La armonización de datos maestros es el proceso de consolidación, normalización y limpieza de los datos maestros de un sistema, como los datos maestros de clientes, proveedores y materiales. La calidad de los datos maestros se garantiza eliminando incoherencias e imprecisiones.
Es el proceso de limpiar, unificar y enriquecer los datos básicos de toda la organización. El objetivo es garantizar que todo el mundo trabaja con la misma información, precisa y actualizada.
Piense que es como dirigir una orquesta: cada instrumento (departamento o sistema) debe estar sincronizado con los demás para ofrecer una actuación perfecta. Para las empresas, los datos armonizados garantizan que todos los equipos trabajen "en sincronía" entre sí.
¿Qué es la armonización de datos maestros?
Los datos maestros hacen referencia a la información básica en la que se basa su empresa. Datos de clientes, información de productos, registros de proveedores o listas de materiales.
Estos son los datos fundamentales de los que dependen múltiples departamentos, sistemas y procesos.
Sin embargo, cuando estos datos se almacenan en diferentes sistemas (como CRM, ERP u hojas de cálculo), a menudo se vuelven incoherentes, duplicados u obsoletos.
La armonización de datos maestros es la tarea de limpiar, normalizar e integrar esos valiosos datos en una única (y fiable) fuente de verdad.
- Limpieza: Eliminar duplicados, corregir información errónea, completar la información que falta.
- Enriquecedor: Añadir detalles valiosos o adicionales para que los datos sean más útiles y comprensibles (por ejemplo, adjuntar los datos de contacto del proveedor o las especificaciones del producto).
- Normalización: Garantizar la coherencia de los formatos, las convenciones de nomenclatura y las unidades de medida en todos los sistemas de manera uniforme, respetando el UNSPSC.
-Sincronización: Garantizar que todos los sistemas informan sobre los mismos datos, ya sea en tiempo real o a intervalos regulares de sincronización.
Por ejemplo, piense en la empresa como si fuera una biblioteca. Cada departamento tiene su propia forma de enumerar y numerar los libros, y todos tienen títulos, autores y formatos diferentes para almacenarlos.
En consecuencia, cuando se quería encontrar un libro concreto, era difícil saber dónde buscar, y un desastre si dos departamentos buscaban el mismo libro.
La armonización de los datos maestros lograría lo que esa biblioteca intentó conseguir con su sistema de catalogación: un catálogo preciso, fiable y fácil de usar para todos.
Armonización de datos frente a limpieza de datos: Diferencias clave
| Aspecto | Armonización de datos | Depuración de datos |
|---|---|---|
| Definición | Combinación de datos de distintas fuentes en un formato coherente. | Eliminación de errores, incoherencias o duplicados de los datos. |
| Propósito | Garantiza que los datos de varios sistemas funcionen juntos sin problemas. | Mejora la precisión y la calidad de los datos. |
| Ejemplo | Alineación de nombres de productos de diferentes bases de datos (por ejemplo, "SKU 123" frente a "Producto 123"). | Corregir una dirección errónea o eliminar entradas de clientes duplicadas. |
| Enfoque | Normalización de los datos entre sistemas o plataformas. | Limpieza o corrección de errores en los datos existentes. |
| Alcance | A menudo se centra en alinear datos procedentes de múltiples fuentes. | Objetivos de limpieza de puntos de datos o entradas específicas. |
| Herramientas implicadas | Herramientas para cotejar, fusionar y alinear datos procedentes de distintas fuentes. | Herramientas para identificar y corregir datos incorrectos, incompletos o redundantes. |
| Salida | Los datos de distintas fuentes son comparables y compatibles. | Datos depurados y precisos, sin errores ni duplicaciones. |
¿Por qué es importante la armonización de los datos maestros?
La armonización de datos maestros es un proceso esencial dentro de la gestión de datos maestros (MDM), que sirve para estandarizar, sincronizar y consolidar datos maestros de múltiples fuentes.
Mientras que MDM proporciona el marco general para gobernar y mantener la información empresarial autorizada, la armonización garantiza específicamente que estos datos sean precisos, coherentes y libres de redundancias.
Los datos armonizados constituyen la base sobre la que MDM construye registros fiables e integrados en todos los sistemas. Sin armonización, no se puede cumplir la promesa de una versión única y fiable de los datos maestros en MDM.
