En la gestión de datos maestros, un registro de datos maestros de servicios es la información y los datos de referencia que capturan la naturaleza de un servicio, junto con detalles como la categoría del servicio, la unidad de medida del servicio y algunos otros detalles estáticos.
Cada registro de un Maestro de Servicios representa un "servicio único" y sólo debe existir un registro para representar ese servicio específico, en casi todos los ERP este registro se etiqueta con un ID, comúnmente conocido como ID de servicio.
En cualquier sistema ERP, un registro de datos maestros de servicios es el registro de oro que estandariza todos los servicios que adquiere una empresa. Contiene campos de datos críticos: un identificador único de servicio, descripciones estandarizadas, unidad de medida (UM), clasificación por categorías y especificaciones de servicio. Cada registro representa exactamente un servicio único, lo que permite un aprovisionamiento coherente, una facturación precisa y una gestión de proveedores fiable en toda la empresa.
El propio mercado de MDM está experimentando un crecimiento explosivo, valorado en 18 230 millones de USD en 2025, con previsiones de alcanzar los 43 380 millones de USD en 2030 (CAGR de 18,93%), impulsado en gran medida por las organizaciones que reconocen el valor estratégico del gobierno de los datos maestros.
Fuente: Inteligencia de Mordor
Este es un ejemplo del aspecto de un registro de Datos Maestros de Servicio. En este caso, el servicio es "simplificado".
Identificación del servicio | Nombre del servicio | UOM | Categoría | Código UNSPSC | Especificación |
SVC-0150 | Mantenimiento preventivo de bombas hidráulicas | HORA | Mantenimiento mecánico | 73152101 | Proveedor con certificación ISO, inspecciones trimestrales |
SVC-0275 | Inspección anual de recipientes a presión | EA | Cumplimiento/Seguridad | 81101614 | Se requiere un inspector certificado por terceros |
SVC-0420 | Servicio de calibración - Sensor de temperatura | EA | Instrumentación | 73161503 | Trazabilidad NIST, certificación proporcionada |
SVC-0530 | Puesta en servicio del sistema eléctrico | DÍA | Servicios de ingeniería | 73140200 | Certificación L3, pruebas de aceptación en fábrica |
Modelo de datos maestros de servicio
Un Maestro de Servicios en SAP MM, Oracle o Microsoft Dynamics sigue una arquitectura de datos coherente:
Nombre de la columna | Descripción | Ejemplo de datos | Importancia |
Número de servicio | El ID único e invariable que se utiliza para hacer referencia al servicio en todo el sistema. | SVC-0010 | Clave primaria - Imprescindible para enlazar y buscar. |
Servicio Texto breve | Una descripción estandarizada y concisa. Debe ser único. | Servicio de reparación de bombas (Modelo X) | Se utiliza en órdenes de compra y facturas. |
Servicio Texto explicativo | Un alcance detallado del trabajo o una especificación general. | Véase el SOW V2.0 adjunto. Requiere L3 Tech. | Aporta claridad sobre los resultados. |
Unidad de medida base | Unidad en la que se mide y adquiere el servicio. | HORA, DÍA, EA (Cada), MTR (Contador) | Necesario para el seguimiento de cantidades y la fijación de precios. |
Especificaciones del servicio | Requisitos específicos que deben cumplirse al utilizar este servicio | Por ejemplo, debe ser un servicio de un proveedor que cumpla las normas ISO o un profesional de mantenimiento certificado por CMRP. | Para garantizar el cumplimiento de las normas y protocolos |
En algunos casos, el maestro de servicios también hace referencia a una subtabla en la que se desglosan y detallan los pormenores del servicio; esto es especialmente cierto en el caso de servicios que se repiten con frecuencia, como una revisión de mantenimiento preventivo planificada.
Tipos de servicios capturados en un maestro de servicios
Todos los compromisos no físicos que no incluyen suscripciones de software ni compras de material o Capex se registran en un Maestro de Servicios.
¿Quién utiliza los datos maestros de servicio?
1. Equipos de MRO, Mantenimiento y Producción
Estos servicios incluyen la contratación de mantenimiento, la ingeniería de fiabilidad, la implantación de sistemas de mantenimiento predictivo, la inspección preventiva y la conservación de instalaciones y equipos.
En las empresas orientadas principalmente a la producción, los servicios de mantenimiento, reparación y fabricación constituyen la mayor parte de los registros de datos maestros de servicios.
Además, para una vista de datos maestros de MRO unificada y multidominio, estos registros maestros de servicios deben integrarse con otros dominios de datos relevantes para los equipos de mantenimiento y de la cadena de suministro.
Esto incluye principalmente el maestro de materiales, el maestro de proveedores y los datos maestros de activos fijos. Esta es también la razón por la que los datos maestros de servicios se sitúan en el módulo MM (Gestión de materiales), al menos en SAP.
Tipos de servicios captados
- Servicios de mantenimiento preventivo
- Contratos de reparación y mantenimiento correctivo
- Servicios de ingeniería de fiabilidad
- Servicios de control de estado y mantenimiento predictivo
- Calibración e inspección de equipos
- Servicios de mantenimiento de instalaciones
Ejemplos de registros maestros de servicio
Identificación del servicio | Descripción del servicio | UM | Categoría |
SVC-1001 | Servicio de revisión de bombas | EA | Mantenimiento mecánico |
SVC-1002 | Servicio de análisis de vibraciones | HORA | Ingeniería de fiabilidad |
SVC-1003 | Inspección anual de recipientes a presión | EA | Inspección reglamentaria |
SVC-1004 | Mantenimiento preventivo de cuadros eléctricos | DÍA | Mantenimiento eléctrico |
Estos registros de servicio suelen ser utilizados por:
- Planificadores de mantenimiento
- Ingenieros de fiabilidad
- Gestores de activos
- Equipos de mantenimiento
Requisito de integración multidominio
Para las organizaciones orientadas al MRR, los datos maestros de servicio no puede funcionar de forma aislada. Debe integrarse con:
- Datos maestros de materiales
(piezas de recambio y consumibles necesarios durante la ejecución del servicio) - Datos maestros de activos fijos / equipos
(para vincular servicios a máquinas o activos de producción específicos) - Datos maestros de proveedores
(contratistas externos de mantenimiento, agencias de inspección, proveedores de servicios OEM)
Esta estrecha integración permite:
- Cálculo preciso de los costes de mantenimiento por activo
- Trazabilidad de los servicios prestados
- Mejora de la planificación del inventario de MRR
- Mejor análisis del coste del ciclo de vida
Esta es también la razón principal por la que, en SAP, los Datos Maestros de Servicios residen dentro del módulo MM (Gestión de Materiales), que rige la adquisición tanto de materiales como de servicios.
2. Equipos de finanzas y cuentas por pagar
Estos equipos utilizan principalmente los sistemas para determinar la naturaleza de los servicios, procesar las facturas y realizar análisis de gastos.
Estos equipos también pueden realizar los asientos ellos mismos si contratan a equipos externos para que les ayuden con las finanzas y la contabilidad.
Los equipos financieros y de cuentas a pagar confían en los datos maestros de servicios principalmente para el procesamiento de facturas, la clasificación de costes y el análisis de gastos.
Aunque no siempre crean registros de servicios, son grandes consumidores de datos maestros de servicios.
Tipos de servicios captados
- Servicios de contabilidad y teneduría de libros
- Servicios de auditoría y fiscalidad
- Asesoramiento y consultoría financiera
- Servicios de procesamiento de nóminas
Ejemplos de registros maestros de servicio
Identificación del servicio | Descripción del servicio | UM | Categoría |
SVC-3001 | Servicios de auditoría legal | EA | Auditoría |
SVC-3002 | Servicios de asesoramiento fiscal | HORA | Consultoría financiera |
SVC-3003 | Servicios de procesamiento de nóminas | MES | Operaciones financieras |
Los equipos financieros utilizan estos registros para:
- Cotejar las facturas con exactitud
- Clasificar los gastos por naturaleza del servicio
- Analizar los costes por proveedor y categoría
- Garantizar la correcta contabilización en el Libro Mayor
En algunas organizaciones, los equipos financieros también pueden crear registros de servicio cuando contratan a agencias externas de contabilidad o cumplimiento.
3. Equipos de TI y desarrollo de software
Esto incluye servicios de software con agencias de desarrollo especializadas, socios de implantación y equipos deslocalizados para crear e implantar aplicaciones de software.
Las organizaciones de TI dependen en gran medida de proveedores de servicios externos, por lo que los datos maestros de servicios son fundamentales para las operaciones digitales.
