In elke sector, MRO-gegevens (Onderhoud, reparatie en exploitatie) speelt een cruciale rol bij het soepel verlopen van de dagelijkse werkzaamheden. Deze werkzaamheden kunnen variëren van zeer kleine taken, zoals routinecontroles van apparatuur, tot complete reparatiewerkzaamheden aan de fabriek die één tot twee weken onafgebroken duren.
Om dergelijke activiteiten toe te wijzen en bij te houden, worden voor elk apparaat werkorders aangemaakt waarin de omvang, het budget, de tijdslimiet en de verantwoordelijke voor de werkzaamheden worden vastgelegd.
Gezien het grote belang ervan zou je verwachten dat dergelijke MRO-activiteiten zeer efficiënt zouden zijn. Toch komen informatieverlies, miscommunicatie en niet-geoptimaliseerde processen in de gehele aanpak vrij vaak voor.
In dit artikel gaan we dieper in op wat een werkorder precies is, hoe een werkorder wordt uitgevoerd (van begin tot eind), welke problemen er zijn met traditioneel werkorderbeheer en ten slotte hoe AI deze sector transformeert om efficiënter en betrouwbaarder te worden.
Wat is een werkopdracht?
Telkens wanneer er een verzoek voor onderhoudstaken wordt ingediend, wordt er een werkopdracht uitgegeven als formeel verzoek om die taak uit te voeren.
Werkorders kunnen op basis van het soort werk in verschillende categorieën worden ingedeeld,
Een werkopdracht moet ten minste de volgende onderdelen bevatten:
- Werkopdracht / Taakomschrijving
- Wie heeft de werkopdracht aangevraagd (Aanvrager)?
- Wie is de goedkeurende partij (goedkeurder)?
- Aan wie de werkopdracht is toegewezen (Toegewezen persoon)
- Prioriteit van de werkopdracht
- Begin- en einddatum van de werkopdracht.
Een degelijk systeem voor het beheer van werkorders is van cruciaal belang om een soepele uitvoering van onderhoudswerkzaamheden te waarborgen, onnodige kosten te beperken en kritieke apparatuur tijdig te repareren.
Soorten werkorders
Op basis van diverse factoren, zoals urgentie, planningstijd, type apparatuur, prioriteit en wettelijke vereisten, worden werkorders in de volgende categorieën ingedeeld.
Type werkorder | Beschrijving | Typische toepassingsvoorbeelden |
Correctief onderhoud | Wordt aangemaakt nadat een storing of probleem is gemeld | Storingen aan apparatuur, spoedreparaties |
Preventief onderhoud | Wordt regelmatig gepland om storingen te voorkomen | Vervanging van HVAC-filters, periodieke inspecties |
Inspectiewerkorders | Gericht op veiligheids-, nalevings- en prestatieaudits | Veiligheidscontroles, naleving van regelgeving |
Noodwerkopdrachten | Voor dringende kwesties die veiligheids- of operationele risico’s met zich meebrengen | Kritieke systeemstoringen, veiligheidsrisico’s |
Installatie of configuratie | Voor de implementatie van nieuwe apparatuur of systemen | Inbedrijfstelling van nieuwe apparatuur, upgrades |
Kalibratie of testen | Met het oog op kwaliteitsborging en naleving | Kalibratie van instrumenten, prestatietests |
Huidige status van de werkopdracht
Als het gaat om het beheer van werkorders, vertrouwt het merendeel van de sectoren nog steeds op traditionele methoden. Enkele voorbeelden hiervan zijn:
- ERP- of verouderde CMMS-oplossingen
- Handmatige opvolging van werkorders met behulp van Excel-sheets of Word-documenten.
- Werkorders werden op papier opgesteld en verspreid.
- Het bijhouden van taken via e-mail.
Er doen zich verschillende problemen voor als gevolg van scenario’s zoals:
Als het gaat om het beheer van werkorders, vertrouwt het merendeel van de sectoren nog steeds op traditionele methoden. Enkele voorbeelden hiervan zijn:
- ERP- of verouderde CMMS-oplossingen
- Handmatige opvolging van werkorders met behulp van Excel-sheets of Word-documenten.
- Werkorders werden op papier opgesteld en verspreid.
- Het bijhouden van taken via e-mail.
