Wat is Master Data Management?
Master Data Management (MDM) is de werkwijze waarbij voor elke belangrijke entiteit binnen een bedrijf – zoals klanten, producten, locaties of leveranciers – één consistent stamrecord wordt aangemaakt en bijgehouden door gegevens uit interne en externe bronnen te verzamelen. Dit proces omvat het verwijderen van dubbele gegevens, het afstemmen en het verrijken van gegevens om te zorgen voor een betrouwbaar, uniform overzicht van bedrijfskritische informatie. MDM maakt het mogelijk om gegevens te beheren en te delen tussen afdelingen, applicaties en systemen, wat leidt tot nauwkeurigere rapportages, minder fouten en beter onderbouwde besluitvorming.
Masterdatabeheer (MDM) is een proces en raamwerk dat wordt gebruikt om de cruciale stamgegevens van een organisatie te definiëren, te beheren en de consistentie, nauwkeurigheid en betrouwbaarheid ervan te waarborgen. Onder stamgegevens worden de belangrijkste gegevens verstaan die van cruciaal belang zijn voor de kernactiviteiten van een bedrijf.
Waarom is Master Data Management belangrijk?
Stel je je bedrijf eens voor als een uitgestrekte jungle, vol met waardevolle informatie over producten en bedrijfsactiviteiten. Maar deze jungle is ongetemd, zit vol tegenstrijdige gegevens en is overwoekerd door inconsistenties. Dit is de realiteit voor veel organisaties, waar cruciale gegevens in silo’s zijn opgeslagen, vol fouten zitten en efficiënte besluitvorming in de weg staan. Maak kennis met Masterdatabeheer (MDM) – jouw machete om je een weg te banen door de gegevensjungle en een pad naar succes te banen.
MDM gaat verder dan louter gegevensopslag. Het fungeert als een ‘gegevensmaestro’ die verspreide informatie over belangrijke entiteiten, zoals producten en leveranciers, nauwgezet identificeert en samenbrengt. Vervolgens coördineert het een grootschalige opschoning, waarbij duplicaten worden verwijderd, fouten worden gecorrigeerd en ervoor wordt gezorgd dat er voor elke entiteit één consistent ‘masterrecord’ ontstaat. Deze gestandaardiseerde gegevens vormen het kompas dat uw bedrijf de weg wijst en zorgen voor: weloverwogen beslissingen, verbeterde klantervaringen, minder problemen met naleving en datagestuurde innovatie.
Het belang van masterdatabeheer
Materiaalstamgegevens vormen een cruciale informatiebron voor een onderneming en bevatten gegevens over alle ingekochte, geproduceerde en op voorraad gehouden materialen. Als integraal onderdeel van een ERP-systeem dat wordt gebruikt door distributie- of productieafdelingen, spelen ze een centrale rol in de bedrijfsprocessen.
De optimalisatie van verouderde materiaalstamgegevens is een cruciaal aspect van ERP-upgrades of -consolidatie initiatieven. Meer dan een derde van de concrete voordelen van ERP-projecten is te danken aan een verbeterde voorraadefficiëntie en lagere materiaalkosten. Conventionele, handmatige werkwijzen of generieke Master Data Management (MDM)-diensten leiden echter vaak tot langdurige projecten die niet aan de kwaliteitsnormen voldoen en het budget overschrijden.
Breng uw documenten op één lijn, krijg grip op ERP en stimuleer de groei
Stel je een ERP-project voor dat in de greep is van rommelige materiaalgegevens. Dubbele records, tegenstrijdige specificaties en onvolledige informatie – het is een ware gegevenskerker die de efficiëntie ondermijnt en miljoenen kost. Daarom is het volgens een recent onderzoek voor fabrikanten en nutsbedrijven de hoogste prioriteit om hun materiaalstamgegevens (MMDM) onder de knie te krijgen.
Verdantis MMDM is de sleutel tot het ontsluiten van het verborgen potentieel van uw gegevens. Het gaat niet alleen om harmoniseren en reinigen; het gaat erom elke afdeling te voorzien van nauwkeurige, consistente informatie:
-
Boekhouding: Met nauwkeurige materiaalgegevens worden waardebepalingen, kostenberekeningen en prijsbepalingen een fluitje van een cent.