Tipos de servicios captados
Servicios de desarrollo de software
Servicios de implantación de ERP y aplicaciones
Servicios de integración y migración de sistemas
Soporte de infraestructura en nube
Servicios informáticos gestionados
Ciberseguridad y servicios de auditoría
Ejemplos de registros maestros de servicio
Identificación del servicio | Descripción del servicio | UM | Categoría |
SVC-2001 | Consultoría de implantación de SAP S/4HANA | HORA | Consultoría informática |
SVC-2002 | Desarrollo de aplicaciones - Java | HORA | Desarrollo de software |
SVC-2003 | Soporte de infraestructura en nube | MES | Servicios gestionados |
SVC-2004 | Servicio de evaluación de la ciberseguridad | EA | Seguridad informática |
Estos registros son utilizados por:
Equipos de compras informáticas
Oficinas de transformación digital
PMOs
Finanzas para la capitalización frente al seguimiento de gastos
Los maestros de servicios estandarizados ayudan a los equipos de TI a evitar la duplicación de entradas de consultoría y permiten una mejor visibilidad del gasto en TI por categoría de servicio.
4. Marketing y Comunicación
Los servicios que abarcan contenidos de marketing, producción de vídeo, redacción creativa, marketing de resultados y relaciones públicas también se introducen en los datos maestros de servicios.
Las funciones de marketing dependen cada vez más de agencias externas y socios creativos, lo que hace esencial la gobernanza del maestro de servicios.
Tipos de servicios captados
- Desarrollo creativo de contenidos
- Producción de vídeo y medios de comunicación
- Servicios de marketing digital
- Campañas de marketing de resultados
- Relaciones públicas y servicios de marca
Ejemplos de registros maestros de servicio
Identificación del servicio | Descripción del servicio | UM | Categoría |
SVC-4001 | Producción de vídeo corporativo | EA | Servicios para los medios de comunicación |
SVC-4002 | Gestión de campañas en redes sociales | MES | Marketing digital |
SVC-4003 | Servicios de relaciones públicas y difusión | MES | Relaciones públicas |
SVC-4004 | Desarrollo de contenidos web | HORA | Servicios creativos |
Estos registros normalizados ayudan a las organizaciones:
- Seguimiento preciso del gasto en marketing
- Comparar el rendimiento de las agencias
- Evitar la duplicación de códigos de servicio en las distintas regiones
- Mejorar la presupuestación y la medición del rendimiento de la inversión
5. Equipos de Cadena de Suministro y Logística
Servicios específicos de almacenamiento, ruptura de graneles, manipulación y transporte de materiales (logística) y creados en el "Maestro de Servicios".
También incluye servicios relacionados con las cadenas de suministro de producción, como gestión de almacenes, mantenimiento de existencias, clasificación, etc.
Aunque hay módulos separados que rastrean los detalles de estos servicios, se crea un registro para el servicio específico en el "Maestro de Servicios".
Debido a la complejidad de estos servicios, sus detalles específicos como ruta, transportista, precios de flete, etc. se capturan en módulos separados, como el "maestro de transporte" en SAP "Gestión de transporte".
Las organizaciones de la cadena de suministro consumen una amplia gama de servicios logísticos y operativos, todos los cuales se mantienen en el Service Master.
Tipos de servicios captados
- Servicios de transporte y carga
- Servicios de almacenamiento
- Manipulación y carga/descarga de material
- Servicios de gestión de almacenes
- Servicios de envasado y etiquetado
Ejemplos de registros maestros de servicio
Identificación del servicio | Descripción del servicio | UM | Categoría |
SVC-5001 | Transporte por carretera - Camión completo | VIAJE | Logística |
SVC-5002 | Servicios de manipulación en almacén | TON | Almacenamiento |
SVC-5003 | Servicios de gestión de almacenes | MES | Operaciones de inventario |
SVC-5004 | Servicios de descarga de contenedores | EA | Manipulación de materiales |
Mientras que los parámetros logísticos detallados como:
- Ruta
- Transportista
- Tarifas de flete
- Zonas de entrega
se actualizan en módulos especializados (por ejemplo, Gestión de transportes SAP), sigue existiendo un registro de servicio estandarizado en el Maestro de servicios para representar el servicio en sí.
Esto garantiza un seguimiento coherente de las compras y las finanzas en toda la cadena de suministro.
Un enfoque de datos maestros multidominio -que integre datos de servicios, proveedores, materiales y logística- mejora significativamente la visibilidad y el control de la cadena de suministro.
Este artículo capta todos los dominios de los datos maestros de la cadena de suministro, y cómo un enfoque multidominio de los datos maestros puede potenciar a los equipos de la cadena de suministro.
6. Equipos Jurídicos y de Cumplimiento
Los servicios jurídicos, de auditoría y de consultoría, junto con una breve descripción de su naturaleza, también se recogen con referencia al bufete de abogados/abogado independiente encargado de prestar dicho servicio.
Las funciones jurídicas y de cumplimiento también dependen de servicios profesionales externos.
Tipos de servicios captados
- Servicios de asesoramiento jurídico
- Apoyo en litigios
- Auditorías de conformidad
- Consultoría normativa
- Servicios de propiedad intelectual
Ejemplos de registros maestros de servicio
Identificación del servicio | Descripción del servicio | UM | Categoría |
SVC-6001 | Servicios de asesoramiento jurídico a empresas | HORA | Servicios jurídicos |
SVC-6002 | Auditoría de cumplimiento de la normativa | EA | Conformidad |
SVC-6003 | Revisión e investigación de contratos | EA | Revisión jurídica |
Estos registros están vinculados a:
- Despachos de abogados
- Consultores independientes
- Organismos reguladores
Ayudan a las organizaciones a hacer un seguimiento del gasto legal, gestionar los compromisos y mantener la preparación para las auditorías.
¿Dónde se configura el Maestro de Servicios en un ERP?
La configuración, la estructura y el almacenamiento de los datos maestros de servicio varían significativamente entre las plataformas ERP.
Esta variación se debe a que los sistemas ERP se diseñaron históricamente en torno a la adquisición y el control financiero, no en torno a la naturaleza física o no física de lo que se adquiere. En consecuencia, cada ERP trata los servicios de forma diferente en función de cómo se haya diseñado su arquitectura de aprovisionamiento.
En general, los sistemas ERP siguen uno de estos dos enfoques:
Objeto principal de servicio dedicado (ejemplo: SAP, Infor LN)
Servicio tratado como artículo no de almacén en el maestro de artículos (ejemplo: Oracle, Microsoft Dynamics)
Comprender dónde reside el Service Master es fundamental para la gobernanza de los datos, las integraciones y la elaboración de informes en toda la empresa.
Maestro de servicios en SAP
En SAP, la tabla "Maestro de Servicios" existe dentro del MM (Módulo de Gestión de Materiales).
Aunque pueda parecer contradictorio, ya que los Servicios abarcan varias funciones diferentes, es importante comprender que SAP MM es el principal responsable de los procesos de "aprovisionamiento".
Esto no sólo incluye bienes tangibles como los materiales, sino también la contratación de servicios.
Dado que un "Maestro de Servicios" es bastante relevante como Dominio de Datos Maestros para los Procesos de Aprovisionamiento, reside dentro del módulo MM pero se utiliza en toda la Org.
Incluso las empresas que no se dedican a la fabricación ni a la producción utilizan el módulo "Gestión de materiales", ya que se trata de un módulo genérico responsable de la gestión de las compras y la cadena de suministro para las operaciones de la empresa.
Los dominios de datos maestros en SAP, cómo se configuran y sus capacidades son cubierto en este artículo
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En SAP, el Maestro de Servicios existe dentro del módulo MM (Gestión de Materiales).
A primera vista, esto puede parecer contradictorio, ya que los servicios son intangibles y abarcan departamentos como TI, Finanzas, Legal y Mantenimiento. Sin embargo, la ubicación de los Datos Maestros de Servicios en MM es intencionada y arquitectónicamente sólida.
Por qué SAP coloca Service Master en MM
SAP MM es responsable fundamentalmente de los procesos de aprovisionamiento, no sólo de los materiales.
El aprovisionamiento en SAP incluye:
- Compra de material físico
- Contratación de servicios externos
- Gestión de proveedores
- Gestión de contratos
- Verificación de facturas
Dado que los servicios adquiridos a proveedores externosLógicamente, entran en el mismo ciclo de vida que los materiales.
Por lo tanto, el Maestro de Servicios se modela como un objeto de datos maestros de aprovisionamientoaunque sea consumido por múltiples funciones empresariales.