Cuando los datos son incoherentes o están dispersos, se crean ineficiencias, duplicados, errores y oportunidades perdidas. Veamos algunos problemas del mundo real causados por una mala gestión de los datos maestros y cómo la armonización los resuelve:
Ejemplo 1: La pesadilla del cliente duplicado
Los gigantes del sector minorista y de bienes de consumo utilizan un software CRM para las ventas, un ERP para el inventario y una plataforma de marketing para las campañas. Cada sistema almacena los datos de los clientes de forma diferente:
CRM: "John A. Smith, 123 Main St., NY"
ERP: "J. Smith, 123 Main Street, Nueva York"
Marketing: "John Smith, 123 Main, NYC"
Se trata del mismo cliente, pero los sistemas los tratan como entradas separadas. Esto lleva a:
Esfuerzos de marketing desaprovechados: Juan recibe tres correos electrónicos promocionales idénticos.
Mala experiencia del cliente: Los representantes de ventas llaman a John varias veces, sin conocer las interacciones anteriores.
Cuestiones de inventario: Los pedidos se duplican, lo que provoca un exceso de existencias o roturas de stock.
Arreglo de armonización: Al consolidar estas entradas en un único registro ("John A. Smith, 123 Main Street, New York, NY"), la empresa se asegura de que John sea tratado como un único cliente en todos los sistemas. Esto reduce los residuos, mejora la satisfacción del cliente y agiliza las operaciones.
Ejemplo 2: Caos en la lista de materiales
Una empresa de fabricación y transformación de alimentos y bebidas gestiona su lista de materiales en varios sistemas, uno para el aprovisionamiento, otro para la producción y un tercero para el análisis de costes. El mismo componente figura como:
Adquisición: "Perno de acero, 10mm, Grado 8"
Producción: "Perno de 10mm, Acero, Gr. 8"
Análisis de costes: "Perno, 10mm, Acero"
Esta incoherencia provoca:
Errores de contratación: Se piden tornillos equivocados, lo que retrasa la producción.
Sobrecostes: La inexactitud de los datos de la lista de materiales da lugar a un cálculo erróneo de los costes.
Tiempo de inactividad: La producción se detiene mientras los equipos resuelven las discrepancias.
Arreglo de armonización: Una lista de materiales armonizada estandariza el componente como "perno de acero, 10 mm, grado 8" en todos los sistemas, lo que garantiza una adquisición, producción y seguimiento de costes sin fisuras.
Ejemplo 3: Problemas en la gestión de las órdenes de trabajo
Los equipos de mantenimiento de tres instalaciones distintas de la empresa fabricante de petróleo, gas y energía registran los equipos de formas ligeramente diferentes.
- Instalación 1: "Bomba A#45,"
- Instalación 2: "Bomba A-45", &
- Instalación 3: "Bomba 45A".
Esto puede crear confusión y dar lugar a gastos desordenados y tiempos de inactividad imprevistos.
Arreglo de armonización: La armonización de datos garantiza que todas las órdenes de trabajo y registros de mantenimiento se refieran exactamente al mismo equipo. Esto reduce la confusión, garantiza el cumplimiento de los programas de mantenimiento y minimiza el tiempo de inactividad de los equipos.
Ejemplo 4: Normalización del plan contable
Una empresa internacional adquiere otra empresa cuyas cuentas del libro mayor utilizan un sistema de numeración y una estructura diferentes.
Arreglo de armonización: Todas las cuentas se asignan a un plan contable unificado, utilizando códigos y nombres normalizados para la elaboración de informes (por ejemplo, "Ingresos - Ventas de productos" es siempre la cuenta 4000). Esto permite consolidar los informes financieros, elimina la confusión y evita errores durante las auditorías o las presentaciones reglamentarias.. Armonización de datos maestros
Ejemplo 5: Registros de formulación química incoherentes
Una empresa de fabricación de productos químicos y servicios públicos utiliza un sistema de gestión de información de laboratorio (LIMS) para I+D, un sistema de ejecución de fabricación (MES) para la producción y un sistema de planificación de recursos empresariales (ERP) para el inventario. Cada sistema registra de forma diferente una formulación química clave:
LIMS: "Solución de cloruro sódico, 5%, 1000L"
MES: "NaCl, 5% Solución, 1.000 Litros"
ERP: "Solución salina, 5%, 1K L"
Estas variaciones se refieren a la misma solución de cloruro sódico, pero los sistemas las tratan como entradas distintas. Esto conduce a:
Recursos desaprovechados: Los equipos de producción preparan lotes duplicados, sin saber que la formulación ya existe en el inventario.
