Dans la gestion des données de référence (Master Data Management), une fiche de données de référence de service (Service Master Data Record) regroupe les données de référence et les informations qui décrivent la nature d'un service, ainsi que des détails tels que la catégorie du service, l'unité de mesure du service et quelques autres informations statiques.
Chaque enregistrement d'un « Service Master » correspond à un « service unique » et il ne doit exister qu'un seul enregistrement pour représenter ce service spécifique. Dans la quasi-totalité des progiciels de gestion intégrés (ERP), cet enregistrement est identifié par un identifiant, communément appelé « identifiant de service ».
Dans tout système ERP, une fiche de données de référence des services constitue la « fiche de référence » qui normalise l’ensemble des services auxquels une entreprise a recours. Elle contient des champs de données essentiels : un identifiant unique du service, des descriptions normalisées, l’unité de mesure (UM), la classification par catégorie et les spécifications du service. Chaque fiche représente exactement un service unique, ce qui permet d'assurer la cohérence des achats, la précision de la facturation et une gestion fiable des fournisseurs à l'échelle de l'entreprise.
Le marché du MDM connaît lui-même une croissance fulgurante : évalué à 18,23 milliards de dollars en 2025, il devrait atteindre 43,38 milliards de dollars d'ici 2030 (taux de croissance annuel composé de 18,93%), principalement grâce aux entreprises qui reconnaissent la valeur stratégique de la gouvernance des données de référence.
Source : Renseignements du Mordor
Voici un exemple de fiche de données de référence de service. Dans ce cas précis, le service est présenté sous une forme « simplifiée ».
Identifiant du service | Nom du service | UOM | Catégorie | Code UNSPSC | Caractéristiques techniques |
SVC-0150 | Entretien préventif des pompes hydrauliques | HEURE | Maintenance mécanique | 73152101 | Fournisseur certifié ISO, inspections trimestrielles |
SVC-0275 | Inspection annuelle des récipients sous pression | EA | Conformité/Sécurité | 81101614 | Présence obligatoire d'un inspecteur certifié par un organisme tiers |
SVC-0420 | Service d'étalonnage – Capteur de température | EA | Instrumentation | 73161503 | Traçabilité NIST, certificat fourni |
SVC-0530 | Mise en service du système électrique | JOUR | Services d'ingénierie | 73140200 | Certification L3, essais de réception en usine |
Modèle de données de référence des services
Un Service Master dans SAP MM, Oracle ou Microsoft Dynamics repose sur une architecture de données cohérente :
Nom de la colonne | Description | Exemple de données | Importance |
Numéro matricule | L'identifiant unique et immuable utilisé pour référencer le service dans l'ensemble du système. | SVC-0010 | Clé primaire – Indispensable pour créer des liens et effectuer des recherches. |
Description succincte du service | Une description standardisée et concise. Doit être unique. | Service de réparation de pompes (modèle X) | Utilisé sur les bons de commande et les factures. |
Texte descriptif du service | Un cahier des charges détaillé ou un cahier des charges général. | Voir le cahier des charges (SOW) V2.0 ci-joint. Nécessite un technicien de niveau 3. | Permet de clarifier les livrables. |
Unité de mesure de base (UM) | L'unité dans laquelle le service est mesuré et acheté. | HEURE, JOUR, EA (chacun), MTR (mètre) | Nécessaire pour le suivi des quantités et la tarification. |
Spécifications du service | Conditions spécifiques à respecter pour bénéficier de ce service | Par exemple : il doit s'agir d'un service proposé par un prestataire conforme à la norme ISO, ou d'un professionnel de la maintenance certifié CMRP. | Afin de garantir le respect des normes et des protocoles |
Dans certains cas, la fiche de service fait également référence à une sous-table qui répertorie et détaille les caractéristiques spécifiques du service ; c'est notamment le cas pour les services récurrents, tels que les contrôles de maintenance préventive planifiés.
Types de services répertoriés dans un référentiel de services
Tous les engagements non matériels qui ne concernent ni des abonnements logiciels, ni des achats de matériel ou d'investissements (Capex) sont consignés dans un « Service Master ».
Qui utilise les données de référence des services ?
1. Équipes MRO, maintenance et production
Il s'agit notamment de services proposés dans le cadre de contrats de maintenance, d'ingénierie de fiabilité, de mise en place de systèmes de maintenance prédictive, d'inspections préventives et d'entretien des installations et des équipements.
Pour les entreprises principalement axées sur la production, les services MRO (Maintenance, Réparation et Révision), de maintenance et de fabrication constituent l'essentiel des fiches de données de base relatives aux services.
De plus, pour obtenir une vue unifiée des données de référence MRO couvrant plusieurs domaines, ces fiches de service doivent être intégrées à d'autres domaines de données pertinents pour les équipes de maintenance et de la chaîne d'approvisionnement.
Il s'agit principalement des données de base relatives aux articles, aux fournisseurs et aux immobilisations. C'est d'ailleurs pour cette raison que les données de base des services se trouvent dans le module MM (Gestion des articles), du moins dans SAP.
Types de services recensés
- Services de maintenance préventive
- Contrats d'intervention en cas de panne et de maintenance corrective
- Services d'ingénierie de fiabilité
- Services de surveillance de l'état des équipements et de maintenance prédictive
- Étalonnage et contrôle des équipements
- Services d'entretien des installations
Exemples de fiches de service
Identifiant du service | Description du service | UoM | Catégorie |
SVC-1001 | Service de révision des pompes | EA | Maintenance mécanique |
SVC-1002 | Service d'analyse des vibrations | HEURE | Ingénierie de la fiabilité |
SVC-1003 | Inspection annuelle des récipients sous pression | EA | Contrôle réglementaire |
SVC-1004 | Maintenance préventive des tableaux électriques | JOUR | Maintenance électrique |
Ces dossiers de service sont généralement utilisés par :
- Planificateurs de maintenance
- Ingénieurs en fiabilité
- Gestionnaires d'actifs
- Équipes de maintenance des installations
Exigence d'intégration multidomaine
Pour les entreprises axées sur la maintenance, les données de référence des services ne peut pas fonctionner de manière isolée. Il doit être intégré à :
- Fiche article
(pièces de rechange et consommables nécessaires à la réalisation de l'intervention) - Données de base des immobilisations / équipements
(pour associer des services à des machines ou à des équipements de production spécifiques) - Fiches fournisseurs
(prestataires de maintenance externes, organismes de contrôle, prestataires de services des équipementiers)
Cette intégration étroite permet :
- Calcul précis des coûts de maintenance par actif
- Traçabilité des prestations fournies
- Amélioration de la planification des stocks MRO
- Une meilleure analyse des coûts sur le cycle de vie
C'est également la principale raison pour laquelle, dans SAP, les données de base des services se trouvent dans le module MM (Gestion des articles), qui régit l'approvisionnement tant des articles que des services.
2. Équipes chargées des finances et des comptes fournisseurs
Ces équipes utilisent principalement ces systèmes pour déterminer la nature des services, traiter les factures et effectuer des analyses des dépenses.
Ces équipes peuvent également effectuer elles-mêmes les saisies si elles font appel à des équipes externes pour les aider dans les domaines de la finance et de la comptabilité.
Les équipes financières et de gestion des comptes fournisseurs s'appuient principalement sur Service Master Data pour le traitement des factures, la classification des coûts et l'analyse des dépenses.
Même s'ils ne créent pas toujours des fiches de service, ils constituent des utilisateurs importants des données de référence relatives aux services.
Types de services recensés
- Services de comptabilité et de tenue de comptes
- Services d'audit et de fiscalité
- Conseil et expertise financiers
- Services de gestion de la paie
Exemples de fiches de service
Identifiant du service | Description du service | UoM | Catégorie |
SVC-3001 | Services d'audit légal | EA | Audit |
SVC-3002 | Services de conseil fiscal | HEURE | Conseil financier |
SVC-3003 | Services de gestion de la paie | MOIS | Opérations financières |
Les équipes financières utilisent ces données pour :
- Rapprocher les factures avec précision
- Classer les dépenses selon la nature du service
- Analyser les coûts par fournisseur et par catégorie
- S'assurer que les écritures au grand livre sont correctes
Dans certaines organisations, les équipes financières peuvent également créer des fiches de service lorsqu'elles font appel à des cabinets externes spécialisés dans la comptabilité ou la conformité.
3. Équipes informatiques et de développement logiciel
Cela comprend les services logiciels fournis par des agences de développement spécialisées, des partenaires de mise en œuvre et des équipes offshore pour la création et le déploiement d'applications logicielles.
Les services informatiques s'appuient fortement sur des prestataires externes, ce qui rend les données de référence relatives aux services essentielles au bon fonctionnement des opérations numériques.