Cómo funciona Service Master en SAP
En SAP, un registro maestro de servicios suele contener:
Campo | Ejemplo |
Número de servicio | SVC-100012 |
Texto corto | Servicio de revisión de bombas |
Texto largo | Desmontaje completo, inspección y montaje de la bomba centrífuga |
Unidad de medida | HORA / EA |
Categoría de servicio | Mantenimiento mecánico |
Clasificación | UNSPSC / Taxonomía interna |
Estos registros de servicio se utilizan en:
- Solicitudes de compra de servicios
- Órdenes de compra de servicios
- Hojas de entrada de servicios (SES)
- Verificación de facturas
Ejemplo de flujo de uso de SAP
- El equipo de mantenimiento plantea una orden de trabajo que requiere la reparación de una bomba externa
- El comprador crea una orden de servicio utilizando Service Master: "Servicio de revisión de bombas"
- El proveedor realiza el trabajo
- Mantenimiento confirma la finalización mediante la Hoja de Entrada de Servicios
- Finanzas contabiliza la factura con el mismo código de servicio
Por lo tanto, el mismo registro maestro de servicio es utilizado por:
- Mantenimiento
- Adquisiciones
- Finanzas
- Contabilidad patrimonial
Por qué SAP MM es utilizado incluso por empresas no manufactureras
Incluso las organizaciones que no fabrican productos -como las empresas de servicios informáticos, los bancos o las empresas de servicios públicos- siguen utilizando SAP MM porque funciona como un módulo genérico de aprovisionamiento empresarial.
Si una organización está adquiriendo:
- Servicios de consultoría
- Asesoramiento jurídico
- Desarrollo de software
- Gestión de instalaciones
...el proceso de aprovisionamiento sigue siendo el mismo, razón por la cual los Datos Maestros de Servicio residen de forma centralizada en MM y se comparten en toda la organización.
Service Master en Oracle
En los sistemas Oracle, un Maestro de Servicios no reside como un objeto diferente, sino que reside dentro de los mismos datos maestros que gestionan los materiales. En los sistemas Oracle, esto se conoce como "Datos Maestros de Artículos" que capturan datos pertenecientes a materiales tangibles así como a "Servicios".
Para distinguir eficazmente un registro de datos de Servicio de uno de Materiales, los usuarios de Oracle hacen referencia a atributos específicos y a sus valores establecidos a nivel de Artículo.
Esto incluye;
- Almacenable (Atributo) - Fijar en NO
- Valor de Activo de Inventario - Fijar en NO
- Ficha Compras: aquí se definen los atributos de compra relevantes (UM, precio, etc.), de forma similar al material estándar.
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Los sistemas ERP de Oracle siguen un enfoque arquitectónico diferente.
En Oracle, no existe un objeto Service Master independiente.
En su lugar, tanto los materiales como los servicios se mantienen dentro de una única estructura de datos maestros conocida como Maestro de artículos.
Este Item Master captura:
- Materiales físicos
- Piezas de recambio
- Consumibles
- Artículos fuera de stock
- Servicios
La distinción entre un material y un servicio se controla mediante atributos a nivel de artículo.
Cómo diferencia Oracle los servicios de los materiales
Un registro de servicio en Oracle es esencialmente un registro Maestro de Artículos configurado como no inventario.
Los atributos clave incluyen:
- Almacenable = NO
→ Indica que el artículo no está almacenado físicamente. - Valor de inventario = NO
→ Garantiza que el servicio no afecte a la valoración del inventario - Atributos de compra activados
→ Se mantienen los controles de unidades de medida, detalles de proveedores, precios y adquisiciones.
Ejemplo de elemento de servicio de Oracle
Atributo | Valor |
Número de artículo | ITM-SVC-2045 |
Descripción | Servicio anual de inspección eléctrica |
Almacenable | No |
Activo de inventario | No |
UM primaria | EA |
Compras activadas | Sí |
Desde la perspectiva del sistema, Oracle trata los servicios como:
"Artículos que pueden comprarse pero no almacenarse".
Implicaciones del planteamiento de Oracle
Ventajas
- Tabla única de datos maestros
- Modelo de datos más sencillo
- Tramitación uniforme de las adquisiciones
Desafíos
- Los servicios carecen de un esquema específico
- Gobernanza limitada para servicios específicos
- Mayor riesgo de duplicación
- Mayor dependencia de las normas de denominación
Dado que los servicios y los materiales comparten el mismo maestro, en los entornos Oracle es esencial contar con normas sólidas de gobernanza y clasificación.
Configuración del Maestro de Servicios en otros ERP
Microsoft Dynamics 365 es similar al de Oracle en el sentido de que no utiliza un objeto "Maestro de servicios" independiente para el aprovisionamiento básico, sino que se basa en el Maestro de artículos junto con módulos funcionales especializados.
Infor LN, especialmente con sus fuertes raíces en la fabricación y la gestión de activos complejos, suele tener el enfoque más estructurado, similar al de SAP, al dedicar estructuras de datos maestros específicas dentro de sus dominios relevantes.
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Microsoft Dynamics 365
Microsoft Dynamics 365 sigue un modelo similar al de Oracle.
No mantiene un Maestro de Servicios independiente para las adquisiciones básicas.
En su lugar, los servicios se crean dentro del Maestro de artículos, normalmente utilizando:
- Tipo de artículo = Servicio
- Sin seguimiento de inventario
- Atributos de adquisición habilitados
Ejemplo de elemento de servicio de Dynamics
Campo | Valor |
Número de artículo | SRV-00128 |
Tipo de artículo | Servicio |
Seguimiento de inventarios | Discapacitados |
UOM | Hora |
Adquisiciones permitidas | Sí |
Aunque Dynamics ofrece módulos adicionales para la gestión de servicios, logística o servicio de campo, el registro de aprovisionamiento base para un servicio sigue originándose en el Maestro de artículos.
Este enfoque funciona bien para organizaciones con:
- Volúmenes de servicio moderados
- Modelos de contratación más sencillos
Sin embargo, a medida que aumenta la complejidad de los servicios (MRR, mantenimiento, contratos, servicios de múltiples proveedores), la gobernanza se hace más difícil sin una estructura de datos de servicios específica.
Service Master en Infor LN
Infor LN tiene uno de los enfoques más estructurados para los Datos Maestros de Servicios, especialmente para las industrias manufactureras y de activos intensivos.
A diferencia de Oracle o Dynamics, Infor LN proporciona estructuras de datos maestros orientadas al servicio, similares a SAP.
Infor LN es compatible:
- Tipos de servicio
- Tareas de servicio estándar
- Categorías laborales
- Definiciones de competencias
- Modelos de cobertura de servicios
- Estructuras de mantenimiento y reparación
Ejemplo de datos de servicio Infor LN
Tipo de servicio | Ejemplo |
Mantenimiento preventivo | Inspección anual del compresor |
Mantenimiento correctivo | Reparación urgente de motores |
Servicio contractual | AMC - Equipos de servicios públicos |
Categoría laboral | Técnico eléctrico - Nivel 2 |
Estos registros de servicio se integran profundamente con:
- Jefe de equipo
- Planificación del mantenimiento
- Contratos de servicios
- Seguimiento de la garantía
Debido a este diseño, Infor LN es particularmente fuerte en:
- Mantenimiento de activos complejos
- Gestión de servicios posventa
- Seguimiento del ciclo de vida de los equipos
Resumen: Cómo gestionan los ERP los datos maestros de servicios
ERP | Enfoque Service Master |
SAP | Maestro de servicios dedicado dentro del módulo MM |
Oracle | Servicios actualizados como artículos no de almacén en el Maestro de artículos |
Microsoft Dynamics | Posiciones de servicio dentro del Maestro de Posiciones |
Infor LN | Objetos maestros de servicio estructurados e integrados con dominios de mantenimiento |
Por qué es importante para la gestión de datos maestros
Dado que los datos maestros de servicio se estructuran de forma diferente en los distintos ERP, las organizaciones se enfrentan a retos cuando:
- Gestión de varios sistemas ERP
- Migración de un ERP heredado a S/4HANA o a la nube
- Consolidación de catálogos de servicios globales
- Realización de análisis de gastos en toda la empresa
Aquí es donde Gestión de datos maestros multidominio es fundamental, ya que proporciona una capa maestra de servicios armonizada que se sitúa por encima de las estructuras de datos específicas de ERP y refuerza la coherencia, la gobernanza y la estandarización en toda la empresa.
Datos maestros de servicios en todos los sectores
Los datos maestros de servicios representan todos los servicios no físicos que una organización obtiene de terceros. Aunque la estructura de un registro maestro de servicios es muy similar en todas las empresas, la naturaleza, la complejidad y el volumen de los servicios varían considerablemente según el sector.
Cada sector mantiene un catálogo de servicios distinto en función de su modelo operativo, su entorno normativo y su dependencia de proveedores externos.