Een cultuur van reactief onderhoud
- Vertraagde reactietijden als gevolg van handmatige triageprocessen
- Onvolledige documentatie over storingen en kosten
- Strategieën voor minimaal preventief onderhoud
Problemen bij het optimaliseren van hulpbronnen
- Slechte routeplanning voor technici, in combinatie met planning en roostering van werkorders
- Onvoldoende afstemming van de voorraad met werkorders
- Beperkte integratie tussen operationele systemen
Analyses en verbeterpunten
- Onvoldoende gegevensanalyse voor voortdurende verbetering
- Gemiste kansen voor voorspellende inzichten
- Gebrek aan bruikbare informatie uit historische gegevens
Bedrijven zijn inmiddels begonnen met het toepassen van diverse technologische vernieuwingen om dit proces te verbeteren:
CMMS (geautomatiseerde onderhoudsbeheersystemen) de onderhoudsplanning centraliseren door:
- Het aanmaken en toewijzen van werkorders automatiseren
- Het bijhouden van een uitgebreide geschiedenis van bedrijfsmiddelen en onderhoudslogboeken
- Proactieve meldingen versturen voor preventief onderhoud
- Efficiënt beheer van voorraad en reserveonderdelen
- Het genereren van gedetailleerde nalevingsrapporten
ERP-systemen (Enterprise Resource Planning) zorgen voor een bredere integratie:
- Onderhoudskosten rechtstreeks koppelen aan financiële systemen
- Automatisering van de inkoop van onderdelen vanuit het voorraadbeheer
- De beschikbaarheid van technici afstemmen op HR-gegevens
- Onderhouds-KPI’s afstemmen op strategische bedrijfsdoelstellingen
Maar ondanks deze vooruitgang zijn er nog steeds belangrijke tekortkomingen in het beheer van werkorders.
Na het afnemen van talrijke gebruikersinterviews en het uitvoeren van marktonderzoek zijn we tot de conclusie gekomen dat er in het proces van werkorderbeheer drie belangrijke gebieden zijn waar nog steeds kritieke tekortkomingen bestaan:
Er ontbreken belangrijke informatiestromen uit werkorders, wat leidt tot onvolledige of onjuiste stuklijstgegevens.
De stuklijstgegevens zijn niet aan apparatuur gekoppeld of komen niet overeen.
Het gebrek aan automatisering in het gehele proces van werkorderbeheer leidt tot vertragingen en langere stilstandtijden.
Om deze problemen op te lossen, zet Verdantis AI-agenten in om de gegevensprocessen voor het beheer van stuklijsten en werkorders te transformeren en te automatiseren.
De AI-revolutie: maak kennis met WorkSync
WorkSync is het nieuwste product van Verdantis in de reeks van onze AI-agenten die zijn ontwikkeld om de MRO-sector stap voor stap te transformeren.
Op dit moment gaat er veel waardevolle informatie, zoals gegevens over stuklijstupdates, materiaalkosten en reparatietijden, oorzaken van storingen aan apparatuur, levertijden van onderdelen enzovoort, verloren in werkorders.
Oorzaken van informatieverlies:
- Werkorders worden niet correct bijgewerkt: In het verleden zijn er talrijke wijzigingen in de apparatuur doorgevoerd, waardoor er informatie verloren is gegaan in werkorders of in SAP.
- Voor sommige oudere apparatuur ontbreekt de stuklijstinformatie; deze is nooit bijgewerkt of zelfs maar uit de technische tekeningen gehaald.
Het bestaan van afzonderlijke afdelingen: Sommige bedrijven hebben afzonderlijke afdelingen die zich bezighouden met MRO-activiteiten. Soms is er een communicatiekloof tussen deze afdelingen, waardoor er informatieverlies optreedt.
Daarnaast verloopt het huidige proces voor het aanmaken van werkorders handmatig, is het tijdrovend en vatbaar voor fouten. Om beide bovengenoemde problemen op te lossen, hebben we onze nieuwste AI-agent, WorkSync, gelanceerd.
Oplossing 1: Stuklijst bijwerken
WorkSync maakt gebruik van AI om de stuklijstgegevens uit werkorders, lange tekst in meldingen en goederenbewegingsgegevens te halen. Het biedt bruikbare inzichten over ontbrekende BOM-gegevens en koppelingen naar de eindgebruiker.
Zodra de goedkeuring van de klant is ontvangen, worden de stuklijstgegevens ook rechtstreeks in het ERP- of CMMS-systeem bijgewerkt, nadat de goedkeuring van de klant is verkregen
Laten we de processtroom van de stuklijstupdate voor WorkSync eens nader bekijken:
Stap 1: WorkSync haalt automatisch de informatie uit werkorders en verwerkt deze voor alle apparatuur die in uw fabriek of op uw locatie is geïnstalleerd.
Stap 2: Elke vervanging van een onderdeel die leidt tot een wijziging van de materiaalcode of het onderdeelnummer #, wordt gekoppeld aan een specifiek apparaat (zie afbeelding 3 voor een gedetailleerd overzicht). Eventuele vrije tekst in de werkopdracht wordt eveneens geanalyseerd om informatie over materiaalwijzigingen vast te leggen.
Ook noodzakelijke gegevens, zoals updates van stuklijstgegevens, reparatiekosten en -tijd enzovoort, worden uit de taakgegevens gehaald.
Stap 3: Er wordt een chronologische tijdlijn opgesteld van de geschiedenis van elk apparaat (vanaf de installatie tot nu), inclusief stuklijstversies die de veranderingen in de stuklijstgegevens in de loop van de tijd weergeven.
Stap 4: Voor stuklijstgegevens worden bijgewerkte stuklijstversies aangemaakt en ter goedkeuring voorgelegd (om later in het ERP-systeem te worden geïntegreerd).
