Desbloquear la excelencia en la gestión de materiales con SAP MM
SAP está diseñado para ser un ERP modular. Esto significa que las empresas pueden configurarlo según sus necesidades en función de lo que sea necesario automatizar, aplicar, gestionar, visualizar e introducir en el ERP.
Los módulos de SAP son "esqueléticos", es decir, siguen una plantilla general basada en requisitos estándar que no suelen sufrir cambios.
Por ejemplo: cada artículo comprado requiere un pedido, una vez comprado, será necesario actualizar los niveles de inventario, etc.
El módulo MM es un módulo centrado en la "logística". Está diseñado para permitir la gestión de "materiales" en toda la cadena de suministro y automatizar las tareas que la acompañan.
El módulo también hace especial hincapié en la automatización de las tareas centradas en el "aprovisionamiento", como las compras, el análisis del gasto, la consolidación de proveedores y la reducción al mínimo del gasto "Maverick" y los gastos generales asociados a los inventarios almacenados.
¿Qué resuelve SAP MM?
El objetivo de SAP MM es automatizar varias tareas administrativas y monótonas que son necesarias para el cumplimiento, la visibilidad, la eficiencia, la precisión y para evitar problemas adversos, por ejemplo, el "gasto inconstante".
Para lograrlo, SAP MM también se integra con otros módulos de SAP, como SAP FI, SAP PM, etc., en función de la gama de actividades a las que se dedique una organización.
Éstos son algunos de los otros módulos SAP
Módulo | Nombre y apellidos | Propósito |
SAP FI | Contabilidad financiera | Balances, Pérdidas y Ganancias, e Impuestos. |
SAP CO | Controlar | Seguimiento de costes internos y análisis de rentabilidad. |
SAP SD | Ventas y distribución | Vender, enviar y facturar a los clientes. |
SAP PP | Planificación de la producción | Programas de fábrica y lista de materiales (BOM). |
SAP QM | Gestión de la calidad | Inspeccionar las mercancías durante la recepción o la producción. |
SAP PM | Mantenimiento | Mantenimiento de las máquinas que utilizan los materiales. |
He aquí un ejemplo de recorrido de un "material" (y su propagación a través de los módulos SAP):
Eficacia
Las grandes organizaciones, con sus complejas operaciones, necesitan mantener registros actualizados y precisos de los movimientos de materiales junto con otros detalles como sus características, costes, proveedores, etc.
Lo necesitan los equipos de compras, gestión de inventarios, finanzas, almacén y logística.
SAP, por su propia naturaleza, es un software que abarca toda la organización. Esto significa que los libros financieros y las cuentas, las nóminas, el procesamiento de facturas, incluso la gestión de la producción y el mantenimiento de las plantas se controlan y actualizan dentro del mismo software.
El siguiente recorrido ilustra cómo un movimiento físico en el mundo real desencadena una acción de espejo digital en el sistema ERP, lo que garantiza que los libros y los almacenes de la empresa estén siempre sincronizados.
Sigamos el material a lo largo de su ciclo de vida y veamos cómo las acciones del mundo real actualizan SAP en tiempo real.
Fase 1 - Desencadenante (el requisito)
Acción en el mundo real: Un técnico de campo de una fábrica se da cuenta de que se están quedando sin "pernos de acero de grado A". Acción ERP: Se crea una Requisición de Compra (PR).
Si el sistema está automatizado (mediante MRP), SAP MM buscará el nivel mínimo de existencias y creará este RP automáticamente sin intervención humana.
Fase 2 - La OP
El Director de Compras negocia un precio con un proveedor.
Acción ERP: El RP se convierte en una Orden de Compra (OC). Se trata de un documento jurídicamente vinculante.
SAP comprueba el "Maestro de proveedores" para asegurarse de que este proveedor está autorizado y comprueba el "Maestro de materiales" para los códigos fiscales correctos.
Fase 3: La llegada (recepción de mercancías)
Acción en el mundo real: Un camión llega al muelle de carga del almacén. El empleado del almacén cuenta las cajas.
Acción ERP: El empleado realiza una Entrada de mercancías (Transacción: MIGO). Este es el "momento mágico" en SAP MM en el que ocurren tres cosas simultáneamente:
- Variación de existencias: El recuento de existencias de "Pernos" sube en el sistema.
- Actualización contable: Se realiza una entrada en el módulo financiero (FI) para registrar el valor de los nuevos activos.
- Seguimiento del consumo: Si los tornillos eran para un proyecto específico, el coste se "quema" inmediatamente contra el presupuesto de ese proyecto.
Fase 4: La factura (verificación de la factura)
Acción en el mundo real: El proveedor envía una factura (factura) por los tornillos. Acción ERP: El empleado de Cuentas a Pagar introduce la factura a través de Transacción: MIRO. SAP realiza una correspondencia tripartita
- ¿Coincide el precio de la factura con el precio del pedido?
- ¿Coincide la cantidad de la factura con la cantidad de la entrada de mercancías?
- Si la respuesta es "Sí", la factura se contabiliza. Si es "No", el sistema bloquea el pago automáticamente.
A estas alturas es obvio que SAP MM no existe aislado en un "vacío", sino que está profundamente integrado con otros módulos para permitir automatizaciones más profundas en toda la organización que, de otro modo, requerirían talento, tiempo y toda una plétora de otros recursos.
Incluso entonces, la precisión y la ejecución puntual no están garantizadas, y ese es precisamente el posicionamiento y el argumento de venta de los ERP más populares, como SAP y Oracle.
Visibilidad
En las grandes empresas, una visibilidad de alto nivel y una "vista de pájaro" son fundamentales para comprender las "fugas" críticas en todas las operaciones.
Remediar procesos anticuados y averiados introduce una capa de eficiencia que puede contribuir a
a) Aumentar los ingresos de la organización a un ritmo más rápido
b) Reducción de costes para mejorar la eficiencia de los procesos clave
SAP MM se centra principalmente en lograr b) mediante la introducción de la trazabilidad, automatizaciones inteligentes y análisis más profundos para tomar decisiones oportunas y astutas en materia de compras y almacenamiento.
Para operaciones de esta escala y tamaño, esto sólo es posible mediante un enfoque basado en software.
El escenario de la vida real: La "válvula de presión crítica"
En el sector del petróleo y el gas, un solo día de inactividad imprevista en una plataforma marina puede costar entre $500.000 y $1.000.000.
Dado que estas plataformas se encuentran a menudo a cientos de millas en alta mar, SAP MM no es sólo una "herramienta de seguimiento", sino el salvavidas logístico que evita una catástrofe.
En este contexto, SAP MM gestiona el inventario MRO (Mantenimiento, Reparación y Operaciones). A diferencia de las materias primas (como la harina para el pan), MRO consiste en "mantener las luces encendidas".
Imagine una plataforma petrolífera en aguas profundas del Golfo de México. Un sensor detecta que una válvula de alta presión está vibrando, está a punto de fallar.
En SAP MM, esta válvula no es simplemente "Pieza #9901". Está marcada con un indicador de criticidad (Análisis ABC/XYZ).