A continuación se muestra un desglose por sectores de cómo se utilizan los datos maestros de servicio y qué tipos de registros de servicio se suelen mantener.
Industrias manufactureras y de uso intensivo de activos
En las industrias manufactureras y de activos intensivos, los datos maestros de servicios van mucho más allá del mantenimiento de la planta. Incluyen servicios consumidos por los departamentos de producción, ingeniería, calidad, TI, cadena de suministro, finanzas, RRHH y cumplimiento. Como resultado, las organizaciones de fabricación suelen mantener uno de los catálogos de servicios más grandes y complejos.
Tipos de datos de servicio capturados
- Servicios de mantenimiento preventivo y correctivo
- Servicios de revisión y reacondicionamiento de equipos
- Servicios de calibración, ensayo e inspección de calidad
- Servicios de instalación y puesta en marcha de líneas de producción
- Servicios de ingeniería industrial y optimización de procesos
- Servicios de asistencia en automatización, PLC y MES
- Gestión de instalaciones, servicios públicos y limpieza
- Servicios de transporte y logística
- Servicios medioambientales, de seguridad y de cumplimiento de la legislación
- Servicios profesionales como auditoría, asesoría jurídica y consultoría
Ejemplos de registros maestros de servicio
Descripción del servicio | UM | Categoría |
Servicio de revisión de bombas centrífugas | EA | Mantenimiento mecánico |
Servicio de calibración de máquinas CNC | EA | Calidad y calibración |
Puesta en marcha de la línea de producción | PROYECTO | Apoyo a la fabricación |
Servicio de asistencia para automatización PLC | DÍA | Servicios de automatización |
Mantenimiento preventivo del sistema de servicios públicos | DÍA | Mantenimiento de instalaciones |
Auditoría interna de seguridad | EA | Cumplimiento HSE |
Transporte de productos acabados | VIAJE | Logística |
Servicios de asesoramiento jurídico | HORA | Servicios profesionales |
Los datos maestros de servicios estandarizados permiten un cálculo preciso de los costes, el seguimiento del ciclo de vida de los activos, la visibilidad del gasto entre departamentos y la integración con los datos maestros de materiales, proveedores y activos.
Petróleo, gas e industria petroquímica
En las empresas petroleras, petroquímicas y de gas, los datos maestros de servicios sirven de apoyo a las funciones operativas, de ingeniería, seguridad, logística, TI, cumplimiento y corporativas en las operaciones de upstream, midstream y downstream.
Tipos de datos de servicio capturados
- Servicios de perforación, intervención en pozos y yacimientos
- Servicios de ingeniería de procesos y consultoría técnica
- Servicios de parada, reacondicionamiento y mantenimiento
- Servicios de inspección, ensayo y certificación
- Servicios marítimos, aéreos y logísticos en alta mar
- Servicios de consultoría sobre medio ambiente, seguridad y riesgos
- Automatización industrial y servicios de sistemas OT
- Servicios de seguridad, vigilancia y control de acceso
- Servicios de asesoramiento jurídico, auditoría y normativa
Ejemplos de registros maestros de servicio
Descripción del servicio | UM | Categoría |
Servicio de perforación direccional | DÍA | Operaciones de perforación |
Servicios de registro de pozos | TRABAJO | Servicios subterráneos |
Soporte de mantenimiento por turnos | DÍA | Parada de la planta |
Ensayos no destructivos (END) | EA | Servicios de inspección |
Servicio de fletamento de buques offshore | DÍA | Logística marítima |
Estudio HAZOP de evaluación de riesgos | EA | Cumplimiento HSE |
Asistencia al sistema SCADA | MES | Servicios OT |
Servicios de seguridad offshore | MES | Seguridad |
Servicios jurídicos | MES | Servicios profesionales |
Un maestro de servicios gobernado es fundamental para la trazabilidad de la seguridad, las auditorías reglamentarias y la gobernanza de costes en entornos industriales de alto riesgo.
Industria química y de transformación
Las industrias químicas y de fabricación de procesos operan bajo estrictos marcos de seguridad, medioambientales y normativos. Los datos maestros de servicios dan soporte a operaciones, I+D, cumplimiento, calidad, logística y servicios corporativos.
Tipos de datos de servicio capturados
- Servicios de mantenimiento y parada de plantas de proceso
- Pruebas de laboratorio y servicios de análisis químico
- Servicios de control medioambiental y pruebas de emisiones
- Auditorías de seguridad e inspecciones reglamentarias
- Optimización de procesos y consultoría de ingeniería
- Servicios de tratamiento de residuos y eliminación de materiales peligrosos
- Servicios de embalaje, transporte y manipulación
- ERP, LIMS y servicios informáticos de fabricación
- Servicios de consultoría normativa, jurídica y de cumplimiento
Ejemplos de registros maestros de servicio
Descripción del servicio | UM | Categoría |
Mantenimiento preventivo del reactor | EA | Mantenimiento de procesos |
Análisis químico de muestras | PRUEBA | Servicios de laboratorio |
Control de emisiones de chimeneas | EA | Cumplimiento de la normativa medioambiental |
Auditoría de la seguridad de los procesos | EA | Cumplimiento HSE |
Servicio de eliminación de residuos peligrosos | TON | Gestión de residuos |
Servicio de transporte de productos químicos | VIAJE | Logística |
Soporte del sistema LIMS | MES | Servicios informáticos |
Asesoramiento sobre cumplimiento de la normativa | HORA | Servicios profesionales |
Los maestros de servicio bien estructurados garantizan el cumplimiento de la normativa, la precisión de los informes medioambientales y la trazabilidad de los servicios críticos para la seguridad.
Energía, servicios públicos e infraestructuras
Las empresas eléctricas y de servicios públicos dependen de los datos maestros de servicio en las operaciones de generación, transmisión, distribución, TI, seguridad, regulación y atención al cliente.
Tipos de datos de servicio capturados
- Servicios de mantenimiento de centrales eléctricas y redes
- Servicios de diagnóstico y ensayo de equipos
- Servicios de inspección sobre el terreno y restauración de averías
- Medición inteligente y servicios AMI
- Servicios medioambientales y de cumplimiento de la legislación
- Servicios de ingeniería y consultoría técnica
- SCADA, supervisión y servicios de apoyo informático
- Servicios de seguridad, limpieza e instalaciones
- Servicios de auditoría y asesoramiento normativo
Ejemplos de registros maestros de servicio
Descripción del servicio | UM | Categoría |
Servicio de pruebas de aceite de transformadores | EA | Pruebas eléctricas |
Mantenimiento preventivo de subestaciones | DÍA | Mantenimiento de activos |
Patrulla de líneas de transmisión | KM | Servicios de campo |
Servicio de calibración de contadores inteligentes | EA | Medición |
Auditoría del cumplimiento de la seguridad eléctrica | EA | Cumplimiento de la normativa |
Soporte de supervisión SCADA | MES | Sistemas de control |
Servicios de seguridad para centrales eléctricas | MES | Seguridad |
Servicios de auditoría medioambiental | EA | Sostenibilidad |
La coherencia de los datos maestros de servicio favorece la fiabilidad de la red, la preparación para auditorías y la transparencia en la asignación de costes.
Logística y almacenamiento
Las organizaciones logísticas gestionan los datos de los servicios de transporte, operaciones de almacenamiento, cumplimiento de normativas, sistemas informáticos y servicios comerciales.
Tipos de datos de servicio capturados
- Servicios de transporte por carretera, ferroviario, aéreo y marítimo
- Servicios de expedición y consolidación de mercancías
- Servicios de almacenamiento y manipulación
- Servicios de envasado, etiquetado y kitting
- Servicios de despacho de aduanas y documentación comercial
- Servicios de mantenimiento y reparación de flotas
- Servicios de plataforma logística y sistema de seguimiento
- Servicios de seguros, siniestros y asesoramiento sobre riesgos
- Servicios profesionales y financieros
Ejemplos de registros maestros de servicio
Descripción del servicio | UM | Categoría |
Transporte de carga completa | VIAJE | Logística |
Servicio de almacenamiento | PALET/DÍA | Almacenamiento |
Servicio de descarga de contenedores | EA | Manipulación de materiales |
Despacho aduanero de exportación | ENVÍO | Cumplimiento de la normativa comercial |
Mantenimiento preventivo de la flota | EA | Servicios de flota |
Apoyo a la plataforma logística | MES | Servicios informáticos |
Asesoramiento sobre seguros de carga | EA | Servicios de riesgo |
Servicios de auditoría financiera | EA | Servicios profesionales |
Un maestro de servicios unificado permite la facturación precisa de los fletes, la visibilidad del gasto y la gestión del rendimiento de los proveedores.
