En este artículo, abordamos la génesis de la gestión de datos de materiales, los distintos tipos, los retos y cómo las organizaciones pueden construir la excelencia con estrategias de gestión de datos a través de la producción, el mantenimiento (MRO), la gestión de materias primas y más.
El término "maestro de materiales" se remonta a los años setenta y ochenta, cuando SAP lo introdujo para referirse a un repositorio central que almacenaba toda la información relacionada con los materiales.
El propio concepto de datos maestros procede de una terminología de gestión de bases de datos, y se refiere a todos los datos básicos, no transaccionales, que proporcionan contexto a las operaciones empresariales.
El Maestro de materiales es un objeto estándar en módulos SAP como MM (Gestión de materiales) y PP (Planificación de la producción).
El mismo concepto existe también en otros ERP pero con nombres diferentes, el objeto "Maestro de materiales", por ejemplo, se llama "Item Master" en Oracle Systems.
Un maestro de materiales es el conjunto de datos básico que se utiliza para describir los "artículos materiales" móviles, desde materias primas, productos acabados, piezas de repuesto y otros materiales utilizados en las operaciones empresariales diarias.
Naturalmente, a medida que se amplían los procesos empresariales, la calidad de los datos de un maestro de materiales se deteriora y es necesario corregirla para que las operaciones empresariales sean más fluidas. Además, se necesitan sistemas de gobernanza para garantizar que la calidad de los datos se mantiene intacta en un estado estable.
La gestión de datos de materiales es fundamental en sectores como la fabricación, los servicios públicos, la energía y la minería, donde incluso los problemas más leves con la calidad de los datos tienden a tener un impacto perjudicial en los costes de adquisición, la gestión del mantenimiento y las operaciones cotidianas.
Categorías dentro del Maestro de Materiales
En cualquier organización, el maestro de materiales no es sólo un gran conjunto de datos que hace referencia a todos los tipos de materiales en uso.
En su lugar, se segmenta en diferentes categorías, cada una de las cuales cumple una función distinta y cada una requiere algunos ajustes en lo que respecta a la gestión de sus datos.
Maestro de materiales MRO
Podría decirse que la gestión de la calidad de los datos de materiales MRO es uno de los aspectos más delicados e importantes de la disciplina de gestión de materiales.
MRO significa simplemente "Maintenance, Repairs & Operations" (Mantenimiento, Reparaciones y Operaciones) y los materiales MRO se refieren a piezas de repuesto, recambios y consumibles que se utilizan en operaciones de producción a gran escala.
En general, las funciones específicas de mantenimiento no se rigen por protocolos sólidos de gestión de datos, por lo que son propensas a errores.
Además, la naturaleza de los datos puede ser técnica y no estar fácilmente disponible, lo que complica aún más su gestión.
Las industrias en las que esto es un problema paralizante son también aquellas en las que sus capacidades de datos se encuentran entre las más bajasagravando aún más el problema.
Desafíos comunes con MRO Materials Master
Duplicación de datos
Con diferencia, uno de los mayores retos a la hora de gestionar los datos de piezas de recambio MRO.
Debido a las solicitudes de aprovisionamiento urgentes y de última hora y a la ausencia total de protocolos de gestión de datos y de tecnología que lo respalden, el mismo registro de pieza se crea en el sistema varias veces.
Aunque esto pueda parecer trivial, las entradas duplicadas inflan directamente la contratación. Gastos MRO guardando varias veces la misma pieza del inventario.
Por ejemplo:
Un contactor eléctrico de 3 polos podría aparecer como:
"Contactor, 3P, 24VDC Bobina, 32A"
"Contactor tripolar 32 Amp 24V CC"
"Contactor 3P 3RT2026-1BB40"
"Contactor 3RT2026-1BB40"
Todas estas descripciones se refieren al mismo producto, pero un formato incoherente, la falta de información sobre la marca o la reordenación de los atributos dan lugar a varios códigos de material.
A continuación se muestra cómo el agente de IA de Verdantis desduplica los datos y marca los duplicados L2 y L3 (la desduplicación comienza en el minuto 11:42):
Según informa Forbes en un estudio sobre datos duplicados de empresas:
Una empresa petrolera y de gas incluida en la lista Fortune 200 descubrió piezas duplicadas en su inventario global por valor de $37 millones. Los duplicados pasaron desapercibidos tanto para la empresa como para sus proveedores, lo que generó costes de transporte inflados (15-20% por encima del valor de la pieza), espacio de almacén desaprovechado, posibles implicaciones fiscales y una rentabilidad reducida.
Estos problemas surgen cuando el trabajador de primera línea o el ejecutivo de compras realiza una solicitud de compra de una pieza determinada sin actualizar en el sistema las especificaciones, medidas y otros detalles relacionados con la pieza.
Si no se supervisa, este problema puede agravarse muchas veces, dando lugar a una vista maestra de materiales poco fiable que no informa adecuadamente a los equipos de compras o de la cadena de suministro.
En casos graves, especialmente cuando gestión del inventario de piezas de recambio no se construye sobre bases sólidas, esto da lugar a roturas de existencias de material, que pueden derivar en paradas de los equipos, con la consiguiente interrupción de la producción hasta que se complete la adquisición de dicha pieza de repuesto.
Por ejemplo:
En una planta, el motor de una bomba puede introducirse en el sistema con detalles limitados o incoherentes:
Entrada 1: "Motor"
Entrada 2: "Motor de bomba 15HP"
Entrada 3: "Motor para bomba - Sin especificación"
En este caso, la información clave, como el voltaje, las RPM, el fabricante, el número de modelo o el tamaño del bastidor, no se registra o se registra parcialmente.