Types de services recensés
Services de développement logiciel
Services de mise en œuvre d'ERP et d'applications
Services d'intégration et de migration de systèmes
Assistance pour les infrastructures cloud
Services informatiques gérés
Services de cybersécurité et d'audit
Exemples de fiches de service
Identifiant du service | Description du service | UoM | Catégorie |
SVC-2001 | Conseil en mise en œuvre de SAP S/4HANA | HEURE | Conseil en informatique |
SVC-2002 | Développement d'applications – Java | HEURE | Développement de logiciels |
SVC-2003 | Assistance pour l'infrastructure cloud | MOIS | Services gérés |
SVC-2004 | Service d'évaluation de la cybersécurité | EA | Sécurité informatique |
Ces fiches sont utilisées par :
Équipes chargées des achats informatiques
Bureaux chargés de la transformation numérique
PMO
Comptabilité : capitalisation ou comptabilisation en charges ?
Les fiches de services normalisées permettent aux équipes informatiques d'éviter les doublons dans les entrées relatives aux prestations de conseil et offrent une meilleure visibilité sur les dépenses informatiques par catégorie de services.
4. Marketing et communication
Les services couvrant le contenu marketing, la production vidéo, la rédaction créative, le marketing à la performance et les relations publiques sont également enregistrés dans la fiche de données de base des services.
Les fonctions marketing s'appuient de plus en plus sur des agences externes et des partenaires créatifs, ce qui rend indispensable une gouvernance globale des services.
Types de services recensés
- Développement de contenus créatifs
- Production vidéo et audiovisuelle
- Services de marketing numérique
- Campagnes de marketing à la performance
- Services de relations publiques et d'image de marque
Exemples de fiches de service
Identifiant du service | Description du service | UoM | Catégorie |
SVC-4001 | Production de vidéos d'entreprise | EA | Services médias |
SVC-4002 | Gestion des campagnes sur les réseaux sociaux | MOIS | Marketing numérique |
SVC-4003 | Services de relations publiques et de communication avec les médias | MOIS | Relations publiques |
SVC-4004 | Création de contenu pour sites web | HEURE | Services créatifs |
Ces dossiers normalisés aident les organisations à :
- Suivre avec précision les dépenses marketing
- Comparer les performances des agences
- Éviter les doublons de codes de service entre les régions
- Améliorer la gestion budgétaire et la mesure du retour sur investissement
5. Équipes chargées de la chaîne d'approvisionnement et de la logistique
Services spécifiques à l'entreposage, au dégroupage, à la manutention et au transport (logistique), créés dans le « Fichier de référence des services ».
Cela inclut également les services liés aux chaînes d'approvisionnement de production, tels que la gestion des entrepôts, la gestion des stocks, le tri, etc.
Bien qu’il existe des modules distincts qui gèrent les détails de ces services, une fiche spécifique à chaque service est créée dans le « Service Master ».
En raison de la complexité de ces services, leurs détails spécifiques (itinéraire, transporteur, tarifs de fret, etc.) sont enregistrés dans des modules distincts, tels que le « fichier de base des transports » dans le module « Gestion des transports » de SAP.
Les organisations de la chaîne d'approvisionnement ont recours à un large éventail de services logistiques et opérationnels, qui sont tous répertoriés dans le « Service Master ».
Types de services recensés
- Services de transport et d'expédition
- Services d'entreposage
- Manutention et chargement/déchargement
- Services de gestion des entrepôts
- Services d'emballage et d'étiquetage
Exemples de fiches de service
Identifiant du service | Description du service | UoM | Catégorie |
SVC-5001 | Transport routier – Chargement complet | TRIP | Logistique |
SVC-5002 | Services de manutention en entrepôt | TON | Entreposage |
SVC-5003 | Services de gestion des entrepôts | MOIS | Opérations liées aux stocks |
SVC-5004 | Services de déchargement de conteneurs | EA | Manutention |
Bien que certains paramètres logistiques détaillés, tels que :
- Itinéraire
- Transporteur
- Tarifs de transport
- Zones de livraison
sont gérées dans des modules spécialisés (par exemple, SAP Transportation Management), mais une fiche de service standardisée existe toujours dans la base de données des services pour représenter le service lui-même.
Cela garantit la cohérence des achats et du suivi financier tout au long de la chaîne d'approvisionnement.
Une approche des données de référence multidomaine – intégrant les données relatives aux services, aux fournisseurs, aux articles et à la logistique – améliore considérablement la visibilité et le contrôle de la chaîne d'approvisionnement.
Cet article couvre l'ensemble des domaines des données de référence de la chaîne logistique et explique comment une approche multidomaine de ces données peut donner plus de moyens aux équipes chargées de la chaîne logistique.
6. Équipes juridiques et de conformité
Les services juridiques, d'audit et de conseil, accompagnés d'une brève description de leur nature, sont également répertoriés en mentionnant le cabinet d'avocats ou l'avocat indépendant chargé de fournir ce service.
Les services juridiques et de conformité s'appuient également sur des prestataires externes.
Types de services recensés
- Services de conseil juridique
- Assistance en matière de contentieux
- Audits de conformité
- Conseil en matière de réglementation
- Services liés à la propriété intellectuelle
Exemples de fiches de service
Identifiant du service | Description du service | UoM | Catégorie |
SVC-6001 | Services de conseil juridique aux entreprises | HEURE | Services juridiques |
SVC-6002 | Audit de conformité réglementaire | EA | Conformité |
SVC-6003 | Examen et vérification des contrats | EA | Analyse juridique |
Ces fiches sont liées à :
- Cabinets d'avocats
- Consultants indépendants
- Autorités de régulation
Elles aident les organisations à suivre leurs dépenses juridiques, à gérer leurs missions et à se tenir prêtes pour les audits.
Où se trouve la configuration du Service Master dans un système ERP ?
La configuration, la structure et le stockage des données de référence des services varient considérablement d'une plateforme ERP à l'autre.
Cette divergence s'explique par le fait que les systèmes ERP ont été initialement conçus autour des achats et du contrôle financier, et non en fonction de la nature physique ou non physique des biens et services acquis. Par conséquent, chaque système ERP traite les services différemment selon la manière dont son architecture d'approvisionnement a été conçue.
De manière générale, les systèmes ERP suivent l'une des deux approches suivantes :
Objet « Service Master » dédié (exemple : SAP, Infor LN)
Service considéré comme un article hors stock dans la fiche article (exemple : Oracle, Microsoft Dynamics)
Il est essentiel de savoir où se trouve le Service Master pour assurer la gouvernance des données, les intégrations et le reporting à l'échelle de l'entreprise.
Service Master dans SAP
Dans SAP, la table « Service Master » se trouve dans le module MM (gestion des articles).
Même si cela peut paraître paradoxal, étant donné que les services couvrent plusieurs fonctions différentes, il est important de comprendre que SAP MM est principalement chargé des processus d’« approvisionnement ».
Cela concerne non seulement les éléments matériels, tels que les matériaux, mais aussi l'acquisition de services.
Étant donné qu’un « Service Master » revêt une grande importance en tant que domaine de données de référence pour les processus d’approvisionnement, il fait partie du module MM mais est utilisé dans l’ensemble de l’organisation.
Même les entreprises qui n'exercent pas d'activités de fabrication ou de production utilisent le module « Gestion des articles », car il s'agit d'un module générique chargé de la gestion des achats et de la chaîne d'approvisionnement au sein de l'entreprise.
Les domaines de données de base dans SAP, leur configuration et leurs fonctionnalités sont les suivantes : abordés dans cet article
En savoir plus
Dans SAP, la fiche de service se trouve dans le module MM (Gestion des articles).
À première vue, cela peut sembler contre-intuitif, dans la mesure où les services sont des éléments immatériels et concernent plusieurs services tels que l'informatique, la finance, le service juridique et la maintenance. Cependant, l'intégration des données de référence des services au sein de MM est délibérée et justifiée d'un point de vue architectural.
Pourquoi SAP intègre Service Master dans MM ?
SAP MM est avant tout chargé des processus d'approvisionnement, et pas seulement des articles.
La gestion des achats dans SAP comprend :
- Achat de matériel physique
- Recours à des services externes
- Gestion des fournisseurs
- Gestion des contrats
- Vérification des factures
Étant donné que les services sont achetés auprès de fournisseurs externes, ils s'inscrivent donc logiquement dans le même cycle de vie des achats que les matériaux.
Par conséquent, le Service Master est modélisé comme un objet de données de base des achats, même s'il est utilisé par plusieurs services de l'entreprise.