Este artículo trata de criticidad en la gestión de piezas de recambio por separado; en caso de que desee obtener más información como gestor de materiales
a. El desencadenante
- Las técnicas y el software de mantenimiento predictivo autónomo identifican una válvula de alta presión defectuosa basándose en su vibración, espectrometría o calentamiento - Este registro se crea en SAP PM que, a continuación, desencadena una inspección manual
- Tras la inspección, se confirmó la avería y se procedió a su sustitución.
b. La cadena de visibilidad (acciones paralelas)
Aquí es donde brilla el valor añadido de la "Visibilidad". Un clic en el almacén desencadena un efecto dominó en toda la empresa global.
Acontecimiento real | Acción en SAP MM (Logística) | Acción paralela ERP Digital Twin (Gobernanza/Finanzas) |
La necesidad: La válvula está fallando. | MIGO (Emisión de Mercancías): La última válvula de repuesto de la plataforma se "entrega" al personal de mantenimiento. | SAP PM (Mantenimiento): La orden de trabajo se actualiza automáticamente. SAP FI: El coste de $50.000 de la válvula se traslada de "Inventario" a "Gastos de explotación". |
La brecha: Las existencias de aparejos son ahora Cero. | MRP Run: SAP MM escanea todas las plataformas cercanas. Ve que "Plataforma B" tiene una válvula sobrante que no se necesitará durante 6 meses. | Visibilidad logística: En lugar de comprar uno nuevo, SAP crea un Pedido de traslado (STO) para mover la válvula de la plataforma B a la plataforma A. |
La emergencia: No se han encontrado existencias internas. | Solicitud de compra (PR): Se crea un RP de emergencia para una nueva válvula de un proveedor certificado. | Gobernanza: SAP comprueba la "Estrategia de lanzamiento". Como se trata de una emergencia ($), se salta la aprobación estándar de 3 días y envía un ping al móvil del Director de Compras para una "Aprobación digital" instantánea. |
En el sector del petróleo y el gas, la "visibilidad" que proporciona SAP MM resuelve tres problemas específicos de alto nivel:
1. El problema del "acaparamiento fantasma
Antes de SAP, los responsables de las plataformas escondían las piezas de repuesto en "alijos privados" para asegurarse de que nunca se les acababan.
Valor añadido: SAP MM proporciona visibilidad global. El director general puede ver que la empresa tiene $200M en válvulas "ocultas" en 50 plataformas. SAP MM permite a la empresa reducir este "stock de seguridad" confiando en la capacidad del sistema para localizar y mover piezas rápidamente entre ubicaciones.
2. Gobernanza de materiales peligrosos (HazMat)
Las plataformas petrolíferas manipulan productos químicos peligrosos y componentes presurizados.
Valor añadido: El Maestro de Materiales contiene "Fichas de Datos de Seguridad" (FDS). SAP MM impedirá físicamente que un empleado de almacén coloque la "Sustancia química X" junto a la "Sustancia química Y" porque conoce sus propiedades reactivas.
3. La auditoría de la "última milla
Cuando se sustituye una válvula, la antigua (el "núcleo") suele valer $10.000 en chatarra o reacondicionamiento.
Valor añadido: SAP MM realiza un seguimiento de la "Logística inversa". Crea una tarea para garantizar que la válvula rota se vuelve a colocar en el barco y se devuelve a tierra firme para su reparación. Si no llega en 30 días, el sistema marca una "Desviación financiera".
Dependiendo del nivel de madurez y complejidad operativa, una empresa puede ver una reducción de entre 10 y 20% en el valor total del inventario en los 2 años siguientes a la implantación de SAP MM.
Esto sólo es posible gracias a la visibilidad, trazabilidad, potente análisis y gestión estructurada del material a lo largo de todo su ciclo de vida de cumplimiento, que permite SAP MM.
Es importante señalar que SAP MM proporciona un amplio marco operativo y no está exento de limitaciones.
El análisis de la criticidad y la gestión de inventarios NECESITAN ser contextuales, y las empresas siguen sufriendo grandes pérdidas debido a prácticas inadecuadas de gestión de inventarios y a la incapacidad de determinar la criticidad.
Las soluciones de software de terceros suelen integrarse con SAP para colmar las lagunas que SAP no resuelve de forma inmediata.
MRO360, por ejemplo, es la solución de software propia de Verdantis que funciona junto con SAP MM y SAP PM para liberar aún más eficiencias en la gestión de materiales para empresas con un uso intensivo de activos.
Gobernanza y gestión de riesgos
Más allá de la eficiencia y la visibilidad, SAP MM actúa como marco de gobernanza y gestión de riesgos.
Para una empresa, no se trata sólo de hacer las cosas más rápido; se trata de hacerlas de forma legal, precisa y estratégica.
Cumplimiento y normativa + Automatizaciones
No es de extrañar que las grandes organizaciones sean burocráticas y que la mayoría de los gastos de gran valor necesiten un proceso de aprobación adecuado, procedimientos operativos normalizados, seguridad y control de acceso de acuerdo con las políticas de la organización.
En sistemas ERP como SAP, las tareas asociadas a la gestión de materiales crean una pista de auditoría inalterable, que garantiza la responsabilidad y la gobernanza sin margen para cometer irregularidades o barrer las acciones "debajo de la alfombra".
Integridad financiera y documentación
Probablemente una de las "redes de seguridad" más conocidas de SAP MM. Evita que la empresa pierda dinero por sobrepagos accidentales o fraude.
Un proveedor envía una factura por 100 artículos a $10 cada uno, pero sólo entregó 80, o el precio acordado fue de $9.
En SAP, antes de autorizar el pago, SAP MM realiza una correspondencia de 3 vías contra;
- El RP y la orden de compra: Detalles precisos sobre lo que se ha pedido y en qué cantidades
- Recepción de mercancías: ¿Qué se ha recibido con cargo a esta orden de compra?
- Factura: Cuál es el desglose exacto del coste con respecto a los bienes recibidos.
Si hay un desajuste o discrepancia entre cualquiera de estos 3, el sistema bloquea automáticamente la factura para el pago.
Los submódulos en SAP MM
SAP MM se alimenta de varios submódulos, cada uno de los cuales se trata en detalle a continuación.
Datos maestros
La gestión de datos maestros es toda una disciplina en sí misma y representa un único registro de datos para un "objeto"; aprenda qué es la gestión de datos maestros.
Este objeto puede ser un único registro que represente
- Un artículo o material como "acero macizo de 30 MM" o una pieza de recambio
- Un cliente o un empleado
- Un servicio requerido por la empresa
- Un proveedor o vendedor
- Un activo fijo o equipo
Piense en los registros de datos maestros como una hoja de Excel detallada con un ID único que representa cualquiera de los objetos mencionados.
Estos registros de datos están diseñados para ser "Únicos", es decir, un único registro de datos por cada objeto único creado.
Por ejemplo:
- Cada empleado tendrá un único registro de datos maestros, con un único código de empleado.
- Una bomba centrífuga de tipo cerrado con un diámetro exterior de 250 MM y un grado de material SS316 y un orificio de 40 mm será también un registro de material único y no deberá existir ningún otro registro de datos maestros para un material con las mismas características y especificaciones. (Las excepciones son posibles, pero raras). Como se puede imaginar, la determinación de la "unicidad" puede ser un poco compleja con algunos materiales.
