de travail est émis en tant que demande officielle visant à la réalisation de ladite intervention.
Les ordres de travail peuvent être classés en différentes catégories en fonction du type de travail,
Un bon de travail doit comporter au moins les éléments suivants :
- Ordre de travail / Description de la tâche
- Qui a émis la demande d'intervention (demandeur) ?
- Qui est la partie chargée de l'approbation (l'« approbateur ») ?
- Personne à qui l'ordre de travail est attribué (Responsable)
- Priorité des ordres de travail
- Dates de début et de fin de l'ordre de travail.
Il est essentiel de disposer d'un système performant de gestion des ordres de travail pour garantir le bon déroulement des activités de maintenance, réduire les coûts superflus et assurer la réparation en temps opportun des équipements critiques.
Types d'ordres de travail
En fonction de divers facteurs tels que l'urgence, le délai de planification, le type d'équipement, la priorité et les exigences réglementaires, les ordres de travail sont classés dans les différentes catégories suivantes.
Type d'ordre de travail | Description | Cas d'utilisation typiques |
Maintenance corrective | Généré après le signalement d'une panne ou d'un problème | Pannes d'équipement, réparations d'urgence |
Maintenance préventive | Effectué régulièrement pour prévenir les pannes | Remplacement des filtres du système de chauffage, de ventilation et de climatisation (CVC), contrôles de routine |
Ordres de travail d'inspection | Spécialisé dans les audits de sécurité, de conformité et de performance | Contrôles de sécurité, conformité réglementaire |
Ordres de travail d'urgence | Pour les problèmes urgents présentant des risques pour la sécurité ou le fonctionnement | Pannes critiques du système, risques pour la sécurité |
Installation ou configuration | Pour le déploiement de nouveaux équipements ou systèmes | Mise en service de nouveaux équipements, mises à niveau |
Étalonnage ou essais | En matière d'assurance qualité et de conformité | Étalonnage des instruments, essais de performance |
État actuel de l'ordre de travail
En matière de gestion des ordres de travail, la plupart des secteurs d'activité s'appuient encore sur des méthodes traditionnelles. Parmi celles-ci, on peut citer :
- Solutions ERP ou solutions GMAO existantes
- Suivi manuel des bons de travail à l'aide de feuilles Excel ou de documents Word.
- Les ordres de travail sont rédigés et diffusés sur papier.
- Suivi des tâches par e-mail.
Plusieurs problèmes se posent dans des situations telles que :
En matière de gestion des ordres de travail, la plupart des secteurs d'activité s'appuient encore sur des méthodes traditionnelles. Parmi celles-ci, on peut citer :
- Solutions ERP ou solutions GMAO existantes
- Suivi manuel des bons de travail à l'aide de feuilles Excel ou de documents Word.
- Les ordres de travail sont rédigés et diffusés sur papier.
- Suivi des tâches par e-mail.
Une culture de maintenance réactive
- Allongement des délais de réponse dû aux processus de triage manuels
- Historique des pannes et documentation relative aux coûts incomplets
- Stratégies de maintenance préventive minimale
Problèmes liés à l'optimisation des ressources
- Un mauvais acheminement des techniciens, ainsi que planification et ordonnancement des ordres de travail
- Synchronisation insuffisante entre les stocks et les ordres de travail
- Intégration limitée entre les systèmes opérationnels
Lacunes en matière d'analyse et d'amélioration
- Analyse insuffisante des données pour l'amélioration continue
- Des occasions manquées d'obtenir des informations prédictives
- Manque de renseignements exploitables issus des données historiques
Les entreprises ont désormais commencé à adopter diverses avancées technologiques afin d'améliorer ce processus :
GMAO (Systèmes informatisés de gestion de la maintenance) centraliser la planification de la maintenance en :
- Automatisation de la création et de l'attribution des ordres de travail
- Suivi de l'historique complet des actifs et des registres d'entretien
- Envoi d'alertes proactives pour la maintenance préventive
- Gérer efficacement les stocks et les pièces de rechange
- Génération de rapports détaillés sur la conformité
Systèmes ERP (progiciels de gestion intégrée) permettre une intégration plus large :
- Lier directement les coûts de maintenance aux systèmes financiers
- Automatisation de l'approvisionnement en pièces à partir de la gestion des stocks
- Synchronisation des disponibilités des techniciens avec les données RH
- Aligner les indicateurs clés de performance (KPI) de maintenance sur les objectifs stratégiques de l'entreprise
Cependant, malgré ces progrès, il subsiste encore des lacunes importantes dans la gestion des ordres de travail.
