Qu'est-ce qu'un fichier de base des salariés ?
À l'instar des autres types de disciplines liées aux données de référence, la base de données de référence des salariés (également appelée « données de référence des ressources humaines ») est un référentiel géré de manière centralisée qui vise à constituer la source de vérité définitive pour l'ensemble des salariés d'une organisation. La base de données de référence des salariés remplit une fonction essentielle qui aide les services des ressources humaines, les équipes de direction ainsi que les responsables fonctionnels et départementaux à prendre des décisions rapides, précises et fondées sur les données.
La gestion des données de référence des salariés consiste simplement à garantir la cohérence des données relatives aux salariés provenant de différents systèmes au sein de l'organisation. Elle permet également de s'assurer que des mesures de précaution ou des dispositifs de gouvernance adéquats sont mis en place afin de garantir une gestion correcte de ces données, ce qui permet une prise de décision très précise, centrée sur les salariés.
En quoi les données de référence RH sont-elles utiles ?
À mesure que les entreprises se développent et que la taille des équipes augmente, il devient difficile de suivre chaque collaborateur et les données qui lui sont associées à l'aide de systèmes traditionnels tels qu'un SGRH ou un tableur. L'échelle à laquelle opèrent certaines entreprises, qui comptent plus de 10 000 salariés, nuit à l'efficacité de la prise de décision de la direction, car il est tout simplement impossible de recenser à la demande les compétences, les besoins, l'expertise et les performances d'un salarié.
C'est pourquoi les systèmes ERP tels que SAP, Oracle et Infor ont commencé à proposer « Employee Master » en tant que module complémentaire à leur gamme de produits existante.
Cela a permis aux entreprises de disposer d'informations à jour et gérées de manière centralisée sur chaque collaborateur, afin de faciliter la prise de décision dans les domaines du recrutement, de la gestion des talents, de la gestion de projet et de la gestion des parties prenantes.
Nous avons détaillé certains des principaux avantages un peu plus loin dans cet article.
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Données figurant dans la fiche du salarié
Outre les informations de base, pour tirer le meilleur parti de toute approche axée sur les données de référence, il est important de disposer d'une vue d'ensemble complète du dossier d'un salarié donné, garantissant l'exhaustivité, la fiabilité totale et le contexte complet de ce dernier, afin que les décisions futures soient fondées sur des données.
Pour faciliter cette tâche, il est important de créer, de renseigner et de modifier autant de champs que possible concernant les salariés.
Informations personnelles
Cela comprend les informations d'identification personnelles de base de l'employé, notamment son nom, sa date de naissance, son sexe, son lieu d'origine et sa nationalité.
Nom complet : À des fins d'identification et de communication.
Date de naissance : Apporte son aide en matière d'éligibilité aux prestations, de planification de la retraite et de respect de la législation du travail relative à l'âge.
Situation matrimoniale : Utilisé pour déterminer les prestations liées aux personnes à charge.
Coordonnées
Il s'agit des coordonnées de base de l'employé ainsi que des coordonnées de ses proches et des membres de sa famille à contacter en cas d'urgence.
Adresse : Nécessaire à des fins fiscales, de conformité et de correspondance d'urgence.
Numéros de téléphone et adresses e-mail : Pour la communication et les contacts en cas d'urgence.
Contacts en cas d'urgence : Essentiel pour la gestion des crises et la sécurité des employés.
Documents juridiques et historiques
Cela comprend les informations juridiques relatives au parcours professionnel du salarié, notamment les informations issues de son casier judiciaire (le cas échéant), les vérifications d'antécédents que la plupart des organisations exigent, etc.
Permis de travail / Statut de visa : C'est essentiel pour gérer les salariés internationaux et respecter la législation du travail.
Vérification des antécédents : Garantit le respect des normes juridiques et éthiques lors du recrutement.
Registres de formation à la conformité : Permet de suivre les formations obligatoires en entreprise, telles que celles consacrées à la sécurité ou à la prévention du harcèlement.