Dominios de datos maestros en SAP MM
Los dominios de datos maestros existen en todos los módulos SAP. Cada dominio de datos maestros también forma parte de un módulo "único".
Por ejemplo, estos son los dominios de datos maestros que existen en SAP
Los Datos Maestros de Materiales son uno de los dominios de datos maestros más críticos en SAP MM.
Representa todo lo que una organización adquiere, almacena, fabrica, vende o consume.
A material en SAP no sólo significa un elemento físico. Puede representar:
- Materias primas (acero, productos químicos, componentes)
- Productos semiacabados
- Productos acabados
- Piezas de recambio
- Consumibles (lubricantes, papelería, artículos de seguridad)
Cuando un usuario crea una Solicitud de Pedido, el sistema ya necesita saberlo:
- Qué se solicita
- Cómo se mide
- Cómo debe adquirirse
- Cómo se valorará
Toda esta información procede del registro Maestro de materiales.
Durante el ciclo de aprovisionamiento, se hace referencia repetidamente al maestro de materiales:
- En las Solicitudes de Pedido, para definir el artículo
- En los pedidos de compra, para determinar los precios, las unidades y los datos de entrega
- Durante la entrada de mercancías, para contabilizar las actualizaciones de inventario y cantidad
- En Verificación de facturas, para validar cantidades y valores
Dado que el mismo registro maestro de materiales se utiliza en varias etapas, cualquier incoherencia o duplicación repercute directamente en las transacciones posteriores.
Por este motivo, los datos maestros de material se describen a menudo como la base de SAP MM.
Datos maestros de proveedores (también llamado Datos maestros de proveedores en SAP) representa a las partes externas a las que la organización adquiere bienes o servicios.
Un registro maestro de proveedores contiene toda la información necesaria para:
- Adquirir materiales o servicios
- Tramitar facturas
- Realizar pagos
- Cumplir los requisitos legales y fiscales
Los datos maestros de proveedores son fundamentales para determinar las fuentes y ejecutar las compras.
Una vez conocida la necesidad de material o servicio, SAP debe responder a la pregunta:
"¿De quién se obtendrá?"
El registro maestro de proveedores proporciona esta respuesta.
En el flujo de transacciones, los datos maestros del proveedor se utilizan en:
Listas de fuentes y registros informativos
Órdenes de compra, para identificar al proveedor
Entradas de mercancías u hojas de entrada de servicios, como referencia de entrega
Verificación de facturas, para contabilizar las facturas de los proveedores
Pagos, mediante la integración con SAP FI
Dado que los datos maestros de los proveedores se comparten entre MM y FI, actúa como puente entre logística y finanzas.
Los errores o duplicidades en los datos maestros de los proveedores no sólo afectan a las compras, sino que repercuten directamente en la contabilidad, el cumplimiento y la tesorería.
Los datos maestros de servicio representan servicios adquiridos por la organización, en lugar de materiales físicos.
A diferencia de los materiales, los servicios:
No puede almacenarse en el inventario
Se consumen en el momento de la ejecución
Suelen medirse en unidades como horas, días o cantidades globales.
Algunos ejemplos de servicios son:
Servicios de mantenimiento y reparación
Servicios de consultoría
Servicios de transporte y logística
Trabajos de instalación y puesta en marcha
En SAP MM, los Datos Maestros de Servicio permiten a las organizaciones estandarizar y reutilizar las definiciones de servicio. Soporta:
Solicitudes de compra de servicios
Órdenes de compra de servicios
Hojas de entrada de servicios, donde se registran los resultados de los servicios
Verificación de facturas, basada en cantidades o valores de servicio aceptados
Los Datos Maestros de Servicio son especialmente importantes cuando:
El mismo servicio se contrata repetidamente a diferentes proveedores
Los contratos y las órdenes de compra requieren especificaciones detalladas de los servicios.
Es necesario controlar y auditar la entrada y aceptación de servicios
Mediante el uso de datos maestros de servicio, las organizaciones pueden garantizar:
Descripciones coherentes de los servicios en todas las órdenes de compra
Mejor control de la contratación de servicios
Seguimiento e informes de costes precisos
Lente no funcional:
Una vez establecidos los dominios de datos funcionales de SAP MM, resulta útil observar el módulo desde un ángulo ligeramente diferente: la lente no funcional.
En términos sencillos, esta lente se centra en la fiabilidad del sistema cuando cada día se producen cientos o miles de movimientos materiales de este tipo.
A las grandes organizaciones no sólo les importa si se puede crear una orden de compra o recibir existencias. Les importa si:
- los datos son coherentes en todos los equipos
- los números coinciden con los libros financieros
- las autorizaciones se aplican automáticamente
- y cada acción puede ser rastreada durante una auditoría
SAP MM está diseñado para manejar esta escala. Aplica reglas en segundo plano, garantiza que cada movimiento deje una huella contable y evita que los distintos equipos mantengan sus propias versiones desconectadas de la verdad.
Esta es la razón por la que SAP MM funciona mejor cuando se trata como un sistema de toda la organización en lugar de como una herramienta aislada de aprovisionamiento o almacén.
Información de compra
A medida que crecen los volúmenes de compras, las organizaciones se dan cuenta rápidamente de que negociar y volver a introducir los precios repetidamente resulta ineficaz y propenso a errores.
Aquí es donde entran en juego los registros de información de compra.
Un registro de información de compra almacena la relación entre un material y un proveedor. Recuerda los precios acordados previamente, los plazos de entrega y las condiciones de compra para que los compradores no tengan que empezar de cero cada vez que surja una necesidad.
Cuando se crea un Pedido, SAP MM propone automáticamente estos valores.
Esto garantiza que:
- los precios negociados se reutilizan
- los distintos compradores no pagan tarifas diferentes por accidente
- y las decisiones de compra se mantienen a lo largo del tiempo
En muchos sentidos, los registros de información de compras actúan como la memoria institucional del sistema para las decisiones de compra.
Compras / Adquisiciones (MM-PUR)
Compras en SAP MM controla cómo una organización convierte una necesidad en un compromiso legalmente vinculante con un proveedor.
El proceso suele comenzar con una solicitud de compra. Ésta puede ser planteada manualmente por un usuario o generada automáticamente por el sistema utilizando MRP cuando los niveles de existencias caen por debajo de un umbral definido.
Una vez aprobada, la solicitud se convierte en una orden de compra. En esta fase, SAP realiza una serie de comprobaciones de antecedentes:
- ¿Está autorizado el vendedor?
- ¿Está bien definido el material?
- ¿Son válidos los impuestos, los precios y las unidades de medida?
Sólo después de estas validaciones se emite la orden de compra. De este modo, las compras se mantienen controladas y conformes, incluso cuando los volúmenes son elevados y los plazos ajustados.
Gestión de stocks (MM-IM)
Una vez enviada la orden de compra, la atención pasa de la adquisición a la ejecución física.
La gestión de stocks en SAP MM realiza un seguimiento de lo que ocurre cuando los materiales se mueven en el mundo real.