Fonctionnement de Service Master dans SAP
Dans SAP, une fiche de service contient généralement :
Champ | Exemple |
Numéro matricule | SVC-100012 |
Texte court | Service de révision des pompes |
Texte long | Démontage complet, inspection et remontage d'une pompe centrifuge |
Unité de mesure | HEURE / EA |
Catégorie de service | Maintenance mécanique |
Classification | UNSPSC / Taxonomie interne |
Ces dossiers de service sont utilisés dans :
- Demandes d'achat de services
- Bons de commande de services
- Fiches d'intervention (SES)
- Vérification des factures
Exemple de flux d'utilisation SAP
- L'équipe de maintenance crée un ordre de travail pour la réparation d'une pompe externe
- L'acheteur crée un bon de commande de service à l'aide de Service Master : « Service de révision des pompes »
- Le prestataire effectue les travaux
- Le service de maintenance confirme l'achèvement des travaux via la fiche d'intervention
- Le service financier enregistre la facture sous le même code de service
La même fiche « Service Master » est donc utilisée par :
- Maintenance
- Achats
- Finance
- Comptabilité des immobilisations
Pourquoi SAP MM est-il utilisé même par des entreprises qui ne sont pas du secteur industriel ?
Même les organisations qui ne fabriquent pas de produits – telles que les sociétés de services informatiques, les banques ou les entreprises de services publics – utilisent néanmoins SAP MM, car ce module fait office de module générique de gestion des achats d'entreprise.
Qu'une organisation procède à des achats :
- Services de conseil
- Avis juridique
- Développement de logiciels
- Gestion des installations
…le processus d'approvisionnement reste inchangé ; c'est pourquoi les données de référence des services sont centralisées dans MM et partagées à l'échelle de l'entreprise.
Maîtrise des services Oracle
Dans les systèmes Oracle, une fiche de service n'est pas un objet distinct ; elle fait partie intégrante des données de base qui gèrent les articles. Dans les systèmes Oracle, on parle de « données de base des articles », qui regroupent les informations relatives aux articles matériels ainsi qu'aux « services ».
Pour distinguer clairement un enregistrement de données « Service » d'un enregistrement « Matériel », les utilisateurs d'Oracle se réfèrent à des attributs spécifiques et à leurs valeurs définies au niveau de l'« Article ».
Cela comprend notamment :
- Stockable (attribut) – Réglé sur NON
- Valeur des actifs en stock – Réglée sur NON
- Onglet « Achats » – Les attributs d'achat pertinents (unité de mesure, prix, etc.) sont définis ici, comme pour un article standard.
En savoir plus
Les systèmes ERP d'Oracle adoptent une approche architecturale différente.
Dans Oracle, il n'existe pas d'objet « Service Master » distinct.
Au contraire, les articles et les services sont tous gérés au sein d'une seule et même structure de données de base, appelée « fiche article ».
Cette fiche article contient les informations suivantes :
- Matériaux physiques
- Pièces de rechange
- Consommables
- Articles non disponibles en stock
- Services
La distinction entre un bien et un service est régie par attributs au niveau de l'élément.
Comment Oracle distingue les services des produits
Dans Oracle, une fiche de service correspond essentiellement à une fiche de référence d'article configurée comme « hors stock ».
Parmi ses principales caractéristiques, on peut citer :
- Stockable = NON
→ Indique que l'article n'est pas disponible en stock - Valeur des actifs en stock = NON
→ Garantit que le service n'a pas d'incidence sur l'évaluation des stocks - Caractéristiques d'achat activées
→ Les unités de mesure, les coordonnées des fournisseurs, les tarifs et les contrôles d'approvisionnement sont gérés
Exemple d'élément de service Oracle
Attribut | Valeur |
Numéro d'article | ITM-SVC-2045 |
Description | Service d'inspection électrique annuelle |
Stockable | Non |
Actif en stock | Non |
Unité de mesure principale | EA |
Fonctionnalité d'achat activée | Oui |
Du point de vue du système, Oracle considère les services comme :
« Articles pouvant être achetés mais non stockés. »
Conséquences de l'approche d'Oracle
Avantages
- Table de données de référence unique
- Un modèle de données plus simple
- Gestion uniforme des achats
Défis
- Les services ne disposent pas d'un schéma dédié
- Gouvernance limitée spécifique aux services
- Risque accru de doublons
- Un recours accru aux normes de dénomination
Étant donné que les services et les ressources partagent le même maître, il est essentiel de mettre en place une gouvernance rigoureuse et des normes de classification strictes dans les environnements Oracle.
Configuration de Service Master dans d'autres progiciels de gestion intégrés (ERP)
Microsoft Dynamics 365’s Cette approche est similaire à celle d'Oracle dans la mesure où elle n'utilise pas d'objet « Fiche de services » distinct pour les achats de base, mais s'appuie sur la Fiche article associée à des modules fonctionnels spécialisés.
Infor LN, qui s'appuie notamment sur une solide expérience dans les secteurs de la fabrication et de la gestion d'actifs complexes, adopte souvent l'approche la plus structurée, à l'instar de SAP, en consacrant des structures de données de référence spécifiques à ses domaines d'activité.
En savoir plus
Microsoft Dynamics 365
Microsoft Dynamics 365 suit un modèle similaire à celui d'Oracle.
Elle ne dispose pas d'un « Service Master » autonome pour les achats de base.
Au lieu de cela, les services sont créés dans la fiche article, généralement à l'aide de :
- Type d'élément = Service
- Pas de suivi des stocks
- Attributs d'approvisionnement activés
Exemple d'élément de service Dynamics
Champ | Valeur |
Numéro d'article | SRV-00128 |
Type d'article | Service |
Suivi des stocks | Personnes handicapées |
UOM | Heure |
Fonctionnalité d'approvisionnement activée | Oui |
Bien que Dynamics propose des modules supplémentaires pour la gestion des services, la logistique ou les interventions sur site, la fiche d'achat de base d'un service provient toujours de la fiche article.
Cette approche convient particulièrement aux organisations qui :
- Volumes d'activité modérés
- Des modèles d'approvisionnement plus simples
Cependant, à mesure que la complexité des services augmente (MRO, maintenance, contrats, services multi-fournisseurs), la gouvernance devient plus difficile sans une structure de données dédiée aux services.
Service Master dans Infor LN
Infor LN propose l'une des approches les plus structurées en matière de données de référence des services, en particulier pour les secteurs de la fabrication et ceux à forte intensité d'actifs.
Contrairement à Oracle ou à Dynamics, Infor LN propose des structures de données de référence dédiées et orientées services, à l'instar de SAP.
Infor LN prend en charge :
- Types de services
- Tâches d'entretien courantes
- Catégories professionnelles
- Définitions des compétences
- Modèles de couverture des services
- Structures d'entretien et de réparation
Exemple de données de service Infor LN
Type de service | Exemple |
Maintenance préventive | Inspection annuelle du compresseur |
Maintenance corrective | Réparation d'urgence de moteurs |
Service sous contrat | AMC – Équipements pour les services publics |
Catégorie professionnelle | Technicien en électricité – Niveau 2 |
Ces dossiers de service s'intègrent étroitement avec :
- Fiche de matériel
- Planification de la maintenance
- Contrats de service
- Suivi de la garantie
Grâce à cette conception, Infor LN se distingue particulièrement dans les domaines suivants :
- Maintenance d'actifs complexes
- Gestion des services après-vente
- Suivi du cycle de vie des équipements
Résumé : Comment les progiciels de gestion intégrée (ERP) gèrent les données de référence des services
ERP | L'approche Service Master |
SAP | Service dédié « Master » dans le module MM |
Oracle | Services gérés comme articles hors stock dans la fiche article |
Microsoft Dynamics | Postes de service dans la fiche article |
Infor LN | Objets de base de données de services structurés intégrés aux domaines de maintenance |
Pourquoi est-ce important pour la gestion des données de référence ?
Les données de référence des services étant structurées différemment d'un ERP à l'autre, les entreprises rencontrent des difficultés lorsque :
- Exploitation de plusieurs systèmes ERP
- Migration d'un ERP existant vers S/4HANA ou le cloud
- Harmonisation des catalogues de services à l'échelle mondiale
- Réalisation d'analyses des dépenses à l'échelle de l'entreprise
C'est là que Gestion des données de référence multidomaine devient essentiel : il s'agit de fournir une couche de référence harmonisée qui se situe au-dessus des structures de données propres à chaque ERP et qui garantit la cohérence, la gouvernance et la normalisation à l'échelle de l'entreprise.
Données de référence sur les services dans tous les secteurs d'activité
Les données de référence des services désignent l'ensemble des services non matériels qu'une organisation se procure auprès de prestataires externes. Si la structure d'une fiche de référence de service reste globalement homogène d'une entreprise à l'autre, la nature, la complexité et le volume des services varient considérablement d'un secteur à l'autre.
Chaque secteur dispose d'un catalogue de services spécifique, en fonction de son modèle opérationnel, de son cadre réglementaire et de sa dépendance vis-à-vis des prestataires externes.
Vous trouverez ci-dessous une ventilation par secteur d'activité de l'utilisation des données de référence des services et des types d'enregistrements de services généralement gérés.