Cuestiones de control de calidad: Una denominación incoherente provoca confusión en el control de calidad, con el consiguiente riesgo de lotes no conformes.
Mala gestión del inventario: El sistema ERP sobreestima o subestima las existencias, lo que provoca un exceso de pedidos o una escasez.
Arreglo de armonización: La estandarización de la formulación como "Solución de cloruro sódico, 5%, 1000L" en todos los sistemas garantiza un seguimiento preciso, reduce la producción redundante, mejora el control de calidad y optimiza la gestión del inventario.
Ejemplo 6: Especificaciones dispares de las materias primas
En una empresa de celulosa, papel y embalaje, gestiona los datos de las materias primas a través de su sistema de aprovisionamiento, su sistema de producción y su plataforma de gestión de proveedores. Una única materia prima, el ácido cítrico, aparece como:
Adquisiciones: "Ácido cítrico monohidratado, pureza 99%, 25kg"
Producción: "C6H8O7, Monohidrato, 25 kg"
Gestión de proveedores: "Ácido cítrico, 99%, 25KG"
Esta incoherencia da lugar a:
Retrasos en las adquisiciones: Las especificaciones incorrectas llevan a pedir el grado o la cantidad de ácido cítrico equivocados.
Errores de producción: Los equipos de fabricación utilizan datos de material incorrectos, con el consiguiente riesgo de fallos en los lotes o problemas de seguridad.
Falta de comunicación con los proveedores: Los proveedores entregan materiales inadecuados, lo que provoca retrasos y costes adicionales.
Arreglo de armonización: Estandarizar la materia prima como "Ácido cítrico monohidratado, pureza 99%, 25 kg" en todos los sistemas garantiza un aprovisionamiento preciso, una producción coherente y una comunicación clara con los proveedores, reduciendo errores y costes.
A continuación se enumeran los sectores en los que ofrecemos soluciones de Armonización de Datos Maestros con la ayuda de sus Agentes Agentic AI
Componentes básicos de la armonización de datos maestros
Una armonización eficaz de los datos maestros requiere un enfoque sistemático que aborde varios componentes clave:
Perfilado y descubrimiento de datos
Antes de armonizar los datos, las organizaciones siempre deben entender de qué disponen. La elaboración de perfiles de datos es el proceso de examinar los datos existentes para descubrir patrones, anomalías y relaciones.
Este paso mostrará a la organización cómo la misma entidad puede aparecer de formas diferentes en los distintos sistemas.
Por ejemplo, Una cadena minorista puede descubrir que su sistema de gestión de inventario utiliza códigos de producto de 12 dígitos, su plataforma de comercio electrónico utiliza SKU de 8 dígitos y su portal de proveedores utiliza números de pieza de fabricante. La creación de perfiles de datos ayuda a trazar estas relaciones e identificar oportunidades de consolidación.
Resolución y comparación de entidades
Se trata de la capa de inteligencia de la armonización que determina cuándo diferentes registros representan la misma entidad del mundo real. La resolución moderna de entidades utiliza múltiples técnicas de concordancia:
Coincidencia exacta: Comparación directa de valores idénticos. Aunque es sencillo, sólo detecta duplicados evidentes.
Emparejamiento difuso: Utiliza algoritmos para identificar registros similares pero no idénticos. Esto podría hacer coincidir "Microsoft Corporation" con "Microsoft Corp" basándose en la similitud de las cadenas y las reglas empresariales.
Emparejamiento probabilístico: Asigna puntuaciones de confianza a posibles coincidencias basadas en múltiples puntos de datos. Un registro de cliente que coincida con el nombre, el número de teléfono y el código postal podría recibir una puntuación de confianza de 95% aunque las direcciones difieran ligeramente.
Emparejamiento basado en aprendizaje automático: Los sistemas avanzados aprenden de los comentarios de las personas para mejorar la precisión de las coincidencias a lo largo del tiempo, adaptándose a los patrones y excepciones específicos de cada organización.