Cada entrada, transferencia o salida de existencias se registra para que el inventario del sistema refleje siempre lo que existe realmente en el taller o en el almacén.
Estos datos no sólo los utilizan los equipos de almacén.
Los planificadores de producción, los equipos financieros y el personal de mantenimiento dependen de esta misma información para tomar decisiones.
Valoración de inventario (MM-IV / MM-VAL)
Mientras que la gestión de inventarios se centra en cuánto existencias, la valoración de existencias se centra en cuánto valen esas acciones.
Cada vez que se reciben o expiden materiales, SAP actualiza automáticamente el valor financiero del inventario. Estas contabilizaciones fluyen directamente a SAP FI, garantizando que los valores de inventario del balance estén siempre sincronizados con las existencias físicas.
Tanto si una empresa utiliza el precio estándar como el precio medio variable, SAP MM garantiza que:
- los valores de inventario se actualizan en tiempo real
- las diferencias de precios se registran de forma transparente
- y los informes financieros siguen siendo exactos
Limitaciones de SAP MM [con soluciones]
Previsión de la demanda y optimización de inventarios
SAP MM registra los niveles de inventario, y los datos maestros subyacentes también registran los detalles de los materiales adquiridos y almacenados.
Es ampliamente promocionado como un gran sistema para la contabilidad financiera, pero al mismo tiempo tiene claros muros funcionales con los que la mayoría de las empresas acaban chocando.
SAP MM utiliza la "planificación por consumo" básica (p. ej., punto de pedido).
Se enfrenta a variables complejas como la estacionalidad, la demanda "desigual" o las señales externas del mercado, como el clima o las tendencias sociales.
El problema es que las medias son peligrosas. Si vendes 0 en enero y 200 en febrero, la media es 100, pero si solo almacenas 100, pierdes la mitad de tus ventas en febrero y pagas por el espacio en las estanterías en enero.
Herramientas como HerramientasGrupo o Slimstock utilizar la modelización probabilística.
En lugar de una cifra, calculan un abanico de posibilidades (una curva de probabilidad). Se preguntan: "¿Cuál es la 95% probabilidad de demanda?" y fijan los niveles de existencias para cubrir ese riesgo concreto, no sólo una media repartida a lo largo de un periodo determinado.
Se trata de un problema común independientemente de la "categoría" de los materiales.
Para materiales MRO
Las empresas con un uso intensivo de activos se enfrentan a problemas adicionales en lo que respecta a la gestión de inventarios, en particular con la gestión de piezas de repuesto y consumibles (productos MRO).
Gestión de inventario de piezas de repuesto, también llamado MRO (explicado en este artículo)es fundamental para evitar la falta de existencias de material y las paradas de producción. Más información sobre MRO.
Las empresas gastan mucho en almacenar y guardar toda una plétora de piezas de repuesto y consumibles para la gestión de activos y el mantenimiento de los equipos.
Por otro lado, también es bastante común que unidades de producción enteras se paralicen por completo, simplemente debido a una "falta de existencias de material".
Por tanto, comprender la "CRITICALIDAD", los "Patrones de consumo" y la posible demanda potencial de una pieza de recambio es clave para optimización del inventario de productos MRO, de forma que se eliminen las posibilidades de "Desabastecimiento de material" y los niveles de inventario no sean excesivamente altos.
El análisis de criticidad en SAP MM es muy rudimentario y sigue un análisis ABC estándar sin tener en cuenta varios factores como
- En qué equipo se utiliza el repuesto
- ¿Qué tan crítico es ese equipo para la línea de producción
- ¿Cuál es la importancia de la pieza de recambio en los distintos activos fijos en los que se utiliza?
- Parámetros de criticidad específicos del sector
- Plazo de entrega del proveedor
- ¿Puede una planta Nearby cumplir este requisito?
Sin tener en cuenta estos aspectos, un verdadero análisis de criticidad será inexacto.
Sistemas informáticos como MRO360 son una solución de gestión de inventarios para la gestión de piezas de recambio, principalmente en torno a la gestión de inventarios y almacenes.
El software ha sido desarrollado por nuestro propio equipo aquí en Verdantis, trabajando junto a nuestros clientes que se enfrentan repetidamente a problemas de falta de existencias e inventario inflado.
MRO360 se sitúa como una capa sobre SAP MM y SAP PM.
Visibilidad limitada del movimiento de materiales
A pesar de estar posicionado para el beneficio de los equipos de logística y cadena de suministro, en el núcleo de su ADN, SAP MM fue construido como un sistema de Contabilidad y Control Interno y no puede resolver todas las cuestiones relativas a la Logística y el seguimiento.
En la gestión de materiales (MM) de SAP, la visibilidad limitada del movimiento de materiales no suele ser un fallo del propio software, sino más bien un "punto ciego funcional" que se produce cuando el registro digital en SAP va por detrás de la realidad física en el almacén.
Piense en ello como una "niebla de datos". Por ejemplo, los materiales se están moviendo en la planta, pero como aún no se han "contabilizado" en SAP, el sistema sigue pensando que están en la ubicación original.
Códigos de movimiento de materiales
El módulo ha tomado algunas disposiciones para poder realizar un seguimiento eficaz de los materiales.
Para comprender la naturaleza de los movimientos y hacer un seguimiento de los tipos de movimientos de material, se etiqueta un código de tres dígitos en los registros de datos para determinar en qué fase de la cadena de suministro se encuentran.
Los primeros dígitos de los códigos representan generalmente un "Tipo de Movimiento".
Serie | Categoría | Descripción |
1xx | Entrada de mercancías | Introducir materiales en el sistema (por ejemplo, de un proveedor). |
2xx | Salida de mercancías | Retirar materiales del almacén (por ejemplo, para la producción). |
3xx | Traspaso | Desplazamiento de stock entre ubicaciones, centros o tipos de estado. |
5xx | Ajustes | Recibos sin Orden de Compra o inicializaciones de stock. |
7xx | Inventario físico | Se utiliza para ajustar las existencias tras un recuento manual. |
En este vídeo se explica mejor cómo están estructurados los códigos y cómo se utilizan generalmente.
Tanto desde el punto de vista funcional como técnico, SAP MM es perfecto, ya que ha previsto disposiciones que le permiten saber que una pieza se ha desplazado.
Si se crea el registro, entonces SAP registrará este cambio y si no se crea el registro, entonces SAP no tiene forma de saber de este cambio.
Pero el diseño de SAP en realidad fomenta estos fallos de gobernanza, más aún en entornos con muchos activos.
He aquí cómo;
1. UI/UX anticuada - La primera versión de SAP MM se lanzó originalmente en los años 90. Desde entonces, el módulo ha experimentado varios cambios y ha introducido varias funciones avanzadas.
Sin embargo, la experiencia del usuario y la intuitividad no han cambiado mucho. En los años noventa, el programa se diseñó para empleados sentados en sus mesas, y no para técnicos de fábrica a kilómetros de distancia de un ordenador.
2. Movimiento "Caja Negra"
SAP MM no le muestra de forma natural "Stock en movimiento". Le muestra "Stock en almacén A" o "Stock en almacén B".