Industria de TI y software
Los servicios jurídicos, de auditoría y de consultoría, junto con una breve descripción de su naturaleza, también se recogen con referencia al bufete de abogados/abogado independiente encargado de prestar dicho servicio.
Las funciones jurídicas y de cumplimiento también dependen de servicios profesionales externos.
Tipos de servicios captados
- Servicios de asesoramiento jurídico
- Apoyo en litigios
- Auditorías de conformidad
- Consultoría normativa
- Servicios de propiedad intelectual
Ejemplos de registros maestros de servicio
Identificación del servicio | Descripción del servicio | UM | Categoría |
SVC-6001 | Servicios de asesoramiento jurídico a empresas | HORA | Servicios jurídicos |
SVC-6002 | Auditoría de cumplimiento de la normativa | EA | Conformidad |
SVC-6003 | Revisión e investigación de contratos | EA | Revisión jurídica |
Estos registros están vinculados a:
- Despachos de abogados
- Consultores independientes
- Organismos reguladores
Ayudan a las organizaciones a hacer un seguimiento del gasto legal, gestionar los compromisos y mantener la preparación para las auditorías.
Banca, servicios financieros y seguros (BFSI)
Las instituciones BFSI gestionan los datos de los servicios a través de las funciones de cumplimiento, TI, auditoría, operaciones y gobierno corporativo.
Tipos de datos de servicio capturados
- Servicios de auditoría interna y externa
- Consultoría de riesgos, cumplimiento y normativa
- Core bancario y servicios de apoyo a las aplicaciones
- Servicios de ciberseguridad y control del fraude
- Servicios de gobernanza de datos y privacidad
- Reingeniería de procesos y servicios de asesoramiento
- Servicios de instalaciones, seguridad y sucursales
- Servicios jurídicos y profesionales
Ejemplos de registros maestros de servicio
Descripción del servicio | UM | Categoría |
Servicios de auditoría interna | EA | Auditoría |
Asesoramiento sobre cumplimiento de la normativa | HORA | Consultoría de riesgos |
Servicios de apoyo a Core Banking | MES | Operaciones informáticas |
Servicios de control del fraude | MES | Seguridad |
Evaluación de la protección de datos | EA | Conformidad |
Consultoría de mejora de procesos | DÍA | Asesoría |
Servicios de seguridad de sucursales | MES | Servicios para instalaciones |
Servicios jurídicos | MES | Servicios profesionales |
Los maestros de servicio estandarizados son esenciales para las pistas de auditoría, la transparencia normativa y la gobernanza financiera.
Construcción e infraestructuras
Las empresas de construcción confían en los datos maestros de servicios para gestionar la ejecución de proyectos, la subcontratación, la seguridad, la logística y los servicios corporativos.
Tipos de datos de servicio capturados
- Servicios de ingeniería, diseño y consultoría
- Estudio del terreno y servicios geotécnicos
- Alquiler de equipos y servicios de puesta en marcha
- Supervisión de obras y gestión de proyectos
- Servicios de inspección y ensayos de calidad
- Servicios de seguridad y cumplimiento de la normativa
- Servicios de logística y transporte de proyectos
- Servicios contractuales, jurídicos y de asesoramiento
Ejemplos de registros maestros de servicio
Descripción del servicio | UM | Categoría |
Estudio topográfico y geotécnico | EA | Servicios de ingeniería |
Servicio de alquiler de grúas | DÍA | Servicios de equipamiento |
Auditoría de seguridad en la construcción | EA | Cumplimiento HSE |
Transporte del material del proyecto | VIAJE | Logística |
Servicios de supervisión de obras | MES | Servicios para proyectos |
Servicios de inspección de calidad | EA | GC/CC |
Servicios de asesoramiento sobre contratos | HORA | Servicios jurídicos |
Un maestro de servicios estandarizado garantiza la transparencia de los costes del proyecto, la gobernanza contractual y una facturación precisa a los proveedores.
Retos comunes de la gestión de un maestro de servicios
La gestión de datos de servicios es una piedra angular de la eficiencia operativa, sobre todo en sectores que dependen en gran medida de servicios externalizados o de complejas redes de adquisiciones. Sin embargo, la gestión eficaz de los datos de los servicios está plagada de retos únicos.
A diferencia de los datos materiales, que se refieren a objetos tangibles, los datos de servicios son intangibles, diversos y a menudo no estructurados. Estas características dificultan su clasificación, normalización y gestión eficaz. A continuación, exploramos los principales retos a los que se enfrentan las empresas en la gestión de datos de servicios y cómo estos problemas pueden afectar a las operaciones.
La creación de registros de servicios duplicados está muy extendida porque a menudo es más fácil para un comprador crear una entrada nueva y ligeramente diferente que buscar la existente. Esto fragmenta los datos de gastos en varios códigos de servicio.
En muchas organizaciones, no está claro quién es el "propietario" de los datos maestros de servicios. A diferencia de los materiales, cuya propiedad recae claramente en un equipo de Maestros de Materiales o en Ingeniería, la creación de servicios suele recaer en compradores individuales o jefes de departamento, lo que da lugar a formatos incoherentes.
Muchos servicios se crean para un único proyecto. Si estos registros no se retiran o se marcan como inactivos una vez finalizado el proyecto, la tabla maestra de servicios se satura y resulta difícil de buscar, lo que aumenta el riesgo de utilizar códigos obsoletos.
Aunque los servicios también se clasifican en normas taxonómicas oficiales como UNSPSC, el consenso general es que UNSPSC ha sido históricamente más fuerte y detallado a la hora de captar los bienes tangibles que los servicios intangibles.
Se puede afirmar que esta brecha se ha ido cerrando progresivamente, pero persisten los retos debido a la complejidad inherente a los contratos de servicios.
Los registros maestros de servicios pueden quedar obsoletos rápidamente si no se vinculan dinámicamente a sus contratos correspondientes (por ejemplo, los acuerdos generales de compra).
El registro maestro puede indicar que existe un servicio, pero el contrato que contiene el precio válido o el alcance puede haber expirado.
La falta de un U-O-M Universal es un reto conocido en varios dominios de Datos Maestros, sin embargo, es particularmente pronunciado en el caso de un "Maestro de Servicios"
Mientras que un material utiliza una unidad estándar (EA, KG), las UM de servicio son muy variables y "dependen del contexto"
Un "día" de consultoría no es lo mismo que un "día" de alquiler de maquinaria pesada. La incoherencia en la Unidad de Medida (UM) dificulta enormemente la fijación de precios y la gestión de contratos.
Falta de clasificación normalizada
Uno de los principales retos de la gestión de datos de servicios es la ausencia de normas de clasificación coherentes. Los servicios, a diferencia de los materiales, suelen ser descritos de forma diferente por las distintas partes interesadas, lo que da lugar a entradas incoherentes en los datos maestros de servicios.
Impacto: Esta incoherencia dificulta la integración con sistemas empresariales como ERP y plataformas de adquisición, lo que complica el análisis de gastos y la comparación de proveedores.
Solución: Adoptar sistemas de clasificación mundialmente reconocidos, como UNSPSC, puede ayudar a garantizar la uniformidad y hacer que los datos sean más accesibles en todos los departamentos.
Datos incoherentes e incompletos
Los datos de servicios a menudo carecen de los atributos estructurados que se encuentran en los datos de materiales, por lo que son propensos a errores y omisiones. Por ejemplo, las descripciones de servicios incompletas o la falta de detalles sobre precios pueden provocar ineficiencias en la gestión de compras y proveedores.
Impacto: Los datos incompletos provocan retrasos en la prestación de servicios, aumentan los costes de adquisición y dificultan la toma de decisiones.
Solución: La aplicación de procesos de validación de datos y de campos de datos obligatorios puede ayudar a mantener la integridad y exactitud de los datos.
Dificultad para cuantificar los servicios
A diferencia de los materiales, que pueden medirse y rastrearse en unidades, los servicios son de naturaleza cualitativa y a menudo carecen de parámetros cuantificables claros. Esto dificulta la evaluación del valor y el rendimiento de los servicios.
Impacto: La incapacidad de cuantificar los servicios da lugar a un seguimiento deficiente del rendimiento de los proveedores y a dificultades en la asignación de costes.
Solución: Definir acuerdos de nivel de servicio (SLA) e indicadores clave de rendimiento (KPI) mensurables puede ayudar a cuantificar y evaluar la calidad del servicio.
Gestión descentralizada de datos
Los datos de los servicios suelen estar dispersos en varios departamentos, como compras, finanzas y operaciones, sin un repositorio centralizado.