Informations financières, fiscales et relatives à la rémunération
Des détails simples pour garantir la conformité avec les équipes chargées de la paie, de la conformité et des finances
Coordonnées bancaires : Garantit le versement des salaires dans les délais et avec précision
Numéros d'identification fiscale : Essentiel pour le respect de la législation fiscale
Déductions et retenues à la source : Permet de suivre les retenues telles que les cotisations d'assurance maladie, les cotisations de retraite et les retenues fiscales
Salaire de base : Utilisé pour la gestion de la paie et l'analyse comparative des salaires au sein du secteur
Structure des primes et des commissions : Fournit des informations sur la rémunération liée à la performance et les mesures d'incitation
Inscription aux prestations : Permet de suivre l'assurance maladie, les plans de retraite et les autres avantages sociaux afin d'évaluer la satisfaction des salariés et de gérer les coûts
Indemnités d'heures supplémentaires ou de travail posté : Utilisé pour gérer les budgets liés aux ressources humaines et garantir des pratiques de rémunération équitables
Les étapes marquantes de sa carrière
Les informations historiques relatives au parcours professionnel de chaque salarié,
Historique des promotions : Suit l'évolution professionnelle et identifie les candidats susceptibles d'accéder à des postes de direction.\n – Dossiers de mobilité interne : Supervise les transitions entre services ou fonctions.
Données relatives à la planification de la succession : Permet d'identifier les collaborateurs susceptibles d'occuper à l'avenir des postes de direction et de les y préparer.
Diplômes universitaires: Niveau de formation, spécialisations acquises en rapport avec le poste, etc.
Expertise et données de performance
Les étapes clés de la carrière, qui comptent sans doute parmi les données les plus importantes stockées dans la fiche du salarié, permettent aux responsables de service et à la direction de prendre des décisions cruciales en matière de ressources humaines, telles que les promotions internes, les affectations géographiques, les hiérarchies, etc.
Indicateurs clés de performance (KPI) : Permet de suivre les contributions individuelles à la réalisation des objectifs de l'organisation.
Évaluations des performances : Contribue aux promotions, aux augmentations de salaire et à l'identification des employés les plus performants.
Compétences et certifications : Permet d'analyser les lacunes en matière de compétences, de favoriser la mobilité interne et de mettre en place des programmes de formation ciblés.
Formations suivies : Permet de suivre le développement professionnel et la conformité aux certifications obligatoires.
Buts et objectifs : Contribue à la gestion continue de la performance et à l'alignement stratégique.
Gestion des présences et des absences
Afin de permettre une meilleure planification en cas d'absence des collaborateurs clés, la gestion globale de la paie et la gestion de la charge de travail
Horaires de travail : Utilisé pour évaluer la productivité et la répartition de la charge de travail.
Solde des congés : Permet de gérer les politiques en matière de congés et de garantir un effectif suffisant.
Tendances en matière d'absentéisme : Permet d'analyser l'engagement des salariés et les questions liées à l'équilibre entre vie professionnelle et vie privée.
Dossiers de projets et de missions
Il s'agit là d'un autre indicateur essentiel qui permet d'évaluer la performance d'un projet. Par exemple, le fait qu'un nombre excessif de collaborateurs, qu'ils soient seniors ou juniors, soit affecté à des projets présentant un faible retour sur investissement est préoccupant, et de tels cas peuvent facilement être mis en évidence dans un fichier de base des collaborateurs bien tenu à jour.
Projets/missions en cours : Facilite l'affectation des ressources et la planification des projets.
Projets antérieurs : Donne un aperçu des contributions passées et de l'expertise acquise.
Collaborations au sein de l'équipe : Permet de suivre la dynamique du travail d'équipe et l'efficacité des collaborations interfonctionnelles.
Santé et sécurité
Afin de permettre aux organisations de mieux gérer les situations d'urgence concernant leurs salariés, telles que les hospitalisations, les soins d'urgence ou les urgences sanitaires, celles-ci tiennent à jour des dossiers spécifiques à la santé qui comprennent, sans s'y limiter :
Antécédents médicaux ou dossier de condition physique : Garantit le respect des exigences sanitaires spécifiques au poste (par exemple, l'aptitude au travail physique).
Certifications en matière de formation à la sécurité : Permet de vérifier le respect des normes de sécurité au travail.
Registres des incidents : Contribue à l'évaluation de la sécurité au travail et à la réduction des risques.
Groupe sanguin: Groupe sanguin spécifique en cas de besoin urgent de transfusion sanguine lors d'accidents survenant sur le lieu de travail ou à proximité.