Esta falta de datos completos puede retrasar el mantenimiento, dificultar el abastecimiento preciso y crear confusión entre los departamentos, lo que en última instancia repercute en el tiempo de actividad de los equipos y en la eficiencia operativa.
Según un artículo publicado por Harvard Business Review, "47% de los registros de datos de nueva creación contienen al menos un error crítico, y sólo 3% de los datos de las empresas cumplen las normas básicas de calidad, incluso con los criterios más laxos, lo que pone de manifiesto la urgente necesidad de un enriquecimiento y una gobernanza eficaces de los datos."
Datos incoherentes
Los registros de datos de un maestro de materiales suelen seguir una norma fija basada en una taxonomía predefinida. Por ejemplo, La UNSPC es una de esas taxonomías definidas globalmente que clasifica los productos y define sus campos de datos en función de la categoría
Los datos relativos a una misma pieza de recambio, escritos en formatos y orden diferentes, con o sin abreviaturas, pueden provocar discrepancias en el conjunto de datos de materiales.
Incluso una sola pieza de recambio, si se representa de forma incoherente en distintos registros, puede alterar la precisión de las adquisiciones, aumentar los costes de inventario y provocar retrasos en el mantenimiento.
A continuación se muestra un ejemplo de cómo la incoherencia en las convenciones de nomenclatura y los formatos genera confusión entre los sistemas:
La entrada de un perno hexagonal podría aparecer en un maestro de materiales como:
Entrada A:
Perno, hexagonal, M12x75, SS316, FTEntrada B:
Perno hexagonal M12 75mm Acero inoxidable totalmente roscadoEntrada C:
PERNO HEX HD M12*75MM SS-316 FTEntrada D:
Tornillo de cabeza hexagonal M12x75 A4-316
Formato incoherente, uso de abreviaturas (como "FT" o "SS316"), y variadas representaciones unitarias o materiales (por ejemplo "75 mm" frente a "75", "SS316" frente a "A4-316") a menudo hacen que una misma pieza se trate como varias entradas distintas en el sistema.
Esto provoca la duplicación de existencias, la pérdida de oportunidades de aprovisionamiento a granel y retrasos en el mantenimiento debido a la incertidumbre sobre las especificaciones de las piezas.
Las taxonomías normalizadas y la introducción uniforme de datos son esenciales para evitar estas ineficiencias y garantizar unos datos maestros de materiales fiables y procesables.
A continuación se muestra cómo el agente de IA de Verdantis estandariza y según las taxonomías:
Según un informe de PW Consulting, "Las empresas pueden reducir el tiempo de inactividad no planificado en hasta 23% tras estandarizar la descripción y los atributos de las piezas MRO, lo que demuestra el impacto de los datos limpios"
Retos de la gestión del material de MRR
Los retos mencionados son el efecto de una gestión de datos de mala calidad y las consecuencias de la misma.
Corregir los problemas de calidad de los datos heredados es una actividad que se realiza una sola vez y puede remediarse con un ejercicio de limpieza de datos.
Sin embargo, esto no resuelve los problemas de calidad de los datos en curso, lo que significa que es probable que los datos de los materiales vuelvan a verse comprometidos en un determinado periodo de tiempo.
Para solucionarlo es necesario revisar de arriba abajo el planteamiento de la organización a la gobernanza de datos para MRO.
Sí, tecnología moderna, como nuestra propia solución de gestión de MRO, Integridadpuede ayudar haciendo gran parte del trabajo pesado con modelos de IA entrenados por la industria, pero esto también requiere un cambio en los procesos, sistemas de aprobación y un enfoque renovado de los procesos de gestión de datos, y rara vez funciona de forma aislada.
Aquí tiene un vídeo sobre cómo funciona nuestro producto MRO Materials Governance
Una gestión de materiales sin fisuras también requiere que los datos estén sincronizados entre diferentes objetos de datos maestros. Los repuestos de materiales MRO, por ejemplo, deben sincronizarse con los equipos o datos maestros de activos.
Lo ideal es que esto se haga en el momento de la creación, pero puede hacerse para materiales heredados con la ayuda de una lista de materiales digital, para lo cual, la gestión sin fisuras de lista de materiales digital para activos fijos es un requisito previo necesario.
Una gestión eficaz de los datos maestros de materiales exige mantener la base de datos libre de registros obsoletos o inactivos.
Los datos obsoletos se refieren a registros de materiales que ya no son relevantes, y a menudo están vinculados a equipos retirados, piezas descatalogadas o proveedores heredados.
Si no se gestionan, los materiales obsoletos abarrotan el maestro de artículos, lo que provoca confusión en las compras, desajustes con las necesidades reales de mantenimiento e informes inexactos. Estos registros también pueden distorsionar los análisis, inflando la valoración del inventario y sesgando las tendencias de consumo.
Los datos sobre piezas obsoletas deben gestionarse y tratarse mediante auditorías periódicas y controles automatizados que detectan materiales sin historial de movimientos, referencias de activos no vinculadas o información del fabricante caducada.
Establecimiento de estados del ciclo de vida dentro del maestro de materiales, tales como "Activo, inactivo u obsoleto". ayuda a las partes interesadas a tomar decisiones con conocimiento de causa.
En los sistemas heredados, la vinculación de los registros de materiales a las jerarquías de equipos actuales o a las listas de materiales digitales puede sacar a la luz piezas inactivas, lo que facilita su limpieza y eliminación del maestro activo.