Impacto: Esta descentralización conduce a la duplicación de datos, discrepancias e información aislada, lo que socava la colaboración y la coherencia.
Solución: Invertir en un sistema centralizado de gestión de datos maestros (MDM) permite una mejor gobernanza de los datos y garantiza que los datos de servicio sigan siendo coherentes y accesibles en toda la organización.
Alta complejidad y diversidad de servicios
Los servicios varían considerablemente de un sector a otro y de un proveedor a otro, desde contratos de consultoría puntuales a contratos de mantenimiento recurrentes. Esta diversidad añade complejidad a la gestión de datos maestros de servicios.
Impacto: La gestión de datos tan variados sin una categorización adecuada genera ineficacia en las adquisiciones y hace que los informes sean más engorrosos.
Solución: La categorización de los servicios en jerarquías predefinidas y el aprovechamiento de herramientas avanzadas de clasificación pueden simplificar la gestión de los datos.
Falta de apropiación y gobernanza
Sin una rendición de cuentas clara, la gestión de los datos de servicio a menudo se pierde. Los departamentos pueden crear entradas duplicadas o incoherentes debido a la falta de políticas definidas de propiedad y gobernanza.
Impacto: Una mala gobernanza provoca errores en los datos, fallos en las auditorías y una menor confianza en la calidad de los datos de los servicios.
Solución: El establecimiento de un marco de gobernanza que defina funciones, responsabilidades y flujos de trabajo de aprobación garantiza la rendición de cuentas y el cumplimiento de las normas de calidad de los datos.
Uso limitado de la tecnología
Muchas organizaciones siguen dependiendo de procesos manuales o herramientas anticuadas para gestionar los datos de los servicios, que no son ni escalables ni eficientes.
Impacto: Una adopción tecnológica limitada provoca un procesamiento lento de los datos, errores humanos e incapacidad para adaptarse a las necesidades cambiantes de la empresa.
Solución: Aprovechar plataformas MDM avanzadas equipadas con IA y capacidades de automatización puede mejorar la precisión, deduplicación y escalabilidad de los datos.
Cambios y actualizaciones frecuentes de datos
Los datos de los servicios suelen requerir actualizaciones frecuentes debido a cambios en los acuerdos con los proveedores, las estructuras de precios o los requisitos normativos.
Impacto: Sin un control de versiones y mecanismos de supervisión adecuados, estos cambios pueden dar lugar a que se utilicen datos obsoletos o incorrectos en procesos críticos.
Solución: Las auditorías periódicas de datos y los mecanismos automatizados de actualización ayudan a mantener los datos de los servicios actualizados y precisos.
Cómo se configura un maestro de servicios en ERP
Gestión de datos maestros multidominio y Service Master
El emblemático software de gestión de datos maestros de Verdantis admite los "Servicios" como objeto con integraciones configuradas directamente en los ERP más utilizados.
Para superar algunos de los desafíos asociados con el maestro de "Servicios" como se discutió anteriormente, he aquí cómo Verdantis MDM Suite faculta a los equipos de mantenimiento, gestión de activos, confiabilidad y cadena de suministro con registros maestros de servicio actualizados y confiables.
Sincronización en tiempo real con los contratos de servicios
Como se ha mencionado anteriormente, los registros de servicios se quedan obsoletos con el tiempo, a medida que cambia el compromiso con el proveedor y el contrato de servicio correspondiente.
A menudo, las prácticas de gobernanza de datos poco rigurosas hacen que estos cambios no se reflejen en los registros de datos.
Para contrarrestar estos retos, el objeto maestro de servicio de la suite MDM de Verdantis puede configurarse para;
- Ejecutar un análisis por lotes: Los agentes de IA integrados en el paquete MDM, como Auto Doc AI, pueden configurarse para que cotejen las cláusulas de cualquier contrato de servicios a intervalos regulares; si se detecta una falta de coincidencia, puede configurarse un flujo de trabajo que impondrá una edición del registro de datos y lo completará basándose en la norma de gobernanza de datos maestros que se haya definido.
Esta sincronización es una un enfoque de los datos maestros que da prioridad a la gobernanzaque garantiza que uno de los retos más tediosos de la MDM de servicios, que es la duplicación, se reduzca al mínimo y
Análisis U-O-M basado en IA
- Los contratos de servicios son complejos y pueden facturarse en función de varias medidas/hitos: horas hombre, duración del alquiler, alcance fijo, cumplimiento de hitos, etc.
El software de procesamiento de documentos de Verdantis está formado en el sector en varios contratos de servicios y, puesto que estos modelos son "conscientes del contexto", es posible utilizar marcos de IA Agentic para crear automáticamente las unidades de medida, en línea con el contrato de servicios, y añadir los valores en el registro de datos maestros del servicio.
Clasificación y descripciones basadas en IA
Basándose en las normas de clasificación aceptadas, los registros de servicios y su naturaleza pueden detectarse automáticamente, codificarse y actualizarse en el sistema con un flujo de trabajo de IA con intervención humana
Esto automatiza lo que probablemente sea uno de los retos más dolorosos de la MDM de servicios, es decir, la duplicación y las descripciones no estructuradas.
Pasos clave en la gestión de datos de servicio
La gestión de datos de servicios es un componente crucial del marco de gobernanza de datos de cualquier organización. Dado que los servicios desempeñan un papel central en las operaciones empresariales modernas, una gestión eficaz de los datos de servicio puede conducir a la mejora de las prácticas de adquisición, el cumplimiento de las normativas y la eficiencia operativa. A continuación se indican los pasos clave del proceso de gestión de datos de servicio, desde la recopilación de datos hasta su validación.
Recogida de datos: Fuentes de datos de los servicios
El primer paso para una gestión eficaz de los datos de servicio es la colección de información relacionada con los servicios. Esto implica recopilar datos de múltiples fuentes internas y externas para garantizar un registro completo y preciso de todos los servicios prestados o recibidos por la organización.
Entre las fuentes habituales de datos sobre servicios figuran:
Contratos: Contienen descripciones detalladas de los servicios, estructuras de precios, acuerdos de nivel de servicio (SLA) y términos y condiciones. Los contratos sirven de referencia principal para los datos relacionados con el alcance, la duración y el coste de los servicios.
Facturas: Las facturas proporcionan datos fundamentales sobre el uso de los servicios, los precios, los descuentos, las condiciones de pago y las fechas de prestación de los servicios. Son vitales para el seguimiento del aspecto financiero de la contratación de servicios.
Sistemas de contratación: Estos sistemas contienen registros de compras de servicios, incluida información sobre proveedores, especificaciones de servicios, cantidades e historial de pagos. Son fuentes clave para el seguimiento de servicios en curso o recurrentes.
Solicitudes de servicio y órdenes de trabajo: En las organizaciones con equipos de mantenimiento u operaciones, las órdenes de trabajo y las solicitudes de servicio sirven como fuentes de datos de servicio en tiempo real, documentando las solicitudes de servicios específicos y su estado.
La recopilación de datos de servicios de múltiples sistemas ayuda a crear una imagen completa y precisa de los servicios que utiliza una organización, garantizando que los datos reflejen las transacciones y acuerdos más recientes.
Clasificación: Agrupación de servicios mediante taxonomías adecuadas
Una vez recopilados los datos del servicio, el siguiente paso crucial es clasificación-agrupar los servicios en categorías que puedan gestionarse, compararse y analizarse fácilmente. Una clasificación eficaz ayuda a racionalizar la contratación, mejorar el análisis del gasto y garantizar que los servicios se ajustan a los objetivos empresariales.
Los sistemas de clasificación más comunes son:
UNSPSC (Código Uniforme de Productos y Servicios de las Naciones Unidas): Esta norma de clasificación global clasifica los servicios en segmentos, familias, clases y productos básicos, garantizando la coherencia entre los sistemas de contratación y los mercados. Por ejemplo, los servicios de consultoría podrían clasificarse en el segmento "Servicios profesionales", con otras subcategorías para tipos específicos de consultoría (por ejemplo, consultoría informática).
Clase E: Este sistema se utiliza mucho en Europa y es especialmente útil para sectores como la fabricación y la ingeniería. Permite una clasificación más granular de los servicios, haciendo hincapié en los atributos que definen la naturaleza del servicio.
Exploraremos el tema de UNSPSC y E-class con más detalle a medida que avancemos en este blog.
Taxonomías personalizadas: Algunas organizaciones pueden desarrollar sus propios sistemas de clasificación personalizados en función de requisitos internos o necesidades específicas del sector.
Una clasificación adecuada ayuda a mejorar la visibilidad y la transparencia del gasto relacionado con los servicios y permite a las empresas evaluar rápidamente el rendimiento de los servicios en todas las categorías.
