En las industrias que hacen un uso intensivo de activos, las piezas de recambio representan algo más que un mero inventario: son elementos fundamentales para la continuidad operativa, la seguridad y la rentabilidad.
Una mala clasificación de las piezas de repuesto genera millones en costes ocultos por exceso de inventario, aprovisionamiento erróneo y costosos tiempos de inactividad de los equipos.
Esto constituye la base del mantenimiento predictivo, la optimización de las compras y la gestión eficaz del inventario de MRO.
Categorías para clasificar las piezas de recambio
La clasificación puede realizarse en función de múltiples criterios para optimizar la gestión de existencias, la planificación del mantenimiento y las decisiones de aprovisionamiento. Una clasificación eficaz garantiza que las piezas se prioricen, almacenen y gestionen correctamente en función de su importancia operativa. Las principales categorías que se utilizan en la práctica son:
Consumibles, piezas de recambio o servicios
ABC, HML, SDE, SOS, VED, XYZ
De fabricante original (OEM), de recambio, reacondicionados, de segunda mano
Vital, esencial, deseable
Mercancía de rotación rápida, lenta, inmóvil o sin salida
Mecánica, electricidad, instrumentación
Peligrosas, perecederas, sensibles a las condiciones climáticas
Combinar de 3 a 5 dimensiones a la vez
Por uso e intercambiabilidad
La clasificación basada en el uso organiza las piezas según cómo se consumen o se sustituyen en las operaciones.
Artículos de un solo uso que se consumen durante las operaciones.
Se sustituyeron los conjuntos reparables y de gran valor por una unidad que ya había sido revisada, con el fin de minimizar el tiempo de inactividad.
Actividades de mantenimiento no físicas que, no obstante, deben registrarse y estandarizarse en el maestro de materiales.
En los sectores con un uso intensivo de activos, como el del petróleo y el gas y la minería, muchas necesidades de mantenimiento se satisfacen a través de servicios, que requieren la misma clasificación estructurada, codificación y gobernanza que las piezas tangibles.
Por qué es importante:
- Los servicios suelen introducirse en los sistemas ERP/EAM como "códigos de material de servicio" (fuera de stock), lo que garantiza que sean visibles en los flujos de trabajo de aprovisionamiento, pero sin que se confundan con los consumibles o los artículos rotativos.
- Clasificar correctamente los servicios evita errores en la gestión de existencias; por ejemplo, contabilizar la "calibración" como parte del inventario.
- Además, mejora la visibilidad del gasto. Las organizaciones pueden hacer un seguimiento de cuánto se gasta en servicios externalizados en comparación con las piezas de recambio físicas.
Clasificar las piezas según su uso permite disponer de niveles de existencias precisos, optimiza los costes de inventario y garantiza la rápida disponibilidad de los conjuntos críticos.
Por ejemplo:
| Industria | Consumibles | Rotables | Servicio |
|---|---|---|---|
| Petróleo y gas | Juntas, empaquetaduras, lubricantes | Bombas, reductores, turbinas | Calibración, END, reacondicionamiento de válvulas |
| Minería | Brocas, revestimientos de desgaste | Motores de camiones, alternadores | Control de estado, reconstrucciones |
Relevancia
Considerar los servicios como una categoría de uso diferenciada hace que la clasificación sea más exhaustiva y garantiza una mayor claridad y datos maestros armonizados, y ayuda a los equipos de finanzas, mantenimiento y cadena de suministro a tener una visión global de los costes operativos.
Clasificación basada en el coste y el consumo
La clasificación basada en los costes y el consumo garantiza una asignación eficiente del capital y una planificación eficaz de las compras. Entre los marcos más habituales se encuentran los análisis ABC, HML, SDE, SOS, VED y XYZ.
1. Análisis ABC
Clasifica los artículos por valor de consumo (concentración):
- Artículos A: Piezas de alto valor y bajo volumen que requieren un control estricto del inventario.
- Artículos B: Artículos de valor medio y consumo moderado.