Oplossing 2: Automatisch aanmaken en toewijzen van werkorders
WorkSync maakt gebruik van AI om historische gegevens over werkorders, gegevens over de kriticiteit van bedrijfsmiddelen en meldingsgegevens te analyseren, om zo automatisch werkorders op te stellen en bij te houden.
Daarnaast helpt WorkSync gebruikers met beheer van activagegevens, voorraadoptimalisatie, prioritering van werkorders en toewijzing van middelen.
Om inzicht te krijgen in hoe werkorders worden aangemaakt en beheerd in een typische MRO-omgeving.
Het gebruik van een AI-gestuurd product zoals WorkSync biedt de volgende belangrijke voordelen ten opzichte van traditionele processen voor het beheer van werkorders:
AI-gestuurde directe aanmaak van werkorders: Zodra WorkSync een melding heeft ontvangen van de bedrijfsingenieur of de leidinggevende, analyseert het systeem de informatie uit de melding en de historische gegevens van de apparatuur (storingsgeschiedenis, frequentie, prioriteit, voltooiingstijd van de werkopdracht en kriticiteit) om onmiddellijk een werkopdracht aan te maken.
Het hoofd van de onderhoudsafdeling of een administratief medewerker kan meerdere werkorders in één keer bekijken, bewerken en goedkeuren, in plaats van urenlang alle relevante informatie te analyseren en de werkorder op te stellen.
Geautomatiseerde generatie en planning van preventieve / geplande werkorders: Het is nogal een gedoe om voor nieuwere apparatuur in uw fabriek handmatig gegevens te verzamelen en een preventief onderhoudsschema op te stellen. Bovendien is dit proces, omdat het handmatig verloopt, zeer vatbaar voor fouten of planningsconflicten.
In WorkSync hebben gebruikers de mogelijkheid om handleidingen, catalogi of richtlijnen van de fabrikant rechtstreeks te uploaden. Zodra deze zijn geüpload, worden de gegevens automatisch geëxtraheerd en wordt het preventieve onderhoud zonder problemen ingepland (na goedkeuring door de gebruiker).
Automatische prioritering van werkorders: WorkSync beschikt over een op AI gebaseerde architectuur waarbij werkorders worden geprioriteerd op basis van historische gegevens, de prioriteitsgraad van de problemen, een analyse van de kriticiteit van de apparatuur en de beschikbare middelen.
Instructies voor het repareren van apparatuur: WorkSync kan gedetailleerde stap-voor-stapinstructies bieden voor het repareren van apparatuur, op basis van eerdere problemen, reparatietechnieken en de handleiding, catalogus of OEM-richtlijnen van de apparatuur.
Opvolging van werkorders en aanpassing aan de behoeften van de klant: WorkSync biedt onderhoudsmonteurs en afdelingshoofden diverse mogelijkheden om lopende werkorders bij te werken en te volgen. Daarnaast kan de gebruiker voor de werkorders een aanpasbare end-to-end-workflow instellen, met voor elke entiteit vastgestelde regels.
Hier volgt een kort voorbeeld van het WorkSync-dashboard, waar gebruikers de voortgang van de via AI gegenereerde werkorders naadloos kunnen beheren en volgen
Conclusie: De intelligente toekomst omarmen
WorkSync kan naadloos worden geïntegreerd met andere ERP- of CMMS-oplossingen en helpt gebruikers hun bedrijfsmiddelen en werkorders op een veel efficiëntere en geautomatiseerde manier te beheren.
De transformatie van het beheer van werkorders betekent meer dan alleen technologische vooruitgang; het is een fundamentele verschuiving naar intelligente, datagestuurde onderhoudsprocessen.
Organisaties die gebruikmaken van AI-ondersteunde oplossingen zoals WorkSync stellen zich in staat om:
De waarde van de activa maximaliseren: Door middel van geoptimaliseerde onderhoudsstrategieën en een langere levensduur van de apparatuur
Operationeel risico minimaliseren: Door middel van voorspellende inzichten en proactieve onderhoudsbenaderingen
Concurrentievoordeel vergroten: Door verbeterde efficiëntie, lagere kosten en betere prestaties van de activa
Werkorders evolueren van statische documenten naar dynamische, intelligente hulpmiddelen die operationele uitmuntendheid stimuleren. Door inzicht te krijgen in de huidige beperkingen, AI-gestuurde oplossingen te omarmen en uitgebreide transformatiestrategieën te implementeren, kunnen organisaties een ongekend niveau van efficiëntie en effectiviteit op het gebied van onderhoud bereiken.
De toekomst van het beheer van werkorders wordt niet alleen gekenmerkt door digitalisering, maar ook door intelligentie, voorspellende mogelijkheden en transformatie. Organisaties die nu actie ondernemen om deze geavanceerde mogelijkheden te implementeren, zullen in hun sector het voortouw nemen op het gebied van operationele uitmuntendheid en concurrentievoordeel.
Klaar om uw werkorderbeheer met AI te transformeren? Ontdek hoe WorkSync uw MRO-activiteiten radicaal kan veranderen en het volledige potentieel van intelligent onderhoudsbeheer kan benutten.