En un estudio de caso realizado en un centro logístico minero de Chile, los investigadores evaluaron 8.100 piezas de repuesto por un valor aproximado de 4,1 millones de euros y descubrieron que alrededor de 34% de los artículos estaban obsoletos o inactivos, ya que no se habían movido en más de 24 meses. Estas piezas obsoletas inmovilizaban más de 1,2 millones de euros en capital circulante y generaban unos costes de transporte anuales de 18-22%, lo que suponía entre 220.000 y 264.000 euros en gastos evitables. La falta de visibilidad de las fases de fin de vida llevó a decisiones de inventario erróneas y a costes de ciclo de vida inflados.
Razones para invertir en MRO Materials Master
El valor que las organizaciones con un uso intensivo de activos pueden desbloquear abordando estos retos de calidad de datos en su maestro de materiales de MRR es significativo, mensurable y las estadísticas de los mismos también constituyen un argumento de peso para corregir los procesos y la calidad en ellos.
Algunas de ellas son:
Una disminución apreciable de los costes de adquisición
Con un maestro de materiales limpio y estandarizado, las organizaciones obtienen una mejor visibilidad del uso de las piezas, las tendencias de consumo y la duplicación en todos los centros.
Esto permite consolidar las compras, optimizar las negociaciones con los proveedores y reducir el exceso de existencias o las compras de emergencia, lo que se traduce en un claro descenso del gasto global en compras.
Menos paradas de producción
La mala calidad de los datos de MRO suele dar lugar a pedidos de piezas incorrectos o a retrasos en la identificación de los repuestos adecuados, lo que provoca paradas evitables de los equipos.
Un maestro de materiales fiable garantiza que siempre se obtenga la pieza correcta a tiempo, lo que reduce las interrupciones imprevistas y mejora la disponibilidad de los activos.
Eliminación de procesos manuales
Las incoherencias en los datos suelen obligar a los equipos de mantenimiento y compras a pasar horas verificando manualmente las especificaciones de las piezas, consultando a los proveedores o validando pedidos antiguos.
Un conjunto de datos MRO gobernado automatiza estas comprobaciones, eliminando las tareas manuales repetitivas y mejorando la eficacia operativa.
Automatización fiable de las compras de MRR
Los flujos de trabajo automatizados, las alertas de reabastecimiento y los modelos predictivos de almacenamiento dependen en gran medida de la precisión de los datos maestros de materiales.
Al garantizar datos coherentes y enriquecidos, las organizaciones pueden habilitar con confianza herramientas digitales de adquisición y procesos automatizados, sin el riesgo de pedir la pieza equivocada.
Más allá de la gestión estándar de datos de materiales MRO
Varias soluciones informáticas que resuelven para la gestión de datos maestros en sistemas ERP que resuelven casos de uso estándar en la gestión de materiales MRO, como la deduplicación L1, la validación de datos y la categorización.
De hecho, los propios proveedores de soluciones ERP también ofrecen soluciones integradas para la gestión de datos.
Por ejemplo, ODM de SAPes una solución de software de gobernanza de datos ofrecida por SAP que resuelve los problemas estándar de gestión de datos en los sistemas fuente de SAP.
Del mismo modo, Oracle Master Data Management es el software ofrecido por Oracle para los clientes de Oracle ERP.
Dicho esto, la mayoría de las empresas con operaciones de mantenimiento complejas y a gran escala necesitan resolver los problemas de calidad y disponibilidad de los datos en un plazo breve y con precisión.
Y Soluciones de datos maestros MRO específicascomo las que ofrece Verdantis, son clave para resolver estos retos.
Muchos registros de piezas de recambio del maestro de materiales MRO están incompletos o llevan descripciones limitadas.
Inteligencia artificial Enriquecimiento de datos MRO para piezas de recambio y materiales aborda este reto utilizando modelos entrenados en millones de conjuntos de datos de MRO validados para inferir y rellenar de forma inteligente las especificaciones técnicas que faltan, como el tipo de rosca, la tensión nominal, la clase de presión o la composición del material.
Este enriquecimiento no sólo garantiza datos completos y utilizables, sino que también permite un aprovisionamiento eficaz, una clasificación precisa y una identificación fiable de las existencias.
Una parte significativa de los datos de piezas de repuesto y equipos sólo existe en fuentes no estructuradas como listas de materiales (BOM), hojas de datos de OEM, planos de ingeniería y órdenes de compra escaneadas.
A menudo, estos documentos contienen la única referencia a especificaciones clave como la tensión, la presión nominal o el grado del material.
El procesamiento de documentos basado en IA puede interpretar de forma inteligente estos archivos y extraer atributos técnicos relevantes con precisión contextual, y convertirlos en formatos estructurados. A continuación, los datos extraídos se asignan directamente a los registros maestros de materiales existentes.
El resultado es una visión unificada y enriquecida de cada artículo, que colma las lagunas de información y garantiza la coherencia entre los sistemas de adquisición, ingeniería e inventario, al tiempo que reduce la carga de trabajo manual y los errores de datos.
Los proyectos tradicionales de depuración suelen ser manuales y requerir mucho tiempo, lo que implica un gran esfuerzo humano para identificar duplicados, corregir clasificaciones y completar los datos que faltan.
Las plataformas basadas en IA pueden acelerar este proceso detectando automáticamente los registros duplicados, incluso cuando los formatos o las convenciones de nomenclatura varían significativamente.
El sistema también utiliza enfoques basados en reglas y aprendizaje automático para limpiar, clasificar y enriquecer decenas de miles de registros en cuestión de semanas, lo que ofrece un plazo de entrega considerablemente más corto que los métodos convencionales.
En lugar de permitir que se acumulen datos de mala calidad y abordarlos periódicamente, las modernas plataformas de datos MRO permiten la validación y la gobernanza en tiempo real.