-
Materiaalplanning: Zeg vaarwel tegen voorraadtekorten en overbevoorrading. MMDM zorgt voor een efficiënte MRP en voorraadbeheer.
-
Inkoop: Optimaliseer onderhandelingen en leveranciersrelaties met gestandaardiseerde gegevens. Beperk uitgaven buiten contracten om.
-
Techniek: Ontwerp en productie verlopen soepel dankzij direct beschikbare materiaalspecificaties.
-
Opslag en magazijnbeheer: Zorg voor een optimale opslag en verwerking dankzij volledige materiaalinformatie.
-
Prognoses: Voorspel de vraag nauwkeurig aan de hand van inzichten in de inkoop en het verbruik van materialen.
-
Verkoop en distributie: Sluit deals sneller af met nauwkeurige verkooporders en prijsbepalingen op basis van MMDM.
Maar MMDM kan een hele uitdaging zijn. Grote gegevensvolumes, meerdere talen en inconsistente coderingsnormen – het is een complexe puzzel. Daarom schieten generieke oplossingen tekort. Ze beschikken niet over de diepgaande branchekennis en geavanceerde mogelijkheden die nodig zijn voor Global 1000-scenario’s. Verdantis Material MDM is de toonaangevende oplossing die zich richt op het cruciale harmonisatieproces van stamgegevens en zorgt ervoor dat het voortdurend schoon blijft.
Van technisch naar impactvol:
In plaats van verder in te gaan op de technische details van diensten op het gebied van materiaalstamgegevensbeheer, laten we de aandacht vestigen op de cruciale invloed ervan op het zakelijk succes. Hier volgt een mogelijke andere invalshoek:
Weet je waar meer 33% waar de potentiële kostenbesparingen van uw ERP-project zich verbergen?
Het zit verborgen in uw materiaalstamgegevens, het centrale knooppunt van informatie over alles wat u inkoopt, produceert en op voorraad houdt. Maar om deze schat te ontsluiten is meer nodig dan alleen handmatig werk of generieke tools.
In het huidige competitieve klimaat is inefficiëntie op het gebied van materiaalstamgegevens een luxe die u zich niet kunt veroorloven.
Verdantis stelt u in staat om dit om te zetten in een strategisch voordeel en zo het succes te bevorderen van initiatieven zoals:
-
ERP-consolidatie en -upgrades.
-
Maximalisatie van synergieën bij fusies en overnames.
-
Verhoogde operationele efficiëntie.
-
RP/MMIS: Grotere acceptatie en efficiënt gebruik
-
Onderhoud van installaties: 5 – 8% verhoogde bedrijfstijd
-
Voorraad / Aantal dubbele exemplaren verminderd met 5% – 30%
-
Materiaalinkoop: mogelijkheden tot besparingen > 10%
-
Verbeterde kasstroom
In een wereld die door data wordt aangestuurd, is het beheren van materiaalstamgegevens niet zomaar een taak; het is een strategische noodzaak. Met Verdantis, zet die gegevens om in een kompas voor groei, dat uw bedrijf de weg wijst naar een toekomst vol efficiëntie, flexibiliteit en succes.
De geautomatiseerde oplossingen van Verdantis combineren diepgaande branchekennis met een beproefde methodiek om de tijd die nodig is voor gegevensconsolidatie met meer dan 50% te verkorten en de kwaliteit en consistentie van de gegevens te waarborgen, en dat alles zonder dat het een fortuin kost!!
Bij Verdantis MMDM draait het niet alleen om het opschonen van gegevens, maar ook om het benutten van het verborgen potentieel ervan. Van kostenbesparingen tot betere prognoses: beleef de datarevolutie met Verdantis.
De geautomatiseerde oplossingen van Verdantis combineren diepgaande branchekennis met een beproefde methodiek om de tijd die nodig is voor het consolideren van gegevens met meer dan 50% en de kwaliteit en consistentie van de gegevens waarborgen, en dat alles zonder dat het een fortuin kost!!