Industries manufacturières et à forte intensité d'actifs
Dans les secteurs manufacturiers et les industries à forte intensité d'actifs, les données de référence relatives aux services vont bien au-delà de la maintenance des installations. Elles englobent les services utilisés par les services de production, d'ingénierie, de qualité, d'informatique, de chaîne d'approvisionnement, de finance, des ressources humaines et de conformité. De ce fait, les entreprises manufacturières gèrent généralement l'un des catalogues de services les plus vastes et les plus complexes.
Types de données de service collectées
- Services de maintenance préventive et corrective
- Services de révision et de remise à neuf des équipements
- Services d'étalonnage, d'essais et de contrôle qualité
- Services d'installation et de mise en service de lignes de production
- Services d'ingénierie industrielle et d'optimisation des processus
- Services d'assistance en automatisation, automates programmables (PLC) et systèmes de gestion de l'usine (MES)
- Gestion des installations, services publics et services d'entretien ménager
- Services de transport et de logistique
- Services liés à l'environnement, à la sécurité et à la conformité réglementaire
- Services professionnels tels que l'audit, le conseil juridique et le conseil en gestion
Exemples de fiches de service
Description du service | UoM | Catégorie |
Service de révision des pompes centrifuges | EA | Maintenance mécanique |
Service d'étalonnage de machines CNC | EA | Qualité et étalonnage |
Mise en service d'une ligne de production | PROJET | Assistance à la production |
Service d'assistance à l'automatisation par API | JOUR | Services d'automatisation |
Maintenance préventive des réseaux de services publics | JOUR | Entretien des installations |
Audit interne de sécurité | EA | Conformité aux normes HSE |
Transport des produits finis | TRIP | Logistique |
Services de conseil juridique | HEURE | Services professionnels |
Des données de référence standardisées sur les services permettent un calcul précis des coûts, le suivi du cycle de vie des actifs, une visibilité sur les dépenses à l'échelle de l'entreprise et l'intégration avec les données de référence relatives aux articles, aux fournisseurs et aux actifs.
Secteur pétrolier, gazier et pétrochimique
Dans les entreprises du secteur pétrolier, gazier et pétrochimique, les données de référence relatives aux services soutiennent les fonctions opérationnelles, d'ingénierie, de sécurité, de logistique, informatiques, de conformité et les fonctions corporate, tant dans les activités en amont, en milieu de chaîne qu'en aval.
Types de données de service collectées
- Services de forage, d'intervention sur puits et de gestion des réservoirs
- Services d'ingénierie des procédés et de conseil technique
- Services d'arrêt, de remise en service et de maintenance
- Services d'inspection, d'essais et de certification
- Services offshore dans les domaines maritime, aéronautique et logistique
- Services de conseil en matière d'environnement, de sécurité et de gestion des risques
- Services liés à l'automatisation industrielle et aux systèmes OT
- Services de sécurité, de surveillance et de contrôle d'accès
- Services de conseil juridique, d'audit et en matière de réglementation
Exemples de fiches de service
Description du service | UoM | Catégorie |
Service de forage directionnel | JOUR | Opérations de forage |
Services de diagraphie de puits | EMPLOI | Services souterrains |
Assistance à la maintenance pendant les arrêts de production | JOUR | Arrêt de l'usine |
Contrôles non destructifs (CND) | EA | Services d'inspection |
Service d'affrètement de navires offshore | JOUR | Logistique maritime |
Étude d'évaluation des risques HAZOP | EA | Conformité aux normes HSE |
Assistance pour les systèmes SCADA | MOIS | Services d'ergothérapie |
Services de sécurité offshore | MOIS | Sécurité |
Services de mandat juridique | MOIS | Services professionnels |
Un référentiel de services réglementé est essentiel pour la traçabilité en matière de sécurité, les audits réglementaires et la maîtrise des coûts dans les environnements industriels à haut risque.
Industries chimiques et de transformation
Les industries chimiques et de transformation sont soumises à des cadres réglementaires, environnementaux et de sécurité très stricts. Les données de référence relatives aux services soutiennent ici les opérations, la R&D, la conformité, la qualité, la logistique et les services généraux.
Types de données de service collectées
- Services de maintenance et d'arrêt des installations de production
- Services d'essais en laboratoire et d'analyses chimiques
- Services de surveillance environnementale et de contrôle des émissions
- Audits de sécurité et contrôles réglementaires
- Optimisation des processus et conseil en ingénierie
- Services de traitement des déchets et d'élimination des matières dangereuses
- Services d'emballage, de transport et de manutention
- ERP, LIMS et services informatiques pour l'industrie manufacturière
- Services de conseil en matière de réglementation, de droit et de conformité
Exemples de fiches de service
Description du service | UoM | Catégorie |
Maintenance préventive des réacteurs | EA | Maintenance des processus |
Analyse d'échantillons chimiques | TEST | Services de laboratoire |
Surveillance des émissions des cheminées | EA | Conformité environnementale |
Audit de sécurité des procédés | EA | Conformité aux normes HSE |
Service d'élimination des déchets dangereux | TON | Gestion des déchets |
Service de transport de produits chimiques | TRIP | Logistique |
Assistance technique pour le système LIMS | MOIS | Services informatiques |
Conseil en matière de conformité réglementaire | HEURE | Services professionnels |
Des fiches de service bien structurées garantissent le respect de la réglementation, l'exactitude des rapports environnementaux et la traçabilité des services essentiels à la sécurité.
Énergie, services publics et infrastructures
Les entreprises du secteur de l'énergie et des services publics s'appuient sur des données de référence relatives aux services dans les domaines de la production, du transport, de la distribution, de l'informatique, de la sécurité, de la réglementation et de la gestion de la clientèle.
Types de données de service collectées
- Services de maintenance des centrales électriques et du réseau électrique
- Services de diagnostic et de contrôle des équipements
- Services d'inspection sur site et de dépannage
- Compteurs intelligents et services AMI
- Services de mise en conformité environnementale et réglementaire
- Services d'ingénierie et de conseil technique
- Services SCADA, de surveillance et d'assistance informatique
- Sécurité, entretien ménager et services liés aux installations
- Services d'audit et de conseil en matière de réglementation
Exemples de fiches de service
Description du service | UoM | Catégorie |
Service d'analyse de l'huile de transformateur | EA | Contrôles électriques |
Maintenance préventive des postes électriques | JOUR | Maintenance des actifs |
Patrouille des lignes de transport d'électricité | KM | Services sur le terrain |
Service d'étalonnage des compteurs intelligents | EA | Comptage |
Audit de conformité en matière de sécurité électrique | EA | Conformité réglementaire |
Assistance à la surveillance SCADA | MOIS | Systèmes de contrôle |
Services de sécurité pour les centrales électriques | MOIS | Sécurité |
Services d'audit environnemental | EA | Développement durable |
La cohérence des données de référence relatives aux services contribue à la fiabilité du réseau, à la préparation aux audits et à une répartition transparente des coûts.
Logistique et entreposage
Les entreprises de logistique gèrent les données relatives aux services dans les domaines du transport, de l'entreposage, de la conformité, des systèmes informatiques et des services commerciaux.
Types de données de service collectées
- Services de transport routier, ferroviaire, aérien et maritime
- Services d'expédition et de groupage de marchandises
- Services d'entreposage et de manutention
- Services d'emballage, d'étiquetage et de préparation de kits
- Services de dédouanement et de documentation commerciale
- Services d'entretien et de réparation de flottes
- Services liés aux plateformes logistiques et aux systèmes de suivi
- Assurances, gestion des sinistres et conseil en matière de risques
- Services professionnels et financiers
Exemples de fiches de service
Description du service | UoM | Catégorie |
Transport par camion complet | TRIP | Logistique |
Service de stockage en entrepôt | PALETTE/JOUR | Entreposage |
Service de déchargement de conteneurs | EA | Manutention |
Dédouanement à l'exportation | EXPÉDITION | Conformité commerciale |
Maintenance préventive de la flotte | EA | Services de gestion de flotte |
Assistance relative à la plateforme logistique | MOIS | Services informatiques |
Avis concernant l'assurance des marchandises | EA | Services de gestion des risques |
Services d'audit financier | EA | Services professionnels |
Une base de données de services unifiée permet une facturation précise du fret, une bonne visibilité sur les dépenses et la gestion des performances des fournisseurs.
Secteur des technologies de l'information et des logiciels
Les services juridiques, d'audit et de conseil, accompagnés d'une brève description de leur nature, sont également répertoriés en mentionnant le cabinet d'avocats ou l'avocat indépendant chargé de fournir ce service.
Les services juridiques et de conformité s'appuient également sur des prestataires externes.