A medida que se crean o solicitan nuevas piezas, ya sea a través de flujos de trabajo de aprovisionamiento, mantenimiento o ingeniería, la plataforma comprueba si hay duplicados, valida atributos y sugiere descripciones normalizadas basadas en taxonomías predefinidas.
De este modo se garantiza que desde el principio se introducen en el sistema datos limpios, estructurados y precisos.
En las grandes organizaciones, los datos de MRO no existen de forma aislada. Se entrecruzan con datos de proveedores, jerarquías de activos, datos de localización y sistemas financieros.
Las soluciones específicas están diseñadas para integrarse con programas de MDM empresariales más amplios, lo que permite la coherencia entre dominios como los datos de proveedores, productos, ubicaciones y activos.
Este enfoque integrado favorece la visibilidad interfuncional, la mejora de la toma de decisiones y una mayor alineación entre las funciones de mantenimiento, compras y finanzas.
Maestro de materiales directos
Los retos que plantea la calidad de los datos para el maestro de materiales directos (o brutos) son también muy parecidos a los de los materiales MRO, aunque con algunas pequeñas diferencias.
Los datos maestros de materiales directos se refieren a los datos sobre materias primas, componentes o piezas que se compran o producen y se utilizan directamente en la fabricación de productos acabados.
Permite el aprovisionamiento, la gestión de inventarios y la planificación de la producción en sistemas SAP/ERP.
Por ejemplo,
En una planta, un acoplamiento de motor podría introducirse como:
Entrada 1: "Acoplamiento del motor"
Entrada 2: "Acoplamiento"
Entrada 3: "Acoplador de accionamiento"
Ninguno de estos registros incluye especificaciones clave como tamaño del orificio, tipo de material, par de apriete o fabricantelo que dificulta la obtención de la pieza correcta cuando se necesita.
Estos datos incompletos dan lugar a conjeturas, retrasos o incluso desajustes en las piezas.
Por ejemplo,
En el sistema de mantenimiento, una fijación de acero inoxidable puede registrarse como:
Entrada 1: "Perno SS 316 M10x50mm"
Entrada 2: "Perno M10*50 SS Grado 316"
Entrada 3: "Perno de acero inoxidable M10 50mm 316"
Describen el mismo artículo, pero la incoherencia en el formato, las unidades y las descripciones desordena la base de datos y genera duplicaciones innecesarias y confusión en la contratación.
Los problemas específicos de la duplicación, la falta de datos, la obsolescencia y la incoherencia de los datos son prácticamente los mismos que los que hemos tratado anteriormente en relación con las MRO.
Sin embargo, algunos aspectos de la gestión de datos son exclusivos del maestro de materiales directo.
- Los materiales directos suelen estar profundamente integrados en los sistemas de planificación de la producción y dependen en gran medida de los sistemas de previsión de la demanda para aprovisionar las actividades de fabricación.
- Las integraciones con la lista de materiales del producto también son bastante profundas y
- A menudo, los materiales directos deben cumplir normas reglamentarias específicas en función del sector (por ejemplo, normas de calidad, reglamentos medioambientales o certificaciones de seguridad). Garantizar que los datos maestros de los materiales reflejen estos requisitos de cumplimiento en todas las regiones puede resultar complicado.
Maestro de materiales de productos acabados
Materiales pertenecientes a productos acabados, también conocidos comúnmente como "Datos maestros de productos"Los datos se refieren más bien a productos acabados o semiacabados que una empresa fabrica, vende o distribuye.
Incluye todos los atributos y especificaciones necesarios para;
- Diseñar el producto
- Prodúcelo.
- Comercialícelo eficazmente.
- Véndalo en todos los canales y regiones
- Apoyarlo durante todo su ciclo de vida
En sistemas ERP como SAP, los datos maestros de productos suelen estar dentro del maestro de materiales, pero cuando se extienden a los procesos de cara al cliente, se solapan con los sistemas de gestión de información de productos (PIM).
Por ejemplo,
En un sistema de almacén, un taladro eléctrico podría introducirse como:
Entrada 1: "Taladro inalámbrico"
Entrada 2: "Taladro, 18V"
Entrada 3: "Herramienta eléctrica"
Información crítica como marca, número de modelo, tipo de batería y tamaño del mandril falta.
Esta falta de detalles dificulta la identificación, reordenación o recomendación de accesorios compatibles.
Por ejemplo,
Un producto acabado de motor eléctrico podría aparecer como:
Entrada 1: "Motor de inducción trifásico 7,5 kW"
Entrada 2: "Motor trifásico de 7,5 kW"
Entrada 3: "Motor, Eléctrico, 3PH, 10HP"
Diferentes convenciones de nomenclatura para el mismo producto crean redundancia y reducen la utilidad de los datos para las operaciones de inventario, ventas o servicio.
Retos específicos de los datos de materiales de productos acabados
- Variantes y configuraciones complejas de productos
La gestión de varias versiones de un producto en función del tamaño, el color, las características o los requisitos específicos del cliente suele dar lugar a una representación incoherente en todos los sistemas. - Convenciones de denominación y descripciones incoherentes
La variabilidad en la forma de describir los productos en las distintas plantas, equipos o regiones afecta a la precisión de las búsquedas, la calidad de los informes y la alineación entre ventas y operaciones. - Datos de enriquecimiento ausentes o de mala calidad
Muchos registros de productos acabados carecen de detalles esenciales como imágenes, especificaciones, etiquetas de conformidad o textos de marketing, lo que perjudica al comercio digital y a los procesos posteriores. - Variaciones según el canal y la región
Los distintos canales de venta y mercados geográficos suelen requerir atributos de producto, datos normativos y detalles de envasado localizados, lo que dificulta la uniformidad. - Registros de productos duplicados
Las ligeras variaciones en los códigos, las descripciones o la categorización de las SKU suelen dar lugar a entradas duplicadas, lo que infla el inventario y afecta a la previsión de la demanda y a la precisión de los precios.