- Elementos C: Artículos de bajo coste y gran volumen que suelen gestionarse con pedidos al por mayor.
Patrón típico: A = 10-20% artículos / 70-80% de valor; B = ~30% / 15-25%; C = 50-60% / 5-10%. En los sectores del petróleo y el gas y de la minería, la clase A suele incluir piezas de recambio de alta especificación e instrumentación crítica.
Resultados de la investigación
En PT XYZ, en Gresik (Indonesia), un análisis ABC con métodos EOQ mostró que 8,6% de artículos (Grupo A) representaban 56,8% del presupuesto, 18,5% de artículos (Grupo B) 24,2% y 72,9% de artículos (Grupo C) 10%. De este modo, las partidas de mayor valor se gestionaron de cerca, mientras que las de menor valor se trataron con controles más sencillos.
Fuente: Editorial IBIMA
2. Análisis HML
Se centra en el coste unitario para la negociación con los proveedores y la estrategia de aprovisionamiento. Los precios unitarios «alto», «medio» y «bajo» resultan útiles cuando los datos de consumo son escasos, algo habitual en emplazamientos ya existentes.
3. Análisis SDE
Evalúa la complejidad y el plazo de las adquisiciones.
- Escaso: Artículos con proveedores mundiales o dependencias de importación limitadas.
- Difícil: Artículos con ciclos de fabricación largos o logística compleja.
- Fácil: Artículos fácilmente disponibles en los mercados locales.
Esto es especialmente importante para los subsistemas de aguas profundas en el sector del petróleo y el gas o los componentes de grandes camiones de transporte en la minería.
4. Análisis SOS
Identifica los patrones de demanda vinculados a los ciclos operativos o al consumo estacional, lo que reduce el riesgo de obsolescencia. La diferencia entre el uso en temporada alta y en temporada baja es especialmente relevante en el caso de las temporadas de cierre de las explotaciones mineras y los kits de preparación para el invierno destinados a las arenas bituminosas.
5. Análisis VED
Evalúa las piezas de recambio en función de su importancia para las operaciones y la seguridad.
- Vital (V): Piezas cuyo fallo interrumpe inmediatamente la producción o compromete la seguridad. Deben estar siempre en stock (por ejemplo, válvulas ESD en Petróleo y Gas, sistemas de frenado en Minería).
- Esencial (E): Piezas que afectan al rendimiento pero permiten que las operaciones continúen con una eficiencia reducida. El plazo de entrega puede tolerarse hasta cierto punto.
- Deseable (D): Piezas de bajo impacto que no detienen las operaciones si no están disponibles. El almacenamiento puede minimizarse o aplazarse.
Esta clasificación se utiliza ampliamente en industrias en las que el tiempo de actividad y la seguridad de los equipos son fundamentales, como las del petróleo y el gas, la minería y la energía.
Research finding · case study on a packaging company
Un análisis VED de las piezas de recambio clasificó ~32% de artículos como «vitales», ~57,6% como «esenciales» y ~10% como «deseables». Al combinar esto con una matriz ABC-VED, alrededor de 37,41 TP3T de piezas se situaron en la categoría de máxima prioridad, lo que representa ~821 TP3T del gasto anual en existencias.
Esta priorización permitió a la empresa centrar la gestión del inventario, garantizar que las piezas críticas estuvieran siempre disponibles, reducir las roturas de stock, optimizar el gasto en compras y mejorar la planificación general del mantenimiento.
Fuente: Galería UWS, Universidad del Oeste de Escocia
Fuente
La clasificación basada en la fuente aborda la estrategia de contratación, la selección de proveedores y el equilibrio entre costes y calidad:
Garantiza el cumplimiento exacto de las especificaciones, pero puede conllevar costes más elevados.
Ahorra costes, pero exige una cuidadosa verificación de la calidad.
Opción ecológica y de menor coste para componentes de alto valor.
Útil en casos de emergencia o para equipos antiguos en los que no se dispone de piezas nuevas.