Types de services recensés
- Services de conseil juridique
- Assistance en matière de contentieux
- Audits de conformité
- Conseil en matière de réglementation
- Services liés à la propriété intellectuelle
Exemples de fiches de service
Identifiant du service | Description du service | UoM | Catégorie |
SVC-6001 | Services de conseil juridique aux entreprises | HEURE | Services juridiques |
SVC-6002 | Audit de conformité réglementaire | EA | Conformité |
SVC-6003 | Examen et vérification des contrats | EA | Analyse juridique |
Ces fiches sont liées à :
- Cabinets d'avocats
- Consultants indépendants
- Autorités de régulation
Elles aident les organisations à suivre leurs dépenses juridiques, à gérer leurs missions et à se tenir prêtes pour les audits.
Secteur bancaire, des services financiers et de l'assurance (BFSI)
Les établissements du secteur BFSI gèrent les données de service dans les domaines de la conformité, de l'informatique, de l'audit, des opérations et de la gouvernance d'entreprise.
Types de données de service collectées
- Services d'audit interne et externe
- Conseil en matière de risques, de conformité et de réglementation
- Services bancaires de base et services d'assistance aux applications
- Services de cybersécurité et de surveillance des fraudes
- Services de gouvernance des données et de protection de la vie privée
- Réingénierie des processus et services de conseil
- Installations, sécurité et services en agence
- Services juridiques et professionnels
Exemples de fiches de service
Description du service | UoM | Catégorie |
Services d'audit interne | EA | Audit |
Conseil en matière de conformité réglementaire | HEURE | Conseil en gestion des risques |
Services d'assistance aux systèmes bancaires centraux | MOIS | Opérations informatiques |
Services de surveillance des fraudes | MOIS | Sécurité |
Évaluation de la protection des données | EA | Conformité |
Conseil en amélioration des processus | JOUR | Avis |
Services de sécurité des agences | MOIS | Services généraux |
Services de mandat juridique | MOIS | Services professionnels |
Les fiches de service normalisées sont indispensables pour assurer la traçabilité, la transparence réglementaire et la gouvernance financière.
Construction et infrastructures
Les entreprises du secteur de la construction s'appuient sur les données de référence relatives aux services pour gérer l'exécution des projets, la sous-traitance, la sécurité, la logistique et les services généraux.
Types de données de service collectées
- Services d'ingénierie, de conception et de conseil
- Étude du site et services géotechniques
- Services de location et de mise en service de matériel
- Maîtrise d'œuvre et gestion de projet
- Services de contrôle qualité et d'essais
- Services liés à la sécurité et à la conformité réglementaire
- Services de logistique et de transport liés aux projets
- Services contractuels, juridiques et de conseil
Exemples de fiches de service
Description du service | UoM | Catégorie |
Étude du site et étude géotechnique | EA | Services d'ingénierie |
Service de location de grues | JOUR | Services liés aux équipements |
Audit de sécurité sur les chantiers | EA | Conformité aux normes HSE |
Transport des matériaux du projet | TRIP | Logistique |
Services de maîtrise d'œuvre | MOIS | Services liés aux projets |
Services de contrôle qualité | EA | Assurance qualité/Contrôle qualité |
Services de conseil en matière de contrats | HEURE | Services juridiques |
Un référentiel de services normalisé garantit la transparence des coûts des projets, la bonne gestion contractuelle et l'exactitude de la facturation des fournisseurs.
Défis courants liés à la gestion d'un « Service Master »
La gestion des données relatives aux services constitue un pilier essentiel de l'efficacité opérationnelle, en particulier dans les secteurs qui s'appuient fortement sur des services externalisés ou sur des réseaux d'approvisionnement complexes. Cependant, la gestion efficace de ces données se heurte à des défis spécifiques.
Contrairement aux données matérielles, qui concernent des éléments tangibles, les données de services sont intangibles, variées et souvent non structurées. Ces caractéristiques rendent leur classification, leur normalisation et leur gestion efficace plus difficiles. Nous abordons ci-dessous les principaux défis auxquels sont confrontées les entreprises dans la gestion des données de services, ainsi que l'impact que ces problèmes peuvent avoir sur leurs opérations.
La création d'enregistrements de services en double est très courante, car il est souvent plus simple pour un acheteur de créer une nouvelle entrée, légèrement différente, que de rechercher celle qui existe déjà. Cela entraîne une fragmentation des données de dépenses entre plusieurs codes de service.
Dans de nombreuses organisations, la question de savoir à qui « appartiennent » les données de référence des services n'est pas clairement définie. Contrairement à un article, dont la responsabilité incombe clairement à l'équipe chargée de la fiche article ou au service d'ingénierie, la création des services est souvent confiée par défaut à des acheteurs individuels ou à des chefs de service, ce qui entraîne un manque d'uniformité dans les formats.
De nombreux services sont créés pour un projet unique et spécifique. Si ces enregistrements ne sont pas supprimés ou marqués comme inactifs à la fin du projet, la table « Service Master » devient encombrée et difficile à consulter, ce qui augmente le risque d'utiliser des codes obsolètes.
Bien que les services soient également classés selon des normes taxonomiques officielles telles que l'UNSPSC, il est généralement admis que l'UNSPSC s'est historiquement révélé plus performant et plus détaillé pour recenser les biens corporels que les services incorporels.
On peut affirmer que cet écart ne cesse de se réduire, mais des difficultés subsistent en raison de la complexité inhérente aux contrats de service.
Les fiches de service peuvent rapidement devenir obsolètes si elles ne sont pas reliées de manière dynamique aux contrats correspondants (par exemple, les contrats-cadres d'achat).
La fiche de référence peut indiquer qu'un service existe, mais il se peut que le contrat précisant les tarifs ou l'étendue des prestations en vigueur ait expiré.
L'absence d'une unité de mesure universelle (U-O-M) constitue un défi bien connu dans plusieurs domaines liés aux données de référence, mais elle est particulièrement marquée dans le cas d'une « fiche de service ».
Alors qu'un article utilise une unité standard (EA, KG), les unités de mesure de service sont très variables et « dépendent du contexte ».
Une « journée » de conseil n'est pas la même chose qu'une « journée » de location d'engins de chantier. Le manque de cohérence au niveau des unités de mesure complique considérablement la tarification et la gestion des contrats.
Absence de classification normalisée
L'un des principaux défis liés à la gestion des données relatives aux services réside dans l'absence de normes de classification cohérentes. Contrairement aux articles, les services sont souvent décrits de manière différente par les diverses parties prenantes, ce qui entraîne des incohérences dans les données de référence relatives aux services.
Impact: Ce manque de cohérence entrave l'intégration avec les systèmes d'entreprise tels que les progiciels de gestion intégrée (ERP) et les plateformes d'approvisionnement, ce qui complique l'analyse des dépenses et la comparaison des fournisseurs.
Solution: L'adoption de systèmes de classification reconnus à l'échelle mondiale, tels que l'UNSPSC, peut contribuer à garantir l'uniformité et à rendre les données plus accessibles d'un service à l'autre.
Données incohérentes et incomplètes
Les données relatives aux services ne comportent souvent pas les attributs structurés que l'on retrouve dans les données sur les articles, ce qui les rend sujettes à des erreurs et à des omissions. Par exemple, des descriptions de services incomplètes ou des informations tarifaires manquantes peuvent entraîner des dysfonctionnements dans la gestion des achats et des fournisseurs.
Impact: Des données incomplètes entraînent des retards dans la prestation des services, augmentent les coûts d'approvisionnement et compliquent la prise de décision.
Solution: La mise en place de processus de validation des données et de champs obligatoires peut contribuer à garantir l'exhaustivité et l'exactitude des données.
Difficulté à quantifier les services
Contrairement aux matériaux, qui peuvent être mesurés et suivis en unités, les services sont de nature qualitative et ne disposent souvent pas d'indicateurs clairement quantifiables. Il est donc difficile d'évaluer la valeur et la performance des services.
Impact: L'impossibilité de quantifier les services se traduit par un suivi insuffisant des performances des prestataires et par des difficultés dans la répartition des coûts.
Solution: La définition d'accords de niveau de service (SLA) mesurables et d'indicateurs clés de performance (KPI) peut aider à quantifier et à évaluer la qualité du service.
Gestion décentralisée des données
Les données relatives aux services sont souvent dispersées entre différents services, tels que les achats, les finances et les opérations, sans qu'il n'existe de référentiel centralisé.
Impact: Cette décentralisation entraîne une duplication des données, des incohérences et un cloisonnement de l'information, ce qui nuit à la collaboration et à la cohérence.
Solution: Investir dans un système centralisé de gestion des données de référence (MDM) permet d'améliorer la gouvernance des données et garantit la cohérence et l'accessibilité des données relatives aux services à l'échelle de l'entreprise.
Grande complexité et grande diversité des services
Les services varient considérablement d'un secteur à l'autre et d'un fournisseur à l'autre, allant de missions de conseil ponctuelles à des contrats de maintenance récurrents. Cette diversité complique la gestion des données de référence relatives aux services.