Maestro de materiales de envasado
El maestro de materiales de embalaje es exactamente lo que parece, un conjunto de datos maestro dentro de SAP MM que contiene todos los datos relativos a los materiales de embalaje utilizados para el producto final.
Naturalmente, se trata de un conjunto de datos que sólo pueden utilizar las empresas manufactureras con grandes operaciones de producción.
Retos específicos de la gestión de materiales de envasado Master
- Complejidad de los atributos de datos: Los materiales de envasado suelen tener requisitos de datos más complejos que los materiales directos, ya que suelen implicar múltiples atributos como tamaño, forma, peso, composición del material (por ejemplo, cartón, plástico, vidrio), consideraciones medioambientales (por ejemplo, reciclabilidad) y cumplimiento de normativas (por ejemplo, características de seguridad alimentaria o de inviolabilidad).
- Múltiples proveedores y estrategias de abastecimiento: La mala gestión o la falta de coherencia en el seguimiento de qué proveedor suministra qué envases, y en qué condiciones, puede dar lugar a ineficiencias de aprovisionamiento y desajustes en las existencias. También puede provocar retrasos en el aprovisionamiento si los proveedores de envases no cumplen las normas exigidas.
- Integraciones con otros sistemas de datos maestros: Los datos de materiales de envasado suelen estar aislados de otros sistemas de datos maestros de materiales (como los de materias primas o productos acabados) debido a las diferencias en sus funciones y en las partes interesadas que los gestionan. Integrar estos datos con los sistemas de aprovisionamiento, inventario y logística es un reto habitual.
- Gestión de unidades de medida: Los materiales de embalaje suelen medirse en distintas unidades, como cajas, rollos, láminas, palés, etc. Gestionar estas múltiples unidades de medida y asegurarse de que coinciden con los sistemas de adquisición e inventario puede ser todo un reto.
- Datos relativos a la sostenibilidad del medio ambiente: Las industrias están sometidas a una presión cada vez mayor para reducir los residuos de envases y adoptar materiales más sostenibles. Los datos maestros de los materiales de envasado deben reflejar estas consideraciones de sostenibilidad y hacer un seguimiento de la reciclabilidad de los materiales, la huella de carbono y las opciones de eliminación de residuos.
Principales puntos débiles de la gestión maestra de materiales
Uno de los principales obstáculos de la gestión de datos de materiales es el volumen y la complejidad del inventario y los datos electrónicos.
La mala calidad de los datos suele ser el resultado de procesos poco claros y deficientes y de una tecnología obsoleta.
Sin procesos o normas claros, la gestión manual de los datos, la falta de propiedad y visibilidad, y los cambios organizativos como fusiones y adquisiciones, los datos se vuelven poco fiables e inutilizables.
El crecimiento de las empresas intensivas en activos contribuye a este reto, por lo que resulta imperativo implantar procesos y tecnologías eficientes. La gestión del inventario de materiales se convierte en esencial para garantizar la fluidez de las operaciones de fabricación y de las fábricas.
Si sólo se dispone de datos incoherentes y poco fiables, los equipos de mantenimiento y aprovisionamiento tienen dificultades para mantener eficazmente las operaciones, gestionar el inventario y abastecerse de piezas cuando las necesitan.
Algunas de las ineficiencias y consecuencias de la baja calidad de los datos que suponen un coste para las empresas son:
Las organizaciones tenían problemas con los datos de materiales dispersos en múltiples sistemas, departamentos y ubicaciones.
El mismo material puede identificarse de forma diferente en los sistemas de adquisición, inventario, mantenimiento y contabilidad, lo que provoca confusión, redundancias y fallos operativos.
Sin un enfoque unificado, las empresas se veían incapaces de determinar la "única fuente de verdad" para la información crítica sobre materiales.
Sin datos estandarizados sobre los materiales, los departamentos de compras a menudo reordenaban artículos que ya estaban en stock pero que figuraban con códigos o descripciones diferentes. Esto daba lugar a:
Inventarios duplicados que ocupan un valioso espacio en el almacén
Capital innecesario inmovilizado en existencias redundantes
Aumento de los costes de mantenimiento del exceso de existencias
Materiales caducados u obsoletos que requieren eliminación
Cuando los equipos de mantenimiento no podían localizar rápidamente las piezas de recambio adecuadas debido a la mala calidad de los datos:
Los equipos críticos permanecieron fuera de servicio durante largos periodos
Los calendarios de producción sufrieron alteraciones
Las compras de emergencia a precios elevados se convirtieron en algo habitual
La eficacia global de los equipos (OEE) disminuyó sustancialmente
Unos datos maestros de materiales deficientes creaban puntos ciegos en la cadena de suministro:
Dificultad para rastrear el origen y las especificaciones de los materiales
Incapacidad para supervisar sistemáticamente el rendimiento de los proveedores
Desafíos para predecir y prevenir la escasez de material
Capacidad limitada para optimizar el inventario en múltiples ubicaciones
Las organizaciones se enfrentaban a importantes riesgos normativos y operativos:
Incapacidad para informar con precisión sobre materiales peligrosos
Dificultad para cumplir las normas y reglamentos del sector
Desafíos en la trazabilidad de materiales durante retiradas o auditorías
Problemas de calidad derivados del uso de materiales incorrectos o de baja calidad
A medida que las organizaciones adoptaban sistemas más sofisticados, los datos maestros de materiales deficientes se convertían en un cuello de botella crítico:
Las implantaciones de ERP no lograron los beneficios prometidos
Las iniciativas de análisis avanzados producen información poco fiable
Los esfuerzos de transformación digital se estancan por problemas de calidad de los datos
La integración entre sistemas se volvió innecesariamente compleja
Materiales MRO en SAP son los componentes básicos que respaldan las funciones de mantenimiento, ayudando a evitar tiempos de inactividad imprevistos al garantizar la disponibilidad de las piezas adecuadas cuando se necesitan.