Ce ne sont là que quelques exemples illustrant comment les entreprises peuvent optimiser l'accès aux informations relatives à un salarié, un service, une fonction métier, une unité opérationnelle ou les performances d'une région donnée. Les entreprises de certains secteurs d'activité pourraient se concentrer sur des indicateurs spécifiques qui ne figurent pas dans la liste ci-dessus.
Par exemple, dans le secteur des services informatiques, l'accent est souvent mis sur le bénéfice par salarié ou sur la contribution à la marge de chaque salarié au sein des équipes commerciales et opérationnelles. De même, les entreprises financées par des investisseurs et présentant une trajectoire de croissance clairement définie accordent une grande importance à la contribution au chiffre d'affaires par salarié.
Les défis liés à la gestion d'un fichier de référence RH
La mise en place d'un système aussi élaboré et complexe qu'un fichier de base du personnel comporte son lot de défis, et une entreprise sera confrontée à toutes sortes de difficultés lors de sa configuration initiale et de sa mise en œuvre.
Nous en présentons quelques-uns ci-dessous.
Résistance interne
Étant donné que cette mise en œuvre nécessitera la participation et la fourniture de données de la part des salariés eux-mêmes, ces derniers, ainsi que les services concernés, pourraient considérer la mise en place de l'EMDM comme perturbante ou inutile. Le retour sur investissement d'un tel programme est par ailleurs incertain et ne se concrétise qu'à terme.
Exemple : les équipes RH habituées à des systèmes de gestion décentralisés peuvent se montrer réticentes à l'idée de passer à une plateforme centralisée.
Silos de données et problèmes systémiques
Les données relatives aux salariés sont souvent dispersées entre plusieurs systèmes, tels que les ressources humaines, la paie et l'informatique, ce qui entraîne des incohérences. De plus, il est tout à fait possible que ces différents silos aient stocké des données dans des formats ou des architectures différents, voire, pire encore, qu'ils aient enregistré des informations contradictoires.
Cela rend la migration des données vers un référentiel central assez délicate et difficile à mettre en œuvre.
Exemple : une multinationale peut être confrontée à des divergences entre les intitulés de poste et les affectations aux services d'un système à l'autre, ce qui complique la centralisation.
Évolutivité et sécurité
Les entreprises en pleine croissance peuvent constater que leurs systèmes EMDM ne suffisent plus à gérer des volumes de données croissants. De plus, Les bases de données centralisées deviennent des cibles de choix pour les cyberattaques si les mesures de sécurité sont insuffisantes.
Exemple 1: Une institution financière est victime d'une fuite de données qui compromet des informations sensibles concernant ses employés en raison d'un cryptage insuffisant.
Exemple 2: Une start-up en pleine expansion à l'international constate que sa solution initiale n'est pas adaptée à la gestion de la paie multidevise et à l'assistance multilingue.
Personnalisation et solutions sectorielles
Nous en avons déjà brièvement parlé : une solution « prête à l'emploi » ne constitue pas vraiment une solution de données de référence RH adaptée à n'importe quelle entreprise. La plupart de ces solutions nécessitent une mise en œuvre personnalisée en fonction du secteur d'activité, des exigences du client, du type d'entreprise, etc., ce qui peut rendre leur mise en place coûteuse.
Exemple : un cabinet de conseil a besoin d'un suivi spécifique à chaque projet qu'un système EMDM standard ne peut pas prendre en charge sans une personnalisation coûteuse.
Gouvernance des données et nettoyage des données
C'est une chose que de définir les exigences, l'architecture et la pile technologique nécessaires à la mise en place d'un fichier de référence des salariés. Cependant, le plus difficile réside dans la mise en œuvre du nettoyage des données et dans l'instauration d'une gouvernance rigoureuse en interne, permettant d'aboutir à un fichier de référence RH bien défini et fiable.
Même si la solution consiste à définir des procédures opérationnelles standard (SOP), il s'agit d'un processus largement tributaire de l'intervention humaine. L'absence de technologies basées sur la gestion des données de référence (MDM) entraînera une adoption lente, une mauvaise gestion du chargement des données et de la création des enregistrements, voire, pire encore, le chargement de données erronées.