MDM als een discipline richt zich op het vaststellen van betrouwbare en gezaghebbende principes voor gegevensbeheer die zorgen voor consistentie en nauwkeurigheid binnen de hele organisatie. Deze discipline vereist samenwerking tussen verschillende afdelingen om betrouwbare gegevens te waarborgen voor besluitvorming en strategische inzichten.
MDM als een technologie, daarentegen, automatiseert de processen voor het beheer en de governance van deze cruciale gegevens. MDM-oplossingen integreren, stemmen af en verrijken gegevens uit verschillende systemen en passen regels voor gegevensgovernance toe om schone stamgegevens te creëren. Door gebruik te maken van technologieën zoals AI en automatisering identificeren en verhelpen MDM-tools inconsistenties in gegevens, volgen ze gegevensbronnen en houden ze een duidelijk auditspoor bij, wat de transparantie vergroot en gebruikers voorziet van betrouwbare gegevens van hoge kwaliteit.
Inzicht in het hoofdrecord
Een masterrecord, vaak ook wel het ‘golden record’ of de ‘single source of truth’ genoemd, is een uitgebreid en gezaghebbend record voor elke belangrijke bedrijfsentiteit. Het bundelt essentiële informatie – of het nu gaat om een klant, product, leverancier of locatie – in één enkele, betrouwbare bron die bedrijfsactiviteiten ondersteunt, zoals marketingcampagnes, dienstverlening en verkoopinteracties.
Belangrijke aspecten van Master Data Management (MDM)
MDM-oplossingen ondersteunen diverse processen om gegevens van hoge kwaliteit binnen de hele onderneming te waarborgen. Wanneer gegevensbronnen worden geïntegreerd, zet MDM stappen in gang voor het opschonen, transformeren en valideren van gegevens. Zodra de gegevens aan de kwaliteitsnormen voldoen, stelt het systeem schema’s en taxonomieën vast om de gegevenskwaliteit op de lange termijn te beheren en te handhaven.
Stamgegevens vallen doorgaans onder verschillende domeinen:
-
Materiaalstamgegevens: Standaardiseert materiaalgegevens die worden gebruikt in productie- en toeleveringsketenprocessen.
-
Service Master: Beheert gegevens over aangeboden of afgenomen diensten om een correcte levering en facturering te waarborgen.
-
Leveranciersbestand: Centraliseert leveranciersgegevens voor een gestroomlijnde inkoop en naleving van de regelgeving.
-
Klantenbestand: Brengt klantprofielen samen voor betrouwbare inzichten in klantinteracties en voorkeuren.
-
Productdatabase: Beheert productinformatie gedurende de gehele levenscyclus om te zorgen voor een consistente catalogisering, verkoop en marketing.
-
HR-expert: Brengt personeelsgegevens samen voor een gestroomlijnde HR-administratie, salarisverwerking en naleving van regelgeving.
-
MRO – Indirecte materialen: Richt zich op gegevens over onderhoud, reparaties en operationele zaken die cruciaal zijn voor de dagelijkse bedrijfsvoering.
-
Asset Master: Houdt de bedrijfsmiddelen bij met het oog op effectief beheer en levenscyclusplanning.
-
Apparatuuroverzicht: Houdt gegevens bij over apparatuur, inclusief onderhouds- en bedrijfsgegevens, met het oog op een optimaal gebruik.
Met deze domeinen kunnen organisaties informatie standaardiseren op een manier die aansluit bij hun specifieke behoeften en bedrijfsdoelstellingen.
Waarom organisaties MDM nodig hebben
In grote organisaties is informatie vaak verspreid over meerdere systemen, wat leidt tot inconsistenties die hoge kosten en inefficiëntie tot gevolg hebben. Na verloop van tijd verslechtert gefragmenteerde en verouderde data, wat resulteert in een afname van het vertrouwen onder gebruikers. Zo kan een accountmanager bijvoorbeeld vertrouwen op onjuiste klantgegevens, wat leidt tot een slechte klantervaring en gemiste kansen.