Après avoir mené de nombreux entretiens avec les utilisateurs et réalisé une étude de marché approfondie, nous avons identifié trois domaines clés du processus de gestion des ordres de travail dans lesquels des lacunes importantes subsistent :
L'absence d'informations sur les matériaux provenant des ordres de fabrication entraîne des données de nomenclature incomplètes ou inexactes.
Les données de la nomenclature ne sont associées à aucun équipement ou ne correspondent pas.
Le manque d'automatisation dans l'ensemble du processus de gestion des ordres de travail entraîne des retards et allonge les temps d'arrêt.
Pour résoudre ces problèmes, Verdantis met en œuvre des agents d'IA afin de transformer et d'automatiser les processus de gestion des données relatives aux nomenclatures et aux ordres de fabrication.
La révolution de l'IA : présentation de WorkSync
WorkSync est le dernier produit proposé par Verdantis dans sa gamme d'agents IA conçus pour transformer progressivement le secteur de la maintenance, de la réparation et de la révision (MRO).
À l'heure actuelle, de nombreuses informations précieuses, telles que les données relatives à la mise à jour des nomenclatures, le coût des matériaux et les délais de réparation, les causes des pannes d'équipement, les délais d'approvisionnement en pièces, etc., se perdent dans les ordres de travail.
Causes profondes de la perte d'informations :
- Les ordres de travail ne sont pas correctement mis à jour : par le passé, de nombreuses modifications ont été apportées aux équipements, ce qui a entraîné des pertes d'informations dans les ordres de travail ou dans SAP.
- Les informations relatives à la nomenclature font défaut sur certains équipements plus anciens et n'ont jamais été mises à jour, ni même extraites des plans techniques.
Existence de silos indépendants : certaines entreprises disposent de silos indépendants chargés de gérer les activités de maintenance, de réparation et de révision (MRO). Il arrive parfois qu'un manque de communication entre ces silos entraîne une perte d'informations.
Par ailleurs, le processus actuel de création des ordres de travail est manuel, chronophage et source d'erreurs. Afin de résoudre ces deux problèmes, nous avons lancé notre tout nouvel agent IA, baptisé WorkSync.
Solution 1 : Mise à jour de la nomenclature
WorkSync utilise l'intelligence artificielle pour extraire les détails de la nomenclature des ordres de travail, les textes descriptifs des notifications et les données relatives aux mouvements de stock. Il fournit des informations exploitables concernant les éléments manquants Données de nomenclature et les liens avec l'utilisateur final.
Une fois l'accord du client obtenu, les données de la nomenclature sont également mises à jour directement dans le système ERP ou GMAO, après validation par le client.
Examinons de plus près le déroulement du processus de mise à jour de la nomenclature pour WorkSync :
Étape 1 : WorkSync extrait et analyse automatiquement les informations relatives aux ordres de travail pour tous les équipements installés dans votre usine ou sur votre site.
Étape 2 : Tout remplacement de pièce entraînant une modification du code article ou de la référence # est associé à un équipement spécifique (voir l'image 3 pour plus de détails). Tout texte libre figurant dans l'ordre de travail est également analysé afin de recenser les informations relatives au changement d'article.
Les informations nécessaires, telles que les mises à jour des données de nomenclature, les coûts et délais de réparation, etc., sont également extraites des détails de la tâche.
Étape 3 : Un historique chronologique de chaque équipement est établi (depuis son installation jusqu'à aujourd'hui), incluant les versions de la nomenclature qui reflètent les modifications apportées aux données de cette dernière au fil du temps.
Étape 4 : En ce qui concerne les données de nomenclature, des versions mises à jour sont créées et soumises pour validation (afin d'être ensuite intégrées dans le système ERP).
Solution n° 2 : Création et attribution automatiques des ordres de travail
WorkSync s'appuie sur l'intelligence artificielle pour analyser l'historique des ordres de travail, les données relatives à la criticité des actifs et les données issues des notifications, afin de créer automatiquement des plannings et d'assurer le suivi des ordres de travail.
Par ailleurs, WorkSync aide les utilisateurs à gestion des données d'actifs, l'optimisation des stocks, la hiérarchisation des ordres de travail et l'affectation des ressources.
Comprendre comment les ordres de travail sont créés et gérés dans un environnement MRO type.