Los datos maestros de materiales hacen referencia al conjunto exhaustivo de información sobre los materiales utilizados en las operaciones de una empresa, especialmente en la fabricación y la gestión de la cadena de suministro, razón por la que también se suelen utilizar en relación con las soluciones MRO, Limpieza de datos MRO & Enriquecimiento.
Gestión de datos durante la implantación del ERP
La integración de la gestión de datos maestros de materiales (MDM) en la implantación de ERP no es sólo un valor añadido, sino una necesidad.
En iniciativas empresariales como el despliegue o la consolidación de ERP, unos datos limpios y fiables son la base del éxito. Sin embargo, a menudo se pasa por alto la MDM en los planes de ERP, lo que lleva a perder oportunidades, alargar los plazos y aumentar los costes.
Una de las mayores ventajas de alinear MDM con ERP es el control de costes. Limpiar, estandarizar y enriquecer los datos antes de que entren en el sistema ERP elimina redundancias, evita errores costosos y agiliza las compras y el inventario, mejorando directamente los márgenes en mercados competitivos.
Igualmente importante es la integración de procesos. MDM rompe los silos, unifica los estándares de datos y permite una comunicación fluida entre departamentos y geografías, impulsando la colaboración, la eficiencia y la agilidad.
Durante las implantaciones de ERP, la migración de datos desde múltiples sistemas, ubicaciones e idiomas sin una limpieza adecuada puede provocar incoherencias, retrasos e incluso fracasos.
MDM mitiga estos riesgos mediante una sólida gobernanza, clasificación automatizada, normalización y validación, capacidades que los sistemas ERP por sí solos no pueden ofrecer plenamente.
Al integrar MDM en el ciclo de vida del ERP, las organizaciones se aseguran de que sólo se introducen en el sistema datos precisos, coherentes y fiables, lo que sienta las bases para la excelencia operativa a largo plazo.
Los estudios realizados por Aberdeen demuestran que la integración de MDM en los proyectos de ERP puede aportar mejoras cuantificables en el rendimiento y la rentabilidad de la inversión.
Optimización del ROI de la implantación de ERP con MDM integrado
Sobre la base de las estadísticas detalladas anteriores, se puede concluir fácilmente que la puesta en marcha de una iniciativa de MDM durante la implantación de un ERP utilizando soluciones automatizadas que combinen tecnología basada en IA y una profunda experiencia en el dominio puede garantizar el éxito del proyecto.
La gestión de datos maestros puede liberar el verdadero potencial de un proyecto de implantación de ERP y lograr los resultados esperados.
¿Quién es el propietario del material maestro en una organización que utiliza muchos activos?
La gestión de los datos maestros de materiales es compleja, sobre todo cuando pertenecen a varias divisiones, como TI (Cadena de Suministro), Supervisores de Planta, Compras y Operaciones.
Esta propiedad fragmentada suele generar confusión e ineficacia.
Para seguir siendo competitivas, las organizaciones deben invertir en la limpieza de datos maestros de materiales, asociarse con proveedores de software empresarial especializados en el ámbito de los materiales es un paso en la dirección correcta.
Los datos limpios y granulares mejoran la eficiencia operativa, mejoran la optimización del inventario y ofrecen un fuerte retorno de la inversión.
La clave del éxito reside en elegir la tecnología adecuada para automatizar la gestión maestra de artículos. Esto incluye garantizar una calidad de datos coherente, implantar soluciones en evolución para obtener el máximo retorno de la inversión y seleccionar sistemas que puedan escalar con las operaciones.
Con la creciente importancia de los datos maestros, las empresas deben trabajar con expertos en dominios específicos para desbloquear rendimientos significativos y eficiencia a largo plazo.
Razones empresariales para la gestión de datos maestros de materiales
Las investigaciones de las principales empresas de análisis han revelado que la reducción de los costes de material y la optimización del inventario, gracias a la armonización y posterior mantenimiento de los datos maestros de material, pueden contribuir en más de un tercio a la reducción de los costes de material.rd de los ahorros en dólares de una iniciativa de consolidación de ERP.
Métricas de éxito para la calidad de los datos maestros de materiales dirigida por la empresa con MDG
Veamos algunas cifras reales basadas en más de 50 implantaciones.
Reducir el gasto inconformista:
En muchos sectores, entre 30 y 50% de los gastos no se gestionan, lo que supone un coste de 17% más que los gastos gestionados.
Un objetivo realista es reducir el gasto incongruente en 50% cada año durante tres años mediante la mejora de la calidad de los datos maestros de materiales y las capacidades de búsqueda de ODM que alinean la nomenclatura heredada con las taxonomías actuales.
Reducción del inventario MRO:
La identificación de duplicados exactos puede reducir el inventario en 4-8%, mientras que la detección de equivalentes de "forma, ajuste y función" añade otra reducción de 6-12%. La detección en tiempo real evita que el inventario se hinche en el futuro.
Aprovechar las economías de escala:
La visibilidad a nivel de atributos permite mejorar el aprovisionamiento, la consolidación de volúmenes y el uso de proveedores preferentes, lo que supone un ahorro de 5-15%. Las herramientas de MDG se encargan del trabajo pesado con los datos para que los gestores de materias primas puedan centrarse en la estrategia.