Resultados de la investigación
La refabricación puede reducir los costes de los componentes entre un 40 y un 60% en el caso de muchas piezas, en comparación con la compra de piezas nuevas.
Fuente: McKinsey & Company
Comprender las implicaciones de las fuentes permite a los equipos de compras equilibrar eficazmente el coste, la calidad y el riesgo.
Ejemplos de clasificación en función de la fuente en O&G y minería
| Categoría de fuente | Ejemplos de la industria del petróleo y el gas | Ejemplos de la industria minera |
|---|---|---|
| OEM | Válvulas de seguridad crítica e instrumentación de precisión | Componentes de automatización para taladradoras de alta gama, módulos de control propios |
| Posventa | Componentes de tuberías de recambio, juntas y accesorios no críticos | Un mercado sólido para las herramientas de contacto con el suelo (GET), como cucharas, dientes y cuchillas |
| Remanufacturado | Compresores y equipos rotativos mediante programas de reacondicionamiento homologados por los fabricantes originales (OEM) | Motores, transmisiones y conjuntos principales del sistema de transmisión en los que el reacondicionamiento es la norma |
| De segunda mano | Piezas de repuesto de tuberías antiguas o módulos fuera de producción utilizados en situaciones de emergencia | Recuperación de piezas de camiones de transporte de mineral antiguos para mantener las flotas antiguas |
Relevancia
Las etiquetas de "procedencia" coherentes evitan los registros duplicados (OEM frente a productos reacondicionados frente a recambios de mercado) y permiten un abastecimiento basado en políticas.
Por Criticalidad
Evaluación de la criticidad de las piezas de recambio armoniza el inventario con el impacto operativo, utilizando la misma lógica de tres niveles presentada anteriormente en el análisis VED, con diferentes etiquetas aplicadas específicamente en el nivel de decisión de aprovisionamiento:
- Vital (V): Piezas cuyo fallo detiene inmediatamente la producción o compromete la seguridad. El almacenamiento y la supervisión de alta prioridad son esenciales.
- Piezas semicriticas (SC): Estas piezas cumplen con un nivel mínimo de existencias determinado, y se puede tolerar un plazo de entrega más largo para los repuestos semicríticos. Equivalente al nivel «Essential» de VED.
- No crítico (NC): Componentes cuyo fallo no interrumpe las operaciones y cuya sustitución puede aplazarse sin consecuencias significativas. Equivalente al nivel «Deseable» de VED.
Al vincular la criticidad con el MTTR, los equipos de mantenimiento pueden priorizar el almacenamiento, la inspección y el aprovisionamiento, garantizando que nunca falten artículos vitales.
Ejemplos de clasificación basada en la criticidad en O&G y minería
| Categoría de criticidad | Ejemplos de la industria del petróleo y el gas | Ejemplos de la industria minera |
|---|---|---|
| Vital (Crítico) | Válvulas ESD (parada de emergencia), sensores de fuego/gas, módulos de control submarino | Sistemas de frenado, sensores anticolisión, revestimientos de trituradoras |
| No crítico | Filtros HVAC para oficinas | Señalización de seguridad |
Relevancia
Una escala de criticidad uniforme (por ejemplo, V/S/N con sus respectivas definiciones) estandariza las políticas de mínimos y máximos, el stock de seguridad y los flujos de trabajo de aprobación en toda la empresa.
Esto se pone en práctica al convertir el nivel en una puntuación real, vinculada a la criticidad del activo principal, el plazo de entrega del proveedor y la sustituibilidad, para luego integrar esa puntuación en una política de almacenamiento automática, en lugar de una etiqueta estática. Ese modelo de puntuación completo, que incluye la matriz ABC-VED, la lógica de repuestos de seguridad y los desencadenantes de gobernanza para la reevaluación, se trata en profundidad en nuestro Guía para la gestión de la criticidad de las piezas de recambio.
Clasificación multicriterio, con ejemplos ilustrativos
Una pieza puede tener varias clasificaciones a la vez
Por patrón de demanda
La clasificación basada en la demanda garantiza la alineación con la frecuencia de uso:
- De rápida rotación: Piezas de uso frecuente que requieren una reposición continua.