Creación del Disco de Oro
Cuando se han identificado registros duplicados, el sistema debe construir un "disco de oro" que representa el registro autorizado de esa entidad.
El proceso de creación del registro de oro se conoce como supervivencia. La supervivencia utiliza reglas para identificar los mejores elementos de datos a partir de muchas fuentes.
Por ejemplo, al consolidar registros de clientes, el registro de oro debe tomar la dirección más reciente del sistema CRM, el número de teléfono válido del sistema de facturación y el nombre completo del contacto de la base de datos de marketing.
Estas reglas de supervivencia deben reflejar las prioridades de la empresa y las evaluaciones de la calidad de los datos.
Normalización de datos
La armonización también ofertas con establecer estándar formatos y valores de los datos. Este mayo media encontrar y normalización de las direcciones a las normas postales o cambiando unidades de medición a a uniforme unidad.
Este podría también media aplicación de normas empresariales estándar y procesa para la introducción de datos.
Un mundo fabricantepara instancia, podría encuentre it necesario a normalizar medidas de peso en kilogramos, moneda conversión a una moneda base para la elaboración de informes, y todos los formatos de dirección para cumplir los requisitos de los envíos internacionales.
Diferente conjunto de dominios de datos maestros
Como se indica en los ejemplos anteriores, la armonización de datos es importante para diferentes sectores en función de su tipo de negocio, tamaño y escala de operaciones, pero hay algunos ámbitos de datos en los que la armonización de datos es de suma importancia. Estos ámbitos de datos se enumeran a continuación:
Datos maestros de proveedores
Datos maestros de proveedores/vendedores es un elemento esencial en la gestión de las compras y la cadena de suministro, ya que proporciona un repositorio centralizado de información esencial sobre los proveedores.
Los detalles incluyen nombres básicos de proveedores, información de contacto, registros financieros, ofertas de productos y servicios, certificaciones de conformidad y métricas de rendimiento. Verdantis es especialista en datos maestros de materiales y datos maestros de proveedores.
Los datos incoherentes pueden dar lugar a registros de proveedores duplicados, aumentar los costes y perturbar las relaciones con los proveedores.
La armonización de los datos de proveedores garantiza que todos los equipos trabajen con información fiable y actualizada, lo que mejora la eficacia de las adquisiciones y la colaboración entre departamentos.
Datos maestros de equipos
Los datos maestros de equipos son vitales para gestionar los activos a lo largo de su ciclo de vida y abarcan detalles clave como especificaciones, programas de mantenimiento, información sobre garantías e historial de rendimiento.
Verdantis se especializa en armonizar estos datos, ayudando a las empresas a realizar un seguimiento y una gestión eficaces de los equipos para reducir el tiempo de inactividad y mejorar la productividad.
Las organizaciones se enfrentan a ineficiencias operativas debidas a registros fragmentados. Los datos imprecisos o incoherentes pueden hacer que no se cumplan los planes de mantenimiento, se produzcan averías en los equipos y surjan problemas a la hora de prever las necesidades o gestionar las piezas de repuesto.
La armonización de los datos de los equipos garantiza que todos los equipos dispongan de información precisa y coherente, lo que permite una mejor toma de decisiones, un mantenimiento proactivo y una utilización optimizada de los activos, con el consiguiente ahorro de costes y mejora de la eficacia operativa.
Datos maestros de materiales
Los datos maestros de materiales son el repositorio central de información sobre los materiales (como materias primas, productos acabados y artículos de mantenimiento) utilizados en una empresa.
Su calidad e integridad tienen una profunda influencia en otros ámbitos de datos importantes, como las compras, el inventario, la producción, las ventas, las finanzas e incluso el cumplimiento, ya que sustentan operaciones empresariales críticas y procesos interdepartamentales.
Por ejemplo, considere cómo un elemento tan simple como un tornillo puede representarse de forma diferente en los distintos sistemas o ubicaciones:
BLT-HX-10MM
Perno hexagonal 10 mm
Perno hexagonal 10MM
PERNO HEXAGONAL DE 10 MM
Los datos maestros de materiales son el repositorio central de información sobre los materiales (como materias primas, productos acabados y artículos de mantenimiento) utilizados en una empresa.