Reducir las nuevas solicitudes y el tiempo de aprobación:
La limpieza de los datos, la posibilidad de realizar búsquedas y la prevención de duplicados reducen las solicitudes innecesarias de nuevos artículos hasta en 75% en un año. Los flujos de trabajo automatizados pueden reducir los ciclos de aprobación de 7 días a solo 4 horas, lo que ahorra costes de envíos urgentes, compras locales y tiempos de inactividad.
Caso práctico: Un gigante mundial del petróleo y el gas
La industria del petróleo y el gas es intensiva en capital, con operaciones complejas en las que incluso pequeñas interrupciones pueden causar pérdidas multimillonarias. Un riesgo importante, pero a menudo pasado por alto, reside en la mala calidad de los datos maestros de materiales (MMD).
En el caso de la empresa A, líder del sector petrolífero $10B, se produjo un error cuando una solicitud de pieza para un rodamiento "Radial" se emparejó erróneamente en el ERP con un rodamiento "Estándar", ya que sólo un atributo que se había pasado por alto separaba a ambos.
Estos errores pueden retrasar el mantenimiento, provocar averías en los equipos y detener la producción.
En colaboración con un especialista en MDM, la empresa introdujo una gobernanza basada en atributos, haciendo obligatorios campos como "tipo de rodamiento". Esto garantizó registros coherentes y normalizados desde el punto de entrada.
Resultados:
Importante reducción de las discrepancias de existencias gracias a una identificación precisa basada en atributos.
Previsión y planificación del mantenimiento más precisas
Optimización de las existencias de seguridad y reducción del riesgo de obsolescencia
Mejor visibilidad del ciclo de vida y de las piezas alternativas
Caso práctico: Conglomerado de alimentación y bebidas
En el sector de la alimentación y las bebidas, la seguridad y la precisión no son negociables, pero incluso pequeños errores en los datos maestros de materiales (MMD) pueden desencadenar retiradas, cierres y problemas normativos.
El desafío
La empresa B, un conglomerado $5B F&B, dirige una planta de gran capacidad en el Medio Oeste que produce bebidas, salsas y comidas congeladas. Durante la sustitución de una bomba en una línea de embotellado, el ERP indica:
Bomba, Centrífuga; 30 GPM; Acero inoxidable
La pieza correcta, sin embargo, requería el atributo "Food-Grade". Si se omitía este detalle, se corría el riesgo de contaminación, incumplimiento y pérdidas millonarias.
La solución
En colaboración con un especialista en MMDM, la empresa implantó una gobernanza basada en atributos: campos obligatorios para el tipo de bomba, la capacidad de caudal, el material y el estado de certificación. En el caso de las líneas alimentarias, ahora solo aparecen en los resultados de búsqueda las bombas certificadas para alimentos.
Impacto empresarial
Errores de ordenación eliminados gracias a los atributos normalizados
Mayor tiempo de actividad y aprovisionamiento a la primera
Autorizaciones más rápidas y menos pedidos urgentes
Mayor preparación para el cumplimiento y las auditorías
Ejecución de una estrategia de gestión de datos maestros de materiales
La hoja de ruta para un plan de datos maestros de materiales (DPM) infalible refleja estrategias utilizadas para los distintos datos maestros como los datos de proveedores, clientes y productos, pero prestando más atención a la experiencia en el sector, los plazos de entrega y la calidad de los resultados.
En teoría, es sencillo: limpiar los datos poco fiables, validarlos con reglas predefinidas de unicidad, categorización e integridad y, a continuación, asignarlos en el ERP con una sólida gobernanza para evitar futuras contaminaciones.
Esto puede hacerse internamente con expertos en MRR, bases de datos y TI, pero muchas organizaciones carecen de ese talento o prefieren asociarse con especialistas como Verdantis, que aportan una profunda experiencia en MMD y conocimientos de gobernanza.
Depuración de datos de materiales
Con el tiempo, la ausencia de gobernanza y gestión de datos pone en peligro los datos maestros de materiales de una organización. Esto da lugar a entradas duplicadas, a menudo causadas por una categorización deficiente y la falta de detalles como los números de pieza de los fabricantes o los nombres de los proveedores.
Tradicionalmente, para solucionarlo había que limpiar los datos manualmente con concordancia de patrones, concordancia difusa y "magia de hoja de cálculo".
Aunque esto mejora la eficiencia al eliminar duplicidades, reducir errores y permitir una colaboración más fluida entre departamentos, es lento y laborioso.
En Verdantis, ahora utilizamos modelos de IA y aprendizaje automático entrenados en la industria para limpiar, estandarizar, armonizar y enriquecer los datos maestros de materiales con mayor velocidad, precisión y fiabilidad.
Nuestro paquete Harmonize© procesa los registros de materiales en cuestión de minutos, aplica las reglas de entrada y completa el procesamiento en cuestión de horas. Todos los resultados se verifican manualmente antes de actualizar el ERP, lo que garantiza una precisión total.
El siguiente vídeo explica cómo Harmonize puede devolver la fiabilidad a sus datos maestros heredados.
Reducción anual de los costes de transporte de existencias de 4,4% (Coste de capital factorizado) como amortización (Impacto positivo en el balance)
- 400 millones en existencias
- 10% Duplicado de identificación
- 40 millones en valor de inventario duplicado
- Amortización de los costes factorizados a 4,4% de 40 millones = 1,5 millones de euros. $1,760,000
Reducción de costes por agregación de la demanda a través de 15% de $1BN en MRO
- 1.000 millones en material de mantenimiento, reparación y operaciones
- 15% identificados mediante armonización como similares (en toda la base de proveedores de 10%)
- 150 millones de euros de gasto
- 12,5% de reducción de costes mediante contratación estratégica
- Reducción de costes de 12,5% de $150 Millones de = $18,000,000
REDUCCIONES DE COSTES NETOS ANUALIZADOS DE : LIMPIEZA DE DATOS = $19.760.000
Gobernanza de datos de materiales
Aunque Harmonize mantiene los datos históricos de materiales limpios y actualizados, la prevención de errores futuros requiere una sólida estrategia de gobernanza de datos. Esto garantiza que cada solicitud de material esté completa y libre de duplicados.