Impact: La gestion de données aussi variées sans classification adéquate entraîne des pertes d'efficacité dans les achats et complique l'établissement des rapports.
Solution: Le classement des services selon des hiérarchies prédéfinies et l'utilisation d'outils de classification avancés peuvent simplifier la gestion des données.
Absence d'appropriation et de gouvernance
En l'absence de responsabilités clairement définies, la gestion des données de service passe souvent à la trappe. Les services peuvent créer des entrées en double ou incohérentes en raison de l'absence de politiques bien définies en matière de responsabilité et de gouvernance.
Impact: Une mauvaise gouvernance entraîne des erreurs dans les données, des défaillances lors des audits et une perte de confiance dans la qualité des données relatives aux services.
Solution: La mise en place d'un cadre de gouvernance définissant les rôles, les responsabilités et les processus de validation garantit la responsabilisation et le respect des normes de qualité des données.
Utilisation restreinte de la technologie
De nombreuses organisations s'appuient encore sur des processus manuels ou des outils obsolètes pour gérer leurs données de service, qui ne sont ni évolutifs ni efficaces.
Impact: Une adoption limitée des technologies entraîne un traitement lent des données, des erreurs humaines et une incapacité à s'adapter à l'évolution des besoins de l'entreprise.
Solution: L'utilisation de plateformes MDM avancées dotées de fonctionnalités d'intelligence artificielle et d'automatisation permet d'améliorer la précision des données, la déduplication et l'évolutivité.
Modifications et mises à jour fréquentes des données
Les données relatives aux services doivent souvent être mises à jour régulièrement en raison de l'évolution des contrats avec les fournisseurs, des structures tarifaires ou des exigences réglementaires.
Impact: En l'absence de mécanismes adéquats de contrôle des versions et de surveillance, ces modifications peuvent entraîner l'utilisation de données obsolètes ou erronées dans des processus critiques.
Solution: Des contrôles réguliers des données et des mécanismes de mise à jour automatisés permettent de garantir l'actualité et l'exactitude des données relatives aux services.
Comment configurer une « Service Master » dans un système ERP
Gestion des données de référence multi-domaines et référentiel des services
Le logiciel phare de gestion des données de référence de Verdantis prend en charge les « Services » en tant qu'objet, avec des intégrations configurées directement dans les progiciels de gestion d'entreprise (ERP) les plus courants.
Pour surmonter certaines des difficultés liées au fichier de référence « Services » évoquées ci-dessus, voici comment la suite MDM de Verdantis permet aux équipes chargées de la maintenance, de la gestion des actifs, de la fiabilité et de la chaîne d’approvisionnement de disposer de fiches de référence de services à jour et fiables.
Synchronisation en temps réel avec les contrats de service
Comme indiqué précédemment, les fiches de service perdent de leur pertinence au fil du temps, à mesure que la relation avec le fournisseur et le contrat de service correspondant évoluent.
Des pratiques de gouvernance des données peu rigoureuses font souvent que ces modifications ne sont pas prises en compte dans les enregistrements de données.
Pour relever ces défis, l'objet « Service Master » de la suite MDM de Verdantis peut être configuré pour :
- Lancer une analyse par lots: Les agents d'IA intégrés à la suite MDM, tels qu'Auto Doc AI, peuvent être configurés pour vérifier à intervalles réguliers la conformité avec les clauses d'un contrat de service donné. Si une non-conformité est détectée, il est possible de configurer un workflow qui imposera la modification de l'enregistrement de données et le complétera conformément à la norme de gouvernance des données de référence qui a été définie.
Cette synchronisation est une une approche axée sur la gouvernance des données de référence, ce qui permet de réduire au minimum l'un des défis les plus fastidieux de la gestion des données de gestion (MDM) des services, à savoir la duplication, et
Analyse U-O-M basée sur l'IA
- Les contrats de service sont complexes et peuvent être facturés en fonction de plusieurs critères ou étapes : heures de travail, durée de location, périmètre fixe, réalisation d'étapes, etc.
Le logiciel de traitement de documents de Verdantis a été formé aux spécificités du secteur à partir de plusieurs contrats de service. Ces modèles étant « sensibles au contexte », il est possible d’utiliser les frameworks d’IA d’Agentic pour créer automatiquement les unités de mesure, conformément au contrat de service, et d’ajouter les valeurs dans la fiche de données de base du service.
Classification et descriptions basées sur l'IA
Conformément aux normes de classification en vigueur, les dossiers de service et leur nature peuvent être automatiquement détectés, codifiés et mis à jour dans le système grâce à un flux de travail d'IA avec intervention humaine
Cela permet d'automatiser ce qui constitue sans doute l'un des défis les plus épineux de la gestion des données de gestion des services (MDM), à savoir les doublons et les descriptions non structurées.
Étapes clés de la gestion des données de service
La gestion des données de services est un élément essentiel du cadre de gouvernance des données de toute organisation. Les services jouant un rôle central dans les opérations commerciales modernes, une gestion efficace des données de services peut permettre d’améliorer les pratiques d’approvisionnement, de renforcer la conformité et d’optimiser l’efficacité opérationnelle. Voici les étapes clés du processus de gestion des données de services, de la collecte à la validation des données.
Collecte de données : sources des données relatives aux services
La première étape d'une gestion efficace des données de service consiste à collection d'informations relatives aux services. Cela implique de collecter des données provenant de multiples sources internes et externes afin de garantir un enregistrement complet et précis de tous les services fournis ou reçus par l'organisation.
Parmi les sources courantes de données de service, on peut citer :
Contrats: Ils contiennent des descriptions détaillées des services, des barèmes tarifaires, des accords de niveau de service (SLA) ainsi que les conditions générales. Les contrats constituent la référence principale pour les informations relatives à l'étendue, à la durée et au coût des services.
Factures: Les factures fournissent des informations essentielles sur l'utilisation des services, les tarifs, les remises, les conditions de paiement et les dates de prestation des services. Elles sont indispensables pour assurer le suivi financier de l'achat de services.
Systèmes d'approvisionnement: Ces systèmes contiennent des données relatives aux achats de services, notamment les informations sur les prestataires, les spécifications des services, les quantités et l'historique des paiements. Ils constituent des sources essentielles pour le suivi des services en cours ou récurrents.
Demandes d'intervention et ordres de travail: Dans les organisations dotées d'équipes de maintenance ou d'exploitation, les ordres de travail et les demandes d'intervention constituent des sources de données de service en temps réel, qui permettent de consigner les demandes de services spécifiques ainsi que leur état d'avancement.
La collecte de données relatives aux services provenant de plusieurs systèmes permet d'obtenir une vue d'ensemble complète et précise des services utilisés par une organisation, garantissant ainsi que ces données reflètent les dernières transactions et les derniers accords.
Classification : regroupement des services à l'aide de taxonomies appropriées
Une fois les données de service collectées, l'étape cruciale suivante consiste à classification—regrouper les services en catégories faciles à gérer, à comparer et à analyser. Une classification efficace permet de rationaliser les achats, d'améliorer l'analyse des dépenses et de garantir que les services sont en adéquation avec les objectifs de l'entreprise.
Parmi les systèmes de classification courants, on peut citer :
UNSPSC (Code normalisé des produits et services des Nations Unies): Cette norme mondiale de classification regroupe les services en segments, familles, classes et catégories, garantissant ainsi la cohérence entre les systèmes d'approvisionnement et les marchés. Par exemple, les services de conseil pourraient être classés dans le segment « Services professionnels », avec des sous-catégories supplémentaires pour des types spécifiques de conseil (par exemple, le conseil en informatique).
Classe E: Ce système est largement utilisé en Europe et s'avère particulièrement utile pour des secteurs tels que l'industrie manufacturière et l'ingénierie. Il permet une classification plus fine des services, en mettant l'accent sur les caractéristiques qui définissent la nature du service.
Nous aborderons plus en détail les classifications UNSPSC et E-class au fil de cet article.
Taxonomies personnalisées: Certaines organisations peuvent mettre au point leurs propres systèmes de classification sur mesure, en fonction de leurs exigences internes ou des besoins spécifiques à leur secteur d'activité.
Une classification adéquate contribue à améliorer la visibilité et la transparence des dépenses liées aux services et permet aux entreprises d'évaluer rapidement les performances de ces derniers dans toutes les catégories.
Validation : s'assurer que les descriptions de services, les unités de mesure et les prix sont conformes aux exigences métier
Une fois les données de service collectées et classées, l'étape suivante consiste à validation—en veillant à ce que les données répondent aux besoins de l'entreprise et soient exactes, complètes et à jour. Cela est essentiel pour préserver l'intégrité des données et réduire au minimum les erreurs ou les divergences susceptibles d'influencer la prise de décision.