El "movimiento" es sólo una transacción momentánea. Si una pieza está en un camión durante tres días, a menudo se requieren informes personalizados o códigos T específicos (como MB5T) sólo para verla.
3. Complejidad de los datos maestros
Junto con los códigos de movimiento, si la categorización y la "disponibilidad de datos" de los propios materiales son deficientes, todo el proceso se tambalea, lo que limita aún más la visibilidad de los materiales.
Para tener visibilidad, sus "Ubicaciones técnicas" y "Almacenes" deben coincidir perfectamente. Configurar esto en SAP es tan complejo que muchas empresas toman "atajos", lo que conduce a los mismos problemas de visibilidad de los que hablamos.
En la sección siguiente trataremos en detalle la calidad de los datos maestros como reto.
Soluciones para una visibilidad limitada del movimiento de materiales
1. Granularidad en tránsito
Cuando se mueve stock entre dos centros distantes (por ejemplo, de un almacén central a un centro remoto), SAP MM utiliza "Stock en tránsito" (Movimiento 303/305).
El fracaso sistémico: SAP MM sabe que las existencias se encuentran "en algún lugar" entre el punto A y el punto B, pero no dispone de GPS nativo ni de integración telemática. Para SAP, un camión que se ha averiado a 8 km de distancia es exactamente igual que un camión que aún no ha salido del astillero.
La solución
Ambos FourKites y Proyecto44 solucionan este reto y se integran fácilmente con SAP MM superponiendo los datos de "Stock en tránsito" de SAP con el seguimiento GPS en tiempo real.
Esto resuelve la "ceguera sistémica" de no saber exactamente cuándo llegará una pieza crítica para un activo.
2. Fricción específica de la interfaz
SAP MM se diseñó para una era de "escritorio y teclado". Los códigos de transacción (MIGO, MB51) son densos y requieren una formación importante.
El fracaso sistémico: La ejecución de tareas en SAP MM suelen ser tareas de alta "carga cognitiva" y conducen a la "fatiga de entrada". Si un técnico de campo tiene que caminar 15 minutos hasta un terminal para introducir un movimiento de pieza de 2 minutos, lo normal es que se ponga a trabajar por lotes o se lo salte.
La solución: Aplicaciones modernas de terceros (o SAP Fiori(hasta cierto punto) simplifican la interfaz de usuario en acciones de "un clic". Al hacer que la tarea digital requiera el mismo esfuerzo que la tarea física, el sistema elimina el incentivo para eludir la gobernanza.
3. El punto ciego "offline
Esto es especialmente cierto en el caso de operaciones no manufactureras como petróleo, gas, minería energética y servicios públicos, donde el acceso a Internet fiable es casi imposible.
El fracaso sistémico: SAP MM estándar es un sistema de "cliente ligero"; requiere una conexión constante con el servidor para contabilizar un movimiento. Si un técnico mueve una pieza de recambio crítica en una zona muerta, no puede registrarla en SAP en ese momento.
La solución de terceros: Programas como Innovapptive o Sigga proporciona capacidades "Offline-First".
Permiten al técnico de campo escanear el movimiento en una base de datos local de su dispositivo. En cuanto el dispositivo encuentra señal, se sincroniza. Esto elimina la excusa "de gobierno" de "no tenía señal, así que se me olvidó grabarlo más tarde".
Problemas con la calidad de los datos maestros
Los "datos maestros" son la columna vertebral de cualquier módulo SAP. Esto es especialmente cierto en el caso del módulo MM .
La creación del material es el primer paso antes de que cualquiera de los submódulos pueda empezar a ejecutar sus operaciones.
Como ya se ha mencionado, existen varios dominios de datos maestros en SAP (como en la mayoría de los sistemas ERP). A modo de resumen rápido, a continuación se indican los dominios de datos maestros clave en la gestión de la movilidad.
- Datos maestros de materiales
- Datos maestros de proveedores
- Datos maestros de servicio
Precisamente por las mismas razones detalladas anteriormente en "Visibilidad del material", existen retos sistémicos en el modo en que se crean y gestionan los registros de datos maestros en MM.
Muy recomendable: Este recurso cubre los aspectos básicos de lo que es un maestro de materiales, los retos y las soluciones para afrontarlos.
Una interfaz de usuario anticuada, la falta de automatizaciones, las rígidas estructuras de SAP, la ausencia de funciones de IA agéntica y un flujo de trabajo de gobernanza de datos materiales mal configurado conducen invariablemente a toda una serie de Retos de la calidad de los datos maestros en SAP MM.
Desafíos de los datos maestros en SAP MM
El impacto de la mala calidad de los datos maestros rara vez se limita a una única transacción o equipo. Dado que SAP MM se encuentra en la intersección de aprovisionamiento, inventario y finanzas, incluso las pequeñas imprecisiones en los datos maestros tienden a propagarse a través de los procesos.
Con el tiempo, las organizaciones empiezan a experimentar problemas operativos y financieros recurrentes que casi siempre pueden atribuirse a la forma en que se crean, mantienen y gestionan los datos maestros.
A continuación se exponen algunos de los retos más comúnmente observados.
Ausencia de una taxonomía global aceptada centralmente:
En la mayoría de las organizaciones, la creación de material está descentralizada. Diferentes equipos, diferentes plantas, diferentes prioridades.
Incluso cuando el mismo artículo ya existe en SAP, a menudo no se encuentra. No porque SAP no pueda almacenarlo, sino porque no puede reconocerlo.
- Una planta crea un perno como "Perno de acero - Grado A".
- Otro lo llama "Perno, Acero, Grado A".
- Un tercero lo acorta a "STL BLT A".
Físicamente, nada ha cambiado. Sistemáticamente, SAP cree ahora que se trata de tres materiales diferentes.
SAP está haciendo exactamente aquello para lo que fue diseñado. Trata el texto, las descripciones y los códigos de clasificación literalmente. Si no coinciden, el sistema asume que son diferentes.
El impacto se nota inmediatamente
- Las existencias se reparten entre varios números de material.
- Las solicitudes de compra se realizan para artículos que ya se encuentran en el inventario.
- La contratación negocia los precios sin darse cuenta de que los volúmenes están fragmentados.
- La valoración de las existencias se distorsiona.
Los datos del sector respaldan esta afirmación. Los estudios demuestran que el 20-30% de los registros maestros de proveedores y materiales en entornos SAP están duplicados, lo que repercute directamente en la eficacia de las operaciones y el aprovisionamiento (Fuente: IJFMR).
No se trata de un defecto del sistema. SAP no crea duplicados; lo hacen las entradas incoherentes de los usuarios. La causa es la ausencia de un lenguaje común y normalizado para los materiales.
La causa fundamental es la ausencia de un lenguaje común para los materiales. La solución no es más formación ni una vigilancia más estricta, sino la normalización.
La solución es la normalización, no una vigilancia más estricta. Los marcos normalizados de datos materiales, como Taxonomía del material MRO para posiciones de mantenimiento o taxonomías estructuradas para materias primas y productos acabados, definen cómo deben denominarse, describirse y clasificarse los materiales antes de introducirse en SAP.
Una vez que se imponen las convenciones de nomenclatura, las normas de clasificación y los atributos obligatorios, la creación de material deja de ser subjetiva.