El gobierno de los datos suele estar supervisado por un Responsable de datos o Jefe de Datos Maestros. Muchas empresas utilizan herramientas integradas de gobernanza ERP como SAP MDG o Oracle MDM, pero estos sistemas heredados a menudo necesitan equipos dedicados para gestionarlos y adaptarlos a las necesidades específicas del sector.
Integridad de Verdantis© se ha diseñado específicamente para la gestión maestra de materiales y responde a las necesidades de gobernanza de los sectores con gran volumen de activos.
Funciona como plataforma independiente o se integra con herramientas como SAP MDM, lo que permite un enriquecimiento, limpieza y clasificación más rápidos de los datos de materiales a escala.
Estos son los sectores en los que se centra Verdantis, cada uno con sus propios retos en materia de MRO y datos de materiales directos:
Integridad de Verdantis para reducir el gasto inconformista
- 80% del Gasto de Mantenimiento, Reparación y Explotación 1B está cubierto por contratos preferentes / prenegociados - $800 Millones en Gasto
- La gobernanza de datos mejoró la calidad del catálogo. 40% a 25%
- 15% más de cumplimiento = 120 millones adicionales de gasto contratado
- Media de 16,5% de reducción de costes para las categorías prenegociadas
- Reducción de costes de 16,5% de 120 millones = $19.800.000
REDUCCIONES DE COSTES NETAS ANUALIZADAS DE GOBERNANZA DE DATOS = $19.800.000
DE REDUCCIÓN DE COSTES NETOS ANUALIZADOS COMBINADOS: $39,560,000
Los datos maestros de materiales de alta calidad no son sólo una cuestión de gestión de datos, sino que son un factor crítico para la eficiencia operativa, el control de costes y la fiabilidad del mantenimiento en entornos con un uso intensivo de activos.
Sin una base sólida de datos de materiales limpios, enriquecidos y estandarizados, las organizaciones se enfrentan a la duplicación de inventarios, retrasos en los ciclos de aprovisionamiento y tiempos de inactividad evitables.
Verdantis ayuda a las empresas a tomar el control de su maestro de materiales a través de la clasificación, deduplicación y enriquecimiento impulsados por la IA, ofreciendo una única fuente de verdad en todos los entornos ERP.
Por establecer datos de inventario precisos y centralizados, las empresas obtienen mayor visibilidad, automatización y valor de sus operaciones de MRO y materiales directos.
Tanto si desea respaldar una iniciativa de armonización de datos como prepararse para una transformación de ERP, nuestra plataforma específica garantiza que sus datos de materiales estén listos, limpios, completos y sean fiables.
¿Cómo afectan los registros maestros de materiales deficientes a la planificación de adquisiciones e inventarios?
Los datos de materiales duplicados o inexactos dan lugar a compras redundantes, gastos inconstantes y costes de mantenimiento de inventario inflados. Los equipos de compras no suelen aprovechar los descuentos por volumen debido a la fragmentación de los registros de artículos. Los planificadores pueden quedarse cortos de existencias de piezas críticas o tener un exceso de existencias de piezas que no se mueven, lo que merma el capital circulante y aumenta el riesgo operativo.
¿Cuáles son los principales resultados empresariales que obtienen las organizaciones tras implantar la limpieza y el enriquecimiento de datos de materiales de Verdantis?
Los clientes suelen ver:
10-15% Reducción de los costes de mantenimiento de existencias gracias a la eliminación de duplicados y a una mejor visibilidad.
Mejora de la tasa de reparaciones a la primera y reducción del MTTR a través de relaciones estructuradas activo-parte.
20-30% ahorro en gastos indirectos racionalizando la contratación y evitando las compras de emergencia.
Mayor preparación para Actualizaciones de ERP/EAMo esfuerzos regionales de normalización.
Las soluciones de Verdantis tienen un impacto directo en el capital circulante, el tiempo de actividad de la planta y la preparación para la transformación digital.
¿Qué hace que el motor de IA de Verdantis sea el más adecuado para el enriquecimiento de datos maestros de materiales?
Nuestro motor de inteligencia artificial está diseñado para contextos de datos industriales, de ingeniería y de MRRa diferencia de las herramientas genéricas de PNL. Es:
Comprende las descripciones de elementos de texto libre de los sistemas heredados.
Aprende pares atributo-valor a partir de registros dispersos o incoherentes.
Sugiere la sustitución de artículos obsoletos.
Vincula los materiales a las listas de materiales de los equipos o a las ubicaciones técnicas.
Esta especialización vertical la hace muy precisa y pertinente para el enriquecimiento de datos de materiales a escala empresarial.
¿Qué KPI pueden utilizarse para controlar la calidad y el impacto de los datos maestros de materiales?
Las métricas clave incluyen:
% de registros sin duplicados
% de registros con atributos completos
% clasificado según la taxonomía estándar
Precisión y rapidez en la búsqueda de material
Reducción de los tiempos de inactividad relacionados con el material o los pedidos de emergencia
Reducción de los gastos indirectos o de los costes de mantenimiento de existencias
Tiempo de incorporación de nuevos materiales o proveedores