Les principales activités de validation comprennent :
Descriptions des services: Veiller à ce que les descriptions de services soient précises, claires et cohérentes avec la documentation interne et celle propre à chaque prestataire. La description doit correspondre au périmètre des travaux convenu et respecter les normes de qualité de l'organisation.
Unités de mesure (UM): Vérifier que les unités de mesure (par exemple, heures, pièces, contrats) sont conformes aux normes de l'entreprise et adaptées au type de service fourni. Par exemple, si un service est facturé à l'heure, l'unité de mesure doit clairement l'indiquer afin d'éviter tout litige de facturation.
Tarifs et conditions générales: S'assurer que les informations relatives aux tarifs, aux conditions de paiement et aux remises sont conformes aux contrats et aux accords. Il est particulièrement important de vérifier régulièrement les tarifs des services dans le cadre de contrats à long terme, où des ajustements de prix ou des ajouts de services peuvent intervenir.
Contrôles de conformité: Veiller à ce que les services soient conformes à la réglementation du secteur, aux politiques internes et aux normes de qualité. Cela revêt une importance cruciale dans des secteurs tels que la santé, la finance et l'administration publique, où tout manquement à ces exigences pourrait entraîner des conséquences juridiques ou financières.
La validation des données relatives aux prestations est un processus continu qui permet de s'assurer que les prestations sont fournies et prises en charge correctement, ce qui améliore le contrôle financier et réduit le risque d'erreurs et de litiges.
DONNÉES DE RÉFÉRENCE DES SERVICES - CLASSIFICATION
Intégrations avec d'autres modules ERP
À elle seule, une base de données de référence des services n'apporte peut-être pas grand-chose en termes d'efficacité, mais les avantages d'une base de données de référence fiable se concrétisent une fois celle-ci intégrée à d'autres modules ERP, à savoir :
Une nomenclature d'actif est simplement une liste hiérarchique et structurée de tous les matériaux et composants nécessaires à la fabrication, à l'entretien et à la réparation d'un actif physique spécifique (par exemple, une pompe, une machine de production ou un véhicule).
Les contrats de service spécifiques à une intervention de maintenance donnée peuvent nécessiter plusieurs pièces de rechange ou consommables supplémentaires afin d'assurer le bon déroulement de l'intervention.
Grâce à l'intégration avec les nomenclatures d'actifs, ce suivi peut être rendu très simple, clair et traçable, garantissant ainsi un processus global.
- Ordres de travail numériques
Un ordre de travail est une liste de tâches, de spécifications techniques et d'une description détaillée de l'étendue des travaux, établie avant qu'un technicien ne commence des travaux de maintenance corrective ou préventive sur une machine donnée.
Les contrats de services externes peuvent également être associés à des bons de travail numériques afin d'assurer le suivi de leur exécution.
- Maintenance des installations OU Gestion du patrimoine de l'entreprise (PM/EAM)
L'intégration des données de référence des services aux modules « Maintenance » (PM) ou « Gestion des actifs d'entreprise » (EAM) permet d'établir un lien fluide entre la planification de la maintenance et l'approvisionnement externe.
Alors que PM se concentre sur le « quoi » et le « quand » d'une réparation, les données de référence sur les services (ainsi que d'autres domaines de données intégrés) fournissent les informations relatives au « qui » et au « combien » pour les prestations réalisées par des prestataires externes.
Points de contact d'intégration dans le module PM
Outre les ordres de travail (comme indiqué plus haut), qui sont également gérés dans le module PM, voici les autres flux de travail dans lesquels Service Master peut être intégré.
Fiches d'intervention
Une fois que le prestataire a terminé les travaux, l'équipe de maintenance valide la tâche par rapport à l'ordre de travail. Cela déclenche la création d'une fiche d'intervention, qui fait office de « bon de réception » pour les services immatériels, garantissant ainsi que les coûts de maintenance sont correctement imputés à l'actif.
Listes des tâches de maintenance
Les prestations externes récurrentes (comme les contrôles annuels des ascenseurs) peuvent être enregistrées dans une liste de tâches générales. En y intégrant les données de référence des prestations, vous pouvez automatiser les détails liés à l'approvisionnement chaque fois qu'un plan de maintenance préventive déclenche une nouvelle commande.
Il est important de noter que seules les entreprises présentant un certain niveau de maturité opérationnelle tirer pleinement parti de leur Service Master grâce à ces intégrations poussées, et l'une des conditions préalables à cela une intégration des données de référence multi-domaines qui permettra de rassembler les données et le contexte provenant de plusieurs sources.
Intégrations avec les modules de données de référence
- Fiches articles
Les données de base des articles sont généralement disponibles dans le module MM (dans SAP) et dans un module équivalent dans d'autres systèmes ERP.
Ces données de référence permettent de suivre les différents articles directs et indirects qui ont été achetés et ceux qui sont en cours d'achat.
Les matières premières directes désignent simplement les matières premières et les intrants utilisés dans le processus de fabrication ou de distribution.
Les fournitures indirectes comprennent les pièces de rechange, les consommables, les fournitures administratives, les articles de papeterie, etc.
Une intégration avec les fiches articles permettra d'assurer la traçabilité des activités de service ainsi que des articles consommés pour chaque catégorie de service.
Cette intégration peut servir à affiner les procédures opérationnelles, à améliorer l'analyse et à garantir optimisation des stocks MRO
- Fiches d'immobilisations
Également appelé, de manière interchangeable, fiche de matériel, ce domaine de données de base regroupe les champs de données essentiels relatifs à chaque immobilisation. L'excellence en matière de Activités de production MRO stipule que les fiches de données de base relatives aux services, en particulier celles créées dans le cadre de l'entretien du matériel, doivent être intégrées aux immobilisations.
- Fiches fournisseurs
Les données de base fournisseurs désignent les données de référence relatives aux fournisseurs et prestataires, utilisées à l'échelle de l'organisation, ainsi que les informations statiques concernant leurs coordonnées, leur numéro d'identification fiscale et d'autres détails.
Une ressource plus complète sur les données de référence des fournisseurs et sur la manière dont les solutions logicielles peuvent être mises à profit pour une gestion efficace des données de référence fournisseurs (MDM) est disponible à l'adresse suivante : capturé ici.
Les fiches fournisseurs regroupent à la fois les fournisseurs de biens matériels et de services ; l'intégration entre les services et les données de base fournisseurs est donc indispensable pour les équipes de l'entreprise qui souhaitent améliorer leurs processus.
Cas d'utilisation pour une gestion efficace des données de référence des services
- Industrie manufacturière – Maintenance prédictive à grande échelle (fabricant mondial d'équipements)
Un fabricant mondial d'équipements industriels gère plus de 5 000 équipements répartis sur 12 usines et fait appel chaque année à des services de maintenance préventive pour ses pompes, moteurs et systèmes de contrôle. Les fiches de Service Master répertorient chaque type de maintenance (inspections trimestrielles, lubrification, remplacement de composants) en lien avec les nomenclatures des équipements, à l’aide du code UNSPSC 73152101. L’intégration avec le module PM (maintenance des installations) garantit :
Génération automatique des fiches d'intervention (SES) à la clôture des ordres de travail de maintenance préventive, ce qui permet de réduire le temps consacré au rapprochement manuel des factures de plus de 500 heures de travail par an et par site
Une visibilité en temps réel sur les dépenses liées aux services par catégorie d'actifs, permettant de mener des négociations tarifaires entre sites et de réaliser une réduction annuelle des coûts de l'ordre de 12 à 151 TP3T
Suivi des accords de niveau de service (SLA) et évaluation des performances des fournisseurs en fonction des spécifications techniques de référence
Après la mise en œuvre, l'entreprise a enregistré une amélioration de la précision de la mise en correspondance, passant de 30-40% à 80%, avec une réduction du coût par enregistrement à environ 8 centimes (coûts d'infrastructure et de service).
- Pétrole et gaz – Gestion des contrats à l'échelle de l'entreprise
Un opérateur énergétique figurant au classement Fortune 20 gère plus de 180 prestataires de services spécialisés dans les fluides de forage, l’entretien des puits, l’inspection et la logistique. Il traite quotidiennement entre 80 et 100 catalogues de services dans le respect de délais stricts (50 à 200 catalogues généraux par jour ; 2 à 5 jours par catalogue complexe de services pétroliers). La normalisation de Service Master à l’aide des codes UNSPSC et des codes internes de groupes de matériaux (par exemple, UNSPSC 71121503 pour les services pétroliers) garantit :
Une stratégie d'approvisionnement unifiée couvrant différentes catégories de services OFS, permettant de réduire les dépenses non contrôlées de 18%
Conformité à la documentation réglementaire (HSE, environnement), dossiers SES prêts pour les audits avec traçabilité 100%
Réduction de 10% des dépenses annuelles de maintenance, de réparation et de révision (MRO) (économies annuelles de l'ordre de USD $8 à 12 millions pour les grands opérateurs) grâce à la consolidation des contrats et à la suppression des doublons
L'entreprise a mis en place une déduplication par lots sur plus de 45 000 fiches de service, ce qui a permis de réduire les pertes liées aux dépenses en double de 6,21 TP3T à 0,81 TP3T en l'espace de quatre mois.