MDM zorgt voor één betrouwbare gegevensbron, waardoor deze risico’s worden weggenomen. Het helpt bedrijven bovendien bij het overwinnen van uitdagingen op het gebied van gegevens die voortkomen uit uiteenlopende applicaties en kanalen, waaronder CRM-systemen, marketingplatforms, ERP-systemen en tools voor de toeleveringsketen. Met nauwkeurige, actuele gegevens kunnen organisaties de klantbetrokkenheid vergroten, processen stroomlijnen en de gebruikerservaring verbeteren.
Veelvoorkomende uitdagingen op het gebied van gegevens aanpakken met MDM
MDM helpt bij het oplossen van veelvoorkomende gegevensproblemen, zoals:
-
Fouten bij handmatige invoer: Vermindert onnauwkeurigheden als gevolg van handmatige invoer.
-
Inconsistente naamgevingsregels: Standaardiseert uiteenlopende naamgevingsformaten tussen verschillende systemen (bijv. „GE“ versus „General Electric“).
-
Dubbele vermeldingen: Detecteert en voegt dubbele records samen.
-
Gebrek aan gegevenssynchronisatie: Zorgt ervoor dat gegevensupdates in alle systemen op consistente wijze worden doorgevoerd.
Voor internationale organisaties en bedrijven die te maken hebben met fusies of overnames versnelt MDM de gegevensintegratie, waardoor de time-to-value wordt verkort en ervoor wordt gezorgd dat de gegevens binnen de hele onderneming betrouwbaar en gesynchroniseerd blijven.
De klantervaring verbeteren met MDM
In bedrijven met gesegmenteerde productlijnen, meerdere contactpunten met klanten en verspreid werkende teams zorgt MDM ervoor dat gegevensversnippering en inconsistenties worden beperkt. Door een betrouwbare, gezaghebbende gegevensbron te bieden, helpt MDM organisaties een naadloze klantervaring te bieden en vertrouwen op te bouwen in de betrouwbaarheid van hun gegevens.
Bij MDM wordt een centrale database opgezet waarin stamgegevens worden verzameld, opgeschoond, gestandaardiseerd en gesynchroniseerd tussen verschillende afdelingen, systemen en applicaties binnen een organisatie. Dit zorgt ervoor dat alle systemen gebruikmaken van consistente, actuele en hoogwaardige gegevens, wat de operationele en analytische efficiëntie ten goede komt.
Wat zijn de stappen bij het opschonen van stamgegevens – ongeacht het domein?
1. Gegevens identificeren: Bepaal welke Er zijn belangrijke gegevensbronnen en -soorten nodig.
2. Gegevens integreren: Verzamel gegevens uit verschillende systemen op één centrale plek.
3. Schone gegevens: Verwijder dubbele vermeldingen en corrigeer fouten om de nauwkeurigheid te waarborgen.
4. Govern-gegevens: Stel regels en verantwoordelijkheden vast voor het beheer van de kwaliteit en consistentie van gegevens op de lange termijn.
5. Gegevens synchroniseren: Zorg ervoor dat alle systemen up-to-date zijn met de meest recente informatie.
6. Controleren en verbeteren: Controleer regelmatig de kwaliteit van de gegevens en breng waar nodig aanpassingen aan.
Op welke belangrijke gebieden kan Master Data Management (MDM) een organisatie voordelen opleveren?
1. Voorraadmaterialen: MDM bundelt product- en dienstgegevens, waaronder specificaties, prijzen, voorraadniveaus en classificatie, en zorgt zo voor een nauwkeurig voorraadbeheer.
2. Klantgegevens: Het brengt klantgegevens zoals contactgegevens, adressen, aankoopgeschiedenis en demografische gegevens op één plek samen, waardoor gepersonaliseerde interacties en een betere klantervaring mogelijk worden.
3. Leveranciersgegevens: MDM beheert leveranciersinformatie, waaronder bedrijfsgegevens, contracten, prestatie-indicatoren en de producten of diensten die zij leveren, wat bijdraagt aan een effectief inkoopbeleid en goede relaties met leveranciers.
4. Personeelsgegevens: Het systeem bevat uitgebreide personeelsdossiers, met onder meer functieomschrijvingen, contactgegevens, afdelingsverbanden en salarisgegevens – essentieel voor HR-activiteiten en personeelsplanning.