Sólo entonces SAP empieza a comportarse como un sistema único, en lugar de como una colección de interpretaciones locales.
Registros de datos incompletos y falta de información
Desde el punto de vista funcional y técnico, SAP permite una gran riqueza de datos maestros.
En la práctica, la mayoría de los registros se crean con lo mínimo necesario para "superar el mensaje de error".
Si existe un registro de materiales, SAP asume que está completo. Si nunca se introdujeron los datos, SAP no tiene forma de saber lo que debe haber sabido.
Aquí es donde las cosas se rompen.
Una bomba puede existir en SAP, pero sin presión nominal, MOC, tamaño o referencia OEM. SAP ve un material válido.
La empresa ve uno inservible.
SAP MM no aplica integridad contextual. Aplica integridad técnica.
Mientras se rellenen los campos obligatorios para ese tipo de material, el sistema se da por satisfecho, aunque el registro sea inútil desde el punto de vista operativo.
En entornos con un uso intensivo de activos, esto lleva a los técnicos a hacer conjeturas, a los compradores a rediseñar las descripciones y a los ingenieros a obviar SAP por completo.
SAP no fracasó. La gobernanza en torno a qué significa "completo lo hizo.
Información duplicada y faltante
La duplicación en SAP MM rara vez empieza por pereza. Suele empezar con una búsqueda fallida.
Si un usuario no puede encontrar con seguridad un material existente, porque las descripciones son vagas, las abreviaturas difieren o faltan atributos, asume que no existe.
Así que crean uno nuevo.
Ahora tienes dos registros:
Uno con una descripción decente pero sin clasificación
Otro con clasificación pero sin detalles técnicos
Individualmente incompleto. Colectivamente destructivos.
La búsqueda en SAP MM depende en gran medida de lo bien descrito que esté el registro original. Las descripciones deficientes y las denominaciones incoherentes hacen que "buscar antes de crear" sea poco realista en las operaciones del mundo real.
El resultado es previsible:
- Duplicación de pedidos
- Dividir inventario
- Precios diferentes para el mismo artículo
Una vez que se pierde la confianza en la búsqueda SAP, los usuarios dejan de intentarlo. La duplicación se convierte en el comportamiento por defecto, no en la excepción.
Registros de datos obsoletos
SAP es excelente recordando cosas, pero terrible olvidándolas.
Los materiales que eran relevantes hace 10 años siguen apareciendo hoy en los resultados de las búsquedas, aunque el equipo haya desaparecido, el proveedor ya no exista o la especificación haya cambiado dos veces desde entonces.
Para SAP, a menos que se diga explícitamente lo contrario, el material sigue siendo válido.
No existe una aplicación natural del ciclo de vida de los materiales. La creación es fácil. La retirada requiere intención, propiedad y disciplina; tres cosas que la mayoría de las organizaciones nunca asignan formalmente.
SAP no retira automáticamente los materiales. Sin intención ni propiedad, las piezas obsoletas perduran. Este artículo habla de la gestión eficaz de las piezas obsoletas.
La consecuencia:
- Los artículos obsoletos se adquieren por error
- Los informes de inventario están contaminados
- La precisión de las búsquedas disminuye aún más, alimentando de nuevo la duplicación
Sin una revisión, bloqueo y archivado periódicos, SAP se convierte poco a poco en un museo histórico en lugar de un sistema operativo vivo.
Ausencia de integraciones
SAP MM se trata a menudo como el "sistema de registro", pero rara vez como el sólo sistema de contacto con los datos del material.
Los equipos de ingeniería tienen una versión, los de mantenimiento otra y los proveedores tienen catálogos que no coinciden.
Y ninguno de ellos habla entre sí correctamente.
Así que cada vez se vuelven a introducir, reinterpretar y reformatear los mismos datos.
SAP MM asume que recibe datos limpios y controlados. En realidad, se encuentra en medio de herramientas desconectadas, hojas de cálculo y correos electrónicos.
Cada transferencia manual introduce retrasos y distorsiones. Cuando los datos llegan a SAP, ya están obsoletos.
Sin integraciones y una única fuente de verdad, SAP se convierte en un fregadero de datosno una autoridad de datos.
Gobernanza de la calidad de los datos y mecanismos de aprobación
Quizá el reto más importante sea cómo se rige la creación de datos maestros.
Si todo el mundo puede crear o modificar registros de materiales, todo el mundo lo hará, cada uno con su propia lógica, abreviaturas y atajos.
Y SAP almacenará fielmente cada una de esas decisiones.
La creación descentralizada sin flujos de trabajo de aprobación estandarizados conduce a la incoherencia en toda la empresa impulsada por la conveniencia local.
No hay ningún punto de control natural que lo pida:
- ¿Debería existir ya este material?
- ¿Puede otra persona utilizar la descripción?
- ¿Se han cumplimentado correctamente los atributos críticos?
Sin propietarios de los datos, administradores y mecanismos de aprobación, la calidad se degrada silenciosamente con el tiempo.
Y una vez degradado, no hay informes ni análisis que puedan arreglarlo.
Punto a tener en cuenta; "Los "Datos maestros de servicios" han dejado de ser un dominio de datos maestros independiente en las versiones más recientes de ERP, como S4/Hana, en su lugar, este dominio de datos se ha subsumido en el "Maestro de materiales".
Retos empresariales
Los anteriores retos de calidad de datos se traducen directamente en;
- Inventario inflado
- Parada de producción
- Limitaciones de la visibilidad y el análisis del gasto
Las malas prácticas de gestión de la "calidad de los datos" se traducen invariablemente en dom
Soluciones
Para superar estos retos, se han introducido varias herramientas de gestión de datos maestros de terceros con una interfaz de usuario superior, capacidades de enriquecimiento de terceros integradas y pilas tecnológicas modernas.
Stibo Systems, Ataccama MDM y el producto propio de SAP, SAP MDG (Gobierno de datos maestros) son actores bien conocidos en este espacio
Sin embargo, para lograr una verdadera excelencia en la gestión de datos maestros de materiales, lo ideal es utilizar un software de MDM diseñado específicamente para los requisitos empresariales de "gran cantidad de materiales".
Verdantis MDM Suite es la solución estrella de Verdantis para la gestión de datos maestros de materiales que abarca materiales MRO, materiales directos y consumibles.
He aquí algunas formas en las que este software acentúa las capacidades de los datos maestros para las organizaciones intensivas en producción y fabricación.
Categorización y extracción de datos automatizadas
En la mayoría de las organizaciones, los datos de materiales se introducen en SAP en forma no estructurada o semiestructurada, descripciones de texto libre, archivos PDF, hojas de cálculo heredadas o catálogos de proveedores.
SAP MM almacena esta información, pero no la interpreta.
Nuestro paquete MDM utiliza técnicas automatizadas de extracción de datos para analizar descripciones de materiales y documentos fuente, identificando atributos clave como el tipo de material, las dimensiones, las especificaciones y el contexto de uso.
A continuación, estos atributos se asignan a categorías de materiales y esquemas de clasificación predefinidos.
Esto elimina la interpretación manual de la creación de materiales y garantiza que la categorización sea coherente en todas las plantas, regiones y usuarios, antes de que los datos lleguen a SAP.