Su calidad e integridad tienen una profunda influencia en otros ámbitos de datos importantes, como las compras, el inventario, la producción, las ventas, las finanzas e incluso el cumplimiento, ya que sustentan operaciones empresariales críticas y procesos interdepartamentales.
Por ejemplo, considere cómo un elemento tan simple como un tornillo puede representarse de forma diferente en los distintos sistemas o ubicaciones:
PS - En muchas organizaciones el "Maestro de Materiales" se considera como "Datos Maestros de Artículos", y los equipos siguen prácticas de gestión de datos maestros de artículos para ello.
Datos maestros financieros
Los datos maestros financieros, que incluyen datos básicos sobre cuentas, centros de costes, centros de beneficios y jerarquías financieras, sirven como capa fundamental para el panorama de la información de una organización. Su calidad, estructura y gestión tienen efectos de gran alcance en otros dominios de datos, influyendo en las funciones empresariales, el cumplimiento, la toma de decisiones y la eficiencia operativa.
Ventajas de la armonización de datos maestros
Cuando se hace bien, la armonización de los datos maestros ofrece resultados cuantificables y beneficios que se extienden por toda la organización:
- Mejora de la toma de decisiones: Con datos precisos y coherentes, los directivos pueden utilizar informes, cuadros de mando y análisis para tomar decisiones estratégicas. Por ejemplo, un minorista puede predecir las ventas y los niveles de inventario futuros utilizando una vista combinada de ventas e inventarios.
- Mayor eficacia: La coherencia de los datos permite a los gestores evitar la laboriosa y propensa a errores actividad de conciliar los distintos campos de datos. Por ejemplo, una empresa de logística puede procesar los pedidos más rápidamente siempre que la dirección del cliente tenga el mismo formato en varios sistemas.
- Costes reducidos: Datos limpios significa menos duplicados y menos errores, lo que se traduce en que no hay exceso de compras, menos gasto en marketing o menos errores costosos que conducen a una producción innecesaria.
- Mejora de la experiencia del cliente: Los conjuntos de datos coherentes relacionados con un mismo cliente permiten mejorar las experiencias de interacción con las empresas, como llamar a los clientes por su nombre correcto o hacer las ofertas adecuadas basándose en el historial de transacciones.
- Gestión fluida de las órdenes de trabajo: La armonización de las listas de materiales y los datos de los proveedores garantizará que cualquier persona que trabaje en una orden de trabajo esté segura de que todo es correcto, reduciendo así los errores y los retrasos asociados a las equivocaciones, por ejemplo durante los flujos de trabajo de fabricación o servicio.
- Tratamiento inteligente de documentos: Los datos armonizados se integran sin problemas con las herramientas automatizadas de procesamiento de documentos, lo que permite cotejar facturas, validar contratos o comprobar el cumplimiento de la normativa con mayor rapidez. Explore el procesamiento inteligente de documentos para automatizar los flujos de datos.
Retos comunes
Aunque la armonización de los datos maestros ofrece ventajas evidentes, no está exenta de dificultades. A continuación se explica cómo superar los obstáculos más comunes:
- Desafío: Resistencia al cambio Los empleados pueden resistirse a nuevos procesos o sistemas.
- Solución: Comunique claramente las ventajas (por ejemplo, menos trabajo manual) y ofrezca formación para facilitar la transición.
- Desafío: Silos de datos Los departamentos pueden acaparar datos o utilizar sistemas incompatibles.
- Solución: Implique desde el principio a todas las partes interesadas y utilice herramientas de integración como API o middleware para tender puentes entre sistemas.
- Desafío: Mantenimiento continuo Los datos pueden volver a desordenarse sin un mantenimiento regular.
- Solución: Designe un equipo de gobernanza de datos y utilice la automatización para supervisar la calidad de los datos.
Conclusión
La armonización de los datos maestros es algo más que un proceso técnico: es una inversión estratégica en el futuro de la empresa.
Ya se trate de la gestión de clientes, de la lista de materiales o de una orden de trabajo, los datos armonizados son la base para avanzar.
Comprométase a sumergirse en la auditoría de una categoría de datos, como los datos de clientes o de productos, y siga avanzando. Con las herramientas adecuadas y un plan, sus datos serán mucho más fáciles de gestionar y dispondrá de la información necesaria para ofrecer operaciones fluidas que le darán ventaja sobre la competencia.