Validación: Garantizar que las descripciones de los servicios, las unidades de medida y los precios se ajustan a los requisitos de la empresa
Tras recopilar y clasificar los datos del servicio, el siguiente paso es validación-garantizar que los datos se ajustan a los requisitos de la empresa y son precisos, completos y están actualizados. Esto es crucial para mantener la integridad de los datos y minimizar los errores o discrepancias que podrían afectar a la toma de decisiones.
Entre las principales actividades de validación figuran:
Descripción de los servicios: Garantizar que las descripciones de los servicios sean precisas, claras y coherentes con la documentación interna y la específica del proveedor. La descripción debe coincidir con el ámbito de trabajo acordado y cumplir las normas de calidad de la organización.
Unidades de medida (UM): Verificar que las unidades de medida (por ejemplo, horas, piezas, contratos) se ajustan a las normas empresariales y son apropiadas para el tipo de servicio prestado. Por ejemplo, si un servicio se factura por horas, la UM debe reflejarlo claramente para evitar conflictos de facturación.
Precios y condiciones: Garantizar que la información sobre precios, condiciones de pago y descuentos es coherente con los contratos y acuerdos. La validación periódica de los precios de los servicios es especialmente importante en los contratos a largo plazo, en los que pueden producirse ajustes de precios o adiciones de servicios.
Controles de conformidad: Garantizar que los servicios cumplen la normativa del sector, las políticas internas y las normas de calidad. Esto es fundamental en sectores como la sanidad, las finanzas y la administración pública, donde el incumplimiento puede acarrear consecuencias legales o financieras.
La validación de los datos de los servicios es un proceso continuo que ayuda a garantizar que los servicios se prestan y se pagan correctamente, mejorando el control financiero y reduciendo el riesgo de errores y litigios.
DATOS MAESTROS DE SERVICIO- CLASIFICACIÓN
Integraciones con otros módulos ERP
Los datos de un maestro de servicios por sí solos pueden no ser muy eficientes; las ventajas de un maestro de servicios fiable se obtienen tras la integración con otros módulos de ERP, a saber;
Una lista de materiales de activos es simplemente una lista jerárquica y estructurada de todos los materiales y componentes necesarios para construir, mantener y reparar un activo físico específico (por ejemplo, una bomba, una máquina de producción o un vehículo).
Los contratos de servicio específicos de una determinada tarea de mantenimiento pueden requerir varias piezas de repuesto o consumibles adicionales para llevar a cabo la ejecución sin problemas.
Con una integración con las listas de materiales de los activos, este seguimiento puede hacerse de forma bastante sencilla, directa y trazable, garantizando un proceso holístico.
- Órdenes de trabajo digitales
Una orden de trabajo es una lista de tareas, especificaciones técnicas y alcance detallado del trabajo que se crea antes de que un técnico comience los trabajos de mantenimiento correctivo o preventivo de una determinada pieza de maquinaria.
Los contratos de servicios externos también pueden vincularse con órdenes de trabajo digitales para realizar un seguimiento de su finalización.
- Mantenimiento o Gestión de Activos Empresariales (PM/EAM)
La integración de los Datos Maestros de Servicios con los módulos de Mantenimiento de Planta (PM) o Gestión de Activos Empresariales (EAM) crea un vínculo sin fisuras entre la planificación del mantenimiento y el aprovisionamiento externo.
Mientras que el PM se centra en el "qué" y el "cuándo" de una reparación, los Datos Maestros de Servicios (junto con otros dominios de datos integrados) proporcionan el "quién" y el "cuánto" de los servicios prestados por contratistas externos.
Puntos de contacto de integración en el módulo PM
Aparte de las órdenes de trabajo (como se ha comentado anteriormente), que también se gestionan en el módulo PM, estos son los flujos de trabajo adicionales en los que se puede integrar Service Master.
Hojas de entrada de servicios
Una vez que el contratista completa el trabajo, el equipo de mantenimiento confirma la tarea contra la orden de trabajo. Esto desencadena la creación de una Hoja de Entrada de Servicios, que actúa como "Entrada de Mercancías" para los servicios intangibles, garantizando que los costes de mantenimiento se contabilizan con precisión en el activo.
Hojas de ruta para mantenimiento
Los servicios externos que se repiten con frecuencia (como las inspecciones anuales de ascensores) pueden almacenarse en una hoja de ruta general. Al incrustar aquí los datos del Maestro de Servicios, puede automatizar los detalles de adquisición cada vez que un plan de mantenimiento preventivo desencadene un nuevo pedido.
Es importante señalar que sólo las empresas con un determinado nivel de madurez operativa de la integración en profundidad, y uno de los requisitos previos para ello es que los usuarios puedan una integración de datos maestros multidominio que garantice que los datos y el contexto se cotejan a partir de múltiples fuentes.
Integraciones con módulos de datos maestros
- Datos maestros de materiales
Los datos maestros de materiales también suelen existir en el módulo MM (en SAP) y un módulo equivalente en otros sistemas ERP.
Estos datos maestros rastrean los distintos materiales directos e indirectos que se han adquirido y que están en proceso de adquisición.
Los materiales directos son simplemente las materias primas y los insumos que entran en el proceso de fabricación o distribución.
Los materiales indirectos son las piezas de recambio, los consumibles, el material administrativo, el material de oficina, etc.
La integración con los registros maestros de materiales permitirá realizar un seguimiento de las actividades de servicio y de los materiales consumidos para cada cubo de servicio.
Esta integración puede utilizarse para perfeccionar los procedimientos operativos, analizar y garantizar optimización de los inventarios MRO
- Datos maestros de activos fijos
También denominado indistintamente maestro de equipoEste dominio de datos maestros recoge los principales campos de datos relativos a cada activo fijo. Excelencia en MRO Operaciones de producción dicta que las entradas de datos maestros de servicios, especialmente las realizadas para el mantenimiento de los equipos, deben integrarse con el inmovilizado.
- Datos maestros de proveedores
Los datos maestros de un proveedor son los datos de referencia relativos a los vendedores y proveedores utilizados en toda la organización junto con los detalles estáticos relativos a su información de contacto, identificación fiscal y otros detalles.
Un recurso más completo sobre los datos maestros de proveedores y cómo aprovechar las soluciones de software para una gestión eficaz de los datos maestros de proveedores es capturado aquí.
Los registros de datos de un maestro de proveedores incluyen también a los proveedores de materiales tangibles y servicios, por lo que la integración entre los servicios y los datos maestros de proveedores no es negociable para los equipos empresariales que buscan impulsar mejoras en los procesos.
Casos prácticos para una gestión eficaz de los datos maestros de servicio
- Fabricación - Mantenimiento predictivo a escala (fabricante mundial de equipos)
Un fabricante mundial de equipos industriales gestiona más de 5.000 activos de equipos en 12 plantas, contratando anualmente servicios de mantenimiento preventivo para bombas, motores y sistemas de control. Los registros maestros de servicio codifican cada tipo de mantenimiento (inspecciones trimestrales, lubricación, sustitución de componentes) vinculado a las listas de materiales de los activos mediante la clase UNSPSC 73152101. La integración con el módulo PM (Mantenimiento de Planta) garantiza:
Generación automática de hojas de entrada de servicio (SES) cuando se completan las órdenes de trabajo PM, lo que reduce la conciliación manual de facturas en más de 500 horas de trabajo anuales por centro.
Visibilidad en tiempo real del gasto en servicios por clase de activo, lo que permite negociar los precios entre plantas y lograr una reducción anual de los costes de 12-15%.
Seguimiento de los acuerdos de nivel de servicio (SLA) y puntuación del rendimiento de los proveedores vinculada a las especificaciones maestras del servicio.
Tras la implantación, la empresa consiguió mejorar la precisión de las correspondencias de 30-40% a 80%, con una reducción del coste por registro a aproximadamente 8 céntimos (costes de infraestructura + servicios).
- Petróleo y gas - Gestión de contratos a escala empresarial
Un operador energético de la lista Fortune 20 gestiona más de 180 proveedores de servicios que suministran fluidos de perforación, mantenimiento de pozos, inspección y servicios logísticos. Procesa diariamente entre 80 y 100 catálogos de servicios con plazos estrictos (50-200 catálogos generales/día; 2-5 días por catálogo complejo de servicios de yacimientos petrolíferos). La estandarización del Maestro de Servicios con UNSPSC y los Códigos de Grupo de Materiales internos (por ejemplo, UNSPSC 71121503 para Servicios de Yacimientos Petrolíferos) garantiza:
Unificación de la estrategia de aprovisionamiento en distintas categorías de servicios OFS, lo que reduce el gasto improductivo en 18%.