Normalización de registros de datos maestros
Los datos sobre materias primas rara vez están normalizados. Son frecuentes las abreviaturas, las unidades de medida incoherentes y las convenciones regionales de denominación.
SAP MM acepta esta variabilidad, pero el análisis y la planificación se resienten por ello.
Nuestra solución normaliza los registros de materiales aplicando convenciones estandarizadas de nomenclatura, unidades de medida, estructuras de atributos y formatos de descripción.
"STL BLT A", "Perno de acero - Grado A" y "Perno, Acero, Grado A" se transforman en una única representación gobernada.
Esta normalización garantiza que los materiales signifiquen lo mismo en toda la empresa, no sólo sintáctica, sino semánticamente.
Enriquecimiento de datos con IA agéntica
SAP MM depende en gran medida de lo que introducen los usuarios. Si falta información, SAP no dispone de ningún mecanismo nativo para deducirla o ampliarla.
Nuestro agente de IA, AutoEnrichutiliza Agentic AI para enriquecer los datos maestros deduciendo los atributos que faltan, validando las especificaciones y ampliando los registros con datos de referencia externos cuando proceda.
Este vídeo muestra paso a paso el funcionamiento de AutoEnrich y cómo la inteligencia artificial mejora la exhaustividad y la precisión de los datos de los registros maestros de materiales.
En lugar de basarse únicamente en las entradas del usuario, AutoEnrich evalúa las señales contextuales dentro del registro de materiales y los dominios de datos relacionados para mejorar la exhaustividad y la precisión.
Esto garantiza que los datos maestros que se introducen en SAP no sólo se rellenan, sino que se validan contextualmente y son fiables desde el punto de vista operativo.
Deduplicación avanzada L1 y L2
Los enfoques tradicionales de deduplicación se basan en coincidencias exactas o en simples comprobaciones basadas en reglas. SAP MM pertenece en gran medida a esta categoría.
Nuestro producto aplica una lógica de deduplicación multicapa:
Deduplicación L1 detecta duplicados evidentes mediante reglas deterministas (coincidencias exactas, claves normalizadas).
Deduplicación L2 aplica la detección de similitudes semánticas y basadas en atributos para identificar materiales funcionalmente idénticos pero descritos de forma diferente.
En el siguiente vídeo se muestra cómo funciona en la práctica este marco de deduplicación
Esto permite detectar duplicados antes de se introducen en SAP, en lugar de descubrirse meses más tarde a través de anomalías en el inventario o hallazgos de auditorías.
Corrección de datos Plug-and-Play
La corrección de datos maestros deficientes dentro de SAP suele ser lenta, manual y arriesgada. Los cambios requieren una coordinación entre módulos y una gobernanza cuidadosa para evitar repercusiones posteriores.
Verdantis MDM Suite permite una corrección de datos controlada y plug-and-play aislando las actividades de limpieza, enriquecimiento y validación fuera de SAP.
Sólo los datos maestros aprobados y de alta calidad se sincronizan de nuevo en SAP MM.
Esto reduce significativamente la interrupción de las operaciones en directo, al tiempo que mejora constantemente la calidad de los datos a lo largo del tiempo.
Integraciones con dominios de datos relacionados
Los datos maestros de materiales no existen de forma aislada. Se entrecruzan con proveedores, equipos, ubicaciones técnicas, listas de materiales y datos de aprovisionamiento.
Verdantis MDM integra los datos de materiales con los dominios de datos maestros relacionados, garantizando la alineación entre sistemas como SAP MM, SAP PM y plataformas de aprovisionamiento externas.
Así se crea una base de datos unificada en la que los materiales se definen de forma coherente en relación con dónde se utilizan, quién los suministra y cómo se consumen.
El resultado no son sólo datos más limpios, sino un sistema que favorece la visibilidad, la trazabilidad y la toma de decisiones inteligentes a lo largo de todo el ciclo de vida de los materiales.
Compras y licitaciones estratégicas deficientes
SAP MM se diseñó como un "sistema de registro" y no como un software de colaboración para ponerse en contacto con terceros proveedores y comparar la mejor solución posible.
En lo que respecta al aprovisionamiento estratégico, existen algunas limitaciones inherentes al funcionamiento de SAP MM.
El cementerio de las peticiones de oferta
En SAP MM, la petición de oferta (Request for Quotation - T-Code: ME41) es esencialmente un formulario digital. Un usuario lo crea, pero SAP no dispone de un "Portal" nativo para que los proveedores puedan verlo o realizar su seguimiento. Esto hace que la gestión de ofertas sea extremadamente complicada para el profesional de compras exigente.
Introducción manual de datos
Varios procedimientos normalizados de trabajo exigen que el profesional de compras/adquisiciones imprima/envíe por correo electrónico la petición de oferta a los proveedores. Una vez compartidos, el profesional de compras tendrá que recurrir a técnicas anticuadas y volver a introducir manualmente esos precios en SAP, utilizando códigos de transacción como ME47 para compararlos.
Descubrimiento de proveedores
Al ser una plataforma que funciona principalmente como un sistema de registro, SAP MM sólo conoce a los proveedores que ya ha incorporado. No puede ayudarle a encontrar un nuevo fabricante de válvulas más barato en otra región.
Esta limitación obliga a los proveedores a buscar plataformas alternativas de terceros. El reto es que dicho software tendrá que integrarse estrechamente con SAP MM y debido a sus capacidades de "Sistema de Registro".
La solución
Debido a la creciente preocupación al respecto, SAP ha lanzado SAP Ariba Sourcing, una suite de servicios completos que incluye un módulo de "Descubrimiento de proveedores".
Últimamente, SAP también ha introducido varias funciones de IA como (Joule) para recomendar proveedores basándose en los códigos de mercancías de la solicitud de compra.
Incapacidad para gestionar análisis complejos
SAP MM no puede gestionar fácilmente licitaciones complejas de "rondas múltiples", subastas inversas o escenarios "Y si...".
Por ejemplo: "¿Y si adjudico 60% del volumen al proveedor A y 40% al proveedor B?").
SAP MM es notoriamente lineal, especialmente en las etapas relacionadas con la contratación estratégica y la adjudicación (específicamente las transacciones ME41/ME47 RFQ).
Espera una relación simple de uno a uno: se pide un precio, se introduce el precio y se elige la partida más barata.
En los sectores con un uso intensivo de activos, en los que un único contrato de mantenimiento para "Válvulas" o "Servicios de mantenimiento" puede implicar partidas de 500 líneas en 10 centros de todo el mundo, la función "Comparación de precios" de SAP MM es como utilizar una calculadora cuando lo que realmente se necesita es un superordenador.
He aquí algunos casos en los que esto empieza a ser un problema
1. Sin lógica multirronda
El módulo "asume" que una RFP es un documento único. No tiene en cuenta la naturaleza dinámica, evolutiva e iterativa de las negociaciones comerciales modernas, en las que los precios, las condiciones e incluso el ALCANCE evolucionan a lo largo de varias semanas.