5. Gegevens over activa: MDM richt zich zowel op fysieke als digitale bedrijfsmiddelen, zoals machines, voertuigen, software en intellectueel eigendom, en maakt het mogelijk om bedrijfsmiddelen te volgen, onderhoudsplannen op te stellen en financiële rapportages op te stellen.
Benaderingen voor Master Data Management (MDM):
1. Consolidatiemethode: Verzamelt stamgegevens in een centrale opslagplaats ten behoeve van bedrijfsinformatie en rapportage.
2. Stijl van het register: Houdt een referentielijst bij van stamgegevensentiteiten zonder de daadwerkelijke gegevens op te slaan, waardoor deze gegevens vanuit verschillende systemen toegankelijk zijn.
3. Gecentraliseerde stijl: Zorgt voor één enkele betrouwbare bron voor alle stamgegevens, waardoor een hoge kwaliteit en consistentie worden gewaarborgd.
4. Stijl van samenleven: Combineert gecentraliseerd en gedecentraliseerd beheer, waardoor stamgegevens in meerdere systemen kunnen worden opgeslagen terwijl de synchronisatie gewaarborgd blijft.
Elke aanpak wordt gekozen op basis van de behoeften van de organisatie en de bestaande infrastructuur.
Wat zijn de eerste kleine stappen om aan de slag te gaan met Master Data Management?
1. Bepaal de bedrijfsdoelstellingen: Definieer duidelijk de bedrijfsproblemen die u met MDM wilt aanpakken en zorg ervoor dat deze aansluiten bij de doelstellingen van de organisatie.
2. Data Governance invoeren: Stel beleidsregels en normen op voor gegevensbeheer, met inbegrip van rollen en verantwoordelijkheden op het gebied van gegevensbeheer.
3. Belangrijke gegevensdomeinen selecteren: Bepaal welke onderdelen van de stamgegevens (bijvoorbeeld klanten, producten, leveranciers) de grootste invloed hebben op het behalen van uw doelstellingen.
4. Belanghebbenden voorlichten: Maak duidelijk hoe belangrijk het is en voordelen van MDM aan alle betrokken medewerkers om hun steun te verkrijgen en eventuele bezwaren weg te nemen.
5. Kies het juiste gereedschap: Kies MDM-software die aansluit bij de behoeften van uw organisatie en mee kan groeien naarmate uw behoeften toenemen.
6. Begin met een proefproject: Implementeer MDM op beperkte schaal om processen te testen, inzichten te vergaren en uw aanpak te verfijnen voordat u het systeem op grote schaal in gebruik neemt.
7. Monitoren en herhalen: Evalueer regelmatig de doeltreffendheid van uw MDM-inspanningen en breng de nodige aanpassingen aan om de gegevenskwaliteit en het gegevensbeheer te verbeteren.
Deze stappen bieden een gestructureerde aanpak voor het opzetten van MDM en dragen bij aan het succes ervan binnen de organisatie.
Uitdagingen waarmee je te maken zult krijgen
1. Gegevensredundantie: Dubbele en inconsistente gegevens in verschillende systemen kunnen tot fouten leiden.
2. Complexiteit van de integratie: Naarmate organisaties groeien, wordt het steeds moeilijker om uiteenlopende gegevensbronnen samen te voegen.
3. Meningsverschillen over standaardisatie: Tegenstrijdige opvattingen over gegevensformaten tussen afdelingen kunnen de voortgang belemmeren.
4. Scope Creep: Slecht omschreven projectomvangen kunnen een te grote druk op de middelen leggen en ervoor zorgen dat de doelstellingen niet worden gehaald.
5. Problemen met de gegevenskwaliteit: Onvolledige of onjuiste gegevens ondermijnen de doeltreffendheid van MDM.
6. Weerstand tegen verandering: De terughoudendheid van belanghebbenden om nieuwe processen in te voeren, kan de implementatie belemmeren.
7. Lopend onderhoud: Er zijn voortdurende inspanningen nodig om de gegevensintegriteit te waarborgen, wat veel middelen kan vergen.
Het aanpakken van deze uitdagingen is cruciaal voor het welslagen van MDM-initiatieven.