- De movimiento lento: Uso poco frecuente, gestionado con niveles de existencias controlados para evitar el bloqueo de capital.
- Sin movimiento/En desuso: Artículos que rara vez o nunca se consumen. Gestión estratégica de piezas de recambio obsoletas ayuda a liberar espacio en el almacén y a reducir los costes de transporte.
- Existencias sin vender: Las piezas de recambio que no se han utilizado en absoluto en los últimos 12-24 meses suelen clasificarse como "stock muerto"."
Resultados de la investigación
El análisis FSN muestra que los productos de alta rotación representan entre el 10 y el 15% del stock, los de baja rotación entre el 30 y el 35%, y los que no se venden entre el 60 y el 65%. Optimizar esta combinación ayuda a dar prioridad a los artículos esenciales, reducir el exceso de stock y liberar capital circulante.
Fuente: Deskera
Analizar el consumo histórico y clasificar las piezas en función de la demanda permite optimizar el inventario en función de los datos.
Ejemplos de clasificación basada en patrones de demanda en O&G y minería
| Categoría de la demanda | Ejemplos de la industria del petróleo y el gas | Ejemplos de la industria minera |
|---|---|---|
| Movimiento rápido | Filtros, juntas comunes | EPI (equipos de protección individual) |
| Movimiento lento | Palas de turbina especiales | Sensores especializados |
| No en movimiento/Obsoleto | Patines obsoletos | Piezas de taladro descatalogadas |
Relevancia
Los estudios demuestran que los códigos de movimiento normalizados permiten la selección automatizada de políticas (frecuencia de revisión, método de reordenación) y exponen los candidatos a la eliminación.
Por función o categoría
La clasificación funcional agrupa las piezas en función de su papel técnico u operativo, un caso de taxonomía vegetal clásica:
La clasificación funcional estandarizada favorece la coherencia de la nomenclatura, facilita la gestión de los datos maestros y facilita el análisis y la automatización. Los equipos de mantenimiento pueden localizar rápidamente las piezas y realizar informes interfuncionales.
Relevancia
Simplifica la navegación por el catálogo, se adapta a las competencias de mantenimiento y permite la aprobación basada en funciones.
Por necesidades de almacenamiento
La clasificación basada en el almacenamiento garantiza el cumplimiento de la normativa y una manipulación segura:
- Peligroso: Requiere una manipulación especializada, el cumplimiento de las fichas de datos de seguridad de los materiales (FDS) y el cumplimiento de la normativa.
- Perecedero: Artículos con caducidad definida que requieren rotación y seguimiento.
- Sensible al clima: Componentes sensibles a la temperatura o la humedad, que exigen condiciones de almacenamiento especializadas.
Una correcta clasificación del almacenamiento reduce los riesgos de deterioro, infracciones de la normativa y trastornos operativos.
Ejemplos de clasificación basada en las necesidades de almacenamiento en los sectores de la minería y la extracción de petróleo y gas
| Categoría de almacenamiento | Ejemplos de la industria del petróleo y el gas | Ejemplos de la industria minera |
|---|---|---|
| Peligrosos | Productos químicos, repuestos EX | Cianuro (tratamiento del oro), accesorios explosivos |
| Perecederos | Sellantes | Adhesivos |
| Sensible al clima | Instrumentación sensible a la humedad | Electrónica |
Relevancia
Impone el etiquetado, los enlaces a las fichas de datos de seguridad y las normas de temperatura y humedad en todos los almacenes.
Clasificación multicriterio
Las estrategias de piezas de recambio más eficaces combinan múltiples dimensiones de clasificación: uso, coste, criticidad, demanda y requisitos de almacenamiento.
Por ejemplo, una pieza puede ser de clase A por su coste, «vital» por su importancia crítica y «rotable» por su uso, lo que permite tomar decisiones matizadas en materia de almacenamiento y adquisición.