Para realizar una "mejor oferta final" (BAFO) o una segunda ronda de licitaciones, el comprador debe sobrescribir los datos de la oferta original (perdiendo la pista de auditoría del precio inicial) o crear manualmente un nuevo conjunto de documentos de petición de oferta para cada proveedor, lo que resulta agotador desde el punto de vista administrativo.
A continuación se muestra un ejemplo real;
Una compañía eléctrica licita un contrato de 3 años para la gestión de la vegetación (poda de árboles) alrededor de las líneas eléctricas.
Ronda 1: 10 proveedores presentan tarifas generales
Ronda 2: La empresa de servicios reduce la lista a tres proveedores y pide un precio "mejor y definitivo" basado en las nuevas cláusulas de contingencia meteorológica.
Ronda 3: Durante las negociaciones, todos los proveedores sugirieron también "labrar el suelo" alrededor de la vegetación para mejorar la longevidad y el mantenimiento, lo que justificaba un "aumento del alcance" de la actual RFP, con lo que la empresa estuvo de acuerdo.
El cuello de botella: Ahora, el comprador tendrá que volver a introducir manualmente todas las partidas de esos tres proveedores en nuevos documentos para compararlas con las referencias y el alcance de la primera ronda.
2. El "dolor de cabeza dividido"
Una buena práctica en "Contratación estratégica" suele requerir la "Optimización de la adjudicación", es decir, dividir el volumen de trabajo entre los proveedores para mitigar el riesgo y la dependencia de un único proveedor. Por ejemplo, si la fábrica del proveedor se inunda o se produce una huelga.
Por ejemplo, un conglomerado minero necesita 500.000 litros al año de un lubricante especializado.
El comprador querría adjudicar 60% del alcance del contrato a un proveedor global de primer nivel por su competitividad en costes y estabilidad Y el resto del contrato a una empresa local "de propiedad indígena" para cumplir los objetivos ESG.
El cuello de botella: De forma nativa, SAP MM no puede mostrar fácilmente al comprador el "Coste de la compensación". Por ejemplo, dividir la adjudicación costará $50K más, pero reducirá el riesgo de la cadena de suministro en 30%.
Para solucionarlo, el comprador tiene que construir un modelo Excel complejo e inconexo para encontrar estas respuestas.
3. Factores ajenos al precio
En la industria pesada, el licitador "más barato" para el suministro de una determinada "pieza" o "material" no siempre "gana".
De hecho, todo lo contrario.
Eso no quiere decir que el precio no se tenga en cuenta durante la fase de "adjudicación".
A menudo, los compradores necesitan basarse en modelos matemáticos que tienen en cuenta parámetros cualitativos para la toma de decisiones.
Esto incluye el plazo de entrega, el coste por fallo, la fiabilidad del proveedor, la proximidad geográfica y una miríada de otros factores. Ya que el incumplimiento puede resultar mucho más caro que el ahorro de costes conseguido seleccionando al licitador más barato.
Y aunque SAP dispone de funciones para la "Evaluación de proveedores", no se integra dinámicamente en el proceso de licitación. Es demasiado complicado crear una fórmula en una petición de oferta que, por ejemplo, diga: (Precio * 60%) + (Plazo de entrega * 20%) + (Calificación de seguridad * 20%) = Puntuación final.
La solución
La propia SAP es consciente de muchas de estas limitaciones y, como solución, vende complementos para resolver estos retos, hasta cierto punto.
Software de SAP como SAP Ariba, Coupae incluso soluciones de terceros de empresas como Keelvar se sitúa "encima" de SAP MM para gestionar esta complejidad:
He aquí cómo.
Creadores de escenarios: Permiten a los compradores alternar un botón: "Muéstrame el escenario de reparto 60/40" frente a "Muéstrame el escenario de proveedor único más barato".
Puntuación ponderada: Proporcionan un cuadro de mando "Side-by-Side" en el que las puntuaciones técnicas (de Ingeniería) y de seguridad (de HSE) se mezclan matemáticamente con la oferta comercial.
Push-Back automatizado: Una vez realizado el complejo análisis en la herramienta de terceros, ésta "envía" las adjudicaciones finales divididas a SAP MM para crear automáticamente los pedidos de compra terminados.
El cuadro siguiente explica, en pocas palabras, cómo funcionan estos sistemas.
Característica | Proceso estándar SAP MM (manual) | Herramienta de contratación de terceros (optimizada) |
Licitación múltiple | Duplicación manual: Debe crear nuevos documentos de petición de oferta para BAFO (mejor oferta final) o sobrescribir manualmente los precios, destruyendo la pista de auditoría de la Ronda 1. | Versionado nativo: Los compradores hacen clic en "Iniciar siguiente ronda". El sistema traslada las ofertas anteriores y marca automáticamente los cambios en el precio o las condiciones. |
"Y si... | Excel Side-Car: El comprador exporta los datos a Excel, calcula manualmente una división 60/40 y luego debe crear manualmente dos Contratos separados en SAP. | Modelización basada en restricciones: El comprador establece una regla: "Volumen dividido 60/40." La herramienta calcula instantáneamente el impacto total en los costes de esa división en más de 500 partidas. |
Coeficientes correctores | Subjetivo/Offline: Las puntuaciones técnicas (seguridad, calidad) suelen guardarse en un PDF u hoja de cálculo aparte y se comparan "mentalmente" con el precio. | Cuadros de mando ponderados: Los equipos de ingeniería y seguridad introducen las puntuaciones directamente. La herramienta calcula una "Puntuación de valor" ($Precio + Clasificación técnica$) para clasificar a los proveedores. |
Ofertas combinatorias | Imposible: No se puede manejar un vendedor diciendo: "Te daré 10% de descuento si me das los 5 sitios, pero sólo 2% si me das uno". | Oferta de paquetes: El motor de IA analiza las ofertas "Bundle" para encontrar la combinación matemáticamente más barata entre múltiples sitios y vendedores. |
Registro de auditoría | Fragmentada: El "por qué" de un premio suele estar oculto en el correo electrónico de un comprador o en un archivo Excel guardado en su escritorio. | Centralizado: Cada escenario "Y si..." y la lógica utilizada para rechazar a un proveedor más barato se registran para los auditores internos y el cumplimiento de la SOX. |
¿Qué equipos suelen beneficiarse de la excelencia en SAP MM?
- Equipos de la cadena de suministro dependen de SAP MM para disponer de una visibilidad fiable de las existencias en todas las plantas y almacenes. Las prácticas sólidas de SAP MM ayudan a reducir el exceso de inventario, evitan el desabastecimiento de materiales y permiten tomar decisiones de planificación más rápidas y basadas en datos.
- Profesionales de la contratación pública utilizan SAP MM como sistema de registro de los datos de compras y proveedores. Cuando los datos de los materiales son coherentes, los equipos de compras pueden consolidar la demanda, negociar mejores precios, aplicar controles de aprobación y evitar compras duplicadas o innecesarias.
- Expertos en gestión de datos garantizan la salud a largo plazo de SAP MM mediante el control de los datos maestros de materiales. Su papel es fundamental para hacer cumplir la estandarización, evitar la duplicación, gestionar los ciclos de vida de los materiales y mantener SAP como una fuente de verdad fiable en toda la empresa.