Ontwikkelingen op het gebied van Master Data Management (MDM):
Ontwikkelingen op het gebied van Master Data Management (MDM) in 2024 die aanzienlijke voordelen zullen opleveren voor iedereen die geïnteresseerd is in het optimaliseren van datapraktijken. Belangrijke trends zijn onder meer:
1. Door AI gegenereerde inzichten: Door de integratie van kunstmatige intelligentie zullen het opstellen van profielen, het opschonen en het koppelen van gegevens worden geautomatiseerd, waardoor de nauwkeurigheid toeneemt en organisaties bruikbare inzichten uit hun gegevens kunnen halen.
2. Cloud-native oplossingen: De overstap naar cloudgebaseerd MDM biedt schaalbaarheid en flexibiliteit, waardoor realtime gegevensbeheer en samenwerking tussen teams mogelijk worden, wat essentieel is voor moderne bedrijfsvoering.
3. MDM voor meerdere domeinen: Organisaties maken steeds vaker gebruik van domeinoverschrijdende benaderingen om verschillende soorten stamgegevens (bijvoorbeeld klant-, product- en leveranciersgegevens) binnen één enkel kader te beheren, waardoor een volledig overzicht van de gegevens wordt verkregen.
4. Verbeterd gegevensbeheer: Door strengere regelgeving en een focus op naleving zullen robuuste bestuurskaders een integraal onderdeel gaan vormen van MDM-strategieën, waardoor de veiligheid en integriteit van gegevens worden gewaarborgd.
5. Realtime gegevensverwerking: De vraag naar realtime toegang tot gegevens zal ervoor zorgen dat MDM-oplossingen zich snel aanpassen aan veranderende gegevenslandschappen, waardoor snellere en beter onderbouwde besluitvorming mogelijk wordt.
Door deze ontwikkelingen te omarmen, kunnen organisaties de gegevenskwaliteit verbeteren, hun bedrijfsvoering stroomlijnen en een concurrentievoordeel behouden in een wereld die steeds meer door data wordt gedreven.
Conclusie
Aangezien de hoeveelheid gegevens exponentieel blijft groeien, geldt: hoe eerder u effectieve MDM-praktijken implementeert, hoe minder u aan middelen en kansen misloopt. Proactieve besluitvorming leidt tot minder problemen, lagere kosten en een verbeterde operationele efficiëntie. Door uitdagingen zoals gegevensredundantie en de complexiteit van integratie in een vroeg stadium aan te pakken, kunnen organisaties risico's beperken en zich positioneren voor succes op de lange termijn. Uiteindelijk zorgt de implementatie van MDM niet alleen voor een betere klantervaring, maar levert het ook strategische inzichten op die cruciaal zijn in het huidige datagestuurde landschap.
Auteur: Easwar Ramakrishnan
Wie kan ondersteuning bieden op het gebied van MDM-oplossingen?
Master Data Management (MDM) kan sterk variëren, afhankelijk van de eisen binnen de sector, de soorten stamgegevens, het beleid van de organisatie en de hiërarchische structuren.
Bij Verdantis hebben we geconstateerd dat veel MDM-oplossingen op de markt niet specifiek voor dit doel zijn ontwikkeld, vaak duur en resource-intensief zijn en traag te implementeren zijn.
Om dit aan te pakken, hebben we twee gespecialiseerde producten ontwikkeld: Integriteit© en Harmoniseren©.
Harmonize© biedt krachtige mogelijkheden voor het opschonen en verrijken van stamgegevens, waardoor organisaties hun gegevens moeiteloos kunnen samenvoegen en standaardiseren.
Integriteit© is onze geavanceerde tool voor masterdatabeheer, die is ontworpen met het oog op branchespecifieke toepassingen en naadloos integreert met de meeste ERP-systemen, waaronder SAP MDG. De tool maakt gebruik van machine learning-modellen die zijn getraind om het databeheer te vereenvoudigen en te verbeteren.
Samen, Integriteit en Harmoniseren uitgebreid MDM toegankelijker en efficiënter maken en beter afstemmen op de specifieke behoeften van elke organisatie.