Normas mundiales como UNSPSC o eCl@ss facilitan la coherencia entre sistemas, garantizando que la clasificación siga siendo coherente en todos los sistemas ERP, MRO y de adquisición.
La clasificación multicriterio también potencia la automatización, el análisis predictivo y la toma de decisiones basada en datos, creando una única fuente de verdad para los datos de piezas de repuesto.
Resultados de la investigación
Se definieron 12 clases de piezas de recambio que, mediante una clasificación jerárquica y multicriterio, lograron una reducción de ~20% en el coste logístico total sin dejar de cumplir los niveles de servicio previstos.
Fuente: Universidad de Salford
Por qué la clasificación es innegociable
La clasificación de piezas de recambio es más que un ejercicio administrativo: es un factor estratégico. Al clasificar correctamente el inventario, las organizaciones obtienen las siguientes ventajas:
1. Menos tiempo de inactividad, mayor rendimiento
Las piezas de recambio críticas pasan a ser más fáciles de localizar y predecibles, y sus niveles de existencias se ajustan al riesgo. El estudio de DNV sobre el sector del petróleo y el gas reveló que la optimización selectiva de las piezas de recambio permitía cumplir los objetivos de disponibilidad sin necesidad de realizar grandes rediseños del sistema.
2. Reducción del capital circulante
Datos MRO depurados ha ayudado a las empresas del sector del petróleo y el gas a reducir su capital circulante entre un 10 % y un 20%, lo que se traduce en un ahorro de varios millones de dólares.
3. Mejores previsiones
Los enfoques basados en la inteligencia artificial superan ahora a los métodos clásicos a la hora de predecir la demanda de piezas de recambio de alta rotación, baja rotación y sin rotación, siempre que el inventario esté clasificado de forma coherente.
4. Reducción de costes
Una clasificación adecuada identifica los artículos duplicados o redundantes, reduciendo el exceso de existencias y liberando capital para operaciones críticas.
Por ejemplo, reconocer las piezas de alto valor pero de baja demanda (clase A en el análisis ABC) permite a las empresas invertir de forma selectiva, minimizando los costes de mantenimiento de inventario.
5. Eficiencia operativa
La clasificación simplifica la identificación de piezas, garantizando que los equipos de mantenimiento puedan localizar rápidamente los artículos necesarios, reduciendo el tiempo medio de reparación (MTTR) y evitando tiempos de inactividad no planificados.
Una jerarquía clara de las piezas de alta rotación frente a las que no lo son garantiza una reposición puntual sin exceso de existencias.
6. Abastecimiento estratégico
Clasificar las piezas por origen, criticidad y complejidad de adquisición ayuda a las organizaciones a negociar contratos con eficacia, seleccionar proveedores con plazos de entrega óptimos y anticiparse a las interrupciones de la cadena de suministro.
En esencia, un sistema de clasificación estructurado transforma las operaciones de MRR de una gestión reactiva del inventario a una planificación estratégica basada en datos, alineando el mantenimiento, las adquisiciones y los objetivos operativos.
¿Cómo consiguen las organizaciones líderes los mejores resultados?
Petróleo y gas
- Criticidad (con riesgo de suministro) estandariza el almacenamiento de los palés esenciales para la seguridad y la producción.
- Tipo de uso (Consumibles/Artículos rotativos/Servicio) permite gestionar los ciclos de reparación y devolución de los artículos rotativos y elimina los errores relacionados con el servicio de existencias.
- ABC + SDE combina la orientación al valor con el riesgo de los plazos de entrega, un aspecto crucial para las reparaciones y los recambios que dependen de la importación.
- Patrón de demanda (FSN) permite planificar el stock de forma predictiva e identifica los productos que deben darse de baja, lo que refuerza los análisis de gestión de productos (PdM).
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Minería
- Criticidad (seguridad e impacto en la producción) es lo más importante cuando los cuellos de botella en el transporte, la trituración y las instalaciones fijas son los principales factores que determinan los costes. El mantenimiento minero representa entre el 30 y el 50 % de los costes operativos, por lo que la gestión de las piezas de recambio críticas es imprescindible.