L'utilisation d'un produit basé sur l'IA tel que WorkSync présente les avantages majeurs suivants par rapport aux processus traditionnels de gestion des ordres de travail :
Création instantanée d'ordres de travail grâce à l'IA : Dès réception d'une notification émanant soit de l'ingénieur d'exploitation, soit du responsable, WorkSync analyse les informations contenues dans cette notification ainsi que l'historique des équipements (types de pannes, fréquence, priorité, délai d'exécution des ordres de travail et niveau de gravité) afin de générer instantanément un ordre de travail.
Le responsable du service de maintenance ou un administrateur peut consulter, modifier et valider plusieurs ordres de travail en une seule fois, au lieu de passer des heures à analyser toutes les informations pertinentes et à créer chaque ordre de travail.
Extraction et planification automatisées des ordres de travail préventifs / programmés: C'est en effet assez fastidieux de devoir extraire manuellement les données et établir un calendrier de maintenance préventive pour les équipements les plus récents de votre usine. De plus, comme il s'agit d'un processus manuel, il présente un risque élevé d'erreurs ou de conflits d'horaires.
Dans WorkSync, les utilisateurs ont la possibilité de télécharger directement le manuel ou le catalogue d'un équipement, ou encore les consignes du fabricant. Une fois ces documents téléchargés, le système en extraira automatiquement les informations nécessaires et planifiera la maintenance préventive (après validation de l'utilisateur) sans aucune difficulté.
Priorisation automatique des ordres de travail: WorkSync repose sur une architecture basée sur l'intelligence artificielle qui permet de hiérarchiser les ordres de travail en fonction des données historiques, du niveau de priorité des problèmes, de l'analyse de la criticité des équipements et des ressources disponibles.
Instructions de réparation de l'équipement : WorkSync peut fournir des instructions détaillées, étape par étape, pour la réparation des équipements, en s'appuyant sur les problèmes rencontrés par le passé, les techniques de réparation ainsi que les manuels d'utilisation, les catalogues et les directives des fabricants d'origine.
Suivi des ordres de travail et personnalisation: WorkSync offre aux ingénieurs de maintenance et aux responsables de service plusieurs options pour mettre à jour et suivre les ordres de travail en cours. De plus, l'utilisateur peut disposer d'un workflow personnalisable de bout en bout pour les ordres de travail, avec des règles définies pour chaque entité.
Voici un bref exemple du tableau de bord WorkSync, qui permet à l'utilisateur de gérer et de suivre en toute simplicité l'avancement des ordres de travail générés par l'IA.
Conclusion : Vers un avenir intelligent
WorkSync s'intègre parfaitement à d'autres solutions ERP ou GMAO et permet aux utilisateurs de gérer leurs actifs et leurs ordres de travail de manière bien plus efficace et automatisée.
La transformation de la gestion des ordres de travail ne se résume pas à une simple avancée technologique : il s'agit d'une évolution fondamentale vers des opérations de maintenance intelligentes et fondées sur les données.
Les entreprises qui adoptent des solutions optimisées par l'IA, telles que WorkSync, se donnent les moyens de :
Optimiser la valeur des actifs : Grâce à des stratégies de maintenance optimisées et à l'allongement de la durée de vie des équipements
Réduire au minimum les risques opérationnels : Grâce à des analyses prédictives et à des approches de maintenance proactive
Renforcer l'avantage concurrentiel : Grâce à une efficacité accrue, à une réduction des coûts et à une performance supérieure des actifs
Les ordres de travail ne sont plus de simples documents statiques, mais deviennent des outils dynamiques et intelligents qui favorisent l'excellence opérationnelle. En prenant conscience des limites actuelles, en adoptant des solutions basées sur l'intelligence artificielle et en mettant en œuvre des stratégies de transformation globales, les entreprises peuvent atteindre des niveaux d'efficacité et de performance sans précédent en matière de maintenance.
L'avenir de la gestion des ordres de travail ne se résume pas à la numérisation : il est synonyme d'intelligence, de capacité prédictive et de transformation. Les organisations qui agissent dès maintenant pour mettre en œuvre ces fonctionnalités avancées deviendront des leaders dans leurs secteurs respectifs en matière d'excellence opérationnelle et d'avantage concurrentiel.
Prêt à transformer votre gestion des ordres de travail grâce à l'IA ? Découvrez comment WorkSync peut révolutionner vos opérations de maintenance, réparation et révision (MRO) et vous permettre d'exploiter pleinement le potentiel d'une gestion intelligente de la maintenance.