Tendances futures en matière de gestion des données de services
Alors que les entreprises continuent d'évoluer dans un monde où le numérique occupe une place prépondérante, la gestion des données de services connaît une transformation portée par les technologies émergentes et l'automatisation. La capacité à gérer, normaliser et valider efficacement les données de services devient de plus en plus cruciale pour les organisations qui cherchent à optimiser leurs achats, à améliorer leur conformité et à renforcer leur prise de décision. Vous trouverez ci-dessous deux tendances clés qui façonnent l'avenir de la gestion des données de services.
Adoption de l'IA pour la normalisation des données de service
L'intelligence artificielle (IA) révolutionne la manière dont les organisations classent, valident et gèrent les données relatives aux services. L'automatisation basée sur l'IA aide les entreprises à surmonter des difficultés courantes telles que les descriptions de services incohérentes, les doublons dans les enregistrements et les erreurs de classification manuelle.
Principaux avantages de l'IA dans la gestion des données de service :
Classification automatisée : Les algorithmes d'IA permettent de mettre en correspondance les descriptions de services avec des taxonomies standard telles que UNSPSC et classe E, en garantissant la cohérence entre les différents systèmes.
Détection des doublons et nettoyage des données : Les modèles d'apprentissage automatique permettent d'identifier les entrées de service redondantes ou contradictoires et de proposer des corrections, ce qui permet de une plus grande précision des données et réduction des inefficacités en matière d'approvisionnement.
Enrichissement des données en fonction du contexte : L'IA peut analyser l'historique des transactions liées aux services et formuler des recommandations métadonnées supplémentaires, tels que les références tarifaires ou les évaluations des fournisseurs, afin d'améliorer la prise de décision.
Par exemple, les outils basés sur l'IA peuvent classer automatiquement un service de conseil dans la catégorie Code UNSPSC 80101500 (Services de conseil en gestion d'entreprise et d'organisations), ce qui permet de réduire la charge de travail manuel et d'améliorer la transparence des achats.
Mises à jour et validation des données en temps réel dans le cloud
Les entreprises adoptant de plus en plus des systèmes d'approvisionnement et des progiciels de gestion intégrée (ERP) basés sur le cloud, la gestion des données de service en temps réel devient une nécessité. Les plateformes cloud permettent une synchronisation transparente des données entre plusieurs services, garantissant ainsi des dossiers d'entretien cohérents et à jour.
Principaux avantages de la gestion des données de services dans le cloud
Mises à jour instantanées des données : Les modifications apportées aux descriptions des services, aux tarifs et aux modalités contractuelles peuvent être répercutées en temps réel dans l'ensemble des systèmes, ce qui permet de réduire les erreurs et les incohérences.
Validation automatisée des données : Les plateformes cloud peuvent s'intégrer à des sources de données externes et à des moteurs de validation basés sur l'IA afin de détecter les incohérences, les champs manquants ou les classifications erronées.
Évolutivité et flexibilité : Les solutions cloud permettent de traiter de grands volumes de données de service sans perte de performances, ce qui en fait la solution idéale pour les entreprises en pleine croissance dont l'offre de services ne cesse de s'élargir.
Par exemple, une entreprise internationale utilisant une solution basée sur le cloud Système MDM (gestion des données de référence) permet de mettre à jour instantanément les tarifs des prestations dans l'ensemble des agences régionales, garantissant ainsi le respect des accords contractuels et améliorer la précision des prévisions financières.
Voyons quelques avantages liés à la mise en place d'un « Services Master » :
Une source unique et centralisée de données fiables
Une solution SMDM intégrée garantit que toutes les données de référence nettoyées et normalisées sont stockées en un seul et même endroit dans le cloud, et sont facilement accessibles depuis n'importe quel site. Elle permet en outre d'améliorer la collaboration entre les usines et d'offrir une visibilité en temps réel sur toute mise à jour des données de référence.
Des descriptions cohérentes et structurées
Un référentiel de services avancé garantit, à l'échelle de l'entreprise, des descriptions cohérentes, structurées et fiables, ainsi que des services liés à des normes de classification mondiales telles que l'UNSPSC.
Amélioration des processus et des performances
Grâce à un répertoire centralisé et harmonisé des services, les entreprises ont accès à des données en un clin d'œil. Ces données ne servent pas seulement à analyser les performances et à prendre des décisions stratégiques, mais elles permettent également d'éliminer les doublons et d'assurer le bon déroulement des opérations de maintenance. L'automatisation des flux de travail et la rationalisation des processus contribuent à éliminer les goulots d'étranglement et les retards, garantissant ainsi un déroulement fluide et sans heurts des processus, ainsi qu'une amélioration des performances de l'ERP.
Fonctionnalités de recherche avancée
Grâce à de multiples fonctionnalités de recherche telles que la « recherche en texte libre », la « recherche par catégorie », etc., il devient facile et rapide de trouver les données de services nécessaires à l'aide d'un simple mot-clé, d'une catégorie ou d'un attribut. Cela améliore la visibilité, réduit les achats superflus et offre une vue détaillée de l'ensemble des données de référence des services.
Renforcement de la sécurité des données
Une solution SMDM permet de garantir un niveau accru de sécurité des données grâce à l'authentification des utilisateurs et à un accès aux données basé sur les rôles, réservé exclusivement au personnel autorisé. Les journaux d'accès fournissent une piste d'audit horodatée et renforcent la responsabilité individuelle. Les activités non sécurisées étant automatiquement signalées, toute violation non autorisée des données est maîtrisée.
La numérisation et la quatrième révolution industrielle ont une nouvelle fois mis en évidence l'importance de disposer de données de bonne qualité, ainsi que les conséquences d'un recours à des données de qualité insuffisante ou peu fiables. Les données influençant les décisions stratégiques, améliorant les processus et la productivité, et réduisant les coûts, un référentiel de services nettoyé et normalisé peut offrir une multitude d'opportunités et d'avantages à une organisation. Soyez parmi les premiers à adopter la gestion des données de référence des services et prenez une longueur d'avance sur vos concurrents !
Conclusion
La gestion des données de référence des services est un élément essentiel des opérations commerciales modernes ; elle permet aux organisations d'assurer la cohérence des données, la conformité réglementaire et l'efficacité opérationnelle. En mettant en œuvre systèmes de classification normalisés (UNSPSC, E-class), en tirant parti de Automatisation basée sur l'IA, et en adoptant solutions MDM basées sur le cloud, les entreprises peuvent améliorer considérablement l'efficacité de leurs achats, optimiser leurs coûts et garantir leur agilité stratégique.
Une gestion inadéquate des données de référence relatives aux services peut entraîner de graves conséquences, notamment des inefficacités en matière d'approvisionnement, des inexactitudes financières, des risques de non-conformité et la perte d'opportunités de réduction des coûts. La normalisation et la mise en place de cadres de gouvernance rigoureux sont essentielles pour prévenir ces risques et garantir l'intégrité des données.
Comment Verdantis peut vous aider
Verdantis, est spécialisée dans les solutions logicielles de gestion du cycle de vie MRO et des actifs, qui permettent aux entreprises d'atteindre l'excellence en matière de fiabilité des actifs, d'éliminer les temps d'arrêt et d'optimiser l'efficacité de la maintenance. Grâce à des outils performants tels que MRO360, Harmonie et intégrité pour aider les organisations à gérer et à nettoyer leurs données de référence sur les services. Ces solutions offrent :
Harmonisation automatisée des données: Garantir la cohérence en harmonisant les descriptions, les classifications et les caractéristiques des services.
Nettoyage et enrichissement des données: Identification des doublons, correction des erreurs et enrichissement des données de service avec les attributs manquants.
Classification basée sur l'IA: Tirer parti de l'IA pour associer automatiquement les services à des normes internationales telles que l'UNSPSC et l'E-class.
Intégration transparente: Permettre la synchronisation des données en temps réel entre les plateformes ERP, d'approvisionnement et d'analyse.
Accompagnement en matière de gouvernance et de conformité: Mise en place de processus permettant de préserver l'intégrité des données et de garantir le respect des réglementations du secteur.
En tirant parti de la technologie de pointe de Verdantis, les entreprises peuvent éliminer les inefficacités, optimiser leurs processus d'approvisionnement et améliorer la qualité globale des données, faisant ainsi de la gestion des données de référence des services un atout stratégique plutôt qu'un défi.
Investir dans les outils et les méthodologies adaptés permet aux organisations de rester compétitives et bien outillées pour faire face aux complexités de la gestion moderne des achats et des services.