- Patrón de demanda muestra una gran divergencia entre el GET, que evoluciona rápidamente, y los controles especializados, que lo hacen más lentamente. Las previsiones funcionan mejor una vez que las clases están bien definidas.
- ABC + HML destina el capital a los componentes rotativos de alto valor (motores, transmisiones), al tiempo que controla el exceso de consumibles de clase C.
- Requisitos de almacenamiento Las medidas de manipulación de sustancias peligrosas o explosivas y de control climático (polvo, variaciones de temperatura) hacen que las condiciones de almacenamiento estandarizadas sean fundamentales para el cumplimiento normativo y la vida útil.
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En los sectores del petróleo, el gas y la minería, la clasificación es el sistema operativo de sus datos de materiales. Si las definiciones son correctas y se aplican de forma coherente en todos los centros y sistemas, las ventajas se multiplican: menos interrupciones, operaciones más seguras, menor capital circulante y decisiones más claras.
Conclusión
La clasificación de las piezas de recambio es la base de una estrategia proactiva de MRR.
Al clasificar sistemáticamente el inventario en función de su uso, coste, criticidad, demanda, función, origen y almacenamiento, las organizaciones pueden reducir costes, mejorar la eficiencia operativa y reforzar el aprovisionamiento estratégico.
Depuración de datos sobre piezas de recambio es esencial para que la clasificación sea eficaz. Cuando las descripciones, los atributos, las unidades de medida y los detalles de los proveedores se corrigen y armonizan, los equipos pueden clasificar los artículos con precisión, eliminar duplicados y evitar errores de almacenamiento causados por datos incoherentes o incompletos.
Invertir en la gobernanza y la normalización de los datos garantiza que los datos clasificados sobre piezas de repuesto sigan siendo precisos, fiables y procesables, lo que permite a las empresas alcanzar la excelencia operativa y mantener una producción ininterrumpida en entornos con un uso intensivo de activos.
Preguntas frecuentes sobre la clasificación de piezas de recambio
¿En qué consiste la clasificación de piezas de recambio?▼
La práctica de agrupar las piezas de recambio en función de características comunes, valor, importancia, patrón de demanda, procedencia o necesidades de almacenamiento, de modo que las decisiones relativas al almacenamiento, el aprovisionamiento y el mantenimiento puedan aplicarse de forma coherente, en lugar de hacerlo pieza por pieza.
¿Cuál es la diferencia entre una pieza de recambio y un material de consumo?▼
Un consumible se agota en una sola operación y no vuelve al stock, como es el caso de una junta o un filtro. Una pieza de recambio, especialmente una pieza rotativa, es reparable y vuelve al stock de piezas en buen estado tras su revisión.
¿Cuál es la diferencia entre el análisis ABC y el análisis VED?▼
El método ABC clasifica las piezas según su valor económico y su consumo. El método VED clasifica las piezas según su importancia operativa. Miden aspectos diferentes y, por lo general, se combinan en una matriz ABC-VED para tomar decisiones sobre el almacenamiento.
¿En qué se diferencia un repuesto de capital de un repuesto operativo?▼
Un repuesto de capital es un componente de gran valor, con un plazo de suministro prolongado y que a menudo constituye un punto único de fallo, cuyo mantenimiento se evalúa como un «repuesto de seguridad». Un repuesto operativo es un artículo que se mantiene habitualmente en stock y se gestiona mediante una política estándar de reposición.
¿Qué es el análisis SDE?▼
Una clasificación de las piezas según la dificultad de aprovisionamiento: escasas, difíciles o fáciles de conseguir, que se utiliza junto con las clasificaciones de valor y criticidad para señalar los riesgos de la cadena de suministro.
¿Cuántos sistemas de clasificación deberíamos utilizar a la vez?▼
La mayoría de las organizaciones combinan entre tres y cinco dimensiones —normalmente, el tipo de uso, el método ABC, la criticidad y el patrón de demanda— en lugar de basarse en un único sistema.