Des solutions technologiques de nettoyage, d'enrichissement et de gouvernance des données sont indispensables pour garantir une gestion fluide du fichier de référence RH, avec un minimum d'intervention humaine.
Solutions de gestion des données de référence RH
Compte tenu des défis exposés ci-dessus, les solutions axées sur la technologie, en particulier celles fondées sur l'intelligence artificielle, peuvent grandement aider les entreprises à mettre en place un système de gestion des ressources humaines (RH) robuste, capable de rationaliser les capacités opérationnelles, de donner les moyens d'agir aux équipes décisionnaires et de construire l'entreprise sur des bases RH solides.
Des solutions comme celles-ci, y compris celles que nous proposons ici chez Verdantis, relèvent de l'une ou de l'ensemble de ces trois catégories. Les entreprises qui excellent dans la gestion des données de référence RH disposent généralement de solutions sur mesure, spécifiques à leur secteur d'activité, pour chacune d'entre elles.
Nettoyage des données
Nous en avons déjà brièvement parlé : les opérations de nettoyage des données peuvent s'avérer fastidieuses, et les données provenant de différents services peuvent être contradictoires et incomplètes. Il est souvent nécessaire de faire appel à un expert spécialisé dans les données de référence pour consolider et migrer les données issues de multiples sources vers une source unique faisant autorité, c'est-à-dire, la fiche employé « Golden Record ».
Des solutions comme celles-ci, y compris celles que nous proposons ici chez Verdantis, relèvent de l'une ou de l'ensemble de ces trois catégories. Les entreprises qui excellent dans la gestion des données de référence RH disposent généralement de solutions sur mesure, spécifiques à leur secteur d'activité, pour chacune d'entre elles.
Enrichissement des données
Le manque d'informations constitue souvent le principal défi de toute discipline liée à la gestion des données de l'entreprise (MDM) ; l'exhaustivité des informations peut être assurée grâce à des sources tierces, à l'employé lui-même, à son interlocuteur RH, à son supérieur hiérarchique ou au responsable de son service.
Les données financières, les informations fiscales et les adresses peuvent généralement être enrichies à partir de sources tierces si certains champs clés sont déjà disponibles, comme les références de sécurité sociale.
Gouvernance et maintenance des données
Compte tenu des défis exposés ci-dessus, les solutions axées sur la technologie, en particulier celles fondées sur l'intelligence artificielle, peuvent grandement aider les entreprises à mettre en place un système de gestion des ressources humaines (RH) robuste, capable de rationaliser les capacités opérationnelles, de donner les moyens d'agir aux équipes décisionnaires et de construire l'entreprise sur des bases RH solides.
Une solution de gouvernance des données du personnel prend généralement la forme d'un service logiciel qui s'intègre aux ERP les plus courants, met en œuvre des règles de validation, complète automatiquement les données manquantes, identifie les doublons potentiels lors de la création des enregistrements et structure les données dès leur création.
De plus, le logiciel propose des configurations d'approbation par l'utilisateur permettant de définir une matrice d'approbation et de responsabiliser les gestionnaires de données au cas où le fichier de base des employés serait « compromis ».
En conclusion
Un fichier maître des salariés est indispensable pour une gestion efficace des données relatives au personnel. Il permet de prendre des décisions précises et fondées sur les données en regroupant toutes les informations au sein d'une source unique et fiable.
À mesure que les organisations se développent, les systèmes traditionnels s'avèrent souvent insuffisants, ce qui entraîne des pertes d'efficacité et des prises de décision inadéquates. Une base de données centrale et fiable sur les salariés permet de relever ces défis en centralisant et en enrichissant les données relatives aux salariés.
Des outils avancés, tels que le nettoyage, l'enrichissement et la gouvernance des données basés sur l'IA, simplifient la mise en œuvre tout en améliorant la qualité des données et l'efficacité.
Des solutions personnalisables, adaptées aux besoins des entreprises, s'intègrent parfaitement aux systèmes ERP. Cela garantit une gestion des données fiable, sécurisée et évolutive.
Verdantis propose des solutions sur mesure qui permettent aux entreprises de rationaliser leurs opérations, de soutenir leur croissance et de mettre en place une base solide en matière de ressources humaines.