Cumplimiento de la documentación reglamentaria (HSE, medio ambiente), registros SES listos para auditoría con trazabilidad 100%
10% de reducción del gasto anual en MRO ($8-12M USD de ahorro anual para los grandes operadores) mediante contratos consolidados y eliminación de duplicidades.
La empresa implantó la deduplicación por lotes en más de 45.000 registros de servicios, reduciendo la fuga de gastos duplicados de 6,2% a 0,8% en 4 meses.
Tendencias futuras en la gestión de datos de servicio
A medida que las empresas siguen evolucionando en un mundo digital, la gestión de datos de servicios está experimentando una transformación impulsada por las tecnologías emergentes y la automatización. La capacidad de gestionar, estandarizar y validar los datos de servicio de manera eficiente es cada vez más crítica para las organizaciones que buscan optimizar la adquisición, mejorar el cumplimiento y mejorar la toma de decisiones. A continuación se presentan dos tendencias clave que configuran el futuro de la gestión de datos de servicios.
Adopción de la IA para la normalización de los datos de servicio
La Inteligencia Artificial (IA) está revolucionando la forma en que las organizaciones clasifican, validan y gestionan los datos de servicios. La automatización impulsada por la IA ayuda a las empresas a superar retos comunes como las descripciones de servicios incoherentes, los registros duplicados y los errores de clasificación manual.
Principales ventajas de la IA en la gestión de datos de servicios:
Clasificación automatizada: Los algoritmos de IA pueden asignar descripciones de servicios a taxonomías estándar como UNSPSC y clase EGarantizar la coherencia entre los sistemas.
Detección de duplicados y limpieza de datos: Los modelos de aprendizaje automático pueden identificar entradas de servicio redundantes o conflictivas y sugerir correcciones, lo que lleva a mayor precisión de los datos y reducción de la ineficacia de las adquisiciones.
Enriquecimiento de datos en función del contexto: La IA puede analizar el historial de transacciones de servicios y recomendar metadatos adicionalescomo referencias de precios o calificaciones de proveedores, para mejorar la toma de decisiones.
Por ejemplo, las herramientas basadas en IA pueden clasificar automáticamente un servicio de consultoría en Código UNSPSC 80101500 (Servicios de consultoría de gestión empresarial y corporativa)reduciendo el esfuerzo manual y mejorando la transparencia de la contratación.
Actualización y validación de datos en tiempo real en la nube
Con la creciente adopción por parte de las empresas de sistemas de compras y ERP basados en la nube, la gestión de datos de servicios en tiempo real se está convirtiendo en una necesidad. Las plataformas en la nube permiten una sincronización de datos perfecta entre varios departamentos, lo que garantiza registros de servicio coherentes y actualizados.
Principales ventajas de la gestión de datos de servicio basada en la nube
Actualización instantánea de datos: Los cambios en las descripciones de los servicios, los precios y los detalles de los contratos pueden reflejarse en todos los sistemas en tiempo real, lo que reduce los errores y los desajustes.
Validación automática de datos: Las plataformas en la nube pueden integrarse con fuentes de datos externas y motores de validación basados en IA para comprobar si hay incoherencias, campos omitidos o clasificaciones incorrectas.
Escalabilidad y flexibilidad: Las soluciones en la nube pueden manejar grandes volúmenes de datos de servicios sin degradación del rendimiento, lo que las hace ideales para empresas en crecimiento con carteras de servicios en expansión.
Por ejemplo, una empresa global que utilice un sistema basado en la nube Sistema MDM (Gestión de Datos Maestros) puede actualizar instantáneamente las tarifas de servicio en todas las oficinas regionales, garantizando el cumplimiento de los acuerdos contractuales y mejorar la precisión de las previsiones financieras.
Veamos algunas ventajas de implantar un Maestro de Servicios:
Una única fuente centralizada de la verdad
Una solución SMDM integrada garantiza que todos los datos maestros depurados y estandarizados se almacenen en una única ubicación en la nube, fácilmente accesible desde todas las ubicaciones. Además, mejora la colaboración entre plantas y la visibilidad en tiempo real de cualquier actualización de los datos maestros.
Descripciones coherentes y estructuradas
Un maestro de servicios avanzado garantiza descripciones y servicios coherentes, estructurados y fiables en toda la empresa, vinculados a normas de clasificación mundiales como UNSPSC.
Mejora de los procesos y el rendimiento
Con un maestro de servicios centralizado y depurado, las empresas tienen acceso a los datos al alcance de la mano. Estos datos no sólo ayudan a analizar el rendimiento y a tomar decisiones corporativas, sino que también ayudan a eliminar duplicados y permiten rutinas de mantenimiento puntuales. Los flujos de trabajo automatizados y la agilización de los procesos ayudan a eliminar los cuellos de botella y los retrasos y garantizan un flujo de procesos fluido y sin fisuras y un mejor rendimiento del ERP.
Funciones avanzadas de búsqueda
Con múltiples funciones de búsqueda, como "búsqueda de texto libre", "búsqueda por categoría", etc., encontrar los datos de servicios necesarios con la ayuda de una palabra clave, una categoría o un atributo resulta fácil y rápido. Esto mejora la visibilidad, reduce las compras innecesarias y ofrece una visión granular de todos los datos maestros de servicios.
Mayor seguridad de los datos
Un SMDM puede garantizar un mayor nivel de seguridad de los datos mediante la autenticación de usuarios y el acceso a los datos basado en funciones únicamente al personal autorizado. Los registros de acceso pueden proporcionar una pista de auditoría con marcas de tiempo y mejorar la responsabilidad individual. Al señalar automáticamente las actividades inseguras, se contiene cualquier violación no autorizada de los datos.
La digitalización y la revolución industrial 4.0 han reiterado la importancia de los datos de buena calidad y las repercusiones de depender de datos deficientes y poco fiables. Dado que los datos influyen en las decisiones estratégicas, mejoran los procesos y la productividad y reducen los costes, un maestro de servicios depurado y estandarizado puede suponer un sinfín de oportunidades y ventajas para una organización. Sea uno de los primeros en adoptar la gestión de datos maestros de servicios y obtenga una ventaja sobre su competencia.
Conclusión
La gestión de datos maestros de servicios es un componente crítico de las operaciones empresariales modernas, que permite a las organizaciones lograr la coherencia de los datos, el cumplimiento normativo y la eficiencia operativa. Mediante la implantación de sistemas de clasificación normalizados (UNSPSC, clase E)aprovechando Automatización basada en IAy adoptando soluciones MDM basadas en la nubeLas empresas pueden mejorar significativamente la eficiencia de sus compras, optimizar costes y garantizar la agilidad estratégica.
No gestionar eficazmente los datos maestros de los servicios puede acarrear graves consecuencias, como ineficiencias en la contratación, inexactitudes financieras, riesgos de cumplimiento y pérdida de oportunidades de ahorro de costes. La normalización y unos marcos de gobernanza rigurosos son esenciales para prevenir estos riesgos y garantizar la integridad de los datos.
Cómo puede ayudar Verdantis
Verdantis, se especializa en soluciones de software de gestión de activos y ciclo de vida MRO que permiten a las organizaciones alcanzar la excelencia en la fiabilidad de los activos, eliminar los tiempos de inactividad e impulsar la eficiencia del mantenimiento. Con potentes herramientas como MRO360, Armonización e integridad para ayudar a las organizaciones a gestionar y depurar sus datos maestros de servicio. Estas soluciones proporcionan:
Armonización automatizada de datos: Garantizar la coherencia normalizando las descripciones, clasificaciones y atributos de los servicios.
Depuración y enriquecimiento de datos: Identificar duplicados, corregir errores y enriquecer los datos de los servicios con los atributos que faltan.
Clasificación por IA: Aprovechamiento de la IA para asignar servicios a normas mundiales como UNSPSC y E-class automáticamente.
Integración perfecta: Permite la sincronización de datos en tiempo real entre las plataformas ERP, de compras y de análisis.
Apoyo a la gobernanza y el cumplimiento: Implantación de flujos de trabajo que mantengan la integridad de los datos y garanticen el cumplimiento de la normativa del sector.
Al aprovechar la tecnología de vanguardia de Verdantis, las empresas pueden eliminar ineficiencias, optimizar los procesos de adquisición y mejorar la calidad general de los datos, convirtiendo la gestión de datos maestros de servicios en un activo estratégico en lugar de un reto.
Invertir en las herramientas y metodologías adecuadas garantiza que las organizaciones sigan siendo competitivas y estén bien equipadas para navegar por las complejidades de la gestión moderna de compras y servicios.
